Approvisionnement des services de bureau de gestion de projet. Approvisionnement d un logiciel et des services pour la modernisation de paye

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1 Travaux publics et Services Gouvernementaux Canada Bureau de l Agent principal de gestion des risques Projet de modernisation de paye Approvisionnement des services de bureau de gestion de projet Approvisionnement d un logiciel et des services pour la modernisation de paye RAPPORT FINAL DE L ENTREPRENEUR SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ Le 23 décembre 2010 Soumis à: Kristine Stolarik Agent principal de gestion des risques Préparé par: Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise

2 FAIRNESS MONITOR CONTRACTOR S FINAL REPORT Approvisionnement des services de bureau de gestion de projet et Approvisionnement d un logiciel et des services pour la modernisation de paye INTRODUCTION En qualité de Surveillant de l équité, les entreprises Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées Surveillant de l équité) soumet par les présentes, son rapport final de l entrepreneur Surveillant de l équité (rapport final SE) se rapportant aux processus concurrentiels d approvisionnement entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) pour la prestation des services de bureau de gestion de projet pour la modernisation des services de paye (Invitation à soumissionner numéro EN /A), et pour un logiciel et des services pour la modernisation de paye (Invitation à soumissionner numéro EN /D). Ce rapport final SE couvre les activités du Surveillant de l équité concernant les deux invitations à soumissionner. ATTESTATION D ASSURANCE DU SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ Le Surveillant de l équité est d opinion que les processus concurrentiels d approvisionnement pour la prestation des services de bureau de gestion de projet (phase 2) et pour un logiciel et des services pour la modernisation de paye (phase 3), surveillés par le Surveillant de l équité, ont été menés de façon équitable. Dans ce contexte, l équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. PORTÉE ET OBJECTIFS DU MANDAT DU SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ L objectif général du mandat du Surveillant de l équité était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires relatifs à l équité. Nos services de Surveillant de l équité incluaient: la fourniture de commentaires relatifs à l équité sur les documents Demande de proposition (DDP) pour la phase 2 et la phase 3 incluant les modifications, pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité et d attirer l attention sur des lacunes potentielles en matière d équité qui pourraient survenir durant le processus d évaluation; l observation de l évaluation des réponses reçues à la DDP pour la phase 2 et la DDP pour la phase 3 pour assurer que les procédures d évaluation et de sélection ainsi que 1

3 la politique ministérielle prescrites ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d évaluation et de sélection; et l observation des comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l objet d un ajout au présent rapport après tout compte rendu). APPROVISIONNEMENT DES SERVICES DE BUREAU DE GESTION DE PROJET RÉSUMÉ DES ACTIVITÉS DU SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ Les services du Surveillant de l équité ont été initiés pour l approvisionnement des services de bureau de gestion de projet (phase 2) le 1 er septembre 2009 juste après la publication de la demande de proposition sur MERX le 31 août La date de clôture de la DDP était le 20 octobre Le Spécialiste Surveillant de l équité (Spécialiste SE) a examiné et a fourni des commentaires sur la DDP et les modifications s y rattachant et a observé l évaluation des soumissions reçues. Il a fourni à l autorité contractante au besoin, des commentaires relatifs à l équité et l action appropriée a été prise par les responsables du projet. Le contrat pour les services de bureau de gestion de projet a été attribué le 4 février 2010 et un compte rendu écrit a été fourni aux soumissionnaires non retenus le 5 février APPROVISIONNEMENT D UN LOGICIEL ET DES SERVICES POUR LA MODERNISATION DE PAYE RÉSUMÉ DES ACTIVITÉS DU SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ Activités du SE relatives à la demande de proposition (DDP) Activités du SE relatives à l ébauche de la DDP Durant la période du 14 février 2010 au 7 juin 2010, le Spécialiste Surveillant de l équité (Spécialiste SE) a examiné des ébauches de la DDP et a fourni à l autorité contractante des commentaires relatifs à l équité. L action appropriée a été prise par les responsables du projet. Activités du SE relatives à la DDP telle qu affichée sur MERX incluant les modifications à la DDP La demande de proposition (DDP) a été affichée sur MERX le 8 juin 2010 (Document 1). Durant la période de la date d affichage à la date de clôture de l invitation à soumissionner le 13 octobre 2010, le Spécialiste SE a examiné la DDP, des questions soumises par les fournisseurs et les réponses préparées par l équipe du projet et des ébauches et versions finales des modifications 1 à 15 à la DDP (Documents 2 à 16). Des commentaires applicables et relatifs à l équité ont été fournis à l autorité contractante résultant de ces examens et l action appropriée a été prise par les responsables du projet. 2

