Tableur Excel. Sommaire

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1 Sommaire Définition d'un Tableur Le formatage des cellules Impression et mise en page Trier et filtrer un document Intégrer des Fonctions Les onglets Applications pratiques Listes de choix déroulantes Protection des cellules 1

2 Un Tableur pour quoi faire Un tableur est un logiciel de bureautique aussi nommé feuille de calcul il se présente sous sa forme la plus simple comme une combinaison de lignes et de colonnes formant des cellules Dans chaque case peut se trouver du texte, un nombre, ou une formule mathématique simple ou horriblement complexe, et même d autres objets, comme nous le verrons plus tard. Des relations peuvent ainsi être établies entre les différentes cases et la modification d une seule de ces cases entraîne le re calcul et la mise à jour immédiate de l ensemble du tableau. Ainsi le tableur est un outil utilisé pour des activités de secrétariat afin de saisir et d organiser de nombreuses données Colonne A Ligne 1 Cellule A1 Nous allons dans un premier temps étudier le format des cellules 2

3 Prenons un exemple simple faire une gestion de membres pour une association complétée par une trésorerie simple Il est inutile de se représenter le tableau terminé car il est toujours possible d'agir sur tous les paramètres dimensionnement Insertion lignes/colonnes police couleur titre etc Nous allons ouvrir sur notre machine le logiciel excel et commnecer le travail ce fichier devra être enregistrer afin de le compléter au fil des cours Réfléchissons ensemble aux données que l'on désire faire figurer sur le tableau 3

4 Formatage des cellules Formater une cellule est l'action qui consiste à modifier son aspect dimension couleur police il y a plusieurs manières pour y parvenir 1) Se servir du clic droit de la souris (c'est cette méthode que nous allons utiliser) 2) Utiliser les icônes de la barre d'outils Sélectionner la cellule et faire un clic droit la fenêtre ci-contre s'affiche CHOISISSONS CE MODE la fenêtre format s'ouvre 4

5 ONGLET NOMBRES On peut choisir la représentation des chiffres dans une cellule nous allons passer en revue les différents formats des cellules 5

6 ONGLET ALIGNEMENT On peut choisir la représentation du texte dans une cellule 6

7 ONGLET POLICE On peut modifier la police couleur taille style 7

8 ONGLET BORDURE A l'origine le tableau n'est pas délimité cette fonction le permet 8

9 ONGLET REMPLISSAGE Mise en couleur des cellules (arrière-plan) 9

10 ONGLET PROTECTION Cette fonction est utilisée dans un document protégé non modifiable 10

11 Impression et mise en page Avant d'imprimer un document choisir aperçu avant impression Cliquer sur mise en page pour ouvrir la fenêtre mise en page 11

12 ONGLET PAGE On peut choisir ici l'orientation et la dimension de l'impression ONGLET MARGES 12

13 Dimensionnement des marges en fonction du document (rattrapage présentation) 13

14 ONGLET EN TETE PIED DE PAGE Cette fonction est utilisée pour faire apparaître sur chaque feuille des informations diverses ( N pages, annotations etc,,,) Cliquer sur ces boutons pour afficher la fenêtre ci-dessous 14

15 ONGLET FEUILLE Fonction très utile si vous voulez imprimer un document contenant plusieurs pages Répétition titre des colonnes pour choisir les lignes à répéter il faut retourner dans le document et choisir l'onglet mise en page puis imprimer les titres 15

16 Trier et Filtrer un document Une des fonctions essentielle du logiciel est le tri et surtout le filtrage personnalisé de la feuille de calcul Pour étudier cette fonction nous allons utiliser un fichier complet ce fichier vous sera donné m'envoyer le fichier pour ce faire sélectionner la ligne contenant les titres des colonnes puis choisir l'onglet Données puis filtrer des boutons de sélection s'affichent Appuyer sur le bouton de la colonne à trier ou filtrer La fenêtre ci-contre s'affiche nous allons l'étudier 16

17 Pour faire un tri alphabétique Pour filtrer sur une donnée de la colonne Pour filtrer sur une donnée personnalisée L'intérêt de filtrer des données est conditionné par le fait de savoir combien de lignes sont concernées Pour ce faire nous allons dédier une colonne pour faire ce calcul et commencer à étudier les calculs 17

