Sage 200 ERP Solution ERP globale pour PME-PMI suisses avec modules de gestion des finances et du personnel intégrés.

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2 Sage 200 ERP Solution ERP globale pour PME-PMI suisses avec modules de gestion des finances et du personnel intégrés. 1

3 CRM page 10 Vente page 6 Solutions sectorielles Achat page 8 Intégration à des solutions partenaires Compétences ERP Compétences dans les projets Services Commerce page 8 Connexion à des solutions tierces Connect Gestion des processus E-services page 7 Controlling Sage Cockpit page 11 Photo page titre : Bruno Küchler Toutes les personnes présentées sur les photos publiées dans cette brochure sont des collaboratrices et collaborateurs de Sage Suisse. 2

4 Sage 200 ERP est un logiciel de gestion intégré, «Les PME suisse éprouvé et utilisé par des milliers de PME-PMI suisses qui peuvent l étendre par étapes pour des secteurs obtenir une solution globale de gestion les plus divers d entreprise. Elle leur garantit un roulement rapide des marchandises, des coûts de stockage travaillent avec réduits et une transparence maximale du suivi des clients et du service à la clientèle. Sage 200 Sage 200 ERP.» ERP a été développé en étroite collaboration avec des spécialistes chevronnés de la logistique et de Martin Regli, Managing Director Medium Business la gestion commerciale et s appuie sur les bases juridiques helvétiques. Cette solution standardisée, automatisée et conçue sur mesure pour différents secteurs est disponible en quatre langues, ce qui lui permet d être utilisée dans pratiquement toutes les entreprises suisses. Les clients qui optent pour Sage 200 ERP peuvent en outre compter sur des chefs de projet Sage hautement qualifiés qui sauront transcrire leurs exigences en matière de gestion commerciale et de logistique modernes dans Sage 200 ERP avec la plus grande précision et efficacité. 3

5 Sage 200 ERP : conçu sur mesure pour satisfaire les besoins des exploitations commerciales Sage 200 ERP est une solution intégrée conçue de manière homogène pour assurer une gestion commerciale efficace et continue qu il est possible d étendre par étapes pour obtenir une solution globale de gestion d entreprise. Aujourd hui, les commandes doivent être exécutées rapidement, car la concurrence est trop rude pour se permettre des inefficacités et des doublons. Il faut donc des solutions logicielles qui suivent l ensemble du processus et qui s adaptent aux besoins de l entreprise. C est le cas de Sage 200 ERP qui compte depuis des années parmi les solutions ERP leaders sur le marché des PME suisses. Ce logiciel, qui s adresse aux entreprises de 30 à employés, est principalement fondé sur des fonctions standard, ce qui lui permet de s adapter aux secteurs les plus divers. Cette solution est composée des modules Vente, Achat et Commerce spécialement développés pour satisfaire les besoins des entreprises commerciales : de la petite exploitation avec facturation, en passant par l entreprise gérant un assortiment complexe et des numéros de série, jusqu aux grandes organisations avec factures d abonnements. De plus, elle a d ores et déjà été perfectionnée pour de nombreuses branches plus importantes comme la vente et la vente en gros de matériaux de construction, la vente en gros de boissons, de denrées alimentaires et de spiritueux, sans oublier le commerce technique en gros et le commerce de détail. De sa réception jusqu au service après-vente, Sage 200 ERP gère et actualise en continu toutes les données relatives à une commande. Les procédures récurrentes sont automatisées dans le flux de travail conformément au processus, ce qui évite les sources d erreur et les doubles saisies et augmente l efficacité comme la productivité. Visuellement, Sage 200 ERP ressemble aux logiciels de MS Office dont il a repris le concept d interface utilisateur dit en ruban. L interface «Look and Feel» du logiciel est moderne, son utilisation est intuitive et claire. De ce fait, l utilisateur trouve rapidement les commandes et peut travailler aisément. Sage 200 ERP assure l intégration complète de Sage 200 Finance (comptabilité financière et de gestion), ce qui permet de ne saisir qu une seule fois des informations relatives aux clients et de traiter ou de consulter les justificatifs et les données dans différents départements. Ce logiciel apporte donc une aide précieuse pour tout ce qui concerne les conditions de commande et de livraison d un client. Pour une solution de gestion globale, Sage 200 intègre également Sage 200 Personnel avec gestion des salaires. 4

