Copropriété En consacrant récemment deux recommandations au conseil syndical*, la Commission relative à la copropriété a mis l accent, s il en était besoin, sur l importance de cet organe clé de la copropriété et de son président. En effet, bien que ne disposant pas de pouvoirs propres pour engager le syndicat des copropriétaires, le conseil syndical doit jouer un rôle décisif dans le bon fonctionnement de la c o p ropriété et les relations entre les copropriétaires et leur syndic. Ce qu il faut savoir si, disposant d un peu de temps, vous envisagez de proposer votre candidature à un siège au conseil syndical de votre copropriété. Le conseil syndical et son président Pouvoirs et missions p a r P h ilip p e L é on, c ons u lta n t à La C ha m b re d es Pro p r i é t a i re s UN P I Pa r is - I le d e F ra n c e, et E d d ie Er p s t, a voc a t a u b a r rea u d u Va l - d e - M a r n e 1 Mots Clés Conseil syndical Election Fonctionnement Rôle Pouvoirs DÉSIGNATION DU CONSEIL SYNDICAL Qui peut présenter sa candidature de conseiller syndical? Tout copropriétaire (personne physique ou m o r a l e, usufruitier, nu-propriétaire ) peut faire acte de candidature. Il en va de même pour le conjoint, le partenaire liés par un pacte civil de solidarité (Pacs), le représentant légal (tuteur) ou l un des co-indivisaires dûment mandaté, de tout copropriétaire. Dans le cas où deux conjoints sont propriétaires d un même lot, un seul des deux a le droit d être candidat (J.O. Assemblée nationale, Questions et réponses, 27 janvier 2009, p. 822). Seule exception : le syndic, son conjoint, son partenaire lié par un Pacs, ses ascendants ou descendants, ses préposés, même s ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres titulaires ou suppléants du conseil syndical. Ils ne peuvent pas, non plus, assister aux réunions de cet organe, sauf sur demande du président du conseil syndical. Il est recommandé que le choix des membres du conseil syndical se fasse parmi les copropriétaires représentatifs des différents intérêts existants (copropriétaire occupant, copropriétaire bailleur ) et parmi les copropriétaires qui ont des compétences techniques (comptable, juriste, architecte, professionnel du bâtiment ). Qui désigne les membres du conseil syndical? Les membres du conseil syndical sont désignés 10 REVUE D E L H A B I TAT - M A R S 2011 par l assemblée générale à la majorité de l article 25 de la loi de 1965. Si tous les postes des conseillers ne sont pas pourvus au premier tour, un second vote est alors proposé, à la majorité de l article 24 (conformément à l article 25-1 de la loi). A titre subsidiaire, la désignation des membres du conseil syndical peut être faite par le juge lorsque aucun candidat n obtient la majorité requise (voir encadré p. 11), en application du dernier alinéa de l article 21 de la loi. Signalons que le libellé de la résolution sur l ordre du jour de la convocation à l assemblée générale appelée à se prononcer sur l élection du conseil syndical doit être «élection» et non pas «renouvellement». En effet, le terme renouvellement sous-entend le maintien des membres déjà en place du conseil sy n d i c a l, alors que tout copropriétaire peut faire acte de candidature à chaque élection. Le vote est nominatif : les copropriétaires doivent voter sur chaque nom, et non pas pour une liste globale. Qui désigne le président du conseil syndical? Contrairement à une idée répandue, le président du conseil syndical n est pas élu par l assemblée générale, mais par les membres de cet organe, lors de sa première réunion. En pratique, dans les petites copropriétés, cette élection se fait * Recommandation modifiant la recommandation n 13 relative au Conseil syndical (règles générales), Revue de l Habitat, septembre 2010, p. 23, et recommandation n 13 bis concernant les cas particuliers, Revue de l Habitat, février 2011, p. 15.
