Projet Institut TELECOM FORMATION CONTINUE SIFC

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1 Projet Institut TELECOM FORMATION CONTINUE SIFC Auteur : Christine Diaz Institut TELECOM 46 rue Barrault F Paris Cedex 13 Tél. : +33 (0) Fax : + 33 (0) Siret : APE : 803Z

2 Sommaire 1 INTRODUCTION PRESENTATION GENERALE DU SI-FC SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES DEFINITIONS IDENTIFICATION DES PROCESSUS PRINCIPAUX PRESENTATION GESTION COMMERCIALE AGENDA ANNUAIRE PUBLIPOSTAGE CATALOGUE PRODUCTION ET GESTION ADMINISTRATIVE SESSION Détail de l onglet préfacturation INSCRIPTION FACTURATION REPORTING PROBLEMES RENCONTRES PERSONNE RADIEE RELATIONS EMPLOYEUR ARCHIVEES UTILISATION DE LA FICHE CONTACT IDENTIFICATION DES SESSIONS NON DATEES RENTABILITE A MODIFICATION D UNE REMISE...43 ii

3 1 Introduction 1.1 Présentation générale du SI-FC Le Système d Information de la Formation Continue (SI-FC) est un outil destiné à permettre un partage contrôlé des informations entre les différents acteurs de la Formation Continue de tous les établissements de l Institut TELECOM. Il doit permettre la capitalisation et l exploitation des informations recueillies dans le cadre de l activité afin d accroître l efficacité globale de tous les acteurs. Il doit aussi faciliter les échanges de données entre les services de Formation Continue et les autres services des écoles et du siège de l Institut TELECOM. Pour cela, il devra respecter les règles définies dans le schéma directeur du système d information global de l Institut TELECOM. Le SI-FC s appuiera sur le progiciel paramétré Open Portal Software pour répondre aux besoins spécifiques. 3

4 2 2 Spécifications fonctionnelles 2.1 Définitions Terme Attestation de présence Badge CES Contact Convocation ou Invitation Client Convention de formation Enseignant ou Formateur Facture Convention simplifiée Feuille de présence ou feuille d émargement Financeur Formations longues Inter Intra Inscription annulée Inscription définitive Intervenant extérieur Intervenant sur honoraires Module OPCA Option Participant ou stagiaire Personne Prospect Responsable pédagogique ou coordinateur Signification Document établi par le centre de formation et signé par le directeur FC pour attester de la présence du stagiaire au moment de la formation. Cette attestation peut également être cosignée par le participant. Bilan d Aptitude Délivré par les Grandes Ecoles - Cycle de formation de 250 heures minimum sur 6 mois pour les personnes ayant Bac+2 et expérience professionnelle. Certificat d Enseignement Spécialisé Cycle de formation de 250 heures minimum sur 6 mois. Action commerciale à destination d'une entreprise ou d'une personne de l'entreprise (appel entrant ou sortant, visite, envoi de courrier, de fax ou d' . Les contacts ne sont enregistrés que s'ils sont générateurs d'informations importantes (besoins à venir, changement au sein de l'entreprise, prise de connaissance d'un nouvel interlocuteur, ) Document émis par le Centre de formation et envoyé au participant avant le stage mentionnant le lieu, les horaires, le plan d accès. Une copie peut être envoyée au contact formation ou hiérarchique du stagiaire pour information. Personne morale (Entreprise) ou Personne Physique (particulier) ayant procédé à au moins une inscription à l un des stages. Document contractuel émis entre le centre de formation et le client pour définir les engagements de chacun sur l objet de la formation. Personne animant le stage ou un module Facture émise servant également de convention simplifiée ce qui réduit les documents contractuels. Document établi par le centre de formation et présenté aux stagiaires pour signature chaque jour ou demi-journée pendant le stage. Ce document est obligatoire pour les toutes les formations et sert de justificatifs pour le paiement des factures. organisme payant la formation suivie par un stagiaire. CES + mastères spécialisés + badges formation catalogue réunissant des participants de plusieurs entreprises. formation proposée en Inter mais dispensé pour un seul et même client. annulation par le stagiaire ( ou interlocuteur de l'entreprise) de son inscription sur l une des sessions. inscription pour laquelle nous avons reçu un bulletin d inscription et/ou un bon de commande. Personne n'étant pas salarié du GET Personne non salariée du GET intervenant sur un stage ou un module de stage et payé par les écoles sur facture de sa propre société Partie de stage ayant un sujet précis Organisme collecteur payant la formation suivie par un stagiaire Préinscription d'une personne qui émet le souhait de suivre une formation et pour laquelle une place est réservée, en attente de réception d'un bon de commande signé par l'entreprise. Personne participant à une formation toute personne physique, qu'elle soit interlocutrice (donneur d'ordres, manager, RF, acheteur, ), stagiaire, intervenant (ou intervenant potentiel pour pouvoir conserver les CV de personnes ayant des compétences non encore exploitées dans un stage) ou membre du personnel de la FC. entreprise ayant porté un intérêt à notre établissement mais n ayant inscrit personne ou entreprise enregistrée suite à l'exploitation d'une source de données externes Personne responsable de la réalisation pédagogique de la formation. 4

