Services des bibliothèques fédérales repensées - Un modèle de collaboration Chantal Marin-Comeau Directrice générale Director General Évaluation et acquisitions Evaluation and Acquisitions Bibliothèque et Archives Canada Library and Archives Canada AND Kathleen O Connell A/Director General Directrice générale intérimaire Knowledge Management Gestion du savoir National Research Council Canada / Conseil national de recherches Canada 5 June 2015 1
APERÇU Bibliothèques fédérales Perspective BAC Bibliothèque scientifique fédérale (BSF) Engagement du Plan d action pour un gouvernement ouvert 2.0 Facteurs incitatifs Vision d avenir Conséquences Projet de mise en œuvre de la BSF 2
Bibliothèques fédérales Perspective BAC BAC a globalement comme mandat de soutenir les bibliothèques fédérales et à récemment renoué cet engagement: collaboration avec le Réseau stratégique des bibliothèques fédérales canadiennes (RSBFC); collaboration accrue sur le projet des bibliothèques scientifiques fédérales; coordination avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les initiatives pan fédérales liés aux bibliothèques; acquisition des ressources documentaires excédentaires des bibliothèques fédérales qui ne figurent pas dans la collection de BAC; outils et conseils pour la disposition pour les publications excédentaires. 3
Bibliothèques fédérales Perspective BAC - Activités récentes a complété un sondage sur les pratiques actuelles en matière d achats et d attribution de licences au sein des bibliothèques fédérales - recommandations quant aux occasions à saisir au chapitre des achats collectifs (mars 2015); va tenir une séance consultative auprès afin de mieux ancrer le soutien que BAC apportera à la collectivité des bibliothèques fédérales (de concert avec le RSBFC; prévu pour 2015); va continuer à faire le lien avec les agences centrales en ce qui a trait à la contribution des bibliothèques fédérales lors de l élaboration des politiques du gouvernement; va continuer à bonifier son effectif de bibliothécaires professionnels afin de soutenir davantage les bibliothèques. 4
Engagement dans le cadre du Plan d action du Canada pour un gouvernement ouvert 2.0 Bibliothèque scientifique fédérale C. Information ouverte transparence et responsabilisation 6) Engagement fondamental d information ouverte Livrables à achever en 2014-2016 : Mettre au point et mettre à l essai une plateforme en ligne unique de découverte et d accès aux collections et aux services des bibliothèques scientifiques fédérales. Responsables : SCT, BAC et CNRC 5
POURQUOI UNE BIBLIOTHÈQUE SCIENTIFIQUE FÉDÉRALE (BSF)? MOTEURS D UNE NOUVELLE APPROCHE POUR LES BIBLIOTHÈQUES SCIENTIFIQUES FÉDÉRALES Coûts croissants + contraintes budgétaires + nouveaux rôles Les coûts d information croissants et les restrictions budgétaires mettent en péril la viabilité des bibliothèques. Les bibliothèques sont de plus en plus appelées à endosser de nouveaux rôles au sein de leur ministère, comme la gestion de l information et le soutien à la collaboration. Expansion de l environnement virtuel Les utilisateurs technophiles d aujourd hui travaillent plus efficacement avec des ressources électroniques et des outils en ligne. On assiste à une baisse des acquisitions imprimées et les bibliothèques doivent transformer leur modèle traditionnel axé sur l imprimé au profit d un modèle de prestation numérique. Approche multiministérielle de découverte Mise à profit des systèmes de bibliothèques actuels afin d accroître l accès à l information, la mutualisation des ressources et la collaboration au sein et parmi les ministères. Bibliothèque scientifique fédérale 6
L INITIATIVE DE BSF Évolution des services de bibliothèque Nous définissons une approche axée sur la collaboration afin d offrir des services de bibliothèque numérique modernes et viables. L objectif ultime de la BSF est de s assurer que les employés du gouvernement du Canada - les chercheurs en sciences, en technologie et en santé, les planificateurs de programme et les décideurs ont virtuellement accès à des ressources documentaires et autres de haute qualité ainsi qu aux services de professionnels de bibliothèque et de spécialistes qualifiés. Bibliothèque scientifique fédérale Systèmes d entreprise partagés par huit ministères et organismes Agriculture et Agroalimentaire Canada/Agence canadienne d inspection des aliments Environnement Canada Pêches et Océans Santé Canada Ressources naturelles Canada Conseil national de recherches Canada Agence de la santé publique Modèle pilote pour d autres bibliothèques fédérales La BSF est le fruit d une collaboration entre huit ministères et organismes fédéraux à vocation scientifique qui, ensemble, soutiennent 35 000 travailleurs du savoir du gouvernement du Canada. 7
ÉTAT FUTUR Systèmes communs Un seul système de bibliothèque et une infrastructure de l information unique Une plateforme libre-service à guichet unique pour l interrogation et la découverte de ressources documentaires mondiales en sciences, technologie, santé et domaines connexes pour le gouvernement du Canada et les autres utilisateurs avec accès intégré à plus de ressources électroniques sous licence et gratuites ainsi qu aux collections imprimées de la BSF. Soutien transparent pour les clients Les clients obtiennent les services et le soutien dont ils ont besoin de façon aussi transparente que possible Une approche pangouvernementale pour une prestation efficace des services de bibliothèque qui favorise une meilleure prise de décisions et facilite l élaboration des politiques et la recherche. Acquisitions en commun Co-investissement, obtention des licences et acquisitions des documents électroniques et imprimés par le consortium Un service public moderne doit avoir à portée de main de l information de confiance qui fait autorité s il veut répondre efficacement aux besoins de ses divers intervenants dans un monde de plus en plus complexe et rapide. regroupement des systèmes et du soutien appui sur la nouvelle technologie réduction des dédoublements Bibliothèque scientifique fédérale normalisation des processus regroupement des capacités innovation dans la prestation de services L acquisition de licences au nom du consortium, par la Cyberbibliothèque scientifique fédérale, a déjà débuté : négociation de réductions de coûts élargissement de l accès réduction des dédoublements 8
