Atelier pratique sur la gestion de crise. Perquisitions et enquêtes internes

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1 Atelier pratique sur la gestion de crise Perquisitions et enquêtes internes Madeleine Renaud Le16 mai 2013 ACCJE Risques d enquêtes criminelles 2 Loi sur la concurrence: entente pour fixer les prix, entente pour se partager les marchés ou les clients, pour limiter l approvisionnement ou autre collusion avec les concurrents Infractions criminelles en vertu du Code criminel ou d autres lois Risque d accusations contre la compagnie et les employés en cause Poursuites civiles les victimes peuvent réclamer des dommages, généralement sous forme de recours collectif 1

2 3 Mandat de perquisition Ordonnance judiciaire qui autorise des personnes nommément désignées pénétrer dans les locaux désignés perquisitionner (fouiller) les locaux et les systèmes informatiques pendant une période déterminée saisir des choses/documents qui y sont décrits et qui sont reliés à la perpétration d une infraction précise LE MANDAT N AUTORISE PAS À INTERROGER QUI QUE CE SOIT Autorisation judiciaire encadrée 4 Articles 15 et 16 de la Loi sur la concurrence Article 487 du Code criminel Article 8 de la Charte canadienne des droits et libertés Attitude des enquêteurs peut varier : Bureau de la concurrence Agence d inspection des aliments Escouade Marteau 2

3 5 Arrivée des enquêteurs Effet de surprise escompté : rester calme et ne pas entraver le travail des enquêteurs réceptionniste doit contacter immédiatement la personne désignée (cadre supérieur, avocat) obtenir copie du mandat de perquisition et des cartes de visite des enquêteurs 6 Arrivée des enquêteurs Demander d attendre les avocats les enquêteurs peuvent refuser, ou demander de surveiller/sceller certains locaux Installer les enquêteurs dans un bureau, une salle de conférence ou autre local isolé en attendant les avocats Examiner le mandat de perquisition : nom et adresse de la compagnie, nom des enquêteurs, portée de l enquête, documents à saisir 3

4 Employés 7 Envoyer un courriel donnant instruction de ne pas détruire de documents, ni d effacer de messages électroniques Convoquer rapidement une réunion des employés [avec avocat externe] les informer de la perquisition leur donner les directives à suivre répondre aux questions 8 Directives aux employés Interdiction d entraver la perquisition (détruire, cacher ou sortir des documents) Fournir aide logistique (clés, mots de passe, etc.) Aucune obligation de répondre aux questions des enquêteurs quitter leur poste de travail envoyer les employés à la maison? 4

5 9 Directives aux employés Garder la confidentialité ne pas discuter de la perquisition à l externe ne pas «discuter» par courriel à l interne ni sur les réseaux sociaux Présumer que les lignes téléphoniques et cellulaires sont sous écoute Respecter les scellés, le cas échéant 10 Systèmes informatiques Organiser immédiatement une rencontre avec le responsable des services informatiques et ses techniciens [avec avocat externe] Arrêter la destruction automatique des documents électroniques Demander de faire immédiatement une copie de sauvegarde (back-up) du système informatique 5

6 11 Surveillance de la perquisition Examiner le mandat et s assurer que les enquêteurs respectent les limites on peut s objecter, mais ne pas entraver Demander qui est l avocat / l enquêteur responsable de la perquisition, pour régler les questions qui surgissent Suivre le travail des enquêteurs, prendre des notes, dresser l inventaire des endroits examinés Collaboration: ouvrir tiroirs sous clé, donner mots de passe, diriger vers un local, etc. 12 Surveillance de la perquisition Aucune obligation de répondre à des questions attention aux enquêteurs habiles Aucune conversation «off the record» Seules les personnes autorisées, préférablement des avocats, devraient parler aux enquêteurs 6

