Université Libre de Bruxelles Institut de Gestion de l Environnement et d Aménagement du Territoire (Faculté des Sciences) 50, avenue FD Roosevelt B- 1050 Bruxelles Bureaux : 13, av. Depage Campus Solbosch 1050 Bxl tél : 02/650.43.02 (65.59) mail : mdenardo@admin.ulb.ac.be MASTER EN SCIENCES ET GESTION DE L ENVIRONNEMENT GUIDE DU STAGE STAGE ET RAPPORT DE STAGE : INFORMATIONS ET PROCEDURES Ce document s adresse aux étudiants de la finalité Gestion de l environnement de MA2 qui ont opté pour un stage dans leur choix de cours et, à titre informel, aux étudiants de MA1 qui anticipent l option stage qu ils prendront en MA2. Pour les étudiants de la finalité Science de l environnement : la même procédure s applique, mais le stage vaut 5 ECTS et la durée minimum du stage équivaut à 1 mois équivalent temps plein Lisez ce guide attentivement afin de respecter la procédure. Les autorités facultaires n acceptent aucun écart à la procédure relative à la convention de stage (point II.2.). Ne pas suivre ces consignes, c est prendre le risque de se voir refuser purement et simplement la validation des 10 ECTS de stage ; ce qui signifie de fait pour vous que vous n'atteindrez pas les 60ECTS requis et que vous pouvez être ajourné(e), le cas échéant, sur une simple faute de procédure.
En bref, si vous avez opté pour le stage dans votre choix de cours, vous devez : chercher un organisme accueillant ; transmettre la mission de stage aux assistants ; trouver un promoteur de stage au sein de l IGEAT ; après approbation, compléter et faire signer la convention de stage (3 exemplaires) ; c est la phase la plus importante du point de vue de la procédure ; se référer au point II.2. dans le mois qui suit la fin du stage, communiquer votre rapport de stage au secrétariat de l IGEAT et au promoteur, accompagné de l évaluation du maitre de stage. LE STAGE NE PEUT EN AUCUN CAS COMMENCER AVANT QUE TOUTES LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES NE SOIENT CLOTUREES Table des Matières I. Le stage... 3 L option stage... 3 Objectifs du stage... 3 Choix du stage... 3 Durée du stage... 3 Période de stage... 4 Suivi et promoteur de stage... 4 Stage et mémoire... 4 II. La procédure d approbation du stage... 5 1. Elaboration et approbation de la mission de stage.... 5 2. Rédaction et approbation de la CONVENTION de stage.... 6 III. Le rapport de stage... 7 Objectifs... 7 Contenu... 7 Remise du rapport... 8 IV. Evaluation... 8 V. Annexe : Fiche d évaluation du stagiaire par le maitre de stage... 9 2 / 12
L option stage I. Le stage Pour les MA2 : En début d année académique, le formulaire de choix de cours comporte l option stage. Si vous désirez, réaliser un stage il est nécessaire de l indiquer dans votre formulaire dans les délais impartis. Pour les MA1 : Si vous êtes étudiant en MA1 et que vous désirez faire un stage dès la 1 ère année du Master, c est possible (p.ex. afin d alléger votre 2 ème année consacrée au mémoire). En fin de stage, contacter le secrétariat afin que votre note soit conservée. En MA2 vous cocherez l option stage dans le formulaire de choix de cours. A ce moment- là, rappelez au secrétariat que vous avez déjà une note (communiquez votre note et votre promoteur de stage). Pour les MA60 : Le stage est obligatoire. Objectifs du stage Le stage doit permette à l étudiant d aborder un aspect relatif à la gestion de l environnement de manière concrète, au contact direct des professionnels du/des secteurs de l environnement. Le stage doit faire appel aux capacités d analyse, d initiative et de recherche de l étudiant et lui donner l occasion de mobiliser les connaissances acquises dans le cadre du Master. Il ne doit pas se limiter à des tâches d exécution, mais permettre à l étudiant d accomplir des tâches de niveau universitaire. Enfin, le stage constitue une (première) expérience du monde professionnel au travers de la recherche du stage, de la découverte d un secteur, du fonctionnement organisationnel et relationnel du lieu de travail ; de ce fait, le stage doit également permettre à l étudiant de retirer des apprentissages en termes de choix professionnels Recherche du stage Si vous avez opté pour le stage dans votre choix de cours, vous devez entreprendre par vous- même les démarches pour trouver un organisme d'accueil (entreprise, ONG, administration ; en Belgique ou à l étranger). L IGEAT diffuse sur la mailing- liste les annonces qui lui parviennent mais ne prend pas en charge la recherche de stage à la place des étudiants ; celle- ci fait aussi partie des acquis de cette option (répondre aux annonces, choisir un secteur, rédiger un CV et une lettre de motivation). En cas de difficulté, l étudiant peut chercher conseils auprès de l assistant/e ou auprès des professeurs dont les compétences sont proches du secteur envisagé. Une liste des lieux de stage déjà fréquentés par les étudiants de la section et susceptible de vous aider dans vos recherche est disponible auprès des assistants. Attention : pour être validé, le stage doit recevoir l approbation de l IGEAT (intérêt en termes d environnement), puis faire l objet d un «contrat de stage» ; voir détail de la procédure à suivre (mission de stage et convention de stage). Durée du stage Le stage dure minimum 2 mois équivalent temps plein (ETP), soit min. 304h. Ces 2 mois ETP de stage peuvent être prestés sur une base de temps partiel (p. ex. : 4 mois mi- temps, 6 mois tiers- temps, etc.). La durée du stage peut être significativement augmentée d un commun accord entre le maître de stage et le stagiaire si la mission le nécessite ; dans ce cas, il est impératif d en discuter avec 3 / 12
l assistant/e au plus tard lors de l approbation de la convention. Le stage peut, si nécessaire, être scindé en deux périodes distinctes : p.ex. en raison de la nature des activités de l organisme accueillant ou pour permettre à l étudiant de se consacrer aux examens et à leur préparation ; les dates précises des deux périodes sont alors mentionnées précisément dans la convention de stage. Par la convention de stage, l étudiant s engage à respecter la durée de travail et les horaires convenus avec l organisme accueillant. NB : Selon la législation belge, à partir de 6h de travail, une pause de 15 min. minimum est obligatoire ; mais celle- ci sera le plus souvent de 30 min à 1h selon les secteurs ; à convenir avec l organisme accueillant. Celle- ci n est pas comptabilisée comme du temps de travail/stage. Période de stage Le stage n est pas obligatoire et dans le cadre de ce Master universitaire en Gestion de l Environnement, il n y a pas de période prédéfinie consacrée au stage au cours de l année. La période de stage sera donc fixée d un commun accord entre le maître de stage et le stagiaire, en tenant compte des obligations liées au cursus (période de blocus et d examens). Le stage peut- être effectué durant les mois d été si cela ne constitue pas un obstacle à un stage de qualité : en effet, de nombreuses administrations, associations et entreprises tournent au ralenti en juillet- août et cela ne permet pas de mener les missions prévues dans les meilleures conditions. Par ailleurs, soyez conscient que dans un tel cas vous devrez vous inscrire en 2 ème session. Suivi et promoteur de stage Le promoteur de stage est le responsable pédagogique qui évaluera votre rapport de stage. Il revient à l étudiant d'identifier un promoteur de stage parmi les titulaires de cours du MA Envi selon le secteur dans lequel s effectue le stage. Le cas échéant, il revient également à l étudiant à transmettre au promoteur de stage le présent guide afin que celui- ci dispose des informations relatives à sa tâche (voir points III. et IV du présent guide - Rapport et Evaluation). Si, en cours de stage, l étudiant rencontre des difficultés, il prendra contact avec son promoteur de stage (et/ou avec l assistant/e). Stage et mémoire Dans les cas où il existe des recoupements en termes de matières/domaines entre stage et mémoire, les règles suivantes s appliquent : Le mémoire et le rapport de stage ont des objectifs et répondent à des critères de qualité foncièrement différents. On ne peut créditer et noter deux fois le même travail réalisé. Il faut préciser dans le mémoire quels sont les résultats acquis par l entremise du stage Le promoteur de mémoire est le promoteur de stage L acquisition de données dans le cadre du mémoire est couverte par l université pour les étudiants en ordre d inscription. Si une convention formelle est malgré tout demandée, s adresser à l assistant/e. 4 / 12
