Dossier de la Vérification interne de CBC/Radio-Canada. Équipe de la Vérification interne de CBC/Radio-Canada

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1 Note de service Date : 15 octobre 2013 Dest. : Exp. : Objet : Dossier de la Vérification interne de CBC/Radio-Canada Équipe de la Vérification interne de CBC/Radio-Canada Examen des frais du président-directeur général Renseignements généraux Le président du Comité de vérification de CBC/Radio-Canada («la Société») a demandé à la Vérification interne d examiner la réponse de la direction concernant le traitement des frais de déplacement du président-directeur général (PDG) de la Société, dans le contexte de l indemnité de séjour à laquelle il a droit et des règlements administratifs de la Société. Afin d avoir une compréhension approfondie de la situation, des discussions ont eu lieu avec les personnes suivantes et la documentation mentionnée ci-dessous a été examinée : Maryse Bertrand, vice-présidente, Services immobiliers, Services juridiques et avocateconseil; Suzanne Morris, vice-présidente et chef de la direction financière; Michael Mooney, directeur général, Finances et Administration nationales; Suzanne Moss, directrice, Budgétisation et Prévisions, Finances et Administration; Sylvia Hums McStravick, première conseillère, Rémunération des cadres supérieurs; Roula Zaarour, vice-présidente, Personnes et Culture; Peter Charbonneau, président du Comité de vérification; Hubert T. Lacroix, président-directeur général. Documentation examinée : Note de service de la vice-présidente, Services immobiliers, Services juridiques et avocateconseil, datée du 1 er octobre 2013; Décret CP (daté du 31 octobre 2007); Règlements administratifs de CBC/Radio-Canada sur la rémunération des administrateurs Annexe K (datée de mars 2006); Chèque de M. Lacroix, daté du 30 septembre 2013 et payable à l ordre de CBC/Radio- Canada; Diverses notes de service et lettres (p. ex., avis juridique externe, correspondance pendant les négociations d embauche). Basés sur nos discussions avec la direction et après l examen des documents, les paragraphes qui suivent résument notre compréhension de la situation : M. Hubert Lacroix a été nommé président-directeur général de CBC/Radio- Canada, le 1 er janvier 2008, par décret adopté le 31 octobre Le président-directeur général était en droit de recevoir «une indemnité de séjour de dollars par mois, net après impôt, au lieu d un remboursement des frais de réinstallation». Vérification interne Confidentiel

2 Dans la note de service de l avocate-conseil, il est mentionné qu avant sa nomination, M. Lacroix avait indiqué qu il ne désirait pas avoir de résidence à Ottawa. Il est également précisé que, dans un courriel de M. Lacroix, daté du 14 octobre 2007, celui-ci mentionne qu il préférerait plutôt utiliser son indemnité de séjour pour séjourner dans un hôtel de catégorie normale. La note de service de l avocate-conseil mentionne que la correspondance ne précise pas comment les frais de déplacement sont traités, autre le fait qu une voiture de fonction et un chauffeur sont mis à la disposition du président-directeur général. Dans une ébauche de lettre du président du Conseil d administration (Tim Casgrain), datée du 30 octobre 2007, M. Casgrain mentionne que le vice-président, Personnes et Culture, de l époque, précisera à M. Lacroix le détail des pratiques courantes de la Société relativement à cet avantage. La note de service de l avocate-conseil mentionne que M. Lacroix a indiqué qu il avait été informé verbalement par le vice-président, Personnes et Culture, de l époque, «qu il serait remboursé pour tous ses frais de déplacement, incluant ses frais de déplacement à Ottawa, en plus des sommes qui lui seraient versées pour son indemnité de séjour». La note de service de l avocate-conseil mentionne que cette description serait alignée aux pratiques de la Société en vigueur en 2007, comme le démontre le traitement des frais de l ancien président-directeur général. Comme il est mentionné dans la note de service de l avocate-conseil, au moment de la correspondance de M. Lacroix avec M. Casgrain (le 30 octobre 2007), la pratique de la Société concernant son président-directeur général de l époque, M. Robert Rabinovitch, consistait à lui rembourser ses frais d hôtel et de repas, ainsi que ses frais accessoires et de représentation pour ses déplacements à Ottawa. La note de service