6 Le succès Eprouvé dans la pratique programmé pour l avenir Cela fait dix ans déjà que Sage 200 ERP est utilisé dans les PME suisses des secteurs les plus divers. Grâce à sa grande diffusion et à notre étroite collaboration avec des spécialistes, nous suivons les tendances en matière de logistique et de gestion commerciale et ce, indépendamment du fait qu il s agisse d adaptations ou de nouvelles exigences sur le plan technologique. Roger Meier 5

7 Vente : les informations coulent de source Le module Vente est le noyau de Sage 200 ERP. C est ici que sont saisis et traités tous les documents relatifs à une commande et ce, conformément aux processus établis. Une présentation très claire des flux de documents permet une vue d ensemble immédiate de toutes les commandes d un client. Traitement efficace des documents de vente Le module Vente de Sage 200 ERP est prêt pour tous les documents importants dans le cadre du traitement d une commande : devis, confirmations de commandes, bulletins de livraison, factures et autres documents peuvent être rapidement saisis par le biais d un masque de saisie et vérifiés avant d être imprimés. Le logiciel offre notamment la possibilité d attribuer plusieurs adresses et personnes de contact pour la livraison, le transport, la commande et la facturation. Les conditions de livraison, y compris les tarifs des colis postaux et du fret, peuvent être saisies en différentes monnaies, tandis que le logiciel les convertit automatiquement dans la devise de base. Les conditions de paiement sont gérées à plusieurs niveaux, et le logiciel propose chaque fois le taux de TVA correspondant. Il permet en outre de retrouver en tout temps les données de base d un client (positions d articles, prestations, etc.). Les documents enregistrés peuvent être copiés comme modèles pour éviter une nouvelle saisie. Ce module propose également des lignes vides pour ajouter des indications qui peuvent, au besoin, être intégrées sous forme de textes standards dans des documents et être imprimées. Les totaux intermédiaires, les rabais et les suppléments sont tout aussi faciles à calculer et à intégrer lors de l impression où ils apparaîtront proprement. Enfin, les modes de saisie adaptables, le flux de documents visualisable ainsi que la possibilité d adapter les adresses et les conditions dans l en-tête du document assurent un maximum de confort et de gain de temps à toutes les phases de la saisie des commandes. Grâce à l intégration parfaite des applications MS-Office, tous les documents peuvent être exportés directement dans les modèles préétablis pour y être imprimés. A l inverse, les données de base, les prix ou les documents peuvent être convertis dans Excel et Word et importés via Connect dans le module Vente. Ici, il est tout aussi facile de traiter des gros volumes, d élaborer dans les délais des contrats-cadres, des documents standards et des abonnements que d envoyer des offres et des confirmations de commandes directement via . De plus, ce module comprend un système de paiement électronique EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment) qui permet le traitement électronique des factures à toutes les étapes, paiement compris. Structure transparente des prix et des rabais Le module Vente de Sage 200 ERP permet aux entreprises de structurer et de gérer de manière individuelle leur système complexe de prix et de rabais. Le logiciel permet en effet de standardiser les prix et les rabais selon les prix unitaires, les niveaux de prix et les prix spéciaux ainsi que de définir les prestations de service pour les clients, les groupes et les Edwin Bütikofer 6

