AUDIT ENDOSCOPIE Endoscopes souples non autoclavables avec canaux - Organisation, pratiques, gestion du risque infectieux «patient» - Guide d'utilisation de l'outil informatique Mai 2015
Sommaire Installation de l'application... - 3 - Ouverture du fichier... - 3 - Saisie des données... - 8 - Edition des résultats... - 17 - Sauvegarde des données... - 22 - Envoi des données au CCLIN... - 22 - Assistance en cas de difficultés... - 23 -
Installation de l'application L application Endoscopie_V1.xls vous permet de saisir les fiches de l'audit Endoscopie et d obtenir ensuite de façon automatique l analyse de vos résultats. Cette application fonctionne avec le tableur Excel. Enregistrer le fichier sur le disque dur de votre ordinateur. Ouverture du fichier Si vous utilisez: Excel dans une version antérieure à 2007, reportez-vous à la page 4; Excel 2007, reportez-vous à la page 6; Excel 2010, reportez-vous à la page 7; - 3 -
Vous utilisez Microsoft Excel dans une version antérieure à 2007 A l'ouverture du fichier, vous avez le message suivant : Cliquer sur «Activer les macros» Vous pouvez commencer la saisie des données. NB: Une macro se définit comme une succession de tâches programmées pour s'exécuter automatiquement. Si vous obtenez le message suivant : L'application ne fonctionnera pas normalement, vous pourrez saisir vos données mais vous ne pourrez pas éditer vos résultats. - 4 -
Vous devez donc suivre la procédure ci-dessous: Fermez (sans enregistrer) le fichier «Endoscopie_V1.xls» sans fermer Excel (menu Fichier puis Fermer). Allez dans le menu «Outils» puis «Macro» puis «Sécurité». Le message suivant apparaît : Cochez la case correspondant au niveau de sécurité moyen puis cliquez sur OK. Ré ouvrez le fichier «Endoscopie_V1.xls» en allant dans le menu Fichier puis Ouvrir. - 5 -
Vous utilisez Microsoft Excel 2007 Cliquez sur le bouton office puis sur Options Excel. Cochez "Afficher l'onglet Développeur dans le ruban". Cliquez sur OK. - 6 -
Cliquez sur l'onglet "Développeur" puis "Sécurité des macros". ❶ ❷ Sélectionnez "Paramètres des macros" et cochez "Activer toutes les macros". Puis cliquez sur OK. Vous utilisez Microsoft Excel 2010 Cliquez sur "Activer le contenu" dans le bandeau horizontal jaune. - 7 -
Saisie des données Une fois les macros activées, vous arrivez sur l'onglet "Lisez-moi". Onglet "Lisez-moi" Cette feuille vous précise le fonctionnement de l'application et la marche à suivre quant à la saisie des données. Il est fortement conseillé de lire ces informations avant de débuter la saisie. Pour commencer, allez sur l'onglet "Menu" soit en cliquant sur le bouton "Menu" violet, soit en cliquant sur l'onglet "Menu". - 8 -
Onglet "Menu" Le bouton Saisir/Modifier vous permet d'accéder directement à la fiche Etablissement pour saisir vos données. Vous pouvez également cliquer sur l onglet correspondant en bas de l'écran. - 9 -
Fiche Etablissement : Rappel : les cellules mauves sont à remplir. Pour vous déplacer entre les cellules, utilisez la touche ENTREE ou la souris. Pour chaque item, les réponses possibles vous sont rappelées avec le codage correspondant et une liste déroulante vous est proposée. Si par mégarde, vous saisissez une valeur non autorisée, vous obtenez le message suivant : Dans ce cas, cliquez sur "Réessayer" et saisissez la valeur adaptée parmi la liste des valeurs autorisées. - 10 -
A la fin de la fiche, si celle-ci n est pas complète, un message vous indique les critères incomplets. A la fin de la saisie, vous devez valider la fiche. Vous êtes alors redirigé sur l onglet «Menu». Une fois la fiche validée, la fiche est consultable et peut-être modifiée à tout moment. - 11 -
Fiche Site de traitement : Sur l onglet Menu, en face de Site de traitement, le bouton «Saisir» vous permet d'accéder à la fiche Site de traitement pour saisir vos données. Le N de fiche et le Code site sont attribués automatiquement par l application et sont à reporter sur votre fiche papier. Rappel : les cellules mauves sont à remplir. Les items en gris, conditionnés par la réponse à l'item précédent, ne demandent aucune réponse : vous n'avez rien à saisir. - 12 -
A la fin de la saisie, vous devez valider la fiche. Vous pouvez saisir une autre fiche Site de traitement si vous en avez plusieurs. Si le nombre de fiches saisies correspond au nombre de sites déclarés dans la fiche établissement, le message ci-dessous s affiche et vous êtes redirigé sur l onglet «Menu». Une fois les fiches Site de traitement validées, vous avez la possibilité à tout moment de les consulter ou de les modifier en cliquant sur le bouton «Modifier» dans l onglet «Menu». - 13 -
Après avoir modifié la fiche Site de traitement, il est impératif de valider les modifications. Vous avez également la possibilité de supprimer une fiche Site de traitement, en cliquant sur le bouton «Supprimer» dans l onglet «Menu». Attention, la suppression d un site entraîne automatiquement la suppression des fiches Observation et Personnel liées à ce site. - 14 -
