Win-FC La gestion de votre Centre de Formation Continue [ Documentation Avancée ] YMAG SAS au capital de 240 000 - TVA intra : FR 10314979337 RCS DIJON 314 979 337 - NAF 722 C Parc Technologique - 4, avenue de la Découverte - 21 000 DIJON - Tél. 03.80.78.99.00 - Fax : 03.80.74.15.84 Site web : www.ymag.fr Email : info@ymag.fr
Accès rapide aux différents modules par simple clic sur une icône. Une Aide en ligne au standard Windows, accessible à tout instant. Editions Word paramétrables. Présentation de Win-FC, logiciel de gestion de Centre de Formation Continue Le Progiciel Win-FC est mis en œuvre par l'utilisateur sur son "PC" en environnement MS.WINDOWS (95, 98 ou NT), en mode Client-serveur. La BASE de DONNÉES de Win-FC assure la disponibilité et la sécurité des informations accessibles simultanément à l'ensemble des utilisateurs autorisés, dans le strict cadre de leurs droits d'accès et de mise à jour des informations. Dédié à la gestion des actions de Formation Continue, Win-FC s'organise autour de trois volets principaux : la Gestion commerciale, actions avec les Entreprises et/ou les Stagiaires, publipostage la Gestion de la Formation, Catalogue des formations Inscriptions aux Sessions Planification des ressources (Formateurs, Salles) Conventions, Convocations Bordereaux d'émargement Attestations de présence/assiduité la Gestion Financière et les analyses Statistiques, Facturation multi-destinataires Intégration en comptabilité (générale, analytique) Statistiques (BP/BF et Analyses internes) Tableaux de Bord (CA et Marge) La consultation et la mise à jour des données se font dans des grilles d'ergonomie graphique Windows, en mode transactionnel, assurant ainsi le confort de l'utilisateur et la cohérence des mises à jour. Les éditions de type publipostage sont réalisées via MS.Word, ce qui assure la qualité graphique et la souplesse de mise en page. 1
S O M M A I R E La Gestion commerciale LES FONCTIONNALITES Les Entreprises page 3 Les Contacts page 4 Les Actions commerciales page 5 Le Publipostage page 6 Le Suivi commercial page 7 Les Statistiques commerciales page 8 La Gestion de la Formation Les Stages page 9 Les Sessions page 10 Les Formateurs page 11 Les Stagiaires page 12 Les Partenaires page 13 La Tarification page 14 Les Inscriptions page 15 Le Dossier page 16 La gestion des Financements page 17 Les Editions page 18 La Gestion financière et les statistiques La Facturation page 19 L'intégration en comptabilité page 20 Les Statistiques page 21 Les Tableaux de bord page 22 Les Outils complémentaires page 23 LA MISE EN ŒUVRE DU PROGICIEL Sécurité et droits d'accès page 24 Les Noms de Connexion Les Droits d'accès Préférences, personnalisation du poste de travail page 24 Les Préférences Les Lettres types Environnement technique page 24 Le Réseau Le Serveur Les Postes de travail Démarrage et mise en place page 24 L'installation informatique L'analyse et l'aide au paramétrage initial La Formation des utilisateurs L'assistance et le suivi YMAG page 24 L'assistance téléphonique, La télémaintenance Les nouvelles versions du progiciel. 2
LES ENTREPRISES Mise en évidence des zones de saisie obligatoires [! ] Rubriques paramétrables associées Annuaire des Contacts Historique des Actions commerciales Chaque Prospect ou Client de type Entreprise fait l'objet d'une fiche descriptive. Elle donne accès à toutes les données relatives à l'entreprise : Stagiaires en formation, Apprentis sous contrat, annuaire des contacts, historique des actions commerciales. La grille principale est complétée par des rubriques paramétrables qui permettent de mémoriser les critères distinctifs qui seront utilisés lors des statistiques ou des publipostages pour filtrer les Entreprises. Win-FC permet la gestion des établissements multiples, la facturation à un autre établissement, la prise en charge par un ou plusieurs Tiers payants. Possibilité de mémoriser le Tiers-payant usuel de l'entreprise Choix du mode de regroupement des éléments à facturer Adresse e-mail du contact Envoi d un mail possible par MS.Exchange Le mode de regroupement des inscriptions à facturer est paramétrable pour chaque Entreprise (et OPCA) permettant un gain de temps substantiel lors du traitement financier... Les modalités de facturation, de règlement et de comptabilisation sont gérées par Win-FC. 3
Possibilité de désigner un contact principal (P) pour les publipostages A partir de chaque ligne définissant un contact, il est possible de gérer les seules actions qui le concernent. LES CONTACTS A chaque fiche Entreprise est rattachée une liste des contacts connus ; chaque interlocuteur est notamment caractérisé par un titre. (la liste des différents titres est paramétrable). Le nombre des contacts n'est pas limité. Pour chaque contact, il est possible de mémoriser les numéros de lignes téléphoniques et de télécopies directes, le Titre et l'emploi de la personne ; ce libellé est utile lors des publipostages. Depuis la ligne du tableau des contacts, on peut accéder à l'historique des actions commerciales (cf. page suivante) relatives au seul interlocuteur sélectionné. Si le contact dispose d une adresse personnelle de messagerie électronique, un e-mail peut lui être adressé directement. En procédant depuis la fiche principale de l'entreprise, on accède à l'ensemble des actions commerciales, quel que soit l'interlocuteur concerné. Lors des opérations de publipostage, un système de pondération permet de cibler préférentiellement telle ou telle catégorie de contact et/ou d'en exclure certaines. L'Emploi est un texte libre qui précise la fonction de l'interlocuteur. Cette donnée est utilisable lors des publipostages pour qualifier le destinataire. Le Titre est paramétrable, il permet de distinguer les différentes catégories de contacts, il est utilisé lors des publipostages pour cibler les destinataires. L adresse e-mail permet l envoi de message par InterNet grâce à la messagerie électronique MS.Exchange. Remarque : Le même principe de l'annuaire des contacts est également appliqué aux fiches Partenaires. 4
