61². Service interétablissements de coopération documentaire

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1 61² Service interétablissements de coopération documentaire Rapport d activité année 2012

2 Rapport d activité du SICD pour l année 2012, rédigé par Cécile Berthon, Cécile Clarac, Loïc Ducasse, Sylvie Fayet, Marie-Dominique Heusse, Sandrine Jambert, Agnès Laur, Marielle Mouranche, Catherine Roussy, Eugénie Vanderplancke, Bénédicte de Volontat. Août 2013

3 INTRODUCTION... 4 LE RESEAU DOCUMENTAIRE DE L UNIVERSITE DE TOULOUSE ET L ACTION DU SICD... 5 LE PERIMETRE DU RESEAU EN PRINCIPAUX OBJECTIFS ET REALISATIONS... 6 LES MOYENS... 7 Les ressources humaines... 7 Les moyens financiers... 8 L ACTIVITE DES SERVICES ET DU RESEAU INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE Vie du service Organisation du service Budget Assistance aux bibliothèques du réseau Infrastructure informatique Système de gestion Horizon Extension du réseau Gestion courante Réinformatisation Interfaces publiques Catalogue public ARCHIPEL Outil de découverte ARCHIPEL Service de référence en ligne «Une question?» Moissonneur d archives ouvertes Epure Tolosana Site Web du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse Site Web du CRFCB Midi-Pyrénées/Languedoc-Roussillon Intranet du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse SUDOC Monographies Centre régional SUDOC-PS DOCUMENTATION ELECTRONIQUE LA FORMATION DU RESEAU Organisation de la journée réseau Formations réseau Les formations dispensées Organisation FONDS ANCIENS ET NUMERISATION Fonds anciens Conservation Acquisitions et mouvements des collections Communications et recherches bibliographiques Mise en valeur Formation et activité de conseil Objectifs La numérisation URFIST Contexte et moyens Cadre institutionnel et fonctionnel Personnel Locaux et parc informatique Budget Objectifs de l année Bilan des activités de formation Stages de formation continue Formations dans les cursus Autres actions de formation Projet de recherche CRFCB MIDI PYRENEES LANGUEDOC ROUSSILLON Contexte et moyens Cadre institutionnel et fonctionnel... 37

4 Personnel Locaux et parc informatique Budget Objectifs de l année Bilan des activités de formation CHIFFRES-INDICATEURS-ANNEXES INFORMATISATION ET INTERFACES DE RECHERCHE SUDOC CENTRE REGIONAL STATISTIQUES ARCHIPEL STATISTIQUES SITE RESEAU DES BIBLIOTHEQUES STATISTIQUES SITE TOLOSANA RESSOURCES ELECTRONIQUES LIVRE ANCIEN FORMATION JOURNEE RESEAU DES BIBLIOTHEQUES COMMUNICATIONS, PUBLICATIONS, PARTICIPATION A DES COMITES SCIENTIFIQUES ORGANIGRAMME SICD

5 Introduction Inscrite depuis quatre ans maintenant dans le cadre du PRES, l action du SICD se déploie en cohérence avec les objectifs et les valeurs que se fixe l Université de Toulouse en matière de coopération et de mutualisation. Une très grande partie des actions présentées dans ce rapport d activité concerne le maintien et l amélioration du bon fonctionnement des outils communs au réseau des bibliothèques, ou encore correspond à des projets nouveaux liés aux progrès technologiques, ou souhaités par le réseau et validés par les établissements. Cependant la politique nationale de l Enseignement supérieur et de la recherche, qui a connu une actualité dense en 2012, influe sur l activité des universités et écoles qui constituent l Université de Toulouse, et a donc un impact direct ou indirect sur le réseau des bibliothèques, et sur l action et la réflexion de ses différents acteurs. Ainsi le processus de révision du dossier toulousain pour l Idex, qui a duré plusieurs mois, a été l occasion de réinterroger la volonté des établissements d avancer ensemble sur ce projet, et a permis de conforter les décisions sur le renforcement du caractère coopératif de l Université de Toulouse ainsi que sur la nature fédérale de sa structure. L organisation du réseau des bibliothèques est confortée par ces choix politiques, au point d apparaître comme l une des réalisations les plus abouties de la politique de site en Midi-Pyrénées et à ce titre, le SICD a été invité à présenter son modèle d organisation dans d autres régions qui ont aujourd hui à mettre en œuvre un dispositif semblable. Un autre temps fort de l année a été la tenue des Assises de l enseignement supérieur et de la recherche, qui ont permis la tenue de débats nombreux, accompagnés de la production de contributions en grand nombre par les différents acteurs du système universitaire. Les directeurs des services des bibliothèques toulousains ont décidé de saisir cette opportunité pour rédiger en commun un texte fort, qui rappelle la place essentielle que jouent les bibliothèques pour la réussite des étudiants et pour la performance de la recherche C est sur l ensemble de ces bases désormais stables que pourra maintenant se définir et se construire le projet stratégique du site notamment en matière de politique documentaire qui devra être élaboré au cours de l année dans la perspective du prochain contrat quinquennal. 4

6 Le réseau documentaire de l Université de Toulouse et l action du SICD Le périmètre du réseau en 2012 Le réseau s est enrichi en 2012 de deux bibliothèques d écoles d ingénieurs, l Ecole des Mines d Albi-Carmaux (EMAC) et l Ecole Nationale de l Aviation Civile (ENAC), apportant à notre communauté une plus grande diversité de ressources et d usagers. Présent dans tout Midi- Pyrénées, le réseau des bibliothèques universitaires de l Université de Toulouse est avec ses 61 bibliothèques le plus important réseau universitaire de France. Désignation Nombre de bibliothèques Localisation Université de Toulouse 1 Université de Toulouse 2 13 bibliothèques dont 8 Centres de Recherche qui signalent uniquement leurs fonds 26 bibliothèques avec l intégration de l IUFM et de l IUT de Blagnac Toulouse et Rodez Toulouse, Figeac, Foix, Montauban, Auch, Cahors, Rodez et Tarbes Université de Toulouse 3 9 bibliothèques Toulouse, Castres et Tarbes Institut National Polytechnique 5 bibliothèques avec l intégration de la bibliothèque de l ENVT Toulouse et Tarbes INSA 2 bibliothèques Toulouse EPA Champollion 3 bibliothèques avec la création d une bibliothèque à Castres Albi, Rodez et Castres 5

7 ISAE 2 bibliothèques Toulouse Ecole des Mines 1 bibliothèque Albi ENAC 1 bibliothèque Toulouse SICD Livre Ancien 1 bibliothèque Toulouse Le réseau des bibliothèques animé par le SICD est cependant plus étendu que le seul périmètre des bibliothèques informatisées, puisqu il comprend également celles qui participent à la mutualisation des achats de documentation électronique, et/ou bénéficiant d autres services (formation, expertise etc.) Principaux objectifs et réalisations Le SICD a fourni une activité intense en matière d outils d informatique documentaire et d interfaces de recherche, que ce soit pour améliorer l existant ou pour créer des dispositifs et des services nouveaux. L année 2012 a ainsi vu l aboutissement de projets instruits l année précédente, comme la mise en œuvre de l outil de découverte Archipel plus, qui représentait à la fois la pièce manquante de l architecture informatique actuelle et la préfiguration de ce que sera le système de nouvelle génération sur lequel nous avons commencé à travailler en parallèle. Des modules très utiles pour les lecteurs comme l envoi des rappels par mail ou la possibilité de réserver un document en ligne sont devenus opérationnels. La refonte de la plateforme Tolosana, qui propose désormais des fonctionnalités de recherche très larges, ou l amélioration d interfaces comme Lirel ou Epure concourent à une amélioration déterminante de la qualité des services que le réseau des bibliothèques propose aux étudiants et aux enseignants-chercheurs. L offre de contenus numériques s est elle aussi fortement développée. La poursuite et le développement de la mutualisation des achats de documentation électronique continue à porter ses fruits au bénéfice des bibliothèques elles-mêmes grâce aux économies financières réalisées, et des usagers qui peuvent ainsi trouver une offre multipliée. On peut signaler à cet égard le travail de repérage réalisé par le SICD au moment de la préparation du dossier de candidature à l Idex : on a comparé les ressources du site de Toulouse Midi-Pyrénées avec celles de l université de Californie, l une des deux universités de rang mondial que Toulouse s est explicitement fixées pour modèle : si le nombre total de ressources et les budgets correspondants sont incontestablement plus importants chez la deuxième, l analyse fine montre que, s agissant des ressources scientifiques majeures, la première n a pas réellement à rougir de la comparaison. L offre de contenus électroniques est complétée par la mise à disposition des publications de recherche en open acces des auteurs rattachés à l Université de Toulouse, rendues visibles via Epure, et par le développement de corpus de textes numérisés dans Tolosana. En parallèle avec ses missions sur les outils et les contenus, le SICD consacre beaucoup d attention à la vie du réseau et son animation. Cette exigence découle pour partie du contraste entre le nombre toujours croissant des acteurs du réseau (plus de 300 ) et la faiblesse de celui des personnels du service (30 au total), mais aussi de la nécessité de proposer un cadre de fonctionnement commun et une conduite de projets cohérente à une quinzaine établissements qui ont chacun leur autonomie et leurs particularités. De là viennent des principes d organisation, que l on cherche sans cesse à perfectionner, comme les réunions régulières des directeurs, la création de groupes de travail ad hoc (en 2012, le groupe pilote sur la réinformatisation), la journée réseau de juin, le helpdesk ou le nouvel intranet. Ces actions contribuent à créer des liens forts entre les personnels des divers établissements, et 6

8 permettent aussi l émergence de propositions de leur part, comme des améliorations d outils et la création ou la mutualisation de nouveaux services : le déploiement du service «Une question?» en est une très bonne illustration En matière de formation, une autre des missions du SICD, 2012 a été une année particulièrement riche en débutant avec le rattachement au PRES du Centre Régional de Formation aux Carrières des Bibliothèques, compétent pour les deux régions Midi-Pyrénées et Languedoc-Roussillon (comme l est également l URFIST), et précédemment rattaché à l université du Mirail. Ce rattachement a permis d intensifier la recherche de synergie entre URFIST et CRFCB, qui avait commencé les années précédentes sur une base informelle. L année a été aussi marquée par le gros travail de préparation de l installation du pôle formation, constitué de l URFIST, du CRFCB et des formations réseau organisées par le SICD dans les nouveaux locaux de la Maison de la Recherche et de la Valorisation du PRES, sur le campus de Rangueil, prévue pour Le déménagement prévu aura l avantage, outre le rapprochement physique des trois entités dans des locaux contigus, de faciliter les collaborations avec les autres composantes installées sur le site, par exemple entre l URFIST et le Collège des écoles doctorales. De manière générale, les collaborations avec les autres départements et services du PRES, qui marquent notre fonctionnement depuis 2008, se sont poursuivies en 2012 : ainsi avec le Service numérique de l université de Toulouse pour l hébergement de nos serveurs, avec le service des marchés, le service Communication ou les départements chargés de la recherche et de la formation et vie étudiante. De par les missions confiées au SICD, les modes de fonctionnement et de conduite de projet mis en place, la nature des opérations conduites au fil des années, les personnels du service ont acquis un très haut niveau d expertise dans les différents champs de compétences correspondants et concourent ainsi au rayonnement du service à l extérieur. C est ainsi que le premier groupe de travail national sur le futur système informatique ( ), créé à l initiative du SICD, est resté dans les annales sous le nom de «groupe de Toulouse», avant de passer dans le giron de l ABES. Des responsables de service sont régulièrement sollicités pour des interventions, des participations à des groupes de travail nationaux, ou encore des expertises dans le domaine du patrimoine écrit par exemple. On peut aussi citer dans ce registre l étude menée en partenariat avec les Observatoires des trois universités et de l EPA Champollion sur le lien entre l emprunt de documents et la réussite en Licence, qui a démontré pour la première fois en France le lien très fort entre emprunt en BU et réussite des étudiants 1. Un évènement marquant de l année 2012, enfin, a été la tenue à Toulouse du congrès annuel de l Association des directeurs et personnels de direction des bibliothèques universitaires et de la documentation (ADBU), dont l organisation matérielle a été assurée par le SICD ; Du 5 au 7 septembre 2012, trois cents personnes ont assisté, au Centre de congrès Pierre Baudis, au congrès de l association et à la journée d études sur l évolution des métiers dans les bibliothèques universitaires. Les moyens Les ressources humaines Avec le rattachement du CRFCB au 1 er janvier 2012, le SICD comprenait à cette date 26 personnels titulaires dont deux en congé de longue maladie 2 -, soit quatorze personnels de la filière bibliothèque ou ITRF assimilés BAP F, un enseignant-chercheur (Urfist), trois ingénieurs informaticiens, un technicien informatique, deux ITRF numérisation, deux techniciens d art et trois personnels administratifs. Le service emploie aussi des personnels Le technicien informatique et un adjoint administratif 7

9 contractuels : un responsable administratif et financier sur rompus, et neuf contractuels ou vacataires sur budget propre : 0,7 ETP au centre régional du Sudoc-PS ; 1 ETP sur 8 mois, 0,57 ETP sur l année et des vacataires pour un total de 1170 heures au Service du Livre ancien ; 1 ETP ingénieur statisticien pendant 6 mois pour l étude sur emprunt et réussite ; 0,2 ETP pour la maintenance informatique ; et enfin au CRFCB, une mise à disposition par l université du Mirail pendant 6 mois suivie par le recrutement d un ETP contractuel durant 4 mois. Le début de l année a vu aussi un remaniement important de l organisation interne avec la mise en place d un nouvel organigramme plus lisible faisant apparaître quatre grands pôles d activité : informatique documentaire, qui a regroupé les anciens services Horizon et Système d information et de publication ou SIP contenus numériques, c'est-à-dire à la fois l acquisition de ressources (service documentation électronique) et la production avec l activité de numérisation patrimoine et livre ancien et enfin le pôle formations, qui rassemble l URFIST, le CRFCB et les formations pour le réseau des bibliothèques La fonction d animation et de coordination du réseau, qui était précédemment assurée par le service Horizon est devenue une mission transversale au niveau de la direction, et assurée par l adjointe au directeur 3. Comme tous les ans, un accent particulier a été mis sur la formation continue des agents du service, afin de maintenir leurs compétences professionnelles au meilleur niveau possible. Les moyens financiers Sur l année 2012, ont été dépensés par les différents centres de responsabilités du SICD, à mettre en perspective avec les prévus en recettes et en dépenses au budget primitif. L augmentation par rapport à 2011 vient du rattachement du CRFCB au SICD à compter du 1 er janvier 2012, alors que dans le même temps les dotations d autres CR étaient en baisse. La différence de montant entre le budget voté et le budget exécuté s explique pour l essentiel par des recettes nouvelles qui ont été rattachées par DBM en cours d année. Le taux moyen d exécution du budget s établit à 94,65%, avec une amplitude qui va de 56,6% à 99,74%. Répartition du budget global du SICD - année % 4% 75% 4% 2% 12% Administration et pilotage Livre Ancien Informatique documentaire Docelec Urfist CRFCB 3 Cf. organigramme en annexe 8

