PIECES A FOURNIR POUR DIVERSES PRESTATIONS A LA LES DOSSIERS DES AGENTS DE L ETAT Les agents de l Etat sont regroupés en deux (02) grandes catégories : les fonctionnaires et les agents non fonctionnaires. I- LES DOSSIERS RELATIFS A L EVOLUTION DE LA CARRIERE DES AGENTS Pour les fonctionnaires, Un fonctionnaire est toute personne nommé à un emploi permanent dans un des cadres de la fonction publique et titularisé après douze (12) mois de stage. Il s agit des dossiers suivants : - la nomination ; - la titularisation ; - l avancement automatique d échelon ; - la promotion ou avancement de grade ; - l intégration ; - la bonification d ancienneté ; - la bonification d échelon ; - la régularisation de situation administrative ; - le changement de cadre. LA NOMINATION C est l acte par lequel le Ministre en charge de la Fonction Publique fait d un agent un fonctionnaire. - une demande manuscrite timbrée adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie légalisée de l acte de naissance ; - une copie légalisée du certificat de nationalité ; - un certificat médical datant de moins de trois (03) mois ; - un casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ; - une copie légalisée du diplôme requis ; - une copie de l arrêté d admission au concours. LA TITULARISATION 1
C est l acte par lequel le fonctionnaire est confirmé dans son cadre après une période de stage probatoire concluant d un (01) an. Toutefois, pour certains corps du cadre de l enseignement, la titularisation est subordonnée à la réussite à un examen professionnel. Le dossier de titularisation se compose des pièces ci-après : - une demande manuscrite adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l acte de nomination ; - une attestation de prise de service ; - un rapport de fin de stage rédigé par le supérieur hiérarchique ; - un bulletin individuel de notes ; - un bulletin de solde ; - une copie de l arrêté portant intégration pour les fonctionnaires intégrés stagiaires. Pour les enseignants, en plus de ces pièces sus mentionnées, il faut : - le rapport d inspection pour les professeurs d enseignement général (catégorie A1) ; - la copie de l arrêté portant admission définitive à un examen professionnel. L AVANCEMENT AUTOMATIQUE D ECHELON C est le passage du fonctionnaire d un échelon inférieur à un échelon supérieur dans un grade donné. L avancement d échelon est automatique. Il intervient tous les deux (02) ans au vu de l arrêté portant dernier avancement du fonctionnaire. La pièce à fournir est l arrêté portant dernier avancement du fonctionnaire. LA PROMOTION OU AVANCEMENT DE GRADE C est le passage d un grade inférieur à un grade supérieur dans un même corps après deux (02) ans de service au dernier échelon de ce grade inférieur. Elle est constatée par une commission administrative paritaire. Le dossier de promotion se compose des pièces ci-après : - une demande adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique, - un bulletin individuel de notes dûment rempli, - une copie de l arrêté du dernier avancement, - un bulletin de solde récent. L INTEGRATION L intégration consiste à admettre un fonctionnaire dans une catégorie supérieure. Il peut s agir : 2
- d une intégration après un concours professionnel (tout fonctionnaire admis à un concours professionnel a droit à son intégration dans la catégorie hiérarchique supérieure à celle à laquelle il appartenait) ; - d une intégration suite à l obtention d un nouveau diplôme (l obtention d un nouveau diplôme peut également donner droit à l intégration dans la catégorie supérieure). Le dossier d intégration se compose des pièces ci-après : - une demande manuscrite adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l arrêté portant mise en position de stage (s il y a lieu) ; - une copie de l arrêté constatant reprise de service ou retour de stage (s il y a lieu) ; - une copie du diplôme (légalisée) ou de l arrêté portant admission définitive au concours ; - un extrait du dernier avancement (s il y a lieu) ou l arrêté portant titularisation ; - un bulletin de solde récent. LA BONIFICATION D ANCIENNETE Elle est accordée à raison des deux tiers de la durée des services à valider dans la limite de six ans (03 échelons), à condition que les services antérieurs effectués par l intéressé pour le compte d une autre administration ou à titre d auxiliaire soient compatibles avec le nouvel emploi. Le dossier de bonification d ancienneté se compose des pièces ci-après : - une demande manuscrite adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - un certificat de travail indiquant la durée exacte du travail et la qualité de l intéressé ; - une attestation de prise de service ; - une copie de titularisation pour les fonctionnaires ou un extrait du dernier avancement (s il ya lieu). LA BONIFICATION D ECHELON Elle est octroyée dans les deux cas suivants : lorsque la durée de la formation, ne donnant pas droit à un diplôme, est supérieure ou égale à un an mais inférieure à deux ans. lorsque le nouveau diplôme obtenu ne permet pas d intégrer une catégorie supérieure. 3
