FONCTIONS BASIQUES D EXCEL

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1 CNAM - TET007 FONCTIONS BASIQUES D EXCEL Edition 2015

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3 Légendes des pictogrammes Définitions Astuces et conseils Attention! Remarque Compléments

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5 Table des matières CNAM - TET Edition Présentation générale d EXCEL Organisation de l interface Principales fonctions de chaque onglet Créer et enregistrer un document Prise en main d Excel Saisir des données dans une feuille de calcul Aides à la saisie Améliorer votre affichage Répartir vos tableaux dans plusieurs feuilles de calcul Améliorer l affichage d un grand tableau avec le fractionnement Afficher les unités (euros ) automatiquement Limiter le nombre de décimales et arrondir Choisir des formats de dates Calculs et formules dans Excel Principe Syntaxe type d une formule : Exemples de formules typiques Fonctions (Moyennes Autres fonctions Recopier des cellules avec formules Utiliser des références absolues (ex. Conversion en francs) TET007 Bureautique 1 (francois.delastre@lecnam.net)

6 Généralités Objectif Poursuivre l initiation à Excel effectuée en séance de Soutien dans un objectif de réalisation de vos rapports et mémoires et après Information Ce document vient en complément du cahier d exercices qui contient déjà de nombreuses aides et façons de faire TET007 Bureautique 2 (francois.delastre@lecnam.net)

7 Commandes de base du clavier dans EXCEL: Opération Touches Copier Couper Coller Annuler la dernière opération Répéter la dernière opération Sauvegarder Tout sélectionner Recopier des données vers le bas (Valider la saisie et) passer à la ligne inférieure. (Valider la saisie et) passer à la ligne supérieure. (Valider la saisie et) passer à la colonne suivante (Valider la saisie et) passer à la colonne précédente CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + Z CTRL + Y CTRL + S CTRL + A CTRL + B Entrée MAJ+Entrée Tabulation MAJ + Tabulation TET007 Bureautique 3 (francois.delastre@lecnam.net)

8 1 Présentation générale d EXCEL EXCEL est le tableur de la suite bureautique Microsoft Office qui permet de créer des feuilles de calcul sur des données numériques, de dates ou de textes. Il permet d entrer des formules dans des cellules pour obtenir des calculs ou des opérations sur des textes. 1.1 Organisation de l interface Les fonctionnalités du traitement de texte sont regroupées en différents onglets. A chaque onglet correspond un ruban qui regroupe les boutons et icônes permettent d exécuter directement certaines actions ou d ouvrir des fenêtres regroupant différentes fonctions. 1.2 Principales fonctions de chaque onglet Dans la version d Excel 2010 on distingue les onglets suivants : Fichier Il regroupe les fonctions permettant de créer le document,. Le document peut être enregistré avec différentes options permettant de faciliter ou de restreindre ses modifications. Accueil L onglet Accueil regroupe les principales options de mise en forme des cellules : Mais il contient aussi les commandes d insertion les plus usuelles : notamment insertion de formules dans les cellules (détail dans le chapitre plus loin) de Insertion Il regroupe les outils de graphiques statistiques interactifs illustrant les données, d insertion d objet. Mise en page L onglet regroupe des modèles de mise en forme (appelés thèmes) qui affecteront l ensemble des styles utilisés dans une page, et des réglages de la mise en forme concernant l ensemble d une page : les marges, l organisation du texte en colonnes, l insertion de numéros de lignes TET007 Bureautique 4 (francois.delastre@lecnam.net)

9 1.3 Créer et enregistrer un document Pour être sûr de ne pas perdre ses documents, différentes consignes doivent être respectées : Quand je crée un document, je commence par l enregistrer, avant même de commencer à entrer des données. Je vais donc lui donner un nom et choisir un emplacement où l enregistrer. Pour éviter d oublier d enregistrer le document, il est encore mieux de le créer directement à l emplacement où je souhaite l enregistrer. Pour cela, il faut : 1. Cliquer sur le bouton Windows ; 2. Dans le menu Windows qui s affiche, cliquer sur ordinateur ; 3. Dans la fenêtre Ordinateur qui s affiche, cliquer sur «documents» ; 4. Créer dans le dossier documents un nouveau dossier que vous intitulez en fonction de vos besoins ; 5. Créer dans votre nouveau dossier un fichier feuille de calcul. Pour cela, clic droit dans l emplacement du dossier : un menu s affiche. Cliquer sur nouveau, et choisir le document Excel. Je configure la sauvegarde automatique de tous les logiciels de bureautique que j utilise (Excel, LibreOffice). Une fois que le document a été enregistré dans un emplacement déterminé avec le titre de mon choix, j enregistre régulièrement mon document grâce au raccourci Ctrl+S Lancer Excel autrement Cliquer sur le bouton Windows en bas à gauche de l écran : soit le programme de traitement de texte apparait dans le menu des raccourcis, vous cliquez alors directement dessus ; soit le programme n apparaît pas. Vous cliquez sur «tous les programmes» pour le trouver. Vous pouvez aussi entrer le nom du programme dans l outil de recherche du menu Windows TET007 Bureautique 5 (francois.delastre@lecnam.net)