souligne que les documents financiers de la Société indiquent qu avant octobre 2006, M. Rabinovitch n était pas remboursé pour ses frais d hôtel ou de repas pendant ses déplacements à Ottawa, mais qu il l était pour ses frais de représentation et pour certains frais accessoires. Le paragraphe 9 de l annexe K des règlements administratifs sur la rémunération des administrateurs de CBC/Radio-Canada (datée de mars 2006) stipule que «le présidentdirecteur général a droit au remboursement des frais raisonnables de déplacement et de séjour engagés dans l'exercice de ses fonctions pour le compte de la Société partout ailleurs qu'au siège social de la Société». Dans la note de service de l avocate-conseil, il est mentionné que M. Lacroix a indiqué qu il n était pas au courant de l instrument directeur en La note de service précise également que les dirigeants et les gestionnaires chargés d examiner les frais du présidentdirecteur général ont indiqué qu ils n étaient pas au courant de l annexe K ni du contenu du décret. La Vérification interne n était pas non plus au courant de l annexe K ni du contenu du décret lorsqu elle a procédé à ses examens trimestriels de la divulgation proactive des frais des dirigeants. La note de service de l avocate-conseil et la documentation d analyse de la direction indiquent que, du 1 er janvier 2008 au 31 août 2013, M. Lacroix a demandé et obtenu le remboursement de ses frais de déplacement à Ottawa, notamment les frais d hôtel, de repas et les frais accessoires, pour un montant total de ,41 $ TPS, TVH et autres taxes incluses. La Société a aussi obtenu un avis juridique le 13 août 2013 venant d un conseiller externe indépendant, qui a noté que la pratique suivie par la Société (depuis 2006) n est pas conforme aux instruments directeurs de la Société. Dans l avis juridique, il est aussi indiqué qu il serait difficile pour la Société de justifier une demande de remboursement de M. Lacroix pour des montants pour lesquels il a déjà été remboursé, étant donné le précédent que la Société a créé. L avis juridique affirme aussi que M. Lacroix devrait recevoir un préavis raisonnable de ce changement dans ses conditions d emploi et que, si la Société souhaite modifier la pratique à l avenir, elle devrait en informer M. Lacroix dans un délai raisonnable. Dans une lettre datée du 29 août 2013, le président du Conseil a confirmé que le présidentdirecteur général avait volontairement convenu de rembourser le montant indiqué plus haut afin d éviter toute perception erronée du public et pour démontrer son désir que la Société Vérification interne Confidentiel 2

3 respecte en tout point ses instruments directeurs. La lettre confirmait également qu à compter du 1 er septembre 2013, la pratique consistant à rembourser les frais de séjour à Ottawa du président-directeur général cesserait. M. Lacroix a fait à l ordre de CBC/Radio- Canada un chèque pour le montant indiqué plus haut, daté du 30 septembre La Société a aussi obtenu un avis juridique le 13 août 2013 venant d un conseiller externe indépendant qui a noté que le président-directeur général a droit à des frais de séjour raisonnables lorsqu il se déplace à l extérieur d Ottawa (frais d hôtel et de repas) sur présentation d une demande de remboursement en bonne et due forme; et que, pendant qu il est à Ottawa, pour le compte de la Société, il a droit à l «indemnité de séjour» de $ par mois prévue dans le décret. L avocate-conseil est d avis (comme elle l indique dans sa note de service) que les frais faisant l objet de l examen ne devraient pas, en se basant sur l avis juridique reçu par la Société et sur les instruments directeurs, inclure les frais de représentation engagés au nom de tierces parties au profit de la Société ou les frais de déplacement pour se rendre au siège social à Ottawa à partir d un autre endroit ou en revenir. Conformément à la note de service de l avocate-conseil, la recommandation de la direction pour l avenir vise à assurer que le Secrétariat général distribue la liste de ces instruments auprès de tous les cadres supérieurs, en plus d une liste des éléments pour lesquels on pourrait raisonnablement s attendre à ce qu ils soient touchés par chaque instrument. De plus, tous les contrats futurs entre la Société et le président-directeur général seront faits par écrit, seront explicites quant aux règles concernant tous les avantages, examinés par l avocat-conseil avant l entrée