BRASSERIES ET LIMONADERIES DU BURUNDI CODE DE CONDUITE BRARUDI SA - Bvd du 1er Novembre, BP 540 Bujumbura tél : (257) 22 215 360 fax : (257) 22 222 948 Route Nationale N 2, BP 115 Gitega tél : (257) 22 402 004 fax : (257) 22 222 948
SOMMAIRE I. Objectif II. III. IV. Domaine d application Responsabilités Respect des lois V. Intégrité dans les affaires VI. VII. VIII. Ressources Humaines Comité d éthique Annexe 2
I. OBJECTIF. La BRARUDI est une entreprise de référence au Burundi. Consciente des obligations que cela entraîne, la BRARUDI a mis en place un Code de Conduite qui indique clairement les règles à respecter par notre personnel et les comportements qu il doit adopter lorsqu il agit au nom et pour le compte de la BRARUDI. II. DOMAINE D APPLICATION. Les dispositions du présent Code de Conduite font partie intégrante du Règlement Intérieur de l Entreprise. A ce titre, il s applique à tout employé de la BRARUDI : agent, manœuvre, opérateur, agent de Maîtrise, cadre et cadre dirigeant. III. RESPONSABILITES. L application du présent code de conduite est de la responsabilité de tous. La BRARUDI a toutefois mis en place un système sécurisé qui permet aux employés de signaler tout manquement ou infraction au code de conduite : - une ligne anonyme ouverte au 22 25 33 55, - des trusted representative. Les actuels trusted representatives sont Cassien Karikurubu (Chef Entretien Electrique) et Bruno Vincenti (Directeur Financier). La société ne tolérera pas de menaces ou tentative d intimidation à l encontre de quiconque aura dénoncé une infraction au présent Code de Conduite.. Un Comité d Ethique, sous la responsabilité finale de l Administrateur Directeur Général et au nom de l entreprise dans son ensemble, assure, la veille de la bonne application du présent code. Le Directeur des Ressources Humaines, au nom de la Direction de l entreprise, est chargé de s assurer que tout le personnel est informé des dispositions du présent code. IV. RESPECT DES LOIS La BRARUDI respecte les lois et règlements du Burundi et exige de ses employés qu ils s y conforment. Elle attend de ses employés un strict respect des lois et règlements en vigueur au Burundi ainsi, que le respect des codes et règlements internes 3
de la BRARUDI notamment, en matière d alcool. Les règles et procédures de la BRARUDI ne peuvent pas être en contradiction avec les lois et règlements du pays. En cas de possible application alternative concurrente, les dispositions les plus contraignantes seront retenues. V. INTEGRITE DANS LES AFFAIRES La BRARUDI insiste sur les principes d éthique dans les affaires, d équité et de transparence. Elle attend de ses partenaires un comportement similaire. 5.1 PREVENTION DE LA FRAUDE «La fraude constitue un acte intentionnel destiné à tromper ou à induire les autres en erreur, dans le but, principalement, d acquérir des bénéfices indus et illégaux au détriment de la société. La fraude peut se traduire par la falsification de documents, l omission ou la dissimulation de faits, le détournement de biens, le vol, le conflit d intérêts, la mauvaise application délibérée des règles comptables etc.» Toutes les transactions effectuées au nom de la BRARUDI doivent être réalisées et enregistrées avec la plus grande exactitude et honnêteté dans les comptes de l entreprise, conformément aux procédures établies. Tout employé de la société est tenu d informer la hiérarchie par tous les moyens des cas de fraudes dont il pourrait prendre connaissance. En cas de doute, il doit s en référer au Directeur des Ressources Humaines ou à l Administrateur Directeur Général. La non-dénonciation prouvée de cas de fraudes dont un employé a pris connaissance peut constituer une faute lourde susceptible de licenciement. La société ne tolèrera pas de menaces ou tentative d intimidation à l encontre de quiconque aura dénoncé une fraude ou tentative de fraude. CORRUPTION «Un acte de corruption se définit comme l acte délibéré d offrir, de promettre ou de fournir de l argent ou des services à un agent public, dans le but d amener celui-ci à agir ou s abstenir d agir dans le cadre de l exercice de ses fonctions officielles afin d obtenir ou conserver des marchés ou autres avantages indus dans la conduite des affaires» Les employés de la BRARUDI ne doivent jamais offrir directement ou indirectement, un paiement, solliciter ou accepter un pot-de-vin ou paiement de complaisance, qu elle qu en soit la forme (y compris sous forme de service). Toute infraction à cette règle constitue une faute lourde pouvant entraîner la rupture du contrat de travail sans indemnités ni préavis et sans préjudice de poursuites péna- 4