10 Comme les années précédentes, l analyse des couts de fonctionnement par projet a été menée et permet de mesurer la charge respective de chacun (les dépenses de documentation électronique ont été enlevées pour maintenir la lisibilité du graphique). Analyse des coûts par projet (hors documentation électronique) année 2012 OUTILS PORTAIL WEB (DRUPAL, SUMMON) SUDOC CENTRE REGIONAL SUDOC SFX REFERENCE VIRTUELLE NUMERISATION HORIZON FORMATION CRFCB FORMATION URFIST FONCTIONNEMENT GENERAL FONCTIONNEMENT CFCB FONCTIONNEMENT URFIST FONCTIONNEMENT INFORMATIQUE DOC FONCTIONNEMENT LIVRE ANCIEN PROJETS NATIONAUX CONSERVATION CATALOGAGE livre ancien Note : le fonctionnement général regroupe les dépenses non ventilées entre les projets : affranchissement, téléphone et reprographie, fournitures, maintenance hors Horizon, déplacements et réceptions. Les projets nationaux correspondent à la participation du SICD et de ses agents à des groupes de travail d intérêt général pilotés par le ministère, les associations professionnelles ou d autres organismes à vocation nationale. Le montant est majoré en 2012 par la subvention accordée par la DGSIP pour l étude lecture-réussite. 9

11 L activité des services et du réseau Informatique documentaire Vie du service Organisation du service L année 2012 a été marquée par la fusion des services Informatisation et Système d information et de publication, dans un objectif de meilleure synergie des projets et des équipes. La responsabilité de ce service fusionné a été assurée par le responsable de l ancien service SIP jusqu à la mi-juillet, date de son départ par suite d une demande de mise en disponibilité. Son successeur, nouvellement sorti de l Ecole nationale supérieure des sciences de l information et des bibliothèques, a été nommé au 1 er juillet. Au 31 décembre 2012, le nouveau service comprend donc neuf agents représentant 8,1 ETP, soit quatre issus de la filière bibliothèque (une bibliothécaire assistante spécialisée, deux bibliothécaires et un conservateur), quatre autres de la filière ITRF (une technicienne BAP F et trois ingénieurs d étude BAP E, à savoir un administrateur de systèmes d information et deux ingénieurs en développement et déploiement d applications) et une contractuelle sur un poste de la filière bibliothèque. Dans la perspective d une réinformatisation du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse et plus particulièrement de l adoption d un système unifiant la gestion des ressources papier et électronique, la fusion de ces deux services a tout son sens puisqu elle abolit la distinction entre les tâches d administration du SIGB et celles d administration des outils de gestion des ressources électroniques (SFX) et des interfaces de recherche (l outil de découverte Summon, notamment), ainsi que la distinction qui prévalait entre projets anciens et projets nouveaux. Toutefois la fusion de ces services, pour être pleinement efficace, doit encore s accompagner d un travail sur les fiches de poste des agents. Si un transfert de compétences a commencé en 2012 en prévision du départ à la retraite à l été 2013 de l administrateur de systèmes d information, un des objectifs de l année consistera à faire évoluer cette organisation de manière concertée dans le sens d un meilleur partage des connaissances et des compétences. Budget Les recettes, se sont élevées à ,35 en 2012 ; le montant prévu au budget primitif était de ,56. Les titrés comme prestation correspondent à la participation de l Abes au financement de la gestion du CR Sudoc-PS ( ; seuls avaient été inscrits au BP au titre des «Autres subventions») et au prix de la prestation réalisée par le SICD pour la réinformatisation de la bibliothèque de l Ecole nationale de l aviation civile (ENAC). Les ,35 correspondent quant à eux à la refacturation aux établissements de l abonnement au Service de référence virtuelle RefChatter/RefTracker, du coût de la participation au réseau Sudoc et de la maintenance du système de gestion Horizon, les restant étant la part réservée au service Informatique documentaire de leur dotation au SICD Réserves Prestations Produit activités annexes Ministère, crédits spécifiques Autres subventions TOTAL BP , , , , ,00 Recettes exécutées , , , , ,35 10

12 Les dépenses du budget exécuté 2012 du CR 4513, le centre de responsabilités correspondant aux activités du service Informatique documentaires, se sont élevées à ,90 ; les dépenses prévues au budget primitif étaient de ,56. Général Horizon Réinformatisation Sudoc-PS Sudoc Summon SRV SFX TOTAL BP , , , , , , , , ,56 Dépenses exécutées , , , , , , , , ,90 Cette différence s explique par le fait que certaines dépenses n ont pas été réalisées, notamment l achat d un nouveau serveur pour le catalogue public HIP, qui avait été budgété à hauteur de : de concert avec le Service numérique de l Université de Toulouse (SNUT, ex-ciut), préférence a été donnée à une migration de cette application sur un serveur virtuel installé sur un serveur physique implanté dans l infrastructure du SNUT, au sein du Pôle de services numériques (PSN) de l Université Toulouse-3. Ce ne sont donc que 2755,17 qui ont été payés au titre d une prestation de virtualisation des serveurs. A l inverse, le service a eu à faire face à certaines dépenses non anticipées à l automne 2011, comme le passage d une durée de dix à douze mois du contrat de la personne chargée d assister la responsable du Centre régional Sudoc-PS. Par ailleurs, une partie des dotations aux amortissements des serveurs, qui étaient jusque-là incluses dans le budget du CR 4511, celui des affaires générales, ont été payées sur le budget du CR 4513, et cela, par souci de cohérence, les serveurs concernés supportant des applications administrées par le service. Le budget 2012 offre donc une vue fidèle du coût de l informatique documentaire pour le réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse (hors masse salariale des agents titulaires du service). A cet égard, on ne peut que rappeler le fait que l extension régulière depuis 2008 du périmètre logiciel du système d information du réseau (2008 : acquisition de licences d un outil de reporting ; 2009 : acquisition d un logiciel de type résolveur de lien ; 2011 : abonnement à un service de référence virtuel ; 2011 : abonnement à un outil de découverte) a obéré les finances du SICD. En effet, si l abonnement au service de référence virtuel fait l objet depuis le départ d une refacturation auprès des établissements du réseau, il n en va pas de même en ce qui concerne les autres applications. Or, la part de la dotation des SCD affectée à l informatique documentaire n a pas augmenté dans les mêmes proportions, ce qui pose très clairement la question de la pérennité du financement de ces applications 4 et, au-delà, du calcul d un coûtcible pour le futur système de gestion, qui, on le sait déjà, sera basé sur un abonnement annuel. Assistance aux bibliothèques du réseau L année 2012 a été marquée également par l entrée en service d un outil de type helpdesk ou «centre d assistance», que le SICD partage avec le SNUT. Ce helpdesk, basé sur une solution open source, OTRS, très largement diffusée dans le monde des entreprises comme en milieu académique, visait à : rationaliser l organisation du travail au sein du service par la régulation du flux des demandes, qui, jusque-là, arrivaient par téléphone ou par courriel : désormais, les agents sont en capacité de prioriser le traitement des demandes ; améliorer le traitement et le suivi des demandes : les «tickets» créés par les correspondants dans les bibliothèques du réseau sont visibles par tous les agents du service, ce qui permet d y répondre, même en cas d absence des personnes en charge des modules ou des outils concernés, et, surtout, les tickets restent ouverts jusqu à leur résolution définitive, ce qui garantit qu aucune demande ne peut être oubliée, y compris, d ailleurs, par la bibliothèque émettrice ; 4 L acquisition du résolveur de liens SFX et le paiement des trois premières années de maintenance devaient être financés sur le fonds d amorçage du PRES et la maintenance des années suivantes refacturées aux établissements utilisateurs de l outil, ce qui n a été pas le cas en 2012 et ne le sera pas davantage en

13 identifier de manière plus fine la nature des demandes transmises au service en vue d améliorer, le cas échéant, les procédures et supports de formation ; évaluer la charge de travail induite par le traitement de ses demandes. OTRS n a été déployé que progressivement dans le réseau, d abord à l Université Toulouse-2 le Mirail à partir de la seconde moitié de janvier, puis dans le reste du réseau à partir du mois de mars, ce qui signifie que les statistiques obtenues ne portent pas tout à fait sur une année normale de fonctionnement. Elles n en constituent pas moins un révélateur précieux de l activité du service Informatique documentaire, qui a ainsi reçu et traité, grâce à cet outil, 761 demandes en Sans surprise, ces 761 demandes proviennent principalement des trois universités toulousaines, l Université Toulouse-2 représentant à elle seule 40% des demandes, les universités Toulouse-3 et Toulouse-1 près de 20% chacune. Les autres établissements représentent pour leur part entre 1,6% (le CUFR Jean-François Champollion) et 6% (l INP) du total demandes, ce qui dans certains cas traduit une assez nette sous-utilisation du helpdesk au profit des outils plus traditionnels que sont le téléphone et le courriel. Les demandes concernent principalement Horizon comme en atteste le fait qu un peu plus de 70% des demandes ont été créées dans la «file» Horizon du helpdesk. Si une analyse qualitative des 170 premiers tickets créés corrobore globalement ce constat, elle offre également des résultats plus précis, qui font apparaître que : un peu plus de 30% des demandes ont pour objet le signalement d un problème, dont près de la moitié concerne des dossiers d usagers non importés ou comportant des erreurs à corriger ; près de 12% des demandes consistent en des demandes de fourniture de listes ou de statistiques ou d évolution fonctionnelle de l outil de reporting ; un peu moins de 9% des tickets créés sont des demandes de mises à jour des listes de diffusion ou relèvent, plus généralement, de l animation du réseau ; 7% des demandes sont des demandes de réservation de douchettes d inventaire et/ou de création de codes d inventaire. Si le temps de résolution des demandes est difficile à calculer, dans la mesure où les tickets restent souvent ouverts pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines, après résolution du problème ou prise en compte de la demande, il est possible de mesurer la réactivité du service Informatique documentaire en évaluant le temps écoulé entre le moment de la création du ticket et celui de la création de la première réponse. Cet intervalle est en moyenne de deux jours, avec un temps de réponse qui est même inférieur à la demi-journée pour les messages de niveau 5, les plus urgents, qui correspondent dans les règles de fonctionnement du service à une situation bloquante («panne» du catalogue, interruption du prêt, etc.). Sans doute serait-il possible, en révisant cette nomenclature et en engageant les établissements du réseau à utiliser les différents niveaux d alerte à leur disposition (le niveau 3, niveau par défaut, concentre plus de 79% des demandes), de proposer des temps de réponse garantis, ce qui constituerait une piste d amélioration intéressante. Avant cela, d autres pistes, plus aisées et plus rapides à mettre en œuvre, devront être explorées en 2013 pour favoriser la diffusion du helpdesk, qui reste inégale suivant les établissements : amélioration du formulaire de saisie côté demandeur avec la possibilité de mettre en copie un collègue, élargissement du nombre de personnes utilisatrices pour répondre aux besoins des petits établissements, élaboration d un support de formation, etc. Infrastructure informatique Changements de serveurs : Les opérations initiées à la fin de l année 2011 avec le changement du serveur supportant la base de données Horizon et son installation dans l infrastructure du SNUT, ont été poursuivies en 2012 avec l installation dans cette même infrastructure du serveur Déméter, utilisé notamment pour la bibliothèque numérique et le moissonneur d archives ouvertes, et la migration sur des machines virtuelles sous distribution Linux du résolveur de liens SFX et de l opac HIP. A la fin de 12

14 l année 2012, il ne reste plus qu un seul serveur de production, un serveur Windows utilisé pour l outil de reporting, dans l infrastructure de PSN. Le rapatriement de nos applications dans l infrastructure du SNUT devrait donc être achevé en 2013, probablement par une dernière opération de virtualisation. Comme précédemment signalé, ces opérations ont permis au SICD de réaliser de substantielles économies, mais aussi de garantir un niveau de sécurité plus important pour nos applications, surtout rapporté à la baisse constante de la qualité des services offerts par le PSN observée au cours des derniers mois. Par-dessus tout, ces opérations ont contribué à renforcer de manière plus étroite encore la collaboration nouée avec le SNUT dans le cadre du Système de gestion de cartes (SGC) ou de l import des adresses mail institutionnelles de l annuaire UNR, et, ce faisant, à faire du SICD et du SNUT deux véritables partenaires au sein du PRES Université de Toulouse ; Migration des boites mail : les boites mail des agents du SICD ont été migrées au cours de l année du serveur Pégase vers le système de messagerie du BUT ; Système de gestion de cartes : les informaticiens du service ont participé avec le SNUT et les DSI des établissements à l élaboration du CCTP pour le nouveau marché des cartes MUT. Les réponses n ayant pas été jugées satisfaisantes, le marché a été déclaré infructueux. Un nouveau CCTP sera rédigé en 2013, à la rédaction duquel le service sera encore associé. Système de gestion Horizon Extension du réseau Mines Albi Décidée fin 2010, conduite en 2011, l opération de réinformatisation du centre de documentation de l Ecole des mines d Albi-Carmaux s est achevée en janvier 2012 avec l ouverture du prêt, grâce à l appui de l administratrice de données de circulation du SCD du CUFR Jean-François Champollion. ENAC L informatisation de la bibliothèque de l ENAC s est achevée en La dernière phase comprenait l accompagnement en amont pour la création de lot d exemplaires multiples directement en base Horizon : l opération a été menée par SirsiDynix en avril. Les paramétrages définitifs des règles de prêt ont été finalisés lors du premier semestre. En juin 2012 a eu lieu l installation d Infomél et les imports de fichiers lecteurs de l ENAC, selon une procédure spécifique, l ENAC ne versant pas ses données usagers dans le SGC du PRES. L ouverture du prêt a eu lieu comme prévu en juillet Après quelques traitements supplémentaires nécessaires (procédure d import, gestion des «prêts promo»), dus à l intégration de multiples promotions d étudiants tout au long de l année, la phase finale de l accompagnement des nouveaux acteurs ENAC dans le réseau (suivi des présentations réseau, dernières sessions du plan de formation) s est poursuivie jusqu à fin En 2013, l ENAC intègrera le module bulletinage. Gestion courante Administration générale Changement de version : l année 2012 a été synonyme pour Horizon, ainsi que pour HIP, le catalogue public, d un changement de version et en l occurrence, d un passage, pour le premier nommé, de la version 7.4 à la version 7.5, dont l un des principaux atouts est sa compatibilité avec le système d exploitation Windows 7. Ce changement de version, qui n a nécessité qu une journée d interruption du service, est intervenu le 13 juillet. 13

