Open Office Calc : Initiation

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1 Open Office Calc : Initiation 1.1 6/12/2010

2 Table des matières I - Découverte de l'interface 5 A.Les barres d'outils... 5 B.Les menus Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Données C.Classeur et feuilles II - Mise en page et impression 19 A.Mise en forme de la "page" En-tête et pied de page Zone d'impression B.Mise en forme du "tableau" Colonnes, lignes, et cellules Mise en forme conditionnelle...22 C.Mise en forme de la "cellule" Formatage Fusionner des cellules III - Données et formules simples 27 A.Recopie de données...27 B.Ajout d'une formule mathématiques IV - Création de graphiques 31 A.Créer un graphique B.Modifier un graphique

3 I Découverte de l'interface I - Les barres d'outils 5 Les menus 6 Classeur et feuilles 18 A.Les barres d'outils Cliquez sur les images pour les afficher en grand. Barre d'outils Barre d'outils Barre d'outils de dessin B.Les menus Menu Open Office Writer 5

4 Découverte de l'interface 1.Fichier Menu > fichier Créer un nouveau document : Fichier > Nouveau ou CTRL + N Ouvrir un fichier : Fichier > Ouvrir ou CRTL + O Ouvrir un document utilisé dernièrement : "Derniers documents utilisés" Enregistrer un document : Fichier > enregistrer ou CTRL + S Enregistrer un document dans un autre emplacement : Fichier > Enregistrer sous Rappel : Arborescence d'un ordinateur 6

5 Découverte de l'interface L'arborescence sous Windows XP L'arborescence sous Windows Vista L'arborescence sous Windows Seven 2.Edition Menu Edition Pour annuler la dernière action : Edition > Annuler ou CTRL + Z 7

6 Découverte de l'interface Pour rétablir une action annulée : Edition > Rétablir ou CTRL + Y Couper (copier et supprimer l'élément précédemment sélectionné) : Edition > Couper ou CTRL + X Copier : Edition > Copier ou CTRL + C Coller : Edition > Coller ou CTRL + V => Ces fonctions sont également disponibles en sélectionnant les éléments et en faisant un clic droit. Sélectionner tous les éléments : Edition >Tout sélectionner : CTRL + A Pour supprimer colonnes ou lignes : Edition > Supprimer des cellules > supprimer ligne entière ou colonnes 3.Affichage Menu affichage Permet le paramétrage de l'affichage de votre logiciel, notamment : affichage des barres d'outils : si vous ne trouvez plus un icône vérifiez ici, si l'icône est coché afficher la barre d'état zoomer ou mettre en plein écran 8

7 Découverte de l'interface Paramétrage de la barre d'outils 9

8 Découverte de l'interface 4.Insertion Le menu "insertion" contient toutes les fonctionnalités qui permettent d'ajouter des éléments à votre page Menu > Insertion Vous trouverez donc : les sauts de pages, et sauts de sections (insertion > saut manuel) les feuilles, 10

9 Découverte de l'interface l'ajout de liens internet (insertion > hyperlien) ou de liens vers un fichier sur votre ordinateur l'affichage d'en-tête et pied de page (insertion > en-tête ou pied de page) l'ajout d'image (insertion > images) l'ajout de colonnes ou de lignes 5.Format Le menu "format" comporte toute les fonctionnalités qui concernent la mise en page : au niveau de la cellule, colonne, ligne au niveau de la feuille et de la page. les styles : ouvrir la fenêtre de gestion des styles Menu > Format Format > Page à développer 11

10 Découverte de l'interface Format > Page >Page Format > Page > En tête / Pied de page 12

11 Découverte de l'interface Format > Page > Classeur Aligner un tableau dans la page : Format > Page > Alignement de la table (horizontal et / ou vertical) 13

12 Découverte de l'interface 6.Outils Vous y trouverez principalement le vérificateur orthographique, et le dictionnaire, et des outils pour une utilisation plus avancée 7.Données Menu > Données Trier 14 Sélectionnez l'ensemble du tableau que vous souhaitez trier, cela afin de ne pas perdre la correspondance des éléments Cliquez sur Données > Trier Si vous avez sélectionné votre première ligne où se trouve les intitulés des colonnes, allez dans option et cochez "la plage contient des étiquettes de colonne" Puis allez dans critères de tri, sélectionnez la première colonne sur laquelle s'effectuera le tri Et cochez la case tri croissant (= ordre alphabétique) ou tri décroissant, Vous pouvez éventuellement choisir une deuxième ou troisième colonne de tri, si cela a du sens pour l'exploitation de vos données. Cliquez sur "OK"