5 un stage planifié sur un calendrier et qui peut se décliner en plusieurs sessions, sur une ou plusieurs année(s) Session Stage Sur-mesure Stagiaire Vacataire Session annulée : session de formation qui a été annulée par manque d inscrits ou autres raisons (absence pour diverses raisons de l intervenant) Session effectuée : session qui a eu lieu Session lancée : session de formation réalisée par le nombre suffisant d'inscrits Session prévue : session de formation planifiée Session reportée : session reportée par rapport au calendrier initial Formation ayant un titre, une codification et un contenu (celui-ci peut être conçu pour l Inter ou l Intra) Les informations obligatoires sont le titre, les objectifs à atteindre, le type de participants, les pré-requis, le programme, la durée, la méthode pédagogique, le prix, le responsable pédagogique. thème particulier demandé par le client qui n est pas proposé dans notre catalogue ou stage bâti spécifiquement à partir d'un stage existant pour répondre aux besoins du demandeur. personne inscrite sur l une de nos formations. Intervenant extérieur déclaré comme enseignant pour animer un module de stage payé en tarif vacataire et intervenant habituellement dans les modules des Ecoles 2.2 Identification des processus principaux Les processus métier de la gestion commerciale de la formation continue sont représentés ci-dessous par des diagrammes de flux. Voici les différents processus identifiés : - PROSPECTION - CAMPAGNE ING, MAILING ET PHONING - TRAITEMENTS DES DEMANDES CLIENT 5

6 PROSPECTION Entreprise non existe oui Contacter l entreprise Consultation historique des contacts, des inscriptions... interessée oui non Pas de suite Prise de contact par mail, par courrier ou par tél Création entreprise Création interlocuteur Création fiche contact 6

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8 TRAITEMENT DES DEMANDES CLIENT Demande client Identification Client Demande de RdV Demande d information du client Planification Recherche information Consultation historique client Consultation catalogue Transmission information mail Courrier Tél/oral Création fiche contact 8

9 3 Présentation Connexion à OpenPortal : URL : pour la production Et Saisir son login dans le compte d accès et son mot de passe 9

10 Page d accueil OpenPortal 1 Menu des applications disponibles 2 Affichage de l application sélectionnée 3 Affichage de la personne connectée,,préférences d affichage et le bouton pour se déconnecter 4 En haut à gauche icône de l école : en sélectionnant l icône vous rafraîchissez l aperçu avec retour à la page d accueil 10

11 4 Gestion Commerciale 4.1 Agenda L'application Agenda vous permet de : Gérer vos propres types d'événements (réunion interne, réunion externe, congé, rdv client, rdv partenaire...) Visualiser et de mettre à jour votre emploi du temps professionnel et personnel ou ceux de vos collègues, D'avoir une visibilité rapide de leur disponibilité, Visualiser / modifier l'agenda des Ressources, des Groupes, des Organismes Réaliser des rapports d'activités... 11

12 4.2 Annuaire L'Annuaire d'entreprise se révèle comme une base de travail essentielle. Il regroupe des informations pertinentes, complètes, fiables, récentes et régulières, et permet le stockage, la gestion et la diffusion des données relatives : aux personnes et entreprises, à la structure organisationnelle, aux rôles fonctionnels : aux personnes et entreprises : Nom, prénom, date de création, type de contrat, CA... à la structure organisationnelle : Service, division, groupe de travail... aux rôles fonctionnels : Directeur, responsable, secrétaire L'annuaire vous permet... 12

