I. Check-list du développement de programmes - Frontières intérieures de l UE

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1 I. Check-list du développement de programmes - Frontières intérieures de l UE juillet 2006 Etapes du développement de programmes Conditions interinstitutionnelles Actions nécessaires Structure transfrontalière de coopération Partenariat (partenaires sociaux) et processus de travail transfrontaliers Secrétariat commun Méthodes de travail transfrontalières Recommandations Il s agit-là d éléments principaux et généraux, qu il convient adapter aux différentes situations régionales respectives Des structures transfrontalières existantes devraient être utilisées en vue des programmes pour ne pas créer de situations de concurrence. Le partenariat vertical d autorités locales/ régionales/ nationales et européennes de part et d autre de la frontière qui est ensuite relié au niveau horizontal en faveur de la coopération transfrontalière. Le partenariat interne (impliquer tous les partenaires sociaux et ONG) et partenariat externe (avec les gouvernements nationaux de part et d autre de la frontière et avec l UE). Un secrétariat commun est à favoriser par rapport à plusieurs secrétariats séparés dans les différentes zones frontalières nationales, à cause du déroulement du travail plus souple. Travailler ensemble dès le début (pour éviter des problèmes juridiques, organisationnels et du point de vue contenu et pour éliminer les barrières psychologiques. Bases communes Elaboration commune des programmes dès le début (pour éviter les problèmes juridiques, organisationnels, du point de vue contenu, psychologiques etc.) - Commissions conjointes, groupes d études (tous les partenaires sociaux), plan préparatoire - Bases statistiques communes pour la région transfrontalière Ne pas préparer une proposition de son côté de la frontière et demander ensuite les partenaires à faire des commentaires Impliquer les partenaires sociaux dans les programmes, de l élaboration jusqu à la mise en œuvre et relier les résultats

2 Développement de programmes Analyse transfrontalière socio-économique - SWOT (points forts et faibles, possibilités, obstacles) - Problèmes relatifs à la frontière / situation marginale Prise en considération de programmes et plans nationaux et européens Projet/ stratégie et matrice des stratégies transfrontaliers Evaluation ex ante orientée au processus Mesures et domaines d action : - Projets indicatifs - Ressources UE - Capacité de structures transfrontalières de coopération - Intégration des actions - Autorisation Définis pour chaque domaine : - Objectifs - Contribution au développement transfrontalier de la région commune - Critères pour la sélection de projets à ces groupes de travail, pour créer une base solide dans la région transfrontalière. Lignes directrices stratégiques de l UE relatives à la cohésion, SDEC Feed-back adressé aux commissions conjointes ou groupes d études (tous les partenaires sociaux) dans la région transfrontalière qui connaissent les programmes et attendent de pouvoir commencer Y compris le personnel (c est-àdire si possible un secrétariat conjoint comme condition de participer activement au développement du programme et des projets) et moyens financiers propres. Cela diffère et dépend des domaines (infrastructure, affaires sociales, tourisme, culture etc. Rendre possible une investigation efficace des résultats (output) 2

3 Préparatifs du futur suivi et de l évaluation - Groupes cibles relatives à la réalisation de projet - Gestionnaires de projet possibles (indicatif) - Résultats/ indicateurs Plan de financement commun pour - Moyens financiers UE - Co-financement national/ régional Conditions de mise en œuvre Evaluation ex ante orientée au processus Bases de l intégration socio-économique Bases de la coopération transfrontalière Résultats et effets attendus Evaluation mid-term Evaluation ex-post Acteurs/ maîtres d œuvre du projet ultérieurs Ceci est une condition optimale pour des projets transfrontaliers. voir check-list II. voir check-list II. Indicateurs du niveau du programme/ de la mesure quantitatifs et qualitatifs Les évaluations de programmes INTERREG ont montré que les programmes spécifiques des régions et les programmes avec sub-programmes le long d une frontière sont les plus réussis, tout particulièrement si les structures transfrontalières y participent ou si les structures transfrontalières avec un secrétariat pro-actif en assument la responsabilité. De tels structures transfrontalières se basent sur le droit privé ou public, c est-à-dire sur des statuts. Elles ont conclu des accords INTERREG spécifiques avec des organismes nationaux de part et d autre de la frontière qui traitent les questions principales (par ex. responsabilité, répartition des tâches, éligibilité conjointe, déroulement au sein du comité de gestion et de suivi etc.). Le premier accord INTERREG de l EUREGIO date de 1988/89. A l heure actuelle un grand nombre de programmes INTERREG-IIIA travaillent sur la base d accords/ de conventions NTERREG etc. La présente check-list doit encourager les régions frontalières et transfrontalières à développer des programmes (en s assumant de la responsabilité) en partenariat avec les gouvernements nationaux et à s assumer également de la responsabilité dans le domaine de la gestion. Les régions frontalières et transfrontalières devraient écrire elles-mêmes des programmes communs et des accords INTERREG respectifs. Aucun ministère ne sera en mesure ou prêt à le faire pour la région frontalière. 3