15 Récupération des adresses mail institutionnelles : les correspondants Informatique et libertés des établissements du réseau ont donné leur accord à la récupération des adresses mail institutionnelles des étudiants, enseignants-chercheurs et personnels. Toutefois, ces adresses ne remontant pas du SGC, elles doivent être importées de l annuaire LDAP UNR pour les établissements qui y figurent, ou des annuaires LDAP particuliers pour ceux qui n y figurent pas (le CUFR Jean-François Champollion notamment), puis mises en correspondance avec les dossiers issus du SGC, ce qui donne un taux de recouvrement qui est de l ordre de 90% aujourd hui. La coexistence de ces deux sources est d autant plus problématique que l annuaire LDAP UNR est mis à jour avec un décalage par rapport aux nouvelles créations de dossier : ainsi, un étudiant qui s est inscrit dans un nouvel établissement en septembre, peut continuer, plusieurs semaines après, à apparaître dans l annuaire LDAP UNR avec l adresse de son ancien établissement, ce qui est la source de nombreuses difficultés de gestion pour les bibliothèques du réseau. Cartes MUT : un changement de technologie des cartes MUT utilisées par l Université Toulouse-1 a nécessité l installation du logiciel OneReader Pro aux banques de prêt des bibliothèques de l Arsenal, de la Manufacture et de Garrigou, afin de pouvoir supporter indifféremment la lecture des cartes MUT basées sur la technologie BMS2 ou BMS1. La création des cartes MUT lors des inscriptions universitaires 2011 et 2012 s est accompagnée de la génération de codes-barres non conformes, et donc inexploitables par Horizon. La société Horoquartz, titulaire du marché, est intervenue pour corriger ces dossiers en générant de nouveaux codes-barres pour les porteurs concernés. Cette intervention, qui a été réalisée avec succès dans la majorité des cas, s est traduite, cependant, par la création de 300 doublons de codes-barres entre les divisions CASTRES et SCIENCES, qu il a fallu pister. Inventaires : une assistance technique a été apportée aux bibliothèques du réseau à l occasion des 21 inventaires organisés du mois de mai au mois de septembre 2012, suivant une procédure modifiée. A cette occasion, ont été rédigées de nouvelles procédures. Le transit des huit douchettes d'inventaire mises à disposition des 61 bibliothèques du réseau devenant problématique, l'achat de matériel d'inventaire supplémentaire (douchettes, socles) a été validé. Acquisitions Déploiement du module acquisition : deux nouvelles bibliothèques ont préparé leur entrée dans le module acquisitions en La bibliothèque LLCE du centre de langues multimédia de l'université du Mirail et la bibliothèque universitaire de Rodez (Jean- François Champollion). La présentation du module et la réflexion entamée à l'automne se sont concrétisées avec le paramétrage des budgets et des catégories statistiques d'acquisition fin 2012, pour un début d'utilisation du module avec la nouvelle année budgétaire Archivage des bons de commande : le chantier d'archivage des bons de commande 2009 et la purge du module des suggestions ont eu lieu fin août Changement d année budgétaire : le changement d'année budgétaire, fin 2012, a été l'occasion de contrôles et correctifs de plus en plus indispensables avec l'augmentation des bibliothèques ayant intégré le module acquisitions. Il permet de fournir des données fiables pour l'édition des statistiques annuelles, extraites en début d'année suivante. Ce travail s'est fait en étroite collaboration avec les administrateurs de données d'acquisition. Les administrateurs de données d acquisition se sont réunis de manière plénière une fois au cours de l année. Périodiques 2012 a vu l achèvement du travail de mise à jour des fiches Horizon et Sudoc, ce qui n a pas empêché la gestion du module d être très prenante, d autant plus que, pour ce module, les établissements ont continué à solliciter le SICD par mail et par téléphone, malgré la mise en place du helpdesk. Par ailleurs, trois réunions ont eu lieu durant l année avec les administrateurs périodiques. 14

16 Deux chantiers spécifiques ont également occupé une bonne partie de 2012 : le traitement de plus de 300 notices de périodiques présentant un ISSN identique dans Horizon. Chaque cas a été étudié et transmis aux bibliothèques concernées, soit 40 divisions, ce qui a été l occasion de mettre à jour les contacts «périodiques» de chaque division. le traitement des notices de collection, le but assigné ayant été de délocaliser les RCR de l ILN 067 des notices Sudoc pour nettoyer Horizon de plus de notices. Ce chantier a été long car certains établissements manquaient de temps pour traiter ces listes. Au final on ne devrait conserver qu environ 500 notices derrières lesquelles des bibliothèques bulletinent. Le travail se terminera en Catalogage En 2012 le travail de gestion courante s est poursuivi autour des activités de contrôle qualité, de dédoublonnage et de maintenance des bases notices bibliographiques et autorités. A ce titre, il a également été procédé à des mises à jour du profil d importation Sudoc et de Transformarc, ainsi que des paramètres de syntaxe et de validation du catalogue suite à des évolutions d Unimarc. Il est à noter que le transfert des données Arsenal/Mirail s est poursuivi dans le cadre du déménagement des collections, ce qui a nécessité création de requêtes, élaboration de listes, changements de statuts et de localisations dans le Sudoc et dans Horizon. Les mêmes opérations ont été réalisées dans le cadre de la constitution du Centre de ressources en langues du Mirail. L année 2012 a été également rythmée par : le lancement ou le suivi de chantiers spécifiques relatifs : o o aux notices d autorité, avec la réimportation à l été 2012 de l ensemble des autorités Sudoc ; à la base bibliographique, avec le démarrage de travaux au long cours sur les thèses sans exemplaires dans Horizon, ce qui représente notices environ dont certaines sont également en doublon, et sur les notices de collection ; des opérations de reprise de données, pour le compte du CDDP de Foix, par exemplarisation automatique dans le Sudoc sur la base de l ISBN (1490 exemplaires traités sur 2272 transmis), ou pour celui de l Ecole des Mines d Albi-Carmaux, par élaboration d une table de correspondance des champs Kentika en Unimarc (2762 rapports de stage ont ainsi pu être chargés dans Horizon) ; des opérations d enrichissement portant sur les ressources électroniques Cyberlibris (importation annuelle après retraitement, via un profil d importation particulier), et Springer, par localisation puis exemplarisation automatique a été jalonné par la tenue de trois réunions d administrateurs de données de catalogage, dont l une conjointe avec les correspondants STAR du Sudoc. Circulation Relances par mail : amorcé en 2011, le déploiement d Infomél, l utilitaire, qui, couplé à Horizon d une part et à un client de messagerie d autre part, génère les courriels de relances et de notifications, s est poursuivi dans le réseau (Sciences, Santé, OMP, Mirail, INSA), à la faveur du projet de mise en place des réservations en ligne dont il était un des prérequis techniques. Grâce à cela, les relances par courriel, envoyées à l adresse institutionnelle des usagers, ont remplacé, sauf pour les dernières lettres de rappel, les relances sous forme papier. Il est à noter qu un informaticien de la DSI de l Université Toulouse-1 a développé en fin d année une application full web alternative à cet utilitaire, qu on peut considérer à juste titre comme techniquement obsolète puisque fonctionnant avec une version ancienne du client de messagerie Eudora et, au mieux, sous le système d exploitation 15

17 Windows XP. Cette application web a été placée sous licence GPL et peut donc être réutilisée par les établissements du réseau et d ailleurs 5. Réservations à l opac : le premier semestre 2012 a été occupé par l'étude technique préalable à la mise en place du service des réservations à l'opac, les paramétrages se faisant dans Horizon : les réponses aux questions émanant des bibliothèques du réseau sur le service possible de réservations en ligne et ses incidences sur la circulation ont fait l'objet de nombreux échanges. SirsiDynix est intervenu en fin d'année pour paramétrer les choix retenus par les coordinateurs réseau récapitulés dans une grille de paramétrages communs à l'ensemble du réseau et spécifiques à chaque bibliothèque. En fin d'année, une première phase de tests a eu lieu dans Horizon, dans l'attente d'une instance de test pour l opac HIP. En parallèle, ont été menés les préalables techniques et les paramétrages de circulation Horizon en vue de l'élargissement du service des renouvellements en ligne, et en vue de l'installation d'imprimantes de tickets de circulation. Les administrateurs de données d acquisition se sont réunis de manière plénière deux fois au cours de l année. Activité de prêt des bibliothèques du réseau Les bibliothèques du réseau de l Université de Toulouse ont enregistré transactions de prêts en 2012 (avec renouvellements : ), lesquels ont été réalisés par emprunteurs distincts. Ces chiffres sont en augmentation par rapport à l année précédente ( prêts et emprunteurs distincts), ce qui s explique en partie par l extension du réseau, les bibliothèque et centre de documentation de l ENAC et de l Ecole des Mines d Albi-Carmaux ayant ouvert le prêt cette année. Une analyse fine des évolutions de ces statistiques nécessiterait qu elle soit menée à périmètre constant. Réinformatisation Le responsable du service a participé en 2012, en tant que représentant du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse, aux travaux du comité technique créé par l Agence bibliographique de l enseignement supérieur (ABES) pour instruire le dossier de système de gestion de bibliothèque mutualisé. Ce comité technique de seize établissements plus huit associés, coordonné par un chargé de mission recruté par l ABES, a été constitué au printemps en relais d un groupe de travail national informel, créé et animé par le SICD de Toulouse l année précédente. Il a pour mission de dresser un état des lieux de l utilisation par les bibliothèques du réseau Sudoc des applications informatiques documentaires et particulièrement des SIGB, et d identifier les principales attentes fonctionnelles de ces bibliothèques à l égard d un système de gestion mutualisé à l ensemble des établissements de l enseignement supérieur. Les informations recueillies doivent fournir la base à la rédaction d une étude d impact à partir de laquelle le conseil d administration de l ABES doit se prononcer sur la poursuite du projet et, le cas échéant, sur les orientations à lui donner. Dans le cadre de ce comité technique, cinq réunions de travail ont été organisées en 2012, sur le thème : des acquisitions (10/07) ; du catalogage et des outils de découverte (14/09) ; de la circulation (19/10) ; de l ouverture des données (22/11) ; du modèle économique (13/12). Le représentant du réseau est intervenu plus particulièrement à deux reprises sur les questions relatives aux outils de découverte et à la gestion de la circulation. Il a également rendu compte 5 < (page consultée le 11 juin 2013). 16

18 régulièrement, devant les directeurs de SCD et les coordinateurs réseau, de l avancée des travaux du comité devrait constituer un tournant : c est en 2013, en effet, que l ABES devra se prononcer sur la poursuite ou non de ce projet et, en conséquence, suivant la décision prise par cette dernière, que le réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse devra se prononcer sur sa participation à la phase pilote. D ores et déjà, les directeurs de SCD ont décidé que le premier semestre de l année 2013 serait consacré à un audit du fonctionnement du réseau comme préalable au lancement de tout chantier de réinformatisation. Interfaces publiques Catalogue public ARCHIPEL En parallèle avec le changement de version d Horizon, le catalogue public HIP, baptisé à Toulouse Archipel, a également changé de version en juillet 2012, en passant de la V3.0 à la V3.20. La principale nouveauté apportée à ce catalogue est la généralisation dans la quasi-totalité du réseau des renouvellements et surtout des réservations en ligne, qui, si elles ne seront mises en place qu en janvier 2013, auront été préparées dès le printemps Ce long travail a eu pour mérite de faire accepter par les établissements le principe de paramètres généraux communs (statuts d exemplaires réservables, durée de validité des demandes de réservation, etc.), ce qui reste plutôt exceptionnel dans un domaine, celui de la circulation, où les établissements entendent généralement manifester leur autonomie. Cet événement notable est le signe le plus évident de la prise de conscience par les bibliothèques du réseau que la situation actuelle, à savoir celle d un système commun avec une multitude de particularismes et d adaptations locales, ne pourra pas être reconduite à l identique dans le cadre du futur système de gestion. Le catalogue public a reçu en 2012 un peu plus de visites provenant, de près de visiteurs uniques, pour un nombre total de pages vues de quelques , ces chiffres devant toutefois être reçus avec précaution car gonflés artificiellement par le passage d un robot d indexation au cours de l automne. L origine géographique des visites (à 82,6% de Midi-Pyrénées) est sans surprise, tout comme l origine du trafic : près de la moitié des visites proviennent de sites dits référents (les différents sites des bibliothèques du réseau et très majoritairement de l Université Toulouse-2) et 40% d un trafic direct (ces visites correspondent principalement à des consultations sur les ordinateurs des salles de lecture) ; les moteurs de recherche ne génèrent que moins de 10% du total des visites. On peut noter qu en dépit de sa relative inadaptation à une lecture sur support mobile, le catalogue public cumule visites sur tablettes et smartphones, soit 2,47% du total des visites (1% en 2011) Outil de découverte ARCHIPEL + L outil de découverte Summon produit par la société Serials Solutions a été sélectionné fin 2011 à l issue d un appel d offre. Il a été baptisé Archipel plus, puisque le périmètre de l outil de découverte couvre le contenu du catalogue Archipel auquel s ajoutent les ressources électroniques indexées jusqu au niveau de l article via la base de connaissance du prestataire. Après une installation et un paramétrage relativement rapides, l outil a été mis en ligne en version beta dès janvier C est un outil d un type nouveau par rapport au catalogue public HIP : le premier objectif était donc de permettre aux bibliothécaires de le tester et de se l approprier avant d en faire une réelle promotion auprès du public. Deux interfaces ont été mises à leur disposition, l interface native proposée par le fournisseur et une interface intégrable dans un site Web, sur le modèle de ce qui a été fait par le SICD sur le site Web Drupal du réseau des bibliothèques. Les établissements ont préféré présenter à leurs usagers l interface native, le plus souvent par l intermédiaire d un widget de recherche intégré sur leur site. Les professionnels ont fait remonter différents problèmes, notamment concernant la couverture de l index central, jugée insuffisamment exhaustive, malgré les près de 200 millions de 17

19 références accessibles aux usagers du réseau : certains domaines comme le droit français ne sont pas représentés car les éditeurs ne souhaitent pas fournir leurs métadonnées au prestataire ; dans d autres disciplines, certaines ressources phares ne sont pas indexées non plus. De plus, la base de connaissance manque de lisibilité sur le niveau d indexation des ressources (texte intégral ou métadonnées). Les critiques ont également concerné l algorithme de recherche et le mode de présentation des résultats, qui ne sont pas toujours explicites. Le SICD a donc organisé en décembre 2012 une formation à l intention des personnes ressources dans les SCD, chargées de sensibiliser leurs collègues à l outil. Cette première étape devrait être suivie en 2013 par la réalisation de tests d utilisabilité et d une campagne de promotion auprès des usagers. Service de référence en ligne «Une question?» Le service a été déployé début janvier 2012 sur une page dédiée du site du SICD et sur les sites des établissements participants. Toutes les pages présentent le widget de chat et un formulaire d envoi de questions par mail. Le widget de chat a été ajouté au mois de mars sur la page d accueil du catalogue Archipel. Site de provenance des sessions de chat INP 0% ISAE 1% Inconnu 23% SICD 42% HIP 12% JFC 3% UTM 19% Le service de réponse par mail a été maintenu en continu pendant toute l année. Le chat a fermé au mois d août, pour reprendre avec un trafic soutenu à la rentrée universitaire. C est le moment qui a été choisi pour lancer la campagne de promotion du service à travers des affiches et la distribution de goodies. Dans la plupart des établissements, la présentation du service a été incluse dans les formations aux usagers Nombre de questions par mois janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre décembre chat mail Linéaire (chat) Linéaire (mail) 18