II. La procédure d approbation du stage La procédure relative à l approbation d un stage comporte 2 étapes : 1. Elaboration et approbation de la mission de stage. 2. Approbation et signature de la convention de stage. Chaque stage implique 4 personnes, dont 3 signataires: le stagiaire, c'est vous. l ULB/la Faculté des sciences, qui organise les études dans le cadre desquelles le stage est mené ; le maître de stage, la personne qui est responsable de vous au sein de l'organisme d'accueil ; le promoteur de stage ; il est le responsable pédagogique du stage (voir la mention «Correspondant de l ULB à contacter en cas de difficulté (responsable pédagogique)». Signataire de la convention, il doit être identifié et contacté par l étudiant pour pouvoir finaliser la convention de stage. Cette procédure impliquant un nombre important d intermédiaires (organisme accueillant, IGEAT, Faculté des Sciences), les disponibilités réduites ainsi que les documents mal complétés génèrent des délais importants entre chaque étape. Il est donc important de compter au minimum 4 à 8 semaines entre la remise de la mission de stage et la date prévue pour le début du stage (et ce en tablant sur votre réactivité). En cas de retard dans la procédure, il peut s avérer nécessaire de reculer la date de début du stage. Si cela est impossible, soyez d autant plus prudent. 1. Elaboration et approbation de la mission de stage. Une fois que vous avez trouvé l entreprise, l ASBL, l administration, etc. qui vous accueillera, vous devez convenir d'une mission de stage avec votre maître de stage dans l'organisme d'accueil. La mission de stage rédigée par le maître de stage est envoyée aux l assistants aux adresses suivantes: jvastena@ulb.ac.be et jstreel@ulb.ac.be. Cette mission de stage décrit synthétiquement ce que vous allez être amené(e) à réaliser au cours de votre stage, les tâches qu'on vous a assignées, les étapes de votre travail, etc. En quelques tirets (max. une page), sont brièvement présentés: 1. L organisme accueillant, 2. Le projet dans lequel s insère la mission de stage 3. Le(s) objectif(s) du stage et les missions/tâches du stagiaire, 4. Les éventuelles compétences requises 5. Le type d encadrement et les éventuels apports pour le stagiaire mis en avant par l organisme/ le maitre de stage Si possible, seront déjà indiquées 6. la période/durée du stage 7. l horaire/la répartition hebdomadaire (x jours/semaine)/mensuelle (mi- temps, tiers- temps, ) - si, ce n est pas précisé au stade de la mission ce le sera au stade de la convention. 5 / 12
Cette mission de stage est ensuite envoyée à l assistant/e pour approbation en fonction des critères pédagogiques du Master. L étudiant entame alors les démarches pour identifier son promoteur de stage/responsable pédagogique parmi les titulaires d un cours ENVI- F- XXX (sur base de la nature du stage) ; le cas échéant avec l aide de l assistant/e. Il est nécessaire de disposer de cette information pour finaliser la convention de stage. 