Achats CHARTE D UTILISATION D E LA PLATEFORME D ES ACHATS HOSPITALIERS DE L'ALSACE

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1 Achats CHARTE D UTILISATION D E LA PLATEFORME D ES ACHATS HOSPITALIERS DE L'ALSACE 1

2 SOMMAIRE Préambule... 1 Chap. 1 - Objet / Principe... 1 Chap. 2 - Domaine d application... 1 Chap. 3 - Organisation et rôles... 2 Chap. 4 - La procédure de participation... 2 Chap. 5 - Règles de déontologie... 3 Chap. 6 -Règles d utilisation et d exploitation des données... 3 Chap. 7 - Responsabilité des personnels participants... 5

3 Préambule Hébergée par le portail la plateforme des achats hospitaliers d Alsace est : un espace d échanges et d informations régional sur les achats hospitaliers, un outil de comparaison des coûts d achats et d évaluation des fournisseurs. la volonté d optimiser la professionnalisation des acheteurs, la mise en place de plans d actions permettant de réaliser des économies. Contexte de sa mise en place : réduction des dépenses de santé : économies, nouvelle gouvernance des achats hospitaliers visant l accompagnement et la diffusion de la culture des achats auprès des professionnels de santé. Chap. 1 - Objet / Principe La présente charte a pour but de préciser les modalités de partenariat entre les acteurs et tous les utilisateurs de la plateforme. Cette charte définit également les rôles, les responsabilités de chacun relative à la mise à disposition des données d achats hospitaliers, ainsi que les possibilités d exploitation. La plateforme crée un lien entre tous les établissements hospitaliers d Alsace et met à leur disposition une base d information. La plateforme des achats hospitaliers permet de comparer l ensemble des critères de prise de décision sur les achats. Chap. 2 - Domaine d application La présente charte s applique à l ensemble des établissements de santé, publics et privés, et aux EHPAD et plus particulièrement aux acheteurs hospitaliers de la région d Alsace.

4 L administrateur la plateforme assure la collecte d informations, la création des login et mots de passe et il garantit que toutes les informations présentes sont conformes. Il veille également à ce que le portail des achats hospitaliers soit «vivant» en assurant une dynamique de participation de la part les établissements de sa région. Il modère le forum, il met en place des outils e-achats et des outils de benchmark (évaluations). Chap. 3 - Organisation et rôles Son rôle est la prévision d achats en fonction des informations envoyées par les établissements de santé. Le groupe de travail de l Observatoire Régional des Achats représentent l ensemble des acheteurs. L architecture globale donne de la plateforme un espace (convivialité, ergonomie). Les professionnels de santé hospitaliers alimentent l outil en envoyant au fur et à mesure leurs cahiers des charges, leurs prévisionnels d achats, leurs documents, leurs coûts d achats et leurs évaluations de fournisseurs. Chap. 4 - La procédure de participation La démarche est simple : Chaque établissement est adhérant de fait à la plateforme. Pour bénéficier d un accès direct et sécurisé à la plateforme chaque établissement doit formuler sa demande par mail à l administrateur éditorial. Une fois la demande enregistrée, l administrateur envoie à l établissement le formulaire. A la réception de ce document, l établissement le remplit et le retourne à l adresse cidessus. L administrateur envoie le formulaire complété à l Administrateur qui est chargé de la création des comptes utilisateurs dans l annuaire régional des professionnels de santé. Il fait parvenir, par courrier, à l établissement le login et le mot de passe permettant à l utilisateur de se connecter de façon sécurisée.

