Ministère de la Formation et des Collèges et Universités. Système d information d Emploi Ontario. Inscription de niveau de sécurité moyen à ONe-Key

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1 Ministère de la Formation et des Collèges et Universités Système d information d Emploi Ontario SIEO Inscription de niveau de sécurité moyen à ONe-Key pour les abonnés des agences de formation par l apprentissage Système d information d Emploi Ontario - apprentissage (SIEO-APPR) RÉVISÉ EN SEPTEMBRE

2 1 Aperçu du service ONe-key Le gouvernement de l Ontario a comme politique de reconnaître et de respecter le droit à la vie privée de chaque personne en veillant à ce que des mesures de protection de la vie privée soient adoptées et appliquées, d une manière cohérente et complète, lorsque l on doit traiter des renseignements personnels. Le Système d information d Emploi Ontario - apprentissage (SIEO-APPR), qui contient des renseignements délicats et personnels, a été examiné (Direction de la sécurité de la TI du gouvernement, MGS) et une cote de niveau de sécurité moyen lui a été attribuée, ce qui exige que le service ONe-key assure un niveau de sécurité moyen. Le service ONe-key est un des nombreux mécanismes de sécurité qui protègent les réseaux et les sites Web gouvernementaux et permettent l échange de renseignements délicats en toute sécurité. Le service ONe-key offre une approche commune en matière d identification et d authentification des utilisateurs qui souhaitent avoir accès aux programmes disponibles de la fonction publique de l Ontario. Ce service est conçu pour agir comme un point d accès commun où un utilisateur peut ouvrir une session afin d accéder aux programmes de l Ontario qu il peut utiliser ou d effectuer des transactions. C est ce qu on appelle l étape de «l inscription» et il s agit de la première étape qui permet aux utilisateurs d établir leur nom d utilisateur et leur mot de passe One-key avant de pouvoir accéder à tout programme. Le service ONe-key est personnalisé. Cela signifie qu une fois qu un utilisateur a ouvert une session, il ne voit que les renseignements qu il est autorisé à connaître. Le service ONe-key est une solution Web qui assure une authentification forte concernant l accès aux dossiers des utilisateurs et l exécution de tâches connexes. 2 Inscription de l abonné de l agence de formation par l apprentissage L abonné de l agence de formation par l apprentissage est la personne qui est autorisée à accéder en ligne au SIEO-APPR. Une personne peut obtenir l accès au SIEO-APPR en réalisant les trois étapes du processus de sécurité et d inscription. 1. Le formulaire de demande d accès doit être rempli. En remplissant ce formulaire, l abonné et la représentante ou le représentant de l agence de formation par l apprentissage indiquent qu ils comprennent et acceptent les conditions d utilisation (définies à la partie 3). Le processus d inscription prévoit également la vérification des preuves d identité. Deux pièces d identité confirmant l identité de l abonné doivent être vues (mais non consignées) par une représentante ou un représentant du MFCU. 2. L abonné établit son nom d utilisateur et son mot de passe ONe-key afin de commencer le processus d inscription au SIEO. Cette étape de l inscription n est réalisée qu une seule fois. Pour l ouverture des sessions subséquentes, il suffira d entrer directement le nom d utilisateur et le mot de passe One-key. La création d un compte ONe-key permet à l utilisateur d établir un dossier personnel dans le SIEO et de choisir les programmes de l Ontario auxquels il a accès. 3. L écran du portail ONe-key présente la dernière étape du processus de sécurité afin d avoir accès au dossier de l agence de formation par l apprentissage. Les codes d identification qui ont été envoyés à l abonné à l aide de deux courriels distincts (à un intervalle de 48 heures) sont nécessaires à cette étape de l inscription. Pour l ouverture des sessions subséquentes, il suffira d entrer le numéro d identification personnel. 2