8 La solution Universalité de conception modularité d utilisation Cette solution ERP indépendante des secteurs s adresse principalement aux entreprises commerciales et satisfait leurs exigences en matière de gestion moderne des commandes. Elle est disponible en quatre langues (français, allemand, italien et anglais) et sa conception modulaire lui permet de s adapter sur mesure aux besoins et aux processus individuels de chaque entreprise. projets, mais également de réaliser des actions sur les prix limitées dans le temps. Les clients qui travaillent avec Sage 200 Finance se voient proposer le calcul correspondant dès la saisie de la commande. Ils peuvent ainsi contrôler en tout temps l ensemble des documents jusqu à la comptabilité débiteurs et accéder à des informations concernant le client comme sa limite de crédit, sa moralité de paiement et ses factures ouvertes. Assurer un suivi individuel et conforme aux besoins du client La saisie de tous les mouvements assure un historique sans lacunes des commandes d un client et permet aux collaborateurs des ventes de préparer au mieux un entretien. Le module est conçu de sorte à permettre une gestion individuelle de chaque profil client. Il est ainsi possible, par exemple, de tenir compte et de traiter efficacement des demandes particulières comme la livraison d échantillons, les consignations, les souscriptions ou les exportations. L union du module Vente avec les modules Achats et Commerce assure un confort supplémentaire, par exemple, avec l affichage d une livraison supplémentaire qui peut être immédiatement libérée. Aperçu des avantages Vue d ensemble de toutes les phases de la commande grâce à l affichage du flux de documents Saisie des documents productifs et sans erreurs Systèmes de prix et de rabais très précis Commandes correctement exécutées grâce à une automatisation étendue Fonctionnalités e-commerce (système de paiement électronique EEBP, intégration webshop) qui garantissent une efficacité maximale en matière de gestion commerciale Intégration du webshop PhPepperShop Le nombre d entreprises qui réalisent une partie de leur chiffre d affaires sur Internet ne cesse d augmenter. C est pour répondre à cela que Sage 200 ERP intègre PhPepperShop, l une des applications de boutique en ligne les plus appréciées. 7

9 Achat et gestion commerciale : tout est sous contrôle Les modules Achat et Gestion commerciale sont entièrement intégrés dans Sage 200 ERP, ce qui permet un degré d automatisation élevé dans les processus de commande et de gestion des stocks. Achat : une coordination juste à temps Plus les délais de livraison sont courts, plus les frais de stockage sont bas : tel est aussi l objectif de la politique en matière d achats. Le module Achat de Sage 200 ERP offre les meilleures conditions pour ce faire. Le lien entre les données d achats et de vente gère la disponibilité des marchandises et optimise l état des stocks. Les propositions de commandes s adaptent individuellement et sont déjà intégrées dans la saisie des commandes. Cela permet d effectuer les achats en fonction des besoins et en tenant compte de facteurs d acquisition tels que les quantités minimales et maximales ou le moment de la commande. Comme le module Vente, le module Achat offre lui aussi un suivi transparent des documents ce qui permet d avoir rapidement une vue d ensemble de toutes les commandes passées auprès d un fournisseur. Les données relatives à un fournisseur sont automatiquement reprises dans le module qui se charge également de compléter toutes les informations relatives aux achats. Cela comprend donc tant la gestion et le calcul du prix rendu et des coûts de livraison (dédouanement et autres taxes compris), que la possibilité d importer directement et de tenir à jour les prix catalogues et les données relatives aux articles des fournisseurs. De plus, le logiciel gère les arrivées des commandes de manière centralisée et les répartit dans les stocks correspondants. La formation et la dissolution de stocks résiduels est facile à contrôler, et les livraisons à effectuer sont confirmées sur simple pression d une touche. Les factures entrantes peuvent elles aussi être contrôlées directement dans le module Achat. Allié avec la comptabilité créditeurs de Sage 200 Finance, le module permet le contrôle des mouvements, la présaisie et la libération des livraisons. ainsi que sur les unités de produits sont accessibles et actuelles, ce qui permet d évaluer les quantités, les prix ou les rabais en fonction des besoins. Ce module gère de façon centralisée les mouvements de marchandises, effectue le contrôle d inventaires et gère les états des stocks avec une précision maximale. Il est ainsi possible, par exemple, d attribuer les mêmes articles à différents entrepôts, de gérer des stocks de consignation ainsi que des numéros de série et de charges accompagnés d un historique (reprises, réparations, livraisons, etc.). Les assortiments de produits pour les ventes ou les achats sont tout aussi faciles à générer que les unités de quantité et d emballage par article. Enfin, les justificatifs de vente et d achat peuvent être générés directement depuis la base d articles et les commandes libérées. Aperçu des avantages Disponibilité optimale des marchandises grâce au lien entre les données de vente et d achat L achat juste à temps des marchandises permet de réduire les frais de stockage Achats optimisés grâce à la vue d ensemble des conditions des fournisseurs Compétence de vente accrue grâce à la vue d ensemble des états des stocks, des stocks résiduels, des réservations, etc. Gestion commerciale : vraiment optimale Le module Commerce est le chaînon qui relie les modules Vente et Achat en assurant la gestion centralisée de toutes les données relatives aux articles, aux clients et aux livraisons. Présentée de manière claire, la gestion des données de base renseigne en tout temps sur les mouvements et les mutations. Les informations sur les états et les emplacements des stocks 8