4 Activités du SE relatives à l évaluation des soumissions Activités du SE relatives à la préparation pour l évaluation des propositions Durant la période du 3 octobre 2010 au 13 octobre 2010, le Spécialiste SE a examiné et a fourni à l autorité contractante, des commentaires relatifs à l équité sur les plans pour la phase de l évaluation de la soumission incluant les grilles d évaluation. L action appropriée a été prise par l autorité contractante. Activités du SE relatives aux phases 1 et 2 de l évaluation Évaluation des exigences obligatoires et cotées Une seule soumission a été reçue. Le Spécialiste SE a été avisé le 22 octobre 2010, que les exigences obligatoires faisant partie de la soumission financière avaient été remplies par le soumissionnaire. Durant la période du 22 octobre 2010 au 3 novembre 2010, le Spécialiste SE a observé les réunions de l équipe d évaluation technique servant à établir un consensus sur les critères obligatoires et cotés incluant l enregistrement électronique des résultats. Quelques critères individuels et certains groupes de critères obligatoires pour lesquels des seuils de pointage minimum avaient été assignés et qui devaient être atteints pour qu une réponse soit estimée être conforme. Tous les seuils de pointage minimum ont été atteints par le soumissionnaire. Le Spécialiste SE fut satisfait que tous les commentaires relatifs à l équité et les questions posées par le Spécialiste SE ont été traités de façon appropriée et que les phases 1 et 2 de l évaluation ont été menées équitablement et conformément à la DDP. Activités du SE relatives à la phase 3 de l évaluation Vérification des références Le 8 novembre 2010, le Spécialiste SE a examiné une lettre à être envoyée au soumissionnaire concernant les vérifications de référence qui seraient menées. Le 12 novembre 2010 et le 15 novembre 2010, le Spécialiste SE a surveillé des appels téléphoniques de la part de l autorité contractante et de l équipe d évaluation aux trois organisations de référence et la réunion du comité d évaluation visant à établir un consensus au cours de laquelle les pointages relatifs à l appréciation des références ont été confirmés ou ajustés, basés sur les résultats obtenus par le processus de vérification des références. Le 16 novembre 2010, il a examiné une lettre au soumissionnaire concernant le manque de justification de certains aspects des références du soumissionnaire. Le 17 novembre 2010, il a examiné une réponse du soumissionnaire concernant une divergence dans une des vérifications de référence du soumissionnaire. Le Spécialiste SE fut satisfait que le processus de vérification des références était consistant avec la DDP et que tous les commentaires relatifs à l équité et les questions posées par le Spécialiste SE avaient été traités de façon appropriée et que la phase 3 de l évaluation a été menée équitablement et en accord avec la DDP. Activités du SE relatives à la phase 4 de l évaluation Présentation orale et entretien Le 25 octobre 2010, le Spécialiste SE a examiné une lettre au soumissionnaire qui fournissait de l information détaillée concernant la session de la présentation orale et de l entretien. Le 15 3

5 novembre 2010, il a examiné une lettre envoyée au soumissionnaire qui s était qualifié résultant de l évaluation qui a eu lieu dans les phases 1, 2 et 3, invitant le soumissionnaire à assister à la session de la présentation orale et de l entretien. Le 30 novembre 2010 et le 1 er décembre 2010, le Spécialiste SE a observé la session de la présentation orale et de l entretien. Les 2 et 3 décembre 2010, il a observé les réunions visant à établir un consensus pour la session de l entretien au cours de laquelle un pointage pour la présentation orale et de l entretien a été convenu. Le seuil de pointage minimum a été atteint. Le Spécialiste SE fut satisfait que tous les commentaires relatifs à l équité et les questions posées par le Spécialiste SE ont été traités de façon appropriée et que la phase 4 de l évaluation a été menée équitablement en accord avec la DDP. Activités du SE relatives à la phase 5 de l évaluation Vérification de la proposition du logiciel commercialement disponible (LCD) Le 22 novembre 2010, le Spécialiste SE a examiné une ébauche de lettre au soumissionnaire, l avisant que la Couronne procéderait avec la phase 5, vérification de la proposition du logiciel commercialement disponible (LCD) sous réserve de compléter avec succès la phase 4 de l évaluation. Le Spécialiste SE a observé la vérification de la proposition du logiciel commercialement disponible (LCD) le 14 décembre 2010, il a observé l évaluation sur consensus par l équipe d évaluation le 15 décembre Aucun ajustement du pointage technique n a été fait résultant de la vérification du logiciel commercialement disponible (LCD). Le Spécialiste SE fut satisfait que la phase 5 de l évaluation a été menée équitablement en accord avec la DDP. Activités du SE relatives à la phase 6 de l évaluation Détermination du pointage technique Le 16 décembre 2010, le Spécialiste SE a été avisé par l autorité contractante qu elle avait calculé le pointage technique et que le pointage avait été vérifié à nouveau. Le pointage technique excédait le pointage minimum requis. Le Spécialiste SE s est vu offrir l opportunité d examiner le calcul du pointage technique mais a décliné étant donné du fait que toutes les exigences obligatoires de la soumission technique avaient été remplies, le pointage minimum requis avait été excédé et les calculs du pointage avaient été vérifiés à nouveau. Activités du SE relatives à la phase 7 de l évaluation Évaluation de la section II : soumission financière Le 16 décembre 2010, le Spécialiste SE a été avisé que l autorité contractante et un spécialiste de l approvisionnement, qui était un membre de l équipe du projet, avaient mené l évaluation de la section II: soumission financière conformément aux procédures de l évaluation financière contenues dans la DDP. Le Spécialiste SE s est vu offrir l opportunité d examiner l évaluation financière mais a décliné l offre étant donné du fait qu une seule soumission avait été reçue et que toutes les exigences de la soumission financière avaient été remplies. 4