3 3 Représentante ou le représentant de l agence de formation par l apprentissage : responsabilités relatives à l accès ONe-key La représentante ou le représentant de l agence de formation par l apprentissage est la personne qui est chargée d autoriser l accès en ligne de l abonné. En autorisant cet accès, la représentante ou le représentant de l agence de formation par l apprentissage accepte l entière responsabilité de tout défaut de l abonné de se conformer aux conditions d accès. La représentante ou le représentant de l agence de formation par l apprentissage doit communiquer immédiatement avec le bureau local de prestation des services afin de demander la désactivation du numéro d identification personnel (NIP) lorsque : un abonné est congédié ou son accès ONe-key n est plus nécessaire en raison de la modification de ses tâches; une atteinte réelle ou appréhendée est survenue à la vie privée ou à la sécurité concernant le système ou l accès au système par l abonné; on découvre que l abonné ne se conforme pas aux conditions énoncées dans la demande d accès. La désactivation du NIP de l abonné en raison de manquements à la sécurité ou de l inobservance des conditions doit être consignée sur le formulaire «Agence de formation par l apprentissage abonnée / Numéro d identification privé / Formulaire de désactivation / Rétablissement». Le formulaire doit ensuite être télécopié au bureau local de prestation des services. Les questions relatives à l accès au système, au maintien du NIP et à la fonctionnalité du système doivent être adressées au bureau local de prestation des services. 4 Responsabilités de l agence de formation par l apprentissage concernant l inscription à ONe-key Nouvelles demandes d accès à ONe-key La représentante ou le représentant de l agence de formation par l apprentissage doit communiquer avec le bureau local de prestation des services afin d entreprendre le processus d inscription, qui se déroulera de la façon expliquée ci-dessous. Une conseillère ou un conseiller en emploi et en formation rencontrera l abonné et la représentante ou le représentant. La demande d accès sera remplie et signée. Durant ce processus, deux pièces d identité confirmant l identité de l abonné doivent être présentées. Une pièce d identité principale et une pièce d identité secondaire sont requises. Si le document principal ne comporte pas une photo, deux documents secondaires sont requis. Le bureau local de prestation des services créera le dossier de l abonné de l agence de formation par l apprentissage. Cette action entraînera l envoi de deux courriels (à un intervalle de 48 heures) à l abonné. Ces courriels contiendront les codes d accès nécessaires à l inscription. Remarque : Les paramètres de sécurité de ONe-key et d accès au SIEO-APPR NE DOIVENT PAS être partagés entre les membres du personnel du collège. Ces paramètres d accès sont propres à chaque abonné. 3

4 5 Confidentialité et protection de la vie privée Cette question fait l objet d une attention constante et elle est traitée à l annexe E «Avis de collecte de renseignements personnels et de consentement à la collecte, à l utilisation et à la divulgation des renseignements» de l entente sur la formation en apprentissage du MFCU, qui a été signée par le collège. 6 Pièces d identité acceptables des abonnés externes Les pièces d identité principales et secondaires sont énumérées dans les deux pages qui suivent. L abonné de l agence de formation par l apprentissage doit présenter au moins une pièce d identité figurant dans la liste des documents principaux. Les cartes d assurance-santé et les cartes d assurance sociale (canadiennes ou étrangères) ne sont pas acceptées comme pièces d identité en raison de dispositions législatives à cet égard et de questions liées à la protection de la vie privée. Les pièces d identité doivent être vues et non consignées. 4

5 PIÈCES D IDENTITÉ PRINCIPALES ACCEPTABLES Documents principaux Les cartes d assurance-santé et les cartes d assurance sociale ne sont pas acceptées comme pièces d identité principales ou secondaires Une seule pièce est nécessaire et vous pouvez choisir l une ou l autre des pièces énumérées ci-dessous. Permis de conduire valide (y compris un permis de conduire à délivrance graduelle), indiquant votre nom complet et votre adresse complète, telle qu elle apparaît dans votre demande. Certificat de naissance canadien Passeport canadien valide ou un passeport valide d un autre pays Certificat de citoyenneté canadienne ou Certificat de naturalisation (document ou carte, mais non un document commémoratif) Certificat de statut d Indien ou de Métis, délivré par le gouvernement fédéral Un document d identité à jour délivré par un ministère ou un organisme gouvernemental faisant appel à un processus d inscription et de vérification de sécurité vigoureux (p. ex., vérification de sécurité effectuée par l OPP ou la GRC) Carte Nexus des services frontaliers américains Certificat canadien d enregistrement d une arme à feu Veuillez noter que, si vous êtes nés au Québec, votre certificat de baptême n est plus considéré comme une pièce d identité principale acceptable. 5

6 PIÈCES D IDENTITÉ SECONDAIRES ACCEPTABLES Carte de Sécurité de la vieillesse Certificat de mariage, de divorce ou d adoption délivré par un ministère ou un organisme gouvernemental Carte d identité aux fins de l immigration canadienne Relevé bancaire ou livret bancaire d une institution financière, indiquant votre nom complet et votre adresse complète Carte de guichet automatique ou carte de crédit, indiquant votre nom complet (et votre signature, le cas échéant) Police d assurance (maison, locataire, automobile ou vie) ou document de renouvellement de l assurance, indiquant votre adresse Acte hypothécaire, contrat de location ou convention de bail Relevé d impôts fonciers Attestation du changement de nom légal et preuve d utilisation ou ancien nom utilisé au cours des 12 derniers mois Avis de cotisation de l Agence du revenu du Canada Carte de membre valide d un organisme professionnel (p. ex., médecin, ingénieur) Document d inscription d une entreprise, indiquant l adresse de l entreprise faisant une demande d assurance Certificat d immatriculation de l Ontario (partie relative à la plaque ou au véhicule) Carte d employé valide Carte syndicale Factures de services publics Carte d identité des Forces canadiennes Certificat de baptême Carte d étudiant Permis ministériel 6