Descriptions d emploi pour votre campagne

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1 Descriptions d emploi pour votre campagne L équipe au centre d une campagne électorale ces personnes à qui le candidat peut se fier jusqu à la victoire est probablement l un des éléments les plus importants de toute organisation de campagne. Même si chaque campagne est unique, et engendre des besoins différents pour l organisation, il y a certains postes clés qui doivent être pourvus, peu importe que la campagne soit importante ou plus humble. Certaines campagnes peuvent être assez petites pour qu une personne assume deux fonctions. Notre vidéo de formation établit six postes clés sans oublier qu il n y a pas de campagne sans candidat. Les postes qui restent peuvent être pourvus lorsque la campagne s accélère et que des personnes compétences ont été identifiées. Le candidat Description d emploi : Le candidat est la personne qui offre de devenir député. Cette personne, préférablement, doit avoir une très bonne réputation, une excellente connaissance des politiques et être une bonne communicatrice devant différents groupes. Les candidats ne devraient gérer rien d autre que leurs propres dossiers. Idéalement, aucun des candidats ne devrait passer de temps à enregistrer des données, assister à des réunions d ordre technique et encadrer du personnel de campagne ou des bénévoles. Le candidat ne devrait se concentrer que sur les rencontres avec les électeurs. Parle au nom du Parti et fait campagne auprès des électeurs et des médias. Se prépare en vue des activités prévues par son adjoint exécutif. Passe tout son temps libre à rencontrer les électeurs et à échanger avec eux. Participe à des activités de financement principalement avec des donateurs importants. Apprend rapidement les politiques et les enjeux du jour. Établit des relations et reçoit l appui de personnalités publiques clés de la communauté.

2 Prend la parole à toutes les réunions publiques et devant des militants et des groupes de défense, etc. Fait rapport directement au directeur de campagne. Le noyau central de l équipe : 1. Le directeur de campagne Après le candidat, le directeur de campagne est le membre de l équipe le plus important. Le candidat ne devrait jamais assumer les tâches du directeur de campagne. Les détails et le temps nécessaire pour diriger une équipe peuvent distraire des priorités du candidat qui devraient toujours se limiter à échanger avec les électeurs et les donateurs et tenter de trouver des partisans. Le directeur de campagne gère la campagne en se concentrant sur l image finale et la stratégie d ensemble. Un directeur de campagne devrait avoir des compétences en gestion de temps et de projets, de préférence en gestion de campagne électorale. Cette personne devrait avoir des qualités de chef avec des compétences en gestion de personnel et devrait pouvoir déléguer des pouvoirs aux bonnes personnes. Prend toutes les décisions sans appel à propos de la campagne. Préside le noyau central de l équipe de campagne. Conçoit et met en place une stratégie et un plan de campagne. Établit, affecte et encadre l équipe de campagne. S assure que la campagne suit son rythme et se fait selon les règles, résout les conflits internes, maintient le moral des troupes et gagne les élections. 2. L agent officiel L agent officiel est le grand responsable du compte de banque destiné à la campagne. L agent officiel doit suivre de façon précise les règles de la Loi électorale par rapport au financement de campagnes électorales. Il doit aussi bien connaître la Loi sur le financement des campagnes