20 Dans l année 2012, les bibliothécaires ont répondu à près de 1800 questions, majoritairement sur le chat, prouvant ainsi que ce nouveau mode de communication est apprécié des usagers. Le principe d un chat ouvert à tous sans authentification préalable ne permet pas de connaître le statut de tous les usagers, mais il apparaît malgré tout que le service est principalement utilisé par des étudiants. 80% posent leurs questions quand ils ne sont pas sur les campus. Le service remplit donc son objectif d accompagner les usages distants de la documentation. 66% des questions sont des questions pratiques, concernant les règles de prêt, les horaires mais aussi les modalités d accès distant, les procédures de renouvellement en ligne Les demandes de recherche bibliographique sont souvent redirigées vers le service de réponse par mail qui permet de faire appel à des experts disciplinaires. Le service touche majoritairement la communauté universitaire de Toulouse et Midi-Pyrénées avec une répartition liée à la population et aux pratiques documentaires des différents établissements : les usagers du Mirail sont largement majoritaires, suivis par l UPS, Champollion et les écoles d ingénieur. Les réactions et les appréciations sont positives. Typologie des questions Autres 5% ISAE 1% Affiliation des usagers Mines 0% Peb 4% Questions bibliogr 22% Questions pratiques 69% JFC 3% INP 1% UT1 8% Extérieurs ou non identifiés 16% UPS 24% UTM 45% INSA 2% Côté bibliothécaires, le service consolide les pratiques de travail en réseau, puisque les participants partagent les outils, les informations et les procédures pour maintenir un niveau de réponse homogène. L interface professionnelle RefTracker qui permet de répondre aux questions par mail a été traduite en français par le SICD. L année 2013 devrait être marquée par l intégration de l Université Toulouse-1 au périmètre des établissements participant au service. Elle s accompagnera également d une refonte de la documentation interne dans le cadre du déploiement du nouvel Intranet du réseau. Moissonneur d archives ouvertes Epure Projet initié en 2008, le moissonneur d archives ouvertes Epure est passé officiellement en production au début de l année 2012, après fourniture à l automne 2011, par l INP, d une table d équivalence des classifications HAL et Dewey, cette dernière étant utilisée par OATAO, l archive institutionnelle de l INP. Epure donne accès à l ensemble des thèses et publications scientifiques des chercheurs affiliés à un établissement de l Université de Toulouse, déposées sur un serveur d archives ouvertes. A cet égard, Epure pallie l éclatement du paysage des archives ouvertes entre l archive nationale HAL, choisie notamment par les universités Toulouse-2 et Toulouse-3 et les archives institutionnelles locales, préférées par l Université Toulouse-1, l INP ou l ISAE, en donnant à la recherche toulousaine une véritable visibilité de site, en attendant, pourquoi pas, que le sujet fasse l objet d une politique concertée sinon coordonnée, dans le cadre de l Université de Toulouse. Epure, qui n a fait l objet d aucun travail de communication particulier, a reçu en visites, provenant de visiteurs uniques. Ces visites proviennent de France pour 74,6% d entre elles. La région Midi-Pyrénées ne représente pour sa part que 24,80% du total des 19

21 visites (33,26% du total des visites françaises), ce qui signifie qu Epure remplit globalement son rôle de signalement à l échelle nationale de la recherche toulousaine. Il n en reste pas moins que cet outil mériterait d être davantage mis en avant par le réseau. Tolosana Après avoir développé en 2011, sous Drupal, un outil de gestion du workflow de numérisation, le service a travaillé au développement d une nouvelle bibliothèque numérique, basée elle aussi sur Drupal et destinée à remplacer un outil SDX qui est devenu obsolète et n est plus maintenu. L un des enjeux du projet a consisté à réussir à articuler cet outil avec l outil de gestion du workflow de numérisation, d une part, et le système de gestion Horizon qui fournit les notices bibliographiques correspondantes, d autre part. Cette nouvelle version de la bibliothèque numérique Tolosana a été mise en ligne à la mi-septembre. Parallèlement à cela, l outil de gestion du workflow a été modifié pour permettre la diffusion automatique des documents sur Tolosana. En 2012, 350 documents ont été numérisés, soit pages. La mise en ligne de cette nouvelle version de Tolosana s est traduite par une augmentation nette du nombre de visites à partir de l automne (1675 visites en octobre, contre 702 au mois de mai de la même année et 793 en octobre 2011). Sur l année, Tolosana a reçu 9773 visites (pour 6959 visiteurs uniques), contre 7495 l année précédente (pour 4960 visiteurs uniques). Il s agit à un peu plus de 89% de visites provenant de France (dont 54,91% de Midi-Pyrénées), chiffre stable par rapport à l année précédente. Site Web du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse Le début de l année 2012 a été marqué par l intégration de deux applications tiers dans le site Web du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse, qui ont contribué très nettement à son enrichissement : le widget de chat du Service de référence virtuel Une Question? et, surtout, l outil de découverte Summon. L intégration de ce dernier outil a été rendue possible par l utilisation d un module Drupal, basé sur une API Summon, développé par l Université du Michigan. Cette intégration devait être la première pierre pour la construction d un véritable portail documentaire, puisqu elle devait préluder à l intégration sous Drupal du catalogue public Archipel et des autres interfaces de recherche. Ce travail a dû être interrompu au début du printemps, n ayant pas été jugé prioritaire par les établissements du réseau. Fort logiquement, l enrichissement du site Web du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse s est traduit par une augmentation du nombre de visites, qui sont passées de en 2011 (pour visiteurs uniques) à en 2012 (pour visiteurs uniques), sachant, toutefois, que la nouvelle version du site n avait été mise en ligne en 2011 qu au mois d avril. Dans le détail, l intégration de l outil de découverte Summon s est traduite par : le poids plus important des moteurs de recherche dans les sources de trafic, qui sont à l origine, désormais, de 69,4% des visites contre 43,7% sur la période précédente. Les sites référents, c est-à-dire les sites ayant généré du trafic grâce à un lien pointant vers le site Web du réseau, ne représentent plus que 24,3% du total des visites (contre 42,3% en 2011) et les accès direct 6,2% (contre 14%) ; une diversification des types de contenus consultés : les recherches sur Archipel + représentent près de 38% du total des visites, et les pages des bibliothèques 32% environ. Il est à noter que la page dédiée au Service de référence virtuel recueille à elle seule 9886 visites, soit 3,34% du total des visites ; une diversification du profil des visiteurs : la France ne représente plus que 57,91% du total des visites (de Midi-Pyrénées à 69,66%), contre 92,90% en 2011 (de Midi-Pyrénées à 77,41%). Elle devance désormais les Etats-Unis (4,35% des visites), le Brésil (3,24%), l Inde (2,76%) et l Espagne (2,09%) 20

22 Site Web du CRFCB Midi-Pyrénées/Languedoc-Roussillon Le service Informatique documentaire a été maitre d œuvre pour le compte du CRFCB Midi- Pyrénées/Languedoc-Roussillon, composante du SICD depuis le 1 er janvier 2012, dans le développement de son nouveau site Web. Au regard des compétences acquises dans ce domaine, c est Drupal qui a été choisi là encore. Par souci de cohérence, ce site, comme Tolosana auparavant, reprend la charte graphique du site Web du réseau, ce qui rend la navigation transparente depuis ce dernier et renforce l identité visuelle du SICD sur le Web. Pour l heure, d un point de vue fonctionnel, ce site présente l offre de stage du CRFCB et assure la diffusion de supports de présentation. Mis en ligne en juillet 2012, le site cumule sur le second trimestre 2012, 4143 visites (pour 2757 visiteurs uniques), provenant quasi-exclusivement de France (à 97%) et principalement de Midi-Pyrénées (62,71% du total des visites françaises) et de Languedoc-Roussillon (14,08% de ce même total), ce qui est conforme à sa destination première. y Intranet du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse La refonte des outils Web du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse s est poursuivie en 2012 avec la mise en chantier d un nouvel Intranet, destiné à remplacer l actuel devenu totalement obsolète et même difficile à mettre à jour, suite à un piratage survenu à l été 2011 sur le serveur qui l hébergeait. A cet effet, les besoins fonctionnels des établissements du réseau ont été recueillis au cours du printemps et de premières spécifications techniques rédigées : comme le site Web du réseau, l Intranet sera développé sous le CMS Drupal et plus précisément sous Open Atrium, une plateforme Intranet Drupal qui permet de gérer des groupes de travail collaboratif, ce qui est particulièrement adapté dans le contexte d un réseau, structuré en groupes d acteurs. SUDOC Monographies Outre la gestion courante habituelle (modification des données de gestion et d identification des bibliothèques, relais d informations et demandes de l Abes ou vers l Abes, assistances aux utilisateurs de WinIBW ou de Supeb), l année 2012 a été marquée par : la mise en place d un lien profond permettant de rebondir d un exemplaire localisé dans le Sudoc à sa notice dans Archipel, par l ajout d une nouvelle zone dans les 70 notices RCR du réseau ; et par l élaboration de scripts d exemplarisation pour les opérations de rétroconversion du service du Livre ancien. Après la vague d extension des années précédentes et l intégration de nouvelles bibliothèques, le périmètre du réseau s est stabilisé en Deux RCR ont même été supprimés : le GBA ( ) pour l INSA et le CRFCB ( ) pour l Université Toulouse-2. Au 31/12/2012 le nombre total de RCR était donc de 70. En décembre 2012, le nombre total de notices comportant une localisation est de , dont monographies et périodiques. Par types de support, elles se répartissaient comme suit : 21

23 Sur ce total, notices correspondent à des documents en langue française, et à des documents en langues étrangères (dont en anglais, suivi de l espagnol avec notices et de l allemand avec ). L activité de catalogage, quant à elle, a été particulièrement soutenue cette année, notamment du fait de l extension du réseau 6 : Total des créations de notices d'autorité : 7880 (+34,47 % par rapport à la période précédente) Total des créations de notices bibliographiques : (+38,09 %) Total des modifications de notices d'autorité : 7653 (+5,06 %) Total des modifications de notices bibliographiques : (-8,22 %) Type de support Nombre de notices Textes imprimés Documents audiovisuels Documents électroniques Documents multimédia Cartes imprimées Partitions imprimées Musique Documents sonores 292 Textes manuscrits 69 Images fixes 15 Objets 14 Type support code erroné 2 Total des doublons traités dans la base de production (activité comptabilisée pour l ILN dans son ensemble) : 114 De ce fait, le volume de notices transitant entre l ABES et le système local a continué de croître et ceci d autant plus que l année a vu l Abes procéder à plusieurs corrections de masse sur les notices et que de nouvelles zones ont été implémentées. Ont ainsi transité sur l année civile 2012 : notices bibliographiques (+ 17,84% par rapport à 2011) et ; notices d autorité sur cette même période (+12,57%). y Centre régional SUDOC-PS Centre régional Midi-Pyrénées du SUDOC-PS (Cr 46) Il rassemble, fin 2012, 196 bibliothèques et centres de documentation dont 70 déployés (ILN 67) dans le SUDOC. En 2012 le Cr 46 a bénéficié pendant 8 mois de la présence d un contractuel à 70% pour les demandes ISSN et les mises à jour des états de collections des bibliothèques non déployées de son réseau. En 2012, le Cr 46 a : contacté toutes les bibliothèques non déployées par téléphone et par mail pour sonder celles qui souhaitaient rester dans le réseau Sudoc-PS : 63 bibliothèques ont été supprimées, dont 32 qui relevaient du CHU de Toulouse ; 6 Voir en annexe, le tableau de l activité détaillée par SCD. Précisons que les chiffres produits portent sur la période qui va du 1 er octobre 2011 au 30 septembre

24 assuré le contrôle bibliographique des demandes de numérotation ISSN des périodiques et des collections de monographies des bibliothèques du réseau, soit 145 demandes de numérotation et 35 demandes de correction ; encadré une stagiaire durant deux mois pour son stage de fin d étude de l IUT de documentation Paul Sabatier : elle s'est chargée du signalement de la Bibliographie de la presse française politique et d information générale (BIPFPIG) dans le Sudoc suite à la demande commune de la BNF et du CRL Midi-Pyrénées ; intégré deux nouvelles entrées secondaires dans le réseau Sudoc-PS le Muséum de Toulouse et la bibliothèque municipale de Castres ; réalisé les états de collection de 40 établissements et mis à jour leurs fiches descriptives dans le Sudoc ainsi que les données de géolocalisation ; terminé la rédaction des fiches techniques relatives au Sudoc disponibles via l Intranet du SICD. Un nouvel établissement a adhéré au Cr 46 en 2012 : la DRAC Midi-Pyrénées. Plan de Conservation partagée des périodiques en Midi-Pyrénées Le Centre régional est membre depuis mai 2005 du Comité de pilotage du Plan régional de conservation partagée des périodiques en Midi-Pyrénées (PCPP-MP) créé par le Centre Régional des Lettres Midi-Pyrénées. A ce titre, il a participé en 2012 aux réunions de travail de ce Comité de pilotage et est intervenu lors du bilan annuel du CRL le 6 avril 2012 pour présenter le Sudoc et son rôle dans le cadre du PCPP-MP. Principal interlocuteur de l ABES, le Centre régional 46 a contribué au signalement du Plan Midi-Pyrénées dans le SUDOC. Fin 2012, 742 titres étaient signalés pour le PCPP-MP dans le Sudoc. Documentation électronique Les projets de mutualisation programmés pour 2012 ont abouti pour deux d entre eux. L UPS, l INP et l INSA étaient déjà abonnés aux revues de l Institute of Physics, mais la mutualisation a permis à l INSA d élargir son abonnement en accédant également à l option Science extra, c'est-à-dire à la totalité des publications et de l antériorité chronologique. En Droit, c est la Bibliothèque numérique Dalloz qui a été mutualisée pour l UT1 et JFC, qui complètent ainsi leur offre chez cet éditeur incontournable de la discipline. A titre expérimental, un accord a été conclu avec l éditeur Indexpresse pour les bases Delphes et Generalis. Les établissements abonnés à l une ou l autre des deux bases ont bénéficié pour 2012 de l accès aux deux bases pour un surcoût individuel inférieur à 300 euros. Les statistiques de consultation permettront de voir si ce double abonnement correspondait à un besoin pour une décision de renouvellement en En revanche, la mutualisation n a pas abouti pour les revues Springer. Le modèle appliqué aux PRES offrait une remise proportionnelle au nombre d établissements abonnés, mais sous condition de solidarité sur les 3 ans du groupement de commande Couperin. Cette obligation d engagement pluri-annuel pouvait se révéler bloquante au bout des trois ans pour faire évoluer l'offre ou casser le groupement. Parmi les établissements qui avaient annoncé leur intention d entrer dans le groupement, un seul s est finalement déclaré intéressé ce qui faisait tomber la remise à un seuil insuffisamment attractif pour compenser la clause de solidarité. Le groupement de commande Couperin pour l abonnement au Web of Knowledge a été renouvelé pour la période Le PRES de Toulouse, avec l accord des négociatrices du consortium, a négocié directement avec Thomson pour obtenir un tarif revu dans de plus justes proportions par rapport aux autres groupements d établissements. La remise finale de 25% a permis aux établissements du site toulousain de pérenniser cet abonnement qui s est installé 23