Les éléments de l action peuvent être repris automatiquement dans un e-mail ou un message intra-net. Une zone mémo, de texte libre, complète les données saisies dans la grille affichée ci-dessus Duplication possible d'une fiche "action" pour les cas où plusieurs sujets ont été traités lors d'un entretien. De nombreux paramètres permettent de qualifier la nature de chaque action et d'optimiser son suivi commercial. LES ACTIONS COMMERCIALES Différents événements peuvent jalonner les relations avec l'entreprise... Win-FC vous permet de paramétrer toutes sortes d'actions commerciales : visite, appel téléphonique, devis, demande de renseignement, sollicitation pour la taxe d'apprentissage, souhait de formation... Chaque événement fait l'objet d'une description en trois niveaux : - une ligne Description, qui identifie l'action dans le tableau historique, - une partie Détail, paramétrée, de nature à permettre un suivi efficace des actions, - une partie Mémo, en texte libre. La fiche Détail comporte tous les critères utilisés pour décrire l'action (nature, centre d'intérêt, stage, département de formation, mode de relance, type de réponse...) sont paramétrables afin de donner toute la souplesse et la précision souhaitables. Les rubriques quantifiées (nombre de stagiaires, nombre de jours de formation, chiffre d'affaires, probabilité de réalisation) permettent de réaliser des analyses prospectives sur les semaines à venir, en vue de déterminer le potentiel d'activité qui va résulter de la démarche commerciale. La duplication d'action est possible par simple clic afin de saisir rapidement et sans risque de mélange les différents thèmes abordés lors d'une visite ou d'un entretien téléphonique. La zone de texte libre (mémo) complète l'information en offrant la possibilité de mémoriser sans contraintes toutes annotations utiles. Possibilité d'associer l'action à un document rédigé sous Word, devis, courrier, accessible dès lors par un simple clic-souris. 5
LE PUBLIPOSTAGE Chaque opération de publipostage fait l'objet d'un paramétrage qui peut être conservé en vue d'une réutilisation ultérieure. Les différents paramètres sont répartis sur plusieurs onglets pour en faciliter la mise à jour : Les paramètres du publipostage sont gérés dans différents onglets afin d'en faciliter la lecture et la mise à jour. L'onglet Détail sert à spécifier la lettre-type, les clefs de tri du publipostage, le libellé par défaut à utiliser dans le cas où l'on ne dispose d'aucun contact nominatif. L'onglet Filtre rubriques permet, par une logique de critères croisés, de limiter la sélection d'entreprises en fonction des valeurs des rubriques paramétrées (voir page 3 ). L'onglet Filtre actions rend possible un ciblage plus fin, dans la mesure où les seules Entreprises retenues sont celles pour lesquelles un type d'événement précis a eu lieu dans une période choisie. L'onglet Contacts propose un tableau de préférences pondérées qui indique à Win-FC de quelle manière le choix doit s'opérer entre les différents destinataires possibles, et quelles catégories doivent être éventuellement ignorées. L'onglet Génération actions permet d'opter pour la création automatique d'une fiche action pour chaque destinataire du publipostage, afin de permettre un suivi efficace. Avant de générer le résultat final dans MS.Word, Win-FC affiche en tableau la liste des destinataires déterminée par les critères choisis ; il est encore possible à ce stade d'exclure sélectivement telle ou telle adresse pour aboutir à la liste exacte souhaitée des destinataires. Le publipostage est également disponible pour les envois aux Stagiaires ; la sélection peut s'opérer en fonction des formations déjà suivies. 6
LE SUIVI DES ACTIONS COMMERCIALES Le suivi commercial permet la sélection des différentes actions qui répondent à un ensemble de critères tels que : Le Commercial concerné, Le type d'action choisi (courrier, téléphone, visite, devis...) A tout moment, Win-FC permet de sélectionner une partie des événements commerciaux mémorisés sous forme d'actions, ce qui permet d'organiser le suivi commercial des Prospects et Clients de votre centre de formation. La liste des actions répondant aux conditions de sélection s'affiche dès que l'on clique sur l'icône située en haut à droite de la grille (loupe)... Il est possible de filtrer en fonction des dates de l'événement : - fourchette de dates de l'action : pour connaître l'activité dans une période donnée (d'un Commercial, d'un type de formation, d'une Entreprise...) - fourchette de dates prévues pour la relance : permet d'aider au suivi efficace, en établissant de manière fiable la liste complète des actions à relancer dans une période paramétrée (la semaine à venir, les quinze prochains jours, le mois suivant...) - fourchette de dates souhaitées pour la formation : rend possible l'évaluation et le comptage des intentions de formation collectées auprès des Entreprises, de date à date, en se concentrant éventuellement sur une référence de Stage, en vue de juger de l'opportunité d'ouvrir une Session... La possibilité existe de limiter la liste en fonction des dates : - de l'action commerciale, - de la relance prévue, - de la date souhaitée (formation) Les données correspondantes peuvent alors être exportées au format texte et donc retraitées avec MS.EXCEL ou MS.WORD... D'autres critères peuvent être utilisés : Quel commercial, de l'équipe? Quel type d'action? : courrier, téléphone, visite... Quel centre d'intérêt? : langues, gestion, qualité... Quel stage du catalogue? Quel département (de formation)? Quelle entreprise? Une fois déterminée, la liste des actions est disponible pour consultation, ou exportation automatisée au format texte (icône MS.Excel) Il est alors possible de mettre en forme par MS.Excel, MS.Word la liste obtenue... 7
