INITIATION A POWERPOINT P. BESSON OCTOBRE 2000
SOMMAIRE Chap. 1 Découverte de POWERPOINT I. Démarrer Powerpoint 1. Lancement de l application 2. Boite de dialogue de démarrage de Powerpoint II. Structure générale du logiciel 1. Le mode diapositive 2. Le mode plan 3. Mode trieuse de diapositives 4. Mode page de commentaires 5. Mode diaporama Chap.2 Création d une diapositive I. Trame graphique de la diapositive 1. Choix du modèle 2. Choix de la mise en page II. Les différents types d objets et leur insertion 1. Zone de texte 2. Titre WordArt 3. Image 4. Formes géométriques / Dessins 5. Les autres types d objets - 3 -
Chap. 3 Les Animations I. Animations des objets au sein d une diapositive II. Transitions animées entre les diapositives - 4 -
Chap. 1 : DECOUVERTE DE POWERPOINT Powerpoint est un logiciel de la société Microsoft. Ce programme vous permet de créer une série de diapositives numériques destinées à être projetées devant une assemblée par l intermédiaire d un vidéoprojecteur. Cet outil de PRE.A.O. (PREsentation Assistée par Ordinateur) pourra être utilisé pour illustrer une intervention lors d une conférence, les résultats d une société lors de son assemblée générale, les réunions d étapes d un projet, etc. Il remplacera avantageusement les transparents utilisés jusqu à aujourd hui en leur ajoutant couleur et animations, les rendant plus attractifs pour l assistance. Powerpoint vous permet également d éditer des supports pour le commentateur du montage, ainsi que pour les participants de l assemblée. I. Démarrer Powerpoint 1. Lancement de l application : Pour pouvoir travailler avec Powerpoint, il faut que l application soit chargée, c est à dire que le programme MS Powerpoint ait été démarré. Cette opération peut s effectuer de plusieurs manières selon la configuration de votre bureau. Soit vous avez créé un raccourci Powerpoint sur votre bureau, auquel cas il vous suffit de cliquer dessus. Soit le raccourci créé lors de l installation du logiciel est à rechercher dans le menu Programmes du bouton Démarrer de Windows (il peut se trouver dans un groupe intitulé MS office). - 5 -
Dans le cas où aucun raccourci n est visible, il vous suffira de rechercher puis exécuter le fichier nommé POWERPNT.EXE. 2. Boite de dialogue de démarrage de Powerpoint : Au démarrage du logiciel, la boite de dialogue suivante apparaît à l écran. Vous devez sélectionner un des quatre boutons radio afin d ouvrir ou de créer votre présentation. L assistant sommaire automatique vous guidera tout au long de la création de votre présentation en vous proposant des types de présentation et des options d édition prédéfinis. Vous pouvez également créer de nouveaux types de présentation personnalisés avec cet assistant. L assistant Modèle vous propose une sélection de modèles prédéfinis comportant des couleurs de diapositive et des styles de texte variés. L utilisation d un modèle simplifie l élaboration du montage. - 6 -
En cliquant sur Nouvelle présentation, vous pourrez créer une présentation vierge avec l aide de 24 mises en page de diapositives. A vous de décider des couleurs et des styles de texte à adopter. L option Ouvrir une présentation existante vous permet de récupérer une présentation que vous avez enregistré afin de poursuivre votre travail ou de l utiliser. II. Structure générale du logiciel Une fois l application chargée, vous bénéficiez de cinq modes de travail pour construire et éditer votre présentation : 1. Le mode diapositive : Le raccourci permettant de passer en mode diapositive est le suivant : Dans ce mode, vous travaillez sur des diapositives individuelles, en insérant, en déplaçant et en redimensionnant des objets (cadres textes, images, titres wordart, etc). Ce type de construction s apparente à de la P.A.O. sous Publisher par exemple. - 7 -
Ce mode est bien adapté pour construire chacune de vos diapositives, car les outils présents sont souples et simples à employer. 2. Le mode plan Le raccourci permettant de passer en mode plan est le suivant : Ce mode est utilisé pour organiser l ordre des diapositives, ainsi que pour composer une présentation depuis un document Word, en suivant le plan prédéfini dans le texte. - 8 -
3. Mode trieuse de diapositives : Le raccourci permettant de passer en mode trieuse de diapositives est le suivant : Vous allez ici pouvoir visualiser simultanément plusieurs diapositives pour en éliminer certaines, en déplacer d autres en obtenir un aperçu général de votre diaporama. 4. Mode page de commentaires : Le raccourci permettant de passer en mode page de commentaires est le suivant : Ce mode vous permet de consigner par écrit les commentaires relatifs à chacune des diapositives. Votre présentation pourra alors être projetée et commentée par une tierce personne sans problème. - 9 -
Vous pouvez également éditer sur papier les diapositives et les pages de commentaires pour les distribuer aux participants lors de votre présentation. 5. Mode diaporama : Le raccourci permettant de passer en mode diaporama est le suivant : C est ce mode qui sera utilisé lors de la projection en public de votre présentation. Les diapositives s affichent ici sur l intégralité de l écran et un simple clic de souris permet de passer à la diapositive suivante. - 10 -
