Le livre blanc de l impression

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INTRODUCTION 1 LES ETUDES EXISTANTES 1.1 Une imprimante Jet d encre 1.2 Une imprimante laser départementale 1.3 De la difficulté de savoir de quoi on parle 2 MODELISATION 2.1 Proposition de modèle de la structure des coûts d impression 2.2 Chiffrage de notre modèle de coûts d impression 2.3 Variations autour de notre modèle 3 OSONS DES CHIFFRES 3.1 Écrivons nos premiers chiffres 3.2 Et essayons de les réduire (du bon usage) 3.3 Quelques pistes de réflexion 4 CONCLUSION Livre blanc de l'impression Page 2/17

INTRODUCTION On trouve aujourd hui couramment des imprimantes Jet d encre à des prix inférieurs à 100 HT. De même il existe des imprimantes Laser N&B à nettement moins de 200 HT et des Laser couleur à moins de 250 HT. De plus, tous ces matériels ont suivi l évolution générale de l informatique et sont nettement plus fiables et plus agréables d utilisation que leurs homologues d il y a seulement 10 ans. Réflexion préalable : la littérature d il y a une dizaine d années était remplie d articles sur le concept de " bureau sans papier ". Or, dans le cadre professionnel, on s accorde généralement pour évoquer une augmentation annuelle de l ordre de 5% à 10% du volume de papier imprimé. Ce qui nous amène à explorer un aspect fort peu connu : le coût réel de l impression. Livre blanc de l'impression Page 3/17

1 LES ETUDES EXISTANTES Fréquemment, nous trouvons dans la presse spécialisée des études ou des comparatifs. 1.1 Une imprimante Jet d encre Etude de Micro-Hebdo, février 2005, consacrée à la Brother DCP-110C Nous avons des données chiffrées : 0,05 la page NB et 0,12 la page couleur. Ces chiffres sont obtenus avec une couverture de 5%. Notons d abord que ce taux dépend du type d impression (courriel, document, présentation Powerpoint ). En septembre 2005, les prix indiqués sur le site du constructeur : - prix d achat : 75 HT - jeu de 4 cartouches : 45,50 HT - Brother propose plusieurs types de garanties, une maintenance après 3 ans et même de la formation. Mais aucun chiffre n est disponible sur leur site. Donc, d après ces chiffres, faible investissement mais coût à la page élevé. Une ramette standard de 500 pages nécessite de changer le jeu de cartouches. Livre blanc de l'impression Page 4/17

1.2 Une imprimante laser départementale Étude du laboratoire de Décision Informatique : Nous sommes ici dans un domaine totalement différent : les imprimantes/mfp départementales. Les prix d achat des matériels est totalement différent, compris entre 12.000 et 21.000 HT. Les coûts à la page sont également bien différents : compris entre 0,0029 et 0,0121 HT Donc : - volumétrie mensuelle conseillée : plusieurs dizaines de milliers de pages par mois - investissement beaucoup plus conséquent - coût à la page nettement plus faible (de l ordre de 10 à 30 fois). Livre blanc de l'impression Page 5/17

1.3 - De la difficulté de savoir de quoi on parle Dans l article cité plus haut, Décision Informatique nous décrit son protocole de test : On retrouve nos fameux 5% de taux de couverture (que l on précise être le résultat d un calcul). Et Décision Informatique nous apprend qu ils n ont pas inclus les contrats de service dans leur calcul de coût à la page. Souvent, nous lisons des commentaires, rectificatifs, plaintes émanant de constructeurs d imprimantes par rapport à ces études. Car des consommables sont comptabilisés pour certains constructeurs et pas chez d autres. On fait référence à une promotion, on ne tient pas compte de certain élément etc Toutes ces difficultés d appréhension de la réalité des coûts existent bel et bien. Et on ne peut que rester modeste face à l ampleur de cette tâche. Retenons que : - les chiffres de coûts à la page sont obtenus avec un taux de couverture de 5%, pourcentage qui est également celui retenu par les constructeurs - on inclut ou on n inclut pas le Service - ces chiffres de coûts à la page sont toujours à mettre en parallèle avec une volumétrie Le problème évoqué ici est celui de la structure des coûts. Livre blanc de l'impression Page 6/17