Le dossier de bonification d échelon se compose des pièces ci-après : - une demande manuscrite adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l arrêté portant mise en position de stage ou de disponibilité pour études (s il y a lieu) ; - une copie de l arrêté portant reprise de service, retour de stage ou rappel à l activité (s il y a lieu) ; - une copie légalisée du diplôme; - un extrait de l arrêté du dernier avancement ; - un bulletin de solde récent. REGULARISATION DE SITUATION ADMINISTRATIVE Elle intervient après la titularisation dans un nouveau corps d un fonctionnaire déjà titulaire d un autre grade. Le dossier de régularisation de situation administrative se compose des pièces ci-après : - une demande manuscrite adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l arrêté d intégration ; - une copie de l arrêté de titularisation ; - un extrait du dernier avancement ; - un bulletin de solde récent. CHANGEMENT DE CADRE Il intervient dans les cas suivants : pour raison de service ; pour raison de santé. Le dossier de changement de cadre se compose des pièces ci-après : - une demande manuscrite adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique; - une attestation de service ou un certificat médical (selon le cas) ; - une copie de l arrêté de nomination ; 4
- un extrait du dernier avancement ; - un bulletin de solde récent. Pour les agents non fonctionnaires. Les agents non fonctionnaires sont regroupés en trois (03 catégories - les agents permanents ; - les contractuels ; - les décisionnaires. LES AGENTS PERMANENTS Un agent permanent est un agent dont le diplôme (CEPD, BEPC, BAC enseignement général, CFA, CAP) ne permet pas sa nomination dans un des cadres de la fonction publique. Il dossiers relatifs à cette catégorie d agent sont : o l engagement, o l avancement d échelle, o le reclassement. L ENGAGEMENT C est un acte par lequel le Ministre en charge de la Fonction Publique recrute des agents en qualité d agent permanent. - une demande manuscrite timbrée adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie légalisée de l acte de naissance ; - une copie légalisée du certificat de nationalité ; - un certificat médical datant de moins de trois (03) mois ; - un casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ; - une copie légalisée du diplôme requis ; - une copie de l arrêté d admission au concours. L AVANCEMENT D ECHELLE C est le passage d une échelle inférieure à une échelle supérieure après une durée de 18 mois dans la même catégorie. Il intervient un 1 er janvier ou un 1 er juillet de l année en cours. - une demande manuscrite timbrée adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; 5
- une copie de la décision portant dernier avancement d échelle ou de l attestation de prise de service s il s agit du premier avancement ; - un bulletin individuel de notes dûment rempli. LE RECLASSEMENT C est une évolution de la situation administrative du fait du changement du grade par le passage d une catégorie inférieure à une catégorie supérieure. Il peut intervenir dans trois (03) cas qui sont : l obtention d un diplôme ne permettant pas d être nommé dans un cadre de la Fonction Publique ; le reclassement pour services antérieurs dont l ancienneté est de 07 ans 06 mois ; le reclassement pour ancienneté à la hors échelle (justification d une durée de 04 ans). Pour l obtention d un diplôme ne permettant pas d être nommé dans un cadre de la Fonction Publique : - une demande manuscrite adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie légalisée du diplôme obtenu ; - une copie de la décision d engagement ; - une attestation de prise de service ; - un extrait du dernier avancement ; - un bulletin de solde récent. Pour le reclassement pour services antérieurs dont l ancienneté est de 07 ans 06 mois : - une demande manuscrite adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de la décision portant dernière situation administration de l intéressé ; - une attestation portant première prise de service ; - un bulletin de solde récent. Pour le reclassement pour ancienneté à la hors échelle (justification d une durée de 04 ans) : - une demande manuscrite adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l extrait du dernier avancement ; - une attestation de prise de service ; - un bulletin de solde récent. LES CONTRACTUELS Un contractuel est un agent recruté sur la base d un contrat. Il existe trois (03) types de contrats : 6