APPLICATIONS DE LA BSF «Les bibliothèques consacrent souvent d énormes sommes d argent, chaque année, pour acquérir ou avoir accès à un contenu électronique continuellement en expansion.» «Si une chose n est pas découverte, elle n a aucune chance d être utilisée.» Système de bibliothèque commun Système commun de gestion des ressources électroniques Portail de recherche commun Un ensemble de modules interdépendants (catalogue/sigb) qui répertorie et décrit les documents de la collection physique. Soutient les activités d acquisition et d emprunt, ainsi que la gestion des magasins et des demandes de prêt. Les bases de connaissances des fournisseurs contiennent des métadonnées sur les articles provenant des éditeurs. Les bibliothèques achètent et activent ces publications en étiquetant une ressource en tant que ressource interrogeable avec laquelle un lien peut être établi. Les modules statistiques soutiennent le suivi de l utilisation et les décisions en matière de renouvellements. Une interface de recherche qui permet aux clients de naviguer, de trouver et d accéder à l information à partir d un fichier central réunissant les métadonnées de multiples sources : catalogue de bibliothèque, articles sous forme électronique, résumés et indexation, dépôts numériques, etc. Bibliothèque scientifique fédérale 9
BSF: Services de bibliothèque et d information à coûts partagés et offerts conjointement Comité directeur des DG de la BSF Comité de gestion de la BSF pour la surveillance Groupe de référence des clients de la BSF Agriculture et Agroalimentaire Canada Agence canadienne d inspection des aliments Environnement Canada Pêches et Océans Canada Santé Canada Agence de la santé publique du Canada Ressources naturelles Canada Conseil national de recherches Formation des clients Site Web et portail de recherche de la BSF Recherche : Contenu Web Organisme technique de la BSF, géré par le CNRC Les équipes de travail de la BSF: Resource Sharing Client Experience Integrated Library System Discovery Politiques et normes Services de référence Bibliothèque scientifique fédérale «Une approche efficace à coûts partagés qui permettra de s assurer que les bibliothèques continuent d offrir des services d experts et des ressources spécialisées à leur ministère.» Clavardage et aide virtuelle Services de référence générale Demande de documents Catalogue commun Abonnements électroniques Collections scientifiques fédérales Guichet unique aux Canadiens pour les collections scientifiques Services d accès au contenu 10
CONCRÉTISATION DE LA BSF Infrastructure de bibliothèque, services communs et accès aux ressources électroniques intégrés Applications et systèmes de bibliothèque regroupés dans une seule plateforme viable et évolutive. Réduction de 17 à 5 du nombre de systèmes anciens et de fournisseurs de logiciels dans les ministères et organismes membres de la BSF, ce qui facilite le contrôle des dépenses à long terme, stabilise la hausse des coûts et permet de normaliser les logiciels. Répercussions prévues : amélioration de l expérience de l utilisateur avec une nouvelle plateforme de bibliothèque intégrée, un plus grand accès aux ressources numériques et de meilleurs outils pour soutenir un effectif moderne. Collaboration pour des services sélectionnés avec comme objectif de connecter les clients aux services et au soutien dont ils ont besoin de façon aussi rapide et transparente que possible. Bibliothèque scientifique fédérale 11
IMPACTS DE LA BSF Ministères et organismes à vocation scientifique Accélération de la transformation des services traditionnels axés sur l imprimé et l emplacement physique vers un modèle de prestation numérique viable. Approche innovatrice pour maintenir ou améliorer les services de bibliothèque dans un contexte de pressions et contraintes budgétaires. Gouvernement du Canada Modèle de prestation de services économique et évolutif qui pourrait être proposé à d autres ministères. Résultats prévus : accroissement de l efficacité des services techniques et transactionnels par la réduction de redondance, la normalisation des processus et la consolidation des logiciels et des systèmes de bibliothèque. Tirer parti des budgets, de l expertise du personnel et des économies d échelle pour minimiser les dédoublements tout en maintenant la souplesse requise par chaque ministère pour répondre aux besoins uniques de ses clients. Produit livrable du Plan d action pour un gouvernement ouvert : mettre au point et mettre à l essai une plateforme en ligne unique de découverte et d accès aux collections et aux services des bibliothèques scientifiques fédérales. 12 Bibliothèque scientifique fédérale Optimisation des investissements dans les collections physiques et électroniques en offrant ces ressources à un plus grand nombre d utilisateurs, augmentant ainsi leur valeur. Plus grande dissémination des ressources documentaires scientifiques et des travaux de recherche du gouvernement fédéral, réduisant les inégalités existantes dans les ministères.