3 électorales durant les périodes électorales. Un agent officiel devrait être bien organisé et avoir de l expérience en gestion des finances et tenue de livres. Cette personne doit être nommée et son nom doit être inscrit sur les documents du candidat choisi avant que le nom du candidat ne soit inscrit sur les bulletins de vote officiels. Garde les états de compte de tous les débits et les crédits du compte de campagne; doit confirmer avec le vérificateur de la campagne tous les procédés de suivi de financement, incluant la petite caisse. Approuve chaque dépense en signant les chèques. Remplit tous les rapports exigés par Élections Canada. Délivre tous les reçus officiels aux fins d impôts aux donateurs. L agent officiel fait rapport directement au directeur de campagne. L agent officiel est personnellement et légalement responsable du compte de campagne. L agent officiel devrait demeurer en contact avec le vérificateur et Élections Canada pour toute question lors de la durée de la campagne électorale. L agent officiel a la responsabilité d approuver tout le matériel publié par l équipe de campagne; tous les documents et les pancartes doivent avoir été approuvés par l agent officiel et comportés cette mention. L agent officiel doit s assurer que les dépenses de campagne ne dépassent pas les limites établies par Élections Canada. 3. Le vérificateur Le vérificateur doit être un comptable professionnel désigné responsable de vérifier le rapport de campagne préparé par l agent officiel afin de s assurer qu il est conforme aux principes comptables et qu il respecte les règles de la Loi sur le financement des campagnes électorales. Idéalement, le vérificateur devrait aider l agent officiel à rectifier tout manquement avant le rapport final à Élections Canada. Le vérificateur peut être celui qui s occupe de la vérification des rapports annuels des associations de circonscriptions électorales. Le vérificateur doit être nommé et son nom doit être inscrit sur les documents du candidat choisi avant que le nom du candidat ne soit inscrit sur les bulletins de vote officiels. Élections Canada verse des indemnités pour payer le vérificateur; l équipe de campagne doit assumer tous les frais qui excèdent le

4 montant versé par ÉC. Veuillez communiquer avec Élections Canada et consulter votre vérificateur pour en savoir davantage à propos de ces indemnités pour que l équipe de campagne soit au courant des frais qui pourraient survenir. La plupart des campagnes des Verts sont couvertes par ces indemnités, mais les campagnes les plus grosses peuvent excéder l indemnité versée. Si vous n avez pas de vérificateur local, veuillez contacter votre organisateur qui peut vous en trouver un. Révise les données par rapport aux débits et aux crédits du compte de campagne et devrait s assurer et faire en sorte, avec l agent officiel, que toutes les procédures et les meilleures pratiques de suivi de financement, de versement de dons, notamment la petite caisse et la délivrance de reçu aux fins d impôts sont bien comprises et suivies. Révise tous les rapports à remettre à Élections Canada et s assure que les documents respectent les exigences d ÉC. Devrait entretenir une relation de travail avec l agent officiel. 4. Le directeur des bénévoles Le directeur des bénévoles a la responsabilité de la gestion et du recrutement de bénévoles. Cette personne devrait avoir beaucoup d entregent et faire preuve de dynamisme. Le directeur des bénévoles comprend bien les exigences de tous les postes de bénévoles et connaît bien les rôles de l équipe de campagne et ses tâches. Le directeur des bénévoles sait comment contacter les gens et identifier les partisans, que ce soit par téléphone, au cours d activités publiques ou en faisant du porte-à-porte. Évalue les besoins en bénévoles selon le plan de campagne. Contacte les bénévoles qui se sont déjà engagés. Conçoit et met en place un plan de recrutement de nouveaux bénévoles. Actualise une base de données de tous les bénévoles avec leurs noms, leurs coordonnées et leurs tâches. Rencontre chaque bénévole pour évaluer leurs niveaux et leurs types de compétences, ainsi que leur disponibilité.

5 Fait signer à chaque bénévole une entente de confidentialité. Participe à la formation des bénévoles. Affecte chaque bénévole à des tâches ou des secteurs spécifiques et les supervise. Possède la liste détaillée des descriptions de tâches des bénévoles pour leur donner des tâches. S assure que les bénévoles sont heureux et qu ils connaissent leurs obligations et leurs tâches, et qu ils peuvent les accomplir. Encourage les bénévoles et reconnaît leur travail lors d activités sociales. Fait rapport directement au directeur de campagne. 5. Le directeur des communications Le directeur des communications a la responsabilité de l image de la campagne du point de vue du public et des médias. Le directeur des communications contrôle l image et le message de la campagne auprès du public, qu il s agisse de la stratégie pour les médias en passant par le matériel de la campagne. A la responsabilité de l équipe des communications de campagne. Prend la plupart des décisions à propos du matériel imprimé, des médias et du message à véhiculer. Met en place les éléments des communications du plan de la campagne. Prépare les conférences de presse. Maximise la couverture médiatique et demeure la personne ressource pour les médias. A la responsabilité de l «image» du candidat. Fait rapport directement au directeur de campagne. 6. Le directeur de la conception Web et des médias sociaux Le coordonnateur du site Web et des médias sociaux construit et actualise le site Web et les différents réseaux sociaux pour la campagne en les mettant à jour et en les alignant sur les messages de la campagne.

