Êtes-vous conforme à la Loi sur l équité salariale?

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1 La date limite est le 31 décembre 2010 : faites vite! Êtes-vous conforme à la Loi sur l équité salariale? Par Suzie Prince, C.M.A., M.B.A., directrice générale et secrétaire Soucieux de corriger les écarts salariaux dus à la discrimination fondée sur le sexe, particulièrement pour les emplois à prédominance féminine, le gouvernement du Québec a adopté, en 1996, la Loi sur l équité salariale. L objectif de cette loi est de s assurer que les emplois à prédominance féminine ne soient pas moins rémunérés que les emplois à prédominance masculine de même valeur. Cette loi oblige toutes les entreprises qui comptent dix employés et plus au Québec à établir un programme d équité salariale. Les entreprises visées par la loi avaient jusqu au 21 novembre 2001 pour implanter un pro - gramme d équité salariale, apporter les ajustements salariaux requis et informer les employés au moyen des affichages prévus par la loi. Elles devaient, par la suite, maintenir l équité salariale au sein de l organisation. Bien que la Commission de l équité salariale, créée par le gouvernement en 1996, ait effectué un important travail de sensibilisation auprès des employeurs, un rapport publié en 2006, soit 10 ans après l entrée en vigueur de la loi, faisait état que 50 % des entreprises ne s étaient toujours pas conformées à leurs obligations. Devant ce constat, le législateur a modifié la loi d origine pour que cette dernière soit plus souple afin d encourager les entreprises à compléter l exercice avec rigueur et promptitude. Ainsi, le 12 mars 2009, le législateur a déposé le projet de loi no 25 modifiant la Loi sur l'équité salariale à l'assemblée nationale. La nouvelle loi donne aux employeurs jusqu'au 31 décembre 2010 pour se con - former. Ainsi, si votre entreprise n a pas réalisé une démarche en 2001, elle doit débuter incessamment, sans quoi elle devra verser des intérêts sur les sommes dues et des indemnités additionnelles pouvant totaliser 20 $ par chaque dollar de masse salariale, si une plainte est logée. L exercice consiste essentiellement à faire le diagnostic des pratiques de rémunération au sein de l organisation et de s assurer que les écarts de rémunération qui sont enregistrés sont justifiés par des facteurs autres que le sexe. Pour y parvenir, on devra évaluer et classer tous les emplois au sein de l entreprise à l aide d un système de points prescrit par la loi. On analysera les résultats afin d évaluer s il y a des écarts salariaux visés par la loi, puis on devra procéder aux versements des écarts salariaux, le cas échéant. La loi s'applique à tout employeur dont l'entreprise compte 10 personnes salariées ou plus qu'elle soit du secteur privé, public ou parapublic. Ainsi, les établissements vétérinaires comptant 10 employés et moins ne sont pas visés et ceux comptant dix employés et plus le sont. Cette loi est unique au Québec et c est le seul endroit au monde où le législateur va aussi loin en matière d équité salariale. Les entreprises ont pris du retard dans l application de la loi, mais le législateur a maintenu les principes directeurs et a donné plus de moyens à la Commission de l équité salariale pour en assurer le respect. Qui est assujetti par la Loi sur l équité salariale? La loi s'applique à tout employeur dont l'entreprise compte 10 personnes salariées ou plus qu'elle soit du secteur privé, public ou parapublic. À titre d employeur, vous devez déterminer la taille de votre entreprise au sens de la Loi sur l équité salariale, et ce, parce que les obligations de la loi sont différentes selon la taille de l entreprise. La taille de l'entreprise se mesure à partir du nombre de personnes salariées inscrites au registre de l'employeur durant une période de référence indiquée dans la loi. Si vous n avez pas réalisé l exercice d équité salariale en 2001 comme le prévoyait la loi, vous déterminerez le nombre d employés en «prenant une photo» de l organisation au 1 er février Vous devez, aux fins de l exercice, calculer à cette date précise le nombre d employés à temps plein, à temps partiel, occasionnel, permanent ou temporaire. Il faut exclure de ce nombre les cadres supérieurs, les étudiants, les stagiaires et les travailleurs autonomes.