type I, réservé aux expatriés recrutés depuis leurs pays d origine ; type II, réservés aussi bien aux expatriés recrutés sur place au Togo qu aux nationaux ; type III, réservé exclusivement aux entraîneurs expatriés. - un certificat de nationalité ; - deux (02) copies certifiées de l acte de naissance ; - une copie légalisée des diplômes ; - un certificat de travail (s il y a lieu) ; - une attestation de maintien au poste (pour les anciens travailleurs) ; - un casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ; - un certificat médical datant de moins de trois (03) mois ; - deux photos d identité ; - un curriculum vitae. LES DECISIONNAIRES Un décisionnaire est un agent qui n est ni fonctionnaire, ni agent permanent, ni contractuel et qui est recruté à titre transitoire par décision du Ministre en charge de la Fonction Publique. - un certificat de nationalité ; - deux (02) copies certifiées de l acte de naissance ; - une copie légalisée des diplômes ; - un casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ; - un certificat médical datant de moins de trois (03) mois ; - deux photos d identité ; - un curriculum vitae. 7
LES DOSSIERS RELATIFS A LA POSITION DES AGENTS Il existe aussi les dossiers d agents qui, pour une raison ou une autre, cessent provisoirement ou définitivement d exercer dans l Administration Publique. Il s agit des dossiers de : détachement et fin de détachement ; mise en disponibilité et fin de mise en disponibilité ; affectation par ordre ; démission, admission à la retraite, révocation, radiation, licenciement, etc LE DETACHEMENT ET LA FIN DE DETACHEMENT LE DETACHEMENT Le détachement est la position d un fonctionnaire qui, affecté auprès d une société d Etat ou d un organisme continue de bénéficier de ces droits à l avancement et à la retraite dans son cadre d origine. - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - le contrat avec l organisme ou l institution d accueil ; - une copie de l arrêté du dernier avancement ; - une copie de l arrêté de nomination (si possible); - une copie légalisée de l acte de naissance ; LA FIN DE DETACHEMENT La fin de détachement d un fonctionnaire est l expiration de la période pour laquelle il a été détaché. - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l arrêté de détachement ; - une copie de l arrêté portant maintien en détachement (le cas échéant) ; - une copie de l arrêté du dernier avancement. Le contrôle porte sur la régularisation des pièces. 8
LA MISE EN DISPONIBILITE ET LA FIN DE MISE EN DISPONIBILITE LA MISE EN DISPONIBILITE Elle est accordée aux fonctionnaires dans les différents cas suivants : La disponibilité pour convenances personnelles : (06 mois non renouvelable) - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie légalisée de l acte de naissance ; - une copie de l arrêté du dernier avancement ou d un bulletin de solde récent ; - une attestation de prise de service ; La disponibilité pour études : (06 ans au maximum) - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l arrêté du dernier avancement ou d un bulletin de solde récent ; - une copie légalisée de l acte de naissance ; - une attestation de prise de service ; - une attestation d inscription (ou l acte d admission aux études). La disponibilité pour rapprochement de conjoints : (10 ans au maximum) - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - un certificat de résidence du conjoint ; - une copie de l arrêté du dernier avancement ou d un bulletin de solde récent ; - une légalisé du certificat de mariage ; - une copie légalisée de l acte de naissance. La disponibilité d office :(03 ans par tranche de 3 ou 6 mois) 9
Elle est accordée dès lors que l intéressé «ayant épuisé ses droits aux congés de convalescence, de longue durée de maladie, ne peut, à l expiration de la dernière période, reprendre service». - une demande de l intéressé, adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - un avis du Conseil de Santé ou du certificat médical ; - une copie du dernier avancement ou d un bulletin de solde récent. Disponibilité pour exercer une activité relevant de sa compétence dans une entreprise publique ou privée : (06 ans au maximum) Le fonctionnaire doit avoir accompli au préalable au moins 05 ans de service Disponibilité pour études ou recherches présentant un intérêt général :(06 ans au maximum) Disponibilité pour accident ou maladie grave du conjoint :(06 ans au maximum) Disponibilité pour accident ou maladie grave de l enfant :elle est accordée à la femmefonctionnaire (pour une période de deux (02) ans renouvelables). NB : Pour les quatre (4) derniers cas de disponibilités la demande doit être appuyée par les pièces justificatives nécessaires. En lieu et place de la disponibilité, les agents non fonctionnaires (agents permanents) bénéficient d une cessation temporaire de fonctions. LA FIN DE MISE EN DISPONIBILITE La fin de mise en disponibilité d un fonctionnaire est l expiration de la période au cours de laquelle il a cessé ses fonctions dans l administration pour divers motifs. Elle est constatée par un arrêté portant rappel à l activité. - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l arrêté de mise en disponibilité LA MISE EN POSITION DE STAGE : o POUR LE STAGE AU TOGO : - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique et portant mention du début et de la durée du stage ; 10
