F.A.Q. Ce taux est supérieur d environ 50% à la moyenne nationale des entreprises créées. Démarrer en pépinière permet de prendre le bon départ!

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1 F.A.Q. Qu est ce qu une pépinière d entreprise? «Une pépinière d'entreprises est un organisme de développement économique local généralement soutenue par un organisme public (communes, communautés d agglomération, département, région, CCI) Elle facilite le développement des jeunes entreprises, à des tarifs attractifs, en leur apportant : une solution d'hébergement dans des locaux modernes, fonctionnels et adaptés à leurs besoins moyennant un bail pour une durée pouvant aller jusqu'à 48 mois. une palette de services sur place : secrétariat partagé, salle de réunion, équipements divers (reprographie, vidéoprojecteur, etc.). un accompagnement individuel du chef d entreprise (entretien d appui et de suivi) et sa mise en réseaux via des réunions thématiques collectives. Résider en pépinière permet de limiter les frais fixes et de transformer certaines charges fixes en charges variables (ex. : coût des photocopies payées à l'unité au lieu d'acquérir un photocopieur), de partager avec d autres chefs d entreprises, de nouer des relations avec des experts et d être «coaché» L'AFNOR dans sa norme "NF X50 770» a défini l activité des pépinières. Certaines des Pépinières du Réseau P3MIL sont certifiées AFNOR ; d autres sont labélisées «lieu d accueil pour les entreprises internationales» par Agence Régionale de Développement. Quel intérêt ai je de m installer en pépinière? Pour réussir mon projet! Plus de 80% des entreprises qui ont été hébergées dans les pépinières affiliées au Réseau P3MIL sont toujours en activité 5 ans après leur création. Ce taux est supérieur d environ 50% à la moyenne nationale des entreprises créées. Démarrer en pépinière permet de prendre le bon départ! Pourquoi intégrer une pépinière d'entreprise? Pour y trouver des locaux adaptés au démarrage de l entreprise ainsi qu à son développement ; Pour ne pas être isolé grâce à l accompagnement personnalisé dispensé sur place. Que peut m apporter une pépinière d entreprises? Rompre avec l isolement du créateur, telle est la vocation d une pépinière d entreprises. Dans un environnement stimulant aux côtés d autres entrepreneurs, vous bénéficiez à la fois de locaux adaptés à vos besoins, d une infrastructure logistique professionnelle (accueil personnalisé, salles de réunion, photocopieur, affranchissement, Internet haut débit...) et surtout d un accompagnement personnalisé assuré par le responsable de la pépinière. 1

2 Quels avantages pour mon entreprise? Je bénéficie de locaux professionnels fonctionnels, évolutifs, meublés, à des coûts compétitifs, à proximité des principaux réseaux de transport. Je partage le coût de services qui est réparti entre les entreprises ce qui m évite d avoir à ma seule charge les salles de réunions, le service courrier, la reprographie Mon activité de conseil en communication est elle éligible en pépinière? Oui, les pépinières d'entreprises accueillent tout type d'activité excepté le commerce de détail. Tout au long de ma vie en pépinière : Je bénéficie de conseils concernant les démarches administratives et les besoins de formation ; D'un accompagnement régulier et personnalisé pour favoriser le développement de mon activité. D'une mise en relation avec des consultants et partenaires économiques. Comment intégrer la pépinière? Vous devez constituer un dossier qui nous permette de mieux vous connaître et d'apprécier la viabilité de votre projet d'entreprise. Après un entretien avec le/la responsable de la pépinière, vous présentez votre projet devant un comité de sélection qui statuera sur votre dossier. Le comité de sélection ou d agrément est composé généralement de représentants de collectivités territoriales, de chefs d'entreprises, de comptables ou de représentants de banque. On examinera le plan d affaires qui devra comporter un prévisionnel, un plan de financement et de trésorerie ainsi que l évaluation du seuil de rentabilité. On évaluera l adéquation de votre profil avec votre projet d entreprise, votre souhait de rechercher de l accompagnement et non uniquement de l hébergement (la pépinière se distingue en cela du simple hôtel d activités) et les perspectives de développer de l emploi. Comptez un minimum de 3 mois entre le premier rendez vous avec le responsable de pépinière et votre installation dans les locaux. Dois je privilégier un type de pépinière? Comment choisir ma pépinière? Il existe deux types de pépinières : les pépinières d'entreprises dites «généralistes» accueillant tous types d'activités (essentiellement tertiaires) et les pépinières d'entreprises dites «spécialisées» qui s adressent à des entreprises dans un secteur d activité particulier : artisanat, métier de la mode, économie sociale et solidaire, NTIC Certaines pépinières sont qualifiées d innovantes et accueillent en priorité les projets innovants et / ou technologiques avec une dominante recherche et développement. 2