5 Chap. 5 - Règles de déontologie Un écrit publié sur la plateforme achats-sante-alsace doit respecter certaines règles déontologiques. Il ne doit pas comporter les messages suivants : - Des messages susceptibles, par leur nature, de porter atteinte au respect de la personne humaine et de sa dignité, à l égalité entre les femmes et les hommes la protection des enfants. - Des messages incitant à la consommation de substances illicites, - Des messages incitant à la discrimination, à la haine ou à la violence, - Des messages à caractère vulgaire ou pornographique, - Des messages à caractère raciste, - Des messages incitant à la débauche, - Des messages de propagande politique ou religieuse Chap.6 - Règles d utilisation et d exploitation des données Visibilité des informations : Seules les personnes disposant de codes d authentification peuvent accéder informations de la plateforme des achats hospitaliers. Consultation et partage des informations : Chaque utilisateur qui souhaite consulter les informations de la plateforme des achats Hospitaliers doit dans un premier temps se connecter au portail modernisation achats santé en tapant dans son navigateur Internet : Une fois connecté, l utilisateur a accès à toutes les rubriques de l espace «Achats Hospitaliers» (accessible directement dans le menu de navigation du portail). Les différents contenus que l utilisateur membre peut consulter sont notamment : - des documents communs : cahiers des charges, procédures, bonnes pratiques, - des prévisions d achats pour l année en cours et/ou pour les années à venir, - des informations sur les fournisseurs avec un outil d évaluation, - les expériences de chacun avec un forum de discussion et une foire aux questions. Il convient de préciser que cette ressource documentaire élaborée, par des professionnels des marchés publics et pour des professionnels se doit d être évaluée d un point de vue juridique et adaptée avant toute utilisation.

6 Les cahiers des charges et autres documents sont des outils d aide à la décision qui guident et renseignent le professionnel dans la passation de ses marchés. Par ailleurs, l outil d évaluation des fournisseurs existe à titre indicatif et il ne saurait en aucun cas permettre à un établissement d écarter un fournisseur. Ce tableau ne peut pas être utilisé pour rejeter une offre. Droit de modification et de suppression des données : Une fois les informations transmises à l administrateur de la plateforme par un établissement de santé, celui-ci bénéficie d un droit d opposition et de rectification. Il devra l exercer par courrier, mail ou téléphone en s adressant à l administrateur. L hébergement des données : Les serveurs sur lesquels les applications sont hébergées appartiennent à Media Projets. Gestion des données Confidentialité : Les utilisateurs d applications hébergées sur la plateforme doivent, au préalable, s authentifier en entrant un identifiant et un mot de passe. Cette action garantit l action de chaque accédant à la plateforme des achats hospitaliers et la confidentialité des informations y transitant. Fiabilité : Toutes les communications entre les utilisateurs (via internet) et les serveurs transitent via des éléments de sécurités. Les communications sont filtrées et sont dirigées uniquement vers les serveurs concernés. Sécurité : Toutes les applications hébergées sur la plateforme sont sécurisées à l aide de certificats. Cela signifie que les informations transitant entre les utilisateurs et plateforme sont cryptées et qu elles renforcent l identification.

7 Chap. 7 - Responsabilité des personnels participants Engagement : Selon leur contrat pluriannuel d objectifs et de moyens, les établissements s engagent à : - Mettre à disposition régulièrement ses données en fin de négociation commerciale selon une périodicité qui corresponde à ses procédures d achats. - Mettre à disposition son calendrier prévisionnel d achats. - Assurer le suivi des données transférées (coûts d achats, évaluations fournisseurs, ratios de consommation). - Utiliser les données des autres établissements pour son information dans le cadre des négociations qu il entreprend avec les fournisseurs, tout en assurant une confidentialité stricte portant sur le nom de l établissement et le nom du fournisseur. - Expliquer le rôle de la plateforme et diffuser l information aux professionnels de santé travaillant en son sein. - Ne pas utiliser les données d évaluations des fournisseurs d autres établissements lors de ses propres procédures de choix. Responsabilité nominative : Chaque document (cahier des charges, procédures, etc.) mis en ligne sur la plateforme este sous la responsabilité de l établissement qui l a rédigé. Les administrateurs publient les articles proposés par les établissements mais ils ne modifient pas le contenu des publications et n en sont donc pas responsables. En aucun cas il ne pourra être reproché aux administrateurs l absence de vérification du contenu de l écrit et/ou la non conformité du document à la législation actuelle. Toute ressource documentaire élaborée, par les établissements, se doit d être évaluée d un point de vue juridique et adaptée avant toute utilisation.