13 Découverte de l'interface Tri des données 15

14 Découverte de l'interface C.Classeur et feuilles Un document calc comme un document excel est considéré comme un "classeur" avec différentes "feuilles". Vous pouvez naviguer entre les feuilles, en bas de page à gauche. Feuilles Remarque Renommez les feuilles, pour gérer vos différents documents calc liés au même thème, : en double cliquant sur le titre ou clic-droit > renommer 16

15 Mise en page et impression II - II Mise en forme de la "page" 19 Mise en forme du "tableau" 20 Mise en forme de la "cellule" 23 A.Mise en forme de la "page" 1.En-tête et pied de page Ajouter un en-tête ou pied de page Edition >En-tête et pied de page En-tête et pied de page 17

16 Mise en page et impression Méthode Sélectionnez en haut l'onglet en-tête ou pied de page Sélectionnez dans la liste déroulante ce que vous souhaitez voir afficher : le nom de la feuille, le nom du document... ou tapez directement ce que vous souhaitez dans les zones "gauche", "centrale" ou "droite". A l'aide des boutons, en bas, vous pouvez modifier la police ou ajouter des éléments automatiquement (nom du document, date..) Valider 2.Zone d'impression Définir une zone d'impression Sélectionnez le tableau ou la zone de tableau que vous souhaitez imprimer Format > Zone d'impression > Définir Une fois votre zone définie, vous pouvez ajouter de nouvelles cellules : Sélectionnez les cellules à ajouter dans la zone d'impression Format > Zone d'impression > ajouter B.Mise en forme du "tableau" 1.Colonnes, lignes, et cellules Modifier la largeur d'une colonne ou la hauteur d'une ligne Il existe 2 méthodes pour modifier la largeur du colonne ou la hauteur d'une ligne : Directement au niveau de la colonne ou de la ligne, pour ajuster la largeur ou la hauteur (la taille s'affiche) Modifier la largeur des colonnes 18

17 Mise en page et impression Modifier la hauteur des lignes Pour modifier précisément toutes les hauteurs ou largeurs de ligne /colonne : Format > Ligne 19

18 Mise en page et impression Format > Colonne 2.Mise en forme conditionnelle La mise en forme conditionnelle permet de paramétrer une mise en forme en fonction de la valeur entrée. Par exemple, je souhaite que toutes les valeurs supérieures à 100 s'affiche en gras et en rouge. Méthode 1. Créez un style comportant l'effet Gras et la couleur rouge 2. Format > Formatage conditionnel 3. Sélectionnez "valeur" ou "formule". (dans notre exemple ce sera valeur) 4. Sélectionnez inférieur, égale... (dans notre exemple ce sera supérieur) 5. Entrez la valeur (exemple : 100) 6. Sélectionnez le style de cellule à appliquer si la condition est remplie 7. et Validez 20

19 Mise en page et impression Format > Formatage conditionnel C.Mise en forme de la "cellule" 1.Formatage Pour accéder à la mise en forme d'une cellule : Format > Cellule Clic droit > Formater les cellules 21

20 Mise en page et impression Formatage cellule Onglet "Protection" Dans cet onglet vous trouverez des fonctionnalités qui vous permettent de : protéger les cellules masquer les formules masquer des formules à l'impression Ceci vous permet de protéger une partie du document si vous devez l'envoyer à quelqu'un. Onglet "Nombres" Permet de sélectionner le format des nombres saisies dans la cellule : format monétaire, date, pourcentage... 22

21 Mise en page et impression Formatage cellule > nombre Onglet "Police" Permet de modifier la police par défaut de la cellule, le style (italique, gras..) et la taille de la police Onglet "Effet de caractères" Permet de modifier la couleur de la police et d'ajouter des effets Onglet "Alignement" Permet de gérer : l'alignement vertical et horizontal des éléments dans la cellule l'orientation du texte (horizontal, vertical, à un angle particulier) de gérer le retour à la ligne du texte, automatiquement d'ajuster la taille de la police à la taille de la cellule Onglet "Bordures" 23