- une copie de l arrêté ou acte d admission au concours ou au stage de formation ; - une copie du dernier avancement ; - un bulletin de solde récent ; - une copie légalisée de l acte de naissance ; - un acte de l institut de formation attestant le début et la durée de la formation (si possible); o POUR LE STAGE A L ETRANGER : - une demande de l intéressé(e) adressée au Premier ministre et portant mention du début et de la durée du stage ; - un acte attestant que le demandeur est bénéficiaire d une bourse ou non ; - une copie légalisée du certificat de mariage (pour les mariés) ; - une copie certifiée conforme de l acte de naissance ; - un acte de l institut de formation précisant le début et la durée de la formation (si possible); - un bulletin de solde récent ; - une copie du dernier avancement. Le contrôle porte sur la vérification de l accord du Premier Ministre et la conformité des pièces justificatives. LA POSITION HORS CADRE :(10 ans au maximum). La position hors cadre est la position dans laquelle le fonctionnaire détaché, soit auprès d une administration ou d une entreprise publique dans un emploi ne conduisant pas à pension du régime général des retraites, soit auprès d organismes internationaux, peut être placé sur sa demande, pour continuer à servir dans la même administration, entreprise ou organisme. Dans cette position, le fonctionnaire cesse de bénéficier de ses droits à l avancement et à la retraite. - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - l attestation de prise de service ; - une copie de l arrêté de détachement (s il y a lieu) ; - une copie de l arrêté (des arrêtés) portant maintien en détachement (s il y a lieu) ; 11
- une copie du dernier avancement ou d un bulletin de solde récent. LE RAPPEL A L ACTIVITE : Il est accordé après une rupture momentanée de carrière (une disponibilité ou une cessation temporaire de fonctions, une absence irrégulière ) pour permettre l agent reprenne valablement service pour être repris en compte sur le budget de l Etat. Les pièces à fournir : - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l arrêté de mise en disponibilité, cessation temporaire de fonctions ; - une copie de l arrêté du dernier avancement ou bulletin de solde récent, - une attestation de reprise de service, - un avis du Conseil de Santé, le cas échéant, LES CONGES : Les pièces à fournir : Pour le congé administratif (pour les fonctionnaires) et congé payé (pour les agents permanents) : Le congé est accordé à un agent après douze (12) mois de services effectifs à compter de la prise de service ou la date d expiration du dernier congé, par acte du Ministre de tutelle après avis du Ministre en charge de la Fonction Publique. - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre de tutelle avec avis des supérieurs hiérarchiques ; - un acte portant nomination ou engagement ; - une attestation de prise de service (si c est la première fois) ou du dernier congé en date (pour les autres fois); Pour les congés pour affaires personnelles :(06 mois maximum) - une demande motivée de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - un acte de nomination ou d engagement ; - un bulletin de solde le plus récent ; 12
- une attestation de prise de service. Pour le congé pour examen : seulement pour les examens professionnels statutaires (la durée des épreuves, augmentée des délais de route) - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique, - un acte d inscription ou d admission à passer ledit examen. Pour le congé de maladie : (9 mois par tranche de 3 mois) - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - un certificat médical ; - une attestation de service. Pour le congé de convalescence :(9 mois par tranche de 3 mois) - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l arrêté accordant congé de maladie (3 e tranche) ; - un certificat médical ou l avis du comité médical (au début et à chaque demande de renouvellement). Pour le congé de longue durée (maladies graves) : 5 à 8 ans par tranches de 6 mois - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une copie de l arrêté accordant congé de convalescence ; - un certificat médical ou l avis du comité médical au début et à chaque demande de renouvellement ; - une attestation de service. Pour le maintien par ordre sans affectation : Les pièces à fournir : - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - un acte de nomination au poste et l attestation de service du conjoint ; - un acte portant dernier avancement de l intéressé(e) - une copie certifiée conforme du certificat de mariage. Pour le congé de maternité :(14 semaines) 13
