INTRODUCTION A LA VEILLE METHODE ET OUTILS. Christophe GINESY - Cyril PEREIRA

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1 INTRODUCTION A LA VEILLE METHODE ET OUTILS Christophe GINESY - Cyril PEREIRA

2 PLAN GENERAL I INTRODUCTION Définition : veille, IE, recherches d information II NOTRE APPROCHE Constats, retours d expérience et angle d attaque III METHODOLOGIE Le cycle de l information IV EN PRATIQUE Dépasser l illusion technologique V CONCLUSION 10 conseils pour bien démarrer

3 I INTRODUCTION Définitions

4 Quelques définitions : AFNOR INTRODUCTION L AFNOR, donne les définitions suivantes : Veille : activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l environnement technologique, commercial, etc, pour en anticiper les évolutions Veilleur : personne qui, dans un environnement professionnel, est chargée d assurer des fonctionnalités d un système de veille. La veille technologique : «La veille technologique est l observation, l analyse de l environnement scientifique, technique et technologique, ainsi que des impacts économiques présentes et futures, pour en déduire les menaces et les opportunités de développement» Jakobiak, 1994, l intelligence économique en pratique.

5 La veille en entreprise INTRODUCTION Malgré l existence de cette norme, force est de constater que le management de l information en entreprise recouvre une multitude de termes et de positionnements. En effet, pour ne citer que les grandes tendances nous identifions : Les veilles thématiques juridique : concurrentielle, technologique, La veille stratégique : somme des veilles thématiques Le kwnoledge management : capitalisation des connaissances L intelligence Économique : veille stratégique + capitalisation + orientations stratégiques.

6 La veille en entreprise Si l on s en tient à la définition donnée par l AFNOR, il apparaît que la veille est une activité permanente dont l attribut principal est l observation. INTRODUCTION De façon opérationnelle il est intéressant de s interroger sur la mise en œuvre d un observatoire dans le contexte économique. De façon schématique, 2 situations se présentent. En PME : quel dirigeant peut se permettre de mobiliser des ressources à la seule observation de l environnement? Dans les grandes entreprises : comment justifier l existence d une cellule de veille par rapport à la Direction de la Stratégie dont les objectifs sont identiques (pilotage de l entreprise) 32% Rattachement de l'activité de veille et/ou intelligence économique 8% 5% 2% 25% 28% Non réponse Direction Générale Direction de la stratégie Direction Marketing Direction R&D Centre de recherche Les missions des veilles et de l'intelligence économique 13% 14% 9% 1% 14% 18% 15% 16% Collecter l'information Diffuser l'information Synthétiser l'information Alimenter une base de données Contribuer à l'élaboration et au suivi de la stratégie Recommander, alerter les décideurs Définir les sujets à traiter Autres

7 II NOTRE APPROCHE Constats, retours d expérience et angle d attaque

8 Constat de carence et angle d attaque NOTRE APPROCHE Constats : Simplicité des concepts de management de l information : veille, KM & IE Faiblesse de l intégration de ces concepts dans les entreprises La maîtrise de l information est un enjeu de pouvoir dans toute organisation Résistances culturelles aux changements et scepticisme face aux nouvelles pratiques. Éviter les approches générales : progresser à partir d action démonstratives Valoriser les contributeurs Intégrer le management de l information aux tâches quotidiennes des opérationnels Absence de prise en compte du management de l information dans les grilles d évaluation des salariés Ne diffuser que l information utile = qui participe à la prise de décision Confier la démarche à un collaborateur crédible

9 L approche technologique de la veille le meilleur chemin vers l échec NOTRE APPROCHE Mettre en place un dispositif de veille au sein d une organisation nécessite une réflexion préalable et notamment sur 4 dimensions indissociables : La dimension stratégique : comment relier la veille au business? (valeur ajoutée / retour sur investissement) La dimension organisationnelle : quelle organisation de travail, quelles communautés? La dimension technologique : quelles tâches à exécuter? (automatisation, stockage, protection, collaboration, ) La dimension humaine : quelles incitations au partage, rôle du management intermédiaire, aspects comportementaux, L ensemble des échecs constatés se justifient par l une des causes suivantes : 1. L approche outil : le logiciel miraculeux 2. L approche intellectuelle : la connaissance en équation 3. La matrice hollywoodienne : le label made in usa 4. L approche militaire 5. La guerre des barons (DSI, RH, Communication, )