4 II. Check-list des contenus principaux d un accord relatif à la mise en œuvre d un programme transfrontalier - Frontières intérieures Domaine Aspects / affaires à définir Recommandations Généralités Cocontractant Zone géographique Thématique et durée «Autorité administrative» «Autorité de paiement» «Autorité de contrôle» Secrétariat technique Impliquer les partenaires sociaux Structures Autorité d administration (par ex., région autonome, eurorégion, land) Autorité de paiement (par ex. collectivité territoriale, eurorégion, banque ou secrétariat) Comité de suivi/ comité de pilotage - Composition - Responsabilité - Processus de prise de décision Secrétariat - Responsabilité - Capacité Gestion technique Définition générale : - Qu est-ce qui est conjointement éligible et qu est-ce qui est exclu? - Définition d un projet transfrontalier Fixer le processus de demande - Réception et traitement de demandes d aide (par ex. rôle pro-actif du secrétariat : recherche de partenaires, assistance en ce qui concerne la description du projet etc.) - Formulaires de demande individuels/ communs - Calendrier Processus d appréciation et d autorisation - Les autorités responsables de l appréciation/ l autorisation - Critères de sélection Processus de contrôle et d évaluation - Organismes chargés du contrôle/ de l évaluation - Méthodes en ce qui concerne les rapports (comptes rendus d avancement et rapports annuels) - Feed-back des résultats de l évaluation dans le cadre du processus de planification Secrétariat fort avec capacité transfrontalière pour pouvoir soutenir l autorité administrative d une manière efficace. Impliquer les partenaires sociaux dès le début : - dans le cadre de l élaboration du programme (utilisation transfrontalière du savoir disponible de part et d autre de la frontière) - rôle crucial dans les groupes de travail et dans le cadre du développement de projet Bonne capacité de gestion L autorité de paiement devrait avoir beaucoup d expérience en déroulement financier de programmes UE. Dans les comités de suivi et de pilotage ne devraient participer que les acteurs généralement responsables du programme et de son financement. Les partenaires sociaux etc. ne sont pas forcement utiles dans ce cadre, car ils sont compétents des thèmes techniques et n ont pas de responsabilité générale financière au sein du programme. Voir «gestion technique», processus de demande Voir check-list II Condition de base d un programme/ projet véritablement transfrontalier Voir ébauche du document de travail méthodologique de l UE sur les indicateurs du monitoring et l évaluation, annexe I, objectifs de coopération Un secrétariat pro-actif est un facteur crucial pour le succès d un programme ou d un projet transfrontaliers. Qu est-ce qui peut être autorisé en quel moment et par qui en vue de la durée du programme, règlement N+2 etc. 1