10 L architecture Gestion centralisée disponibilité décentralisée Sage 200 ERP est principalement basé sur des fonctions standards. Les modules sont conçus de manière homogène et les données sont gérées en temps réel. Que ce soit à la vente, aux achats ou au service clients, tous les collaborateurs peuvent en tout temps accéder aux mêmes mises à jour des informations et des données. Michael Kunz 9

11 Gestion des relations clients et informatique décisionnelle : soigner et cultiver les relations clients Le marketing individualisé et le suivi clients constituent aujourd hui d importants facteurs pour que les clients d un jour deviennent de fidèles clients de toujours. Des solutions modernes telles que Sage CRM et Sage Cockpit, qui s intègrent entièrement dans Sage 200 ERP, apportent ici une aide précieuse. Sage CRM : agir avec plus de succès sur le marché Sage CRM comprend les trois modules Marketing, Distribution et Service à la clientèle qui travaillent tous avec la même base de données. Les informations relatives aux clients, aux rendezvous et aux délais, aux tâches, aux activités marketing et aux finances sont saisies de manière centralisée et accessibles en tout temps dans leur version la plus actuelle. Grâce à la saisie systématique des données, les mesures publicitaires et promotionnelles telles que les annonces de produits, les actions sur les prix, les invitations à des événements et bien plus encore sont plus faciles à planifier et à réaliser en fonction des groupes cibles. Comme elle est entièrement intégrée à Sage 200 ERP, la solution CRM garantit aussi jour après jour un conseil à la clientèle compétent et bien informé que ce soit à la vente ou au service clients. Cette solution entièrement basée sur Internet est à la pointe de la technologie. Elle est dotée d une interface TAPI (Telephony Application Programming Interface) pour les applications téléphoniques et supporte les communications Voice Over IP. Les entreprises peuvent ainsi réaliser leurs actions de marketing téléphonique avec leurs propres collaborateurs des ventes. La fonctionnalité de lettres en séries de Sage CRM et l assistant contribuent à mettre en œuvre avec succès les mesures publicitaires. La fonction MapKit, qui donne une représentation cartographique de la structure de la clientèle en fonction du chiffre d affaires et des secteurs d activités, apporte elle aussi une aide précieuse. L entreprise peut ainsi gérer ses campagnes de manière régionale et déceler rapidement de nouveaux potentiels de clients. Enfin, Sage CRM offre un lien direct avec TwixTel, MapSearch, Internet Explorer et Outlook, ce qui permet de reprendre directement dans Sage CRM des données et des informations importantes concernant les contacts clients. Les activités marketing réalisées sont saisies de manière centralisées, et les résultats des campagnes peuvent être évalués sous de nombreux aspects. Daniel Käser 10