s o u vent à la fin de l assemblée générale. Précisons que tout conseiller syndical peut déposer sa candidature à cette fonction. Le président est élu à la majorité absolue qui requiert donc, au minimum, la moitié des voix plus une de tous les membres titulaires du conseil syndical. Ce vote est effectué à bulletin secret afin que le vote des conseillers soit totalement libre. Si cette majorité absolue n est pas atteinte au premier tour, le président peut être élu au second tour, avec la seule majorité simple, soit le plus grand nombre de voix pour l un des candidats. Ce vote est également effectué à bulletin secret et a lieu immédiatement après le premier tour, lors de la même réunion. Le président du conseil syndical est un rouage important C est lui qui assure la liaison avec le syndic, qui réunit le conseil syndical, anime les réunions et fait procéder au vote. Le président doit vérifier que ses nom, prénom et adresse sont bien inscrits sur le registre des mandats que le syndic professionnel a l obligation de tenir. Cette indication permet à l organisme garant d informer le président, en cas de cessation de la garantie financière couvrant les activités du syndic. L expérience montre que la fonction au sein du conseil syndical ne suscitant généralement pas les vo c a t i o n s, souvent le conseil syndical remplit sa mission grâce au seul dévouement de son président Le président dispose, en outre de pouvoirs propres qui consistent en : - la possibilité de convoquer une assemblée, en cas de carence du syndic, dans les conditions prévues à l article 8 du décret de 1967 (mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours), d où l importance pour lui d avoir une liste des copropriétaires à jour, - le pouvoir d engager une action judiciaire en référé tendant à la remise de fonds et archives détenus par l ancien syndic, en application de l article 18-2 de la loi de 1965 ; - la réception, es qualité, de toute communication écrite faite au conseil syndical. Par contre, le président du conseil syndical n a aucun pouvoir particulier de décision et/ou d engagement du syndicat des copropriétaires. Il ne doit pas signer d ordre de services ou de contrats (uniquement, celui du syndic, s il est mandaté pour cela par l assemblée). Insistons sur le fait qu il ne dispose pas d un droit de vote double ou prépondérant, même en cas de vote sans majorité. Le président peut être révoqué durant son mandat, à tout moment, par le conseil syndical, à la majorité absolue. Pour cela, une réunion du conseil syndical doit être organisée à la simple demande de l un de ses membres titulaires avec, pour ordre du jour, la révocation du président en place et l élection d un nouveau président. Ce dernier sera désigné aux mêmes majorités successives et selon le LA DÉSIGNATION D UN CONSEIL SYNDICAL EST-ELLE OBLIGATOIRE? En principe, un conseil syndical doit être constitué dans toute copro p r i é t é ( a rticle 21 de la loi de 1965), mais, sauf dans les syndicats coopératifs, l assemblée générale des copro p r i é t a i res peut renoncer à instituer cet o rgane à la majorité de l article 26. La décision de ne pas instituer un conseil syndical peut se concevoir dans les petites copropriétés c o m p o rtant peu de lots où les fonctions de syndic sont souvent assurées par l un des copro p r i é t a i res. En revanche, la suppression du conseil syndical est déconseillée dans les autres copropriétés. Il peut arriver, aussi, que lors de l assemblée générale appelée à désigner les membres du conseil syndical, aucun candidat n obtienne la majorité requise ou encore qu aucun copro p r i é t a i re ne se présente. Dans ce cas, le syndic doit mentionner cette situation dans le procès-verbal de l assemblée et envoyer celui-ci à tous les copro p r i é t a i res par lettre re c o m- mandée avec AR dans un délai d un mois à compter de la réunion. Tout copro p r i é t a i re ou le syndic peut alors, par l intermédiaire d un avocat, former une requête pour informer le président du tribunal de grande instance de cette situation. Le juge désignera alors les conseillers syndicaux parmi les copro p r i é t a i res qui s étaient portés candidats ou, à défaut de volontaires, il constatera l impossibilité d instituer un conseil syndical. L assemblée conserve, bien sûr, le pouvoir de désigner un conseil syndical si des candidatures se présentent par la suite. même formalisme qu indiqué ci-dessus. L ancien président ainsi révoqué restera cependant membre titulaire du conseil syndical. 