6 Fait la mise à jour du site Web avec les activités à venir, les nouvelles et les enjeux, etc. Gère la page Facebook, etc. Gère les réponses automatiques des demandes en ligne et des commentaires. Fait rapport directement au directeur des communications. Autres tâches : Une fois le noyau central de l équipe mis en place, d autres postes peuvent être créés et pourvus. Adjoint administratif et aux finances L adjoint administratif et aux finances travaille sous la supervision de l agent officiel pour tout document à remplir et agit à titre de deuxième personne légale autorisée à signer durant la campagne. L adjoint administratif et aux finances a aussi la responsabilité, au besoin, de dossiers et de formulaires séparés, alors que l agent officiel suit de près toutes les questions financières selon les tâches qui ont été attribuées. Cette personne s occupe en grande partie du «traitement» des questions financières. Ses tâches lui sont données par l agent officiel à qui elle fait rapport directement. L adjoint exécutif du candidat L adjoint exécutif du candidat gère toutes les activités du candidat selon la direction donnée par le directeur de campagne. L adjoint exécutif doit être déterminé, calme en dépit de la pression et très organisé. L adjoint exécutif aide le candidat à demeurer concentré sur ses dossiers et se déplace avec lui ou elle pendant la campagne. L attaché de presse L attaché de presse est le lien entre la campagne et les médias. L attaché de presse rédige les communiqués de presse, établit les horaires des conférences de presse et garde de bonnes relations avec les médias pour s assurer d être écouté; il tente d obtenir la plus grande visibilité possible auprès des médias. Cette personne suit de près les communiqués de presse du parti central et les intègre aux communiqués locaux pour s assurer que le message s aligne sur le message de la campagne nationale. L attaché de presse fait rapport directement au directeur des communications.

7 L assistant à la recherche L assistant à la recherche prépare de courts documents d opposition et des documents sur des sujets spéciaux pour aider le candidat à demeurer informé. Il ou elle peut demander l avis d environnementalistes experts sur différentes questions précises. L information recueillie alimente aussi les communiqués de presse. Cette personne fait rapport directement à l attaché de presse. L équipe de création et des publications Cette équipe intègre avec créativité des éléments de message, d enjeux et de motifs pour produire l image de la campagne. Cette équipe conçoit des ébauches pour tout le matériel de la campagne, c est-à-dire les sites Web, les pancartes, etc. Cette équipe crée un style et une image pour véhiculer l image de la campagne auprès du public. Et fait rapport directement au directeur des communications. Le directeur du financement Cette personne travaillera à solliciter des dons pour la campagne. Elle devrait avoir une bonne connaissance de la Loi électorale à propos du financement de campagne. Elle devrait créer une liste de donateurs et les contacter pour des dons. Le directeur des activités Cette personne a la responsabilité de toutes les activités tenues durant la campagne (p. ex., les rassemblements, les activités de financement et les activités communautaires). Cette personne a une solide expérience en organisation d activités et prépare les activités. Le directeur du bureau Le directeur du bureau dirige les activités du bureau de campagne. Il supervise le travail des employés au bureau pour que tout avance à un rythme adéquat et respecte les objectifs de l échéancier. Le directeur du bureau ouvre et ferme le bureau, gère l aspect du bureau, dirige les demandes et gère les fournitures et l équipement du bureau. Le directeur du bureau a la responsabilité de s assurer que le bureau de campagne fonctionne de façon aussi agréable et professionnelle que possible. Le coordonnateur des pancartes Le coordonnateur des pancartes dirigera tous les bénévoles affectés à l équipe des pancartes et veillera à l entretien de toutes les pancartes distribuées. Habituellement, le coordonnateur doit avoir un véhicule pour