10 2 Prise en main d Excel Qu est-ce qu une feuille de calcul? Une feuille de calcul est un tableau de cellules organisées en lignes et en colonnes permettant d automatiser des calculs. Les colonnes sont repérées par des lettres dans l ordre alphabétique. Les lignes sont numérotées. 2.1 Saisir des données dans une feuille de calcul Saisir une donnée dans une cellule : 1. Cliquer dans la cellule ; 2. Entrer la donnée : 3. Validez en appuyant sur la touche ENTREE (ou sur TABULATION) Modifier une donnée dans une cellule Méthode A facile et rapide: 1. Double-cliquer sur la cellule ; 2. Entrer votre modification. 3. Touche Entrée pour valider. Méthode B - pour les textes longs : 1. Cliquer (une fois ) sur la cellule pour la sélectionner ; 2. Cliquer sur la barre de formule ; 3. Entrer votre modification dans la barre de formule ; 4. Touche Entrée pour valider Sélections dans une feuille de calcul Sélection Commande Plage de cellules 1. Clic sur la cellule supérieure gauche et glisser jusqu au coin inférieur droit ; 2. Relâcher. Plages non 1. Sélectionner la première plage ; contigues 2. En maintenant la touche CONTROLappuyée, sélectionner la deuxième plage non contigue. colonne entière 1. Survoler la tête de colonne : une petite flèche noire doit apparaître : ; 2. Cliquer. ligne entière 1. Survoler la marge de la ligne : une petite flèche noire doit apparaître : ; 2. Cliquer TET007 Bureautique 6 (francois.delastre@lecnam.net)

11 2.2 Aides à la saisie Saisie d une série et recopies Si la donnée dans votre cellule contient un chiffre, Excel peut créer une série de chiffres par recopie des valeurs à droite (ou vers le bas) : 1. Cliquer sur la droite de la cellule de manière à ce qu une croix noire apparaisse dans le coin inférieur droit de la cellule: 1. Déplacer à droite jusqu à l affichage de la valeur souhaitée (ici 3 par exemple : «trimestre 3» ; 2. Relâcher la souris ; les valeurs de la série apparaissent automatiquement : Autre Méthode 1. Sélectionner la plage où vous voulez insérer votre série : 2. Onglet Accueil> Bloc Edition>Dérouler la liste du bouton Remplissage : 3. Sélectionner A droite dans la liste. Méthode pour les dates du trimestre Vous avez inséré la date de début du premier trimestre de l année scolaire ;vous voulez insérer les dates correspondant aux début des trimestres suivants : 1. Sélectionner la plage où vous voulez insérer votre série : TET007 Bureautique 7 (francois.delastre@lecnam.net)

12 2. Onglet Accueil> Bloc Edition>Bouton remplissage >dans le Menu, sélectionner Série : 3. Dans la boite de dialogue Série de données, cocher : Série en : Lignes ; Type : Chronologique ; Unité de temps : Mois ; Valeur du pas : Valider avec OK. Voici le résultat : Remarque : la commande de série peut aussi faciliter la saisie de textes à valeur chronologique : Janvier, Février Lundi, mardi Changer l orientation du tableau Si vous souhaitez changer l orientation du tableau c.a.d. organiser les lignes en colonnes et les colonnes en lignes : 1. Copier le tableau : TET007 Bureautique 8 (francois.delastre@lecnam.net)

13 2. Onglet Accueil>Bloc Presse-papier>Dérouler le menu déroulant sous le bouton Coller > Sélectionner Collage Spécial ; 3. A l affichage de la boite de dialogue Collage Spécial, cocher Transposé : 4. Valider avec le bouton OK. Ceci donne la transposition de votre tableau : TET007 Bureautique 9 (francois.delastre@lecnam.net)