2. Rédaction et approbation de la CONVENTION de stage. Un stage est comparable à un emploi (temporaire). Il est donc normal qu'il y ait une convention de stage (comparable à un contrat d'emploi) qui lie les principaux intéressés et liste les droits et obligations de chaque partie. Un modèle standard de convention de stage a été élaboré par l'ulb, et doit être impérativement utilisé. Pour info, ci- après, le lien vers la page web de la faculté relative au stage http://www.ulb.ac.be/facs/sciences/etudes/convstage.html. ú La convention de stage vierge vous sera envoyée en retour de mail une fois la mission de stage approuvée. Le futur stagiaire complète la convention sur base des de la mission de stage, en accord avec l organisme accueillant le cas échéant (objet du stage, durée, période, organisme d accueil, promoteur/responsable pédagogique,...). Il est impératif que tous les champs soient remplis: s'il manque des informations, la Faculté refusera de signer la convention. Si vous avez des doutes sur le remplissage de certains champs, contactez l assistant/e du Master. Quelques questions courantes : - «Modalités d exécution des missions ou fonctions» appelle une information de type : travail de bureau ou de terrain, quel type de terrain ; - Article 5 relatif à l analyse de risque : biffez la mention inutile (P.ex. : dans Word > Police > barré) ; pour plus d information, voir notamment la page web de la faculté relative au stage. - «Correspondant de l ULB à contacter en cas de difficulté (responsable pédagogique)» : indiquez les coordonnées de votre promoteur de stage. Envoyez la convention finalisée à l assistant/e par e- mail pour approbation (durée et période de stage, etc.). Après approbation par les assistants, vous soumettez la convention pour signature aux différentes parties impliquées. Typiquement : a. vous transmettez la convention par mail à votre maître de stage pour signature en 3 exemplaires; b. ces 3 exemplaires originaux signés vous sont transmis, en main propre ou par la poste le cas échéant ; c. vous faites signer chacun des 3 exemplaires originaux par votre promoteur de stage (votre responsable pédagogique) ; d. vous signez chacun des 3 exemplaire originaux ; au plus tard 1 semaine avant la date de début du stage, vous déposez les 3 exemplaires originaux signés au secrétariat des étudiants de la Faculté des sciences pour contre- signature par le décanat de la Faculté des sciences. Attention: Sans contresignature par le/la doyen/ne, la convention n'est pas active et votre stage ne peut en aucun cas et sous aucun prétexte débuter! La Faculté se chargera d envoyer un exemplaire signé de la convention à vous et à l organisme de stage. 6 / 12
Secrétariat de la Faculté des sciences : Tel 02 650 28 90 - Fax 02 650 28 72 Localisation: Campus de la Plaine, bâtiment BC, niveau 3 (boulevard du Triomphe, 1050 Bruxelles) Adresse postale: ULB - Faculté des Sciences Monsieur Joachim DEBATTY Avenue Franklin D. Roosevelt 50 - CP 260 1050 Bruxelles - Belgique Cas particuliers : Pour les stages UE, si le stage répond aux critères d'éligibilité du programme «Erasmus Placement» (stage crédité dans le cursus et de minimum 3 mois consécutifs au sein d'une même année académique), l'étudiant a la possibilité d'introduire une bourse Erasmus s'il le souhaite. Il doit s'informer de la procédure Erasmus Placement OUT. Pour les stages hors UE, tenez compte que dans certaines régions les délais sont parfois considérablement rallongés du fait de connexions plus aléatoires, notamment pour l obtention de la signature originale d un maître de stage situé à l étranger. En cas de doute quant au fonctionnement de la poste p.ex., discutez- en avec l assistant/e, mais il faut toujours s organiser afin que les originaux signés parviennent à la faculté avant le début du stage. La procédure est légèrement différente pour les stages effectués dans un service interne à l ULB : dans ce cas, contactez l assistant/e. Attention : la signature de la Faculté doit impérativement intervenir avant le début du stage. Chaque étape prend du temps et est tributaire d acteurs qui ne sont pas forcément toujours disponibles (élaboration de la mission par l organisme, approbation par l IGEAT, approbation de la convention par l IGEAT, signature du maître de stage, dépôt des 3 exemplaires papiers au secrétariat de la Faculté des sciences et signature du décanat!) Assurez- vous d entamer la procédure à temps par rapport à votre