2 NO M B R E D E C O N S E I L L E RS T I T U L A I R E S E T D U R É E D E S M A N DATS Aucune disposition législative ou réglementaire n impose un nombre minimal de membres du conseil syndical. Il incombe donc au règlement de copropriété, ou à défaut à l assemblée générale, de fixer le nombre minimum et, le cas échéant, maximum, de conseillers sy n d i c a u x. Elire un nombre impair de membres titulaires facilite la prise de décision au sein de cet organe, un nombre de membres pair pouvant aboutir à une égalité, et donc à un blocage (le président n ayant pas, comme on l a dit plus haut, vo i x prépondérante). Ce nombre ne devrait pas, en p r a t i q u e, être inférieur à trois conseillers titulaires, ni supérieur à onze conseillers titulaires, pour une prise de décision démocratique et efficace. Durée des mandats Si la durée du mandat des conseillers syndicaux ne peut excéder trois ans (article 22 du décret de 1967), il est conseillé de confier des mandats d une durée de deux ans. En effet, les assemblées générales annuelles ne sont pas convoquées à date fixe et il peut se passer ainsi plus d une année entre chaque assemblée générale. La prise d effet des fonctions des conseillers (et de leurs suppléants) commence le jour de leur désignation par l assemblée générale des RE V U E D E L H A B I TAT - MA R S 2011 1 1
ELECTION DE MEMBRES SUPPLÉANTS Bien que la loi ne la rende pas obligatoire, la désignation de membres suppléants, dans les mêmes conditions que pour les membres titulaires du conseil syndical, est recommandée (elle peut, d ailleurs, être prévue par le règlement de copropriété). Il pourrait être désigné, par exemple, un suppléant pour trois titulaire s. Quant au nombre minimum de membres suppléants, il devrait être d au moins un conseiller suppléant. La présence de membres suppléants a son utilité en cas de vacance i m p o rtante des sièges des membres titulaires. En effet, selon l article 25 du décret de 1967, le conseil syndical n est plus régulièrement constitué si plus d un quart des sièges devient vacant, pour quelque cause que ce soit (démission du titulaire, décès, vente du lot, révocation). Dans cette hypothèse, il ne sera pas nécessaire de procéder à l élection de nouveaux m e m b res titulaires, les suppléants pouvant alors compléter utilement le conseil syndical. Rappelons, à cet égard, que la vacance de plus du quart des sièges du conseil syndical ne met pas fin au mandat des membres restants : sauf s ils ont été révoqués, il n y a pas lieu de procéder à une n o uvelle élection concernant leur siège (Cass. civ., 3 e, 6 octobre 2010, n 1204). En cas de cessation définitive des fonctions d un membre titulaire, les m e m b res suppléants siégent alors automatiquement au conseil syndical, à m e s u re des vacances, dans l ord re de leur élection et jusqu à la date d expiration du mandat du membre titulaire qu ils remplacent. c o p r o p r i é t a i r e s, pour se terminer le jour de l assemblée générale suivante qui renouvellera les membres du conseil (et leurs suppléants) ou qui désignera d autres conseillers (et leurs suppléants). Ceci afin d éviter toute vacance. Le mandat des membres titulaires et suppléants peut être renouvelé sans limitation aucune en nombre de renouvellement. Le mandat peut être révoqué à tout moment, ou non renouvelé, par l assemblée générale, à la majorité de l article 25. Tout conseiller peut démissionner à tout moment. Il n existe pas de formalisme particulier. 