Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

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1 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré Compagnie d assurance vie RBC Pour connaître l énoncé exact des conditions de votre régime, ainsi que des garanties qu il comporte, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective et à la brochure des garanties de l employé. La police d assurance collective a priorité sur le présent Guide (10/01) VPS80941

2 Table des matières Introduction 4 A. Relevé de prime collective et paiement de la prime 5 Relevé de prime 5 Retenues à la source 6 Date d échéance de la prime et modification des données de l employé 6 Exemple de calcul de la prime et modèle de relevé de prime 7 Caractéristiques du régime 7 Remplir le verso du relevé de prime 8 Calculs des montants d assurance et des primes 8 i) Ajouts au régime (par voie d adhésion) 8 Assurance vie de base 9 Assurance vie des personnes à charge 11 Décès et mutilation accidentels (DMA) 1 Invalidité de courte durée (ICD) 14 Invalidité de longue durée (ILD) 16 Débits courus 19 ii) Augmentations/diminutions 0 iii) Cessations 1 iv) Modèle de relevé mensuel de prime collective Comment remplir le verso du relevé de prime collective Comment remplir le recto du relevé de prime collective 3 Solutions de garanties intégrées et régime combiné inversé 31 B. Adhésion des nouveaux employés 33 Totalité ou combinaison de produits, à l exception de l assurance vie 33 Assurance vie 34 Période probatoire des nouveaux employés 36 Dispense de la période probatoire 37 Assurance du conjoint de fait 37 Employés réembauchés 38 Renonciation à l assurance 39 C. Changements relatifs à l employé 40 Changement de division 40 Changement de catégorie ou de salaire 40 Changement de nom ou de bénéficiaire 41 Changement de situation d une personne à charge 41 Assurance du conjoint de fait 4 Personnes à charge ayant dépassé l âge limite 43 Cessation de l assurance 43 Résiliation de l assurance vie des personnes à charge admissibles 43 Demande d assurance ayant fait l objet d une renonciation 44 D. Justification d assurabilité 45 Quand faut-il présenter une justification d assurabilité? 45 Comment remplir le formulaire de justification d assurabilité 46 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

3 E. Employés inactifs 47 Mise à pied ou congé autorisé 47 Congé de maternité ou congé parental 48 F. Présentation d une demande de règlement 49 G. Renseignements d ordre général 51 Coordonnées utiles 51 Commande de formulaires 51 Changement d adresse du titulaire de la police 5 Changement d administrateur du régime 5 Demande de modification de la police d assurance collective 5 Vérification des données sur les participants du régime 5 Mise à jour des données sur les employés en vue du renouvellement 53 Marche à suivre en cas de grève des postes 53 Communications par courrier électronique 53 Déclaration de la protection de la vie privée 54 À noter : Les dispositions de votre régime peuvent différer des renseignements contenus dans le présent Guide. Pour connaître les garanties et les avantages propres à votre régime, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective et à la brochure des garanties de l employé. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 3

4 Introduction Merci d avoir choisi RBC Assurances. Nous sommes heureux de pouvoir répondre à vos besoins d assurance en vous offrant des produits flexibles et un service efficace. RBC Assurances propose une vaste gamme de produits d assurance qui sont autant de solutions conçues pour aider les gens à équilibrer leur vie professionnelle et leur vie personnelle, à retourner au travail après un congé d invalidité, ou encore à protéger leur actif des conséquences qu une maladie ou d une blessure peuvent entraîner sur le plan financier. Vous pouvez compter sur nous pour vous procurer une valeur bien réelle, qui va au-delà de la simple protection d assurance, et pour vous fournir un service qui dépassera vos attentes. Le présent Guide de l administrateur de régime a été rédigé pour vous aider à administrer le régime d assurances collectives que votre compagnie a souscrit auprès de RBC Assurances. De plus, vous y trouverez toute l information nécessaire pour guider les employés dans leurs démarches. Le présent Guide définit clairement vos fonctions d administrateur de régime. Il vous éclairera sur les nombreux points et règles à retenir pour bien administrer le régime d assurances collectives de votre compagnie. Un régime autogéré comporte bon nombre de responsabilités. Pour veiller à la bonne administration des garanties de la police souscrite, nous vous suggérons de cerner précisément votre rôle en vous familiarisant avec l ensemble des sections du présent Guide. Il est impératif que les dossiers contenant les relevés de prime et les renseignements sur les employés demeurent exacts, complets et à jour. Si vous constatez une erreur, veuillez en aviser RBC Assurances sans attendre. Si vous ne trouvez pas l information que vous cherchez dans le présent Guide, nous vous recommandons de consulter les autres documents afférents au régime, comme la police d assurance collective, ou de communiquer avec un représentant du service à la clientèle de votre bureau de vente local RBC Assurances. Par souci de commodité, nous avons inclus une carte professionnelle dans la trousse d administration qui vous a été remise. Vous trouverez également la liste des services à contacter pour toutes vos demandes de renseignements (voir la rubrique intitulée «Coordonnées utiles» à la fin du présent Guide). Quelques points à retenir : «vous» et «votre» renvoient à vous, l administrateur de régime «compagnie» renvoie à l employeur «nous» et «notre» renvoient à la Compagnie d assurance vie RBC «employé» renvoie à un employé de la compagnie ou à un membre du syndicat ou de l association Pour ne pas nuire à l efficacité du service, veuillez indiquer le numéro de la police collective et le nom de la compagnie dans toutes les communications et sur tous les formulaires. Vous trouverez ce numéro dans le relevé de prime collective. Nous vous remercions d avoir choisi RBC Assurances. Nous vous souhaitons la bienvenue et espérons avoir bientôt l occasion de vous servir. 4 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

5 A. Relevé de prime collective et paiement de la prime 1. Relevé de prime RBC Assurances met à votre disposition un formulaire préimprimé que vous pouvez utiliser à titre de relevé mensuel de prime collective. Ce formulaire vous permet de calculer la prime à payer et vous rappelle tous les renseignements devant obligatoirement être fournis. Vous devez remplir ce formulaire entièrement, à chaque période de facturation, et le joindre au chèque de règlement de la prime. Vous trouverez un modèle non personnalisé du formulaire dûment rempli à la fin de la présente section. RBC Assurances accepte des relevés de prime autres que celui-ci, tels que les relevés produits au moyen de logiciels spécialisés, à condition que tous les renseignements exigés soient fournis. Renseignements exigés Pour assurer le traitement exact de la prime, veuillez fournir, à chaque période de facturation, les renseignements ci-dessous. Ces renseignements viennent s ajouter à ceux qui sont indiqués dans la liste jointe à votre proposition. Nombre total d employés pour chaque type de garantie inscrit sur le relevé précédent / nombre total d employés ajoutés pour chaque type de garantie, y compris les débits courus applicables Total des augmentations/diminutions (en raison des changements de montants d assurance) du volume global, y compris tous les débits/crédits courus applicables Nombre total d employés ayant cessé de participer au régime et montant d assurance total pour chaque type de garantie, y compris tous les débits courus applicables Nombre total d employés pour chaque type de garantie pour la période visée par le relevé courant Taxe provinciale que RBC Assurances doit verser au nom de votre compagnie pour les employés qui résident en Ontario (8%), au Québec (9%) et au Manitoba (7%). La taxe doit être calculée séparément pour chaque province. À noter : Vous devez fournir les renseignements propres à chacun des employés faisant l objet d un ajout, d une augmentation ou d une diminution, ou encore d une cessation de participation. Veuillez vous reporter aux sections intitulées «Adhésion des nouveaux employés» et «Changements relatifs à l employé», dans le présent Guide. Les primes sont exigibles le premier du mois, pour le mois visé (p. ex. la date d échéance de la prime pour le mois de février est le 1er février), et elles doivent être acquittées dans les 31 jours qui suivent leur échéance afin que l assurance demeure en vigueur et que le traitement des demandes de règlement ne soit pas interrompu. À noter : Si votre régime prévoit plusieurs produits ou garanties, vous recevrez peut-être plusieurs relevés mensuels. Vous devez veiller à acquitter la totalité des primes indiquées sur tous les relevés et joindre tous les documents pertinents. Pour toute demande de renseignements ou question sur les relevés de prime et le paiement des primes, veuillez communiquer avec votre représentant des comptes-clients, sans frais, en composant le et en sélectionnant l option (service de facturation de l assurance collective). Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 5

6 . Retenues à la source Si l employé participe au paiement du coût de l assurance, les retenues à la source doivent commencer le premier jour du mois qui suit la date d effet de l assurance. Il vous appartient de tenir à jour un dossier détaillant, pour chaque employé, les garanties souscrites ainsi que leur coût à des fins de déductions salariales, d imposition et de règlements. 3. Date d échéance de la prime et modification des données de l employé En cas de modification des données relatives à un employé, les primes afférentes à l employé ne sont pas calculées au prorata. Lorsque la couverture d assurance à l égard d un employé fait l objet d un ajout ou d une modification à une autre date que la date d échéance de la prime, la nouvelle prime sera exigible à la prochaine échéance de la prime mensuelle. (Exemple : L assurance d un nouvel employé entre en vigueur le 14 janvier; la nouvelle prime sera exigible à compter du 1er février.) Réciproquement, en cas de cessation d emploi, la couverture d un employé prend fin à la date de cessation de son emploi, mais la prime doit être réglée jusqu à la prochaine échéance de la prime mensuelle. (Exemple : L assurance d un employé prend fin le 14 janvier; la prime demeure payable jusqu au 1er février.) 6 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

7 4. Exemple de calcul de la prime et modèle de relevé de prime Vous trouverez dans cette section un certain nombre de scénarios de référence illustrant le calcul des primes au titre des garanties offertes dans le cadre de notre gamme de produits d assurance collective. Les caractéristiques du régime et le tableau des prestations utilisés dans cet exemple sont représentatifs de chaque produit. Pour connaître les caractéristiques de votre régime en particulier, veuillez consulter votre ou vos polices d assurance collective. Le modèle de relevé de prime figurant en fin de section illustre certains des scénarios présentés dans les pages qui suivent. Dans notre exemple, le relevé de prime est établi pour le compte d une compagnie fictive. Les noms des employés travaillant pour cette compagnie sont également fictifs. La prime étant calculée pour le mois de juin, la date d échéance sera le 1er juin aux fins de notre exemple. Par conséquent, les totaux indiqués pour le relevé précédent sont ceux du mois de mai. Ils ont été créés à seule fin d illustrer comment la prime doit être calculée pour le mois de juin. Lorsque vous remplirez le relevé de prime mensuel de votre compagnie, vous devrez utiliser les totaux réels établis à l égard du mois précédent. CARACTÉRISTIQUES DU RÉGIME Toutes les garanties comportent une seule catégorie. Toutes les garanties sont intégralement payées par l employé. La période probatoire est de trois mois pour tous les nouveaux employés. Tous les employés résident en Ontario. ASSURANCE VIE DE BASE Le tableau des prestations prévoit un montant d assurance égal à trois fois le salaire annuel jusqu à concurrence de $. Le maximum sans justification d assurabilité (MSJA) est fixé à $ (tout excédent sur $ est considéré comme une assurance vie supplémentaire). Le taux est de 0,8 $ par tranche de $ d assurance. ASSURANCE VIE DES PERSONNES À CHARGE L assurance est souscrite individuellement. Le taux est de 1,08 $ par employé. ASSURANCE DÉCÈS ET MUTILATION ACCIDENTELS (DMA) Le tableau des prestations prévoit un montant d assurance égal à trois fois le salaire annuel jusqu à concurrence de $. Aucun maximum sans justification d assurabilité (MSJA). Le taux est de 0,03 $ par tranche de $ d assurance. ASSURANCE INVALIDITÉ DE COURTE DURÉE (ICD) Le tableau des prestations prévoit une prestation fixe correspondant à 66,6667 % du salaire hebdomadaire jusqu à concurrence de 750 $. Aucun maximum sans justification d assurabilité (MSJA). Le taux est de 0,15 $ par tranche de 10 $ d assurance. ASSURANCE INVALIDITÉ DE LONGUE DURÉE (ILD) Le tableau des prestations prévoit une prestation égale à 66,6667 % de la première tranche de $ de salaire mensuel, plus 50 % de la tranche suivante de $ de salaire mensuel, jusqu à concurrence de $. Le maximum sans justification d assurabilité (MSJA) est fixé à $. Le taux est de 1,10 $ par tranche de 100 $ d assurance. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 7