14 3 Améliorer votre affichage 3.1 Répartir vos tableaux dans plusieurs feuilles de calcul Si votre feuille de calcul devient trop grande, vous pouvez en répartir le contenu dans plusieurs feuilles dans un même fichier Les onglets de feuille de calcul Un fichier de tableur courant vous permet en effet de générer plusieurs feuilles de calcul accessibles par des onglets ou par une liste : Figure 1 Onglet pour afficher la première feuille de calcul dans votre fichierexcel Créer une nouvelle feuille de calcul : Clic sur le bouton Plus droite de l onglet :. 3.2 Améliorer l affichage d un grand tableau avec le fractionnement Fractionner la fenêtre Si votre tableau est de trop grande dimension par rapport à votre écran et vous oblige à faire des aller-retours incessants avec les curseurs de défilement pour le visualiser, vous pouvez fractionner la fenêtre de la feuille de calcul : Exemple : Soit un tableau de grande dimension contenant des notes d élèves où il faudrait garder visibles en permanence les noms (la colonne de gauche) et faire défiler la partie droite indépendamment de la partie gauche. Au départ, le tableau a cet aspect : TSVP > TET007 Bureautique 10 (francois.delastre@lecnam.net)

15 Excel permet de fractionner la fenêtre : 1. Sélectionner toute la colonne B (voir méthode de sélection plus haut) qui succède à la colonne à fractionner (Colonne A des noms) ; 2. Onglet Affichage>Bloc Fenêtre>Clic sur bouton Fractionner. Figure 2 Le résultat affiche une barre de fractionnement verticale après la colonne A et permet ainsi de faire défiler la partie droite indépendamment de la partie gauche Masquer A l écran comme à l impression, il peut être intéressant de masquer une colonne : 1. Sélectionner toute la colonne (voir méthode de sélection plus haut) ; 2. Onglet Affichage>Bloc Fenêtre>Clic sur bouton Masquer. 3.3 Afficher les unités (euros ) automatiquement On peut faciliter la lecture en affichant les unités de grandeur des données que vous entrez : 1. Sélectionner la plage de cellules ; 2. Onglet Accueil> Bloc Nombre >Dérouler la liste de format de nombre, monétaire date ou scientifique; 3. Sélectionner un format TET007 Bureautique 11 (francois.delastre@lecnam.net)

16 Pour entrer une unité monétaire rapidement : 1. Sélectionner la plage de cellules ; 2. Onglet Accueil> Bloc Nombre > cliquer sur le bouton Format monétaire : ;. Ce qui donne : Remarque : on peut agir aussi sur les décimales voir ci-dessous. 3.4 Limiter le nombre de décimales et arrondir Limiter le nombre de décimale Pour faciliter la lecture, il peut être utile de limiter le nombre de décimales (ou de les masquer) de données numériques. Exemple pour une donnée dont on veut masquer les décimales : Soit une cellule contenant la valeur 2,5 ; 1. Sélectionner la ou les cellules ; 2. Onglet Accueil> Bloc Nombre > cliquer sur le bouton Format de nombre ; TET007 Bureautique 12 (francois.delastre@lecnam.net)

17 3. Dans la Fenêtre Format de cellule >Liste Catégorie, sélectionner Nombre ; Dans Nombre de décimales, entrer la valeur Validez avec le bouton OK Effet sur l Arrondi La limitation du nombre de décimales ou le masquage complet des décimales provoquent l affichage d un arrondi au chiffre supérieur : Exemple pour la cellule contenant la valeur 2,5, une donnée dont on a masqué les décimales : Figure 3 Masquage des décimales : dans la cellule H, le chiffre est arrondi à 3 mais dans la barre de formule au-dessus, la valeur réelle reste à 2,5. Sa valeur affichée est arrondie au chiffre supérieur : 3 Mais la valeur réelle que l on peut voir dans la barre de formule reste 2, Choisir des formats de dates Le numéro de série date/heure Lorsque dans une feuille de calcul vous entrez une date ou une heure sous une forme reconnue, Excel l enregistre sous forme d un nombre appelé Numéro de série. L'affichage dans une cellule devient ainsi la date correspondante au Numéro de série sous-jacent. Ce numéro n est visible mais que sous le format que vous avez employé pour entrer votre date, et qui doit être un format reconnu par Excel, par exemple : 01/10/2015 (format de type jj/mm/aaaa). Attention : entrez toujours les années avec 4 chiffres TET007 Bureautique 13 (francois.delastre@lecnam.net)