10 L approche par les projets de développement : Une approche démonstrative et un retour sur investissement mesurable NOTRE APPROCHE La plupart des méthodologies classiques de mise en place de cellules de veille comporte un volet de sensibilisation à la gestion de l information. Dans ce module, il est systématiquement demandé aux opérationnels de faire «remonter» l information. Cette approche est la conséquence directe du développement de 2 freins majeurs à la réussite d un dispositif de management de l information. En effet, les opérationnels considèrent que : La transmission de l information dans un format différent que celui qui est propre à leurs tâches quotidiennes constitue une charge de travail supplémentaire La mise à disposition de leurs savoirs aux profit de tous les dépossèdent d une partie de leur pouvoir Une approche par projet permet d éviter ces 2 écueils car : Le management de l information s intègre dans les tâches habituelles Ce positionnement permet d instaurer un langage commun entre les différents profils L information est disponible et la mémoire collective organisée

11 III METHODOLOGIE De la recherche à la veille

12 Le cycle de l information Un cadre de cohérence pour la recherche d information METHODOLOGIE Veille et recherche d information sont en réalités le 2 faces d une même pièce. La recherche est une activité ponctuelle portant sur un sujet dont la répétition n est pas envisagée La veille est une recherche récurrente dont la répétition nécessite la mise en place de process. Le cycle de l information est issu d une méthodologie militaire, le cycle du renseignement. Cette méthodologie est structurée de sorte qu elle devienne une véritable boîte à outil de résolution de problème. En instaurant un cadre de cohérence à l ensemble des opérateurs (internes et externes), il est possible de parler de méthode qualité de management de l information. Le cycle se divise en 4 phases principales L expression des besoins La collecte d informations Le traitement La diffusion

13 Le cycle de l information Une approche itérative et concomitante METHODOLOGIE Revue de presse 4. Diffusion 3. Traitement de l information 1. Expression des besoins 2. Recherche d informations Détection des risques et des opportunités Data mining GOOGLE.com

14 IV EN PRATIQUE Dépasser l illusion technologique

15 Des outils : pour qui? Pour quoi? En matière de collecte d information, il n existe ni procédé ni outil capable de réaliser toutes les opérations de collecte sur tous les champs d investigation. Il s agit donc de recourir à des approches spécifiques à chaque type de sources. Nous distinguons : EN PRATIQUE Les sources d information formelles : L information est dite formelle dès lors qu elle est publiée sur support papier, informatique, microfilm Elle peut être structurée ou non, mais il s agit dans tous les cas d une information directement accessible (sous réserve des contraintes définis par son auteur) et exploitable. On parle également d information blanche. L espace virtuel :sites web (visible / invisible), espaces de discussions, forums, Les médias traditionnels Les banques de données Les sources d information informelles : L information informelle est constituée de toutes les informations non formalisées et non disponibles directement. Il est donc nécessaire d entreprendre des démarches directes auprès des détenteurs supposés de cette information. On parlera dans ce cas d information grise. Les conférences et colloques Les salons professionnels Les centres de ressources et fournisseurs publics d information Les réseaux d expertises interne / externes

16 Une gamme non homogène RECHERCHE EN PRATIQUE PORTAILS INTRANET EXTRANET DIFFUSION STRUCTURATION PROTECTION MOTEURS ANNUAIRES METAMOTEURS MONITORING TEXT MINIG DATA MINING TRAITEMENT SURVEILLANCE DE PAGES SYNDICATION ASPIRATEURS DE SITES

17 Une approche raisonnée EN PRATIQUE

18 Conclusion A VOUS DE JOUER Pour initier une démarche de veille il est nécessaire de : 1. Déterminer 2 ou 3 projets / thématiques d importance pour le développement de l entreprise (filiale / direction / division) 2. Constituer des équipes pluridisciplinaires en prenant soin : De confier le leadership à un collaborateur disposant d une crédibilité dans l entreprise D intégrer des collaborateurs qui démontrent une volonté réelle de partage et de collaboration 3. Communiquer sur l action en mettant en avant l implication individuelle et la dynamique collective. 4. Prendre le temps de déterminer de façon très précise lors d une réunion de brainstorming l ensemble des besoins et des attentes en matière d information. 5. Proposer des formats de restitution adaptés au profil des membres de l équipe (fiches contributions : web, entretien, correspondances, ) 6. Accompagner vos équipes dans la prise en main des outils informatiques 7. Planifier des réunions intermédiaires pour maintenir l intérêt des collaborateurs 8. A terme communiquer sur les résultats obtenus en mettant en avant les contributions les plus significatives. 9. Capitaliser l information acquise en constituant des bases de connaissances à partir de vos référentiels métiers 10. Informer les collaborateurs impliqués des suites du projet et notamment des décisions prises.