3 Au delà de cette distinction, il faut également tenir compte de l'environnement immédiat des pépinières, très souvent implantées sur des pôles de compétitivité. La nature des locaux mis à disposition, bureaux, ateliers, laboratoires déterminent également le type d activité qui peut être hébergé. La pépinière est aussi un lieu de vie : regardez les voies de communication, les partenaires, l environnement économique et comparez les coûts et les services proposés. Vous trouverez alors la pépinière la plus adaptée à vos besoins. Quel type de locaux? La majorité des pépinières proposent principalement des bureaux de petite taille (environ 10 à 15m², car ce sont ces surfaces qui sont les plus difficiles à trouver et qui correspondent le mieux aux besoins d une entreprise en démarrage. Ce qui n empêche pas de trouver des surfaces bien plus importantes, jusqu à 100m². Certaines pépinières offrent également des ateliers ou des espaces de stockage. Quelques pépinières offrent des espaces en salle blanche de type laboratoires, pour des activités technologiques de pointe comme les biotechnologies. En complément de ces espaces réservés pour chaque entreprise, la pépinière met à disposition des espaces communs : un hall d accueil, des salles de réunion, une cafétéria, un espace documentaire, une salle de sport ou de relaxation parfois. J'ai besoin de m² d'entrepôts pour mon activité de production. Suis je éligible en pépinière? Oui, votre activité en tant que telle n'est pas un frein à votre intégration en pépinière. Toutefois, les pépinières d'entreprises proposent essentiellement de petites surfaces (10 à 250 m²) destinées à des activités tertiaires, et risquent de ne pas répondre à vos besoins. Malgré cela, le responsable de la pépinière peut étudier, avec vous, les solutions existantes sur le territoire de la pépinière, et vous orienter vers les personnes qui localement sont les plus à même de répondre à vos besoins. Quel type de bail et pour quelle durée? Le contrat passé entre la société et la pépinière d'entreprises a la forme d'une convention d'occupation précaire ou d'une convention de mise à disposition de moyens et de services. Cette solution permet une plus grande flexibilité (révision, agrandissement des locaux) qu'avec un bail commercial classique. En effet, le bail commercial (dit 3/6/9) ne permettrait pas de proposer la souplesse nécessaire à des entreprises en phase de démarrage et qui ne connaissent pas leurs besoins de locaux à moyen terme. C est pourquoi les différents types de contrats permettent de limiter la durée d hébergement à 4 ans avec la possibilité de résilier avec un préavis de courte durée (2 à 3 mois). Dans le cadre de son accompagnement, la pépinière aide le dirigeant d entreprise dans sa recherche de locaux à l extérieur de la pépinière au moins 6 mois avant sa sortie. 3

