ELECTRONIC BANKING
ABACUS ELECTRONIC BANKING
3 CLAIR, INTUITIF ET SÛR ABACUS Electronic Banking est un programme bancaire qui permet d exécuter correctement des transactions financières, d avoir une organisation efficace et de planifier les moyens financiers. Clair, intuitif, sûr qu il soit en standalone ou intégré dans les applications financières d ABACUS ABACUS EB vous permet d économiser du temps et de l argent. L utilisateur d ABACUS Electronic Banking est toujours à jour il peut aller chercher rapidement et facilement les données actuelles des comptes par un simple clic de souris. De plus, le programme permet d éviter des saisies répétées et des importations / exportations qui nécessitent beaucoup de temps. Il permet de transmettre, par un simple clic de souris, les paiements (DTA) depuis les applications financières ABACUS ou également des paiements individuels aux établissements financiers concernés. Les multiples principes de sécurité des établissements financiers ne posent aucun problème à l utilisateur d ABACUS Electronic Banking car ils sont déjà intégrés dans le programme et tiennent compte des dernières technologies et exigences de sécurité.
ABACUS EST PLUS QU UN LOGICIEL Performant et efficace ABACUS s est avéré parfaitement efficace au quotidien dans plus de 30'000 entreprises issues des secteurs les plus divers. Le logiciel ABACUS a fait la démonstration de son caractère universel et de ses performances à la fois dans les petites et dans les grandes entreprises. Le logiciel ABACUS est utilisé par les plus grandes et les plus réputées sociétés fiduciaires suisses qui le recommandent sans hésiter. Intégré et flexible Grâce à la conception modulaire des programmes ABACUS et à la possibilité d opter pour une configuration à poste unique ou intégrée en réseau, on peut procéder à l extension de l application à tout moment. Cela permet aux entreprises d adapter le logiciel ABACUS à leurs besoins suivant leur propre rythme. Le seul fait de pouvoir adapter les programmes aux besoins des utilisateurs dans de nombreux domaines garantit une parfaite adéquation du logiciel. Une technologie de pointe Il suffit d un clic pour ouvrir un Shop online directement à partir de la Gestion des commandes ou de la Facturation ABACUS. Une façon simple et efficace de pratiquer le commerce électronique. Les transactions peuvent circuler au format XML entre l entreprise et ses partenaires, et ainsi, le business to business devient réalité.
5 Développement continu Le développement continu du logiciel permet de garantir l investissement de l achat du logiciel et de la formation des utilisateurs. Hotline ABACUS offre un soutien rapide et compétent au moyen d une hotline. PROFESSIONAL ABACUS Partenaires commerciaux Les distributeurs ABACUS ont plusieurs années d expérience et offrent toutes les compétences techniques et commerciales pour installer le logiciel avec succès et en assurer le suivi. Les distributeurs ABACUS qualifiés reçoivent le statut d un logo partenaire. Ils suivent des stages annuels obligatoires, emploient un certain quota de conseillers ABACUS et réalisent chaque année un chiffre d affaires minimum avec le logiciel ABACUS. En outre, les Software Partners assurent le suivi de toute la gamme des produits et offrent une assistance téléphonique permanente. Formation Une formation complète offre aux utilisateurs une prise en main rapide et une utilisation productive des programmes. Certification du logiciel Le logiciel financier ABACUS a été contrôlé par une importante société d expertise comptable pour vérifier sa conformité avec les normes comptables.