L'analyse du chiffre d'affaires est réalisée en utilisant comme critère une ou plusieurs rubriques paramétrables. (associées aux fiches d'entreprises) Le détail de l'une des lignes obtenues peut être affiché, voir ci-dessous le tableau d'évolution du Chiffre d'affaires L'exportation des données au format texte est possible... LES STATISTIQUES COMMERCIALES L'évaluation du chiffre d'affaires se fait par Entreprise, que les formations aient été financées directement ou par un tiers payant (partenaire). Il est possible de borner la période analysée de date à date, permettant ainsi des suivis précis pour une année, un trimestre, un mois... L'étude de la marge peut se faire par référence aux coûts prévisionnels, ou d'après les coûts réels (tels que saisis dans la fiche financière de Win-FC ). L'analyse se réalise, en croisant les critères de son choix, dans l'ordre souhaité, en utilisant les rubriques paramétrables préalablement définies pour les Entreprises. A tout moment au cours de l'analyse, il est possible... de croiser avec un critère supplémentaire, de remonter d'un, ou de plusieurs niveaux dans l'empilage des critères, d'afficher le détail des chiffres d'affaires entreprise par entreprise, d'exporter au format texte, la liste de la sélection obtenue. Win-FC permet également le suivi du Chiffre d'affaires réalisé Commercial par Commercial, pour une période choisie... Le détail fait ressortir l'évolution de CA d'une année sur l'autre et la marge 8
Présélection en liste, par filtrage sur les références du Catalogue des Stages... LES STAGES Le contenu des formations est mémorisé dans une fiche Stage à laquelle seront rattachées les Sessions successives. Chaque Stage est caractérisé par l'ensemble des rubriques paramétrables qui lui sont associées. Ces rubriques, permettent les analyses statistiques (BP/BF et tableaux de bord). Les Stages sont caractérisés à l'aide de leurs rubriques paramétrables. Un Tarif, Intra, Inter, à l'heure ou à la Journée peut être défini à ce niveau. Objectif, type d'action, et Contenu de la formation sont mémorisés dans la fiche stage. Un Tarif peut être mis en place dès le niveau Stage sous forme de barème par tranche ; le mode de tarification s'impose alors à toutes les sessions qui en découlent. Les modes de tarification possibles sont : Intra Prix forfaitaire par formation Inter Prix forfaitaire par inscription Heure Tarification horaire Jour Tarification à la journée Les nombres d'heures et de Jours mentionnés dans la fiche Stage assurent la cohérence des plannings de Sessions avec le catalogue publié. Les limites inférieures et supérieures d'effectifs sont utilisées pour aider le Responsable de la gestion des Sessions à juger de l'opportunité de démarrer une formation en fonction, soit de critères économiques (nombre minimum), soit d'organisation (nombre maximum). Une zone Objectif et type d'action est prévue pour véhiculer les mentions légales obligatoires, notamment requises sur les Factures-conventions-simplifiées. Un document existant créé sous Word peut être associé à la fiche de Stage. L'accès se fait par un simple clic-souris Un mémo offre de plus la possibilité de décrire dans le moindre détail le Contenu de la formation dispensée au titre de cette référence de stage. 9
Les informations détaillées liées à la session sont accessibles par des icônes... Le tableau des Sessions affiche les informations clefs. LES SESSIONS La Session permet la gestion de l'organisation et le suivi de la formation en traitant les informations indispensables aux différents Responsables... Chaque Session fait l'objet d'un suivi de rentabilité dans le cadre d'une Fiche financière prévisionnelle, puis Réelle... Les paramètres liés au déroulement de la formation, - le calendrier (semaine par semaine, puis facultativement, en détail, heure par heure) - les ressources (Formateurs, Salles : contrôle de non double réservation) Les informations relatives aux participants, - les inscriptions, les préinscriptions - les conditions tarifaires particulières (personnalisation des prix possible) - les modalités de financement (Win-FC gère le co-financement) Le suivi de l'activité des différents acteurs, - le planning personnalisé par Stagiaire, la Période suivie - les absences des Stagiaires (motifs conditionnant la déductibilité) - l'activité des Formateurs L'analyse de rentabilité de l'action de formation, - Fiche financière prévisionnelle - Charges réelles supportées - Fiche financière définitive La production des documents (interfacés avec MS.Word...), - Convocations, Relances - Conventions - Attestations d'assiduité, de participation - Bordereaux d'émargement journaliers, hebdomadaires - Factures en Francs ou Euros La Fiche financière prévisionnelle rapproche le montant des inscriptions du total des coûts prévus, faisant apparaître une Marge prévisionnelle. Le prix de revient total intègre les coûts pédagogiques et tous autres types de frais. Grâce à l'environnement graphique, Win-FC permet par un simple clic d'inscrire à une Session des Stagiaires en attente (préinscrits) ou d'annuler une ou plusieurs inscriptions, de procéder à des Inscriptions groupées (plusieurs Stagiaires d'une même entreprise)... 10