4 De plus en plus de pépinières proposent de prolonger l hébergement sous forme d hôtel entreprises audelà des 4 ans. Bureau ouvert/co working/bureau Fermé? Les pépinières d IDF proposent des espaces de travail adaptés à la demande des entreprises. Celle ci pourra préférer un bureau ouvert (open space) ou un bureau de passage au bureau fermé habituel. Renseignez vous auprès des pépinières. Quel est le coût des loyers en pépinière? Le loyer (location du bureau / local d'activité + impôts et taxes locales) pratiqué en pépinière est indexé sur le prix de l'immobilier local. Il est généralement inférieur de 10 à 20 % du coût local de l'immobilier d'entreprise. Certaines pépinières proposent des loyers progressifs, permettant aux entreprises d'aligner progressivement leurs coûts immobiliers sur les coûts du marché, afin d'éviter une inflation de ce poste budgétaire en sortie de pépinière. Combien coûtent les services partagés? On distingue dans les services communs une part fixe, correspondant à l'accès aux services (accueil, accès Internet, affranchissement, photocopie etc.), et une part variable, correspondant à la consommation effective. L'accès aux services communs fait l'objet d'un forfait "services" (parfois inclus dans les charges), la part variable étant calculée selon votre consommation réelle. Quel est le coût de l'accompagnement? L'accompagnement du dirigeant n'est pas facturé. Il fait partie intégrante des services proposés par la pépinière. L'accès aux services communs fait l'objet d'un forfait "services" (parfois inclus dans les charges), la part variable étant calculée selon votre consommation réelle. Pourquoi me faire accompagner? Entretiens personnalisés, réunions thématiques sur l'environnement économique et les domaines juridique, fiscal, financier et social, assistance dans la réalisation et la validation de dossiers administratifs, aide à la recherche de financement, mise à disposition de moyens logistiques (listes d'entreprises, téléphone, fax, photocopieur, affranchissement du courrier)... autant d'éléments permettant d'aider les chefs d entreprises à consolider la toute jeune entreprise. Lors de ces rendez vous privilégiés, l équipe de direction diagnostique et oriente si besoin le dirigeant vers des compétences externes à travers un réseau de consultants identifiés pour leurs compétences. Plus généralement, l équipe de la pépinière est au quotidien à l'écoute des entrepreneurs afin de les aider à trouver l information pertinente au bon moment grâce un fonds documentaire dédié au management. 4

5 Quelle forme prend l accompagnement? En conformité avec la norme AFNOR, l accompagnement prend la forme d un entretien individuel trimestriel (ou semestriel pour les pépinières qui ne sont pas certifiées). Ces entretiens avec l équipe de direction permettent aux dirigeants de faire le bilan, de prendre du recul et de la hauteur sur leur quotidien. Les domaines clés de la gestion et du développement de l'entreprise sont abordés : stratégie commerciale et marketing, recherche de financement, innovation, ressources humaines, perspectives de développement de l'entreprise (et éventuellement aide à la recherche de locaux lors de la sortie de la pépinière). L accompagnement constitue un facteur clé de succès de la réussite de ces entreprises : 5 ans après leur création, plus de 80 % des entreprises hébergées et accompagnées par les pépinières du réseau P3MIL sont toujours en activité. Cet accompagnement individuel est également complété par l organisation de réunions collectives à contenu thématique et par des rencontres conviviales entre les dirigeants. D une durée de deux heures environ, ces réunions thématiques sont organisées toutes les 6 semaines. Des thèmes variés, liés à la création et à la gestion d'entreprise sont présentés, durant des sessions avec des réseaux de consultants Les dirigeants hébergés à la pépinière peuvent bénéficier de permanences gratuites ou de réunions thématiques tenues par des consultants, spécialisés dans différents domaines en relation avec la vie des entreprises. Les consultants s engagent à préserver la confidentialité des projets rencontrés. Les permanences sont conçues dans une optique d'écoute. Elles permettent de déceler et de résoudre les différents problèmes rencontrés par les créateurs d'entreprises lors d une première prise de contact. En cas de recherches particulières, les résidents peuvent traiter directement avec les consultants. Ces permanences sont assurées par des experts sélectionnés en fonction de leur professionnalisme dans différents domaines management, contrôle de gestion, experts comptables, R&D, droit commercial, prospection internationale ) Et la domiciliation? La majorité des pépinières d entreprises propose des contrats de domiciliation pour les entreprises qui se créent et ne nécessitent pas dans l immédiat de bureaux. 5