7 13 Documents privilégiés Conserver dans un dossier distinct et clairement identifié Invoquer le secret professionnel Obligation de mettre sous scellé, sans copie ni accès, pour détermination ultérieure Fin de la perquisition 14 Revue des documents saisis : catégories décrites dans la mandat obtenir copies de tous les documents saisis période couverte par le mandat documents non-privilégiés Documents nécessaires pour la conduite des affaires Signature du «reçu» Obtenir dénonciation le plus rapidement possible 7

8 15 Enquêtes internes Essentiel d évaluer et d agir rapidement obtenir les faits d abord Programme d immunité l immunité est accordée au «premier» qui s adresse à une ou plusieurs autorités Programme de clémence collaboration rapide peut se solder par une peine moins lourde 16 Obtenir les faits sans créer de nouvelles preuves Confier l enquête interne à un avocat Avantages d un avocat externe spécialisé dans le domaine expérience de l entrevue de témoins et de l examen de documents dans le cadre d enquêtes Enquête à dimension internationale les communications avec un conseiller juridique interne ne sont pas toujours privilégiées à l extérieur de l Amérique du Nord 8

9 Obtenir les faits sans créer de nouvelles preuves 17 N enregistrez pas les entrevues (notes de l avocat seulement) Informez les employés de la nature hautement confidentielle de l enquête, à l interne comme à l externe Informez les employés que l avocat défend les intérêts de la compagnie et non ceux de l employé Obtenir les faits sans créer de nouvelles preuves 18 Enquête en cours: informez les employés que leur ligne téléphonique (bureau, maison ou portable) peut être sous écoute ou que les gens qu ils rencontrent peuvent enregistrer la conversation à leur insu interdisez aux employés de détruire/effacer/enlever des documents papier ou électroniques N interdisez pas aux employés de parler aux autorités, mais informez-les qu ils ont le droit de refuser de répondre et de demander l aide d un avocat Demandez aux employés de vous avertir si les autorités ont communiqué ou communiquent avec eux 9

10 Employé et compagnie: intérêts divergents 19 Si un cadre supérieur est impliqué dans le comportement sous enquête ou un acte d entrave, il ne doit pas participer aux décisions qui ont trait à l enquête Établir un comité ad hoc à l abri de toute influence et éviter que les employés impliqués aient accès aux informations sur l enquête Retenir les services d un avocat indépendant si l employé a des intérêts divergents, p. ex. l employé fait obstruction à l enquête, continue le comportement fautif, refuse de collaborer pleinement L employé peut aussi avoir besoin d un avocat indépendant s il est visé par l enquête Dossiers d envergure internationale 20 Comportement ayant des répercussions à l extérieur du Canada Les autorités coordonnent leurs enquêtes Les avocats de chaque pays doivent coordonner leurs activités dès le début de l enquête La décision de collaborer (ou non) avec l une des autorités a des répercussions dans les autres pays Conséquences de partager les fruits de l enquête interne dans chaque pays les règles applicables en matière de privilège et de production peuvent varier (p. ex. É.U. et Canada) 10

11 21 VANCOUVER Suite 1300, 777 DunsmuirStreet P.O. Box 10424, PacificCentre Vancouver BC V7Y 1K2 Tel: Fax: Toll-Free: CALGARY Suite 3300, 421 7th Avenue SW Calgary AB T2P 4K9 Tel: Fax: Toll-Free: TORONTO Box 48, Suite 5300 Toronto DominionTower Toronto ON M5K 1E6 Tel: Fax: Toll-Free: MONTRÉAL Suite De La GauchetièreStreet West Montréal QC H3B 0A2 Tel: Fax: Toll-Free: QUÉBEC Le Complexe St-Amable 1150, rue de Claire-Fontaine, 7e étage Québec QC G1R 5G4 Tel: Fax: Toll-Free: UNITED KINGDOM & EUROPE 125 Old Broad Street, 26th Floor London EC2N 1AR UNITED KINGDOM Tel: +44 (0) Fax: +44 (0)