les conformément, à la législation burundaise. Les employés de la BRARUDI doivent informer l Administrateur Directeur Général de la BRARUDI ou le Directeur des Ressources Humaines, de toute tentative de corruption ou d extorsion de la part d un agent public. CONFLIT D INTERETS Un conflit d intérêts est une situation où une personne, ou l organisation qu elle représente ou dans laquelle elle a un intérêt, a un intérêt concurrent personnel ou familial, réel, potentiel ou perçu, dans les activités de la BRARUDI. Cet intérêt concurrent peut avoir pour résultat que la personne, ou d autres en relation avec elle ou des entités dans lesquelles elle a un intérêt, soit en mesure de profiter de la situation (sans que la BRARUDI en pâtisse matériellement), ou que la BRARUDI ne soit pas en mesure d obtenir un résultat qui serait dans son meilleur intérêt. Cela parce que ces intérêts en concurrence sont perçus comme pouvant mettre l employé en difficulté pour accomplir sa tâche avec impartialité. Même en l absence de preuve d actes préjudiciables, un conflit d intérêts peut créer une apparence d indélicatesse susceptible de miner la confiance en la capacité de l employé à agir correctement à son poste et, de ternir l image de la BRARUDI. La BRARUDI compte sur le discernement de ses salariés dans l exercice de leurs fonctions pour protéger ses intérêts et sa réputation. Tous les employés de la BRARUDI doivent déterminer tous les conflits d intérêts possibles ou réels et les divulguer aux fins d évaluation, peu importe que les employés tirent ou non un avantage financier de l activité ou de l intérêt extérieurs. Cette divulgation doit être faite par écrit au supérieur hiérarchique qui la transmet à l Administrateur Directeur Général qui à son tour, la fait parvenir au comité d Ethique pour étude. Le Comité d Ethique statue sur le conflit d intérêts réel ou potentiel et transmet, dans un délai de deux semaines, ses recommandations à l Administrateur Directeur Général qui prendra une décision. Cette décision sera notifiée à l intéressé et une copie sera transmise au Directeur des Ressources Humaines ainsi qu au Comité d Ethique pour classement. La famille s entend comme toute personne liée au salarié par des liens de sang ou de mariage, jusqu au deuxième degré. On entend par liens de parenté au deuxième degré, les liens de parenté filiale (parents et enfants), les liens de fraternité (frères et sœurs) et les liens entre grands-parents et petits-enfants. CADEAUX ET INVITATIONS «Les cadeaux sont des moyens pour entretenir et renforcer des relations d affaires. Les cadeaux d affaires peuvent être donnés sous forme de repas, de divertissements ainsi que les frais y relatifs ; le don doit être fondamentalement de valeur symbolique et doit toujours être accordé/accepté dans le respect de l éthique des affaires.» Les employés de la BRARUDI ne doivent jamais donner, recevoir ou solliciter des 5
cadeaux, invitations, ristournes illégales et autres dessous de tables. De manière générale, la BRARUDI recommande à ses employés de ne pas accepter de cadeaux ou invitations de la part d un partenaire commercial. La BRARUDI admet néanmoins, que l acceptation occasionnelle d un cadeau ou d une invitation peut avoir une légitimité et un impact positif dans une relation d affaires. Pour cela, les cadeaux et invitations doivent avoir une valeur modeste (on estime qu un montant maximal équivalent à 50 serait convenable) et ne doivent jamais avoir d influence sur une prise de décision imminente ni pouvoir être perçus comme pouvant en avoir. Avant d accepter ou offrir un cadeau ou une invitation, tout employé de la BRARUDI doit se poser les trois questions qui suivent : Mon acceptation ou mon offre pourraient-elles créer ou impliquer une obligation? Ce cadeau ou cette invitation représentent-ils une «récompense» pour une transaction commerciale? La valeur de ce cadeau ou de cette invitation est-elle excessive? (chacun