Les pièces à fournir : - une demande de l intéressé(e) adressée au Ministre de tutelle ; - un certificat médical indiquant la date présumée de l accouchement. NB : Dans un délai de 15 jours après l accouchement, l intéressée doit fournir un certificat médical indiquant la date exacte de l accouchement. les permissions et autorisation spéciale d absence : Les pièces à fournir : - la demande motivée de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ou au Ministre de tutelle ; - les pièces justificatives. la démission : C est la volonté exprimé d un agent par lettre de quitter définitivement la fonction publique. Les pièces à fournir : - une copie de l arrêté portant nomination, - une demande motivée de l intéressé(e) adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique, - une copie de l arrêté du dernier avancement. NB : La démission ne prend en principe effet qu après son acceptation par le Ministre en charge de la Fonction publique ou, le cas échéant, un mois après réception de la demande par son chef de service, restée sans réponse. Suspension licenciement révocation : - Suspension : Mesure conservatoire, la suspension intervient par arrêté du Ministre en charge de la Fonction Publique sur rapport du Ministre de tutelle ou même du Ministre en charge de la Fonction Publique, en attendant l avis du conseil de discipline. - Licenciement : Intervient pour insuffisance professionnelle de l agent (en période de stage probatoire) ou par suppression d emploi à la suite d une loi de dégagement des cadres. - Révocation : Elle ne concerne que les fonctionnaires titulaires. 14
Elle intervient en cas de faute disciplinaire, Elle peut aussi intervenir en cas de perte ou de déchéance de la nationalité ou des droits civiques ; L admission à la retraite(fonctionnaires) / Cessation définitive de fonctions(non fonctionnaires) Les pièces à fournir pour la : - Retraite ou cessation définitive de fonctions anticipée : - une demande de l intéressé(e) indiquant la date souhaitée adressée au Ministre en charge de la Fonction Publique ; - une attestation de prise de service ; - une copie de l arrêté du dernier avancement ; - une copie certifiée conforme de l acte de naissance de l intéressé(e) NB :La retraite ou cessation définitive de fonctions anticipée accordée sur la demande d un agent est irrévocable. - La retraite ordinaire ou d office : La retraite intervient d office par arrêté du Ministre en charge de la Fonction Publique. Elle intervient à la limite d âge conformément au statut applicable à l intéressé Elle intervient également à la suite d une disponibilité d office. II- SECTION INDEMNITES - SECOURS ET AIDES LES DOSSIERS RELATIFS AUX INDEMNITES. Il existe trois catégories d indemnités : - fonction, - véhicule, - logement Pour les indemnités de fonction : Elle est accordée à tous agents nommés à un poste de responsabilité prévu par le texte en la matière. Les pièces à fournir : 15
- une demande manuscrite non timbrée adressée au ministre en charge des finances par voie hiérarchique, - un acte de nomination de l agent par l autorité compétente - une attestation de prise de fonction, - un bulletin de solde récent. Pour les indemnités de véhicule : C est une indemnité compensatrice liée à l indemnité de fonction. - une demande manuscrite non timbrée adressée au ministre chargé des finances par voie hiérarchique, - un acte de nomination de l agent par l autorité compétente - une copie de l attestation de prise de fonction, - une copie de l attestation d assurance en cours de validité - un bulletin de solde récent. Pour les indemnités de logement : C est une indemnité accordée aux fonctionnaires de catégorie «A» nouvellement recrutés qui ne bénéficient pas d un logement administratif. Sa durée de jouissance est de 2 ans pour les agents affectés dans la Préfecture du Golfe (Lomé) et de 4 ans pour ceux affectés à l intérieur du pays. Les pièces à fournir : - une demande manuscrite non timbrée adressée au Ministre en charge des finances, - une copie de l acte de nomination du fonctionnaire par l autorité compétente, - une attestation de non logement délivrée respectivement par le Directeur du Matériel pour les fonctionnaires affectés dans la Préfecture du Golfe et par les Préfets pour les fonctionnaires affectés à un poste à l intérieur du pays, - un bulletin de solde récent, - une attestation de prise de service. Pour ces trois catégories d indemnités, le contrôle aboutira soit à l élaboration d un projet de décision à soumettre à la signature du Ministre en charge des Finances soit à un rejet. LES DOSSIERS RELATIFS AUX SECOURS. 16