12 La philosophie Fondés sur des standards utilisables individuellement Il ne suffit plus d espérer fidéliser les clients pour établir des relations d affaires durables. Aujourd hui, le suivi de la clientèle doit être proactif. Sage 200 ERP est principalement fondé sur des standards. Grâce à l intégration de Sage CRM et de Sage Cockpit, il réunit les conditions pour assurer durablement les meilleures relations avec les clients. Sage Cockpit : l informatique décisionnelle pour la gestion des commandes Sage Cockpit est un système d évaluation intelligent qui permet un controlling lucide pour la gestion des commandes. Sur simple pression d une touche, il fournit en effet une série de chiffres-clés et de statistiques permettant d identifier aisément les coûteux invendables ou de planifier et de réaliser des campagnes de vente ciblées. Il est tout aussi facile d établir une liste des meilleures et des plus mauvaises ventes selon les assortiments, les régions et les équipes de vente. Cela permet, par exemple, de planifier une campagne en privilégiant certains articles ou d éliminer de l assortiment les articles qui se vendent mal. De plus, Sage Cockpit détermine rapidement les articles qui incitent souvent à des achats supplémentaires pour prévoir des campagnes de ventes incitatives ciblées. Aperçu des avantages un suivi clients professionnel pour une plus grande fidélisation des collaborateurs bien informés pour une compétence accrue un meilleur marketing grâce à des mesures mieux ciblées une meilleure planification des ventes grâce à des évaluations pertinentes Cette solution business-intelligence fournit en outre la progression des ventes article par article et de la clientèle sur l axe temporel, ce qui permet de reconnaître les tendances négatives en un clic. Cette solution est entièrement compatible pour le web et s utilise via Internet ou Intranet avec un navigateur, sans nécessairement installer le système Sage 200 ERP. 11

13 Sage 200 Finance et Personnel : du système ERP à la solution globale de gestion d entreprise Utilisé avec les modules Sage 200 Finance et Sage 200 Personnel, le logiciel Sage ERP devient une solution globale de gestion d entreprise qui permet de couvrir toutes les activités et toutes les tâches d une exploitation. Sage 200 Finance : le nerf de la gestion stratégique d entreprise Les PME suisses qui veulent s imposer avec succès dans un environnement économique complexe ont besoin d une gestion financière et d un controlling qui fonctionnent bien. Aujourd hui, une entreprise ne peut plus se contenter d une comptabilité isolée ; elle a besoin d un instrument financier permettant d évaluer en profondeur la situation des coûts et des bénéfices dans chaque département afin d appliquer des mesures planifiées et de les contrôler. Autrement dit, il lui faut un logiciel de comptabilité qui lui apporte plus. Sage 200 Finance est une solution sûre et stable entièrement intégrée dans Sage 200 ERP qui lui apportera un soutien optimal. Sage 200 Personnel : priorité aux personnes Dans un pays de services comme la Suisse, les départements des ressources humaines apportent une contribution non négligeable à la chaîne de valeur ajoutée d une entreprise où les personnes et leur évolution sont prioritaires. Sage 200 Personnel donne une présentation en continu de la «carrière» d un collaborateur : recrutement, entrée en service, salaire, qualification, développement et départ. A partir de là, le logiciel a été organisé sur la base des quatre modules harmonisés que sont la Gestion du personnel et des salaires, le système d informations personnel PIS, la gestion des dossiers personnels PDM et le controlling du personnel. Le module salaires de Sage 200 compte parmi les logiciels de gestion de salaires les plus utilisés dans les PME suisses. Sage 200 Personnel fournit toutes les informations importantes pour une gestion moderne du personnel sur simple pression d une touche. Toutes les données personnelles et relatives aux salaires ne sont saisies qu une seule fois et gérées de façon claire pour être toujours à jour. Cette solution est conçue de façon modulaire et s adapte sur mesure aux exigences de l entreprise qui l utilise. Comme Sage 200 ERP, sa présentation est similaire à celle de MS Office dont elle a repris le concept d interface utilisateur en ruban. Toutes les données de Sage 200 Personnel peuvent être exportées aisément dans les documents des logiciels Office tels que Word, Excel et autres. Les procédures administratives récurrentes sont axées sur les processus et automatisées dans un flux de travail ce qui améliore l efficacité en évitant notamment les sources d erreur et les doubles saisies. Enfin, les données et les informations enregistrées peuvent être évaluées sous forme de listes et de statistiques établies sur simple pression d une touche. Sage 200 Finance et Sage 200 Personnel sont utilisables indépendamment des secteurs et disponibles en français, en allemand, en italien et en anglais. 12