doit se poser cette question en fonction de ses propres revenus et considérer 50 000 BIF comme un plafond approximatif.) Si la réponse est oui pour au moins une des trois questions, c est que le cadeau ou l invitation ne doivent être ni offert, ni accepté. En cas de doute, demandez conseil à votre supérieur hiérarchique. PROTECTION DES ACTIFS DE L ENTREPRISE Tous les employés de la BRARUDI sont responsables individuellement de la protection et de l utilisation correcte des actifs de la BRARUDI. Tout employé est tenu de n utiliser les biens et actifs de la société qu à des fins professionnelles sauf si c est autorisé par la Direction ou s il est en possession d une autorisation écrite d une autorité compétente. Toute autre utilisation non autorisée d un bien de la société à des fins personnelles constitue un cas de fraude. Toute déclaration de dépenses personnelles à charge de la société (soit, les frais de mission, frais de représentation, dépenses autorisées etc. ) doit être correcte, fondée et justifiée suivant les procédures en vigueur conformément au Règlement intérieur d entreprise de la BRARUDI. Toutes les données comptables fiscales et reporting doivent être exactes, correctement enregistrées. Leur traçabilité doit être parfaite. 6
5.2 ASPECTS FOURNISSEURS ET CLIENTS La BRARUDI s engage à respecter les principes d éthiques énoncés dans le présent code dans la conduite des affaires et encourage ses partenaires de faire de même en vue de sauvegarder la réputation de l entreprise et son patrimoine. Dans le choix des fournisseurs ou de tierces parties liées par un contrat à BRA- RUDI, nos collaborateurs doivent veiller à sélectionner des partenaires qui respectent la loi et les obligations légales dans différents domaines comme les lois du travail (en particulier le non emploi de mineurs en dessous de l âge légal d embauche), le respect de l environnement etc. Les contrats BRARUDI avec ses partenaires comme les fournisseurs et les clients stipulent clairement ce souhait. Afin de garantir l équité et la transparence, le département des approvisionnements veille au respect de la mise en concurrence des fournisseurs. Pour un marché ou une consultance d une valeur supérieure à 5 millions de BIF, il sera fait recours à la procédure d appel d offres. VI. RESSOURCES HUMAINES La BRARUDI assure un environnement de travail sécurisé où chacun est traité avec dignité et respect. Elle attend de ses employés qu ils se conduisent de façon à assurer le maintien d un environnement de travail professionnel, exempt de toute forme de menace ou de harcèlement. 6.1. EQUITE EN MATIERE D EMPLOI Il est de la responsabilité de tout employé dans une fonction de supervision de s assurer qu aucune discrimination n intervient en matière d emploi. La BRARUDI ne fait pas de discrimination envers ses employés ou candidats à un emploi pour quelque raison que ce soit. Ceci s applique au recrutement, à l embauche, à la formation, à la promotion, et autres modalités et conditions d emploi. Faire de la discrimination envers tout employé ou candidat à un poste est une infraction grave de la loi sur l équité en matière d emploi et de la politique d entreprise de la BRARUDI. Les employés qui ont des questions ou des plaintes à formuler dans le cadre de cette norme peuvent en discuter avec leur superviseur, le DRH, le comité d Ethique ou tout autre cadre responsable compétent. 6.2. HARCELEMENT La BRARUDI s engage à procurer à ses employés un environnement de travail non discriminatoire et libre de toute forme de harcèlement. 7
Parmi les formes de harcèlement, on note : (a) le harcèlement verbal, ainsi que des insultes, (b) l agression physique, (c) le harcèlement visuel, par exemple des affiches, des cartes, des calendriers, des bandes dessinées, des graffiti, des dessins, des messages, des notes ou des gestes désobligeants ou choquants. Le harcèlement sexuel comprend des avances sexuelles non sollicitées, des demandes de services sexuels ou tout autre comportement verbal ou physique de nature sexuelle dans le cas où : (a) le fait d accepter un tel comportement est la condition sine qua non de l emploi d une personne, (b) l acceptation ou le refus d un tel comportement par une personne est utilisé pour la prise de décisions concernant l emploi de cette