13 d'importer et de créer des personnes ou des organismes, de rechercher des informations liées à une personne ou à un organisme ("pages jaunes" / "pages blanches"), de réaliser des mailings d'exporter et d'imprimer les informations sur les personnes ou les organismes. ONGLETS : L onglet personne, vous permet de créer ou de rechercher une personne L onglet entreprise vous permet de créer ou de rechercher une entreprise L onglet relation vous permet de créer ou de rechercher les relations suivantes entre personne ou entre personne et entreprise (ex : employeur, responsable de la fiche contact )L onglet Ma Fiche, vous permet d accéder aux informations vous concernant. Au sein de l'onglet "Préférences", vous pouvez paramétrer l'affichage par défaut de l'application Annuaire. 13

14 4.3 Publipostage Le Publipostage permet de préparer automatiquement des documents à fusionner ou des lettres et/ou des s à envoyer (dossier d'inscription incomplet, convocation, confirmation d'inscription, liste d'émargement...). L'Application Publipostage est l'interface nécessaire à la création de vos types et modèles de publipostage. ATTENTION Avant la première utilisation du publipostage, vous devez modifier les paramètres de IE. (internet Explorer) Vous devez placer le site OP en site de confiance : 14

15 Sous IE dans le menu sélectionner OUTILS puis option internet 15

16 Sélectionner l onglet Sécurité, puis cliquer sur Site Ajouter le site et puis Ajouter 16

17 Ensuite Fermer Cliquer sur Personnaliser le niveau 17

18 Sélectionner dans Rétablir Basse puis cliquer sur Réinitialiser La fenêtre ci-dessus apparaît, cliquer sur oui 18

19 Puis vous cliquer sur OK 2 ème action Avant la mise en page de votre modèle, un paramétrage MS Word est nécessaire, afin que vous puissiez exécuter les macros (Insertion de champs de fusion, enregistrement du modèle sur le serveur). A partir de Ms Word, paramétrer au maximum un Niveau de Sécurité "Moyen" à partir du menu Outils \Macro \ Sécurité : 19

20 Lors de l'ouverture du modèle à mettre en forme, apparaît alors une fenêtre vous proposant d'activer les macros : 20

21 La mise en forme de votre modèle peut débuter : 21

22 4.4 Catalogue Le catalogue permet de créer ou de rechercher toutes les informations concernant un stage. Ce stage est rattaché à une sous-filière, elle-même rattachée à une filière. ATTENTION : pour créer une session Intra, il faut créer un stage associé dans le catalogue. Un domaine INTRA a été créé à cet effet. 22

23 5 Production et gestion administrative 5.1 Session Pour créer une session, cliquer sur ajouter 23

24 Sélectionner le stage Préciser s il s agit d une session INTER ou INTRA Une fois la session créée, cliquer sur planification 24

25 La planification permet de sélectionner les jours et d afficher le détail des cours. Dans un premier temps, sélectionner les formateurs dans les éléments de planification. Puis cliquer sur Tout planifier Ensuite modifier dans le détail des cours, le libellé, les heures et les formateurs. 25

26 L heure de début, de fin et la pause sont positionnés par défaut à 9h00-17h00 et 1h pour la pause. Ces paramètres sont modifiables par l administrateur. Le bouton Tout planifier permet de répercuter les évènements de planification sur l ensemble des éléments du détail de cours. Le bouton Planifier la sélection permet de modifier uniquement le cours sélectionné. Le bouton Valider permet de valider l ensemble des modifications Important : Lors du clic sur les boutons «Tout planifier» ou «Planifier la sélection», les nouveaux éléments écrasent les précédents Les informations d une session Inter/Intra se trouvent dans les onglets suivants : Données de base : éléments complémentaires de la session 26

27 Etat de la session : En construction, Programmé, Réalisé, Terminé et Annulé Possibilité de suivre les étapes de chaque état. Suivi des inscriptions 27