14 Notre promesse Au service de la pratique avec cœur et expérience Sage 200 ERP a été développé en collaboration avec des spécialistes de la logistique et de la gestion de marchandises. Sa mise en œuvre dans votre entreprise est assurée par nos chefs de projet chevronnés. Avec notre vaste expérience et notre manière de procéder professionnelle par étapes clairement définies, les PME-PMI bénéficient d une réalisation rapide et compétente de leurs projets ERP ainsi que d un suivi sans faille. Eveline Vogel 13

15 Sage 200 : une solution globale qui a fait ses preuves Sage 200 Finance satisfait les besoins des départements financiers les plus exigeants et fait partie intégrante de Sage 200 ERP la solution modulaire et hautement évolutive de gestion globale pour PME-PMI suisses qui convient à toutes les entreprises quels que soient leur secteur d activité et leur taille. Avec les modules Finance, Commerce et Personnel, Sage 200 ERP offre un système informatique complet et interactif à la pointe de la technologie. Chacun des trois modules de gestion peut être utilisé comme solution indépendante pouvant être configurée individuellement. Si Sage 200 ERP compte parmi les solutions ERP les plus appréciées, c est bien la preuve de la compétence élevée que Sage a injectée dans le développement de ce logiciel. La possibilité d intégration totale de Sage 200 Finance et de Sage 200 Personnel permet la réalisation par étapes d une solution globale qui a déjà fait ses preuves dans des milliers de PME suisses des années durant. Sage 200 Premium Pack Le programme de services et de prestations de support de premier plan Sage 200 Premium Pack offre une parfaite sécurité et une grande protection de l investissement. Ce pack de prestations comprend une mise à jour gratuite du logiciel pour qu il soit toujours au niveau le plus récent. De plus, les clients profitent de réductions attrayantes sur l ensemble des cours de la Sage Academy qui, outre des cours sur les produits, offre des formations spécialisées, notamment sur le thème du droit du travail. Développée pour le terrain avec des professionnels du terrain, cette solution est implémentée dans les entreprises par nos spécialistes informatiques chevronnés. Une procédure standardisée qui a fait ses preuves des milliers de fois dans la pratique garantit une implémentation efficace et une productivité rapide. Notre équipe élabore des solutions et se charge de la gestion du projet à toutes les étapes, de la planification jusqu au démarrage productif. Enfin, nos chefs de projets apportent leur soutien aux entreprises qui le désirent lors des bouclements de fin d année ou lors d un changement complet avec mises à jour ainsi que lors d adaptations spécifiques. 14

16 Finance Commerce Personnel CRM Compétences ERP Compétences dans les projets Services Cockpit Solutions sectorielles Gestion des processus Intégrations Connect Admin Finance Comptabilité générale Comptabilité débiteurs et créditeurs Comptabilité des investissements Décomptes de coûts, de projets et de prestations Controlling Personnel Gestion des salaires et du personnel Gestion des dossiers du personnel Système informatique de gestion du personnel Gestion des absences Controlling Commerce Vente Achats Gestion des marchandises Service Controlling Cockpit / BI Controlling Rapports individuels MIS Gestion des processus Flux du travail Admin Gestion des utilisateurs Droits d accès Intégrations Connexions fournisseurs tiers API Solutions sectorielles Sage Administration EMS / Sage Dossiers de soins Denrées alimentaires Boissons et spiritueux Grossistes CRM Gestion des contacts Marketing et vente 15

17 OneSolutions SA Route de Pra de Plan Châtel-St-Denis Tél