2 MODELISATION 2.1 Proposition de modèle de la structure des coûts d impression Le coût d achat du matériel ne représente qu une partie du coût global. Il faut y rajouter - les consommables (papier, encre, toner, kit tambour ) - les services associés Notons d emblée qu il existe deux modèles économiques : - pour le monde de l imprimante, les consommables sont achetés à part, au fur et à mesure des besoins. - le monde du copieur va parler de coût à la page (Noir et Blanc et Couleur), d engagement mensuel (ou trimestriel) et de valeur résiduelle. Il est très difficile de comparer directement ces deux modèles. Les fabriquants de copieurs disent que puisque les consommables sont inclus dans les coûts contractualisés, il y a donc transparence de leur part. C est exact. Les fabriquants d imprimantes disent que les consommables ne sont changés que lorsque c est nécessaire, et que ceci s approche au plus près de l utilisation. Ce qui est également exact. Les services associés comportent les frais liés à la gestion même des contrats ainsi que l installation, mise en œuvre, maintenance et dépannage. Ci-dessous un résultat d Appel d Offres d une collectivité locale (octobre 2007). Totale transparence et précision : les prix y sont indiqués avec 5 décimales Cette précision, à la 5 ème décimale près, est une pure illusion!!! Le Service nécessaire au bon fonctionnement de ces matériels est divisé en deux postes : - externe : le coût du contrat de garantie que l on paye au constructeur ou au mainteneur. Ce coût est fixe et connu à l avance. Il est lié au matériel et au niveau de qualité que l on souhaite. Livre blanc de l'impression Page 7/17

- interne : gestion du contrat externe (l appel au mainteneur et le suivi correspondant ) ainsi que dépannage 1 er niveau (bourrage papier, problème de pilote ) et administration du parc. On peut avoir une bonne approximation de ce que coûtent ces services par la connaissance du nombre d interventions Service Utilisateur (HelpDesk) liées aux problèmes d impression. Notre expérience nous enseigne qu entre 15% et 50% des problèmes HelpDesk d une entreprise sont liés aux impressions. Retenons, comme hypothèse, que pour telle entreprise, ce chiffre est de 33%. Toujours dans la même hypothèse : notre entreprise témoin possède 9 personnes au Service HelpDesk. La conséquence logique de ce qui précède est que 3 personnes sont employées à temps plein sur des problématiques d impression. Et que donc, logiquement, leurs coûts (salaires + charges sociales + charges induites) doit être affecté à la fonction impression. Mais aucun des deux modèles standard des fabriquants cités plus haut ne prend en compte ces coûts internes De plus, nous verrons qu un bon usage de la fonction impression permet de gagner jusqu à 30%. Donc, dans ce cas précis, on pourrait imaginer réaffecter une personne du HelpDesk sur d autres tâches Notre conseil : étudiez les Demandes d interventions concernant les impressions. Cette information vous sera fort utile pour réduire vos coûts. C est très exactement ce que dit Lexmark sur son site : Livre blanc de l'impression Page 8/17

2.2 Chiffrage de notre modèle de coûts d impression Nous arrivons donc à un modèle où le coût complet de l impression est représenté par : - Prix d achat - Consommables - Services o Externe : garanties et contrats de maintenance o Interne : HelpDesk et administration du parc Les études comparatives qui paraissent dans la presse spécialisée font généralement état des deux seuls premiers postes : Prix d achat et consommables. En omettant les Services. Certes, le modèle Coût Par Page est un modèle plus complet. Mais il ne tient pas compte des coûts liés aux services internes. Notre toute première estimation du coût global d un moyen d impression : Prix d achat : 10% Consommables : 45% Services : 45% dont 1/3 en externe et 2/3 en interne Livre blanc de l'impression Page 9/17

Dans ce schéma, on notera deux points importants : - l aspect (très) faible du prix d achat - la forte proportion du service, que l on a toujours tendance à sous-évaluer, surtout en interne La vision Ricoh est très similaire : 2.3 Variation autour de ce schéma Variation sur le Prix d achat Aux Etats-Unis, nous trouvons cette offre : le MFP couleur (technologie encre solide) est donné. La garantie est incluse. L acheteur s engage simplement à s approvisionner d une certaine quantité de consommables par mois. Nous avons trouvé cette imprimante en France à environ 2.500 HT (Nov. 2007) Livre blanc de l'impression Page 10/17