2 Ainsi, on exclura du calcul le médecin vétérinaire qui est considéré comme le cadre supérieur de l organisation. Pour être considéré comme cadre supérieur, il doit bénéficier d un pouvoir décisionnel important et participer véritablement à l élaboration des politiques et orientations de l organisation, tout en pouvant lier l organisation devant des tiers. Il ne faut pas confondre le responsable des opérations ou le professionnel qui participe à des réunions de gestion et à la prise de décisions en groupe. Il faut donc analyser la situation cas par cas et s assurer que le médecin vétérinaire considéré comme cadre supérieur l est bien en réalité. Ainsi, le nombre d employés moyen déterminé au 1 er février 2009 sera le chiffre de référence pour l entreprise. Ce chiffre sera le même à vie pour l entreprise. En dépit d une croissance future importante, de fusions, d acquisitions ou de licenciements massifs, ce chiffre de référence ne variera pas. Ainsi, une fois que l'employeur a identifié ses obligations au cours de la période de référence qui le concerne, celles-ci demeurent les mêmes malgré que le nombre de personnes salariées dans l'entreprise change, à la hausse ou à la baisse. Obligations selon la taille de l'organisation Le législateur tient compte des ressources et de la taille des entreprises. Ainsi, les obligations des employeurs varient selon la taille de l entreprise. À titre d exemple, les entreprises comptant plus de 100 employés doivent créer un comité de l équité salariale qui a le mandat de réaliser l exercice. Pour une entreprise comptant entre 10 et 99 employés, la responsabilité de réaliser l exercice incombe à la direction de l entreprise. Entreprise de 100 personnes salariées ou plus - Créer un comité d équité salariale. - Réaliser un programme complet d équité salariale. méthode. - Conserver les données pendant Entreprise comptant entre 50 et 99 personnes salariées - Réaliser un programme complet d équité salariale. méthode. - Conserver les données pendant Entreprise comptant entre 10 et 49 personnes salariées - Réaliser un programme complet d équité salariale (facultatif). - Faire une démarche pour déterminer les ajustements salariaux à verser. méthode (facultatif). - Conserver les données pendant Quoi faire et par où commencer? L exercice d équité salariale exige pour une petite organisation une quarantaine d heures environ. Le recours à un consultant externe n est pas une obligation et l Ordre mettra à votre disposition du matériel et des exemples pour faciliter votre travail. Par contre, il n y a pas de recette miracle, car il doit y avoir une analyse de chacun des postes au sein de votre organisation. Certains écarts salariaux au sein de votre organisation sont justifiés et vous ne devez pas nécessairement procéder à des ajustements. L exercice demeure du cas par cas. L exercice à effectuer et la démarche de conformité se résument en grandes étapes, soit :

3 1. Déterminer le nombre de personnes salariées dans l entreprise (au 1 er février 2009 s il s agit de votre premier exercice). Vous devez exclure les cadres supérieurs, les étudiants, les stagiaires et les travailleurs autonomes. 2. Dresser la liste de tous les emplois au sein de votre entreprise et regrouper les emplois par catégorie d emploi en regroupant les emplois présentant des caractéristiques communes. 3. Identifier les catégories d'emploi à prédominance masculine et les catégories d'emploi à prédo minance féminine au sein de votre entreprise à partir des quatre critères reconnus dans la loi, soit les qualifications requises, les responsabilités assumées, les efforts requis et les conditions dans lesquelles le travail est effectué. 4. Choisir la méthode et les outils d évaluation des catégorie d'emploi et élaborer une démarche d évaluation (voir outil suggéré à la fin du présent article). Vous pouvez utiliser une méthode globale ou individuelle. Ainsi, vous devez mesurer la valeur de ces catégories d'emploi en tenant compte des quatre facteurs reconnus en équité salariale. 5. Comparer toutes les catégories d'emploi féminines avec toutes les catégories d'emploi masculines visées par la loi pour identifier les écarts salariaux attribuables à la discrimination systémique fondée sur le sexe. Sans biais sexistes, toutes les catégories d'emploi à prédominance féminine doivent être comparées à des catégories d'emploi à prédo - minance masculine au sein d'une même entreprise. 6. Estimer les écarts salariaux. 7. Définir les modalités de versement des ajustements salariaux. 8. Afficher l ensemble des résultats, soit rendre compte des résultats obtenus en procédant aux affichages prévus par la loi et décrire sommairement la démarche suivie. 