APPEL A CANDIDATURE A L ORGANISATION DU CONGRES NATIONAL 2015

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1 APPEL A CANDIDATURE A L ORGANISATION DU CONGRES NATIONAL 2015

2 En 2014, le Comité des fêtes de Villecresnes (situé dans le Val de Marne et adhérent FNCOF depuis 2002) accueillait chaleureusement le Congrès National de la FNCOF. La réussite de l événement liée principalement à la qualité d accueil et à la capacité des bénévoles du Comité des fêtes de Villecresnes à organiser un tel événement, a incité les dirigeants de la FNCOF à reconduire cette formule en La Fédération Nationale des Comités et Organisateurs de Festivités lance donc un appel à candidature auprès de ses structures adhérentes (comités des fêtes et communes) afin d accueillir le Congrès National 2015 de la FNCOF. Le choix de la ville d accueil se fera sur la capacité de cette dernière à proposer à la FNCOF une organisation de cet événement respectant les contraintes techniques et budgétaires demandées, ainsi qu une situation géographique favorable. Une occasion unique pour l équipe de bénévoles d un comité des fêtes, membre de la FNCOF, de mettre en œuvre son savoir faire d organisateur d événement au profit d un événement d envergure nationale.

3 CAHIER DES CHARGES - En qualité de ville d accueil, celle-ci devra être en mesure de proposer : Une mise à disposition gracieuse des salles, entièrement équipées (sonorisation et techniciens) (A défaut, indiquer les coûts éventuels de location des salles) Une équipe de bénévoles pour aider à l organisation de l événement (accueil, installation/désinstallation ) Une réception pour «le verre de l amitié» qui aura lieu à la fin de l Assemblée générale de la FNCOF Un «dîner spectacle» en clôture de l événement Un relais de l événement auprès des médias locaux (presse, radios) Des tarifs attractifs pour les services de restauration et d hôtellerie - Durée de l événement : 2 jours (vendredi et samedi) - Dates de l événement : mars/avril Programme type de l événement: Vendredi : 14h- 19h : Séminaire des délégués départementaux FNCOF (30 personnes maximum) 20h : repas dans un restaurant proche du lieu de la réunion (ou service traiteur sur place) Samedi : 9h00 : Visite d un lieu touristique (30 à 50 personnes) 11h30 : Enregistrement des congressistes (80 à 150 personnes environ) 12h30-14h : Cocktail déjeunatoire 14h30-17h30 : Assemblée générale annuelle de la FNCOF 18h00 : Réception officielle et Verre de l amitié 20h : Dîner spectacle (ouvert aux habitants de la commune)

4 Caractéristiques techniques Salles : Séminaire des délégués départementaux FNCOF (vendredi) Salle de réunion d une capacité de 30 personnes environ, configuration assise avec tables, équipée d un vidéo projecteur. Assemblée générale (samedi) Salle de conférence ou amphithéâtre, d une capacité de 150 personnes environ, équipé d un vidéoprojecteur, écran géant, sonorisation et micros HF. Scène munie de tables et chaises pouvant accueillir 8 à 10 personnes, et d un pupitre avec micro. Tables ou bornes d accueil des participants au congrès. Cocktail déjeunatoire (samedi midi) Salle de cocktail pouvant accueillir 150 personnes debout, avec cuisine et accès pour traiteur, et guéridons pour cocktail. Cette salle doit se situer dans le même lieu que la salle de conférence ou à 5mn à pied maximum. - En qualité de ville d accueil, celle-ci devra être en mesure de proposer : Repas spectacle (samedi soir) Salle pouvant accueillir 300 à 400 personnes assises pour un repas, avec une scène pour spectacle. - Tables et chaises - Cuisine pour traiteur - Loge pour artistes, ou possibilité d en placer une derrière la scène IMPORTANT : Le dîner spectacle n est pas nécessairement privatif et réservé aux congressistes de la FNCOF. Il peut être ouvert aux habitants de la commune, permettant ainsi au comité des fêtes de proposer un dîner spectacle de qualité avec l appui de la Fédération. Les congressistes peuvent aussi être associés à un événement déjà prévu par la structure d accueil à cette date (exemple : un dîner spectacle organisé par le comité des fêtes de la commune le même jour et auquel les congressistes de la FNCOF pourront être intégrés).

5 Situation : Les lieux de l événement doivent se situer à proximité d une gare SNCF. Dans l idéal, l événement se déroulerait sur un même lieu du vendredi au samedi. Toutefois, la réunion du vendredi, ainsi que le dîner spectacle du samedi soir peuvent se dérouler dans des lieux différents de la journée du samedi, mais en restant tout de même à proximité. Hébergements : Des hôtels de 2 ou 3* doivent se situer à proximité de l événement pour accueillir les congressistes. Hébergements à prévoir pour le vendredi et le samedi soir. Traiteur : Choix d un traiteur local, pour l accueil café, le cocktail déjeunatoire et le repas spectacle. La partie restauration peut également être réalisée par les membres du Comité des fêtes selon leur savoir faire en la matière. Le budget à respecter est le suivant : Accueil café : 2.5 TTC/pers maximum Cocktail déjeunatoire : 15 TTC/pers maximum Repas spectacle : TTC/pers maximum (repas complet, service, pain, vin, café et spectacle compris) Votre dossier de candidature est à adresser à la FNCOF avant le mardi 30 septembre 2014 (avec le maximum d éléments que vous êtes en mesure de fournir). CONTACT : FNCOF - 1 boulevard Bonrepos Toulouse Tél. : / relation@fncof.com

6 Photos du Congrès national FNCOF 2014 à Villecresnes