APPEL INTERNE AUX CANDIDATURES N 2012/133. En vue de pourvoir à 1 poste de Adjoint au chef de bureau à l inscription (H/F) à temps plein (38h/sem.

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1 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement Liège, le 23 octobre 2012 APPEL INTERNE AUX CANDIDATURES N 2012/133 En vue de pourvoir à 1 poste de Adjoint au chef de bureau à l inscription (H/F) à temps plein (38h/sem.) DEFINITION DE FONCTION Voir annexe CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction : dès que possible Type de contrat : contrat à durée indéterminée. Une période probatoire d un an est prévue, avec maintien du grade actuel et obtention d une indemnité pour fonction supérieure. Site de prestation : Notre Dame des Bruyères ; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du C.H.U. Horaire : temps plein soit 38h/sem., à raison de 7h36 Grade : secrétaire administrative Traitement mensuel brut : 2124,55 Echelle 1.55, à temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d ancienneté à l index 1,5769 (mars 2012) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Possibilité de valorisation d expérience professionnelle. Appel 2012/133 1/7

2 PROFIL REQUIS 1. Appel interne réservé aux agents du CHU statutaires et contractuels à durée indéterminée Modalité Niveau / Grade requis Expérience / Ancienneté Par Diplôme (Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Fédération Wallonie - Bruxelles / reconnaissance professionnelle émanant du Service Public Fédéral Santé Publique) Par transfert à grade identique Graduat/baccalauréat secrétaires administratives ou secrétaires médicales Pas d ancienneté requise Pas d ancienneté requise Par promotion rédacteurs rédacteurs comptables ancienneté de grade de 6 ans exigée ancienneté de grade de 4 ans exigée 2. Priorité sera donnée aux candidats justifiant d une expérience en rapport avec la fonction 3. Disposer des aptitudes physiques requises constatées par le médecin du travail. MODALITES DE SELECTION - Examen des CV - Evaluation des compétences professionnelles par un bureau externe de sélection - Entrevue en présence d un jury DEPOT DES CANDIDATURES Les candidatures doivent parvenir, pour le 30 octobre 2012 au plus tard, au Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement à l attention de Madame S.BILLET C.H.U. Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège,. par écrit,. par fax (n 04/ ). ou par mail ( recrutement@chu.ulg.ac.be) Elles doivent être accompagnées : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une photo d identité Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie chaque fois. Appel 2012/133 2/7

3 Chaque postulant sera informé de la suite réservée à sa candidature. Cette information interviendra après la date de clôture de l appel et, au plus tard, 3 mois après cette échéance. POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès de Madame G. TROLIN, tel: 04/ Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Département de Gestion des Ressources Humaines - Service Recrutement Mademoiselle J. GRAMME, tél. 04/ Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : 2012/133 Adjoint au chef de bureau à l inscription Appel 2012/133 3/7

4 Intitulé ADJOINT AU CHEF DE BUREAU - ADMINISTRATION DES PATIENTS (inscription policlinique) Mission Périmètre d activité Assister le chef de bureau inscription policliniques (patients ambulants) sur un site en particulier. Pratique ses activités au sein du département financier, service administration des patients sur un site Positionnement Liens hiérarchiques : Sous l autorité du chef de service administration des patients et sous la supervision directe du chef de bureau inscription policliniques patients ambulants A autorité sur les agents de sa cellule sur le site qu elle dirige Liens fonctionnels : Collabore avec le personnel de sa cellule, l'ensemble des services de l'institution Cadre de l activité Réglementations et procédures internes Appel 2012/133 4/7

5 I. RESPONSABILITES et ACTIVITES Responsabilités Participer à la gestion opérationnelle de l activité Participer à la gestion de l équipe Activités Mettre en place et superviser l application des procédures de la cellule Participer à la gestion o des guichets d inscription o des comptes (caisses) journaliers et leur vérification o des cartes européennes, formulaires S2, etc.avec les mutuelles pour l encodage des prestations o des archives policlinique Etablir le planning de la récupération journalière des menus de policlinique et de leur encodage y compris les menus de dentisterie, des accoucheuses, etc. Vérifier les données des dossiers spéciaux, contacts téléphoniques, fax, etc. pour transmission à l encodage Vérifier et transmettre les annexes à l expédition Transmettre les commandes internes au secrétariat pour établissement du réquisitoire et signature du chef de service Assurer le suivi des stocks des imprimés Veiller au bon fonctionnement du copieur général et à son approvisionnement Assurer la polyvalence avec le chef de bureau des admissions Assurer la transmission de toute information, problème, dysfonctionnement, etc. auprès de son responsable Participer à la gestion des horaires, gardes et congés Signaler les absences des agents au secrétariat et en informer le responsable Transmettre les consignes aux agents suite aux informations issues des médecins, secrétariats médicaux, rendezvous, etc. Participer aux réunions de l administration des patients Appel 2012/133 5/7

6 II. COMPETENCES Savoirs Les savoirs liés au secteur d activité Les logiciels de bureautique (Word, Outlook, Excel) Les logiciels institutionnels de gestion et de liés à l activité du service Les Connaissances de l organisation du CHU et de ses procédures Conditions de vie professionnelle Savoir-faire Etre capable de Organiser et planifier son travail Respecter les échéances Respecter les procédures Utiliser les logiciels de gestion Suivre et contrôler les prestations et les résultats (qualité, etc.) Optimiser l utilisation des moyens matériels et techniques Formaliser et transmettre (oralement ou par écrit) les informations reçues et/ou à transmettre Savoir-être Aptitudes Précision et rigueur Ethique Adaptabilité, flexibilité Esprit d équipe Esprit d analyse Sens des responsabilités Disponibilité Sens de la communication Appel 2012/133 6/7

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