6 Ces contrats permettent de domicilier le siège social de l entreprise à l adresse de la pépinière et de bénéficier de certains services complémentaires si besoin (gestion du courrier, des appels, réservations ponctuelles de salles de réunion). Quel est le tarif? La location d un bureau ou d un atelier en pépinière est généralement inférieur au coût local de l'immobilier d'entreprise. Certaines pépinières proposent des loyers progressifs, permettant aux entreprises d'aligner progressivement leurs coûts immobiliers sur les coûts du marché, afin d'éviter une inflation de ce poste budgétaire en sortie de pépinière. Le tarif au m² annuel varie d une pépinière à l autre et selon la superficie des lots. Des prix peuvent être proposés entre 190 et 450 le m² annuel ; il peut inclure le forfait accompagnement & services partagés. Dans tous les cas, les prix pépinières sont inférieurs au prix hôtel. Au niveau des services partagés, on doit distinguer les services communs d une part à prix fixe correspondant à l'accès à l accueil (physique personnalisé), l Internet, l affranchissement, les photocopies etc., le système d alarme & vidéosurveillance, l entretien des parties communes, et d autre part les services à prix variable, correspondant à votre consommation réelle. Mon contrat en pépinière arrive à terme, dois je déménager mon entreprise? Pas nécessairement, la plupart des pépinières proposent de renouveler une fois la convention qui vous lie à elle. Certaines pépinières proposent, en plus de l'hébergement "pépinière", un dispositif d'hôtel d'activité ou hôtel d'entreprises vous permettant de rester sur le site. Si votre pépinière ne propose pas ce service, votre responsable de pépinière peut vous accompagner dans la recherche de nouveaux locaux en sortie de pépinière. Quelle est la différence entre un hôtel d entreprises et une pépinière d'entreprises? Seules des sociétés de moins de 4 ans peuvent entrer en pépinière d'entreprise, au delà, elles peuvent être hébergées en hôtel d entreprise. Autre différence, les entreprises en hôtel d entreprise ne bénéficient pas, en principe, de l'accompagnement du dirigeant dispensé en pépinière d'entreprise. Qu est qu un hôtel d entreprise? Cela me concerne t il L'hôtel d'entreprises ou "hôtel d'activité" est un dispositif complémentaire à celui de la pépinière, qui propose aux entreprises de plus de 5 ans ou non éligibles au dispositif "pépinière". Certaines pépinières d'entreprises proposent la solution d'hôtel d'entreprises en sortie de pépinière, soit dans les locaux même, soit à proximité. Si votre pépinière ne propose pas ce service, votre responsable de pépinière peut vous accompagner dans la recherche de nouveaux locaux en sortie de pépinière 6

7 Quelle est la différence entre un incubateur et une pépinière d'entreprises? Les incubateurs accompagnent le porteur de projet dans le montage de son projet de création d'entreprise. Souvent initiés par les centres de recherche universitaires, les incubateurs d'entreprises s'adressent en priorité aux porteurs de projets technologiques et/ou innovants. La pépinière d'entreprises accompagne la jeune entreprise depuis le démarrage de son activité jusqu aux premières années de son développement. Quelle est la différence entre une couveuse et une pépinière d'entreprises? Dernier né des dispositifs d'accompagnement à la création d'entreprise, la couveuse d'entreprise propose au porteur de projet un hébergement juridique qui lui permet de tester grandeur nature la viabilité de son projet. Les porteurs de projet sont ainsi accompagnés en amont et tout au long de la création de l entreprise. Sont concernées en priorité par ce dispositif les personnes en difficulté d insertion sociale et/ou professionnelle qui ont un projet de création d entreprise. P3MIL peut vous aider dans votre projet de pépinière P3MIL apporte son savoir faire dans l étude, l assistance, le suivi et la formation pour la mise en œuvre et le lancement de nouvelles pépinières d entreprises. Des conventions ont déjà été signées avec plusieurs communautés de communes ou communautés d agglomérations ayant souhaité se doter de pépinières. 7