EXÉCUTER LES PROCESSUS D'ENTREPRISE DIGITALEMENT Le logiciel ABACUS évolue pour devenir <digital erp> À compter de la version 2005.1, les utilisateurs du logiciel ABACUS disposent de nouvelles fonctions qui leur permettent de réaliser et de développer en mode digital les processus internes et externes de l entreprise, sans papier de A à Z. > Etablissement de documents tels que les factures au format PDF avec description du contenu XML intégrée > Envoi direct de documents tels que les factures par e-mail ou via les réseaux d e-commerce > Attribution d une signature électronique avec système à clef publique aux documents pour une sécurité optimale conforme aux prescriptions légales. > Réception de documents dotés d une signature électronique tels que les factures de fournisseurs avec contrôle automatique de la validité du certificat par le centre d authentification. > Traitement automatique des factures de fournisseurs reçues dans la Comptabilité des créanciers au format PDF avec information du fichier en langage XML. > Mise en relation des transactions comptables avec les documents originaux et possibilité de contrôle sans faille
7 > Archivage électronique de l ensemble des documents digitaux dans le dossier Archives et puissant moteur de recherche AbaPilot pour effectuer des recherches de données ciblées et des documents originaux associés > Fonction scanner pour la digitalisation des documents originaux sur papier avec ventilation automatique en fonction du fournisseur et de la transaction comptable > Transposition de l ensemble des informations comptables sur des supports externes tels que CD / DVD, avec moteur de recherche et Viewer pour une recherche confortable de données et d informations directement sur le support de données (indépendant de la plate-forme)
ABACUS ELECTRONIC BANKING REPOND AUX PLUS GRANDES EXIGENCES ABACUS Electronic Banking peut s utiliser comme un programme autonome ou être intégré dans les programmes ABACUS-Enterprise ou AbaLight. ABACUS Electronic Banking s impose si > de grandes exigences sont nécessaires au niveau de la protection des données. > l utilisateur souhaite toujours être à jour au niveau des chiffres financiers. > des données (DTA, OPAE, RD, BVR) doivent être régulièrement transmises aux établissements financiers. > des délais de transfert sûrs et rapides sont préférés à l embouteillage des données sur l internet. > l utilisateur souhaite économiser des frais bancaires ou postaux. > l utilisateur souhaite des extraits flexibles des transactions financières. > l entreprise désire travailler avec un outil central, clair et facile à utiliser pour toutes les affaires financières.
9 Confort et économie de temps Grâce à une interface utilisateur simple et intuitive dans le style Outlook et grâce aux assistants d installation, ABACUS Electronic Banking est utilisable dès la première minute. Une étroite collaboration avec la PostFinance et diverses banques cantonales et grandes banques garantit le succès. D autres avantages d une intégration parfaite entrent en vgueur avec l utilisation des programmes financiers ABACUS, comme la Comptabilité des créanciers ou des salaires, combinées au module Electronic Banking. Avec ABACUS Electronic Banking comme mode de paiement, les heures d ouverture des guichets n existent plus et l utilisateur profite d une grande automatisation du programme. Les données comme les soldes de compte et les relevés de compte n ont plus besoin d être téléchargées depuis l internet pour chaque établissement financier. Elles sont facilement accessibles directement depuis le programme avec un simple clic de souris. Les transferts d ordres de paiement aux différents établissements sont aussi simples que cela. Les fonctions d ABACUS Electronic Banking et les extensions optionnelles sont décrites dans les pages suivantes. Mandants Cash Management Transactions financières allemandes
LA SECURITE AU PREMIER PLAN La sécurité des données est une des exigences les plus importante. Protection contre l accès de personnes non autorisées. Que cela soit au niveau des données enregistrées localement ou pendant la communication, ABACUS Electronic Banking offre une grande sécurité: > Les données enregistrées localement et qui sont importantes pour les opérations financières sont codées et classées. > Lors de l utilisation de la Comptabilité des salaires ou de SalaireLight, les droits d accès de l utilisateur aux données salariales sont contrôlés. > Les dernières technologies sont intégrées et les dispositifs actuels de sécurité sont respectés lors du transfert des données.
INTEGRATION DANS LA PRATIQUE 11 Grâce à l interaction des différents programmes ABACUS, ABACUS Electronic Banking peut faire valoir au mieux ses avantages car ce programme accède aux mêmes bases de données. Les modules suivants profitent de cette fonction centralisée d Electronic Banking > Comptabilité des créanciers, Comptabilité des salaires et SalaireLight: pour les sorties de paiement > Comptabilité des débiteurs et Facturation AbaWorX: pour les encaissements > Comptabilité Financière et CofiLight: pour les paiements exécutés > Gestion de trésorerie (Cash Management): pour une planification des liquidités commune à tous les mandants Il est possible d une part de transmettre directement les ordres de paiement des applications financières, comme par ex. la Comptabilité des créanciers, dans ABACUS Electronic Banking. D autre part, les données BVR peuvent être fournies directement par ABACUS Electronic Banking à la Comptabilité des débiteurs. L intégration complète du module évite les gros travaux de saisie.
SAISIE DES PAIEMENTS La fonction principale d ABACUS Electronic Banking est de transmettre efficacement, simplement et en toute sécurité des paiements. Le programme peut exécuter des paiements pour des modules comme la Comptabilité des créanciers ou la Comptabilité des salaires ABACUS. Il peut également reprendre des données issues d applications étrangères comme SAP et les faire suivre aux établissements financiers. Si ABACUS Electronic Banking n est pas intégré à d autres programmes, mais utilisé en standalone, chaque paiement sera directement saisi dans l Electronic Banking et transmis aux établissements financiers.