personne, (c) un tel comportement a pour but ou pour effet de gêner notablement une personne dans l accomplissement de sa tâche ou de créer un environnement de travail intimidant, hostile ou blessant. Tout employé qui pense qu il s est produit un harcèlement de la part d un collègue, d un superviseur ou d une personne en relation d affaires avec la compagnie ou pour le compte de celle-ci devrait le signaler à son superviseur immédiat ou au bureau du personnel. Les plaintes seront traitées de façon confidentielle et aucune personne n aura à subir de représailles de quelque nature que ce soit pour avoir signalé un incident de harcèlement ou pour avoir formulé une plainte. Dans le cas où un superviseur immédiat serait impliqué dans une plainte, cette dernière devrait être transmise au niveau de supervision immédiatement supérieur. Les plaintes pour harcèlement seront examinées et des mesures appropriées seront prises suivant les résultats de cette enquête. Tout employé qui se sera révélé coupable de harcèlement sexuel ou de toute autre forme illégale de harcèlement fera l objet de mesures disciplinaires adéquates, pouvant aller jusqu au renvoi. La sévérité de ces mesures dépendra des circonstances de l infraction 6.3. MENACES DE VIOLENCES Toute menace verbale de violences est inacceptable et devrait être signalée à votre superviseur ou au chef du personnel. Tout compte rendu de violences ou de menaces de violences fera l objet d une enquête. Les employés qui sont impliqués dans des comportements violents ou dans des menaces de violences feront l objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu au renvoi et aux poursuites judiciaires pour délit. 6.4. ALCOOL & DROGUES La BRARUDI attend de ses employés qu ils ne mettent pas en péril l environnement 8
sécuritaire de l entreprise. Il est donc interdit : - de travailler alors que vos performances sont diminuées par l alcool ou des drogues, que ces substances soient ou non légales ou prescrites ; - de posséder, utiliser ou faire circuler de l alcool ou des drogues ou d autres substances illégales dans les locaux de la société. VII. COMITE D ETHIQUE Un Comité d Ethique est formé pour assurer une mission de veille des bonnes pratiques au sein de la BRARUDI, de promouvoir l intégrité et la transparence et de faire vivre le Code de Conduite, sans préjudice de l organisation hiérarchique existante. Sa composition et sa mission sont définies en annexe. 9
ANNNEXE REGLEMENT INTERIEUR DU COMITE D ETHIQUE DE LA BRARUDI PREAMBULE Le Comité d Ethique de La BRARUDI a la charge d assurer la bonne mise en application des valeurs et principes auxquels la BRARUDI et l ensemble de ses collaborateurs adhérent. Ces valeurs et principes sont définis dans le Code de Conduite qui guide au quotidien le comportement des collaborateurs BRARUDI. Le présent règlement intérieur est destiné à préciser la composition, les attributions et les modalités de fonctionnement du Comité d Ethique. I. COMPOSITION Le Comité d Ethique se compose de : - 2 à 3 membres élus par les salariés de la BRARUDI. Ces membres doivent avoir un dossier disciplinaire sans tâche. Leur élection est organisée par la cellule CSR avec l appui de la direction des ressources humaines. - 1 membre venu de l extérieur. Ce membre doit avoir une expérience professionnelle de premier plan au Burundi et/ou à l étranger, une bonne connaissance du domaine de l éthique qui lui apporte recul et références nécessaires. Ce membre est choisi par le Comité de Direction de la BRARUDI. - 1 membre issu de la cellule CSR. Les membres du Comité d Ethique sont nommés en Comité de Direction pour un mandat de deux ans renouvelable une fois. Le Président du Comité d Ethique est désigné par ses membres à la majorité des voix. Il ne peut être mis fin de façon anticipée à leurs fonctions que par décision motivée de tous les autres membres du Comité d Ethique. Les membres du Comité d Ethique ne reçoivent aucune rémunération au titre de leur appartenance au Comité d Ethique. Une indemnité de fonction déterminée chaque année par le Comité de Direction est allouée au membre non salarié de la BRARUDI. Dans le cas où un membre du Comité d Ethique (y compris son Président) se trouverait à propos d un sujet particulier en situation de conflit, ce membre s abstiendra de participer aux délibérations du Comité d Ethique sur le sujet concerné et fournira à la demande du Comité toutes informations utiles en sa possession. 10