5 Information et mesures prévues dans le cadre des relations publiques (par ex. informer des demandeurs potentiels, des organisations professionnelles et le public) Voir ébauche du document de travail méthodologique de l UE sur les indicateurs du monitoring et l évaluation, annexe I, objectifs de coopération. Gestion financière Administration financière Responsabilité financière Fixer l autorité/ la collectivité territoriale responsable de l administration financière Principes d une redistribution des moyens possible Compte bancaire conjoint Redditions des comptes Utilisation d intérêts du compte destiné aux moyens UE, par ex. pour des tâches INTERREG Conditions de convention avec les partenaires de projet Processus de paiements Délégation spécifique des fonctions de gestion financière (par ex. à une banque) Le partenaire chef de file ne devrait avoir qu une seule partie contractante et non plusieurs co-financiers avec de différentes conditions. Par conséquent une convention privée, par ex. entre une banque et le partenaire chef de file etc. est recommandée pour éviter des difficultés au niveau du droit public dues à plusieurs notifications d autorisation des co-financiers. Evite des problèmes relatifs au règlement N+2, concernant les changements de programme etc. Les moyens UE et le co-financement national/ régional devraient être transférés au compte bancaire commun. Le gestionnaire de projet ne reçoit qu un avis d autorisation, par ex. d une banque privée (convention privée). Le gestionnaire de projet n a qu un seul interlocuteur. Par un accord INTERREG des partenaires de programme des problèmes dus à de différentes autorisations de plusieurs cofinanciers peuvent être évites. Il n est pas possible de redistribuer ensuite au niveau national les moyens UE transférés à un compte bancaire conjoint (voir règlement UE). Le compte bancaire conjoint est une condition de base pour des projets véritablement transfrontaliers (voir financement conjoint et actions/ frais conjointement éligibles). Par une clarification à temps on évite des difficultés plus tard. Principe du partenaire chef de file Contrôle Processus de reddition et de vérification de comptes 1

6 Remboursements 2

7 III. Check-list des critères de projet principaux Domaine Aspects / affaires à définir dans la demande Généralités Demandeur / Partenaire chef de file Thématique et durée Administration Administration financière Vérification de comptes Recommandations Appliquer le principe du partenaire chef de file. Capacités du partenaire chef de file (financières, personnelles), conditions de contrat Compte bancaire, processus de paiement, normes comptables conjoints Critères généraux pour des projets à soutenir financièrement Définition d un projet transfrontaliers : Les partenaires de part et d autre de la frontière doivent participer sur les plans organisationnel, personnel, financier et du point de vue contenu Orientation sur les objectifs stratégiques du programme opérationnel Objectif stratégique (par rapport à INTERREG) Critères spécifiques de programme/ projet - Caractère transfrontalier et conséquences - Principe de partenariat - Création de capacités - Durabilité - Financement total garanti de part et d autre de la frontière Actions conjointement éligibles Frais conjointement éligibles Seulement si les partenaires de part et d autre de la frontière contribuent au financement conjoint, ils auront vraiment de l intérêt relatif au développement conjoint, au personnel conjoint et à la mise en œuvre conjointe. Celui qui peut exclure le financement conjoint par la sélection de seulement deux critères (voir règlement UE) ne veut souvent pas vraiment réaliser un projet transfrontalier et ne voudra pas contribuer au financement conjoint (voir actions conjointement éligibles et compte bancaire conjoint). Priorités du programme opérationnel, par ex. en vue de la mise en œuvre de la Stratégie de Lisbonne Condition de base pour un projet véritablement transfrontalier (voir financement conjoint et compte bancaire conjoint). Demandeurs éligibles Genre de moyens (subvention UE maximale et contribution nationale/ régionale) et «règles du jeu» relatives au financement 1 Des projets comme des études, des actions uniques ou des projets répétitifs (par ex. projets socio-

8 (éventuellement aussi des moyens privés) Conditions d une mise en œuvre réussie : - Prise en considération des règles de l UE relatives aux subventions et à la concurrence - Directives d attribution (appels d offre etc.) - Méthode de demande de paiement - Rapports (régulièrement et rapport final, critères et processus d autorisation des rapports) culturels) devraient être soumis à des règles stipulées de co-financement. Quant aux projets économiques intéressants pour le secteur économique, il convient fixer des taux de financement dégressifs en ce qui concerne les moyens UE et ceux nationaux/ régionaux. En même temps les moyens propres devraient être augmentés pour que le projet puisse devenir autonome après 3 à 4 ans et puisse survivre. Les entreprises paieront pour des projets dont ils pourront profiter. Contrôle Rapports Vérification de comptes Fixer des délais ; important pour suivre les progrès du projet et l utilisation des moyens financiers. Normes comptables, règles relatives au remboursement Contrôle sur place F:\DATA\334 AGEG\REFERATEundSTELLUNGNAHMEN\2006\Checkliste INTERREG\ChecklisteFR 25Juli06 INTBORmp.doc 2