en fonctions du nouveau président-directeur général et inclus dans le dossier de l emploi. Enfin, la direction a recommandé que le Comité des ressources humaines et de la gouvernance examine la possibilité de modifier les instruments directeurs ou demande que des changements y soient apportés à une date ultérieure. Objectif de l examen L objectif de l examen de la Vérification interne était de déterminer si elle était d accord avec les conclusions et les recommandations de la direction dans ce dossier, précisément en ce qui concerne l exactitude et le caractère complet du montant total des frais de séjour qui devrait être remboursé, le cas échéant, par M. Lacroix afin de se conformer aux instruments directeurs (c està-dire le décret de 2007 et l annexe K des règlements administratifs de la Société portant sur la rémunération des administrateurs, ainsi que d autres documentations connexes qui nous ont été fournies). Portée La portée de notre examen incluait tous les coûts de déplacement réclamés par M. Lacroix et remboursés par la Société à partir de la date de la nomination de M. Lacroix au poste de président-directeur général jusqu à aujourd hui (c est-à-dire du 1 er janvier 2008 au 9 octobre 2013). Approche Dans le cadre de l examen de la documentation et de discussions avec l avocate-conseil, la chef de la direction financière et le président du Comité de vérification, nous avons évalué le caractère raisonnable de la définition que donne la direction de la portée des frais couverts par l indemnité de séjour (frais d hôtel et de repas, mais pas les frais de déplacement entre villes) et examiné l application de cette définition par la direction dans le calcul du montant en dollars des coûts de déplacement qui devraient être remboursés par M. Lacroix, le cas échéant. La direction a préparé une feuille de calcul contenant tous les coûts de déplacement relatifs aux déplacements en provenance et à destination d Ottawa du 1 er janvier 2008 au Vérification interne Confidentiel 3

4 24 septembre Afin de confirmer si cette feuille de calcul était exhaustive et exacte, nous avons passé en revue la documentation suivante : Rapport SAP des fournisseurs pour H. Lacroix (rapport n o AHR_610402, fournisseur n o ) : Ce rapport fait état de toutes les sommes versées aux employés par l intermédiaire du système SAP pendant la période du 1 er janvier 2008 au 9 octobre 2013 (veuillez noter que nous avons appris lors de discussions avec la directrice, Budgétisation et Prévisions, Finances et Administration, que toutes les sommes versées à M. Lacroix étaient consignées dans ce rapport). Ce rapport comprend : - Les transactions ZT, qui se rapportent aux remboursements de frais de déplacement traités au moyen du Système de gestion des frais de déplacement (SGFD) de la Société; - Les transactions KR, qui se rapportent à des demandes de remboursement non liées aux déplacements; et - Les transactions KT, qui se rapportent à des demandes de remboursement de frais de déplacement soumises avant le déploiement du SGFD. Rapport SGFD : Produit par le Système de gestion des frais de déplacement de la Société, ce rapport a été utilisé par la direction pour créer la feuille de calcul dans laquelle sont consignés les frais de déplacement applicables. Dans ce rapport sont listés tous les déplacements effectués par H. Lacroix pendant la période du 1 er janvier 2008 au 2 octobre 2013, y compris à Ottawa. Une ventilation des coûts de déplacement (transport, repas, frais accessoires, etc.) a été fournie pour chaque déplacement. Demandes en ligne de remboursement de frais de déplacement extraites du SGFD : Ces demandes fournissent une ventilation des coûts de déplacement et indiquent si une escale à Ottawa était comprise, et ce, pour la période du 1 er janvier 2008 au 9 octobre Une comparaison entre la feuille de calcul de la direction, le rapport SAP des fournisseurs et le rapport SGFD a été effectuée afin de s assurer que tous les déplacements à Ottawa (y compris les escales) figuraient bien dans la feuille de calcul de la direction. La ventilation des coûts de déplacement en provenance ou à destination d Ottawa comprise dans le rapport SGFD a été comparée avec la feuille de calcul de la direction afin de s assurer que tous les coûts y étaient indiqués avec exactitude. Comme la feuille de calcul de la direction va jusqu au 24 septembre 2013, nous avons aussi appliqué des procédures de report