8 transporter les pancartes, des outils pour les installer et les réparer au besoin, de même qu une éthique de travail solide; le coordonnateur des pancartes doit ainsi vérifier au moins une fois par jour l état des pancartes. Le coordonnateur de l accueil Le coordonnateur de l accueil fournit du soutien à ceux qui travaillent sur le terrain; par exemple, il s assure que les nouveaux venus sont accueillis et que chaque personne peut manger et boire. Il peut demander les services d autres bénévoles pour l aider. Le coordonnateur du pointage Le coordonnateur du pointage est sociable et dynamique; il encourage les gens à faire campagne en faisant du porte-à-porte. Cette personne a une bonne connaissance des politiques et du cheminement des candidats pour former des bénévoles à faire du pointage, les superviser et s assurer que les données sont enregistrées dans GRIMES aussi rapidement que possible. Le coordonnateur du pointage donne à l équipe des bénévoles un horaire de pointage en personne, organise le matériel de pointage et recrute de nouveaux bénévoles. Le coordonnateur du pointage par téléphone Le coordonnateur du pointage par téléphone est sociable et dynamique et encourage les bénévoles à faire du pointage par téléphone. Cette personne connaît bien les politiques et les candidats pour former les bénévoles à faire du pointage. Elle établit un horaire de pointage téléphonique, forme des bénévoles et comprend bien GRIMES. Le gestionnaire des données Le gestionnaire des données gère la base de données électronique de la campagne. Ses tâches comprennent la gestion d une équipe pour enregistrer des données obtenues par le pointage, le suivi des progrès de l identification des partisans et l aide au directeur du pointage pour préparer le matériel. Les tâches du gestionnaire peuvent inclure le suivi des données des membres, de personnes-ressources et des bénévoles. Le directeur du jour du vote Le directeur du jour du vote a la responsabilité de rédiger un plan d action pour le jour du vote pour tous les bénévoles. Ses tâches peuvent comprendre un effort particulier pour inciter les gens à aller voter. Le directeur du jour du vote a aussi la responsabilité de donner aux agents électoraux, aux promoteurs de rue, aux téléphonistes et aux autres

9 bénévoles l objectif d aller chercher le plus grand nombre de partisans possible. Il peut aussi devoir organiser une fête pour clore la campagne. Le coordonnateur des appels aux conducteurs Cette personne coordonne l équipe de bénévoles qui avec des pancartes feront des signes aux conducteurs pour les inciter à aller voter, une façon de faire qui réserve beaucoup de surprise et de plaisir. Le coordonnateur des appels pour inciter les gens à aller voter Cette personne, au besoin, peut travailler avec le directeur du jour du vote pour coordonner les appels pour inciter les gens à aller voter. Souvent, cela veut dire de demander à l équipe qui fait du pointage de faire les appels pour inciter les gens à aller voter. Le coordonnateur des appels a aussi comme tâche de former les bénévoles à utiliser les scénarios et les données dans GRIMES. Le directeur des relations communautaires Le directeur des relations communautaires a la responsabilité de contacter des organismes communautaires clés et de préparer des rencontres avec ces groupes pour les mettre au courant de la campagne. Le directeur des relations communautaires travaille de près avec l adjoint exécutif pour organiser des réunions avec ces organismes et le candidat. Cette personne devient le premier contact entre l équipe de campagne et l organisme ciblé. Elle a aussi la responsabilité de préparer le matériel à présenter à l organisme en question. Le directeur des relations communautaires doit être très sociable, connaître de nombreuses personnes dans la communauté et avoir la capacité d entrer en contact avec les groupes qui rassemblent de nombreux électeurs. Le spécialiste des relations communautaires Le spécialiste des relations communautaires cible des groupes d électeurs spécifiques comme les groupes minoritaires, religieux ou du milieu des affaires. Cette personne a préférablement des contacts qui lui donnent un droit d entrée dans ces groupes et peut l amener à parler de la campagne. Le coordonnateur des agents électoraux Le coordonnateur des agents électoraux gère une équipe de bénévoles pour agir à titre d agents électoraux aux bureaux de vote durant le jour de l élection. Il doit s assurer que les formulaires d inscription aux bureaux

10 de vote sont prêts pour chaque bureau qui aura un agent électoral, tel qu exigé par le greffier du scrutin d ÉC et le scrutateur du bureau de vote. Le coordonnateur des messagers Le coordonnateur des messagers gère l entrée de données dans une feuille de type «bingo» qui montre combien d électeurs ont voté. Il prépare les bénévoles à devenir des messagers entre le bureau de vote et le bureau de campagne.