9. Verser les ajustements conformément aux modalités prescrites par la loi. Ainsi, si la comparaison effectuée met en évidence que les salaires des catégories féminines sont inférieurs aux salaires des catégories masculines de valeur comparable, vous devez effectuer des ajustements salariaux pour les catégories féminines. Le salaire des femmes et des hommes occupant ces emplois est alors réajusté. Notez que vous ne pouvez diminuer la rémunération des salariés qui occupent des emplois dans l'entreprise pour corriger les écarts salariaux. Le calcul rétroactif devra être effectué au besoin. Notez aussi que le versement des ajustements salariaux peut être réparti sur quelques années. Ces versements ne doivent pas compromettre la santé financière de l entreprise, donc un étalement est possible. L important est de réaliser l exercice et de prouver qu il a été effectué en transmettant les déclarations requises. 10. Prendre des mesures pour assurer le maintien de l équité salariale dans l entreprise. 11. Conserver tous les documents ayant servi à faire l exercice pendant cinq ans, soit jusqu à l exercice de maintien prévu dans Déclaration annuelle En vertu de la Loi sur l équité salariale, les employeurs doivent produire une déclaration annuelle au gouvernement, soit au Registre des entreprises du Québec. Par cette déclaration annuelle, vous devez indiquer que l entreprise s est conformée à la loi, soit que vous avez réalisé l exercice d équité salariale ou que vous en avez assuré le maintien. Dans cette déclaration, vous devrez confirmer au gouvernement que vous êtes visé par la Loi sur l équité salariale, que vous avez fait votre démarche d équité salariale et que vous avez réalisé l évaluation du maintien de l équité salariale. Cette déclaration doit être signée par les hauts dirigeants de votre organisation. Elle devrait aussi être produite en même temps que la déclaration faite au Registre des entreprises. Maintien de l équité salariale La loi exige non seulement que l exercice soit fait initialement, mais que son maintien soit évalué tous les cinq ans et qu un avis aux employés soit affiché pour en attester. Ajustements importants Dans le projet de loi no 25, il est maintenu que les ajustements de salaire, découlant de l exercice d équité, ont un effet rétroactif au 21 novembre 2001, avec intérêt au taux légal, soit un effet rétroactif de près de dix ans. Ainsi, pour les organisations qui n ont pas réalisé ou terminé leur exercice, la difficulté croît au fur et à mesure que le temps passe. Des ajustements mineurs a priori peuvent résulter en un déboursé important.

4 Un fort taux de roulement du personnel, des modifications de structure, une fusion, une vente ou une acquisition d entreprises complexifient l exercice et doivent être pris en considération. Responsabilité de la direction La responsabilité de la conformité à cette loi incombe à la direction de l organisation. La signature de la direction au bas de la déclaration annuelle qui sera transmise au Registraire des entreprises en fait d ailleurs foi. C est la direction qui doit donner le ton et faire de cet exercice un enjeu important, car dans certaines organisations, il en va de leur santé financière. Attention aux recettes miracles Plusieurs entreprises se tournent vers un consultant afin de trouver la recette miracle ou l attestation type. Or, il n y a pas de mécanismes ou de recettes. Pour plusieurs petites organisations, dont bon nombre d'établissements vétérinaires, les outils disponibles gratuitement et offerts par la Commission de l équité salariale du Québec suffiront pour réaliser un exercice complet et rigoureux. On doit se rappeler que l intention du législateur est de s assurer que les emplois féminins ne sont pas moins bien rémunérés que les emplois masculins de même valeur. Retenons que la loi a pour unique objectif de corriger les écarts qui seraient dus à la discrimination et non pas de réglementer la gestion des ressources humaines, en général, et la gestion de la rémunération, en particulier. Le recours à une firme de consultants spécialisée ne devrait pas être l'apanage de tous les établissements vétérinaires du Québec. Le législateur et la Commission sont sensibles à la réalité des PME du Québec. L important est donc que l exercice soit effectué et qu il le soit correctement. Vous devez pouvoir prouver que vous avez réalisé l exercice. Erreurs à éviter L expérience des dix dernières années confirme que l exercice effectué par plusieurs organisations qui ont tenté d appliquer des recettes toutes faites ont pris des orientations, en gestion des ressources humaines et en rémunération, qui ont engendré des situations difficiles à gérer par la suite. Ces entreprises ont choisi un système d évaluation qui ne reflétait pas la réalité des opérations et les modes de gestion de l organisation. L intention du législateur a été oubliée au profit de préoccupations opérationnelles et mécaniques. Nous constations également que parfois la méthodologie utilisée est inadéquate ou biaisée ou mal comprise. Certains médecins vétérinaires oublieront également de considérer tous les éléments de la rémunération variable atteint dans les calculs. Ainsi, les bonis et allocations diverses payés par l entreprise doivent