entrée en fonction! III. Le rapport de stage Objectifs Le rapport de stage n est pas un mémoire universitaire ; ni un journal de bord. C est un rapport d activité qui précise clairement les missions et tâches accomplies par le stagiaire, le contexte dans lequel le stage s est déroulé. Le rapport doit permettre à l étudiant de faire le bilan du stage et de l expérience acquise, d un point de vue critique (accomplissements, limites, ) : il est notamment attendu de l étudiant qu il tire les leçons de son expérience par rapport au Master en cours (liens avec les cours p.ex.) et avec son entrée sur le marché du travail. Contenu Le rapport ne dépassera pas 20 pages (hors annexes) et reprendra les éléments suivant : 7 / 12
un résumé d une page en début de document (maximum 10 mots- clés) une table des matières annonçant la structure du rapport ; une introduction dans laquelle l étudiant argumente le choix de son lieu de stage ; une brève présentation de l organisme au service duquel s est effectué le stage (attention ne pas abuser des copiés- collés et référencer vos sources en bonne et due forme) ; un rapport d activité (description des tâches effectuées par le stagiaire) : le rapport de stage relate sans développements abondants l expérience pratique et concrète du stage; une évaluation personnelle de l expérience acquise ; un bilan critique, éventuellement des propositions alternatives ou une recherche de solution aux problèmes rencontrés ; une conclusion ; une bibliographie (liste des références utilisées pour étayer le contenu du rapport) ; les annexes documentaires (éventuelles) ; elles seront commentées (càd qu il faut identifier, présenter et évaluer les éléments intéressant pour le propos) et précédées d une table des matières. Dans le cadre d un cursus universitaire, le rapport de stage respectera naturellement les exigences scientifiques : Maintenir une distance critique par rapport aux activités et situations relatées ; Mobiliser des sources de qualité, identifiables et rigoureusement citées pour étayer le rapport ; Veiller, comme il se doit à la qualité de l orthographe, la grammaire, la structure, etc. et utilisez une police, taille, interligne, etc. standards (voir guide du mémoire pour plus de détails sur les exigences de formes et de bibliographie). Remise du rapport Le rapport de stage doit être remis dans le mois qui suit la fin du stage. Dans le cas d un stage presté principalement durant les mois de juillet août par un étudiant de Ma2, et afin de permettre au promoteur ULB de lire et d évaluer le rapport avant les délibérations, la date de remise est fixée au 1 er juin en 1 ère session et au 31 août, en 2 ème session au plus tard. L étudiant joindra à son rapport de stage une copie de la fiche d évaluation complétée par son maitre de stage (qui aura été envoyé par ailleurs au secrétariat et au promoteur par le maitre de stage ; voir ci- dessous). Le rapport et la fiche d évaluation complétée doivent être remis : 1. au promoteur de stage, en version papier (ou électronique : à l appréciation du promoteur) ; 2. au secrétariat de l IGEAT, en version papier. IV. Evaluation Le rapport est noté par le promoteur de stage ; celui- ci tient compte dans sa notation de l évaluation réalisée par le maître de stage (à titre indicatif, pour un tiers de la note). La «fiche d évaluation du stagiaire» sera transmise par le stagiaire au maitre de stage ; fiche disponible en format Word sur le site de l IGEAT : http://igeat.ulb.ac.be/fr/enseignements/master- 8 / 12