6 Activités du SE relatives à la phase 8 de l évaluation Détermination du pointage financier Le 16 décembre 2010, le Spécialiste SE a été avisé que l autorité contractante avait déterminé que, par défaut, le pointage financier était de 100%, étant donné qu il n y avait qu un seul soumissionnaire. Activités du SE relatives à la phase 9 de l évaluation Détermination du pointage global de la soumission Le 16 décembre 2010, le Spécialiste SE a été avisé que l autorité contractante avait déterminé le pointage global de la soumission et que le calcul avait été vérifié à nouveau. Le Spécialiste SE s est vu offrir l opportunité d examiner le calcul du pointage global, mais a décliné l offre étant donné qu une seule soumission avait été reçue et que toutes les exigences obligatoires de l invitation à soumissionner avaient été remplies. Activités du SE relatives à la phase 10 de l évaluation Recommandation pour l attribution du contrat Le 16 décembre 2010, le Spécialiste SE a été avisé que le soumissionnaire serait recommandé pour l attribution du contrat. Peter Woods Chef d équipe Surveillant de l équité Roger Bridges Président Knowles Consultancy Services Inc. 5

7 Documents de référence Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet de modernisation de paye. No. Document Information additionnelle 1 DDP pour logiciel et services Publiée sur MERX 8 juin Modification no. 1 à la DDP Publiée sur MERX 22 juin Modification no. 2 à la DDP Publiée sur MERX 8 juillet Modification no. 3 à la DDP Publiée sur MERX 16 juillet Modification no. 4 à la DDP Publiée sur MERX 22 juillet Modification no. 5 à la DDP Publiée sur MERX 2 août Modification no. 6 à la DDP Publiée sur MERX 20 août Modification no. 7 à la DDP Publiée sur MERX 26 août Modification no. 8 à la DDP Publiée sur MERX 10 septembre Modification no. 9 à la DDP Publiée sur MERX 16 septembre Modification no. 10 à la DDP Publiée sur MERX 20 septembre Modification no. 11 à la DDP Publiée sur MERX 22 septembre Modification no. 12 à la DDP Publiée sur MERX 30 septembre Modification no. 13 à la DDP Publiée sur MERX 4 octobre Modification no. 14 à la DDP Publiée sur MERX 6 octobre Modification no. 15 à la DDP Publiée sur MERX 8 octobre

8 Ajout au rapport final du Surveillant de l équité daté du 23 décembre 2010 concernant: Projet d approvisionnement des services de bureau de gestion de projet et Projet d approvisionnement d un logiciel et des services pour la modernisation de paye Cet ajout au rapport final du Surveillant de l équité a été préparé subséquemment à l attribution de contrats au soumissionnaire retenu sur chaque projet. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée «Activités du SE relatives à la phase 10 de l évaluation Recommandation pour l attribution du contrat»: «Activités du SE relatives aux comptes rendus sur le projet d approvisionnement des Services de bureau de gestion de projet et le projet d approvisionnement d un logiciel et des services pour la modernisation de paye Le contrat pour Projet services de bureau de gestion de projet a été attribué le 4 février 2010 et des comptes rendus écrits ont été fournis le 5 février 2010 aux soumissionnaires non retenus. Le contrat pour Projet logiciel et des services pour la modernisation de paye a été attribué le 29 juin 2011 et aucun compte rendu n a été fourni parce qu une seule soumission avait été reçue et le contrat avait été attribué à ce soumissionnaire. Attestation d assurance du Surveillant de l équité Le Surveillant de l équité est d opinion que les comptes rendus et autres actions prises subséquemment à l attribution des deux contrats ont été effectués de manière équitable. Dans ce contexte, l équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. Peter Woods Chef d équipe Surveillant de l équité Roger Bridges Président Knowles Consultancy Services Inc. Date : 11 août