Réflexion N 1 : on peut imaginer qu il ne s agit pas de philanthropes. Et donc que les 36 mois de consommables obligatoires (199$ par mois) couvrent leurs frais. Et même un peu au delà... Réflexion N 2 : là encore, on est en pleine confusion sur le coût complet : on parle de prix d achat, de consommables et de garantie. Et on oublie l installation, les différents tests de compatibilité, le déploiement des pilotes sur les divers postes, la communication vis à vis de l utilisateur final, la surveillance du bon fonctionnement, les appels au mainteneur et le suivi Qui font partie du poste «Service interne» et qui, rappelons-le, représente environ 30% du coût réel global. Livre blanc de l'impression Page 11/17

Variation sur les consommables On peut imaginer avoir recours à des consommables compatibles, dans la mesure où ceci ne remet pas en cause la garantie et que la qualité est cohérente. Variation sur le Service Les constructeurs (ou les tiers-mainteneurs) proposent différents types de contrats. Comparez-les. Mais gardez en mémoire que, quel que soit le contrat retenu, une partie du Service relèvera exclusivement de vos équipes (gestion des appels du HelpDesk entre autres). Et que ce qui fera vraiment la différence, c est : - la qualité du produit : moins de pannes, d entretien - la rationalisation du parc autour de quelques modèles Livre blanc de l'impression Page 12/17

3 OSONS DES CHIFFRES Nous sommes prêts à regarder la réalité. 3.1 Écrivons nos premiers chiffres Un des facteurs majeurs du coût par page est le type d imprimante (Jet d'encre, Laser mono-poste, Laser départementale ) De à DeskJet page texte 0,10 0,40 DeskJet page couleur 0,20 0,60 DeskJet photo 0,50 1,00 Multifonction 0,30 0,80 Laser personnelle NB 0,03 0,08 Laser personnelle couleur 0,15 0,50 Laser départementale NB 0,02 0,05 Laser départementale couleur 0,05 0,20 Encre solide 0,08 0,25 Copieur NB : prix en Euros et cents 001 004 Mais, beaucoup plus que la technologie employée, ce qui, à la sortie, va faire la différence est LE BON USAGE Livre blanc de l'impression Page 13/17

3.2 Et essayons de les réduire en adoptant «un bon usage» NB : nous traduisons librement l anglais Best Practices par «Bon usage» Tous les chiffres publiés sur le Coût de Possession d une imprimante sont biaisés : - l aspect Service n y est pas présent (en tout cas jamais l aspect service interne) - ils pré-supposent un volume de consommation (mensuel, annuel ) - ils ne tiennent pas compte d une question toute simple : pourquoi imprime t-on? Sur ce dernier point, une étude d Ipsos Global (commandée par Lexmark) : 16% de nos impressions ne serviraient à rien D où pédagogie et responsabilisation. Livre blanc de l'impression Page 14/17

3.3 Quelques pistes de réflexion Ces bonnes pratiques peuvent être résumées par : - connaissance : qui imprime quoi, où et à quel prix - rationalisation : standardisation, communication vis-à-vis de l utilisateur - suivi des décisions : mise en place d indicateurs permettant d identifier d éventuelles dérives La non-connaissance de ces coûts est assez générale. Témoin cette enquête effectuée outre atlantique pour le compte du cabinet Lyra Research : Selon Dell, en Europe, la connaissance de ces coûts n est pas plus répandue : Donc, parmi les responsables de la fonction impression : - 60% ne savent pas combien ils ont d imprimantes - 90% ne connaissent pas le montant des sommes en jeu Livre blanc de l'impression Page 15/17

Nous retrouvons ce dernier chiffre (10% seulement des responsables ont une idée des coûts) dans une étude de Ricoh : Livre blanc de l'impression Page 16/17

CONCLUSION Les études disponibles font état de 5 à 50 pages imprimées par jour et par utilisateur (hors impressions de volume). Soit de 1.000 à 10.000 pages imprimées par an et par utilisateur. Les coûts peuvent varier dans un facteur de 1 à 10. Or, ils sont très largement méconnus. Une première conclusion possible, par Décision Informatique : Et puis, se rendre compte que économies et écologie ne sont pas antinomiques. Responsabiliser l utilisateur en lui apportant une information concise mais précise. Faire en sorte que l utilisateur se pose en permanence la question : Cette impression est-elle utile? Est-elle justifiée? Parmi les mesures toutes simples, ajout d un bandeau sur les documents internes : Pensez à l'environnement avant d'imprimer ce message Télécharger ce bandeau (formats jpg et Word) : téléchargement ici Livre blanc de l'impression Page 17/17