Fiche Personnel : Les fiches Personnel peuvent être saisies si au moins une fiche Site de traitement a été saisie. Toutes les fiches Personnel sont à saisir dans le même onglet «Personnel», chaque colonne correspondant à une fiche. Le numéro de fiche situé à la ligne 5 est à reporter sur la fiche papier. Rappel : toutes les cellules blanches sont à remplir. Les cellules en mauve, conditionnés par la réponse à l'item précédent, ne demandent aucune réponse : vous n'avez rien à saisir. Pour certaines questions, si la réponse est non renseignée sur la fiche papier, vous avez la possibilité de coder 9. A la fin de chaque fiche saisie, l application vous indique si la fiche est complète ou non. - 15 -
Fiche Observation : Les fiches Observation peuvent être saisies si au moins une fiche Site de traitement a été saisie. Toutes les fiches Observation sont à saisir dans le même onglet «Observation», chaque colonne correspondant à une fiche. Le numéro de fiche situé à la ligne 5 est à reporter sur la fiche papier. Rappel : toutes les cellules blanches sont à remplir. Les cellules en mauve, conditionnés par la réponse à l'item précédent, ne demandent aucune réponse : vous n'avez rien à saisir. Pour certaines questions, si la réponse est non renseignée sur la fiche papier, vous avez la possibilité de coder 9. A la fin de chaque fiche saisie, l application vous indique si la fiche est complète ou non. - 16 -
Edition des résultats Rappel : Toutes les fiches doivent être complètes pour l édition des résultats. Rapport et Poster Etablissement : Sur l'onglet "Menu", cliquez sur le bouton "Rapport + Poster Etablissement" pour obtenir le rapport et le poster Etablissement. - 17 -
Le rapport Etablissement - 18 -
Le rapport Etablissement se compose de 2 parties : - Sur l onglet Rapport-1, figurent les résultats de la fiche Etablissement. - Sur l onglet Rapport-2, figurent les résultats des fiches Site de traitement, Personnel et Observation. Le rapport fait 19 pages au total. Si des modifications sont apportées dans les différentes fiches, le rapport est mis à jour automatiquement. Le poster Le poster reprend les principaux résultats du rapport. Si des modifications sont apportées dans les différentes fiches, le poster est mis à jour automatiquement. - 19 -
Rapport Site de traitement: Sur l'onglet "Menu", sélectionner le site à l aide du menu déroulant et cliquez sur le bouton "Rapport Site" pour obtenir le rapport Site de traitement. ATTENTION : l'édition du rapport "Site" écrase le rapport d'un site édité précédemment! Enregistrer chaque rapport «Site» sur votre ordinateur avant de générer le suivant. - 20 -
Le rapport «Site de traitement» se compose de 2 parties : - Sur l onglet Rapport Site-1, figurent les résultats de la fiche Site de traitement. - Sur l onglet Rapport Site-2, figurent les résultats des fiches Personnel et Observation. Le rapport «Site de traitement» fait 9 pages au total. Si des modifications sont apportées dans les différentes fiches, le rapport est mis à jour automatiquement. - 21 -
Sauvegarde des données Il est très fortement recommandé de sauvegarder régulièrement les données saisies: soit en cliquant sur l image "Disquette" soit en allant dans le menu Fichier, puis en cliquant sur Enregistrer soit en tapant simultanément sur les touches Ctrl et S de votre clavier enfin, lorsque vous quittez l application, si vous avez effectué des modifications, une fenêtre apparaît et vous demande si vous voulez enregistrer les modifications : cliquer sur Oui. Envoi des données au CCLIN Sur l'onglet "Menu", cliquez sur le bouton "Exportation données CCLIN" pour créer le fichier de données à envoyer au CCLIN. Une fenêtre apparaît et vous précise le nom du fichier créé et son emplacement : cliquer sur OK. - 22 -
Le fichier généré est à envoyer par mail à votre CCLIN d appartenance : CCLIN Est: Olivia ALI-BRANDMEYER enquetes-cclin.est@chu-nancy.fr CCLIN Ouest: Nadine GARREAU nadine.garreau@chu-rennes.fr CCLIN Paris-Nord: Isabelle ARNAUD isabelle.arnaud@sap.aphp.fr CCLIN Sud-Est: Emmanuelle CAILLAT-VALLET emmanuelle.caillat-vallet@chu-lyon.fr CCLIN Sud-Ouest: Muriel PÉFAU muriel.pefau@chu-bordeaux.fr Assistance en cas de difficultés Si vous rencontrez un problème méthodologique ou technique, contactez le référent de votre CCLIN: CCLIN Est: Assistance méthodologique: Loïc SIMON - 03 83 15 34 73 l.simon@chu-nancy.fr Assistance technique: Olivia ALI-BRANDMEYER - 03 83 15 35 45 o.ali-brandmeyer@chu-nancy.fr CCLIN Ouest: Assistance méthodologique: Martine AUPÉE 02 99 87 35 36 martine.aupee@chu-rennes.fr Assistance technique: Nadine GARREAU 02 99 87 35 37 nadine.garreau@chu-rennes.fr CCLIN Paris-Nord: Assistance méthodologique: Delphine VERJAT-TRANNOY - 01 40 27 42 39 - delphine.verjattrannoy@sap.aphp.fr Assistance technique: Isabelle ARNAUD 01 40 27 42 31 isabelle.arnaud@sap.aphp.fr CCLIN Sud-Est: Assistance méthodologique: Elisabeth LAPRUGNE-GARCIA - 04 78 86 49 49 - elisabeth.laprugnegarcia@chu-lyon.fr Assistance technique: Emmanuelle CAILLAT-VALLET 04 78 86 49 21 emmanuelle.caillat-vallet@chulyon.fr CCLIN Sud-Ouest: Assistance méthodologique: Chantal LEGER - 05 49 44 42 05 chantal.leger@chu-poitiers.fr Assistance technique: Muriel PÉFAU - 05 56 79 60 58 muriel.pefau@chu-bordeaux.fr - 23 -