18 Utilité du numéro de série date/heure Comme Excel n enregistre pas le format de date mais le numéro de série date heure, vous pouvez appliquer le format que vous voulez à toute une plage de dates par une commande très simple (voir ci-dessous) Changer le format d une date Si vous avez entré une date dans plusieurs cellules, vous pouvez changer leur format instantanèment en une seule fois. Exemple : Voici quelques dates entrées dans le tableau dans un format reconnu par Excel : Vous pouvez changer leur format comme ceci : 1. Sélectionner la plage de cellules ; 2. Onglet Accueil> Bloc Nombre >Dérouler la liste de format de nombre ; 3 Sélectionner Format Date longue. Vous obtenez l affichage suivant : TET007 Bureautique 14 (francois.delastre@lecnam.net)

19 4 Calculs et formules dans Excel 4.1 Principe Une formule dans une feuille de calcul est une expression que vous entrez dans une cellule pour obtenir un calcul sur des données venant éventuellement d autres cellules ou une opération sur des textes, dates ou heures du système. 4.2 Syntaxe type d une formule : Toute formule doit commencer par : = L opérateur = est le caractère que vous devez entrer en premier pour indiquer à Excel que vous entrez une formule Composition d une somme : Attention : Excel affiche le calcul dans la cellule mais la formule est toujours visible dans la Barre de formule. L opérateur = doit être suivi d une expression : Une expression mathématique ; Une expression sur des textes ; Des références à d autres cellule(s) ; Toute expression est composée d opérateurs et d opérandes : Ce qui s affiche dans la cellule Ce qui s affiche dans la barre de formule Opérateur de formule Premier opérande Opérateur arithmétique Deuxième opérande 4400 = = B3 + C3 Figure 4 Exemples d opérateurs et d opérandes dans un calcul courant : Les deux types d opérandes Il existe principalement deux types d opérandes : les valeurs fixes : 2000, 2400, une date 20/10/2015, un texte ; le contenu d autres cellules de la feuille de calcul, ici comme dans l exemple les cellules B3 et C TET007 Bureautique 15 (francois.delastre@lecnam.net)

20 Opérateurs Opérateurs arithmétiques : + - / * Opérateurs de tableur : «= «Opérateur de formule servant à indiquer à Excel le début d un formule. «: «opérateur d intervalle entre deux plages de données : soit «B3:C3»pour la plage commençant à B3 et terminant à C3 4.3 Exemples de formules typiques Somme de plusieurs cellules Exemple : dans la feuille sur les primes des salariés, on veut obtenir dans la cellule F3 la somme de ce qu a touché un salarié sur les 4 trimestres. Pour réaliser la formule : 1. Cliquer sur une cellule F3 où voulez afficher le résultat de cette somme ; 2. Insérer dedans l opérateur de formule = ; 3. Cliquer sur la première cellule dont vous souhaitez additionner le contenu ici B3 : Figure 4 quand dans une formule, vous incluez une cellule, elle est référencée par son nom de colonne et son numéro de ligne ici B3. 4. Dans la cellule de la formule, ajouter l opérateur d addition + ; 5. Cliquer sur la cellule suivante dont vous souhaitez additionner le contenu :ici par er exemple C3 ; 6. Recommencer jusque nécessaire et que tous les opérandes voulus soient inclus dans la formule soit : 7. Valider en appuyant sur la touche Entrée. La cellule F3 affiche le résultat : 9600 euros TET007 Bureautique 16 (francois.delastre@lecnam.net)

21 Produit d une cellule et d une valeur fixe Exemple pour convertir un euro en francs : 1. Cliquer sur une cellule où voulez afficher la conversion ; 2. Insérer dedans l opérateur de formule = ; 3. Cliquer sur la cellule B3 dont vous voulez convertir le montant : sa référence doit apparaitre dans la formule : 4. Dans la formule, entrer l opérateur de multiplication * ce qui donne =B3* ; 5. Entrer le taux de conversion : 6,559 : 6. Valider en appuyant sur la touche Entrée. La cellule F3 affiche le résultat : Francs. remarque : Si cela s affiche en euros, sélectionner la colonne et appliquer le format monétaire en Francs! 4.4 Fonctions (Moyennes Pour réaliser une moyenne ou des opérations plus complexes ou plus longues, Excel propose des fonctions que l on entre dans la formule : On peut entrer dans la formule d une cellule une fonction Excel qui est une expression recevant des valeurs que l on appelle paramètres et qui retourne un résultat et un seul. Exemple ici de Fonction Moyenne, que l on veut en bout du tableau des notes d élèves : 1. Cliquer sur la cellule F4 où vous voulez insérer la moyenne ; 2. Insérer dedans l opérateur de formule = ; 3. Onglet Accueil > Bloc Edition > dérouler la liste dépendant du bouton Somme : TET007 Bureautique 17 (francois.delastre@lecnam.net)