13 Préparation facile et simple des paiements ABACUS Electronic Banking présente des masques de saisie agréables pour la saisie des paiements. Les différents bulletins de paiements sont proposés selon le genre de paiement. Si la présentation ou le codage des bulletins de versement change, ABACUS Electronic Banking est toujours mis à jour. De plus, le programme offre des fonctions supplémentaires utiles comme le report de compte. ABACUS Electronic Banking supporte également le lecteur optique OCR le plus répandu. Lors de la saisie des paiements, les données indiquées sont contrôlées, comme par exemple le format du numéro de compte postal ou le numéro d adhérent BVR. Ainsi la qualité des données est garantie et les établissements financiers peuvent traiter les données sans problème. Il est possible d insérer sélectivement les données d un bénéficiaire dans la base des bénéficiaires pour ainsi construire progressivement une base des données. Lors d un nouveau paiement adressé à un bénéficiaire de la base des données, il suffit juste de compléter la date d exécution et le montant.
EXECUTION DES PAIEMENTS Exécution just in time Tous les paiements saisis dans l'electronic Banking ou les ordres de paiement repris depuis les applications financières ABACUS sont immédiatement prêts à être payés dans ABACUS Electronic Banking. Il est possible de travailler avec les signatures collectives. Les ordres de paiement doivent d abord être signés électroniquement par les personnes concernées avant d être libérés. L utilisateur définit lui-même le moment exact du véritable transfert. Le programme reconnaît quels paiements doivent être envoyés à quels établissements et répartit en conséquence automatiquement l ordre de paiement aux établissements. De plus, ABACUS l'electronic Banking garantit que les données correspondent aux modèles de format des différents établissements de Suisse et des pays voisins. L utilisateur d ABACUS Electronic Banking a toujours le contrôle des paiements en attente car le statut des ordres de paiement est affiché en permanence. Les données sensibles, comme les données salariales, sont protégées des accès non autorisés grâce à un contrôle de l accès au programme.
EXECUTION DES PAIEMENTS 15 COMPTABILISATION DES PAIEMENTS Economie de temps, propositions automatiques d écritures, données de base communes ABACUS l'electronic Banking a de nombreux avantages. Les documents peuvent déjà être comptabilisés pendant la saisie ou également ultérieurement. Cependant, il est évident que les mêmes règles de validation que celles de la Comptabilité financière doivent être appliquées. L accès aux données de base communes (plan comptable, tables de TVA, sections de frais, etc.) et l attribution des données de base importantes pour les écritures aux bénéficiaires des paiements facilitent la comptabilisation des paiements. Le programme est alors capable d établir des propositions automatiques d écritures. Des écritures en monnaies étrangères et des écritures d extournes sont également possibles. Dans le meilleur des cas, l utilisateur ne devra traiter le document qu une seule fois. Le traitement et la comptabilisation des paiements dans la Comptabilité financière ou dans la CofiLight ABACUS se fera automatiquement.
EXTRAITS POUR LES INFORMATIONS SUR LES COMPTES ABACUS Electronic Banking aide l utilisateur à travailler efficacement et lui permet d aller chercher régulièrement toutes les informations sur les comptes des différents établissements financiers. Si des informations sont nécessaires entre temps, il est possible d actualiser chaque information à tout moment. L utilisateur peut lui-même exploiter et préparer à tout moment les mouvements de comptes.
17 Toujours up to date ABACUS Electronic Banking permet d avoir un aperçu de tous les comptes à tout moment. Avec la présentation de chaque établissement financier et de chaque compte dans un Look Explorer, toutes les informations nécessaires à la disposition des liquidités sont visibles d un seul coup d œil. Grâce à l interaction des bases de données locales et des écritures pré-évaluées selon les instituts, les transactions déjà imputées ou à venir sont visibles à tout moment. Un clic de la souris sur les positions actuelles permet d afficher les détails des transactions jusqu au niveau des mouvements. Les postes ouverts et les débiteurs sont bien suivis Non seulement les extraits de compte mais également les données BVR peuvent être obtenus de manière entièrement automatisée depuis les établissements financiers concernés. Grâce à la possibilité d importer automatiquement les paiements des clients dans la Comptabilité des débiteurs, il n y a plus de travail de saisie et l employé a plus de temps pour le contrôle des factures ouvertes. L utilisateur détermine lui-même la périodicité pour aller chercher les informations BVR sans voie postale et sans disquette.