pour veiller à ce que toutes les demandes de remboursement de frais de déplacement à Ottawa jusqu au 9 octobre 2013 soient incluses dans la feuille de calcul, au besoin. Nous avons aussi passé en revue toutes les demandes de remboursement de frais de déplacement soumises dans le SGFD entre le 1 er janvier 2008 et le 9 octobre 2013 afin de nous assurer que tous les déplacements avec escale à Ottawa étaient inclus dans la feuille de calcul de la direction. Par ailleurs, toutes les demandes de remboursement liées aux transactions KR et KT dans le rapport SAP des fournisseurs ont été revues en ligne dans le SGFD afin de déterminer si certains frais devraient être inclus dans la feuille de calcul. Des entrevues avec plusieurs personnes (c.-à-d. le directeur général, Finances et Administration nationales, la directrice, Budgétisation et Prévisions, Finances et Administration, et la première conseillère, Rémunération des cadres supérieurs) ont été réalisées afin de comprendre comment l indemnité de séjour de M. Lacroix était traitée aux fins d impôts. Vérification interne Confidentiel 4

5 Constatations et conclusions Lors de discussions, le président-directeur général nous a confirmé qu avant que la question soit soulevée en juillet 2013, il n était pas au courant des dispositions de l annexe K des règlements administratifs de CBC/Radio-Canada sur la rémunération des administrateurs (datée de mars 2006). Il a également confirmé qu après avoir envoyé au président du Conseil un courriel, daté du 14 octobre 2007, dans lequel il mentionnait qu il préférerait utiliser son indemnité de séjour pour se loger dans un hôtel normal plutôt que d avoir une résidence à Ottawa, il avait été informé verbalement par le vice-président, Personnes et Culture, de l époque «qu il serait remboursé pour tous ses frais de déplacement, incluant ses frais de déplacement à Ottawa, en plus des sommes qui lui seraient versées pour son indemnité de séjour». Par conséquent, il confirme qu il appliquait, en toute bonne foi, la pratique généralement acceptée au sein de la Société pour ce qui est des demandes de remboursement de frais de déplacement à Ottawa. 1. Remboursement des coûts de déplacement La direction a établi que, pour la période du 1 er janvier 2008 au 31 août 2013, M. Lacroix a demandé et obtenu le remboursement de ses frais de déplacement à Ottawa, notamment les frais d hôtel, de repas et les frais accessoires, pour un montant total de ,41 $, TPS, TVH et autres taxes incluses. La Vérification interne a examiné les calculs de la direction et les a comparés avec le rapport SAP des fournisseurs et avec les demandes de remboursement de frais de déplacement soumises dans le SGFD (comme décrit précédemment), et accepte les conclusions de la direction, à l exception d éléments additionnels totalisant environ 500 $. Selon des discussions qui ont eu lieu avec la direction, ces éléments n ont pas été omis intentionnellement, mais ont été oubliés au moment de calculer les totaux. À la suite de la découverte de ces éléments additionnels, nous avons confirmé avec la Société que M. Lacroix avait émis un paiement additionnel à la Société couvrant la somme visée. 2. Traitement fiscal de l indemnité de séjour Par un décret daté du 31 octobre 2007, le président-directeur général a droit à une indemnité de séjour de $ par mois, net après impôt, au lieu d un remboursement des frais de réinstallation. En nous fondant sur des discussions avec la direction, nous comprenons que le montant brut (en utilisant le taux d imposition marginal pertinent) de l indemnité de séjour est inscrit sur le T4 du président-directeur général (case 14 pour la déclaration de revenus fédérale et case A pour la déclaration de revenus du Québec). Nous n avons pas cherché à examiner une copie du T4 pour confirmer cela. 3. Exclusion des coûts de transport Les règlements administratifs de CBC/Radio-Canada concernant la rémunération des administrateurs paragraphe 9 de l annexe K (datée de mars 2006) stipulent que «le présidentdirecteur général a droit au remboursement des frais raisonnables de déplacement et de séjour engagés dans l'exercice de ses fonctions pour le compte de la Société partout ailleurs qu'au siège social de la Société». L avis de l avocate-conseil (tel qu il apparaît dans sa note de service) est que les frais qui font l objet d un examen, ne devraient pas, en se basant sur l avis juridique reçu par la Société et sur les instruments directeurs, inclure les frais de représentation engagés au nom de tierces parties au profit de la Société ou les frais de déplacement pour se rendre au siège social à Ottawa à partir d un autre endroit ou en revenir. En tant que tel, le président-directeur général a remboursé les frais de déplacement, c est-à-dire les frais de repas, d hébergement et les frais accessoires lorsqu il était à Ottawa. La Vérification interne est d accord avec l exclusion des frais de représentation engagés à Ottawa, étant donné qu ils font partie des responsabilités de l emploi du président-directeur Vérification interne Confidentiel 5