Les informations liées au Formateur sont accessibles par les icônes... LES FORMATEURS L'accès aux fiches se fait via un tableau des Formateurs référencés, en fixant des conditions de filtre dans le but de limiter le nombre de réponses, accélérant d'autant la recherche. Depuis l'une quelconque des fiches Formateurs, Win-FC donne accès à l'activité de celui-ci, de date à date, avec filtrage possible par Formation. Génération possible de la collection des adresses des Formateurs sélectionnés, directement utilisable sous MS.Word pour un publipostage. Possibilité d'adresser au Formateur un courrier sous MS.Word d'un simple clic-souris. L'exportation au format texte de la liste de la sélection obtenue permet la mise en forme de l'analyse sous MS.Excel. Les Rubriques liées au Formateur indiquent ses Compétences, son Statut... Win-FC permet la mémorisation des taux horaires d'intervention convenus avec l'intervenant... Les Formateurs, grâce aux rubriques (tableau ci-contre), sont caractérisés quant à leurs Compétences, leur Statut, leurs Diplômes... Toutes ces données sont utilisables pour choisir en liste un intervenant lors de l'élaboration des plannings. Win-FC donne également la possibilité de mémoriser les taux horaires convenus avec les Formateurs, pour les différents types de prestations (paramétrables). Ces taux seront proposés, par défaut, modifiables, lors de l'évaluation de l'activité des Formateurs, fort utile pour la préparation de la paie des vacataires. 11
Les informations liées au Stagiaire sont accessibles par les icônes... LES STAGIAIRES L'accès aux fiches se fait via un tableau des Stagiaires référencés, en fixant des conditions de filtre dans le but de limiter le nombre de réponses, accélérant d'autant la recherche. Un stagiaire peut aussi bien être un Individuel ou un Salarié d'entreprise... Dans le cas où le Stagiaire participe au financement de sa formation, les renseignements comptables sont renseignés: compte, mode règlement... L'accès au tableau de gestion des inscriptions (ou préinscriptions) du Stagiaire La consultation, la saisie des absences du Stagiaire (celles-ci étant déductibles ou non, en fonction du paramétrage mis en place, et des règles de gestion liées à la tarification). La génération de la liste des adresses des Stagiaires sélectionnés (et de leur Entreprise de rattachement actuelle) directement utilisable sous MS.Word pour un publipostage simple. La fiche stagiaire (ci-contre) contient les informations de base relatives à tout participant à l'une ou l'autre des formations. Différentes icônes donnent accès aux informations spécialisées : Les caractéristiques du stagiaire pour les analyses statistiques sont mémorisées sous forme de rubriques. Dans le cas où le stagiaire dépend d'une entreprise, ce lien est mémorisé dans un champ prévu à cet effet et, dans une grille annexe, l'historique des employeurs successifs est tenu à jour. Comme pour les Entreprises, il est possible de gérer l'activité à caractère commercial liée à un stagiaire ; cet icône donne accès à la grille de suivi des actions le concernant. Possibilité d'associer la photo du Stagiaire à sa fiche. 12
A chaque fiche Partenaire peut être associé un annuaire des contacts qui suivent les dossiers... LES PARTENAIRES (TIERS PAYANTS) Win-FC sait gérer le financement des formations quel que soit le nombre et le statut des destinataires de factures (Entreprises, Stagiaires, Partenaires). A ce titre il donne la possibilité de référencer un nombre illimité de Partenaires (Tiers payant). Les Partenaires étant des destinataires de factures (ou avoirs), leurs conditions de règlement sont mémorisées dans leur fiche. Win-FC permet la gestion paramétrée du regroupement des éléments de facturation... Dans le cas ci-dessus, des dossiers différents généreront des factures distinctes Comme tout client chaque Partenaire a ses propres règles de facturation et un compte individuel en comptabilité. Parmi les règles de gestion propres à Win-FC, le mode de regroupement de la facturation joue un rôle clef : déterminer de quelle façon les inscriptions financées doivent être regroupées ou dissociées lors de la facturation et de la confection des bordereaux d'émargement ; trois possibilités sont offertes... - par Entreprise : (C'est le niveau d'éclatement minimum) une facture "pour le compte de" ne concerne qu'une seule Entreprise. - par Session : (C'est le mode de regroupement le plus souvent demandé) une facture distincte pour chaque action de formation financée. - par Dossier : (répond à la nécessité de distinguer des "affaires" différentes) une facture distincte dès lors que les inscriptions se rapportent à des références de dossier différentes (voir page 16). Comme tout client, le Partenaire a ses propres conditions de facturation, de règlement, d'imputation en comptabilité. Remarque importante : En cas d'omission de la part de l'entreprise, qui ne signale pas un changement d'opca... ou qui n'indique pas que le tiers payant usuel ne finance pas une formation... Dans ces cas, où le "bon destinataire" de facture doit être substitué à celui facturé par erreur, Win-FC, après notification du changement, procède automatiquement à l'établissement de l'avoir rectificatif, puis de la facture de remplacement! 13
