du point de vue organisationnel

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1 La mise en œuvre du Records Management au sein de l Administration l valaisanne du point de vue organisationnel Association des archivistes suisses Journée professionnelle 2010 Un travail préalable d organisation d interne Loi sur l information du public, la protection des données et l archivage du 9 octobre 2008 (art. 41) 1 Les autorités, leurs membres ainsi que les fonctionnaires et employés qui en dépendent sont tenus de gérer et de conserver d'une manière ordonnée les documents officiels. 2 Chaque autorité règle les modalités de gestion, de classement et de conservation, en étroite collaboration et en accord avec les Archives concernées. Définition d une méthodologie de travail précise à l interne Systématisation des relations avec les entités administratives 2

2 Un travail préalable d organisation d interne Tout projet de gestion des documents suit une procédure standardisée nomination d un responsable de la gestion des documents et des archives définition d une politique de gestion des documents claire et cohérente, qui aboutit à la conclusion d une charte en matière de gestion des documents élaboration d une fiche de projet qui présente notamment les objectifs, le groupe de projet, la méthode de réalisation et l échéancier du projet de gestion des documents rédaction d un référentiel de classement et de gestion (plan de classement et calendrier de conservation) mise en œuvre de la gestion des documents (formation des collaborateurs, organisation du classement des documents et gestion au quotidien des documents) 3 Les démarches d au sein de l Administrationl Stratégie de diffusion organisée autour de deux axes = centre de compétence par excellence en matière de gestion des documents mise en œuvre systématique de la gestion des documents auprès des entités administratives qui proposent de verser leurs archives Projet «Présidence» ( ) provoquer une prise de conscience parmi les décideurs sur l importance de la gestion des documents montrer le rôle et les compétences des en matière de gestion des documents mettre en évidence les lacunes en matière de gestion des documents électroniques 4

3 Le concept de cycle de vie du document électronique «Concept de cycle de vie du document électronique au sein de l Administration» remis en octobre 2008 au Conseil d Etat Le cycle de vie du document électronique implique de réfléchir à l implémentation d un système de gestion des documents électroniques l implémentation d une plate-forme de pérennisation et d archivage des documents électroniques (conforme à la norme ISO 14721) 5 Le concept de cycle de vie du document électronique 6

4 Le concept de cycle de vie du document électronique Nécessité de défendre le point de vue «métier» par rapport au point de vue strictement technique Identification des rôles et responsabilités des différents intervenants les mettre en œuvre les procédures et les outils de gestion des documents le Service cantonal de l informatique implémenter le système de gestion des documents électroniques l entité administrative participer activement au projet (ressources humaines et financières) 7 Le concept de cycle de vie du document électronique Décision du Conseil d Etat du 16 décembre 2008 soutien apporté à la démarche mandat donné à un comité de pilotage d élaborer pour le 31 mars 2009 «un concept pour la mise en place et la généralisation d un système de Records Management au sein de l Administration» et «un plan d action pour la mise en œuvre de ce système» nomination d un comité de pilotage placé sous la présidence du Chef du Service de la culture et composé de représentants des, de la Chancellerie d Etat et du Controlling gouvernemental direction du projet confiée aux 8

5 Rapport remis au Conseil d Etat le 31 mars 2009 et validé le 22 mai 2009 élargissement du périmètre du projet à l Enterprise Content Management intervenants spécialistes de la gestion des documents () doter les entités administratives de procédures et d outils de gestion des documents efficaces, et élaborer des directives en matière de conservation à long terme des données électroniques (formats de fichiers pérennes, métadonnées descriptives, techniques et administratives) spécialistes de l informatique (Service cantonal de l informatique) implémenter la solution ECM retenue spécialistes des processus (Controlling gouvernemental) répertorier et analyser les flux d information dans et entre les différentes entités de l Administration, ainsi qu entre les pouvoirs (Conseil d Etat, Grand Conseil et pouvoir judiciaire) spécialistes de l accompagnement et du support aux utilisateurs (Service du personnel et de l organisation) conduire le changement auprès de tous les collaborateurs 9 Rapport remis au Conseil d Etat le 31 mars 2009 implication très forte de chaque entité administrative qui doit avoir nommé un ou plusieurs référents ECM analysé ses principaux processus internes et externes validé le référentiel de classement et de gestion défini les droits d accès de ses collaborateurs définition de trois phases de réalisation phase de préparation ( ) phase de mise en œuvre ( ) phase de maintenance (à partir de 2017) 10

6 Rapport remis au Conseil d Etat le 31 mars 2009 Phase de préparation définir un processus transversal test choisir une solution ECM évaluer les ressources humaines et financières nécessaires à la réalisation du projet mener plusieurs projets pilotes auprès d entités administratives représentatives obtenir du Grand Conseil un crédit-cadre pour la mise en œuvre du projet à partir de Décision du Conseil d Etat de ne pas retenir les montants nécessaires à la phase de préparation pour 2010 Définition d un processus transversal test «processus de préparation, de traitement et de notification des décisions du Conseil d Etat» Demande du Président du Gouvernement d informatiser le processus d ici le 31 décembre

7 Décision du Conseil d Etat du 12 mai 2010 informatisation du «processus de préparation, de traitement et de notification des décisions du Conseil d Etat» pour le 31 décembre 2010 nomination du Chancelier d Etat en tant que président du comité de pilotage nomination d une direction de projet composée représentant des représentant du Controlling gouvernemental représentant du Service cantonal de l informatique Le projet ECM devient de fait un projet gouvernemental 13 Conclusion La mise en œuvre de la gestion des documents est un long parcours Important travail d organisation des démarches Débuter avec les entités volontaires et les plus proches des décideurs Reconnaissances des en tant que centre de compétence en matière de gestion des documents Démarches organisationnelles constituent le facteur critique de réalisation d un projet de gestion des documents 14

8 Coordonnées Alain Dubois Archiviste paléographe Rue des Vergers Sion 027/ alain.dubois@admin.vs.ch 15