3 FO N CT I O N N E M E N T D U C O N S E I L SY N D I C A L Les règles d organisation et de fonctionnement du conseil syndical ne sont pas fixées par la loi : c est au règlement de copropriété de l immeuble et, à défaut, à l assemblée générale statuant à la majorité de l article 24, de définir celles-ci (article 22, alinéa 1 e r, du décret de 1967). C est pourquoi le formalisme de la convo c a t i o n et des réunions du conseil syndical est variable d une copropriété à l autre. Afin de faciliter le bon fonctionnement du conseil, il est recommandé, lorsque le règlement de copropriété est muet sur ce point, de faire adopter par l assemblée un règlement intérieur prévoyant les règles applicables notamment à la convocation des conseillers, à la périodicité des réunions et aux modalités des d é l i b é r a t i o n s et des votes (pour sa part, La Chambre des Propriétaires UNPI Paris-Ile de France a élaboré un modèle de règlement intérieur de conseil syndical à adapter en fonction de la spécificité de sa copropriété). Le conseil syndical doit s assurer que le syndic a bien réalisé la publicité au fichier immobilier des décisions prises par l assemblée générale et r e l a t i ves à l institution, la composition et le fonctionnement du conseil syndical, en application d un règlement intérieur. Le conseil syndical doit rassembler les i n f o r m a t i o n s, faire le point sur les problèmes qui existent dans l immeuble, en avertir le sy n d i c et faire avancer les dossiers auprès de celui-ci. À cet égard, la communication entre membres de cet organe ainsi qu avec les copropriétaires est un point essentiel. Pour les membres du conseil syndical, celle-ci peut se matérialiser notamment par une convo c a t i o n aux réunions avec un ordre du jour et un compterendu des questions examinées. La Commission r e l a t i ve à la copropriété recommande, quant à elle, de tenir un registre des avis du conseil sy n d i c a l. Vis-à-vis des autres copropriétaires, l information sur l activité du conseil syndical et ses avis peut être assurée par voie d affichage, par la diffusion d une «lettre du conseil syndical», ou encore par Internet. Au t o n o m e, il peut se réunir sur auto-saisine ou à la demande d un copropriétaire pour débattre de certains points. Lorsque le syndic n est pas présent à la réunion, il est utile de lui communiquer un compte-rendu des débats afin de recueillir son avis et ses réponses aux questions posées, pour ensuite faire redescendre l information auprès des copropriétaires. Afin d utiliser au mieux les compétences de ses membres dans les grandes copropriétés, le conseil syndical peut décider de créer des commissions spécialisées dans certains domaines : contrôle des comptes, t r avaux, relations publiques (commission utile n o t a m m e n t pour gérer les impayés de charges ). Le conseil syndical peut également désigner certains des conseillers pour une fonction déterminée (viceprésident, trésorier, secrétaire ) ou pour une mission spécifique. De manière générale, en cas de contentieux pour non paiement de charges, le conseil sy n- dical, en jouant un rôle d apaisement auprès des copropriétaires, est parfois plus efficace que le syndic. Une ou plusieurs personnes peuve n t se charger d aller voir le copropriétaire débiteur et de négocier avec lui un étalement de la dette. Et il est toujours plus facile de débattre d un problème avant, que pendant l assemblée. 4 RÔ L E E T P O U VO I RS D U C O N S E I L SY N D I C A L En vertu de l article 21 de la loi de 1965, le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. Il n a pas le pouvoir de se substituer à l assemblée générale et n a aucun pouvoir décisionnel ; il ne 1 2 RE V U E D E L H A B I TAT - MA R S 2011
peut, pas plus, se substituer au syndic pour la gestion normale de l immeuble Le contrôle est sa fonction essentielle Ce contrôle porte notamment sur la comptabilité du syndicat des copropriétaires, l élaboration du budget prévisionnel, la répartition des dépenses et les conditions dans lesquelles sont conclus et exécutés les marchés de trava u x. Ces missions nécessitent donc la communication des pièces et documents se rapportant à la gestion du syndic de copropriété et à l administration de l immeuble. Le président peut prendre connaissance des originaux et prendre leur copie, sur sa simple demande au syndic, de toutes pièces intéressant le syndicat des copropriétaires, documents afférents à la comptabilité du sy n d i c a t, correspondances et registres