25 dans le paysage documentaire. Le nombre de recherches dans les bases de données du Web of Knowledge a en effet augmenté de 28 % en D autres ressources connaissent en 2012 de très fortes hausses de consultations. Les 35 nouveaux titres intégrés dans le bouquet CAIRN comptabilisent 7% de la consultation de cette ressource qui voit globalement son usage augmenter de 60%. Elle conforte son statut de ressource francophone de référence dans le domaine des sciences humaines et sociales. La lecture d articles sur la base Freedom Collection d Elsevier augmente de 17% pour l ensemble du site. Elle monte à plus de 100% dans les établissements récemment abonnés à la Freedom Collection grâce à la mutualisation, ce qui confirme que ces revues étaient attendues par les chercheurs toulousains. La formation du réseau Organisation de la journée réseau 2012 La journée Réseau 2012 a réuni comme l an dernier plus de 160 personnes, venues de l'ensemble des établissements du réseau mais également d autres établissements documentaires toulousains (BMVR de Toulouse, Bibliothèque de l Institut Catholique, DRAC, CRL, laboratoires CNRS ). C est le bel amphi Cujas d UT1 Capitole, entièrement rénové, qui a accueilli cette manifestation. Après le traditionnel panorama général des projets menés par le SICD, la réinformatisation était le fil rouge de la matinée. Réinformatisation à l œuvre avec l exemple de l intégration dans le réseau du Centre de documentation de l Ecole des Mines Albi-Carmaux puis projet national de réinformatisation mené par l ABES que Jean Bernon, le chef de projet, est venu présenter. L après-midi était consacré aux dernières réalisations des établissements ou à des aventures collectives telles le nouveau service SRV. Les questionnaires d évaluation de cette journée soulignent l intérêt du réseau pour l intervention d une personnalité extérieure, l intérêt des participants pour le fil rouge de cette année, la réinformatisation, leur attachement à ce que des établissements présentent leurs réalisations mais également leurs projets en cours, leurs grands objectifs. Les points plus critiques _ panorama du SICD trop long et pas toujours renouvelé, pas assez de temps consacré aux questions pour la partie thématique, petits fours délicieux mais insuffisants, seront corrigés l an prochain. Le bilan, globalement très positif, souligne toujours combien cette journée est nécessaire à la culture réseau : de nombreux commentaires relèvent cet aspect et notamment la nécessité de ménager toujours des «pauses réseautage». Formations réseau Comme les années précédentes, l activité de formation du SICD à la rentrée universitaire 2012 a été centrée sur les actions d initiation aux différents modules du SIGB et aux outils associés. Les deux bibliothèques entrant dans le réseau, Mines Albi et l ENAC, ont bénéficié de sessions spécifiques en circulation afin d assurer l ouverture du prêt aux dates choisies par les responsables : formation circulation en janvier 2012 pour Mines Albi conçue et menée en collaboration avec l administratrice de données de circulation du SCD JFC, sur place. formation circulation en juillet 2012 pour l équipe de l ENAC, en leurs locaux formation bulletinage en janvier 2012 pour l EMAC 24

26 Le SICD a répondu à un besoin fort en organisant une formation au catalogage des publications en série dans le SUDOC, mise en œuvre par le CRFCB. Cette session a été animée par une intervenante extérieure, formatrice Mediadix dans l'ensemble du réseau. Les formations dispensées Présentations réseau Pour la troisième année, les nouveaux arrivants de la rentrée universitaire ont bénéficié d une demi-journée de présentation du réseau des bibliothèques de Toulouse, de ses principaux outils informatiques et de l activité du SICD et de ses différents services. Le CRFCB nouvellement rattaché au SICD a, pour la première fois cette année, trouvé place dans ce programme. Formations Administration Une session de formation à l administration du module circulation a été organisée : le groupe des adminsitrateurs de données circulation s étant augmenté des nouveaux représentants de Mines Albi et de l ENAC, et de nouvelles nominations dans les SCD ayant eu lieu dans l'ensemble du réseau. Formations Web Reporter Deux sessions de formation à l interface d édition de rapports statistiques Web Reporter ont été organisées. Suite à la réorganisation et à l enrichissement de la bibliothèque de rapports et à l élargissement du cercle d utilisateurs de l interface web aux administrateurs de données, les sessions ont été orientées selon les deux thèmes : données du catalogue et données de circulation. Formation WinIBW Deux formateurs relais SUDOC ont été retenus par l ABES, ce qui a permis d organiser deux sessions de formation à Winibw au dernier trimestre 2012, couvrant largement les besoins du réseau à cette époque de l année. dans l'ensemble du réseau. Organisation La totalité des sessions est maintenant assurée par les formateurs internes réseau et le SICD. Le suivi administratif assuré par le secrétariat du SICD, tant auprès des correspondants des établissements qu auprès des services du PRES pour le suivi des dossiers de rémunération des formateurs internes, est à présent bien rôdé. La visibilité en ligne de l état des inscriptions pour les correspondants formation des établissements est maintenue. Quatre nouveaux formateurs internes sont intervenus lors des sessions de la rentrée universitaire Participation des formateurs internes Etablissement du formateur Formation Nombre de sessions Durée de la session en jours JFC Horizon - Circulation 1 1 INSA Horizon - Circulation 1 1,5 INP Sudoc - WinIBW 2 3,5 UTM Sudoc - WinIBW 2 3,5 UTM Horizon - Bulletinage

27 UTM Horizon - Catalogage 1 1 SICD Horizon - Acquisitions 2 1,5 SICD Horizon - Bulletinage 2 2 SICD Présentations réseau 1 0,5 SICD Horizon - Administration 1 1 SICD Web Reporter 2 0,5 Fonds anciens et numérisation Fonds anciens Le SICD assure une mission de conservation et de mise en valeur du patrimoine écrit des bibliothèques des universités toulousaines (ouvrages et périodiques, manuscrits) : volumes au SCD Toulouse 1 (BU de l Arsenal et du CTHDIP), volumes au SCD Toulouse 3 (BU Allées Jules-Guesde) 1500 volumes au SCD Toulouse 2 (Bibliothèque centrale du Mirail et BUFR). Un petit nombre de volumes dans d autres établissements (Ecole vétérinaire, ENFA ) Il constitue également un fonds de référence en histoire du livre accessible au public. Le service du livre ancien était composé début 2012 d'un conservateur, d un technicien d art exerçant les fonctions B.A.S. (à 70 %), d une technicienne d art, d'un magasinier, et d'un emploi CAE (20 h). Conservation Restauration 42 volumes ont été restaurés : 29 par l atelier du SICD, 13 dans des ateliers privés (7 par Ardouin, 6 par ARPEA). Les restaurations proprement dites réalisées en interne ont été moins nombreuses qu en 2012 suite à l augmentation du travail de reconditionnement et des petites restaurations liées à la numérisation. Parmi les restaurations d envergure : les plans et croquis sur les fouilles de Martres-Tolosane par Albert Lebègue, une reliure du XVIe siècle estampée à froid. Entretien courant et petites restauration Le service du livre ancien poursuit la mise en œuvre d un plan de conservation préventive. Le dépoussiérage et le cirage sont assurés, de façon régulière, par le magasinier et la personne en CAE ; les petites restaurations, le reconditionnement sont assurées conjointement avec la restauratrice. (1500 volumes environ traités en 2012, dont 1000 ont fait l objet de petites restaurations). L ensemble des collections devrait être dépoussiérées et cirées d ici environ 1 ou 2 ans. Mais il faudra à ce moment reprendre le travail au début (car le dernier traitement de certaines collections remonte à près de 20 ans). Un point de vigilance concerne les conditions de conservation des fonds anciens à la BUC Mirail : la tendance est toujours à un excès d'humidité (65%) au printemps et à l'été malgré la climatisation. Le risque de développement de moisissures est réel et les collections sont donc surveillées attentivement. 26

28 Acquisitions et mouvements des collections Le service du livre ancien assure un dépouillement des catalogues de libraires ou de ventes publiques reçus afin de repérer les ouvrages anciens susceptibles d être achetés par les SCD pour compléter les fonds existants. Le SCD de Toulouse 1 a reçu en don une édition de 1826 du Code civil expliqué par J. A. Rognon. Une proposition de dépôt par la paroisse de Saint-Girons d un nombre important livres de droit datés du XVIe au XIXe siècle n a finalement pas abouti. Le SCD de Toulouse 2 a reçu en don d un particulier une vingtaine d ouvrages du XVIIe au XXe siècle. Le transfert en réserve des collections anciennes de l Arsenal restées en magasin général se poursuit petit à petit. Au Mirail, une première visite de repérage a eu lieu pour le futur transfert à la BUC des collections précieuses des bibliothèques des BUFR d histoire de sociologie et de géographie, dans le cadre de la préparation du nouveau centre de ressources Communications et recherches bibliographiques La communication des ouvrages anciens aux lecteurs est faite par le service du livre ancien à l'arsenal et aux Allées Jules Guesde, par le personnel de la BU centrale au Mirail. Après la baisse amorcée il y a quelques années, on observe une stabilisation, sauf pour le nombre de volumes communiqués aux Allées Jules Guesde (ce qui conforte la décision de ne plus recevoir les lecteurs que sur rendez-vous pour les fonds de médecine et de science). Ce mouvement de baisse s explique en partie par le nombre croissant d ouvrages mis en ligne et est sans doute à rapprocher de la hausse de consultation de la bibliothèque virtuelle Tolosana. Les recherches bibliographiques effectuées par le service à la suite de demandes reçues par correspondance, pour des particuliers ou pour des collègues sont en revanche en augmentation (à signaler notamment les recherches pour l ouvrage Les Sicard relieurs-doreurs toulousains, à paraître en 2013). Mise en valeur Catalogage et signalement des collections 1463 ouvrages, dont 1460 anciens ont été catalogués en 2012 dans le SUDOC et dans Archipel. Il faut ajouter à ce chiffre les 6000 exemplaires signalés uniquement dans le SUDOC à la suite de la rétroconversion des fichiers de l Arsenal (notices souvent incomplètes, sans description des d exemplaires). Le SICD a en effet mené en 2012 une action de catalogage rétrospectif en 2 volets : - recrutement et encadrement d un vacataire pendant 2,5 mois avec une aide de l ABES (47%) pour la fin du catalogage complet livres en mains du fonds de médecine du XVIIIe siècle et pendant 4 mois sans aide pour la suite du fonds Montauban - avec une aide de l ABES (47%), recrutement et encadrement de 2 vacataires (7 mois de vacations au total) pour une rétroconversion des fichiers de l Arsenal (fonds général et fonds Ligugé). Fin 2012, les notices étaient en attente de localisation dans Archipel Au 31 décembre 2012 près de exemplaires de documents anciens ou précieux et catalogués par le service figuraient sur Archipel. Le catalogage de livres anciens est une opération très longue, notamment pour la description des exemplaires, en raison des difficultés d'identification, de l'extrême rareté de la récupération de notices et de la nécessité de créer de nombreuses autorités dans le SUDOC. Expositions Le service a participé aux premières réunions pour l organisation d une exposition sur les livres anciens scientifiques, envisagée pour l ouverture du quartier des sciences (2014/2015). 27

29 Une réflexion a été engagée avec l INP pour une exposition sur l histoire de l agronomie en 2013 Une petite exposition a été présentée aux Allées Jules Guesde : De l alchimie à la chimie (30 ouvrages) 3 volumes ont été prêtés pour l exposition «Le Musée rêvé, une semaine autour d Alexandre Lenoir» Bordeaux. Marché de l Herm. 6 au 13 février volumes ont été prêtés pour 2 expositions à la BU sciences (sélection, notices et installation des ouvrages en vitrine) Visites 4 visites et présentations de livres ont été organisées : - 1 à l Arsenal, à destination de personnels du SCD Toulouse 1 et du SICD - 3 aux Allées Jules Guesde, à destination de 45 élèves du Lycée professionnel Guynemer dans le cadre d un projet d éducation artistique «Territoire de mémoire» (consultation d ouvrages et réalisation de photographies) Reproduction de documents 10 illustrations ont été reproduites pour des publications ou des expositions (à partir d ouvrages de l Arsenal) Des cartes postales ont été éditées par «BBB centre d art» à partir des collections anciennes de la BU des Allées Jules Guesde dans le cadre du projet «Territoire de mémoire» Formation et activité de conseil Formation Une formation «entretien et petites restaurations» a été organisée par l atelier de restauration pour des magasiniers de la BU de l Arsenal. Des conseils ponctuels ont également été dispensés. Le service a encadré 1 stagiaire en licence information et communication, option fonds patrimoniaux du DAM, UTM (2 mois) et a participé à l accueil des stagiaires de l Ecole des chartes (1 jour). Une présentation des fonds de l Arsenal a été effectuée pour les étudiants du master 1 «Métiers de la culture et du patrimoine en pays d oc» UTM. Activité de conseil Deux évaluations de fonds ancien (avec conseils pour le traitement et la conservation) ont été effectuées : à la Bibliothèque d études méridionales (environ 100 volumes) et à la bibliothèque de l Ecole nationale de formation agronomique (environ 2300 volumes). Objectifs 2013 Conservation Accélérer le reconditionnement des collections Débuter le récolement à l Arsenal Repérer et transférer à la BUC les fonds précieux des BUFR d histoire, de sociologie et de géographie Catalogage et signalement Poursuivre le catalogage rétrospectif livre en main du fonds Montauban (nouveau contractuel à recruter) Cataloguer les manuscrits dans Calames, (catalogue en ligne des archives et des manuscrits de l enseignement supérieur) 28