Win-FC a la capacité de gérer les cofinancements des formations... Pour chaque ligne de financement, il est possible de gérer des acomptes et/ou un échéancier LA TARIFICATION L'objectif poursuivi dans Win-FC est de faire que dans les cas courants, le prix d'une inscription soit déterminé automatiquement, donc de manière rapide et fiable. Cet automatisme ne remet pas en cause la souplesse requise pour traiter la tarification. Les conditions de la Session sont proposées, mais modifiables pour chaque inscription Le prix peut être calculé par référence à un prix de base préenregistré, ou fixé arbitrairement Pour atteindre cet objectif, une grille tarifaire est répliquée-modifiable aux niveaux Stage, Session et enfin Inscription, dans le cadre de quatre modes de tarification : Intra : tarification par Stage Inter : tarification par inscription-stagiaire Jour : tarification à la journée-stagiaire (*) Heure : tarification à l'heure-stagiaire (*) (*) Dans ces modes de tarification, l'assiduité a une répercussion automatique sur les montants facturés, dans la mesure où le motif d'absence le prévoit. Les onglets Détail, Tarif, Destinataires, Frais gèrent : Détail : possibilité de spécifier la Période suivie par le Stagiaire lorsque celui-ci ne commence pas et/ou n'achève pas la formation aux dates normales de début et fin de Session. Tarif : permet de déterminer le prix, calculé par référence à un prix de base préenregistré, ou fixé arbitrairement Destinataires : gère, en tableau, la liste des Destinataires de factures qui financent une part (%) ou un montant précis, éventuellement dans le cadre d'un échéancier personnalisé. Win-FC gère également les acomptes versés par chaque financeur. Frais : gestion en tableau de tous types de frais à refacturer au titre de la participation du Stagiaire à la Session. Ces frais seront, par défaut, ceux spécifiés pour l'ensemble des participants ; ils peuvent être personnalisés. 14
Une icône spécifique est dédiée à la gestion de l'inscription d'un groupe de Stagiaires d'une même Entreprise dans le cadre d'un dossier commun. La création de nouvelles fiches Stagiaires ou Entreprises est possible depuis la grille de gestion des Inscriptions. LES INSCRIPTIONS Dans un tableau, organisé en deux parties, Win-FC gère l'ensemble des préinscriptions et inscriptions de Stagiaires, individuels ou salariés. La partie haute décrit les inscriptions, la partie basse les préinscriptions. Le clic droit donne accès aux éditions liées à l'inscription... Toutes les opérations nécessaires à la gestion des dossiers d'inscription sont réalisables depuis cet écran sans jamais repasser par un menu : - Inscrire un par un, en groupe, des Stagiaires, préinscrits ou non - Créer un nouveau Stagiaire, une nouvelle Entreprise, un nouveau Dossier - Désinscrire un Stagiaire devenu indisponible et le remettre en liste d'attente en tant que préinscrit - Editer : Convocation, Attestation, Convention,... - Consulter ou Modifier les conditions de financement (Destinataires, Tarif, Frais...) - Planning personnalisé : Cours suivis/non suivis, par matière... La gestion de la notion de Dossier est totalement transparente et automatisée lors de la saisie des cas normaux, grâce à l'application des règles suivantes : Sont regroupés dans le même dossier, sauf avis contraire de l'opérateur, tous les Inscrits d'un stage "intra", sauf les "invités"(*) de type "inter" et, pour un stage "inter", tous les inscrits d'une même Entreprise. (*) Win-FC a la capacité de gérer les "invités" (Stagiaires d'une Entreprise distincte de celle pour laquelle l'action de formation "intra" a été mise sur pied). La partie haute permet la gestion des Inscrits, ----------- La partie basse affiche, à la demande, les Préinscrits qui sont en attente pour le Stage concerné. A tout instant, le tableau affiche l'effectif inscrit, le compare au maximum de référence et détermine ainsi les places disponibles ou le surnombre ; dans ce dernier cas, l'opérateur est seul maître de la décision de confirmer ou non les inscriptions. 15
Notion de "Donneur d'ordre" Référence du Dossier Affectation de l'affaire à un Commercial Coordonnées du Contact chargé du suivi LE DOSSIER La gestion de Dossier est totalement transparente et automatisée lors de la saisie dans les cas normaux, grâce à l'application de règles simples : " Sont regroupés dans le même dossier, sauf avis contraire de l'opérateur, tous les Inscrits d'un stage "intra", sauf les "invités" de type "inter" et, pour un stage "inter", tous les inscrits d'une même Entreprise " Il est quelquefois nécessaire de regrouper plusieurs inscriptions suivant des critères particuliers, notamment lorsque le Tiers payant impose la production d'une facture unique, pour un ou plusieurs Stagiaires, inscrits à plusieurs Sessions, dans le cadre d'un même financement. La partie haute gère les Sessions concernées La partie basse détaille le groupe des inscrits, session par session. La notion de Dossier répond à cette exigence et permet de grouper les inscriptions d'une ou de plusieurs personnes à une ou plusieurs formations. Les bénéfices de l'utilisation de ce principe sont les suivants : - possibilité de structurer le suivi administratif en forçant le regroupement sur une même facture d'inscriptions multiples. - faculté d'éditer des bordereaux d'émargement par dossier. - capacité de gérer une notion de Tarif par Dossier dans l'hypothèse où la méthode de tarification a englobé un ensemble d'inscriptions. Un autre intérêt de la notion de Dossier est la possibilité d'affecter le chiffre d'affaires à un commercial autre que celui qu'on a mémorisé dans la fiche Entreprise, de spécifier qui assure le suivi de l'affaire, de mentionner une référence (libellé du Dossier). 16