18 Intégrer des Fonctions Une fonction est un petit programme intégré servant à additionner par exemple le contenu d'un certain nombre de lignes il existe un grand nombre de fonction ( mathématique statistique texte etc,,) Pour notre exemple nous allons étudier les fonctions somme et sous-total Comment Faire? Sélectionner la cellule devant contenir le résultat du calcul ( n'importe où dans le document) Ouvrir l'onglet Formules puis Somme automatique et sélectionner toutes les lignes devant être additionnées puis valider par la touche ENTREE du clavier 18

19 Les Onglets L'utilisation des onglets est nécessaire lorsque l'on veut mettre plusieurs feuilles de calcul dans un même fichier Pour faire cela il est recommandé de donner un nom à chaque onglet avec la méthode suivante Faire un clic droit sur le nom de l'onglet puis sélectionner dans la fenêtre 19

20 Si les feuilles de calcul doivent avoir la même mise en forme mais des données différentes ont peut copier la même feuille dans plusieurs onglets Faire un clic droit sur le nom de l'onglet puis sélectionner dans la fenêtre Cocher cette case 20

21 Applications Pratiques Pour se familiariser avec excel nous allons étudier un exemple de budget personnel ce fichier est accessible en cliquant en haut à gauche la fenêtre ci-dessous s'ouvre Cliquer sur nouveau Une fenêtre avec différents choix de thèmes de fichiers s'ouvrent Choisir le thème Budgets et attendre le téléchargement Choisir budget mensuel personnel et cliquer sur télécharger en bas a droite de la fenêtre 21

22 Ce fichier modèle peut être modifié afin de l'adapter à ses besoins personnels suivant ses propres critères Attention Les cellules qui contiennent des formules ne doivent pas être modifiées 22

23 LISTES DE CHOIX L utilisation des listes déroulantes dans Excel permet d une part de faciliter la saisie en proposant une liste de choix prédéfinis, mais également d éviter des erreurs de frappe et ainsi d assurer plus de cohérence dans un tableau. Je vous propose de créer une liste déroulante dans Excel Saisir la liste déroulante Saisissez dans une colonne titrée la liste des entrées de la liste déroulante. Attention il ne doit pas y avoir de cellules vides. Créer une liste déroulante consiste au préalable à saisir les données de cette liste dans un tableau spécifique dans votre document Excel. Pour des raisons de clarté je vous recommande donc de saisir cette liste dans une autre feuille Excel que celle de votre tableau principal. Nommer la liste déroulante Sélectionnez la plage de données composant la liste de choix. Cliquez sur l onglet Formules puis cliquez sur Définir un nom. Nommez la liste déroulante, par exemple Magasins, puis cliquez sur OK. 23

24 Intégrer la liste déroulante dans une cellule. Maintenant que la liste déroulante est créée et nommée, il ne reste plus qu à l appliquer à une cellule. Sélectionnez la cellule sur laquelle sera appliquée la liste déroulante. Sélectionnez l onglet Données et cliquez sur Validation des données pour ouvrir la boite de dialogue associée. Sélectionnez l onglet Options puis sélectionnez Liste dans la zone Autoriser Dans la zone Source tapez = puis le nom de la liste déroulante (par exemple =Magasins ) Assurez vous que Liste déroulante dans la cellule est bien coché.pour autoriser une cellule vide par défaut cochez la case Ignorer si vide.cliquez sur OK pour valider, et c est terminé! 24

25 PROTECTION DES CELLULES Protéger les cellules devient nécessaire à partir du moment ou elles contiennent des formules, Cette fonction évite l effacement par inadvertance Cliquer sur le coin en haut à gauche puis faire un clic droit pour faire apparaître la fenêtre ci-contre Puis décocher cette case 25

26 VERROUILLAGE DES CELLULES Sélectionner les cellules qui contiennent des formules faire un clic droit Format cellules Dans l'onglet protection cocher la case verrouillage Ouvrir onglet révision Cliquer sur protéger la feulle Mettre un mot de passe 26