Procédure à suivre par les équipes Club Med Voyages pour la réservation de la nuit d hôtel à1 à compter du 1 er Mars 2015

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1 Procédure à suivre par les équipes Club Med Voyages pour la réservation de la nuit d hôtel à1 à compter du 1 er Mars 2015

2 Périmètre de l offre de la Nuit d hôtel à 1 : Le client doit être Gold pour bénéficier de l offre de la nuit d hôtel à 1 => visible dans la NA en 0ea par le statut «G»=Gold. Le client doit avoir une réservation avec un pré acheminement Club Med obligatoire. vous pouvez déroger à cette règle (dossier sans pré-h) pour des clients résidant à + de 100 kms de Paris, toujours à condition qu ils soient GOLD et avec un commentaire précis dans le dossier. L amplitude horaire des vols au départ de Paris doit être comprise : - entre 6h et 10 h le matin sur le vol aller - après 18H sur le vol retour. La réservation de la nuit d hôtel concerne soit l aller, soit le retour. Valable sur toutes les catégories de village y compris le 3T, sur les Circuits et le CM2. Valable uniquement sur les hôtels suivants: - 3 hôtels sur Orly: Mercure Pont de Rungis, Mercure Aéroport, Ibis aéroport - 5 hôtels sur Roissy :Pullman, Novotel Paris CDG, Mercure,Novotel CDG Convention&Wellness, Ibis. Aucun accord sur les hôtels de province. 2

3 Gestion administrative de la nuit d hôtel à 1 : Contact avec l hôtelier (voir liste jointe) Envoi de la prise en charge Lien avec le client et procédure en NA Si KO: indisponibilité sur le tarif négocié Hôtel complet Facturation Précisez qu il s agit d une réservation Club Med pour un client Gold. Précisez la date, le nombre de personnes, l âge pour les enfants mineurs, le nombre de chambres A savoir qu à partir de 16 ans les enfants comptent comme un adulte. Bien redemander à l hôtelier qu il s agit du tarif négocié pour le Club Med Nouveau petit déjeuner et taxe séjour non inclus. Si ok l hôtelier procède à la réservation en vous communiquant une référence «dossier». Ex : H12-125Q. Communiquer l adresse de la boite commune de votre agence et votre ligne directe à l hôtelier (s il a besoin de vous joindre). Envoi d un mail de prise en charge à l hôtelier (voir exemple doc: prise en charge) incluant le numéro de dossier Club Med en objet du mail. Rappeler le nom et prénom du client, la référence du dossier de l hôtelier, la date de la nuit réservée, le nombre de personne et le nombre de chambre. L hôtelier envoie une confirmation de la réservation par retour mail. Dès réception mail, validation de la prestation sur le dossier NA en 0d2. Pour rappel, la prestation est valorisée à 0. Commentaire dossier obligatoire en précisant la référence du dossier de l hôtelier, le nom de l hôtel, la date et le nombre de chambre. Envoi par mail au client de la confirmation de réservation (cf modèle type). Si l hôtel propose un prix supérieur aucune réservation possible. Si l hôtel est complet aucune réservation possible Le back office sera en charge de la facturation auprès de l hôtelier, d où l obligation de bien préciser à l hôtelier le numéro du dossier Club Med dans le mail de la prise en charge, 3

4 Les coordonnées des hôtels: Hotel Coordonnées téléphoniques Validité contrat* Adresse Mail ROISSY Pullman décembre 2015 Novotel Paris CDG octobre 2015 Mercure décembre 2015 Novotel CDG Convention&Wellness décembre 2015 Ibis mars 2015 ORLY Mercure Pont de Rungis décembre 2015 Mercure aéroport décembre 2015 Ibis aéroport mars 2015 *Les contrats seront négociés à la fin de l échéance. 4

5 Exemple de mail de prise en charge à envoyer à l hôtelier : Bonjour, Suite à ma conversation avec votre service de réservation, je vous confirme la réservation de la nuit d'hôtel, hors petit déjeuner et taxes de séjour pour le dossier suivant : Dossier Club Med : *Ref dossier hotelier : G2Z-0T5V Nuit du 07 au 08 juillet 2015 une chambre pour deux adultes au nom de Vladimir FILIC Merci en retour de nous renvoyer la confirmation de cette réservation par retour de mail. La facture est à adresser à : Club Med Service comptabilité fournisseur 11 rue de cambrai Paris Attention : mettre impérativement la référence CMX CMV014 sur votre facture. Cordialement Céline Club Med Voyages, Avignon@clubmed.com Tél. : *Ne pas oublier d insérer la référence du dossier hôtelier 5

6 Exemple de mail de confirmation à envoyer au client : Club Med Voyages, Opéra Réservation Hôtel Paris, le 20 février 2015 Référence réservation hôtelière : H2Y-0OFQ MR. GREGORY PRODHOMME 354 RUE DU GENERAL DE GAULLE PERONNE EN MELANTOIS Madame, Monsieur, Vous nous avez fait l amitié de nous confier vos prochaines vacances et nous vous en remercions. Aussi, nous sommes heureux de réserver (1) à votre attention : 2 chambres communicantes hors petits déjeuner et taxes de séjour, Vous êtes attendus le 21 février 2015 à l hôtel Novotel d Orly Rungis, tél. : Nous vous remercions de vous présenter à l accueil de l hôtel, muni de votre Contrat de Vente Club Med, cette réservation ayant été effectuée au nom de MR. GREGORY PRODHOMME. Nous vous souhaitons dès maintenant un excellent séjour et nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à l assurance de nos sentiments les meilleurs. Votre conseiller de voyage: XXXXXX Vous devez précisez l hôtel et le téléphone (1) En cas d arrivée à l hôtel après 18h merci de reconfirmer cette réservation directement auprès de l hôtel. En cas d annulation de votre part de cette réservation de nuit d hôtel : annulation sans frais jusqu au jour réservé avant 18h. Merci de contacter directement l hôtel. 6

7 Comment ajouter la prestation Nuit d hôtel à 1 : Je pars de «l affichage bulletin» Je vérifie que mon client a bien un pré-post acheminement obligatoire. Je saisie dans la zone «commande» le code 0D2 pour ajouter ma nuit d hôtel pour l aller ou le retour. Je sélectionne toutes les personnes concernées par l ajout de la prestation nuit d hôtel. 7

8 Comment ajouter la prestation Nuit d hôtel à 1 : Attention: Bien sélectionner la nuit d hôtel «Paris» pour mon pax A et B. Prestation valorisée à zéro. Une fois la prestation ajoutée, je valide après avoir obtenu une réponse positive de l hôtelier. Commentaire obligatoire dans le dossier comprenant : la référence transmise par l hôtelier, le nom de l hôtel, la date et le nombre de chambre. 8