6 général. Pour les frais de déplacement pour se rendre à Ottawa et en revenir, l interprétation visant à exclure ces frais, en se basant sur les discussions avec l avocate-conseil, serait fondée sur : La compréhension que l indemnité de séjour visait à couvrir les frais d hôtel/location d hébergement à Ottawa (par opposition aux déplacements pour se rendre à Ottawa et en revenir); Les règlements administratifs de la Société stipulant que le président-directeur général n a pas droit aux frais engagés «au» siège social de la Société (c est-à-dire les frais de repas, d hébergement et les frais accessoires pendant son séjour à Ottawa) par opposition aux frais engagés «pour se rendre au siège social de la Société ou en revenir»; et Le fait que toute interprétation contraire produirait un résultat incompatible avec le rôle et la fonction du président-directeur général. Même si cette interprétation n a pas été davantage clarifiée/documentée dans aucune pièce justificative qui nous a été remise, étant donné ces hypothèses sous-jacentes, l exclusion des frais de déplacement pour se rendre à Ottawa et en revenir est conforme à cette logique. 4. Plan d action de la direction pour l avenir La recommandation de la direction pour l avenir vise à assurer que le Secrétariat général fait circuler la liste de ces instruments (c est-à-dire le décret, l annexe K, etc.) auprès de tous les cadres supérieurs, en plus d une liste des éléments pour lesquels on pourrait raisonnablement s attendre à ce qu ils soient touchés par chaque instrument. De plus, tous les contrats futurs entre la Société et le président-directeur général seront faits par écrit, seront explicites quant aux règles concernant les avantages, examinés par l avocat-conseil avant l entrée en fonctions du nouveau président-directeur général, inclus dans le dossier de l emploi, et transmis à tous les cadres supérieurs chargés de surveiller leur conformité avec celle-ci, ainsi qu au vérificateur interne. Enfin, la direction a recommandé que le Comité des ressources humaines et de la gouvernance profite de l occasion pour modifier les instruments directeurs ou demander des changements à une date ultérieure. La Vérification interne est d accord avec le plan d action de la direction pour l avenir. Recommandations En plus du plan d action de la direction pour l avenir mentionné ci-dessus, nous comprenons que la Société (en consultation avec son Conseil d administration) est en train de mettre la dernière main à sa stratégie concernant la communication de ce dossier aux principales parties intéressées (c est-à-dire la ministre, le bureau du vérificateur général). Nous sommes d accord avec l intention de mettre la dernière main à une stratégie de communications appropriée et de la mettre en œuvre au moment opportun. Enfin, nous faisons la recommandation supplémentaire suivante : Pour assurer une compréhension claire des pratiques en matière de rémunération des principaux dirigeants, il est recommandé que le Comité des ressources humaines et de la gouvernance du Conseil (ou le président de ce Comité), dans le cadre de ses activités de surveillance permanente, examine la rémunération globale (y compris le salaire, les avantages dont des éléments comme la retraite, les indemnités, etc.) du président-directeur général, et qu il continue d examiner la rémunération globale des autres cadres supérieurs de la Société, pour s assurer que tous les éléments des régimes de rémunération sont connus, ce qui permettrait au Conseil de jouer son rôle dans des processus comme celui de recommander le paiement de bonis au président-directeur général, l implication dans les processus de recherche pour pourvoir les postes de président-directeur général et de dirigeants, etc. Vérification interne Confidentiel 6