Chap. 2 CREATION D UNE DIAPOSITIVE Pour créer notre première diapositive, nous travaillerons en mode Diapositive. Nous choisirons tout d abord un fond et un modèle, puis nous détaillerons les différents objets susceptibles d être insérés dans la diapositive (texte, image, wordart, etc). I. Trame graphique de la diapositive Avant de commencer à insérer les objets dans la diapositive, il convient de choisir un modèle, puis une mise en page. 1. Choix du modèle : Le choix du fond graphique de la diapositive peut être fait dès le démarrage de Powerpoint (cf. Chap. 1). Vous avez le choix entre de nombreux fonds différents. Vous pouvez cependant modifier le modèle choisi à loisir lors de la construction de votre diaporama, mais aussi utiliser un fond personnel (image scannée, clipart, etc). - 11 -
2. Choix de la mise en page : Une fois le modèle choisi, 24 mises en page automatiques s offrent à vous. Elles vous permettront de construire très facilement votre diapositive en vous proposant des emplacements pour votre titre, votre texte, une photo, un graphique ou encore un organigramme Dans le cadre de ce cours, nous commencerons avec une page vierge afin d observer les différents types d objets pouvant y être insérés. II. Les différents types d objets et leur insertion Tous les objets que nous allons détailler ici peuvent subir les mêmes traitement généraux destinés à changer leur taille ou leur position à l intérieur de la diapositive. Le changement de taille s effectue par un cliquer glisser sur une des poignées situées dans les coins de l objet ainsi qu au milieu de ses côtés (pointeur en forme de double flèche). A noter qu il est préférable d utiliser les poignées de coin pour faire varier la taille des images afin de ne pas les déformer. Le repositionnement des objets s effectue par un cliquer glisser sur le cadre de l objet depuis sa position initiale jusqu à la position désirée. A noter enfin que chaque objet peut être copié ou coupé puis collé dans une même diapositive ou dans une diapositive différente avec les fonctions habituelles du menu Edition. - 12 -
1. Zone de texte : Les zones de texte sont destinées à recevoir le titre de votre diapositive (voir aussi WordArt), mais aussi les différentes parties textuelles. L insertion d une zone de texte s effectue au choix par l intermédiaire du menu Insertion / Zone de texte, ou par le bouton de la barre d outils ci-dessous. La mise en forme du texte à l intérieur d une zone de texte utilise les mêmes outils que dans un traitement de texte tel que Microsoft Word. 2. Titre WordArt : L outil WordArt est utilisé dans de nombreux logiciels Microsoft (Word, Publisher, Powerpoint) pour mettre en valeur de façon originale les titres majeurs d une composition graphique. Exemple de WordArt Vous pouvez placer un WordArt au sein de votre diapositive en utilisant au choix le menu Insertion / Image / WordArt ou alors le bouton ci-dessous. Il ne vous reste plus qu à choisir votre design parmi ceux proposés, puis de taper et mettre en forme votre titre avant de l insérer dans votre composition. - 13 -
3. Image : Les sources d images sont très variées, depuis les ClipArt de Microsoft jusqu aux images scannées, en passant par la multitudes d illustrations présentes sur Internet. Powerpoint accepte de nombreux types d images différents. Dans tous les cas, veillez à respecter les droits d auteur des illustrations que vous utilisez. Pour insérer une image ClipArt de la bibliothèque, utilisez le menu Insertion / Image / Images de la bibliothèque. Il vous suffira de sélectionner une illustration dans une des nombreuses catégories proposées, puis de cliquer sur le bouton Insérer pour intégrer l image à votre diapositive. - 14 -
Pour Insérer une image à partir d un fichier (scanner, internet, etc), vous utiliserez le menu Insertion / Image / A partir du fichier, puis il sera nécessaire de spécifier le chemin d accès à votre illustration, et enfin de cliquer sur le bouton Insérer. Les images se traitent selon la procédure vue précédemment. Veillez cependant à changer la taille d une image uniquement depuis une poignée située dans un coin du cadre afin de ne pas la déformer. 4. Formes géométriques / Dessins : Les formes géométriques et autres dessins vous permettent de compléter ou commenter une illustration (flèches, bulles) ou alors de l agrémenter avec des motifs : étoiles, ellipses, etc. Pour insérer une forme géométrique, vous utiliserez les boutons de la barre d outils Dessin : Vous aurez le choix entre de nombreux motifs, que vous pourrez transformer selon vos besoins en utilisant les poignées des cadres objets. - 15 -
A noter qu il est également possible de colorer les objets et/ou leur contour avec les boutons suivants : 5. Les autres types d objets : Il est possible d insérer de nombreux autres objets dans votre diapositive : vidéos, organigrammes, feuilles Word ou Excel, etc. Ces documents sont accessibles avec le menu Insertion / Objet. Vous pouvez créer un nouvel objet depuis Powerpoint en utilisant un autre logiciel, ou alors insérer un objet existant réalisé auparavant. - 16 -
Chap.3 LES ANIMATIONS Il est possible sous Powerpoint d animer séparément l apparition des différents objets constitutifs de votre diapositive, mais aussi de bénéficier de transitions animées entre les différentes diapositives de votre diaporama. I. Animation des objets au sein d une diapositive Ce type d animation est utilisé afin de mettre l accent sur un élément de votre diapositive, ou bien encore de faire apparaître progressivement les objets qui la constituent (dans le cas d un sommaire par exemple). Il est possible pour cela d utiliser des animations prédéfinies listées dans la fonction Diaporama / