DEMANDE DE COACHING EN MANAGEMENT VOTRE PROPOSITION DE PROJET MAN-378 Chaque groupe qui souhaite bénéficier d un soutien par le coaching dans la réalisation de son projet doit présenter à l IFJ une description approfondie de ce projet en reprenant dans un document chacune des rubriques indiquées ci-dessous (R1 à R10) et en le défendant oralement devant un jury. Les questions abordées sous chaque rubrique sont là pour guider vos réflexions mais ne doivent pas être reprises telles quelles dans votre document. Ce document que vous rédigerez vise donc à vous permettre d élaborer ou de peaufiner l organisation et la structuration de votre projet et sera utilisé comme support d évaluation par le jury chargé de déterminer les projets qui bénéficieront d un coaching en management. Les critères qui guideront le jury dans la sélection des projets sont les suivants : Il s agit d une initiative qui, par l application d outils ou de techniques de management / de gestion des ressources (matérielles, financières, humaines), permettra d améliorer sensiblement la qualité et l efficacité de la justice. Le projet visé promeut des collaborations et échanges d informations, d outils et/ou de compétences entre professionnels de la justice. A ce titre, le projet est initié et présenté conjointement par des duos (ou groupes) composés de magistrat(s) et de greffier(s) et/ou secrétaire(s) de parquet issus d une même juridiction ou de juridictions différentes. Le projet doit être réaliste (praticable et atteignable sur la période janvier 2016 décembre 2016). Il est suffisamment préparé (objectifs, groupes cibles, moyens et intervenants nécessaires, calendrier). Le suivi d un coach, expert en management, est particulièrement indiqué pour le mener à bien. Le projet a une valeur d exemple et peut inspirer d autres acteurs. Dans le cas où votre projet serait sélectionné, vous pourrez bénéficier de l appui d un coach durant, en moyenne, 6 séances sur la période de janvier 2016 décembre 2016. Dans ce cas, vous vous engagez à : Transmettre, au plus tard fin juin 2017, à l IFJ et aux autres participants du projet un rapport faisant état des réalisations effectuées à travers le projet mis en place, de ses impacts et d un retour sur l organisation et les méthodes de mise en œuvre de ce projet. Les différents rapports seront compilés et publiés dans une brochure au cours de mai 2016. Des instructions relatives à la forme et au contenu de ce rapport seront transmises plus tard aux participants. Conformer la réalisation de votre projet à la ligne du temps que vous aurez établie. Présenter ce rapport lors d un forum d échange, en présence d invités extérieurs, qui aura lieu au cours de mai 2017. 1
Respecter la période de réalisation du projet (septembre 2015 juin 2016). Par conséquent, vous devez définir un projet dont les résultats pourront être pleinement atteints à l issue de cette période. Votre proposition de projet définitive est attendue pour le 30 septembre 2015 au plus tard (mailto : bruno.bossaerts@igo-ifj.be). PROPOSITION DE PROJET Intitulé de votre projet:... I. CONTEXTE DU PROJET (R1) Dans cette rubrique, il vous est demandé de préciser le contexte et la justification du projet. Quelles raisons vous ont poussés à démarrer / proposer ce projet? A quel(s) besoin(s) liés à l amélioration de votre environnement de travail et de son fonctionnement votre projet entend-t-il répondre? Le projet représente-t-il ou crée-t-il des opportunités? Comment résumeriez-vous l intérêt / l importance de votre initiative? Le projet fait-il partie d un projet plus global? Précisez en les différentes étapes. S agit-il d un projet qui fait partie d un programme déjà établi de façon plus large? Ce projet s intègre-t-il dans le plan de gestion d un tribunal/parquet ou toute autre forme de plan organisationnel ou de réforme? Le projet contribue-t-il à la réalisation d un but stratégique? Avez-vous déjà entamé partiellement ce projet? Si oui, veuillez expliquer ce qui a déjà été réalisé et quels en ont été les résultats. II. PLANIFICATION DU PROJET A. BUT (R2) Dans cette rubrique, il vous est demandé de décrire le plus exactement possible le ou les objectifs auxquels votre projet entend répondre. Quels sont les buts de votre projet? Que souhaitez-vous atteindre par la mise en œuvre de votre projet? Pourquoi votre organisation souhaite-t-elle mettre en place un tel projet? Quel est le but final? Est-ce un objectif d un projet plus global? Quel impact positif attendez-vous de votre projet? Attendez-vous d autres effets? Qui tirera avantage du projet? 2
Allez-vous évaluer si le ou les objectifs ont été atteints? A quel moment pensez-vous pouvoir vérifier si le / les objectifs ont été atteints? Comment comptez-vous faire cette évaluation/vérification? B. RESULTAT (R3) (= ce qui sera réalisé, produit) Dans cette rubrique, il vous est demandé de décrire les productions concrètes de votre projet. Qu est-ce qui sera réalisé? Qu est-ce qui sera concrètement fait (par exemple : un produit spécifique, un système de gestion, une nouvelle section, des processus améliorés, des mesures appliquées, etc.). A quelles exigences le résultat devra-t-il répondre? Le résultat de projet (R3) permet-il d atteindre les objectifs définis en R2? Le résultat de projet (R3) suffit-il à atteindre les objectifs définis en R2? C. LIMITATION DU PROJET (R4) (= ce qui ne sera pas réalisé) Ici, il vous est demandé de clarifier ce qui ne sera pas réalisé dans le cadre de votre projet Qu est-ce qui ne fait pas partie de ce projet? Lors de l opérationnalisation du projet, qu est-ce qui ne sera pas fait/réalisé? Autrement