DEFINITION DES REGLES DE SIGNATURES La définition des règles de signature possède une importance particulière dans l'electronic Banking d'abacus. Les règles de signature dans les entreprises sont si multiples, que l'electronic Banking doit s'y adapter et cela de manière flexible.
19 Autorisation Avec les groupes de signatures, les signatures individuelles et collectives ou les limites de jour, ABACUS Electronic Banking propose un concept flexible pour présenter les règles de signatures d une entreprise. Le programme ne se limite pas seulement au modèle classique de la signature individuelle et / ou de la signature collective avec ses deux niveaux, mais offre beaucoup plus de possibilités. > Un utilisateur peut avoir aussi bien une signature individuelle qu une signature collective avec différentes limites sur le même compte. > Les modèles de signatures, qui existent dans les pays de l Union Européenne, peuvent être représentés. Exemple: Collectif A ne peut signer qu avec Collectif B. > Les groupes de signatures sont utiles lorsque différents départements utilisent le même compte. Le regroupement des utilisateurs évite que deux utilisateurs contresignent un ordre de paiement, bien qu ils puissent contresigner selon le modèle classique. La flexibilité de définition des règles de signatures permet d attribuer un compte à un utilisateur ou un utilisateur à un compte exactement comme cela est nécessaire dans l entreprise.
CASH MANAGEMENT Planification des liquidités, dispositions, Cash- Pooling avec ABACUS Cash Management, l utilisateur a les finances bien en main.
21 Transparence des liquidités Utilisation maximale des informations disponibles - ABACUS fait en sorte que les dernières données des différents établissements financiers soient disponibles. Le Cash Management combine ces données avec les documents de la Comptabilité des créanciers et des débiteurs et indique comment les soldes des différents comptes pourraient varier dans les prochains 60 jours. L utilisateur détermine quelles informations (comptes, mandants) devront être prises en compte dans les extraits et avec quel espace temps jusqu au max. 60 jours à l avenir ces extraits devront s effectuer. Il est également possible de définir un utilisateur Cash Management qui pourra avoir accès à ces informations. Il existe une interface qui permet de reprendre les données issues d applications tierces dans le Cash Management. Elargissement prévu pour le Cash Management A l avenir, pour préparer les besoins de liquidités, les commandes du module Achat de la Gestion des commandes pourront également être prises en compte et les positions à facturer du module Vente et du programme Gestion des projets et prestations pourront être reprises.
LOGICIELS INTÉGRÉS POUR RÉPONDRE À TOUS LES BESOINS Produits tiers / Solutions individuelles Programmes de messagerie Intranet, Internet Systèmes de saisie des heures Interfaces standard Moteur de recherche Syst. de notification Scanning des rapports E-Commerce E-Business EBPP Gestion de l'information Workflow Gestion des commandes Gestion de la production Gestion de projets / prestations Services après-vente / SAV Comptabilité des débiteurs Comptabilité des créanciers Comptabilité financière Comptabilité analytique Electronic Banking Comptabilité des immobilisations Comptabilité des salaires Ressources Humaines Archivage / Signature électronique Gestion des adresses / CRM
FICHE TECHNIQUE Formats Suisse / Allemagne > DTA > BVR type 3 > AZV > IPI > BVR type 4 > IZV > OPAE > RD / RD+ > Virement standard Euro > SWIFT MT100 > DKU > Exportation CSV Interfaces de communication > MultiCash > FTAM (DE) > Banques RBA (IFT) > UBS > ONBA > Mammut SBS > Raiffeisen-Direct > Intersystem BVI > Yellownet Etablissements financiers supportés Vous trouverez la liste actuelle des établissements financiers supportés pas ABACUS Electronic Banking sur la page d accueil www.abacus.ch sous Applications / Electronic Banking, dans la rubrique Download. Formats pour les transactions financières Vous trouverez les formats utilisés dans ABACUS Electronic Banking pour le DTA sous www.sic.ch. Configuration requise Vous trouverez les recommandations actuelles du système sur la page d accueil d ABACUS www.abacus.ch/support dans le document Recommandations Système. ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier la configuration requise et le volume de données dans les nouvelles versions du programme.
ABACUS Research SA, Business Software Av. de la Gare 20, CH-1003 Lausanne Tél. 021 340 72 18, Fax 021 340 72 19 www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software Ziegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. Gallen Telefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch info@abacus.ch Ecknauer + Schoch ASW / OS 1 500-10.07