Ces dossiers sont relatifs aux dépenses d interventions de l Etat. Il s agit principalement des secours accordés par l Etat à la suite du décès en activité d un agent de l Etat. L attribution des secours est réglementée par les dispositions de l arrêté n 447/F du 23 août 1945 modifié par les arrêtés n 287-50 du 12 avril 1950 et 783-56/F du 30 août 1956. Pour les dossiers de Secours après décès. o secours après décès accordé aux orphelins : Les pièces justificatives exigées sont : - une demande timbrée de l administrateur des biens chargé de la tutelle des orphelins du défunt adressée au Ministre en charge des Finances ; - un acte de décès de l agent (original ou copie certifiée conforme) ; - un relevé des services effectués, - un exemplaire du procès-verbal du conseil de famille (original ou copie certifiée conforme) désignant l administrateur de biens; - un exemplaire du certificat d hérédité (original ou copie certifiée conforme) ; - un exemplaire du jugement d homologation du Juge du siège (original ou certifiée conforme) ; - un certificat de cessation de paiement (si l agent est un fonctionnaire) ; - un acte de naissance certifié conforme de l administrateur des biens du défunt ; - un bulletin de solde récent du défunt; - deux enveloppes timbrées portant l adresse complète du tuteur et si possible un numéro de téléphone (si possible) ; - un acte de naissance du de cujus. Le montant de se secours est de : Cas du défunt fonctionnaire : six (06) mois de solde brute majorée de la sujétion (20% de la solde brute). Cas du défunt non- fonctionnaire (agent permanent) : trois (03) mois de solde majorée de la prime d ancienneté. Le délai de prescription est de : 15 mois si le tuteur réside sur le territoire national, et 24 mois si le tuteur réside à l étranger. Le contrôle porte sur : la vérification de la conformité des pièces fournies, l exactitude du montant alloué et, 17
le respect du délai de prescription. o Secours après décès accordé à l ascendant : Les pièces à fournir sont les suivantes : - les pièces exigées pour le secours après décès accordé aux orphelins, - l acte de naissance de l ascendant (père ou mère vivant) ; - le certificat de vie de l ascendant, Le montant perçu par l ascendant vivantest la moitié de celui accordé au titre de secours après décès aux orphelins du de cujus. Pour les dossiers de Secours temporaire Le secours temporaire est accordé : - aux orphelin du fonctionnaire décédé en activité n ayant pas accompli 15 ans de service effectif, et - aux fonctionnaires retraité n ayant jamais été titularisé et n ayant pu alors cotiser à la CRT. Les pièces justificatives exigées sont : - une demande de secours temporaire timbrée adressée au Ministre en charge des finances ; - une copie certifiée conforme de l acte de naissance du tuteur, - une copie certifiée conforme de l acte de naissance du ou des enfants, - un certificat de vie collectif du ou des enfants, - une copie certifiée conforme du certificat de décès du de cujus, - un procès-verbal de conseil de famille, - un certificat d hérédité, - une copie du jugement d homologation, - un certificat de non opposition, - un certificat d inscription du ou des enfants, - une copie de l arrêté portant mise à la retraite (enseignants), - le résultat de l enquête sur la situation matérielle et le degré d aisance du tuteur par la Police au profit de la mairie. Le montant est de cent mille (100.000) FCFA l an pour une période de trois ans renouvelable. Pour les dossiers Allocation Viagère Complémentaire Le complément d allocation est accordé par l Etat aux agents permanents admis à la retraite pour compléter la pension vieillesse que leur accorde la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS). 18
LES DOSSIERS RELATIFS AUX AIDES (CALAMITES NATURELLES) Il s agit principalement des aides accordées par l Etat aux victimes des calamités naturelles (inondation, incendie, etc. ) Les pièces à fournir : - un procès-verbal établi par les agents de la Promotion sociale du ressors territorial de la calamité, - un rapport d enquête des forces de sécurité (Gendarmerie ou Commissariat de Police) du ressors territorial de la calamité, - un devis estimatif des dégâts. Ces dossiers sont transmis par lettre du Ministre en charge des affaires sociales à son collègue en charge des Finances pour compétence. Le contrôle abouti à l élaboration d un projet de lettre soumis à la signature du Ministre en charge des Finances ou un rejet. Le projet de lettre indique : - le montant de crédits mis à la disposition du ministre chargé des affaires sociales ; - les bénéficiaires par préfecture ; - l imputation budgétaire. L ENGAGEMENT DES DEPENSES PUBLIQUES Les propositions d engagement sont soumises par l Administrateur de crédit au visa du Contrôleur Financier. La proposition d engagement se fait de deux (02) façons : - L engagement normal et - L engagement avec DPS. L ENGAGEMENT NORMAL La proposition d engagement en quatre (04) feuillets dûment rempli: - l original au fournisseur, - une copie au Contrôle Financier, - une copie au Trésor Public, - la souche à l administrateur de crédit. La facture pro-forma ou devis estimatif en trois (03) exemplaires ; 19