28 Gestion des absences Préfacturation Détail de l onglet préfacturation 28

29 Les Données de base (Article de facturation) pré définies par l'administrateur de l'application, sont nécessaires au bon fonctionnement de la pré facturation de vos sessions. A partir de l'onglet Pré facturation de la session sélectionnée, vous allez pouvoir gérer les éléments par lot de facturation, créer des lots et associer des Articles aux lots. Généralités : Un lot de facturation regroupe les Articles de facturation affectés à un Organisme (Entité de facturation) ou à une Personne (Stagiaire) Par défaut, lors de la création d'une session à partir d'un stage comportant des Articles de facturation, un lot initial est généré systématiquement avec les Articles automatiquement attribués aux Personnes et/ou Organismes inscrits. Il est également possible d'ajouter un lot pour pouvoir ventiler les Articles au sein de lots différents Lors de l'ajout d'un Article, est généré automatiquement un lot initial. ATTENTION : Si pour une même session, vous avez plusieurs stagiaires d une même entreprise avec la même entité de facturation alors UNE SEULE pré facturation sera généré. Si vous souhaitez réaliser plusieurs pré factures pour, vous devez créer plusieurs lots et répartir ces stagiaires sur ces différents lots. Etat de facturation de la session : Non validé Cela signifie que la validation des Annulations / Présences / Absences est une étape nécessaire pour la préfacturation des Stagiaires ou des Entités de facturation Lorsque les Annulations / Présences / Absences ne sont pas validées, à partir de l'onglet Absences de la session, le lot est en état "non validé" ; le lot généré en brouillon côté Application Facturation (Accès Utilisateur) n'est donc pas "basculé", pour facturer ; la facturation ne peut donc être réalisée à partir de l'application Facturation Seulement une fois vos sessions créées, vos lots de pré facturation créés, vos Inscriptions effectuées, les Annulations / Présences / Absences validées, vos lots validés, votre facturation (côté Facturation) peut débuter Les Articles de facturation par défaut : 29

30 Par défaut, lors de la création d'une session à partir d'un stage comportant des Articles de facturation, un lot initial est généré systématiquement avec les Articles automatiquement attribués aux personnes et/ou organismes inscrits Pour ajouter un article, il vous suffit de cliquer sur "Ajouter un article" Vous pouvez alors renseigner les informations suivantes : Article : il s'agit du nom de l'article que vous avez choisi avec inscrit entre parenthèses le nom de sa famille Les articles de facturation sont paramétrés pour chaque espace de travail (Vue) défini au sein de l'administration FPC Tarification : à l'heure, à la demi-journée, à la journée, prix intra, forfait Quantité : c'est le nombre de type de tarifications appliquées (exemple : 3 demi-journées) Prix unitaire : il s'agit du prix pour le type de tarification choisi Prix unitaire complémentaire : vous pouvez ajouter un supplément sur le prix unitaire appliqué Total : Il correspond au montant Total qui doit être réglé Lot de facturation : nom du lot au sein duquel sera affecté l'article Les icônes : "Modifier" pour changer toutes les informations précédentes sur un article. Et "Supprimer" pour supprimer un article si nécessaire Réaffectation : ce bouton réaffecte tous les articles par défaut, à tous les inscrits (dans le cadre d'un ajout d'un article, par exemple) Il supprime aussi les lots vides et supprime les articles par défaut pour garder ceux qui ont été créés au sein du tableau Pour pouvoir ré effectuer des modifications sur un lot validé mais non facturé, vous devez supprimer les brouillons (qui ont été créés lors de la validation) à partir de l'application Facturation Cette action a pour effet de déverrouiller l'accès sur les absences et sur la préfacturation Visualisation des lots : 30