concernant la gestion du syndic et à l administration de l immeuble en copropriété ainsi que tous les contrats engageant le syndicat des copropriétaires. Le président du conseil syndical se doit de communiquer les copies de l ensemble des documents et pièces relatifs à la gestion et à l administration de la copropriété, transmis par le syndic. Cette diffusion devra être faite à tous les membres titulaires du conseil syndical, à première demande de ces derniers. Il serait souhaitable que cette diffusion puisse également se faire à tout copropriétaire qui en fera une demande écrite, à un des membres du conseil syndical. Si le président n est pas en possession desdits documents, il a la responsabilité et la charge de les demander au syndic et de les obtenir rapidement. En cas de changement de syndic, une copie du bordereau récapitulatif des documents et archives du syndicat doit être remise au conseil syndical. La consultation du conseil syndical peut être rendue obligatoire par l assemblée générale (article 21 de la loi de 1965) pour la passation des marchés de travaux et la conclusion des contrats dépassant un certain montant. En application de l article 11 du décret du 17 mars 1967, lorsque la consultation du conseil sy n d i c a l est obligatoire, son avis est alors notifié, au plus tard, avec l ordre du jour, dans la convocation de l assemblée générale, pour la bonne information des copropriétaires. Le conseil syndical donne son avis au sy n d i c ou à l assemblée générale sur toutes les questions concernant le syndicat des coprop r i é t a i r e s pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même (pouvoir d auto-saisine). Cette mission d assistance doit être définie, soit dans le règlement de copropriété, soit par une décision spécifique de l assemblée générale. Le conseil syndical doit faire connaître ses avis sur toutes les questions relevant de sa mission, par un écrit signé de tous les membres titulaires du conseil syndical puis les consigner, par ordre chronologique, dans un registre paginé et signé par le président et contresigné par un membre titulaire du conseil syndical présent le jour de l avis rendu. Le conseil syndical doit, chaque année, rendre compte à l assemblée générale de l exécution de ses missions dive r s e s. Ce compte-rendu, qui peut être oral ou écrit, devra être mentionné dans le procès-verbal de l assemblée générale. L ordre du jour des assemblées générales doit être établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Le syndic doit donc e n voyer au président du conseil syndical les demandes d inscription à l ordre du jour. Le conseil syndical contrôle la rédaction des ordres du jour, les résolutions des ordres du jour et les rédige si nécessaire. Il vérifie que tous les ordres du jour notifiés par les copropriétaires au syndic sont bien inscrits dans le projet de convocation de la prochaine assemblée g é n é r a l e. D où l importance de communiquer é g a l e m e n t au président du conseil syndical, en copie, les demandes d inscription à l ordre du jour adressées par les copropriétaires au syndic. Le conseil syndical peut recevoir une délégation de pouvoir de l assemblée générale (à la majorité de l article 25 ou éventuellement 25-1) pour : - effectuer un acte déterminé, comme choisir une entreprise, - décider de dépenses jusqu à un montant fixé par la délégation de pouvoir. Le conseil syndical peut se faire assister par tout technicien de son choix : expertc o m p t a b l e, juriste (article 27, alinéa 2, du décret de 1967). La désignation d un technicien est un droit propre, qui ne nécessite pas l accord de l assemblée générale. 5 CA R ACT È R E G R AT U I T D U M A N DAT E T R E M B O U RS E M E N T D E S F R A I S Le caractère gratuit du mandat de membre titulaire ou suppléant du conseil syndical, tout comme celui de son président, fait que ces fonctions ne donnent lieu à aucune rémunération. Cependant, sous certaines conditions, un remboursement de certains frais pourra être admis. L assemblée générale devra, dans le budget prévisionnel du syndicat des copropriétaires, faire voter par l assemblée générale une ligne de dépenses du conseil syndical, affectée à son f o n c t i o n n e m e n t. Ainsi, conformément à l article 27 du décret du 17 mars 1967, les honoraires des techniciens qui auront assisté le conseil syndical à sa demande (association de propriétaires et copropriétaires, a r c h i t e c t e, avocat, expert-comptable, entre autres exemples) et les frais liés au fonctionnement du RE V U E D E L H A B I TAT - MA R S 2011 1 3