LA GESTION DES FINANCEMENTS Le premier écran ci-contre sert à gérer les différents Destinataires de factures ; leur nombre n'est pas limité. Note : Dans la majorité des cas (Destinataire de facture unique), Win-FC ne requiert pas d'intervention dans cette grille grâce à un choix effectué automatiquement lors de l'inscription parmi les trois cas suivants... - pour un Individuel (Stagiaire sans Entreprise), c'est le Stagiaire lui-même qui est Destinataire (de type "S") pour la totalité du prix. - pour un Stagiaire inscrit qui dépend d'une Entreprise dont le Partenaire usuel n'est pas renseigné, c'est l'entreprise qui est Destinataire (de type "E") pour la totalité du prix. - pour un Stagiaire inscrit qui dépend d'une Entreprise dont le Partenaire usuel est renseigné, c'est le Partenaire usuel indiqué pour l'entreprise qui est Destinataire (de type "P") pour la totalité du prix. La seconde grille (ci-contre) n'est mise à jour que dans deux cas : - un ou plusieurs acomptes ont été versés, - un échéancier particulier doit être respecté Les échéanciers sont propres à chaque Destinataire de facture, il en existe deux types : - échéancier de facturation : la part du Destinataire est fragmentée en autant de factures distinctes que d'échéances. - échéancier de règlement : une seule facture est établie pour le montant global, le document détaillera les échéances, dont chacune fait l'objet d'une écriture distincte en comptabilité. Les échéances peuvent être fixées en pourcentages ou en montants. Le mode de règlement peut varier d'une échéance à l'autre... 17
Depuis une ligne de Session, par simple clic droit, on accède aux éditions... LES EDITIONS Win-FC utilise MS.Word pour toutes les éditions de type publipostage, cela permet de se conformer à la charte graphique définie. Pour chaque Type d'édition, un modèle au moins est fourni et peut faire l'objet d'autant de variantes que nécessaire par simple duplication. Les critères de sélection sont proposés par Win-FC en fonction des éléments de la fenêtre depuis laquelle la demande d'édition a été faite (Tableaux de : Sessions, Inscriptions, Entreprises, Dossiers...). L'utilisateur peut modifier le paramétrage par défaut. La case à cocher "Ré-édition" évite les doubles envois accidentels Win-FC permet trois mises en page des Convocations... Le paramétrage des Préférences permet le choix du répertoire et des modèles de lettres types Win-FC permet l'édition, par MS.Word, de manière rapide et fiable... - des Convocations (Unitaires, Groupées, Salariés ou Individuels avec, à la demande, le détail du planning personnalisé du Stagiaire...) - des Attestations de présence, d'assiduité (taux d'assiduité, période suivie) - des lettres de Report de Session - des Conventions (numérotées par type à l'édition) - des Bordereaux d'émargement (trois présentations possibles) - des publipostages aux Destinataires de factures (Tiers payants) Les lettres-types sont rangées, par catégories, dans les répertoires qui sont définis dans les Préférences (qui peuvent être personnalisées pour chaque poste de travail). Dans l'exemple ci-contre, on peut noter que Win-FC permet l'édition des Convocations selon trois modes de fonctionnement : Une Convocation par Entreprise, Une Convocation par salarié dans son Entreprise, Une Convocation à l'adresse des Stagiaires eux-mêmes (Individuels). 18
Les différentes étapes s'enchaînent dans l'ordre du Menu... L'édition des Factures définitives les protège de toute modification ou suppression... Dans l'exemple ci-dessous, l'extraction se limitera à un seul Destinataire, à savoir l'entreprise "HOPITAL LOCAL". Win-FC permet une sélection très précise des éléments à facturer : dans cet exemple, un Dossier particulier. LA FACTURATION Le module Traitement financier permet de gérer tous les aspects relatifs à la Facturation des actions de formation : Préparation, édition, réédition des Factures, Avoirs, Relevés de facturation, Journaux de vente, génération des écritures comptables. Win-FC permet la facturation des formations dispensées jusqu'à une date choisie (date d'extraction) de toutes les inscriptions non encore facturées. Grâce au paramétrage (*) des Dossiers d'inscription, des fiches Entreprises et Partenaires, Win-FC a la capacité de préparer automatiquement les projets de factures et d'avoirs (notion de Pré Facturation) (*) Se reporter aux explications des pages 14, 16 et 17. A l'issue de la phase préparatoire, il est possible de consulter, lister, retoucher la préfacturation, de sorte que les documents et les écritures de comptabilité (générale, de Tiers et analytique) qui vont résulter de l'edition des Factures définitives ne comportent aucune erreur. Exactitude : Par contre, si la relecture du Brouillard de facturation fait apparaître une inexactitude, Win-FC permet une "marche arrière" automatique, quelle que soit la complexité de l'extraction, rapidement et sans risque de fausse manœuvre. Souplesse : Win-FC permet également la saisie de Factures ou Avoirs manuels, imputables ou non à des actions de formation. Toutes sortes de produits, prestations ou frais peuvent ainsi faire l'objet de factures diverses. Sécurité : Le paramétrage des droits d accès aux différents modules de Win-FC permet de ne pas donner la possibilité d'utilisation de ces fonctionnalités à tous les utilisateurs du logiciel. Euro : Le centre choisi la monnaie FRF ou EUR qu'il utilise pour sa comptabilité et peut, au cas par cas, spécifier un choix différent pour la facturation de tel ou tel client. Les conversions sont assurées par la méthode du convertisseur. 19