être pris en considération dans le calcul, car ils font partie de la rémunération variable. Dans certaines organisations, la rému nération atteint 20 % du salaire. Il est donc important d en tenir compte dans le calcul, sans quoi l exercice est biaisé. Une autre erreur fréquente en médecine vétérinaire est le regroupement de catégories d emploi non justifiés. En effet, pour bien catégoriser les emplois on devra analyser le niveau de responsabilité, l effort physique, etc. Tous les TSA ne figureront pas nécessairement dans une seule catégorie, de même que les médecins vétérinaires. On doit également se souvenir que certains écarts salariaux peuvent être justifiés et acceptés, et on devra les motiver. Deux TSA ou deux médecins vétérinaires ayant la même tâche et le même niveau de responsabilité pourraient avoir des échelles salariales différentes dues à une prime particulière pour ancienneté, pénurie temporaire, affectation à durée déterminée, etc. On doit alors pouvoir préciser les raisons justifiant ces écarts. L entreprise devra s assurer d attribuer de façon exacte et précise la pondération des sous-facteurs d évaluation, car leur incidence est importante. Un manque de rigueur à ce chapitre risque d'engendrer des erreurs et des écarts importants. Une autre erreur est de conclure que les écarts de rémunération constatés étaient ipso facto des écarts de discrimination salariale alors que parfois les changements proposés se sont avérés inappropriés créant ainsi des écarts de rémunération préjudiciant des catégories d emploi masculins. Enfin, parfois l exercice d équité salariale s est soldé par de l inéquité interne. On doit également se rappeler que, suite à un diagnostic, il peut arriver qu aucun ajustement ne soit requis. L exercice doit toutefois être effectué et l employeur doit en attester. De même, il est possible que des taux de rémunération soient différents dans l organisation, mais que cette différence ne soit pas basée sur le sexe. Ainsi, la direction peut décider de modifier le taux de rémunération de certains emplois pour contrer la pénurie de main-d'œuvre, opter pour une rémunération variable en fonction du rendement ou de l ancienneté, etc. L employeur devra alors simplement documenter les motifs qui justifient cette différenciation des taux. L importance de s y attarder maintenant Compte tenu de l ampleur de la tâche pour certaines organisations et les délais prévus pour l affichage et le temps d attente, il faut bien faire et rapidement. Ainsi, si vous n avez pas fait de démarche en 2001, vous devez vous y conformer maintenant, car la veille du jour de l an vous réservera de bien mauvaises surprises

5 Ressources gratuites mises à votre disposition Pour soutenir les petites et moyennes entreprises n ayant pas toujours un gestionnaire en ressources humaines à leur emploi, la Commission de l équité salariale du Québec met à la disposition des gestionnaires de nombreux articles et guides traitant de la question, de même qu un progiciel vous permettant de réaliser l exercice sans avoir recours à une firme spécialisée dont les honoraires peuvent être importants. L objectif du progiciel offert gratuitement par la Commission de l équité salariale est de faciliter la réalisation d un exercice d équité salariale et de de rendre ce dernier le plus convivial possible. D abord conçu pour les entreprises comptant de 10 à 49 personnes salariées, il peut aussi être utilisé pour les entreprises de plus grande taille. De plus, la Commission a produit un Guide détaillé pour réaliser l'équité salariale et en évaluer le maintien en novembre 2009 qui constitue un document d'accom - pagnement idéal pour réussir l'exercice d'équité salariale au sein de votre organisation. Le guide est un outil pouvant vous aider à vous orienter dans la démarche à effectuer. De plus, la foire aux questions règle rapi - dement plusieurs interrogations et permet de passer à l action. ( Vous pourrez y découvrir un questionnaire d'analyse des emplois, une méthode d'évaluation des emplois, un outil d aide à la catégorisation d emploi, un aide au calcul de la rémunération globale et un générateur d affichage. Des exemples concrets vous sont également présentés. Pour télécharger gratuitement le progiciel ou consulter le guide : logiciel.asp Pour toute information relative à l équité salariale, veuillez contacter la Commission de l équité salariale du Québec au numéro sans frais : Pour les entreprises de la région de Québec : Enfin, l Ordre demeure sensible au développement de votre pratique et à la saine gestion de votre organisation. Des informations supplémentaires pouvant vous souvenir dans cet exercice et vous permettant de vous conformer aux obligations prescrites par la Loi sur l'équité salariale vous sera transmises sous peu. Pour information : suzie.prince@omvq.qc.ca Il ne reste que 100 jours à peine avant la date butoir, souhaitons-nous que le 31 décembre 2010 soit un moment de réjouissance et non de travail intense!