, là où le management de projets commence

Transcription

1 , là où le management de projets commence Gagnez du temps! «Trucs et astuces» pour bien gérer les délais " Coûts Qualité 1

2 INTRODUCTION L Expérience du pot en verre! 2

3 INTRODUCTION Qu est-ce que le temps? 1 Une Ressource Rare : - Une minute perdue l est à jamais, - Un crédit temps, renouvelable chaque jour mais également retiré chaque jour. 2 Une gestion de son budget temps est capitale Quand certains craquent (stress, surmenage, etc.) d autres s organisent! 3 Les 4 types de temps du management (initiés par Octave Gélinier): s : actions et décisions dont l impact est immédiat, Organisationnel : impact à moyen terme Stratégiques : la vision du futur des Valeurs : management par les valeurs 3

4 TRUCS et ASTUCES d ordre TECHNIQUE 1 Bien organiser ses activités en pensant à la matrice des priorités : importance B D A C urgence A Tâches à exécuter immédiatement et soi-même B Tâches pour lesquelles il est possible d attendre ou de déléguer C Tâches à exécuter soi même ou à déléguer rapidement INTERET : Apprécier les tâches, affecter les ressources (en fct du temps, de la pressions et des compétences) 2 Ne jamais négliger le planning : Gagner du temps en évitant de faire un planning vous fera perdre un précieux temps par la suite. N'oubliez pas que les personnes sans but sont utilisées par celles qui en ont un. Définir des objectifs réalistes est essentiel et est un prémisse à la planification de tout projet. Organisationnel 4

5 Gérer les délais TRUCS et ASTUCES d ordre TECHNIQUE Quelques techniques pour le planning : 1- Pensez à fixer des marges, le chemin critique est par définition critique. 2- Utiliser les activités tampons A A B B 3- Utiliser également les activités intermédiaires ou activités d accompagnement A B A B 4- Organiser vos activités avec des récapitulatifs et suivez certaines activités avec des hamacs 5

6 TRUCS et ASTUCES d ordre TECHNIQUE Gérer les délais 3 Surveillez vos manipulations. Les documents en " instances " ne doivent pas être manipulés plus de trois fois. A partir de ces trois manipulations, trois choix doivent être envisagés : -Jeter, -Classer -Annoter pour transmission. 4 Evitez d encombrer votre bureau de dossiers dans l'espoir de ne pas les oublier. Non seulement vous risquez d'en égarer le contenu, mais chaque fois que vous les apercevez, ils détournent votre attention des tâches que vous devriez accomplir. 5 Devant toute tâche, commencez " petit " en sélectionnant un projet qui vous assure un aboutissement dans un délai raisonnable. Accroissez ensuite progressivement la difficulté. On n'allume pas un feu avec de grosses bûches, mais avec du petit bois. 6 Gare à la procrastination Remettre au lendemain traduit le plus souvent une peur, peur d accomplir une tâche parce que celle-ci pourrait s avérer plus longue et plus lourde. Cela peut aussi traduire un désintérêt envers une activité réalisée sous la contrainte. On ne remet jamais au lendemain pour de bonnes raisons. 7 Evitez le papillonnage N hésitez pas à bloquer un temps donné exclusivement à une activité. 6

7 TRUCS et ASTUCES d ordre MANAGERIAUX Gérer les délais 1 - Devenez «Chef d Orchestre» plutôt qu «homme orchestre» Apprenez à déléguer. Une équipe projet doit être composée de compétences complémentaires et chaque acteur doit avoir un plan de développement personnel bien défini. Si tel n est pas le cas, vous serez rapidement l homme à tout faire. Organisationnel 2 - Garder en mémoire la cartographie des différents acteurs de votre/vos projet(s) Il est important de fixer les rôles de chaque partenaire (entreprise, collaborateur, etc.) dans un organigramme du projet afin d identifier clairement les enjeux et les attentes de chacun. Vous pourrez ainsi communiquer de manière efficace avec chaque acteur du projet. 3 - Mettez en place des processus Mettre en place des processus vise à améliorer les actions des entreprises et des collaborateurs autour du projet. Pensez donc entre autres au processus : - De communication : réunion, reporting, etc. - De gestion des ressources humaines : GPEC, formation. - De suivi du projet : Etat d avancement, etc. Organisationnel et stratégique Stratégique 7

8 TRUCS et ASTUCES d ordre MANAGERIAUX Gérer les délais 4 - Ne réagissez pas à chaud aux crises. Vous risquez d'amplifier leurs effets et de mobiliser votre temps, votre énergie et celle de vos collaborateurs pour résoudre des problèmes que vous avez créés. Des Valeurs 5 - Méfiez-vous des listes indifférenciées. Evitez les ordres du jour de conseils ou de comités rédigés sous forme de listes, car ils mettent sur le même plan des problèmes de niveaux différents et favorisent l'effet Parkinson. Des Valeurs 6 - N'attendez jamais les retardataires. En attendant les retardataires avant de commencer une réunion, vous récompensez ceux-ci et pénalisez les personnes ponctuelles. La prochaine fois, ceux qui étaient à l'heure seront en retard, et les autres le seront encore plus. Des Valeurs 8

9 TRUCS et ASTUCES d ordre MANAGERIAUX Gérer les délais 7 - Contrôlez ce que vous déléguez. Si vous déléguez des responsabilités, vérifiez fréquemment où en sont vos collaborateurs. Le pire pour votre crédibilité : une action "urgente" que vos collaborateurs auront, sur votre demande, accomplie dans les délais... et que vous aurez oubliée de suivre. Organisationnel 8 - Ne valorisez pas les signes extérieurs du travail en confondant activité et résultats, fébrilité et réalisations, efficacité (produire l'effet attendu) et efficience (obtenir de bons résultats). Vos collaborateurs risquent de perdre de vue les objectifs importants pour simplement paraître occupés. Des Valeurs 10 - Complimentez ou critiquez non pas vos collaborateurs mais leurs actions, en soulignant les effets de celles-ci sur l'organisation (durant des entretiens de suivi, de progrès, etc.) Organisationnel 9

10 Gérer les délais TRUCS et ASTUCES : LES LOIS A GARDER EN MEMOIRE 1 - Loi de Parkinson, née de l observation du système bureaucratique Britannique : chose» «le travail s étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement». Imposez-vous des DEADLINE! Voir aussi Loi de l Ecclésiastique : «Chaque chose en son temps et un temps pour chaque 2 - Loi de Douglass : «dossiers et documents s'entassent jusqu'à remplir l'espace disponible pour leur rangement.» Rangez votre bureau! 3 - Loi de Pareto : «80 % du travail prend 20% de votre temps 20 % du travail prend 80 % de votre temps» Isolez l essentiel! 4 - Loi de Laborit : On repousse tout ce qui nous ennuie en faisant d'abord tout ce qui nous plait. Réglez ce que vous n aimez pas en premier! 10

11 Gérer les délais TRUCS et ASTUCES : LES LOIS A GARDER EN MEMOIRE 5 - Loi de Murphy : «Garder une marge pour les imprévus. Tout ce qui ne devrait pas arriver arrive!» Méditez la phrase de Winston Churchill : «Passé un certain délai, un problème dont on ne s'est pas occupé est un problème à moitié résolu.» Est-ce la politique de l Autruche? 6 - Loi de Carlson «Limiter les interruptions quand vous êtes attelé à une tâche.» N hésitez pas à vous isoler! 7 - Loi d Illich «Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité humaine décroît, voire devient négative» Accordez-vous des pauses. 11