30 Améliorer la connaissance des fonds et des provenances (notamment fonds Frix Taillade) Améliorer le signalement des fonds particuliers dans les grands répertoires en ligne (CCFR, CIRDOC) Mise en valeur Réaliser une exposition d ouvrages sur l histoire de l agronomie (fin 2013 ou début 2014) Participer à diverses manifestations scientifiques sur Toulouse (Novela etc.) Mettre en place un Conseil scientifique du patrimoine des bibliothèques La numérisation Le SICD a poursuivi en 2012 sa politique de numérisation du patrimoine ancien des bibliothèques universitaires toulousaines Sélection des corpus en cours pour Tolosana 7 Tous les corpus ont été complétés en 2012, dont principalement : Droit des sciences juridiques à Toulouse (181 titres ajoutés), Catholicisme en Midi toulousain (112 titres) Ouvrages ibériques (24 titres). Pour ce dernier corpus, la numérisation des ouvrages en catalan est achevée, celle des ouvrages en portugais a débuté. Préparation des ouvrages, indexation et révision des notices Le travail de préparation des ouvrages en vue de leur numérisation a continué à augmenter en 2012 (cirage et dépoussiérage, défroissage, restaurations ou petites réparations). Il en a été de même pour l indexation et la révision des notices descriptives des documents anciens destinés à être numérisés. Production En 2012, la production a continué à augmenter, de façon plus modeste : pages (403 volumes) mises en ligne, en hausse de 4 % par rapport à 2011 et de 82 % par rapport à pages (403 volumes) numérisées (prises de vues), en hausse de de 25 % par rapport à 2011 et de 64 % par rapport à pages (397 volumes) éditées (fichiers préparés en vue de leur mise en ligne) Les chiffres de numérisation, édition et mise en ligne sont pas tout à fait les mêmes car en dépit de l harmonisation des pratiques apportées grâce au nouveau workflow il reste certaines différences par exemple : les 8000 pages de manuscrits relatifs à l enseignement du droit mises en ligne ont été numérisées et éditées par Arkhenum. A l inverse, nous avons décidé de renumériser en niveau de gris des ouvrages du XVIe siècle qui avaient été numérisé en mode binaire à l origine et dont le rendu était très médiocre. Cette vingtaine de volumes ont été comptabilisés dans les chiffres de la numérisation et de l édition mais pas dans ceux de la mise en ligne, car ce n est pas un nouveau contenu mais une nouvelle version du document mis à la disposition de l usager. Fin 2012, pages étaient accessibles en ligne (soit 1822 volumes). La fin de l année 2012 a été marquée par l acquisition et la mise en service de la tête couleurs pour le numériseur. Numérisation à la demande 10 devis établis, dont 2 sans suite. On note une légère reprise de la demande. Refonte de Tolosana sur Drupal 7 La bibliothèque virtuelle des fonds anciens des bibliothèques universitaires toulousaines : 29

31 Un travail d équipe important a été mené durant l année 2012 pour redévelopper la bibliothèque numérique sur une plateforme DRUPAL : - Définition des besoins pour la nouvelle présentation sur Tolosana (rendre les corpus visibles, nouvelle présentation des notices, accès à des contenus supplémentaires comme des biographies d auteurs, présentation des nouveautés ) et les nouvelles possibilités de recherches (plus de critères, facettes) - Elaboration du nouvel outil par le service informatisation (voir aussi informatisation) - Restructuration des corpus (arborescence à plusieurs niveaux) et indexation rétrospective de près de 1500 notices sur le workflow (nouvelle taxonomie) - Toilettage de l indexation matière spécifique Avancement du projet «Droit et sciences juridiques à Toulouse» Le projet présenté suite à l appel à initiatives lancé par la BnF et la bibliothèque Cujas pour la numérisation concertée en sciences juridiques s est achevé en 2012 : Fin de la saisie des tables des matières et de signets facilitant la navigation et la recherche (28 ouvrages traités) Mise en ligne des manuscrits de cours de droit de l université de Toulouse (fonds de la BU de l Arsenal, des BM de Toulouse et de Rodez), et d une partie des archives anciennes de la faculté de droit ( pages) Fin de la numérisation des ouvrages juridiques toulousains de la BM de Toulouse Fin de la numérisation des ouvrages (sauf découvertes ultérieurs) Début de la numérisation des factums (plus d une centaine) Subdivision du corpus selon un plan hiérarchisé, complétés par les biographies des juristes toulousains (près de 150) Rédaction de notices bibliographiques des juristes toulousains Partenariats avec le CIRDOC 8 Le SICD a signé une convention avec le CIRDOC de Béziers pour la mise en valeur des documents occitans. La première étape a été la numérisation de manuscrits occitan, dans le cadre d un marché passé par le CIRDOC. Les manuscrits occitans conservés à la BU de l Arsenal (29 ms soit 4700 pages) et à la Bibliothèque méridionale (15 ms doit 700 pages) ont été donc recensés et préparés pour la numérisation (collation, détail des instructions pour la numérisation, reconditionnement et restauration éventuelle et, pour les ms de la BEM et certains de l Arsenal, classement, cotation et catalogage sommaire). Les manuscrits ont été confiés au prestataire en novembre. avec l Institut catholique de Toulouse Réunion avec le père Robert Cabié, professeur honoraire à l ICTC spécialiste de la liturgie, en vue de la numérisation d un sous-corpus raisonné consacré à la liturgie dans le Midi Toulousain, à partir des ouvrages de la BU Arsenal complétés par l ICT. avec la Bibliothèque municipale de Toulouse Demande à la BMT d ouvrages juridiques anciens complémentaires pour le corpus «Droit et sciences juridiques» sur Tolosana Compléments fournis pour la numérisation par la BM de quelques journaux révolutionnaires (dont les Affiches et annonces de Toulouse), dans le cadre du Pôle associé régional Prêt de l année 1703 du Recueil des jeux floraux (recensée ni à la BM ni à la BNF) pour la numérisation par la BNF de la collection de la BM du Recueil pour années antérieures à 1810 Communication 8 Centre inter-régional de développement de l occitan 30

32 Présentations de Tolosana Présentation de la nouvelle version de Tolosana aux services livre ancien et numérisation Présentation du corpus «Droit et sciences juridiques» à la journée d étude sur les factums, Université de Clermont-Ferrand 7 juin Présentation du corpus «Droit et sciences juridiques» au CTHIP (doctorants et enseignants chercheurs) 10 décembre Annonce de la refonte de Tolosana sur bibliopat, sur le site du SICD, du SCD du Mirail et de l UPS Moissonnage Suite à la refonte de Tolosana, les documents de Tolosana sont visibles sur Gallica depuis fin décembre 2012 (les métadonnées ont enfin pu être moissonnées en OAI-PMH selon les critères de la Bibliothèque nationale de France) : Fréquentation de Tolosana La fréquentation est en hausse : nette hausse visiteurs uniques (+51 % par rapport à 2010), pages vues (+10 % par rapport à 2010). On en peut pas attribuer cette hausse au moissonnage par Gallica car celui-ci n a été effectif qu en toute fin d année Objectifs 2013 Création d un nouveau corpus manuscrits et imprimés occitans et d un «souscorpus» : «liturgie dans le Midi toulousain». Poursuite de la numérisation des factums et des ouvrage en portugais (en lien avec le recensement de la collection Henri Graillot) Réflexion sur les modes d archivage et de mise en ligne suite à la numérisation en couleurs Développement de la numérisation à la demande Amélioration de Tolosana (étude des possibilités de l OCR, modes de consultation, présentation ) Réponse à des appels à projets nationaux ou régionaux de numérisation. 31

33 URFIST Contexte et moyens Cadre institutionnel et fonctionnel L Urfist (unité régionale de formation à l information scientifique et technique) de Toulouse a pour mission de former à la maîtrise de l information scientifique les personnels et les doctorants des établissements d enseignement et de recherche implantés en Midi-Pyrénées et Languedoc-Roussillon. Rattachée au SICD, l Urfist de Toulouse travaille en lien avec les six autres Urfist implantées sur le territoire, dans le cadre d un réseau national. Elle coopère pour l élaboration de son programme avec diverses instances : avec les SCD et leurs correspondants formation et avec le CRFCB bien sûr, mais également le SIUP et l Ecole des docteurs, qui mutualisent une offre de formation au niveau du PRES. Personnel Le personnel de l Urfist de Toulouse est constitué de deux titulaires (maître de conférences : Muriel Lefebvre ; conservateur en chef : Sylvie Fayet) ; l Urfist bénéficie également d un mitemps d un personnel administratif du SICD pour assurer la gestion comptable, administrative et pédagogique. Locaux et parc informatique La salle de formation peut accueillir 12 personnes ; elle dispose de de 13 PC fixes (y compris le poste du formateur) ainsi que d un vidéoprojecteur multimédia et d une imprimante laser. Deux ordinateurs portables supplémentaires permettent de remplacer les PC défaillant ou d accueillir des stagiaires surnuméraires pour les formations techniques les plus demandées. Le personnel de l Urfist dispose par ailleurs de 2 PC fixes, 1 portable et 2 imprimantes. L ensemble du parc informatique a été acquis sur budget Urfist. Budget L Urfist bénéficie d une dotation annuelle spécifique, désormais hors contrat, de euros, attribuée par le ministère de l enseignement supérieur et de la recherche (MISTRD). En 2012, cette subvention a été abondée de 1000 euros, pour compenser la participation financière de l Urfist de Toulouse au développement d un module d export automatisé depuis Sygefor vers Bibdoc, le portail de la formation continue des bibliothèques mis en oeuvre par l Enssib. Au chapitre des recettes, l Urfist a également reçu 3500 euros de la MSH pour l organisation d une journée d études en juin 2012 consacrée au projet de recherche sur les archives de chercheurs. La répartition des dépenses est la suivante sur 2012 : o o o o o o o o Salaires et charges : 3500 euros o 1500 euros de vacation recherche pour le projet sur les archives de chercheurs, et notamment la journée d études o 2000 euros d heures complémentaires d enseignement pour les formations o Formateurs payés sur facture : euros Missions : 6600 euros Equipements informatiques (nécessité de renouveler une imprimante et le vidéoprojecteur tombés en panne en fin d année) et licences des logiciels : 1600 euros Maintenance et contrats informatiques : 4000 euros Fournitures diverses et reprographie : 1100 euros Documentation, abonnements, cotisations : 2100 euros Réception : 1500 (journée d études essentiellement) Participation à Sygefor : 6000 (1000 pour la moulinette Bibdoc pour le développement de Sygefor 2 et la migration de données) 32

34 o Amortissements : 3000 euros Objectifs de l année Les priorités de l Urfist ont été de : Poursuivre le renouvellement de l offre de stage, et retrouver un public que les déboires informatiques fin 2011 (deux mois sans site web ni Sygefor) avaient sérieusement érodé, en mettant l accent sur le public des enseignants-chercheurs Assurer des formations délocalisées en Languedoc-Roussillon Consolider les partenariats existants, en nouer de nouveaux, pour inscrire l Urfist dans divers réseaux tant du côté enseignement/recherche que du côté documentation et IST Progresser dans l action de recherche sur les archives de chercheurs (projet Ecrito) de manière à valoriser ses résultats en 2013 Travailler au projet de déménagement à la MRV Bilan des activités de formation 84 actions de formation ont été entreprises en 2012, pour 1463 inscrits (et 1341 effectivement présents) ; cela représente 571 heures de formation au total. Cette activité se répartit en : 37 stages de formation continue (426 inscriptions) 40 séances de formation doctorales ou interventions dans les cursus de master (743 étudiants) 7 actions spécifiques de formation de formation intra-établissement à la demande, ou de participation à des journées professionnelles (294 personnes) Stages de formation continue Les stages offerts se répartissent en grands groupes : édition et communication scientifiques, libre accès, droit d auteur, bibliométrie recherche documentaire et gestion des références bibliographiques recherche, veille et évaluation de l information techniques et outils du web 2.0 langages et programmes pour le web document électronique et métadonnées Les 37 sessions organisées en 2012 correspondent à 33 titres différents (en fonction des demandes, on peut être amené à dédoubler certains stages). 33

35 Répartition des inscriptions aux stages par catégorie de public 17% 16% 18% 49% enseignantschercheurs professionnel s de l'information Le public des enseignants-chercheurs se compose pour un tiers de moniteurs et ater, et pour deux tiers de titulaires (essentiellement mcf et prag). Le public des professionnels de l information est composé de titulaires ou contractuels en poste dans les SCD et les bibliothèques associées ; mais plus d un tiers sont des agents de statut divers, en poste dans des laboratoires ou des services centraux où ils assurent des fonctions de nature documentaire. La catégorie des «autres professionnels» comprend notamment des personnels exerçant dans le domaine de l informatique ou de la communication, ainsi que des personnels en charge de fonctions administratives. Quant au public étudiant, il se compose quasi-exclusivement de doctorants. Répartition des inscriptions aux stages par établissement 2% 12% 10% PRES et établissements associés Autres universités 76% Organismes de recherche Autres établissements Répartition des inscriptions par zone géographique 5% 10% 18% 67% Toulouse et agglomération autres villes de Midi- Pyrénées Languedoc-Roussillon 34

36 Formations dans les cursus Les formations proposées aux écoles doctorales toulousaines s inscrivent désormais toutes dans l offre mutualisée de l Ecole des docteurs. L accent y est mis sur tout ce qui concerne la publication scientifique pour les jeunes chercheurs (y compris dans ses prolongements en matière de bibliométrie et d évaluation, de droit d auteur etc). Ces formations ont touché 494 doctorants toulousains en Il faut y ajouter 2 journées de formation pour l école doctorale de l Université de Perpignan (80 participants), ainsi que la création d un module de formation documentaire dans certains cursus de niveau M à l ENAC Autres actions de formation Deux actions spécifiques de formation de formateurs sont à signaler pour 2012 : - Un module de 2 jours organisé pour la BIU de Montpellier, dont l objectif était d analyser et orienter les actions de formation des utilisateurs conduites par les différentes bibliothèques universitaires de Montpellier - Le développement d une approche formation de formateurs pour les stages Zotero, avec notamment une action en partenariat avec l INSA L Urfist a aussi participé à des journées organisées par des services de formation ou des réseaux professionnels : - Nouveaux outils, nouveaux services en bibliothèque, dans le cadre des «Mardis des bibliothèques» du CRFCB de Toulouse (présentation sur les nouveaux outils assurée par S. Fayet) - De l OAI au web de données, journée organisée par l Urfist de Paris et Médiadix (présentation sur les métadonnées assurée par S. Fayet) - La publication scientifique en question, journée organisée par le réseau Doccitanist des professionnels de l IST en Midi-Pyrénées et Languedoc-Roussillon (présentation sur les revues scientifiques assurée par M. Lefebvre et présentation sur le droit d auteur assurée par S. Fayet) ; cette journée s est tenue à Toulouse et en vidéoconférence avec Montpellier. Projet de recherche Dans le cadre de l appel à projet SHS par la Région Midi-Pyrénées, le projet de recherche sur le thème «Les documents scientifiques informels : un patrimoine peu exploré, témoin de la construction des savoirs» porté par Muriel Lefebvre et Sylvie Fayet a été retenu. Il a démarré en septembre 2011 et se terminera en novembre L objectif de ce projet est de contribuer à préserver et à valoriser les documents scientifiques produits quotidiennement par les chercheurs de Midi-Pyrénées, en amont des publications formelles : non seulement les articles, communications ou monographies, qui constituent la partie visible de la recherche, mais aussi tous les matériaux et informations accumulés par les chercheurs, et sur la base desquels se construit leur travail. Ces matériaux sont de types très divers : littérature «grise» (rapports, mémoires, documentation techniques ), documents textuels «informels» (carnets, notes, brouillons, correspondances, cahiers de laboratoires), corpus visuels, sonores ou multimédia (campagnes photographiques, campagnes d enquêtes, enregistrements audio ou vidéo), données électroniques (bases de données, fichiers informatiques), etc. Le projet vise également à prolonger, de manière exploratoire, le questionnement sur le patrimoine scientifique à partir des traces matérielles produites quotidiennement par les chercheurs dans leurs activités de recherche. Ces traces représentent en effet une fenêtre irremplaçable sur la science en train de se construire : elles permettent de rendre visible et compréhensible le processus habituellement dissimulé de production de la science, ce qui constitue un enjeu scientifique et pédagogique fondamental. Ce projet a un caractère exploratoire : il constitue une première approche, un repérage appuyé sur de la veille, sur des entretiens et sur des observations réalisés aussi bien dans les sciences humaines et sociales que dans les sciences expérimentales, pour divers centres de recherche académiques situés en Midi-Pyrénées. Il a néanmoins vocation à évoluer par la suite vers un programme de plus longue haleine dans le cadre par exemple d une action soutenue par l ANR. 35