dit, qu est-ce qui ne relève pas du tout du résultat (R3)? Quelles sont les limitations qui vous ont fait prendre la décision de ne pas prendre en charge certains aspects? Les ressources matérielles, financières et humaines jouent-elles un rôle dans cette décision? Expliquez. D. LIEN ET COHERENCE AVEC D AUTRES PROJETS (R5) Dans cette rubrique, vous devez expliciter les liens et la cohérence de votre projet avec d autres initiatives. Dans quelle mesure le projet s intègre-t-il avec des initiatives existantes? Comment mettez-vous en lien votre projet avec d autres projets initiés dans votre organisation (tribunal ou/et parquet)? Y a-t-il un recouvrement avec d autres initiatives? Comptez-vous promouvoir d autres initiatives liées à votre projet en parallèle ou à l issue de celui-ci? Si oui, lesquelles? D autres tribunaux/parquets pourraient-ils tirer parti de vos réalisations? Lesquelles? Pourquoi? 3
E. RISQUES (R6) Dans cette rubrique, il est attendu que vous précisiez les risques que vous tenterez d éviter ou avec lesquels vous devrez compter. Quels sont les risques qui pourraient apparaître lors de l exécution du projet? Comment tenterez-vous de les prévenir ou de les surmonter? Avez-vous déjà songé à une façon de gérer ces risques de façon efficace? F. ORGANISATION DU PROJET : STRUCTURE et ROLES (R7) Dans cette rubrique, veuillez décrire la structure organisationnelle de votre projet en identifiant les rôles et les responsabilités des différents acteurs concernés par le projet (à ce sujet, merci de compléter l annexe svp). En ce qui concerne le rôle du coach en management, celui-ci fait l objet d une rubrique (R8) à part entière. Qui fait partie de l équipe du projet (= les personnes qui mettent en œuvre ce projet)? Qui est le leader de projet? Qui est le mandant / le commanditaire de ce projet? Un comité de pilotage est-il mis en place? Qui est responsable de quel type de communication? L exécution du projet est-elle suivie au sein même de votre organisation? Comment sera monitoré le projet? Qui valide les différents aspects et étapes du projet (par exemple si certaines étapes/activités ont été bien menées)? L équipe de projet donne-t-elle un feedback de son avancement à son organisation? Si oui, à qui est destiné ce feedback et quelle forme prend-t-il? Quels sont les personnes ou sections de votre organisation ou d autres institutions impliquées dans la réussite de votre projet? Quelles sont les collaborations envisagées? Comment comptez-vous susciter leur mobilisation et favoriser la réussite du projet? Comptez-vous faire appel à un ou des experts (autres que le coach)? Si oui, de quel type et pour quoi? G. LE COACH (R8) Afin de déterminer le profil du coach qui sera en mesure de mieux vous accompagner, merci de répondre à ces questions au sein de cette rubrique : Quel est le type d appui que vous souhaiteriez? Quels sont les résultats que vous espérez atteindre à travers un tel appui? Quel est le profil du coach dont vous souhaitez un appui et que vous pensez être le plus adapté pour vous aider à mener votre projet (expérience, savoir-faire, matières et domaines de prédilection, etc.)? 4
Avez-vous des attentes particulières par rapport à l organisation du coaching (horaires, fréquence, disponibilité demandée, méthodologie envisagée, souhaits particuliers par rapport aux outils dont vous pourriez bénéficier, etc.)? H. METHODOLOGIE(S) et ACTIVITES (R9) Ici, il s agit de décrire la méthodologie qui sera suivie ainsi que la suite d activités envisagées pour réaliser le projet de a à z. Le monitoring et la gestion de ces activités en font partie. Allez-vous faire usage d une méthodologie spécifique? Expliquez. Le projet se décline-t-il en sous-projets? Quelles sont les phases (principales) du projet (des sous-projets) et leurs résultats attendus? Quelles sont les activités consécutives/simultanées qui doivent être menées lors de chaque phase et quels en sont les résultats attendus? Dans quelle mesure allez-vous sous-catégoriser chaque partie du projet? A quels moments / périodes souhaitez-vous bénéficier du coaching? Quels sont les ressources à mettre en œuvre pour l exécution des activités mentionnées? Quel système d information sur la gestion comptez-vous mettre en oeuvre? Quelle est la place de la communication? A qui est-elle destinée? Quelles sont les possibilités de rapportage / de feedback sur l avancement du projet prévues? Quelle est la place accordée au feedback? A propos de quoi? A qui? Comment? Quels sont les points importants de décision? Les procédure d approbation quant aux décisions à prendre sont-elles claires? Comment et par qui l atteinte des résultats généraux (R3) et des résultats intermédiaires (R9) sera-t-elle vérifiée? Comment comptez-vous gérer ou vous adapter à des écarts éventuellement constatés (par rapport aux prévisions en termes de qualité, de planning, etc)? I. LIGNE DU TEMPS (R10) Cette rubrique vise à préciser le déroulement du projet et à le visualiser par une ligne du temps. Combien de temps pensez-vous nécessaire à la réalisation de votre projet? Sur une ligne du temps, indiquez la durée estimée et la répartition des activités et phases mentionnées en R9. Notez également les moments / périodes de coaching. Quelles sont les différentes échéances importantes? Comment seront-elles suivies? Par qui? Prévoyez-vous une certaine marge dans votre planification? 5
ANNEXE : DONNEES CONCERNANT LES PARTICIPANTS DU PROJET La ou les juridiction(s) concernée(s) :. Adresse administrative du leader de l équipe de projet...... Nom Prénom Rôle/responsabilité Numéro de téléphone Adresse email 6