PROJET DE MISE EN ŒUVRE DE LA BSF Lancement du projet le 15 octobre 2014 Établissement de sept (7) équipes de travail dirigées par des représentants des diverses organisations membres Quatre (4+2) membres se joindront à la BSF cette année (CNRC, AAC, SC et RNCan) et les autres membres (EC, POC) s ajouteront au cours des deux prochaines années Projet déjà commencé coûts pour 2015-2016 et modèle de partage des coûts approvisionnement des logiciels de SIGB et de découverte lancement officiel prévu en décembre 2015 Bibliothèque scientifique fédérale 13
RÉSULTATS DU PROJET DE MISE EN ŒUVRE DE LA BSF Fournir aux bibliothèques membres une technologie et des services intégrant toutes les étapes de la découverte à la livraison Migration des 7 bibliothèques membres vers un système intégré de gestion de bibliothèque et élimination des anciens systèmes Exploiter la technologie de découverte qui permet aux clients de trouver et d accéder aux ressources documentaires de plusieurs ministères à vocation scientifique par l intermédiaire d un seul portail Web centralisé Outils communs permettant à chaque bibliothèque de : générer une seule liste de résultats à facettes classés par ordre d importance à partir de laquelle les utilisateurs pourront rapidement affiner leur recherche gérer l acquisition des ressources électroniques recueillir des statistiques sur l utilisation, ce qui facilitera les décisions en matière de renouvellements et le développement futur des services Bibliothèque scientifique fédérale 14
UN PARTENARIAT QUI A FAIT SES PREUVES Les membres de la BSF ont à leur actif de nombreuses expériences réussies de collaboration mutuelle pour l atteinte de buts communs. Cyberbibliothèque scientifique fédérale : licences d accès partagées pour les périodiques électroniques de trois éditeurs en vue d élargir l accès aux articles à partir des ordinateurs individuels, négocier de meilleurs prix et réduire le dédoublement des efforts. AAC, SC et CNRC : Accès public aux collections imprimées de leurs bibliothèques respectives par l intermédiaire d un système commun de demande de documents. MPO, EC et RNCan : Services de référence en commun à divers emplacements. SC, ASPC et CNRC : Services de bibliothèque partagés avec utilisation des mêmes outils, logiciels et processus de bibliothèque pour réduire les dédoublements et accroître les économies. Bibliothèque scientifique fédérale UNE COLLABORATION PROFONDÉMENT ENRACINÉE 15
Client 1. Intranet Bibliothèque scientifique fédérale Fonctionnement Abonnement aux ressources électroniques Catalogue de la BSF 2. Recherche dans la BSF Base de connaissances Découverte dans le Web 4. Examen des résultats numérique? 7. Soutien 3. Préciser la recherche Référence, clavardage, Téléphone, courriel Catalogue BSF 5. Affichage imprimé? Résolveur OpenURL Téléchargement Circulation Prêt entre bibliothèques Livraison du document 6. Demande Client
Intranet du CNRC
Page d accueil de la BSF Éléments communs à tous les membres de la BSF : Présentation Bandeau BSF (BOEW 4.0) Menu général Pied de page Champ de recherche Certains outils de recherche communs Revues et livres électroniques Recherche par sujet (guide par sujet) Ressources en ligne Étape 1 : Le client saisit des mots clés Adaptation à la bibliothèque membre : Logo de la bibliothèque membre sur chaque page Section de clavardage, de nouvelles ou autres selon les besoins de la bibliothèque membre Autres outils propres à la bibliothèque membre jugés importants pour sa clientèle
Résultats de la recherche Étape 2 : Le client obtient des ressources en ligne
Page 360 Link (version 2.0) Étape 3 : Le client est renvoyé à une publication accessible en ligne (360 Link) La barre latérale (à droite) affiche la référence de la publication. À gauche, l utilisateur peut cliquer sur le lien qui mène à l article sur le site Web de l éditeur.
Article avec barre latérale donnant la référence 360 Link Étape 4 : Le client ouvre l article. La barre latérale (à droite) affiche la référence de la publication. À gauche, l utilisateur peut lire l article.