L ENGAGEMENT AVEC DEMANDE DE PROCEDURE SIMPLIFIEE (DPS) Les dépenses qui nécessitent la demande de procédure simplifiée sont : - les consommations publiques (eau, électricité, téléphone) ; - les abonnements ; - les payements des salaires du personnel journalier ; - les délégations de crédits ; - les versements et renouvellements des avances aux régisseurs ; - les indemnités de déplacement ; - les baux administratifs ; - les ristournes, subventions, avances, secours aux collectivités ou organismes publics ou privés et aux particuliers ; - les dépenses particulières appuyées d une décision du Ministre en charge des Finances, autorisant expressément l utilisation de la procédure simplifiée ; - la régularisation des caisses d avance et des titres de transport ; - la régularisation des télégrammes-lettres (T.L) et les ordres de paiement (O.P) ; - les missions à l intérieur ; - les aides (calamités naturelles) et frais de justice ; - les contrats (Marché et lettre de commande) et contrats d entretien. En plus du Bon d engagement avec DPS, on ajoute au dossier, les pièces justificatives de la dépense et/ou la facture réellement consommée (cas des consommations publique) définitive timbrée et certifiée. Pour les contrats, en fonction du seuil du montant, nous disposons : montant est inférieur à trois millions (3.000.000) achat de matériels et les travaux nécessitant une garantie. Joindre à la proposition d engagement : - une facture définitive timbrée et certifiée, - une copie de la lettre de commande, - une lettre de garantie de l attributaire, - un procès-verbal de réception unique. montant supérieur ou égal à 3.000.000 (trois millions) et inférieur à 15.000.000 (quinze millions) : 20
Joindre à la proposition d engagement : - une facture définitive timbrée et certifiée ; - une copie de la lettre de commande ; - un procès-verbal de réception. montant supérieur ou égal à 15.000.000 (quinze millions), Joindre à la proposition d engagement : - une facture définitive timbrée et certifiée ou décompte ou mémoire ; - une copie du marché enregistré ; - un procès-verbal de réception. Les avances de démarrage (lettre de commande ou marché) Joindre à la proposition d engagement : - une copie du marché enregistré ou de la lettre de commande ; - une caution bancaire d avance de démarrage en montant toutes taxes comprises (TTC) ; - une facture définitive timbrée et certifiée ou décompte ou mémoire. L engagement à cent pour cent du reste du montant à la réception provisoire. Joindre à la proposition d engagement : - une copie du marché enregistré ou de la lettre de commande, - une caution bancaire de la retenue de garantie, - un procès-verbal de réception provisoire, - une facture définitive timbrée et certifiée. Engagement de la retenue de garantie. Joindre à la proposition d engagement : - une copie du marché enregistré ou de la lettre de commande, - un procès-verbal de réception provisoire, - une facture définitive timbrée et certifiée. N.B : Le dossier de la proposition d engagement est toujours accompagné : d une copie certifiée conforme de la carte d opérateur économique en cours de validité ; du bordereau d envoi, de la fiche d autorisation de dépenses et 21
du plan de passation du marché, du plan d engagement ou de consommation de crédit. LA SECTION MANDATEMENT Elle est chargée d étudier les dossiers de liquidation, les mandats de dépenses de matériels et de personnel. ETUDE DES DOSSIERS DE LIQUIDATION Le dossier de liquidation est constitué de: - la copie verte du bon d engagement ; - le titre de confirmation dûment rempli ; - la facture définitive timbrée et certifiée + trois (03) copies ; - la copie certifiée conforme de la carte d opérateur économique en cours de validité ; - deux (02) copies du bordereau de livraison ; ETUDE DES DOSSIERS DE MANDAT DE DEPENSES DE MATERIEL Les pièces justificatives sont : Cas d engagement normal - le mandat, - les dossiers de liquidation, - le Bordereau Général d Emission, Cas d engagement avec DPS - le Bordereau Général d Emission, - mandat, - la copie verte du bon d engagement, - la facture définitive timbrée, - le PV de réception (pour les contrats), - la caution bancaire (s il y a lieu) - la carte d opérateur économique certifiée conforme en cours de validité Il s agit : ETUDE DES MANDATS DE DEPENSES DE PERSONNEL 22
- des salaires ; - des indemnités d heure supplémentaire ; - des indemnités de départ à la retraite (agents permanents) ; - des retenues sur salaire ; - les secours après décès et secours temporaires ; - les titres de transport et les missions à l extérieur, etc. Au niveau des salaires : - les extraits d actes administratifs ; - le bordereau général d émission ; - le bordereau de règlement. Indemnités pour heures supplémentaires : - le mandat ; - le bon de caisse ou avis de virement ; - le bordereau général d émission ; - le bordereau de règlement ; - l état récapitulatif. Avances sur solde : - la décision accordant l avance ; - le mandat ; - le bordereau général d émission ; - le bordereau de règlement ; - le bon de caisse. Rappel de solde : - la demande de rappel ; - le bulletin de solde ; - les actes administratifs ; - le mandat ; - le bordereau général d émission ; - le bordereau de règlement. indemnités de départ à la retraite (agents permanents) : - la décision de cessation définitive de fonction ; - le bulletin récent ; 23