8 REMPLIR LE VERSO DU RELEVÉ DE PRIME Veuillez remplir le verso du relevé de prime en premier lieu, car la plupart des calculs qui y sont effectués doivent être, par la suite, reportés au recto (voir le modèle). CALCULS DES S D ASSURANCE ET DES PRIMES I) AJOUTS AU RÉGIME (PAR VOIE D ADHÉSION) Dans notre exemple, le régime compte l adhésion des trois employés suivants : Guy Mercier Salaire annuel $ Date d embauche 1er mars Keisha Sambala Salaire annuel $ Date d embauche 10 février Julia Stein Salaire annuel $ Date d embauche janvier 8 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

9 ASSURANCE VIE DE BASE Comment dois-je calculer le montant de l assurance vie de base et la prime payable pour les nouveaux employés? La garantie Assurance vie de base est en fonction du salaire annuel. Pour être en mesure de calculer avec exactitude le montant d assurance prévu par cette garantie, il faut annualiser le salaire. La garantie Assurance vie de base prévoit un MSJA. Tout montant d assurance approuvés au-dessus du MSJA est souscrit sous forme d «assurance vie supplémentaire». La garantie d assurance vie supplémentaire et la garantie d assurance vie de base sont identiques; toutefois, les montants d assurance au titre de ces garanties doivent être inscrits séparément sur le relevé de prime (voir le modèle de relevé de prime). Guy Mercier Comme le tableau des prestations prévoit un montant d assurance égal à trois fois le salaire annuel, il faut multiplier le salaire annuel de Guy par trois pour obtenir le montant de son assurance vie de base. Tableau des prestations : Trois fois le salaire annuel Salaire annuel : $ Montant d assurance : $* Prime : Montant d assurance x taux ( $ x 0,8 $ $) 9,40 $ * Le MSJA est fixé à $. Comme le montant d assurance souscrit par Guy est inférieur à ce plafond, Guy n a pas besoin de fournir de justification d assurabilité. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 9

10 Keisha Sambala Comme le tableau des prestations prévoit un montant d assurance égal à trois fois le salaire annuel, il faut multiplier le salaire annuel de Keisha par trois pour obtenir le montant de son assurance vie de base. Tableau des prestations : Trois fois le salaire annuel Salaire annuel : $ Montant d assurance prévu par la garantie : $ (le montant d assurance est arrondi au millier supérieur) Montant d assurance : $* Assurance vie supplémentaire Sous réserve du non-dépassement du plafond de $ de l assurance vie, Keisha peut souscrire l excédent du MSJA, soit $ ( $ $), sous forme d assurance vie supplémentaire. Pour ce faire, elle doit présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les autres conditions prévues, le cas échéant. Lorsque sa demande d assurance vie supplémentaire aura été approuvée par le service de tarification, la couverture d assurance de Keisha sera augmentée de $. Vous devrez ensuite inscrire ce montant sur le relevé de prime, dans la colonne Assurance vie supplémentaire (située à côté de la colonne Assurance vie de base). Le taux utilisé dans le calcul de la prime afférente à l assurance vie supplémentaire est le même que celui de l assurance vie de base. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. Prime : Montant d assurance x taux ( $ x 0,8 $ $) 84,00 $ Julia Stein Julia a été embauchée le 1er janvier. Étant donné que le régime à une période probatoire de trois mois pour les nouveaux employés, la date à laquelle Julie peut adhérer au régime, soit sa date d admissibilité, est le 1er avril. Dans notre exemple, le relevé de prime porte la date du 1er juin; par conséquent, Julia aurait dû adhérer au régime il y a deux mois (il y a plus de 60 jours). Or, tous les employés qui n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivent leur date d admissibilité (uniquement dans le cas des régimes où les garanties sont payées par l employé) doivent présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les conditions prévues avant de pouvoir adhérer au régime. Julia ne peut donc pas figurer sur le relevé de prime. Sous réserve de l approbation de sa demande par le service de tarification, elle devra être ajoutée au prochain relevé de prime. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. * Le calcul de la couverture est plus que le MSJA; donc le montant est plafonné à $. 10 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

11 ASSURANCE VIE DES PERSONNES À CHARGE Comment dois-je calculer le montant de l assurance vie des personnes à charge et la prime payable par l employé? L assurance vie des personnes à charge est un avenant aux garanties d assurance vie. Autrement dit, elle ne peut être souscrite indépendamment d une assurance vie. Pour vérifier que l assurance vie des personnes à charge est offerte aux employés de votre compagnie, veuillez consulter votre police d assurance collective. Si le produit d assurance vie souscrit par votre compagnie comporte l assurance vie des personnes à charge, tous les employés ayant des personnes à charge doivent souscrire cette assurance. L assurance vie des personnes à charge fournit une couverture à la fois pour le conjoint et les enfants de l employé. Pour de plus amples renseignements sur la définition d une personne à charge, veuillez vous reporter aux sections intitulées «Adhésion des nouveaux employés» et «Changements relatifs à l employé», dans le présent Guide, ainsi qu à votre police d assurance collective. Guy Mercier Prime : 1,08 $ par employé Guy a des personnes à charge; il doit par conséquent souscrire une assurance vie des personnes à charge pour sa femme et ses enfants. Contrairement aux autres garanties, la prime de l assurance vie des personnes à charge n est pas fonction du salaire de Guy; son montant est le même pour tous les employés. Ainsi, Guy paiera un montant fixe de 1,08 $ pour assurer sa femme et ses enfants. Keisha Sambala Étant donné que Keisha ne compte aucune personne à charge, elle n a pas à souscrire cette assurance. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 11

12 ASSURANCE DÉCÈS ET MUTILATION ACCIDENTELS (DMA) Comment dois-je calculer le montant d assurance prévu par la garantie DMA et la prime payable par les nouveaux employés? La garantie DMA est fonction du salaire annuel. Pour être en mesure de calculer avec exactitude le montant d assurance prévu par cette garantie, il faut annualiser le salaire. Si la police d assurance souscrite auprès de RBC Assurances comporte la garantie Assurance vie de base (comme c est le cas dans notre exemple), le calcul du montant d assurance prévu par la garantie DMA s effectue de la même manière que celui de l assurance vie de base 1. À noter, toutefois, que dans notre exemple, la garantie DMA ne prévoit pas de MSJA. Par conséquent, contrairement à l assurance vie de base, l employé pourra souscrire l intégralité du montant d assurance prévu par la garantie DMA sans avoir à fournir de justification d assurabilité. Soulignons également que même si les tableaux de prestations sont identiques, les taux applicables à chacun des produits diffèrent et les primes doivent donc être calculées séparément. Guy Mercier Montant d assurance vie de base : $ Montant d assurance DMA : $ Prime : Montant d assurance x taux ( $ x 0,03 $ $) 3,15 $ 1 Selon la police d assurance, les tableaux de prestations au titre des garanties DMA et Assurance vie de base peuvent ne pas être identiques. Pour de plus amples renseignements sur la garantie DMA de votre régime, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective. Pour savoir si la garantie DMA de votre régime prévoit un MSJA, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective. 1 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

13 Keisha Sambala Montant d assurance vie de base : $ Montant d assurance DMA : $* Prime : Montant d assurance x taux ( $ x 0,03 $ $) 10,0 $ Julia Stein Julia a été embauchée le 1er janvier. Étant donné que le régime à une période probatoire de trois mois pour les nouveaux employés, la date à laquelle Julie peut adhérer au régime, soit sa date d admissibilité, est le 1er avril. Dans notre exemple, le relevé de prime porte la date du 1er juin; par conséquent, Julia aurait dû adhérer au régime il y a deux mois (il y a plus de 60 jours). Or, tous les employés qui n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivent leur date d admissibilité (uniquement dans le cas des régimes où les garanties sont payées par l employé) doivent présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les conditions prévues avant de pouvoir adhérer au régime. Julia ne peut donc pas figurer sur le relevé de prime. Sous réserve de l approbation de sa demande par le service de tarification, elle devra être ajoutée au prochain relevé de prime. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. * Comme la garantie DMA ne prévoit pas de MSJA, le montant d assurance pouvant être souscrit par Keisha est de $. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 13

14 ASSURANCE INVALIDITÉ DE COURTE DURÉE (ICD) Comment dois-je calculer le montant d assurance prévu par la garantie ICD et la prime payable par les nouveaux employés? La garantie ICD est en fonction du salaire hebdomadaire. Pour être en mesure de calculer avec exactitude le montant d assurance prévu par cette garantie, il faut convertir la rémunération en salaire hebdomadaire. Guy Mercier Salaire hebdomadaire : Salaire annuel 5 semaines $ 5 = 673,08 $ Comme le tableau des prestations prévoit une prestation fixe égale à 66,6667 % du salaire hebdomadaire, il suffit de multiplier le salaire hebdomadaire de Guy par 66,6667 % pour obtenir le montant d assurance. Tableau des prestations : Salaire hebdomadaire x 66,6667 % 673,08 $ x 66,6667 % = 448,7 $ Montant d assurance : 449 $ (le montant d assurance est arrondi au dollar supérieur) Prime : Montant d assurance x taux (449 $ x 0,15 $ 10 $) 6,74 $ 14 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

15 Keisha Sambala Salaire hebdomadaire : Salaire annuel 5 semaines $ 5 = 178,85 $ Tableau des prestations : Salaire hebdomadaire x 66,6667 % 178,85 $ x 66,6667 % = 1 45,57 $ Montant d assurance : 750 $* Prime : Montant d assurance x taux (750 $ x 0,15 $ 10 $) 11,5 $ Julia Stein Julia a été embauchée le 1er janvier. Étant donné que le régime requiert d une période probatoire de trois mois pour les nouveaux employés, la date à laquelle Julie peut adhérer au régime, soit sa date d admissibilité, est le 1er avril. Dans notre exemple, le relevé de prime porte la date du 1er juin; par conséquent, Julia aurait dû adhérer au régime il y a deux mois (il y a plus de 60 jours). Or, tous les employés qui n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivent leur date d admissibilité (uniquement dans le cas des régimes où les garanties sont payées par l employé) doivent présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les conditions prévues avant de pouvoir adhérer au régime. Julia ne peut donc pas figurer sur le relevé de prime. Sous réserve de l approbation de sa demande par le service de tarification, elle devra être ajoutée au prochain relevé de prime. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. * Comme le montant obtenu, soit 1 45,57 $, excède le maximum prévu au titre de la garantie, Keisha ne pourra souscrire que le montant d assurance maximal, c est-à-dire 750 $. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 15

16 Assurance INVALIDITÉ DE LONGUE DURÉE (ASSURANCE ILD) Comment dois-je calculer le montant d assurance prévu par la garantie ILD et la prime payable par les nouveaux employés? Guy Mercier Salaire mensuel : Salaire annuel 1 mois $ 1 = 916,67 $ Le tableau des prestations prévoit une prestation égale à 66,6667 % de la première tranche de $ de salaire mensuel, plus 50 % de la tranche suivante de $ de salaire mensuel, jusqu à concurrence de $. Étant donné que le montant obtenu, soit 916,67 $, ne dépasse pas $ (première tranche du salaire mensuel), il suffit de multiplier le salaire mensuel de Guy par 66,6667 % pour obtenir le montant d assurance. Tableau des prestations : Salaire mensuel x 66,6667 % (première tranche de $4 000 $) 916,67 $ x 66,6667 % = 1 944,45 $ Montant d assurance : $ (le montant d assurance est arrondi au dollar supérieur) Prime : Montant d assurance x taux (1 945 $ x 1,10 $ 100 $) 1,40 $ 16 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

17 Keisha Sambala Salaire mensuel : Salaire annuel 1 mois $ 1 = 9 441,67 $ Le tableau des prestations prévoit une prestation égale à 66,6667 % de la première tranche de $ de salaire mensuel, plus 50 % de la tranche suivante de $ de salaire mensuel, jusqu à concurrence de $. Étant donné que le montant obtenu, soit 9 441,67 $, est supérieur à $ (première tranche du salaire mensuel), on multiplie $ par 66,6667 % pour obtenir le montant d assurance partiel. Montant d assurance partiel : $ x 66,6667 % = 666,67 $ Conformément au tableau des prestations, on calcule 50 % de l excédent de salaire mensuel sur $, jusqu à concurrence de $. Montants d assurance partiels : 9 441,67 $ $ = 5 441,67 $ 5 441,67 $ x 50 % = 70,84 $ Montant d assurance total : Somme des deux montants d assurance partiels, soit : 666,80 $ + 70,84 $ = $5, (le montant d assurance est arrondi au dollar supérieur) Bien que le montant d assurance de Keisha s élève à $, le montant d indemnisation qu elle peut souscrire sans justification d assurabilité est plafonné à $. Pour pouvoir souscrire la totalité du montant auquel elle a droit, Keisha doit présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les autres conditions prévues, le cas échéant. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. Montant d assurance rajusté en fonction du MSJA : $ Prime : Montant d assurance x taux (4 500 $ x 1,10 $ 100 $) 49,50 $ Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 17

18 Julia Stein Julia a été embauchée le 1er janvier. Étant donné que le régime à une période probatoire de trois mois pour les nouveaux employés, la date à laquelle Julie peut adhérer au régime, soit sa date d admissibilité, est le 1er avril. Dans notre exemple, le relevé de prime porte la date du 1er juin; par conséquent, Julia aurait dû adhérer au régime il y a deux mois (il y a plus de 60 jours). Or, tous les employés qui n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivent leur date d admissibilité (uniquement dans le cas des régimes où les garanties sont payées par l employé) doivent présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les conditions prévues avant de pouvoir adhérer au régime. Julia ne peut donc pas figurer sur le relevé de prime. Sous réserve de l approbation de sa demande par le service de tarification, elle devra être ajoutée au prochain relevé de prime. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. 18 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

19 DÉBITS COURUS Comment dois-je calculer les débits courus des nouveaux employés? À présent que les montants d assurance et les primes mensuelles ont été déterminés pour Guy et Keisha à l égard de chaque garantie, il reste à calculer les débits courus, le cas échéant. Guy Mercier Date d embauche : Période probatoire : Date d admissibilité : 1er mars Trois mois 1er juin Dans notre exemple, le relevé de prime est établi pour le mois de juin. Étant donné que l adhésion au régime de Guy a lieu au mois de juin également, les montants d assurance au titre de ses garanties sont ajoutés au volume total de la police et n entraînent aucun débit couru. Keisha Sambala Date d embauche : Période probatoire : Date d admissibilité : 10 février Trois mois 10 mai N oubliez pas qu en cas d adhésion au cours du mois, les primes exigibles ne sont pas calculées au prorata des jours à courir jusqu à la fin du mois. Par conséquent, Keisha commencera à acquitter la prime globale au titre de ses garanties à compter du 1er juin, mais son assurance prendra effet le 10 mai. Tout comme pour Guy, l adhésion de Keisha au régime a lieu au cours du mois; donc, les montants d assurance au titre de ses garanties sont ajoutés au volume total de la police et n entraînent aucun débit couru. Comme l illustre notre exemple, l ajout de nouveaux employés n entraîne pas de débit couru dans le cadre de régimes où les primes sont payées par l employé, tant que les nouveaux employés adhèrent au régime dans les 31 jours suivant leur date d admissibilité. Si votre régime prévoit que ce sont les employés qui payent les primes et que l adhésion des nouveaux employés donne lieu à des débits courus parce que ces employés n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivaient leur date d admissibilité, ces employés ne peuvent être inscrits au régime avant d avoir présenté une justification d assurabilité. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 19

20 II) AUGMENTATIONS/DIMINUTIONS Que dois-je faire lorsqu un employé change de catégorie ou que son salaire est modifié? Les rubriques du relevé de prime intitulées «Augmentations» et «Diminutions» sont destinées à recevoir les rajustements dont font l objet les garanties des employés déjà couverts par le régime, en raison d une modification de leur salaire ou d un changement de catégorie. Un changement de catégorie peut entraîner un changement des montants d assurance si le tableau des prestations en vigueur pour la nouvelle catégorie est différent de celui de l ancienne catégorie. Exemple Albert Nagasaki Date d effet de l augmentation salariale : 1er avril Avant Après Différence l augmentation l augmentation Salaire annuel : $ $ $ Vie et DMA Montant d assurance : $ $ $ ICD Montant d assurance : 513 $/semaine 577 $/semaine 64 $/semaine LD Montant d assurance : $/mois 500 $/mois 78 $/mois La différence entre les montants d assurance avant et après l augmentation salariale doit être ajoutée au volume total de la police. Débits courus : Albert doit acquitter un débit couru de deux mois, soit 17,34 $, à l égard de la prime exigible d avril à juin : Assurance vie : $ x 0,8 $ $ x mois = 8,40 $ Assurance DMA : $ x 0,03 $ $ x mois = 0,90 $ Assurance ICD : 64 $ x 0,15 $ 10 $ x mois = 1,9 $ Assurance ILD : 78 $ x 1,10 $ 100 $ x mois = 6,1 $ Débit couru total : 17,34 $ 0 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

21 III) CESSATIONS Que dois-je faire lorsqu un employé quitte la compagnie? Aux fins du relevé de prime, la date de cessation s entend du dernier jour de travail de l employé (conformément à votre police d assurance collective). Ci-après, l exemple de deux employés qui cessent de travailler pour la compagnie (voir également le modèle de relevé de prime). Richard Shaw Juan Cortiz Date de cessation d emploi : 30 avril Date de cessation d emploi : 15 mai Richard Shaw Vie et DMA Montant d assurance : $ ICD Montant d assurance : 750 $ ILD Montant d assurance : $ Les montants d assurance ci-dessus sont soustraits du volume total de la police et Richard a droit à un crédit correspondant à une prime mensuelle. Assurance vie : $ x 0,8 $ $ x 1 mois = 33,60 $ Assurance DMA : $ x 0,03 $ $ x 1 mois = 3,60 $ Assurance ICD : 750 $ x 0,15 $ 10 $ x 1 mois = 11,5 $ Assurance ILD : $ x 1,10 $ 100 $ x 1 mois = 34,84 $ Crédit couru total : 83,9 $ Juan Cortiz Assurance vie et DMA Montant d assurance : $ ICD Montant d assurance : 359 $ ILD Montant d assurance : $ Les montants d assurance ci-dessus sont soustraits du volume total de la police. Juan quitte son emploi au milieu du mois; comme les primes ne sont pas calculées au prorata, les primes doivent être payées pour tous le mois de mai alors il n y a pas de crédits à être remboursés. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 1

22 IV) MODÈLE DE RELEVÉ MENSUEL DE PRIME COLLECTIVE Le modèle de relevé ci-après illustre un bon nombre des scénarios présentés à la section 4 du présent Guide. COMMENT REMPLIR LE VERSO DU RELEVÉ DE PRIME COLLECTIVE Voici comment se présente le verso du relevé de prime collective. Veuillez remplir le verso du relevé en premier lieu, car la plupart des calculs qui y sont effectués sont exigés pour remplir le recto. Nom de l employé(e) (nom, prénom, initiale) Sexe M/F Province (le cas échéant) Date de Date d embauche Dated effet de naissance àtemps plein l assurance (JJ/MM/AAAA) (JJ/MM/AAAA) (JJ/MM/AAAA) Profession/ Titre duposte Catégorie P. àc. d employé O/N Montant prestation(s) Guy Mercier M Ontario 05/0/ /03/001 01/06/001 Technicien 1 O Frais A J O U T S Keisha Sambala F Ontario 04/06/ /0/001 10/05/001 Ingénieure 1 N TOTAL A U G M E N T A T O N S / D I M I N U T I O N S Nom de l employé(e) (nom, prénom, initiale) Albert Nagasaki N d identification de l employeur (le cas échéant) Date d effet du changement (JJ/MM/AAAA) 01/04/001 Ancienne(s) prestation(s) Nouvelle(s) prestation(s) Différence deprestation(s) Frais Crédit AUGMENTATION DIMINUTION ,40 $ ,90 $ 64 1,9 $ 78 6,1 $ TOTAL 17,34 $ C E S S A T I O N S Nom de l employé(e) (nom, prénom, initiale) N d identification de l employeur (le cas échéant) Date de cessation (Dernier jour de travail) (JJ/MM/AAAA) 30/04/001 Montant de prestation(s) Richard Shaw ,60 $ Juan Cortiz 15/05/ Crédit 3,60 $ 11,5 $ 34,84 $ TOTAL 83,9 $ Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

23 COMMENT REMPLIR LE RECTO DU RELEVÉ DE PRIME COLLECTIVE Dans le modèle de relevé fourni ci-après, on constate que chaque garantie d assurance fait l objet d une colonne distincte. Les calculs effectués au verso du relevé sont reportés au recto NUMÉRO DE POLICE E P R ODUIT 1) TOTALDU RELEVÉ PRÉCÉDEN T T DE DIVISION ASSURANCE-VI E VIE PERS. AS S UR ANC E -V IE DE B AS E DMA ICD ILD SUPPLÉMEN TAIRE CHARGE ) Total du relevé précédent : Inscrire les montants qui figurent à la rubrique «Totaux» du relevé de prime établi le mois précédent. NUMÉRO DE POLICE E T DE DIVISION ASSURANCE-VI E VIE PERS. P R ODUIT AS S UR ANC E -V IE DE B AS E DMA ICD ILD SUPPLÉMEN TAIRE CHARGE 1) TOTALDU RELEVÉ PRÉCÉDEN T ) AJOUTS ) Ajouts : Indiquer le nombre d ajouts ainsi que la somme des montants d assurance de chaque garantie. Notre exemple compte ajouts (Jean et Keisha) pour les garanties suivantes : Assurance vie de base, DMA, ICD et ILD, ainsi que 1 ajout pour l assurance vie des personnes à charge. La somme des montants d assurance de chaque garantie s établit comme suit : Assurance vie de base = $ ( $ $); DMA = $ ( $ $); ICD = $ (449 $ $); ILD = $ (1 945 $ $). NUMÉRO DE POLICE E P R ODUIT 1) TOTALDU RELEVÉ PRÉCÉDEN T ) AJ OUT S T DE DIVISION ASSURANCE-VI E VIE PERS. AS S UR ANC E -V IE DE B AS E DMA ICD ILD SUPPLÉMEN TAIRE CHARGE ) AUGMEN TATIONS ) Augmentations : Indiquer le total de toutes les augmentations pour chaque garantie. Notre exemple compte 1 augmentation (Albert). L augmentation du montant d assurance de chaque garantie s établit comme suit : Assurance vie de base = $; DMA = $; ICD = 64 $; ILD = 78 $. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 3

24 NUMÉRO DE POLICE ET DE DIVISION PRODUIT 1) TOTAL DURELEVÉ PRÉCÉDENT ASSURANCE-VIE DE BASE ASSURANCE-VIE SUPPLÉMENTAIRE VIE PERS. CHARGE DMA ICD ILD ) AJOUTS ) AUGMENTATIONS ) SOUS-TOTAL ) Sous-total : Le sous-total est égal, pour chaque garantie, à la somme du total du relevé précédent + les ajouts + les augmentations. NUMÉRO DE POLICE ET DE DIVISION PRODUIT 1) TOTAL DURELEVÉ PRÉCÉDENT ASSURANCE-VIE VIE PERS. ASSURANCE-VIE DE BASE DMA ICD ILD SUPPLÉMENTAIRE CHARGE ) AJOUTS ) AUGMENTATIONS ) SOUS-TOTAL ) CESSATIONS ) Cessations : Indiquer le nombre de cessations ainsi que la somme des montants d assurance de chaque garantie. Notre exemple compte cessations (Richard et Juan) pour les garanties suivantes : Assurance vie de base, DMA, ICD et ILD. La somme des montants d assurance de chaque garantie s établit comme suit : Assurance vie de base = $ ( $ $); DMA = $ ( $ $); ICD = $ (750 $ $); ILD = 4 73 $ NUMÉRO DE POLICE ET DE DIVISION PRODUIT 1) TOTAL DURELEVÉ PRÉCÉDENT ASSURANCE-VIE VIE PERS. ASSURANCE-VIE DE BASE DMA ICD ILD SUPPLÉMENTAIRE CHARGE ) AJOUTS ) AUGMENTATIONS ) SOUS-TOTAL ) CESSATIONS ) DIMINUTIONS 6) Diminutions : Indiquer le total de toutes les diminutions pour chaque garantie. Notre exemple ne compte aucune diminution. 4 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

25 NUMÉRO DE POLICE E P R ODUIT 1) TOTALDURELEVÉ PRÉCÉDEN T ) AJ OUT S T DE DIVISION AS S UR ANC E -VIE DE BAS E ASSURANCE-VI E SUPPLÉMEN TAIRE VIE PERS. CHARGE DMA ICD ILD ) AUGMEN TATIONS ) SOUS -TOTAL ) C E S S AT IONS ) DIMINU TIONS 7) TOTAUX ) Totaux : Le total est égal, pour chaque garantie, au soustotal, diminué des cessations et des diminutions. NUMÉRO DE POLICE E P R ODUIT 1) TOTALDURELEVÉ PRÉCÉDEN T ) AJ OUT S T DE DIVISION AS S UR ANC E -V IE DE B AS E ASSURANCE-VI E VIE PERS. SUPPLÉMEN TAIRE CHARGE DMA ICD ILD ) AUGMEN TATIONS ) SOUS -TOTAL ) C E S S AT IONS ) DIMINU TIONS 7) T OT AUX PRIME = TOTAL X TAUX 8) TAUX 0,8 $/1000 0,8 $/1000 1,08 $/EMP 0,03 $/1000 0,15 $/10 1,10 $/100 8) Taux : Indiquer, pour chaque garantie, le taux applicable. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 5

26 NUMÉRO DE POLICE ET DE DIVISION PRODUIT 1) TOTAL DURELEVÉ PRÉCÉDENT ASSURANCE-VIE DE BASE ASSURANCE-VIE SUPPLÉMENTAIRE VIE PERS. CHARGE DMA ICD ILD ) AJOUTS ) AUGMENTATIONS ) SOUS-TOTAL ) CESSATIONS ) DIMINUTIONS 7) TOTAUX PRIME = TOTAL X TAUX 8) RATE 0,8 $/1000 0,8 $/1000 1,08 $/EMP 0,03 $/1000 0,15 $/10 1,10 $/100 9) PRIME 15 01,48 $ 70,00 $ 38,68 $ 1 684,68 $ 783,31 $ 11 18,60 $ 9) Prime : La prime est égale, pour chaque garantie, au montant d assurance total multiplié par le taux applicable. NUMÉRO DE POLICE ET DE DIVISION PRODUIT 1) TOTAL DURELEVÉ PRÉCÉDENT ASSURANCE-VIE VIE PERS. ASSURANCE-VIE DE BASE DMA ICD ILD SUPPLÉMENTAIRE CHARGE ) AJOUTS ) AUGMENTATIONS ) SOUS-TOTAL ) CESSATIONS ) DIMINUTIONS 7) TOTAUX PRIME = TOTAL X TAUX 8) TAUX 0,8 $/1000 0,8 $/1000 1,08 $/EMP 0,03 $/1000 0,15 $/10 1,10 $/100 9) PRIME 15 01,48 $ 70,00 $ 38,68 $ 1 684,68 $ 783,31 $ 11 18,60 $ 10) DÉBITS COURUS 8,40 $ 0,90 $ 1,9 $ 6,1 $ 10) Débits courus : Indiquer le total de tous les débits courus pour chaque garantie (colonne Frais au verso du relevé). Notre exemple compte des débits courus à l égard d Albert. Le total des débits courus s élève à 17,34 $. 6 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

27 11) Crédits courus La rubrique «Crédits courus» indique le crédit couru, pour l ensemble des employés visés, à l égard de chaque garantie. Ci-après, l exemple de Richard Shaw, dont le total des crédits courus s élève à 83,9 $. NUMÉRO DE POLICE E T DE DIVISION P R ODUIT AS S UR ANC E -VIE DE BAS E ASSURANCE-VI E VIE PERS. SUPPLÉMEN TAIRE CHARGE DMA ICD ILD 1) TOTALDURELEVÉ PRÉCÉDEN T ) AJ OUT S NUMÉRO DE POLICE E T DE DIVISION ) P R ODUIT AUGMEN TATIONS AS S UR ANC E -VIE 15 DE 000 BAS E ASSURANCE-VI E VIE PERS. SUPPLÉMEN TAIRE CHARGE DMA ICD 64 ILD 78 4) SOUS -TOTAL ) 5) TOTALDURELEVÉ C E S S AT IONS PRÉCÉDEN T ) 6) DIMINU AJ OUT S TIONS ) 7) AUG T OT AUX MEN TATIONS PRIME = TOTAL XTAUX 4) SOUS -TOTAL ) C E S S AT IONS ) 6) T AUX DIMINU TIONS 0,8 $/1000 0,8 $/1000 1,08 $/E MP 0,03 $/1000 0,15 $/10 1,10 $/100 9) 7) P R IME T OT AUX ,48 $ ,00 $ ,68 $ ,68 $ ,31 $ ,60 $ ) DÉ B IT S C OUR US 8,40 $ 0,90 $ 1,9 $ 6,1 $ PRIME = TOTAL XTAUX 11) CRÉDI TS COURUS 33,60 $ 3,60 $ 11,5 $ 34,84 $ 8) T AUX 0,8 $/1000 0,8 $/1000 1,08 $/E MP 0,03 $/1000 0,15 $/10 1,10 $/100 9) P R IME 15 01,48 $ 70,00 $ 38,68 $ 1 684,68 $ 783,31 $ 11 18,60 $ 1 0,90 $ 1,9 $ 6,1 $ 11) CRÉDI TS COURUS 33,60 $ 3,60 $ 11,5 $ 34,84 $ 11) Crédits 0) courus DÉ B IT S C: OUR US 8,40 $ Indiquer le total de tous les crédits courus pour chaque garantie (colonne Crédit au verso du relevé). Notre exemple compte des crédits courus à l égard de Richard Shaw. Le total des crédits courus s élève à 83,9 $. 11) Crédits courus : Indiquer le total de tous les crédits courus pour chaque garantie (colonne Crédit au verso du relevé). Notre exemple compte des 1) Prime crédits courus netteà l égard de Richard Shaw. Le total des crédits NUMÉRO DE POLICE E T DE DIVISION courus s élève à 83,9 $. P R ODUIT AS S UR ANC E -V IE DE B AS E ASSURANCE-VI E VIE PERS. SUPPLÉMEN TAIRE DMA ICD ILD 1) TOTALDURELEVÉ PRÉCÉDEN T ) AJ OUT S NUMÉRO DE POLICE E T DE DIVISION ) P R ODUIT AUGMEN TATIONS AS S UR ANC E -V 15 IE DE 000 B AS E ASSURANCE-VI E VIE PERS. SUPPLÉMEN TAIRE CHARGE DMA ICD 64 ILD 78 4) SOUS -TOTAL ) 1) TOTALDURELEVÉ C E S S AT IONS PRÉCÉDEN T ) ) DIMINU AJ OUT S TIONS ) 7) AUG T OT AUX MEN TATIONS PRIME = TOTAL XTAUX 4) SOUS -TOTAL ) C E S S AT IONS ) 6) T AUX DIMINU TIONS 0,8 $/1000 0,8 $/1000 1,08 $/E MP 0,03 $/1000 0,15 $/10 1,10 $/100 9) 7) P R IME T OT AUX ,48 $ ,00 $ ,68 $ ,68 $ ,31 $ ,60 $ ) DÉ B IT S C OUR US 8,40 $ 0,90 $ 1,9 $ 6,1 $ PRIME = TOTAL XTAUX 11) C R É DIT S C OUR US 33,60 $ 3,60 $ 11,5 $ 34,84 $ 1) 8) PRIME NETTE T AUX ,8 $ 0,8 $/ ,00 $ 0,8 $/ ,68 $ 1,08 $/E MP 1681,98 $ 0,03 $/ ,98 $ 0,15 $/ ,88 $ 1,10 $/100 La rubrique «Prime nette» indique la prime à régler, pour l ensemble des employés, à l égard de chaque garantie. Les montants indiqués tiennent compte des débits et crédits courus. 9) P R IME 15 01,48 $ 70,00 $ 38,68 $ 1 684,68 $ 783,31 $ 11 18,60 $ 10) DÉ B IT S C OUR US 8,40 $ 0,90 $ 1,9 $ 6,1 $ 3,60 $ 11,5 $ 1) Prime nette : La prime nette est égale, pour chaque garantie, à la prime + débits courus crédits courus. 11) C R É DIT S C OUR US 33,60 $ 34,84 $ 1) PRIME NETTE ,8 $ 70,00 $ 38,68 $ 1681,98 $ 773,98 $ ,88 $ 1) Prime nette : La prime nette est égale, pour chaque garantie, à la prime + débits courus crédits courus. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 7

28 13) Taxe de vente de l Ontario La rubrique «Taxe de vente de l Ontario» indique la taxe payable sur la prime par les employés qui résident en Ontario. La taxe de vente de l Ontario est calculée séparément pour chaque garantie, selon la formule suivante : (prime + débits courus crédits courus) x 8 %. 14) Taxe de vente du Québec La rubrique «Taxe de vente du Québec» indique la taxe payable sur la prime par les employés qui résident au Québec. La taxe de vente du Québec est calculée séparément pour chaque garantie, selon la formule suivante : (prime + débits courus crédits courus) x 9 %. Taxe de vente du Manitoba 15) Taxe de vente du Manitoba La rubrique << Taxe de vente du Manitoba>> indique la taxe payable sur la prime par les employés qui résident au Manitoba. La taxe de vente du Manitoba est calculée séparément pour chaque garantie, selon la formule suivante: (prime + débits courus - crédits courus) x 7%. NUMÉRO DE POLICE ET DE DIVISION PRODUIT ASSURANCE-VIE DE BASE ASSURANCE-VIE SUPPLÉMENTAIRE VIE PERS CHARGES DMA ICD ILD (1) TOTAL DU RELEVÉ PRÉCÉDENT () AJOUTS (3) AUGMENTATIONS (4) SOUS-TOTAL (5) CESSATIONS (6) DIMINUTIONS (7) TOTAL PRIME = TOTAL X TAUX (8) TAUX $0.8 / 1000 $0.8 / 1000 $1.08/EE $0.03 / 1000 $0.15 / 10 $1.10/ 100 (9) PRIME $ 15,01.48 $ $ $ 1, $, $ 11,18.50 (10) DÉBITS COURUS $ 8.40 (11) CRÉDITS COURUS $ (1) PRIME NETTE $ 14,987.8 $ $ $ 1, $, $ 11,18.50 (13) TAXE DE VENTE DE L'ONTARIO $ 1, $ 5.60 $ $ $.66 $ (14) TAXE DE VENTES DU QUÉBEC (15) TAXE DE VENTE DU MANITOBA 13) Taxe de vente de l Ontario : Taxe payable sur la prime totale par les résidents de l Ontario. Elle correspond, pour chaque garantie, à 8 % de la prime nette. 14) Taxe de vente du Québec : Taxe payable sur la prime totale par les résidents du Québec. Elle correspond, pour chaque garantie, à 9 % de la prime nette. 15) Taxe de vente du Manitoba : Taxe payable sur la prime totale par les résidents du Manitoba. Elle correspond, pour chaque garantie, à 7% de la prime nette. 8 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

29 16) Prime totale La rubrique <<Prime totale>> indique la prime nette totalle, taxe de vente de l Ontario du Québec et du Manitoba comprises, à payer. La prime est calculée séparément pour chaque garantie. NUMÉRO DE POLICE ET DE DIVISION PRODUIT ASSURANCE-VIE DE BASE ASSURANCE-VIE SUPPLÉMENTAIRE VIE PERS CHARGES DMA ICD ILD (1) TOTAL DU RELEVÉ PRÉCÉDENT () AJOUTS (3) AUGMENTATIONS (4) SOUS-TOTAL (5) CESSATIONS (6) DIMINUTIONS (7) TOTAL PRIME = TOTAL X TAUX (8) TAUX $0.8 / 1000 $0.8 / 1000 $1.08/EE $0.03 / 1000 $0.15 / 10 $1.10/ 100 (9) PRIME $ 15,01.48 $ $ $ 1, $, $ 11,18.50 (10) DÉBITS COURUS $ 8.40 (11) CRÉDITS COURUS $ (1) PRIME NETTE $ 14,987.8 $ $ $ 1, $, $ 11,18.50 (13) TAXE DE VENTE DE L'ONTARIO $ 1, $ 5.60 $ $ $.66 $ (14) TAXE DE VENTES DU QUÉBEC (15) TAXE DE VENTE DU MANITOBA (16) TOTAL PREMIUM $ 16,186.6 $ $ $ 1, $ 3, $ 1,07.71 TAXE DE VENTE TOTALE DE L'ONTARIO $, TAXE DE VENTE TOTALE DU QUÉBEC TAXE DE VENTE TOTALE DU MANITOBA PRIME TOTALE DUE (TOUS LES PRODUITS, AVEC TAXE) $,55.76 Additionner les taxes payables sur toutes les garanties pour l'ontario d'une part, pour le Québec d'une part et pour le Manitoba d'autre part, puis inscrire les montants obtenus dans la rubrique pertinente. Ces rubriques permettent d'effectuer le suivi des taxes payées sur chaque prime mensuelle. Inscrire la prime totale à payer, taxes comprises, pour le mois. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 9

30 Taxe de vente totale de l Ontario, Taxe de vente totale du Québec et Taxe de vente totale du Manitoba Les rubriques «Taxe de vente totale de l Ontario», «Taxe de vente totale du Québec» et «Taxe de vente totale du Manitoba» indiquent le montant total de la taxe payable sur l ensemble des garanties par les employés qui résident en Ontario, ceux qui résident au Québec et ceux qui résident au Manitoba, respectivement. Ces rubriques vous permettent d effectuer le suivi des taxes payées sur chaque prime mensuelle. Prime totale due (tous les produits, avec taxe) La rubrique «Prime totale due» indique la somme de toutes les primes payables, pour le mois, à l égard de toutes les garanties. Le montant indiqué comprend toutes les taxes applicables. NUMÉRO DE POLICE ET DE DIVISION PRODUIT ASSURANCE-VIE DE BASE ASSURANCE-VIE SUPPLÉMENTAIRE VIE PERS CHARGES DMA ICD ILD (1) TOTAL DU RELEVÉ PRÉCÉDENT () AJOUTS (3) AUGMENTATIONS (4) SOUS-TOTAL (5) CESSATIONS (6) DIMINUTIONS (7) TOTAL PRIME = TOTAL X TAUX (8) TAUX $0.8 / 1000 $0.8 / 1000 $1.08/EE $0.03 / 1000 $0.15 / 10 $1.10/ 100 (9) PRIME $ 15,01.48 $ $ $ 1, $, $ 11,18.50 (10) DÉBITS COURUS $ 8.40 (11) CRÉDITS COURUS $ (1) PRIME NETTE $ 14,987.8 $ $ $ 1, $, $ 11,18.50 (13) TAXE DE VENTE DE L'ONTARIO $ 1, $ 5.60 $ $ $.66 $ (14) TAXE DE VENTES DU QUÉBEC (15) TAXE DE VENTE DU MANITOBA (16) TOTAL PREMIUM $ 16,186.6 $ $ $ 1, $ 3, $ 1,07.71 TAXE DE VENTE TOTALE DE L'ONTARIO $, TAXE DE VENTE TOTALE DU QUÉBEC TAXE DE VENTE TOTALE DU MANITOBA PRIME TOTALE DUE (TOUS LES PRODUITS, AVEC TAXE) Additionner les taxes payables sur toutes les garanties pour l Ontario d une part, pour le Québec d une part et du Manitoba d'une autre part, puis inscrire les montants obtenus dans la rubrique pertinente. Ces rubriques permettent d effectuer le suivi des taxes payées sur chaque prime mensuelle. Inscrire la prime totale à payer, taxes comprises, pour le mois. 30 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

31 SOLUTIONS DE GARANTIES INTÉGRÉES ET RÉGIME COMBINÉ INVERSÉ Nos solutions de garanties intégrées prévoient la possibilité de combiner les garanties collective ILD et individuelle de protection du revenu de RBC Assurances. L une de ces formules d assurance combinée la plus courante est le régime combiné inversé dans lequel la première partie de la protection du revenu provient de l assurance individuelle et la seconde partie, de l assurance collective ILD. Autrement dit, l assurance collective couvre le revenu non couvert par l assurance individuelle. Ainsi, le montant d assurance prévu par l assurance individuelle est soustrait du montant d assurance prévu par l assurance collective après que le tableau des prestations de l assurance collective a été appliqué au salaire mensuel. À noter : De tels calculs ne peuvent être effectués que dans le cadre d un régime combiné inversé approuvé, conformément à la police d assurance collective ILD souscrite. Comment dois-je calculer le montant d assurance prévu par l assurance collective dans le cadre d un régime combiné inversé ILD et la prime à payer? Pour illustrer le calcul de la prime de l assurance collective dans le cadre d un régime combiné inversé, prenons le tableau des prestations de l assurance collective, le montant d assurance en vertu du produit à établissement standard garanti («montant d assurance ESG») et le salaire de l employé. Tout changement de la garantie d assurance collective ILD dans le cadre d un régime combiné inversé est traité conformément aux instructions fournies dans les sections précédentes intitulées «Augmentations/Diminutions» et «Cessations». Les données doivent être entrées dans la colonne «ILD» sur le relevé de prime. Assurance collective Le tableau des prestations prévoit une prestation égale à 66,6667 % de la première tranche de $ de salaire mensuel, plus 50 % de la tranche suivante de $ de salaire mensuel, moins le montant d assurance ESG, jusqu à concurrence de $. Le maximum sans justification d assurabilité (MSJA) est fixé à $. Le taux est de 1,10 $ par tranche de 100 $ d assurance. Assurance individuelle Le montant d assurance ESG est fixé à 000 $. À noter : La police d assurance collective n a aucune incidence sur la prime ou le montant d assurance ESG. Pour de plus amples renseignements sur l adhésion au régime et les changements touchant les employés, veuillez vous reporter à la police d assurance ESG. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 31

32 Marina Cosentino Salaire mensuel : Salaire annuel 1 mois $ 1 = ,67 $ Étant donné que le montant obtenu, soit ,67 $, est supérieur à $ (première tranche du salaire mensuel), on multiplie $ par 66,6667 % pour obtenir le montant d assurance partiel. Montant d assurance partiel : $ x 66,6667 % = 666,80 $ Conformément au tableau des prestations, on calcule 50 % de l excédent du salaire mensuel sur $, jusqu à concurrence de $. Montant d assurance partiel : ,67 $ $ = 6 066,67 $ 6 066,67 $ x 50 % = 3 033,34 $ Montant d assurance total au Somme des deux montants d assurance partiels, soit : titre de l assurance collective : 666,80 $ ,34 $ = 5 700,14 $ Le montant d assurance obtenu a été calculé conformément au régime d assurance collective, sans égard à l assurance individuelle qui couvre Marina. Or, comme il s agit d un régime combiné inversé, il faut soustraire du montant obtenu le montant d assurance ESG pour connaître le montant d assurance que Marina pourra souscrire en plus de son assurance individuelle. Montant d assurance prévu par Montant d assurance total (assurance coll.) Montant l assurance coll. dans le cadre d assurance ESG : d un régime combiné inversé : 5 700,14 $ 000 $ = 3 700,14 $ Montant d assurance à inscrire sur le relevé de prime : $ (le montant d assurance est arrondi au dollar le plus proche) Outre sa couverture individuelle de 000 $, Marina peut souscrire une couverture d assurance collective de $, et ce sans avoir à présenter de justification d assurabilité, puisque le montant d assurance n excède ni le MSJA (4 500 $), ni le montant maximal d indemnisation (6 000 $). Prime : Montant d assurance x taux (3 700 $ x 1,10 $ 100 $) 40,70 $ 3 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

33 B. Adhésion des nouveaux employés Il vous appartient de gérer l adhésion au régime des employés dès que la couverture souscrite auprès de RBC Assurances entre en vigueur ainsi que l adhésion des nouveaux employés qui se joindront à la compagnie par la suite. L adhésion constitue la première étape importante à franchir pour que chaque employé admissible puisse pleinement profiter des avantages du régime que la compagnie leur offre. Afin d éviter d avoir à soumettre une justification d assurabilité, il est impératif que chaque employé soit inscrit au régime dans les 31 jours qui suivent l expiration de la période probatoire. 1. Totalité ou combinaison de produits, à l exception de l assurance vie Pour inscrire un nouvel employé au régime à l égard de la totalité ou d une combinaison de produits, à l exception de l assurance vie, vous devez fournir les renseignements suivants : Numéro(s) de police Numéro(s) de division Nom complet de l employé Date de naissance Date d embauche Profession/titre du poste Assurance (précisez si elle est hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, selon le produit) Catégorie Sexe Province de résidence Pour transmettre les renseignements ci-dessus à RBC Assurances, veuillez procéder comme suit : Remplissez le recto et le verso du relevé de prime collective, puis envoyez-le, accompagné du chèque de règlement de la prime, à l adresse indiquée sur le relevé. Cette adresse figure également sur les enveloppes-réponses incluses dans la trousse d administration qui vous a été remise. Si le produit souscrit est une assurance vie, vous devez remplir une Fiche d adhésion collective (voir page suivante) et la conserver pour vos dossiers. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 33

34 . Assurance vie Pour inscrire un nouvel employé au régime à l assurance vie, vous devez remplir, de concert avec l employé, une Fiche d adhésion collective. À noter : Si le bénéficiaire désigné est mineur, l employé doit remplir un formulaire de nomination de fiduciaire. Vous pouvez vous procurer cette carte auprès du bureau de vente local de RBC Assurances. Une fois que l employé aura rempli la carte, veuillez la conserver pour vos dossiers. FICHE D ADHÉSION COLLECTIVE ET ASSURANCE VIE La Fiche d adhésion collective est le principal document qui permettra à un employé ainsi qu aux membres de sa famille d être couverts. C est la raison pour laquelle nous vous recommandons de joindre cette fiche à l ensemble des documents à remplir par tout nouvel employé au moment de son embauche. Même si les garanties d un employé ne prennent effet qu à une date ultérieure, le fait de faire remplir cette fiche par l employé au moment de son embauche ou de sa réembauche et de la consigner dans vos dossiers garantit à l employé la possibilité d adhérer au régime. À noter : Si une demande de règlement est présentée, l original du document doit être présenté. RBC Assurances ne conserve aucun dossier sur les employés couverts par un régime autogéré. COMMENT UTILISER LA FICHE D ADHÉSION COLLECTIVE POUR INSCRIRE LES EMPLOYÉS Remplissez la section de l employeur. Faites remplir et signer la section de l employé par chaque employé admissible le jour même où il commence à travailler à temps plein. Conservez l original pour vos dossiers. À noter : Si vous avez des questions sur l admissibilité des employés, veuillez consulter votre police d assurance collective ou communiquer avec un représentant du service à la clientèle de votre bureau de vente local de RBC Assurances. 34 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

35 VÉRIFICATION DES FORMULAIRES D ADHÉSION L une des étapes essentielles du processus d adhésion consiste à vérifier les formulaires d adhésion. Vous devez vous assurer que tous les formulaires nécessaires à l adhésion ont été fournis et qu ils sont exacts et complets. Ci-après, la liste des oublis les plus fréquents : Il manque la signature de l employé ou la date n a pas été inscrite sur le formulaire. La province de résidence n a pas été indiquée. Le nom et la date de naissance de la ou des personnes à charge n ont pas été fournis (lors de la souscription d une assurance vie des personnes à charge). Les renseignements sur le bénéficiaire sont incomplets ou manquants. Le numéro de police (ou de division, s il y a lieu) n est pas indiqué. Il manque des données sur l employé (date de naissance, date d embauche, salaire, nombre d heures de travail par semaine, etc.). Le nom d une division ou d un service de la compagnie a été inscrit, au lieu de sa raison sociale. À noter : La section afférente au numéro de catégorie de l employé peut demeurer vierge, à moins que la police d assurance collective ne fasse état de plusieurs catégories d employé aux fins des garanties. Le cas échéant, vous devez obligatoirement préciser le numéro de la catégorie à laquelle appartient le nouvel employé pour lequel la demande d adhésion est présentée. La section de la Fiche d adhésion collective intitulée «Remise en vigueur» doit être remplie uniquement si l employé a été réembauché et qu il était déjà couvert auparavant par la police d assurance collective. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez vous reporter à la section intitulée «Employés réembauchés», dans le présent Guide.. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 35

36 3. Période probatoire des nouveaux employés Les employés dont la date d embauche est postérieure à la date d effet de la police d assurance collective seront admissibles à la couverture après l expiration de la période probatoire. Date d effet de l assurance = Date d embauche à temps plein + Période probatoire Exemple 1 : Date d embauche : Période probatoire : Date d effet de l assurance : Prime exigible à compter du : Exemple : Date d embauche : Période probatoire : Date d effet de l assurance : Prime exigible à compter du : Exemple 3 : Date d embauche : Période probatoire : Date d effet de l assurance : Prime exigible à compter du : Exemple 4 : Date d embauche : Période probatoire : Date d effet de l assurance : Prime exigible à compter du : 1er août Trois mois 1er novembre 1er novembre 18 août Trois mois 18 novembre 1er décembre 1er août Aucune 1er août 1er août 3 août Prend fin le premier jour du mois qui marque la fin de la période probatoire de trois mois 1er décembre 1er décembre Veuillez consulter votre police d assurance collective pour de plus amples renseignements sur les conditions d admissibilité des employés dont la date d embauche est antérieure à la date d effet de la police d assurance collective et pour lesquels la période probatoire n a pas encore pris fin. À noter : Pour éviter de devoir présenter une justification d assurabilité en raison d une adhésion tardive, n oubliez pas de remplir et de consigner dans vos dossiers une Fiche d adhésion collective et d inscrire sur le relevé de prime le nom du ou des employés visés dans les 31 jours qui suivent l expiration de la période probatoire à laquelle ils sont soumis. 36 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

37 4. Dispense de la période probatoire La période probatoire (ou période d attente) est établie à la date d effet de la police d assurance collective, ou à sa date de modification si elle est postérieure, et elle doit être satisfaite dans la mesure du possible. À l occasion, toutefois, vous pouvez présenter une demande de dispense de période probatoire. Toute demande de dispense doit faire l objet d un examen et d une approbation. La demande de dispense de période probatoire doit être présentée par écrit et adressée à votre bureau de vente local de RBC Assurances dans les 31 jours qui suivent la date d embauche (d un nouvel employé) ou la date d effet de l assurance (d un employé dont la situation a changé). Vous devez exposer les raisons motivant une dispense de la période probatoire, puis procéder à l adhésion de l employé conformément à la marche à suivre indiquée dans le présent Guide. Veuillez noter qu en cas de dispense, la période probatoire est supprimée en totalité et l employé est couvert à compter de sa date d admissibilité. 5. Assurance du conjoint de fait Lorsqu un employé nouvellement embauché veut souscrire une assurance pour son conjoint de fait (et des personnes à sa charge, s il y a lieu), vous devez procéder à l adhésion de l employé selon les modalités habituelles. Vous devez également fournir les renseignements suivants sur la Fiche d adhésion collective : À la question «Avez-vous des personnes à charge?», il faut cocher la case «Oui» et la case «Conjoint» (ainsi que la case «Enfant(s)», s il y a lieu). Conservez l original pour vos dossiers À noter : Par «conjoint de fait», on entend une personne avec laquelle l employé vit depuis au moins 1 mois consécutifs et qu il présente publiquement comme son conjoint. La cessation de la cohabitation mettra fin à l admissibilité du conjoint de fait à titre de «personne à charge assurée». Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 37

38 6. Employés réembauchés RBC Assurances renoncera automatiquement à la période probatoire si un employé reprend le travail à temps plein dans les 6 mois suivant la cessation de son emploi. Pour remettre l assurance en vigueur, veuillez procéder comme suit. Réembauche dans les 1 mois suivant un congé de maternité/parental : RBC Assurances renoncera à la période probatoire si un employé reprend le travail à temps plein dans les 1 mois suivant le début d un congé de maternité/parental si l employé avait décidé d interrompre son assurance pendant son congé de maternité/parental. Pour remettre l assurance en vigueur, veuillez procéder comme suit. Pour plus de précisions à cet égard, veuillez consulter la section «Congé de maternité/parental» du présent guide. Remise en vigueur d une assurance Procédez à la réinscription de l employé en suivant les instructions d adhésion fournies dans le présent Guide. À la section «Ajouts» du relevé de prime, précisez qu il s agit d une remise en vigueur. Sur le relevé de prime que vous remettrez à RBC Assurances, inscrivez la date d embauche initiale, la date de cessation d emploi ainsi que la nouvelle date d embauche à temps plein. À noter : Pour éviter qu une justification d assurabilité soit exigée, n oubliez pas de procéder à la réinscription de l employé dans les 31 jours qui suivent la date de son retour au sein de la compagnie. Pour un sommaire des restrictions, veuillez vous reporter à la police d assurance collective. Réembauche après 6 mois Si l employé reprend le travail à temps plein plus de 6 mois après sa cessation d emploi, il doit être considéré comme un nouvel employé; la période probatoire ne sera pas éliminée, et les procédures d adhésion habituelles devront être suivies. 38 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

39 7. Renonciation à l assurance Il faut porter une attention spéciale lorsqu un employé veut renoncer à son assurance, car tous les régimes n offrent pas cette option. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective. Participation obligatoire Si l adhésion au régime de votre compagnie est obligatoire, tous les employés admissibles de même que les personnes à charge admissibles (le cas échéant) doivent y participer. Participation facultative Seuls les employés dont le régime est à adhésion facultative peuvent renoncer à leur assurance. Il est à noter que même si l adhésion est facultative, au moins 75 % de l ensemble des employés admissibles et des personnes à charge admissibles (le cas échéant) doivent y participer. Renonciation à l assurance Veuillez faire remplir par l employé qui renonce à son assurance le Formulaire de refus de garantie. Envoyez l original du formulaire au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances. Conservez une copie pour vos dossiers. Si l employé désire souscrire, ultérieurement, l assurance à laquelle il a renoncé, veuillez vous reporter à la section intitulée «Demande d assurance ayant fait l objet d une renonciation», dans le présent Guide. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 39

40 C. Changements relatifs à l employé 1. Changement de division Lorsqu un employé transfert d une division à une autre, vous devez inscrire l employé sous la rubrique des cessations à l égard de son ancienne division et sous la rubrique des ajouts à l égard de sa nouvelle division.. Changement de catégorie ou de salaire Un changement de catégorie doit être signalé uniquement dans la mesure où il entraîne le changement du montant d assurance et de la prime. Pour signaler un changement de catégorie ou de salaire, vous devez fournir les renseignements suivants : Numéro(s) de police Numéro(s) de division Nom complet de l employé Numéro d identification/d attestation de l employé Date d effet du changement Ancien montant d assurance (colonne «Ancienne(s) prestation(s)») Nouveau montant d assurance (colonne «Nouvelle(s) prestation(s)») Différence entre les montants d assurance (augmentation ou diminution) Rajustement de la prime (débit ou crédit) Veuillez fournir tous ces renseignements et signaler tout changement directement sur le relevé de prime collective, sous la forme d une augmentation ou d une diminution, puis envoyez le tout, accompagné du chèque de règlement de la prime, à l adresse indiquée sur le relevé. Cette adresse figure également sur les enveloppes-réponses incluses dans la trousse d administration qui vous a été remise. À noter : Pour éviter qu une justification d assurabilité soit exigée, vous devez signaler tout changement de ce type à RBC Assurances dans les 31 jours qui suivent la date d effet du changement. Une justification d assurabilité sera exigée si l augmentation de salaire entraîne une augmentation du montant d assurance excédant le maximum sans justification d assurabilité (conformément aux dispositions de votre police d assurance collective). Veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. 40 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

41 3. Changement de nom ou de bénéficiaire (assurance vie seulement) Pour effectuer un changement de nom ou de bénéficiaire, veuillez suivre les instructions suivantes : Remplissez la section appropriée du formulaire Demande de changement à l assurance collective. Datez et signez le formulaire. Conservez l original pour vos dossiers. Si le changement effectué a une incidence sur la situation de toute personne à la charge de l employé visé, demandez à l employé de remplir la Section 6 du formulaire Demande de changement à l assurance collective. Désignation d un bénéficiaire mineur Si le bénéficiaire désigné est mineur, l employé doit remplir un formulaire de nomination de fiduciaire. vous pouvez vous procurer cette carte auprès du bureau de vente local de RBC Assurances. Une fois que l employé aura rempli la carte, veuillez la conserver pour vos dossiers. À noter : Lorsqu un bénéficiaire est désigné, le nom, prénom et lien de parenté du bénéficiaire doivent impérativement être indiqués. Exemple : «Marie Tremblay, épouse» et non «Mme Jean Tremblay, épouse». Au Québec, une femme mariée doit utiliser son nom de jeune fille à moins qu il n ait fait l objet d un changement légal. 4. Changement de situation d une personne à charge (assurance vie seulement) Si un employé veut souscrire une assurance vie des personnes à charge en raison d un changement de situation des personnes à sa charge résultant d un mariage, de la naissance d un enfant, etc. (voir la définition de «personne à charge admissible» dans la police d assurance collective), veuillez suivre les instructions suivantes : Pour éviter de devoir présenter une justification d assurabilité, l employé doit remplir, dater et signer un formulaire Demande de changement à l assurance collective dans les 31 jours qui suivent la date de l événement (veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide). Conservez l original du formulaire pour vos dossiers. Une fois les personnes à charge assurées, toute nouvelle personne à charge admissible sera assurée d office sans avoir à faire l objet d une déclaration individuelle auprès de nos bureaux, sauf s il s agit d un conjoint de fait ou d un conjoint de même sexe (voir la section 5, page suivante). Si les conjoints sont tous deux assurés par le régime à titre d employés, tous les deux peuvent souscrire une assurance vie des personnes à charge pour les enfants. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 41

42 5. Assurance du conjoint de fait Lorsqu un employé veut souscrire une assurance pour son conjoint de fait (et des personnes à sa charge, s il y a lieu), veuillez suivre les instructions suivantes : Remplissez la section 6 au complet du formulaire Demande de changement à l assurance collective. Conservez l original du document pour vos dossiers. À noter : Par «conjoint de fait», on entend une personne avec laquelle l employé vit depuis au moins 1 mois consécutifs et qu il présente publiquement comme son conjoint. La cessation de la cohabitation mettra fin à l admissibilité du conjoint de fait à titre de «personne à charge assurée». 4 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

43 6. Personnes à charge ayant dépassé l âge limite Si un employé a à sa charge une personne qui fréquente, à temps plein, un établissement postsecondaire ou universitaire et qui a entre 1 et 5 ans, une attestation d inscription à l établissement d enseignement doit être jointe à toute demande de règlement présentée au nom de la personne à charge. Pour connaître l âge limite applicable à l assurance des personnes à charges dans le cadre du régime souscrit par votre compagnie, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective. 7. Cessation de l assurance Les employés qui ne participent plus au régime doivent être rayés du relevé de prime établi à la date la plus proche de la date de cessation de l assurance. Pour connaître les modalités de cessation de l assurance d un employé, veuillez vous reporter à la police d assurance collective. Pour signaler une cessation d assurance, vous devez fournir les renseignements suivants : Numéro(s) de police Numéro(s) de division Nom complet de l employé Numéro d identification/d attestation de l employé Date d effet du changement (dernier jour d emploi à temps plein de l employé au sein de la compagnie) Montant d assurance Crédit (en cas de cessation avec effet rétroactif) Pour transmettre les renseignements ci-dessus à RBC Assurances, veuillez procéder comme suit : Remplissez le recto et le verso du relevé de prime collective, puis envoyez-le, accompagné du chèque de règlement de la prime, à l adresse indiquée sur le relevé. Cette adresse figure également sur les enveloppes-réponses incluses dans la trousse d administration qui vous a été remise. À noter : Le cas échéant, vous êtes tenu d informer l employé de son droit de transformation de l assurance. Transformation de l assurance Si la police d assurance collective souscrite par votre compagnie le permet, les employés ont la possibilité de transformer leur assurance. Le cas échéant, vous devez communiquer sans délai avec le bureau de vente locale de RBC Assurances, car la demande de transformation doit nous parvenir dans les 31 jours qui suivent la date de cessation de l assurance de l employé visé. 8. Résiliation de l assurance vie des personnes à charge admissibles Si un employé n a plus de personnes à charge admissibles à assurer, veuillez suivre les instructions suivantes : Remplissez la section 6 au complet du formulaire Demande de changement à l assurance collective. Conservez l original du document pour vos dossiers. La date d effet du changement correspondra à la date à laquelle le formulaire Demande de changement à l assurance collective a été signé. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la section intitulée «Renonciation à l assurance», dans le présent Guide. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 43

44 9. Demande d assurance ayant fait l objet d une renonciation Si la demande d assurance ayant fait l objet d une renonciation de la part de l employé est présentée plus de 31 jours après la date d effet de l assurance de l employé ou des personnes à sa charge, la demande doit être accompagnée d une justification d assurabilité. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. 44 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

45 D. Justification d assurabilité 1. Quand faut-il présenter une justification d assurabilité? Une justification d assurabilité, ou attestation médicale, est exigée dans les cas suivants : L employé ou une personne à charge demande à être couvert plus de 31 jours après sa date d admissibilité (si votre régime prévoit que le coût des garanties est payé par les employés et que la participation est facultative). L employé veut souscrire un montant d assurance supplémentaire en sus du maximum sans justification d assurabilité prévu dans les dispositions de la police d assurance collective (s il y a lieu). L employé ou une personne à charge veut souscrire un montant d assurance supplémentaire plus de 31 jours après sa date d admissibilité. L employé veut rétablir une ou plusieurs garanties ayant fait l objet d une résiliation par suite d une renonciation volontaire ou du non-paiement de la prime. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 45

46 . Comment remplir le formulaire de justification d assurabilité Au moment de remplir un formulaire de justification d assurabilité, veuillez retenir les points suivants afin de ne pas retarder l entrée en vigueur de l assurance de l employé. Vérifiez que l employé a répondu de manière exhaustive à toutes les questions (inscrire la mention «S. O.» lorsque la question est sans objet). Demandez à l employé d apposer ses initiales à côté de chaque changement. Vérifiez que l assuré a bien daté et signé le formulaire de justification d assurabilité. Faites parvenir le formulaire dûment rempli au Service des comptes-clients collectifs de RBC Assurances. Sur réception du formulaire, RBC Assurances vous indiquera si elle accepte de prendre en charge le risque et de couvrir le proposant ou si elle a besoin de renseignements médicaux supplémentaires pour étayer sa décision. Si la proposition d assurance est acceptée, vous recevrez une lettre d acceptation. Si la proposition d assurance est refusée, nous vous informerons de notre décision par écrit. Il vous appartiendra d en informer l employé. Si des renseignements médicaux supplémentaires sont exigés, nous en aviserons directement l employé ou son médecin et nous prendrons en charge les frais applicables pour obtenir ces renseignements, à moins que la proposition d assurance ne soit présentée après le délai prévu. (Si l employé ou une personne à charge soumet une proposition d assurance plus de 31 jours après sa date d admissibilité, les frais engagés seront à la charge de l employé.) L assurance prendra effet après approbation par RBC Assurances des renseignements supplémentaires exigés. Une fois l assurance approuvée, vous devrez ajouter l employé sur le prochain relevé de prime collective et calculer tout débit couru applicable. 46 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

47 E. Employés inactifs 1. Mises à pied ou congé autorisés (à l exclusion d un congé de maternité ou d un congé parental) Pour de plus amples renseignements sur les mises à pied et les congés autorisés, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective. Il peut arriver, à l occasion, qu un employé cesse d être effectivement au travail en raison d une mise à pied temporaire ou d un congé autorisé. Vous devez signaler par écrit, à votre bureau de vente local de RBC Assurances, tout employé mis à pied ou en congé autorisé et fournir les renseignements suivants : Numéro(s) de police Numéro(s) de division Nom complet de l employé Numéro d identification/d attestation de l employé Motif de l absence Date du début de l absence Date prévue du retour au travail Nous vous confirmerons ensuite, par écrit, quelles garanties demeurent en vigueur, la période au cours de laquelle ces garanties resteront en vigueur, ainsi que la date de fin de chaque garantie. Pour de plus amples renseignements sur la cessation de couverture d un employé, veuillez vous reporter à la sous-section intitulée «Cessation de l assurance» (section «Changements relatifs à l employé»), dans le présent Guide. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 47

48 . Congé de maternité ou congé parental Pour connaître les dispositions législatives en matière de congé de maternité ou de congé parental, veuillez étudier dans le détail la Loi sur l assurance emploi ainsi que la Loi sur les normes d emploi en vigueur dans votre province. RBC Assurances prolongera d office la couverture des employées en congé de maternité jusqu à l expiration de la période maximale autorisée par les dispositions de la Loi sur l assurance emploi et de la Loi sur les normes d emploi en matière de congé de maternité, à moins que l employée n avise l employeur par écrit de son intention de ne pas continuer à participer au régime. (Nota : Si l employée décide de mettre fin à sa couverture, toutes les garanties seront résiliées. L employée n aura pas la possibilité de mettre fin à telle ou telle garantie et de n en conserver que certaines.) À noter : Il n est pas nécessaire de signaler à RBC Assurances l absence d une employée en congé de maternité, sauf dans les deux cas suivants : L employée décide de cesser de participer au régime. L employée décide de prolonger son congé de maternité au-delà de la période maximale autorisée par les dispositions de la Loi sur l assurance emploi et de la Loi sur les normes d emploi en matière de congé de maternité. Le cas échéant, vous devez le signaler à votre bureau de vente local de RBC Assurances et fournir les renseignements suivants : Numéro(s) de police Numéro(s) de division Nom complet de l employée Numéro d identification/d attestation de l employée Motif de l absence Date du départ en congé de maternité ou en congé parental Date prévue du retour au travail Nous vous confirmerons ensuite, par écrit, quelles garanties demeurent en vigueur, la période au cours de laquelle ces garanties resteront en vigueur, ainsi que la date de fin de chaque garantie. À noter : Votre régime prévoit que toutes les garanties peuvent demeurer en vigueur pendant une période maximale de 1 mois, pourvu que les primes continuent d être acquittées. Cependant, les garanties ICD et ILD cesseront le jour qui suit la date d expiration de la période maximale autorisée par les dispositions de la Loi sur l assurance emploi et de la Loi sur les normes d emploi en matière de congé de maternité, si l employée décide de prolonger son congé de maternité au-delà de cette date. Pour rétablir des garanties auxquelles l employé avait renoncé durant son congé de maternité ou son congé parental, veuillez vous reporter à la section intitulée «Employés réembauchés», dans le présent Guide. 48 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

49 F. Présentation d une demande de règlement Pour toute demande de renseignements sur une demande de règlement, veuillez communiquer avec le Compagnie d assurance vie RBC Service des règlements, Assurances de personnes au (numéro sans frais). Si certaines des garanties ci-dessous ne sont pas offertes dans le cadre de votre régime, veuillez ne pas tenir compte des instructions y afférentes. Afin de contribuer à ce que les demandes de règlement soient traitées rapidement, veuillez respecter les points ci-après : 1. Indiquez le numéro de police ainsi que le numéro d assurance sociale et le numéro d identification/ d attestation de l employé visé sur tous les formulaires de demande de règlement.. Veillez à ce que les réponses fournies aux questions soient complètes. 3. Vérifiez que tous les documents exigés à l appui d une demande de règlement soient annexés au formulaire de demande de règlement. 4. Envoyez le formulaire de demande de règlement dûment rempli et toute l information pertinente au Compagnie d assurance vie RBC Service des règlements, Assurances de personnes. TYPE DE DEMANDE DE RÈGLEMENT Invalidité de courte durée PROTOCOLE DE DEMANDE DE RÈGLEMENT Formulaire de demande de règlement d invalidité de courte durée (Déclarations du demandeur, de l employeur et du médecin traitant à remplir) Déclaration de l employeur sur le revenu de l employé Envoyer le formulaire de demande de règlement dans les 15 jours qui suivent le début de l invalidité Invalidité de longue durée Formulaire de demande de règlement d invalidité de longue durée (Déclarations du demandeur, de l employeur et du médecin traitant à remplir) Déclaration de l employeur sur le revenu de l employé Envoyer le formulaire de demande de règlement dès que possible après le début de l invalidité, et en aucun cas moins de 30 jours avant la fin du délai de carence Assurance vie Attestation de décès Déclaration du demandeur (employé/personnes à charge) Attestation de décès Déclaration du médecin Déclaration de l employeur Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 49

50 Exonération des primes d assurance vie Décès et mutilation accidentels Formulaire de demande d exonération des primes s il s agit d une demande indépendante; sinon, la décision sera prise conjointement avec la demande de règlement d invalidité de longue durée, auquel cas aucun formulaire distinct n est exigé Attestation de décès accidentel Déclaration du demandeur Attestation de décès accidentel Déclaration du médecin Déclaration de l employeur À noter : L original du certificat de décès émis par une autorité provinciale (ou une copie certifiée conforme) est exigé dans les cas suivants : La Déclaration du médecin ne peut pas être remplie. Le règlement est de plus de $. Si les bénéficiaires sont les ayants droit, la Déclaration du demandeur doit être remplie par le liquidateur ou l administrateur de la succession. 50 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