II. ATTRIBUTIONS Le Comité d Ethique se prononce sut toute question concernant le respect du Code de Conduite BRARUDI. Il rend rapport de ses activités à l Administrateur Directeur Général de la BRARUDI, qui lui notifie dans un délai de deux semaines de la suite accordée à ses recommandations. A ce titre, le Comité d Ethique est chargé notamment : i. de présenter toute recommandation concernant le Code de Conduite BRARU- DI, soit sur des sujets dont le Comité se sera autosaisi, soit à la suite de questions qui lui auront été posées ; ii. de s assurer de la bonne compréhension du Code de Conduite par l ensemble iii. des collaborateurs de La BRARUDI ; de demander à la Direction des Ressources Humaines de faire en sorte que le Code Conduite soit inclus dans les stages d intégration et de formation chaque fois que possible ; iv. de proposer des compléments ou des ajustements au Code de Conduite ; v. de participer à la préparation et de valider toute application spécifique du Code de Conduite ; vi. d instruire et donner son avis sur toute opération que se propose de réaliser directement ou indirectement un employé de La BRARUDI avec La BRARUDI ; vii. de signaler à l ADG de la BRARUDI les mises en cause du Code de Conduite ; viii. de préparer, un rapport annuel à destination de l ensemble des collaborateurs de la BRARUDI sur les éventuelles mises en cause et actions entreprises. III. FONCTIONNEMENT 1) Autorité du Comité d Ethique Le Comité d Ethique est investi de toute l autorité nécessaire pour exercer ses attributions. Le Comité d Ethique peut ainsi entendre tout employé de La BRARUDI, les Commissaires aux Comptes de La BRARUDI, et tout tiers. Il s appuie sur le service audit de La BRARUDI auquel il peut demander d intervenir sur toute question concernant le code de conduite. Il peut également recourir au service d experts extérieurs. Pour cela, il requière préalablement l accord de l ADG. Il peut se rendre sur tout site ou toute société de La BRARUDI. 2) Saisine du Comité d Ethique Le Comité d Ethique peut s autosaisir de toute question relative au code de conduite par décision prise à la majorité de ses membres ; Il peut être saisi par tout employé de La BRARUDI rencontrant des difficultés 11
d application du Code de Conduite, non résolues par sa hiérarchie et qui saisit de bonne foi le Comité d Ethique. Le Comité d Ethique répond à toute question provenant d un collaborateur identifié de La BRARUDI en respectant dans toute la mesure du possible le principe d organisation hiérarchique, en favorisant le dialogue avec le collaborateur et en instruisant le dossier. La confidentialité la plus absolue sera observée tant à l égard de l identité du collaborateur concerné, que de la question posée et de la réponse donnée. Toutes informations permettant l identification des auteurs des questions seront conservées secrètes. 3) Réunions du Comité d Ethique Le Comité d Ethique se réunit aussi souvent que nécessaire pour assurer l accomplissement de ses missions. En tout état de cause, il se réunit au moins une fois par an, au cours du premier trimestre, pour approuver le rapport annuel destiné à l ensemble des salariés. Ce rapport fait le point sur l avancement des missions du Comité d Ethique effectuées au cours de l exercice précédent et propose d éventuelles actions correctives. Les décisions du Comité d Ethique sont prises à la majorité de ses membres présents, la voix du Président étant prépondérante en cas d égalité. Ses membres ne peuvent se faire représenter. Le quorum est fixé à la moitié du nombre des membres, Président compris. L ordre du jour de chaque séance est proposé par le Président. 4) Obligations des membres du Comité d Ethique Les membres du Comité d Ethique sont tenus d observer la confidentialité sur les informations auxquelles ils peuvent accéder dans le cadre de leur mission. Les membres du Comité d Ethique doivent d une façon générale observer réserve et retenue dans l exercice de leur mission. Ils doivent assister à toutes les séances du Comité d Ethique, sauf pour des motifs légitimes qui seront portés sans délai à la connaissance du Président. 12