- la décision accordant congé et attestation de non jouissance (deux congés maximum) - le mandat ; - le bordereau général d émission ; - le bordereau de règlement ; - le bon de caisse ou avis de virement. Les secours (secours après décès et secours temporaires) : - le mandat ; - le bordereau général d émission ; - le bordereau de règlement ; - les actes administratifs (arrêté ou décision accordant secours) ; - le bon de caisse ou avis de virement. Les missions à l extérieur : - l ordre de mission ; - le mandat ; - le bordereau général d émission ; - le bordereau de règlement ; - le bon de caisse ou avis de virement. LA SECTION BUDGET AUTONOME. Elle est chargée d étudier les dépenses des Organismes Publics Autonomes, des Etablissements Publics Administratifs et des Etablissements Publics Autonomes. La proposition d engagement Elle est constatée par les bons de commande ; il en existe deux (02) types : - La proposition d engagement normal - La proposition d engagementen régularisation. La proposition d engagement normal Les pièces à fournir pour l engagement normal sont : La proposition d engagement en quatre (04) feuillets : 24
- l original à l agence comptable, - une copie au Contrôle Financier, - une copie au fournisseur - la souche à l administrateur. La facture pro-forma ou devis estimatif en trois (03) exemplaires ; la copie certifiée conforme de la carte d opérateur économique en cours de validité ; la fiche d autorisation des dépenses. La proposition d engagement en régularisation On en distingue deux : Cas de régularisation d un chèque - la lettre signée par l ordonnateur demandant la mise à disposition des fonds ; - le chèque original ; - les factures certifiées et acquittées ; - la copie certifiée conforme de la carte d opérateur économique en cours de validité. - le reçu de reversement du reliquat quand le montant régularisé est inférieur au montant du chèque. Casde régularisation des ordres de paiements (O.P) C est une dépense payée par le comptable sur ordre de l ordonnateur qui la régularise après. o Les OP pour le personnel intérimaire ou d honoraire. - l original de l OP ; - la lettre sur le motif de l honoraire ; - la copie de la délibération s il s agit d un jury si possible ; - l état collectif sur le personnel intérimaire signé par l ordonnateur et les concernés. o Les OP sur les dépenses de fonctionnement 25
- l original de l OP ; - la facture timbrée, certifiée et acquittée ; - la copie certifiée conforme de la carte d opérateur économique en cours de validité ; - la quittance de la TVA ; - le reçu de reversement du reliquat si le montant de la facture est inférieur au montant de l OP ; - la lettre signée de l ordonnateur pour la mise à disposition des fonds. N.B. : Le dossier de proposition d engagement est toujours accompagné du bordereau d envoi, de la fiche d autorisation de dépenses, du plan de passation de marché et du plan d engagement. LE MANDATEMENT LES MANDATS EN REGULARISATION DES SALAIRES ET RETENUES - le bordereau récapitulatif de salaire ; - le bordereau d émission ; - l original de l OP ; - le mandat en deux (02) feuillets. LES MANDATS EN REGULARISATION DES HEURES SUPPLEMENTAIRES - les états individuels ou collectifs ; - le bordereau d émission ; - le mandat en deux (02) feuillets ; - l original de l OP. LES MANDATS EN REGULARISATION DES CHEQUES - L original du bon de commande ; - l original du chèque ; - les factures certifiées et acquittées ; 26
- la lettre de demande de mise à disposition signée par l ordonnateur ; - le mandat en deux (02) feuillets ; - le bordereau d émission. LES MANDATS DE PAIEMENT DES OP SUR LES HONORAIRES ET SUR LE PERSONNEL INTERIMAIRE le bon de commande ; l état collectif ; le mandat en deux (02) feuillets ; le bordereau d émission ; les ordres de paiements la lettre sur le motif de l honoraire ou sur le personnel intérimaire ; N.B. : Le mandat est toujours accompagné du bordereau d envoi, de la fiche d autorisation de dépenses, du plan de passation de marché et du plan d engagement. LES MANDATS DE PAIEMENT DES DEPENSES DE PERSONNEL ET DES ENGAGEMENTS NORMAUX Les mandats de paiement des dépenses de personnel Il est joint au mandat de paiement des dépenses de personnel, les pièces ci-après : - le bordereau d envoi ; - le bordereau d émission ; - le bordereau récapitulatif des salaires ; - le mandat de paiement. - Les mandats de paiement des engagements normaux Il est joint au mandat de paiement des engagements normaux, les pièces ci-après : - le bordereau d envoi ; - la fiche d autorisation des dépenses ; - le bordereau d émission du mandat ; - le mandat de paiement ; - la facture ou le devis certifié et timbré ; - la lettre de garantie ; 27
- la copie de la lettre de commande ou du marché ; - la caution bancaire ; - la copie certifiée conforme de la carte d opérateur économique ; - le procès-verbal de réception provisoire ou définitive ; - le procès-verbal d évaluation des travaux ; - le bordereau de livraison. 28