Win-FC gère la facturation jusqu'à la génération des écritures de vente et leur intégration en comptabilité générale et analytique L'INTEGRATION EN COMPTABILITE Win-FC génère, à la demande, les écritures de Ventes liées à l'édition des Factures définitives, quelle qu'en soit l'origine : Actions de formation, Prestations diverses ou Frais saisis manuellement. Win-FC gère jusqu'à quatre taux de TVA. Trois clefs d'imputations : - compte général de vente - imputation analytique - ventilation par service Les écritures (générales, de Tiers et analytiques) générées par Win-FC sont exportables, au format texte, à destination d'un logiciel de comptabilité. Le module d'intégration de Win-FC, lorsque cette fonctionnalité est utilisée, fait l'objet, lors de la mise en place, d'une adaptation aux spécificités du progiciel comptable. Win-FC a la capacité de gérer, à partir d'une même base de données Formation, plusieurs Entités juridiques (multi-sociétés), soumises ou non à la TVA. Toute vente fait l'objet d'un paramétrage d'imputation pour : - le compte général (classe 7) - l'imputation analytique - la ventilation par service Il est possible d'utiliser le code de Session en tant que clef analytique (Win-FC exige alors que le code de Session soit unique). Les imputations peuvent être visualisées et retouchées dans le module de Mise à jour des factures. Lorsque le logiciel comptable le permet, il est possible d'obtenir un État de Rapprochement analytique qui permet la comparaison entre les éléments prévus et comptabilisés, des charges et produits par Session. 20
Les analyses croisées multi-niveaux sont rendues possibles grâce aux Rubriques liées aux Sessions et Stagiaires. LES STATISTIQUES Win-FC tient en permanence à disposition les données pour les quatre types d'analyses statistiques proposés au menu : Effectifs, Ventes (montant des Inscriptions), Facturation, Heures suivies... Effectifs : permet le comptage, selon les critères mis en place sous forme de Rubriques liées aux fiches des Stagiaires, des effectifs impliqués dans les formations de la période paramétrée. Ventes : évalue le montant des Inscriptions dans la fourchette de dates indiquée, et en permet l'analyse croisée par les rubriques des Sessions et/ou des Stagiaires. Chaque ligne de tableau statistique peut être détaillée (ci-dessous)... Facturation : évalue le montant des Factures et Avoirs, automatiques ou manuels, pour les heures dispensées dans la fourchette de dates indiquée, et en permet l'analyse croisée par les rubriques des Sessions et/ou des Stagiaires. Heures d'assiduité : calcule le nombre d'heures suivies dans la fourchette de dates indiquée, et en permet l'analyse croisée par les rubriques des Sessions et/ou des Stagiaires. Cette analyse tient compte des heures d'absences déductibles de l'assiduité et des heures non suivies résultant de la notion de Période suivie applicable aux inscriptions des Stagiaires... L'exportation au format texte de la liste obtenue permet la mise en forme de l'analyse sous MS.Excel. Tous les tableaux statistiques peuvent être exportés vers MS.Excel 21
Le tableau de bord peut, au choix, calculer le montant des Inscriptions (Ventes) ou de la Facturation. 10/07/1996 13h37 Centre de formation YMAG-BFC Les analyses s'opèrent en croisant les critères : les Rubriques paramétrées pour les Stages/Sessions et/ou les Stagiaires. LES TABLEAUX DE BORD Les Rubriques, paramétrables par l'utilisateur de Win-FC, constituent autant de critères d'analyse de l'activité, soit pour les Statistiques (voir page 21), soit pour les Tableaux de bord : Les exemples de cette page ne sont donc qu'un échantillon des différentes variantes de tableaux de bord qu'il est possible d'élaborer avec Win-FC. Stages Stagiaires Tableau de bord Vente sur rubriques Période du 01/01/1996 au 31/07/1996 Domaine ( FA + FC + FI) Vos sélections type de rubrique Vos sélections code rubrique DUREE DUREE DES STAGES 02 DE 40 A 159 SPEFOR SPECIALITE DE FORMATION (BP) 250 MECANIQUE ELECTRICITE FCTSTG FONCTION DANS L ENTREPRISE Intitulé de la rubrique Form. Stagia. H.Form H.Stagia. Marge Marge% C.A. KF C.A.-1 KF Ecart Ecart% Employés 76 415 2112 21430 700 74,60 939 869 70 8,00 Ouvriers qualifiés 87 444 2063 18349 618 73,30 843 667 176 26,40 Techniciens Agt.Maîtrise 103 544 2119 18595 762 74,00 1031 520 511 98,20 Total : 536 3027 12313 112419 4663 76,70 6083 6783-700 -10,30 L'analyse par critères croisés, Rubriques de Stages-Sessions et Stagiaires, a pour but de cerner avec précision la part d'activité liée à une partie déterminée des formations dispensées et des populations de Stagiaires. L'analyse Mensuelle (ci-dessous), a pour objet de rendre compte de l'activité instantanée et de l'évolution cumulée, utile notamment pour vérifier que les prévisions élaborées en début d'année se réalisent... 06/08/1996 16h08 Centre de formation YMAG-BFC Tableau de bord mensuel de Vente Période du 01/01/1996 au 31/12/1996 Domaine ( FA + FC + FI) Périodes Form. Stagia. H.Form H.Stagia. Marge Marge% C.A. KF C.A.-1 KF Ecart Ecart% OBJ. KF Ecart Ecart% Janv.96 76 415 2112 21430 700 74,60 939 869 70 8,00 100 839 838,80 Fév.96 87 444 2063 18349 618 73,30 843 667 176 26,40 100 743 743,20 Mars.96 103 544 2119 18595 762 74,00 1031 520 511 98,20 100 931 930,60 Dans l'exemple ci-dessus, le tableau donne les valeurs relatives aux stagiaires, ventilés par "Fonction dans l'entreprise", pour les seules formations de 40 à 159 heures, de Mécanique-électricité, pour la période du 01 er Janvier au 31 Juillet. Win-FC permet le calcul sur Marge prévisionnelle ou réelle, sur Ventes ou Facturation. Total : 536 3027 12313 112419 4663 76,70 6083 6783-700 -10,30 1200 4883 406,90 Tableau de bord mensuel de Vente en Cumul progressif Périodes Form. Stagia. H.Form H.Stagia. Marge Marge% C.A. KF C.A.-1 KF Ecart Ecart% OBJ. KF Ecart Ecart% Janv.96 76 415 2112 21430 700 74,60 939 869 70 8,00 100 839 838,80 Fév.96 163 859 4175 39778 1318 74,00 1782 1536 246 16,00 200 1582 791,00 Mars.96 266 1403 6294 58373 2081 74,00 2813 2057 756 36,80 300 2513 837,60.../... Déc.96 536 3027 12313 112419 4663 76,70 6083 6783-700 -10,30 1200 4883 406,90 22