37 De nombreux partenaires sont impliqués dans ce projet, mobilisant une quinzaine de chercheurs en sciences de l information et de la communication, sociologie, anthropologie, histoire des sciences, géographie ainsi que des archivistes : - La Région Midi-Pyrénées - L URFIST - PRES Mission de sauvegarde du patrimoine scientifique contemporain de Midi-Pyrénées - La MSH de Toulouse - Le LERASS (EA 827) - Le LISST (UMR 5193) - Dynamiques Rurales (UMR MA 104) - WEBSOURD (SCIC) Une journée d étude organisée au mitan du projet, se tiendra le 25 juin 2012 à la MSH de Toulouse. Environ 40 personnes y assisteront. Cette journée est pensée à la fois comme une première synthèse des résultats obtenus ainsi que comme un temps de réflexion au travers de diverses mises en perspective conceptuelles. Elle fera l objet d un numéro thématique de la revue en sciences de l information et de la communication Sciences de la Société, en juin

38 CRFCB Midi Pyrénées Languedoc Roussillon Contexte et moyens Cadre institutionnel et fonctionnel Le CRFCB Midi Pyrénées Languedoc Roussillon dépend du PRES Université de Toulouse depuis le 6 janvier 2012, il est rattaché au Service Inter établissement de Coopération Documentaire de Toulouse (SICD). Le CRFCB appartient à un réseau de 12 centres répartis sur le territoire, qui assurent des missions communes de formation professionnelle centrée sur les métiers des bibliothèques, en organisant notamment : -des préparations aux concours de recrutement et aux épreuves de sélection professionnelle des bibliothèques de la fonction publique, -des actions de formation professionnelle, -des journées d études, conférences et colloques. Le CRFCB a également une mission d information et d orientation des étudiants et du public sur les métiers des bibliothèques, du livre et de la documentation, sur les formations conduisant à ces emplois et sur leurs débouchés en coopération avec les services d information et d orientation des Universités de Midi Pyrénées et Languedoc Roussillon. Le CRFCB travaille en lien avec les 11 autres centres, une collaboration active existe dans le cadre d un réseau national de préparation à distance des concours de bibliothèques pour les personnels des bibliothèques de l Enseignement Supérieur. Le programme de formation est élaboré en tenant compte des besoins des SCD, des concours ouverts, des actions prioritaires de formation définies par le MESR. Une collaboration s est établie avec l URFIST Midi Pyrénées Languedoc Roussillon également rattachée au SICD. Enfin le CRFCB répond à des appels d offres lancés par les délégations régionales du CNFPT, les collectivités territoriales ou tout autre organisme des deux régions desservies, dès l instant que ces appels d offres portent sur les métiers, compétences, techniques et savoir faire nécessaires en bibliothèque. Personnel Le personnel du CRFCB est constitué de trois titulaires (conservateur en chef et directrice du CRFCB : Catherine Roussy, bibliothécaire : Monique Hollet, Bibliothécaire Assistante Spécialisée : Tania Comaills) et d une contractuelle recrutée sur ressources propres pour la gestion administrative et logistique des actions de formation. Locaux et parc informatique En 2012 le CRFCB était hébergé par l université de Toulouse 2 le Mirail et bénéficiait de deux salles de formation : -Une salle informatique pouvant accueillir 15 personnes, -Une salle de cours banalisée pouvant accueillir jusqu à 40 personnes. Un vidéo projecteur, deux ordinateurs portables complètent l équipement des salles de formations. Le personnel du CRCB dispose de 4 postes fixes, de 2 imprimantes en réseau, d un fax et de 2 scanners L ensemble du parc informatique a été acquis sur budget CRFCB. Budget Le CRFCB bénéficie d une dotation annuelle spécifique de fonctionnement, hors contrat, de50000 en 2012, complétée par une dotation spécifique sur critères, attribuées par le 37

39 ministère de l enseignement supérieur et de la recherche (MISTRD). Il conventionne avec les établissements de l Enseignement Supérieur des deux régions, répond à des appels d offres. Ses actions, sauf les journées d étude, sont payantes pour toute personne ne dépendant pas d un établissement ayant conventionné. dotation fonctionnement MISTRD ,00 subvention DRAC Languedoc Roussillon 4 000,00 Dotation spécifique MISTRD pour les actions nationales prioritaires dont la FAD 7 700,00 conventions établissements ,20 recettes propres (appels d'offres - stages intra) ,00 recettes propres (stages, préparations concours ) 8 300,00 Total ,20 Les principaux postes de dépense ont été les rémunérations : rémunération du contractuel et des formateurs, sur facture ou en heures complémentaires (50250 ). Les déplacements sont également un poste lourd vu l amplitude des deux régions desservies (15000 ). Objectifs de l année Les priorités du CRFCB ont été de : -Consolider le fonctionnement en module des préparations concours -Développer les conférences de culture professionnelle initiées en Développer le catalogue de stages -Renforcer la délocalisation des actions en Languedoc Roussillon -renforcer le partenariat avec les acteurs professionnels régionaux et locaux (associations, CNFPT, ENSSIB, autres centres ) Bilan des activités de formation Préparation concours session stagiaires Préparation concours session stagiaires 228 heures Mardis des Bibliothèques 220 stagiaires 78 heures Stages de formation continue 15 stages catalogues 13 stages intra ou sur appels d offres 393 stagiaires 405 heures Journée d études (partenariat ABF) 46 stagiaires 6 heures Total 877 stagiaires 717 heures 38

40 Les thématiques sont variées, toujours vues sous l angle métier : -Etablissement et management -Collections et politique documentaire -Publics -Techniques documentaires - Outils numériques - Compétences informationnelles Statistiques d inscription Enseignement Supérieur Ministère Culture et FPT Autres Préparation concours Formation continue Mardis journée d'étude 46 Par autres, il faut entendre inscriptions individuelles ou personnes travaillant dans le privé 72% des stagiaires sont des fonctionnaires, titulaires (A, B ou C) à plus de 73%. 28% des stagiaires ne sont pas assimilés fonctionnaires qu ils travaillent dans la fonction publique (emplois aidés par exemple) ou pas. 49% des stagiaires proviennent d établissements ayant conventionné avec la répartition suivante : Université de Toulouse 5% Ecole des Mines Albi 0% Université de Toulouse 1 19% ISAE 6% Université de Toulouse2 23% ABES 2% Université de Toulouse 3 13% BIU Montpellier 14% INPT 6% Université de Nîmes 0% (2 inscrits) INSA 4% U de Perpignan 5% Champollion 2% Plus de 81% des stagiaires viennent de Midi Pyrénées, près de 19% de Languedoc Roussillon. Moins de 1% des stagiaires viennent d une autre région. 39

41 Chiffres-indicateurs-annexes 2012 Informatisation et interfaces de recherche Informatisation Le catalogue commun Archipel compte maintenant plus de 1,1 million de notices d ouvrages, soit 2,5 millions d exemplaires Notices bibliographiques Exemplaires

42 Activité Après une période de chute, les prêts sont en augmentation : sans doute un effet de l élargissement du réseau, mais pas uniquement puisqu ils sont également en augmentation si l on se réfère au nombre de prêts par bibliothèque Prêts sans les renouvellements Emprunteurs

43 prêts et renouvellements en 2012 Bibliothèques BUC Mirail BU Arsenal BU Sciences IUFM Toulouse St-Agne BU Santé Rangueil BU Albi ISAE INSA. BIB'INSA BU Santé Allées Centre de ressources FOIX BU Manufacture IUFM Montauban Bib. Histoire et ArtsBib. Histoire et Arts INP ENSIACET 9657 IUFM Toulouse Rangueil 9049 IUFM Albi 8566 IUFM Tarbes 8479 Bib. Psychologie 7487 Bibliothèque Lettres Philosophie Musique 6924 INP ENSEEIHTINP ENSEEIHT 6659 IUFM Rodez 6600 Médiathèque Montauban 6211 Centre de ressources des langues Mirail 6138 Bibliothèque de mathématiques et mécanique 5981 ENI Tarbes 5953 Médiathèque d'auch 5862 IUT Tarbes 5534 IUT Ponsan 5530 Bibliothèque ENAC 4781 BU Rodez 3666 INP ENSAT 3648 Bib Sociologie, Economie, Education 3625 Bib. études du monde anglophone 3456 Bibliothèque de Géographie 3327 IUT Rangueil 3031 Prêts et renouvellements 42

44 IUT Rodez 2657 IUFM Cahors 2640 Mines Albi 2601 Bibliothèque IEP 2211 Bibliothèque de sciences juridiques 1938 École Nationale Vétérinaire de Toulouse 1867 Bib. de Langues Étrangères 1832 Bibliothèque hispanique 1758 Observatoire Midi-Pyrénées 1216 Médiathèque ESAV 1027 IUT Figeac 870 BU Castres 500 IUT Castres 389 IUFM Toulouse Muret 332 Répartition des emprunteurs en 2012 Type d'emprunteur Nombre Niveau L Niveau M Niveau D 4346 Lecteurs autorisés 2845 Enseignants et ATER 2489 Personnels des universités 1801 Prépa concours 1729 Bibliothèques PEB 566 Formation continue 143 Collectivités 25 43

45 Répartition des emprunteurs par filière Code Filière Nombre 11droit UT1 droit lan UTM UFR LLCE psy UTM UFR psychologie ses UTM UFR SES hist UTM UFR Histoire stpi INSA Sciences technologies ingénieur esug UT1 IAE eco UT1 économie iut UPSsc IUT lpm UTM Lettres Philo Musique iufmt UTM-Iufm Toulouse isae ISAE medra UPSsa médecine Rangueil aes UT1 AES iep UT1 IEP B UPSsc Biologie, biochimie,biosanté ensee INP ENSEEIHT Centrale a7 INP ENSIACET staps UPSsa STAPS utm UTM medpu UPSsa médecine Purpan shs JFC Sci. humaines et sociales D UPSsc L enac ENAC enit INP ENIT ensat INP ENSAT tar UPSsc IUT Tarbes pca UPSsc physique chimie automatique sjs JFC Sc juridiques et sociales mina Ecole des Mines d'albi pharm UPSsa pharmacie P UPSsc Physique, matériaux vet Ecole Nationale Vétérinaire ups UPS-divers M UPSsc Mathématiques svt UPSsc sciences de la vie et de la letla JFC Lettres, langues et arts apm UTM Montauban DAM et Arts appliqués iufmh UTM-Iufm Auch E UPSsc EEA I UPSsc Informatique, Info des organisations rodez UT1 IUT Rodez C UPSsc Chimie,CBPS, Procédés physicochimiques ssmh JFC Sc du sport et de la motricité humaine st JFC Sciences et techniques dent UPSsa dentaire mig UPSsc MIG

46 14T UPSsc Planète, terre, environnement indet UT1 indéterminé mond UT1 droit Montauban iufma UTM-Iufm Albi fc UTM formation continue foix UTM Foix infor UT1 Informatique iufm UTM - Iufm auch UPS IUT Auch langa UTM sc. du langage iutf UTM IUT Figeac iufmm UTM-Iufm Montauban isis JFC Informatique et syst d'inf pr la santé S UPSsc SPI prepa INP Cycle polytechnique préparatoire iufmr UTM-Iufm Rodez omp UPSsc OMP K UPSsc Mécanique, énergétique esav UTM ESAV iufmb UTM-Iufm Tarbes gcu INSA Génie civil G UPSsc Génie civil, génie méca U UPSsc UPSSITECH gei INSA Génie électrique et informatique cpag UT1 CPAG 98 12ipeal UTM IPEALT 98 14deug UPSsc département inter-ufr1ere année 98 12iufmc UTM-Iufm Cahors 73 11mona UT1 AES Montauban 59 16inp INP HDR et autres dipl cas UPS IUT Castres 55 12geog UTM géographie aménagement 46 17gba INSA Génie biochimique et alimentaire 42 12cah UTM Cahors hist. arts 37 12iufmf UTM-Iufm Foix 35 14iup7 UPS IUP STRI GEII 32 14n UPSsc Ingéniérie des organisations, management 30 Les filières comptant moins de 20 emprunteurs ne sont pas mentionnées. 45

47 Statistiques SUDOC 2012 Activité globale dans le Sudoc Créations de notices bibliographiques Créations de notices d'autorités Modification de notices bibliographiques Modification de notices d'autorités Doublons traités dans la base de production Notices autorités Notices bibliographiques

48 Sudoc Centre Régional 2012 Les tableaux ci-dessous sont établis d'après les données statistiques de WEBSTATS, système de pilotage et de suivi d'activité développé par l'abes. Ces chiffres correspondent à ceux du login d accès à WinIBW du Cr 46, c est à dire au travail effectué pour les établissements non déployés dans le Sudoc et sans les chiffres des 4 entrées secondaires qui ont leurs propres codes d accès. Tableau des mises à jour des notices bibliographiques pour Notices bibliographiques créées Notices bibliographiques modifiées Notices bibliographiques supprimées Total annuel Tableau des mises à jour de notices d autorité pour Notices d autorités créées Notices d autorités modifiées Notices d autorités supprimées Total annuel Tableau des mises à jour de notices d exemplaires pour Notices d exemplaires créées Notices d exemplaires modifiées Notices d exemplaires supprimées Total annuel

49 Statistiques Sudoc 2012 ILN 67 RBCCN Intitulé de la bibliothèque Notices bibliographiques Créations Notices d'autorité Modif. Créations Modif. UT TOULOUSE1-BU Arsenal TOULOUSE1-BU Manufacture TOULOUSE1-Bibl.centrale Droit TOULOUSE1-Inst.Et.Jur.Urbanisme TOULOUSE-CRM TOULOUSE-CTHDIP TOULOUSE1-C.Et.Rech.Droit espace TOULOUSE1-Centres de recherche TOULOUSE-IEP RODEZ-IUT MONTAUBAN-UT1/CG TOULOUSE1-SCD-Bib. électronique Total UT Total UT1 Créations (bib. et aut.) 4905 UTM TOULOUSE2-BU Lettres TOULOUSE2-BUFR Histoire TOULOUSE2-BUFR Espagnol TOULOUSE2-BUFR Anglais TOULOUSE2-BUFR Langues TOULOUSE2-Géographie (anc. SES) TOULOUSE2-BUFR Lettres TOULOUSE2-BUFR de psychologie TOULOUSE2-Sociologie TOULOUSE2-CEDOCAL TOULOUSE2-Montauban FOIX/TOULOUSE2-BU TOULOUSE2-CFCB TOULOUSE2-ESAV TOULOUSE2-BUC Mirail-CRATA TOULOUSE2-Centre langues TOULOUSE2-BUC Mirail-ERASME TOULOUSE2-Bibliothèque méridionale TOULOUSE-C.Etudes urbaines TOULOUSE2-SCD-Bib. électronique FIGEAC-IUT FOIX-CDDP BLAGNAC-IUT ALBI-IUFM AUCH-IUFM CAHORS-IUFM MONTAUBAN-IUFM RODEZ-IUFM TARBES-IUFM TOULOUSE-IUFM Rangueil TOULOUSE-IUFM Saint-Agne Total UTM Total UTM Créations (bib. et aut.)