en- environnement/vous- etes- etudiants. Une version électronique de la fiche d évaluation complétée doit être envoyée par le maitre de stage au secrétariat et au promoteur de stage en même temps. En cas de difficulté, c est le secrétariat qui transmettra l évaluation au promoteur, mais l étudiant est responsable de la transmission des documents en temps utile : transmission de la fiche d évaluation Word à son maitre de stage et transmission de la fiche d évaluation complétée à son promoteur de stage en même temps que le rapport de stage. Au- delà du formulaire transmis par le maitre de stage, l évaluation du promoteur tient compte de la capacité de l'étudiant à faire la synthèse de son expérience, à faire les liens avec sa formation et à en tirer des leçons. A la lecture du rapport, est- ce qu il apparait notamment : quelles activités ont été menées ; si l'étudiant a pleinement compris ce qu'il a fait et le contexte de ses missions ; si l étudiant a appris quelque chose. Le déroulement du stage (bon ou mauvais, en bureau ou à l étranger, etc.) n influe donc pas sur la qualité du rapport : même si le stage ne se passe "pas bien" (projet qui n'évolue pas dans la direction attendue, etc.), l'étudiant doit malgré tout montrer qu'il a appris à gérer une nouvelle situation dans un environnement de travail professionnel. Si des problèmes plus profond surviennent, l'étudiant doit en faire état au cours du stage et non au moment du rapport; s'il est relayé à la photocopieuse ou que le stage ne porte pas du tout sur un thème environnemental, il y a non respect de la convention de stage (approuvée sur base de missions de stage en lien avec la gestion de l'environnement). Selon les cas, le promoteur de stage a la possibilité de contacter l étudiant et/ou le maître de stage afin de discuter du rapport remis. En cas de note insuffisante, le promoteur décidera s il y a lieu de refaire le rapport de stage ou d invalider le stage, p.ex. en cas de manquements graves à la convention signée : non respect des horaires, non réalisation des tâches demandées pour cause de mauvaise volonté manifeste au travail,... Veillez à vous y prendre à temps dans toutes les étapes de la démarche! Pour toute autre question, n'hésitez pas à contacter les assistants : Julie Streel (jstreel@ulb.ac.be) Julien Vastenaekels (jvastena@ulb.ac.be) V. Annexe : Fiche d évaluation du stagiaire par le maitre de stage Veuillez noter que ce document est disponible en format Word sur la page ENVI du site de l IGEAT : http://igeat.ulb.ac.be/fr/enseignements/master- en- environnement/vous- etes- etudiants Merci de renvoyer ce document par e- mail au secrétariat et au promoteur de stage de l étudiant Mme De Nardo : MDENARDO@admin.ulb.ac.be Coordonnées du promoteur de stage: voir convention de stage (responsable pédagogique) 9 / 12
FICHE D EVALUATION DU STAGIAIRE PAR LE MAITRE DE STAGE MASTER EN SCIENCES ET GESTION DE L ENVIRONNEMENT Cette fiche vise l appréciation par le maitre de stage (responsable dans l organisme accueillant) du travail accompli durant le stage (attitude générale et vis- à- vis de l équipe, qualité du travail, ). Cette évaluation sera prise en compte par le promoteur de stage de l ULB pour noter le rapport de stage de l étudiant. Cette fiche sera également transmise à l étudiant dans une visée formative et afin qu il la joigne à son rapport de stage à l attention de son promoteur de stage. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX Organisme d accueil : Nom du maître de stage et fonction : Nom de l étudiant : Période de stage : du au Tâches assignées durant le stage : Appréciation générale : IGEAT Master en Sciences et Gestion de l Environnement 10 / 12
EVALUATION DU STAGIAIRE PAR LE MAÎTRE DE STAGE Légende de la cotation : 6-8 : insuffisant ; 10-11 : faible ; 12-13 : satisfaisant ; 14-15 : bien ; 16-17 : très bien ; 18 et plus : excellent à Double- cliquez sur le tableau Excel pour l ouvrir et compléter votre évaluation Critères d'évaluation sur 20 Compréhension et respect des consignes 0 Maturité 0 Précision et rigueur 0 Respect des horaires 0 Capacité d'intégration 0 Capacité d'adaptation au travail 0 Capacité d'initiative 0 Capacité de recherche 0 Sensibilité aux critiques 0 Curiosité intellectuelle 0 Appréciation Globale 0 APPRÉCIATION GÉNÉRALE : Lieu, date, nom du maître de stage, signature : IGEAT Master en Sciences et Gestion de l Environnement 11 / 12
Notes IGEAT Master en Sciences et Gestion de l Environnement 12 / 12