LA MISE EN ŒUVRE DU PROGICIEL Sécurité et droits d'accès Les Noms de Connexion : attribués à chacun des utilisateurs, ils servent à sécuriser l'application en permettant l'accès contrôlé à telle ou telle fonctionnalité du progiciel. Les Droits d'accès : l'équipe technique YMAG ainsi que toute personne habilité, peut paramétrer les autorisations d'utilisation des différents modules de Win-FC. Cette opération est simple et se réalise à l'aide du progiciel Win-FC lui-même. Préférences, personnalisation du poste de travail Les Préférences : lors de l'installation de Win-FC, il est possible de mémoriser les Préférences de nature à simplifier et fiabiliser la gestion de la formation et son intégration à la bureautique, en respectant les consignes du Responsable informatique du site (bureautique répartie ou centralisée sur un serveur...). Sont ainsi paramétrable, poste par poste : le masque de saisie des dates, les dossiers de travail en bureautique, le séparateur décimal, les noms de lettres-types usuelles, la version de Word et Excel. Les Lettres-types : Win-FC est livré avec un exemple opérationnel pour chaque catégorie de lettres-types ; l'utilisateur peut en faire des variantes autant qu'il le souhaite. Environnement technique Le Réseau : Win-FC fonctionne sur réseau ethernet, tant pour des postes regroupés sur un seul site local que répartis sur différents sites reliés par des ponts-routeurs. Le Serveur : la plate-forme, dotée d'un processeur Intel, est équipée de "Windows server",(nt, 2003) supporte la base de données "Interbase" (Borland). Le Serveur doit en outre être doté d'un onduleur (protection électrique), d'un DAT (sauvegardes). Les Postes de travail : de type "PC" fonctionnent sous "Windows.95/98/2000/XP", sont dotés d'un processeur Pentium.200MHz, de 32Mo de RAM, d'une carte réseau, d'un écran capable d'afficher en 800 x 600, d'un antivirus activé et à jour, de MS.Word et MS.Excel. L'un des postes au moins est équipé d'un modem et du logiciel de télémaintenance "PC.Anywhere". Démarrage et mise en place L'installation informatique : l'équipe technique YMAG peut, soit se charger de la mise en place de l'ensemble de la configuration, soit s'appuyer sur les compétences informatiques internes du site utilisateur. YMAG ne procède ni à la fourniture, ni à la mise en place du câblage ; sur demande, un sous-traitant peut vous être proposé. L'analyse et l'aide au paramétrage initial : afin de personnaliser les divers paramètres spécialement prévus dans Win-FC, une analyse des besoins précis et de la manière de les satisfaire est effectuée. Le paramétrage initial est alors mis en place et un compte rendu est établi. La Formation des utilisateurs : une fois la configuration rendue opérationnelle et le paramétrage initial effectué, la formation peut avoir lieu. La formation, sur site, traitant de cas réels, d'une durée totale de six jours, est organisée en séquences de deux jours consécutifs, pour des groupes de une à six personnes. Un mode d'emploi détaillé est remis aux stagiaires. L'assistance et le suivi YMAG L'Assistance clientèle: le contrat d'assistance clientèle garanti aux Clients souscripteurs la prise en compte des appels dans les Huit heures ouvrées, soit par assistance téléphonique, soit par télémaintenance, ainsi que la mise à disposition gratuite des nouvelles versions de Win-FC La télémaintenance : permet, via le modem et l'utilitaire de télémaintenance installé sur l'un des postes de la configuration, l'intervention directe de nos techniciens sur le site de l'utilisateur, dans le but de corriger dans les meilleurs délais, et en ayant une parfaite visibilité sur le contexte, les éventuels problèmes d'exploitation. Les nouvelles versions du progiciel : Win-FC est un Progiciel ; à ce titre, la même version est installée chez tous les utilisateurs. Tout utilisateur de Win-FC a un droit de suggestion ; YMAG s'engage à répondre par écrit aux demandes d'évolution en motivant sa réponse. Suivant leur nature et leur ampleur, les évolutions réalisées à la demande d'un utilisateur sont gratuites ou réalisées sur devis (cofinancement Client/YMAG). Une fois réalisées, à l'initiative des utilisateurs ou d'ymag, les améliorations sont intégrées au progiciel, sans notion d'exclusivité, et donc diffusées à tous les Clients. Les autres logiciels de la gamme Win : Win Planning : la gestion graphique des plannings des ressources de votre établissement. Win CFA Administratif : la gestion de votre Centre de Formation par Alternance. Win CFA Contrats : édition directe des contrats sur document Cerfa 1102*02 à partir de Win CFA Administratif. Win CFA Notes : la gestion des Notes de vos Apprentis Les informations contenues dans le présent document (Juin.2005) sont données à titre purement indicatif et ne sauraient être considérées comme un engagement d' YMAG qui se réserve le droit de les modifier sans préavis. 23