31 Pour ajouter un lot, il vous suffit de cliquer sur "Ajouter un lot". Pour paramétrer ce lot, cliquez sur l'icône "Modifier" Libellé : vous pouvez alors saisir un libellé Etat de validation : Non validé Il est validé : Lorsque vous avez cliqué sur "Valider les absences et la préfacturation" au sein de l'onglet "Absences" Attention, une fois le lot validé, vous ne pouvez plus le supprimer et vous ne pouvez ajouter que des articles par défaut A partir du lien DETAIL, si son état est à "Facturé" (cela signifie que le lot a été facturé à partir de l'application Facturation) Dates : la colonne Dates représente la Date de début et de fin de la Formation Cette colonne est seulement accessible en visualisation en mode par lot (sélectionné au sein des Préférences par l'administrateur) La sélection d'un mode par lot, permet de découper la facturation et de créer des lots de facturation sur différentes périodes Nombre d'articles par défaut : il s'agit du nombre d'articles de facturation par défaut présents dans le lot Affecter un article : vous pouvez créer un ou plusieurs articles pour ce lot Ces articles ne sont pas des articles par défaut, c'est-à-dire qu'ils ne sont pas obligatoirement attribués au Stagiaire pour les sessions. Ils sont visibles en cliquant sur "DETAIL". Les articles de facturation sont paramétrés par l'administrateur Attention, une fois le lot validé, vous ne pouvez plus le supprimer 31

32 5.2 Inscription Ajouter une inscription 32

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34 5.3 Facturation La validation des Annulations / Présences / Absences est une étape nécessaire pour la préfacturation des Stagiaires ou des Entités de facturation. Une recherche simple est disponible sur l ensemble des colonnes : Il s'agit d'une Recherche simple par mot clé. La Recherche fonctionne sur tous les champs affichés : Code, Libellé, Libellé du lot, Etat du lot... excepté, avec les champs Date. 34

35 Lorsque les Annulations / Présences / Absences ne sont pas validées, à partir de l'onglet Absences de la session, le lot est en état "non validé" ; le lot généré en brouillon côté Application Facturation (Accès Utilisateur) n'est donc pas "basculé", pour facturer ; la facturation ne peut donc être réalisée à partir de l'application Facturation. La navigation en mode Tableau s effectue, non pas sur la Date du lot, mais sur la Date de Facture. Vous pouvez sélectionner l'action souhaitée : Valider, Invalider, Publipostage, Acomptes, Echéances, Avoirs. ATTENTION : Une fois que le brouillon est validé, la préfacturation devient une facture et il est impossible de modifier les données même en tant qu administrateur. 35

36 6 Reporting BusinessObjects est l outil de reporting qui a été choisi pour permettre de générer ces propres requêtes. 36

37 Une fois que vous avez accès à BOXIR2, saisir son nom d utilisateur et son mot de passe. Rappel : Systeme = beau :6400 Autentification= entreprise Pour ouvrir l univers du SI FC, cliquer sur nouveau puis Web Intelligence 37

38 Sélectionner l univers OPFC PROD L univers OPFC prod apparaît avec l ensemble des classes.et des objets. 38

39 7 Problèmes rencontrés 7.1 Personne radiée Personne radiée : personne inactive. Cette valeur se trouve dans la fiche personne Identité personne Le fait de cocher cette valeur n a aucune incidence. Cette information permet de positionner un filtre au moment des envois de mailing et de ne pas contacter ses personnes. Par défaut cette valeur est à NON. 39

40 7.2 Relations employeur archivées Lorsqu une relation est archivée cela signifie que la date de fin est renseignée. Pour afficher toutes les relations, il suffit de sélectionner Toutes. Ce mode est surtout utilisé dans le cas d un changement d entreprise d une personne 40

41 7.3 Utilisation de la fiche contact La fiche contact permet un suivi client. 41

42 7.4 Identification des sessions non datées Le code des sessions non datées se terminent par un Z et sont datées au 25/12/AAAA.Ce moyen permet d inscrire des stagiaires. 7.5 Rentabilité à 0 Suite à des inscriptions, la rentabilité d une session reste à 0 : - les inscriptions sont en statut Option - aucun tarif n a été attribué - la tarification n est pas correcte. Ex : session intra doit avoir une tarification intra entreprise - le tarif a été saisi après les inscriptions : cliquer sur réaffectation 42

43 7.6 Modification d une remise La modification d une remise se fait au niveau de l onglet préfacturation de la session. Cliquer sur détail Cliquer sur l icône modification au niveau du libellé. Puis cliquer de nouveau sur l icône modification à droite du total (voir ci-dessous) Une fenêtre apparaît (voir ci-dessous), vous pouvez alors réaliser vos modifications. En rouge l icône modification à droite du total Fenêtre de modification 43