22 Mise en page et impression Permet de gérer : le nombre de bordures, le style, l'épaisseur l'espacement entre le texte et la bordure le style d'ombres Onglet "Arrière-plan" Permet d'ajouter une couleur d'arrière plan (couleur de remplissage). 2.Fusionner des cellules Sélectionner plusieurs cellules que vous souhaitez fusionner (= n'en faire qu'une seule), puis Format >Fusionner les cellules ou icône Fusion de cellules Format > fusionner les cellules Icone Fusion de cellules 24

23 Données et formules simples III - III Recopie de données 27 Ajout d'une formule mathématiques 28 A.Recopie de données Collage spécial Après avoir copier des cellules, vous pouvez faire un "collage spécial" : clic-droit collage spécial ou édition > collage spécial Ceci permet : de sélectionner les types d'informations à coller : date, nombres, formules d'effectuer une opération mathématiques : addition, soustraction... Recopie incrémentée Vous pouvez recopier des éléments d'une cellule en vous positionnant sur le coin bas droit de votre cellule Une petite croix apparaît, Il suffit de cliquer-glisser sur le nombre de cellules où vous souhaitez que le contenu soit copié. Copie de texte S'il s'agit de nombre, la copie sera incrémentée d'1. Ex : je saisie 1, et je glisse sur 5 cellules => cela affiche des nombres jusqu'à 6 25

24 Données et formules simples Copie incrémentée B.Ajout d'une formule mathématiques Somme automatique Sélectionnez les cellules contenant les nombres à additionner, Cliquez sur l'icône "somme" (entouré ci-dessous), Le résultats s'affichera dans la cellule en dessous (sur l'image le résultat s'affichera en B4). Somme automatique Somme, Moyenne ou autre Fonction Pour utiliser une fonction comme somme, moyenne, ou autre : Cliquez dans la cellule où vous souhaitez afficher le résultat, Cliquez sur l'icône assistant fonction (icone "Fx" à côté de la somme) ou Insertion > Fonction..., Sélectionnez la fonction dans la liste déroulante de gauche (par exemple, "moyenne"), Vous pouvez taper la référence de chaque cellule, ou aller les sélectionner. 26

25 Données et formules simples Fonction > sélection de cellules 27

26 Création de graphiques IV - IV Créer un graphique 31 Modifier un graphique 32 A.Créer un graphique Méthode Un graphique peut être créé automatiquement à partir d'un tableau de données Placez votre curseur dans la cellule ou vous souhaitez voir le graphique, Insertion > Diagramme Sélectionnez le type de diagramme : colonnes, camembert... Cliquez sur "suivant" Cliquez sur l'icône à droite de la fenêtre "sélectionner" : vous pouvez alors sélectionner les cellules sur votre doc calc Sélectionnez si vous souhaitez vos données en lignes en colonnes derrière la fenêtre vous voyez l'aperçu du graphique se créer, et se modifier selon les options que vous sélectionnez Vérifiez que le graphique correspond à ce que vous voulez rendre Sélectionnez si vous souhaitez que votre première ligne ou que votre colonne serve "d'étiquette" c'est à dire de légende Cliquez sur suivant Vous pouvez changer l'ordre des "étiquettes" ou en supprimer si vous ne souhaitez pas qu'elles apparaissent sur le graphique Cliquez sur suivant Saisissez le titre, et sélectionnez où placer la légende. Vous pouvez ensuite : modifier la taille de votre graphique, le déplacer dans la feuille, déplacer le titre ou la légende dans le bloc titre. 29

27 Création de graphiques B.Modifier un graphique Modification de données dans le tableau Il suffit de modifier les données et d'appuyer sur entrée, Le graphique se met à jour automatiquement. Ajout de données Si vous ajoutez lignes et colonnes dans votre tableau, cliquez sur le graphique, cliquez droit sur "plage de données", resélectionnez tout votre tableau, et validez les modifications. 30