51 G. Renseignements d ordre général 1. Coordonnées utiles À toutes fins utiles, vous trouverez ci-après les coordonnées des services-ressources auxquels vous adresser en fonction de la nature de vos questions. A) SERVICE À LA CLIENTÈLE DE RBC ASSURANCES RENSEIGNEMENTS D ORDRE GÉNÉRAL Vous pouvez adresser toutes vos demandes de renseignements d ordre général aux représentants du service à la clientèle de votre bureau de vente local RBC Assurances. Montreal boul. René-Lévesque Montréal (Québec) H3B 4N4 Toronto 483, rue Bay Tour nord, bureau 1000 Toronto (Ontario) M5G E7 Vancouver 985 Virtual Way, Ste 300 Vancouver (C.-B.) V5M 4X Télécopieur : Télécopieur : Télécopieur : B) SERVICE DES COMPTES-CLIENTS COLLECTIFS DE RBC ASSURANCES - RENSEIGNEMENTS SUR LA FACTURATION C.P succursale B Mississauga (Ontario) L4Y 3W Télécopieur : [email protected] iservices Internet C.P succursale B Mississauga (Ontario) L4Y 3W Télécopieur : [email protected] C) COMPAGNIE D ASSURANCE VIE RBC SERVICES DES RÈGLEMENTS, ASSURANCE DE PERSONNES RENSEIGNEMENTS SUR LES DEMANDES DE RÈGLEMENT 4435, succursale A Toronto (Ontario) M5W 5Y Télécopieur : [email protected] Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 51

52 . Commande de formulaires La trousse d administration qui vous a été remise contient une provision de tous les formulaires nécessaires à la bonne administration du régime. Au besoin, vous pouvez vous adresser directement à un représentant du service à la clientèle de votre bureau de vente local de RBC Assurances pour obtenir des formulaires supplémentaires. Vous pouvez également faire parvenir à votre bureau de vente local de RBC Assurances le formulaire Demande de fournitures d assurance collective dûment rempli. N oubliez pas d indiquer le numéro de la police. Faites en sorte de prévoir un délai suffisant pour ne pas épuiser complètement votre provision de formulaires et documents, notamment les livrets des garanties destinés aux employés. 3. Changement d adresse du titulaire de la police Veuillez aviser sans délai le Service des comptes-clients collectifs de RBC Assurances de tout changement d adresse afin que les relevés de prime et le courrier continuent de vous parvenir. N oubliez pas d indiquer le numéro de la police. 4. Changement d administrateur du régime S il incombe à une autre personne d administrer le régime collectif, veuillez communiquer par écrit, sans délai, le nom du nouvel administrateur au Service des comptes-clients collectifs de RBC Assurances. N oubliez pas d indiquer le numéro de la police. 5. Demande de modification de la police d assurance collective Toute demande de révision visant à modifier les garanties, à ajouter des sociétés affiliées ou des filiales à titre d employeur, à modifier la prise en charge du coût de l assurance ou à apporter d autres modifications au régime, doit être présentée par écrit. Veuillez communiquer avec votre courtier ou un représentant du service à la clientèle de votre bureau de vente local de RBC Assurances; ils pourront vous aider à effectuer ces modifications. 6. Vérification des données sur les participants du régime Nous procéderons périodiquement à la vérification des données sur les employés. Pour que le régime soit bien administré et que les demandes de règlement soient traitées de manière exacte, il est essentiel que nos dossiers contiennent des renseignements à jour sur les employés. Par conséquent, lorsque nous procédons à une vérification des données sur les participants au régime, vous devez nous faire parvenir les renseignements exigés dans un délai de 31 jours. 5 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

53 7. Mise à jour des données sur les employés en vue du renouvellement En tant qu administrateur d une police autogérée, vous devez remettre les données actuelles sur les employés et de nous communiquer des données à jour, à chaque période de renouvellement. Pour que nous soyons en mesure de procéder à la juste tarification de la ou des polices souscrites par votre compagnie, il est essentiel que nos dossiers contiennent des renseignements à jour sur les employés. RBC Assurances vous enverra, 10 jours avant la date du renouvellement, un avis exigeant les données sur les employés en vue du renouvellement. Vous devrez faire parvenir ces données à RBC Assurances au plus tard 90 jours avant la date du renouvellement et fournir les renseignements suivants : Numéro(s) de police Numéro(s) de division Nom complet de l employé Date de naissance Date d embauche Salaire Profession/titre du poste Catégorie Sexe Province de résidence Vous pouvez vous procurer le formulaire Liste de renseignements sur les employés auprès de votre bureau de vente local de RBC Assurances. 8. Marche à suivre en cas de grève des postes Nous comprenons l inconvénient causé par les délais de la poste mais comme toute autre facture, c est votre responsabilité de soumettre vos paiements à temps et de faire tout se qui est nécessaire pour assurer que les paiements soient reçus. Dans le cas où la prime est due et vous n avez pas reçu votre facture, vous devez remettre votre paiement basé sur votre facture précédente. Tout soldes seront reflétés sur la prochaine facturation. 9. Communications par courrier électronique RBC Assurances est heureuse de mettre à votre disposition un service de transmission par courrier électronique qui vous permet d envoyer des renseignements à l égard de votre police. En utilisant ce service, le client convient que les communications peuvent contenir des renseignements personnels et confidentiels et que leur transmission par courrier électronique n assure ni ne garantit la sécurité ou l intégrité de ces renseignements. Par ailleurs, le client assume tous les risques associés à l utilisation du service de transmission par courrier électronique et dégage RBC Assurances de toute responsabilité à l égard de pertes, réclamations ou dommages quelconques pouvant résulter de la décision du client de transmettre des données à RBC Assurances par courrier électronique. / MC Marque(s) de commerce de la Banque Royale du Canada. Utilisée(s) sous licence. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 53

54 Collecte et utilisation des renseignements personnels Collecte des renseignements personnels Nous (la Compagnie d assurance vie RBC) pouvons, à l occasion, recueillir des renseignements au sujet de l employeur et des employés (collectivement, «les clients»), tels que : des renseignements permettant d établir l identité (par exemple, nom, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, etc.) et les antécédents personnels ; des renseignements découlant de la relation avec nous ; des renseignements communiqués au cours du processus de proposition et de règlement pour n importe lequel des produits ou services d assurance ; et des renseignements nécessaires à la fourniture de produits ou à la prestation de services d assurance. Nous pouvons recueillir ces renseignements auprès de l employeur ou de l employé, directement ou par l intermédiaire de nos représentants. Nous pouvons recueillir et vérifier ces renseignements tout au long de notre relation. Nous pouvons les recueillir de diverses sources, notamment des hôpitaux, des médecins et autres professionnels de la santé, du MIB, Inc., du gouvernement (incluant les régimes d assurance maladie gouvernementaux) et d autres organismes gouvernementaux, d autres compagnies d assurance, d institutions financières et des rapports sur le dossier du conducteur. Les renseignements sur la santé ne seront pas partagés avec l employeur sans le consentement de l employé. Utilisation des renseignements personnels Ces renseignements peuvent être utilisés à l occasion aux fins suivantes : vérifier l identité et examiner les antécédents personnels de l employeur et de l employé ; établir et renouveler les produits et services d assurance qui peuvent être demandés ; évaluer le risque d assurance et traiter les demandes de règlement ; mieux comprendre la situation de nos clients sur le plan de l assurance ; déterminer l admissibilité aux produits et services de RBC Assurances ; nous aider à mieux comprendre les besoins actuels et futurs de nos clients ; communiquer à nos clients tout avantage, toute caractéristique et toute information au sujet des produits et services d assurance de RBC Assurances qui sont détenus chez nous ; nous aider à mieux gérer nos affaires et notre relation avec nos clients ; et comme la loi l exige ou le permet. À ces fins, nous pouvons rendre ces renseignements accessibles à nos employés, mandataires, prestataires de services, ou tierces parties qui sont tenus d en assurer la confidentialité. Il nous arrive aussi de transmettre ces renseignements à votre employeur si vous avez souscrit une police d assurance collective, au cas où ils s avéreraient nécessaires pour les services que nous vous procurons. Nous ne communiquons pas à votre employeur les renseignements pertinents à votre état de santé sans votre consentement. Si notre prestataire de services se trouve à l extérieur du Canada, il est lié par les lois du territoire où il est situé, et les renseignements peuvent être divulgués conformément à ces lois. Les tierces parties peuvent être d autres compagnies d assurance, le MIB, Inc. et des institutions financières. Nous pouvons aussi utiliser ces renseignements et les communiquer aux sociétés de RBC (i) pour gérer nos risques et nos activités et ceux d autres sociétés de RBC, (ii) pour nous conformer aux demandes d information valables vous concernant en provenance des autorités de contrôle, des organismes de l État, des organismes publics ou d autres entités habilitées à soumettre de telles demandes, et (iii) pour faire connaître à d autres sociétés de RBC les choix de nos clients au titre de la section «Autres utilisations des renseignements personnels» dans le seul but de les faire respecter. Si nous connaissons le numéro d assurance sociale d un client, nous pouvons l utiliser à des fins d information fiscale et le communiquer aux organismes gouvernementaux compétents. 54 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

55 Le paragraphe ci-dessous ne s applique pas si la proposition est présentée par un représentant indépendant ou un représentant affilié à une autre compagnie que RBC Assurances. Autres utilisations des renseignements personnels Nous pouvons utiliser ces renseignements pour faire la promotion de nos produits et services, ainsi que ceux de tiers choisis et susceptibles d intéresser nos clients. Nous pouvons communiquer avec notre client par divers modes de communication, notamment le téléphone, l ordinateur ou la poste, en utilisant les coordonnées qu il nous a transmises Nous pouvons également, lorsque la loi le permet, divulguer ces renseignements à d autres sociétés de RBC, afin de recommander notre client à ces dernières ou de promouvoir les produits et services qui sont susceptibles de les intéresser. Nous et les sociétés de RBC pouvons communiquer avec notre client par divers modes de communication, notamment le téléphone, l ordinateur ou la poste, en utilisant les coordonnées qu il nous a transmises. Le client convient que, si un tel échange de renseignements survient, ces sociétés peuvent nous informer des produits ou services fournis. Si le client fait aussi affaire avec d autres sociétés de RBC, nous pouvons, si la loi le permet, combiner ces renseignements à des renseignements que ces sociétés détiennent à son sujet, afin de nous permettre, à nous ou à n importe laquelle d entre elles, de gérer la relation du client avec les sociétés de RBC et avec nous. Il est entendu que nous et chaque société de RBC sommes des entités distinctes mais affiliées. On entend par sociétés de RBC nos sociétés affiliées dont l activité consiste à offrir un ou plusieurs des services suivants : dépôts, prêts et autres services financiers personnels, services de cartes de crédit, de débit ou de paiement, services de fiducie et de garde des valeurs, services liés aux valeurs mobilières, services de courtage et services d assurance. Le client peut nous demander de ne pas échanger ni utiliser ces renseignements personnels aux fins décrites au paragraphe «Autres utilisations des renseignements personnels» en communiquant avec nous de la manière indiquée ci-dessous. Dans un tel cas, le client ne se verra pas refuser des produits ou services d assurance pour cette seule raison. Cependant, nous n utiliserons jamais les renseignements médicaux à ces fins. Nous respecterons les choix de nos clients et, comme il est mentionné ci-dessus, nous pourrons communiquer leurs choix aux sociétés de RBC dans le seul but d en assurer le respect. Droits d accès aux renseignements personnels Nos clients peuvent, en tout temps, accéder aux renseignements personnels que nous détenons à leur sujet, en vérifier l exactitude et les faire rectifier au besoin. Ce droit d accès peut toutefois être restreint comme la loi le permet ou l exige. Pour accéder à ces renseignements, pour nous poser des questions sur notre politique de protection des renseignements personnels ou pour nous demander de ne pas utiliser ces renseignements aux fins décrites au paragraphe «Autres utilisations de vos renseignements personnels», l employé peut, communiquer avec nous en tout temps, à l adresse suivante : Compagnie d assurance vie RBC Case postale 515, succursale A Mississauga (Ontario) L5A 4M3 Téléphone : Télécopieur : Nos politiques en matière de confidentialité Nos clients peuvent obtenir de plus amples renseignements sur notre politique de protection des renseignements personnels en demandant un exemplaire de la publication «L essentiel sur la protection de la vie privée des clients», en téléphonant au numéro sans frais indiqué ci-dessus ou en consultant notre site Web, à l adresse Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 55