50 RBCCN Intitulé de la bibliothèque Notices bibliographiques Créations Notices d'autorité Modif. Créations Modif. UPS TOULOUSE3-BU Sciences TOULOUSE3-BU Santé-Centrale TOULOUSE3-IUT.Inform/Communic TOULOUSE3-IUT.Gestion Entreprise TOULOUSE3-BU Santé-Allées TOULOUSE3-OMP TOULOUSE3-SCD-Bib. électronique TARBES-IUT CASTRES-IUT AUCH-IUT TOULOUSE3-UFR Math.Inform.Gest Total UPS Total UPS Créations (bib. et aut.) 4415 INP TOULOUSE-ENSAT-Documentation TOULOUSE-ENSEEIHT TOULOUSE-ENSIACET TARBES-ENIT-Bibliothèque TOULOUSE-ENVT TOULOUSE-Inst.Mécanique Fluides TOULOUSE-INP Total INP Total INP Créations (bib. et aut.) 1198 INSA TOULOUSE-INSA TOULOUSE-INSA. GBA TOULOUSE-INSA-Bib. électronique Total INSA Total INSA Créations (bib. et aut.) 257 JFC ALBI-BU ALBI-SCD-Bib-electronique CASTRES-BU RODEZ-Bibliothèque Universitaire Total JFC Total JFC Créations (bib. et aut.) 235 ISAE TOULOUSE-ISAE Total ISAE Total ISAE Créations (bib, et aut,) 1870 MINA TOULOUSE-MINES ALBI Total MINA Total MINA Créations (bib, et aut,) 381 ENAC TOULOUSE-ENAC Total ENAC Total ENAC Créations (bib, et aut,) 3080 SICD TOULOUSE-SICD-Livre ancien Total SICD Total SICD Créations (bib. et aut.) 120 Total ILN Total ILN Créations (bib. et aut.) Total ILN Dédoublonnage

51 Statistiques Archipel 2012 HIP a reçu dans l année visiteurs uniques, pour un total de visites, ce qui représente des hausses respectives de 27,69% et 4,83 % par rapport à l année précédente, même si ces chiffres doivent toujours être pondérés par la prise en compte du fait que dans nombre d établissements, Archipel sert de page d accueil sur les postes publics. Les utilisateurs d Archipel viennent de France (à 96,80%) et plus particulièrement de Midi- Pyrénées, puisque un peu plus de 85% des usagers habitant la France résident dans la région. Du point de vue des sources de trafic, les constats, d une année sur l autre restent inchangés : le trafic issu de sites dits référents, principalement les sites institutionnels des SCD du réseau, pèse plus de la moitié des visites tandis que celui issu des moteurs de recherche reste marginal comme pour tout catalogue de SIGB de cette génération. 50

52 Statistiques site Réseau des bibliothèques Porté par l intégration de nouveaux outils (formulaire de chat pour le renseignement à distance, outil de découverte Archipel plus), la consultation du site Web du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse a continué de croitre pour atteindre visiteurs uniques (+ 277,57% par rapport à 2011) et visites (+ 226,75%). L intégration de ces deux nouveaux outils et plus particulièrement d Archipel plus, s est également traduite par une modification des sources de trafic et des pays de provenance des internautes fréquentant le site : l accès via un moteur de recherche commercial représente désormais 67,73% du total des visites (contre 41,73% en 2011), tandis que la part des internautes français est passée de près de 93% en 2011 à un peu moins de 58% (même tendance baissière, mais beaucoup plus mesurée, pour les visiteurs originaires de Midi- Pyrénées qui ne représentent plus que 69,66% du total des visites «françaises», contre 77,41% l année précédente). Cette modification de la composition du public du site Web du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse est évidemment à mettre l actif de l intégration d Archipel +, la recherche par internaute, sur Google ou Bing, d une référence bibliographique pouvant l amener vers notre site. De fait Archipel + représente d ores et déjà près de 40% du total des pages vues. 51

53 Statistiques site Tolosana 2012 La fréquentation de Tolosana a continué à croître en 2012 (6.959 visiteurs uniques pour visites, soit des hausses de 40,30% et 30,39% par rapport à l année précédente) et plus particulièrement à partir de l automne 2012 et l entrée en service d une nouvelle version, développée sous le CMS Drupal (augmentation de 130,74% et de 111,22% du nombre de visiteurs uniques et de visites sur octobre par rapport à l année précédente). Cette hausse importante est à mettre sur le compte d une meilleure communication, mais aussi et surtout sur une meilleure indexation par les moteurs de recherche commerciaux des contenus décrits par Tolosana (les moteurs de recherches représentent sur le mois d octobre 55,88% des sources de trafic, contre 21,31% en octobre 2011). Cette augmentation du trafic via les moteurs de recherche s est traduite par une légère modification de la composition du public fréquentant ce site. Si la part des internautes français est restée quasi-identique par rapport à l an dernier (autour de 89%), on note en revanche une moindre représentation des internautes de Midi-Pyrénées (55% des visites, contre 64% l année précédente), qui vient confirmer que Tolosana est l interface de recherche du SICD qui a le public le plus diversifié, au moins du point de vue de l origine géographique. 52

54 Ressources électroniques 2012 Statistiques d utilisation pour le réseau Consultation de documents en texte intégral Base JSTOR FACTIVA Techniques de l'ingénieur Oxford reference online Lextenso CAIRN ASCE Terra Economica Cyberlibris SAGE bouquet SHS DIST Science Direct Nbre établissements Norme utilisée Counter Counter nbre de dossiers html et pdf vus ICOLC? Counter Counter? nbre de pages vues Counter? Counter Evolution % -7% 45% 4% 33% 60% 247% 36% 569% 37% -21% 17% BDD Base WOS Pack Inist CAS Nbre établissements Norme utilisée Counter Counter? Evolution % -6% nvelles stats 53

55 Livre ancien Statistiques de la fréquentation Nb d entrées* Arsenal Allées Total * On compte une entrée unique par lecteur pour un jour donné ; les entrées lors des visites organisées ne sont pas prises en compte Nb de vol. communiqués Arsenal Allées Total Le nombre de communications à la Bibliothèque du Mirail est de 3 vol. (pour 2 lecteurs) Répartition des lecteurs 54

56 Statistiques de catalogage Exemplaires créés sur Horizon Collection SICD (Usuels) BU Arsenal CTHDIP (UT1) SCD Mirail (BUC +BUFR) BU Allées Jules Guesde Total fonds anciens SICD (Usuels) Total général

57 Formation Formations assurées en 2012 Intitulé formation Formateurs Nombre de sessions Nombre de jours HORIZON - ACQUISITIONS SICD 1 1,5 HORIZON - ACQUISITIONS - Budget SICD 1 0,5 HORIZON - CATALOGAGE Réseau 1 1 HORIZON - CIRCULATION Réseau 2 2,5 HORIZON - CIRCULATION - Administration SICD 1 1 HORIZON - BULLETINAGE Réseau/SICD 2 4 Présentation Réseau SICD 1 0,5 WINIBW Réseau 3 10,5 Web Reporter SICD 2 1 Catalogage PS dans le SUDOC Mediadix 1 2 Totaux 15 24,5 Nombre total de jours de formation organisés : 24,5 Nombre total de personnes formées : 138 Nombre de jours de formation assurés par des formateurs Réseau/SICD : 22,5 Répartition des personnes formées par SCD SCD Nombre de personnes formées UT1 19 UTM 41 UPS 39 INP 10 INSA 2 JFC 6 ISAE 6 EMAC 6 ENAC 9 Total

58 Journée réseau des bibliothèques Vendredi 1 er juin Amphi Cujas 57

59 Communications, publications, participation à des comités scientifiques Communications Les rencontres de Rue des Facs : «Une Question?, un service de référence en ligne de proximité pour le réseau des établissements du PRES Université de Toulouse», 26 octobre 2012, Cécile Clarac. Les écritures ordinaires de la recherche, journée d études du projet de recherche Ecrito, 25 juin 2012, Maison de la Recherche, Université Toulouse 2 Le Mirail (Sylvie Fayet : «Archéologie : archiver l absence») De l'oai au web de données : bibliothèques et publications sur internet, journée d études organisée par Mediadix et l Urfist de Paris, 12 octobre 2012, Mediadix, Saint-Cloud (Sylvie Fayet : «Métadonnées documentaires, définition et fonctions») La publication scientifique en question, journée d études organisée par le réseau Doccitanist et l Observatoire Midi-Pyrénées, 25 novembre 2012, LAAS, Toulouse (Sylvie Fayet : «Droit d auteur, droit d éditeur?» ; Muriel Lefebvre : «La publication scientifique entre enjeux économiques et enjeux citoyens») Les pratiques de lecture des étudiants en Midi-Pyrénées, Journées des directeurs des BU et de l IST, Paris, 5 avril 2012, Marie-Dominique Heusse D une politique documentaire de SCD à une politique documentaire concertée dans le cadre d une fusion, d un site ou d un PRES, formation Mediaquitaine "Politique documentaire concertée", Bordeaux, 10 avril 2012, Marie-Dominique Heusse Actualités des réformes universitaires, formation Enssib «Quoi de neuf en bibliothèques?», Villeurbanne, 4 juillet 2012, Marie-Dominique Heusse Le réseau documentaire de l Université de Toulouse, séminaire «Quelle organisation documentaire au sein de l université?», Aix-Marseille université, 19 septembre 2012, Marie- Dominique Heusse Les pratiques de lecture des étudiants en Midi-Pyrénées, séminaire TIC de l'ens Cachan, 18 octobre 2012, Marie-Dominique Heusse Rencontres Henri-Jean Martin : 20 ans de patrimoine. 8-9 octobre, ENSSIB, Lyon (rédaction du CR dans le BBF), Marielle Mouranche Médiadix et les CRFCB : 25 ans un nouveau départ. 14 juin. Médiadix, université Paris Ouest Nanterre, Catherine Roussy Publications FAYET, Sylvie. «Droit d auteur, droit d éditeur?». Journée d études : La publication scientifique en questions, 23 novembre Observatoire Midi-Pyrénées, Toulouse. Publié en ligne < HEUSSE, Marie-Dominique. «La documentation dans les universités fédérales», publié dans le bbf t. 58, n 1 (dossier : La documentation à l'université) LEFEBVRE, Muriel. «La publication scientifique entre enjeux économiques et enjeux citoyens». Journée d études : La publication scientifique en questions, 23 novembre Observatoire Midi-Pyrénées, Toulouse. Publié en ligne LEFEBVRE, Muriel. «Approche patrimoniale de la communication scientifique : les écritures (infra)-ordinaires de la recherche», Habilitation à Diriger les Recherches en Sciences de l Information et de la Communication, Université Toulouse 2 Le Mirail, 12 décembre

60 MOURANCHE, Marielle. «La bibliothèque de la faculté de théologie protestante de Montauban ( )» Conférence pour la Société montalbanaise d études et de recherches sur la protestantisme. 25 avril. Publié dans le Bulletin de la SMREP MOURANCHE, Marielle. «Les factums toulousains dans la bibliothèque virtuelle Tolosana». Journée d études : Découverte et valorisation d une source juridique méconnue : le factum judiciaire. 7 juin. Faculté de droit et de sciences politiques de Clermont-Ferrand. Publié en ligne dans le n 3 de la Revue du Centre Michel de l Hospital Participations à des comités scientifiques Membre de la Commission Bibliothèques numériques, IGB, MESR & Ministère de la Culture et de la Communication Marie-Dominique Heusse Membre du Conseil supérieur de la propriété littéraire et artistique (Marie-Dominique Heusse) Membre de la Commission recherche de l ADBU, (Marie-Dominique Heusse) Membre du groupe de travail Bibliométrie de la CPU, Marie-Dominique Heusse Membre du groupe de travail de l AFNOR sur la révision de la norme de catalogage des livres anciens (Marielle Mouranche) Membre de la commission régionale du patrimoine de Midi-Pyrénées, pilotée par le CRL (Marielle Mouranche) Membre de la commission du FRRAB (Fonds régional de restauration et d acquisitions des bibliothèques) Midi-Pyrénées (Marielle Mouranche) Coordination du projet de recherche ECRITO et comité scientifique de la journée d études «Les écritures ordinaires de la recherche» (Muriel Lefebvre et Sylvie Fayet) Membre du conseil scientifique de l ENSSIB (Sylvie Fayet) Membres du comité de pilotage de la mission PATSTEC (Sylvie Fayet) Membres du comité de pilotage «Archives de chercheurs» de la MSH-Toulouse (Sylvie Fayet, Marie-Dominique Heusse et Muriel Lefebvre) Membre de l ANR Resocit (Muriel Lefebvre) Membre du labex SMS (Muriel Lefebvre) Membre du comité de rédaction de la revue ComuniTIC (Muriel Lefebvre) Membre du comité de rédaction du magazine «Mondes sociaux» (Muriel Lefebvre) Membre du Comité d Orientation du Service de Diffusion des Sciences et des Techniques dédié à la Culture Scientifique du PRES de Toulouse (Muriel Lefebvre) Membre du LERASS (Muriel Lefebvre) Membre du comité pédagogique du SIUP (Muriel Lefebvre) Membre du CA de l AUSIDEF, Pierre Legrand Membre du Comité Technique ABES Projet de SGB mutualisé, Nicolas Morin puis Loïc Ducasse Membre du comité de pilotage des journées nationales 2013 organisées par le CNFPT national «Les catalogues au défi du web» (Catherine Roussy) Membre du groupe de travail BSN9 piloté par le MESR (Catherine Roussy) Membre du groupe de travail Bibdoc Portail national de formation continue des bibliothécaires piloté par le MESR (Catherine Roussy) Participation au groupe technique sur l adoption de RDA en France (Catherine Roussy) Membre de la Commission Evolution des métiers de l ADBU (Catherine Roussy) 59

61 Organigramme SICD