22 4. Sélectionner l élément de menu Moyenne ; 5. Si la cellule de la formule est adjacente aux cellules à inclure dans la moyenne, Excel les inclut automatiquement : Vous pouvez passer à l étape suivante. Si la formule n est pas adjacente aux cellules, sélectionner dans le tableau la plage de cellules (dans l exemple B4 :G4) que vous voulez inclure dans le calcul de la moyenne : sa référence doit apparaitre dans la formule comme ceci : 6. Valider avec la touche Entrée. Au résultat, la cellule de la formule affiche 09,7. En résumé : soit la moyenne des cellules B4 à G4 : Nom de la fonction MOYENNE() Paramètres employés ici La plage de cellules B4 :G4 Ecriture de la formule =FONCTION(B4 :G4) 4.5 Autres fonctions Vous trouverez d autres fonctions : TET007 Bureautique 18 (francois.delastre@lecnam.net)

23 Pour afficher la fenêtre détaillée des fonctions : 1. Onglet FORMULE > Bloc Bibliothèque de fonctions > Menu Insérer une fonction : 2. Sélectionner la formule voulue 4.6 Recopier des cellules avec formules Ici on pourrait appliquer la formule Moyenne aux lignes inférieures du tableau situées juste en-dessous de la formule. Comment faire pour réutiliser la formule dans le cas des lignes suivantes du tableau sans la refaire à la main? Il suffit de copier vers le bas la cellule contenant la formule : 1. Cliquer sur la cellule contenant le calcul (dans l exemple la Moyenne) ; 2. glisser sur la droite de la cellule de manière à ce qu une croix noire apparaisse dans le coin inférieur droit de la cellule: 3. en maintenant appuyé, déplacer vers le bas jusqu à la fin des données ; 4. Relâcher la souris ; les moyennes de tous les autditeurs apparaissent automatiquement : TET007 Bureautique 19 (francois.delastre@lecnam.net)

24 Que s est-il passé avec les références des cellules? On a vu que les paramètres de la plage de cellules pour la ligne 4 étaient B4 :G4 c.ad. celles situées A LA GAUCHE de la cellule contenant la moyenne : En demandant à Excel la copie d une formule de la cellule H4 à celle du dessous (cellule H5), le tableur insère dans H5 les références des cellules situées également A SA GAUCHE comme pour H4 mais DECALEES d une LIGNE, c.a.d. dans la même position RELATIVE : Les cellules de ligne 5 servant au calcul sont dans la même position relative que celles de la ligne 4. On parle alors de copie de références relatives TET007 Bureautique 20 (francois.delastre@lecnam.net)

25 4.7 Utiliser des références absolues (ex. Conversion en francs) Une référence absolue est une référence qui ne va pas être modifiée lors d une phase de recopie de cellules contenant des formules. On parle aussi d une référence fixée. La référence relative s écrit : A3 ; La référence absolue s écrit : $A$3. Contre-Exemple de conversions d euros en francs avec une cellule donnant le taux de conversion : 1. Dans la cellule B10, entrer le taux de conversion ; 2. Dans la première cellule où vous souhaitez entrer la conversion soit C12, entrer la formule comme vu plus haut : =B12*B10 ; 3. Valider. 4. Recopier vers le bas comme vu plus haut. => PROBLEME : le calcul est faux! Formule de la cellule C13 Taux de conversion Résultats faux. SOLUTION : entrer la référence au taux de conversion en REFERENCE ABSOLUE ; composez la formule comme ceci : Opérateur de formule Référence RELATIVE de la Cellule à convertir Opérateur de multiplication Référence ABSOLUE de la cellule contenant le taux de conversion = A13 * $B$ TET007 Bureautique 21 (francois.delastre@lecnam.net)

26 1. Dans la cellule B10, entrer le taux de conversion ; 2. Dans la première cellule où vous souhaitez entrer la conversion soit C12, entrer la formule comme vu plus haut : =B12*$B$10 ; 3. Validez. 4. Recopiez la cellule vers le bas comme vu plus haut. Formule de la cellule C12 Taux de conversion Résultats justes TET007 Bureautique 22 (francois.delastre@lecnam.net)

27 En Conclusion L utilisation de formules est le principal atout d un tableur moderne qui peut être un outil puissant. Cependant l apprentissage de leur utilisation et notamment la compréhension des paramètres à y entrer demande de l attention TET007 Bureautique 23 (francois.delastre@lecnam.net)