Copropriété conseil syndical conformes à l intérêt collectif (convocations, organisation, aménagement du local ), sont qualifiés de dépenses courantes d administration. Les débours des membres du conseil syndical et de son président dans l exercice de leurs fonctions, ainsi que les dépenses liées au fonctionnement du conseil syndical sont alors payées par le syndic de copropriété, sur présentation des justificatifs, dans les limites du budget de fonctionnement annuel (pas de dépassement possible). 6 RESPONSABILITÉ DU CONSEIL SYNDICAL Le conseil syndical n ayant pas la personnalité morale, sa responsabilité ne peut être recherchée dans sa globalité, mais nécessite une mise en cause de chacun de ses membres à titre personnel. En effet, en tant que mandataires bénévoles du sy n d i c a t des copropriétaires, les membres du conseil syndical peuvent engager leur responsabilité personnelle s ils commettent une faute lourde en relation directe avec le préjudice invoqué contre eux, par le syndicat des copropriétaires. Tel pourrait être le cas, notamment, si le contrôle de la gestion du syndic de copropriété était notoirement insuffisant, ou si une collusion frauduleuse avec le syndic était découverte et prouvée. En revanche, aucun membre du conseil syndical n est responsable de la gestion de l immeuble faite par le syndic de copropriété. Néanmoins, comme le souligne la Commission de la copropriété dans sa 13e recommandation relative au conseil syndical, le caractère gratuit du mandat de conseiller syndical et le rôle essentiellement consultatif des conseillers syndicaux ne rend pas fréquente la mise en jeu de leur responsabilité et, en tout état de cause, est de nature à atténuer cette responsabilité. La police d assurance de l immeuble (multirisque immeuble) pourra inclure la couve rture de la responsabilité de tous les membres du conseil syndical pour les risques liés à l exercice de leur mission. Le coût de cette souscription sera à la charge du syndicat des copropriétaires. 7 CE QUE NE DOIT PAS ÊTRE LE CONSEIL SYNDICAL En conclusion, le conseil syndical (ou le président du conseil syndical) n est pas un syndic bis. Il ne doit pas diriger la copropriété, ni être un directeur des ressources humaines vis-à-vis du personnel de la copropriété. Il n a pas à convoquer les entreprises, à passer les ordres de service, ni à envoyer des courriers aux tiers, sinon il engage sa responsabilité en tant que gestionnaire de fait. De même, le président du conseil syndical doit éviter d entretenir une relation unilatérale avec le syndic. En revanche, le conseil syndical doit être l animateur de la copropriété. Pour cela une relation de confiance est nécessaire entre le conseil syndical, le syndic et les copropriét a i r e s. L instauration d un dialogue dans la copropriété évite souvent des assemblées générales houleuses En copropriété, on ne le dira jamais assez, la communication est un point essentiel. Enfin, être membre d un conseil sy n d i c a l implique de s informer sur l évolution du droit de la copropriété (lois, décrets, décisions de justice) et d être bien organisé. Communiqué NOUVEAU La Chambre des Propriétaires UNPI Paris-Ile de France a élaboré un modèle-type de règlement de fonctionnement de conseil syndical que chaque copropriété peut adapter en fonction de ses caractéristiques. A commander auprès de la Chambre des Propriétaires UNPI Paris-Ile de France, 72-76 rue de Longchamp, 75116 Paris, tél. : 01 47 05 30 99, ou disponible sur place, au prix unitaire de 6,30 e (frais de port offerts). Prix spécial adhérent : 5,40 e. 14 REVUE D E L H A B I TAT - M A R S 2011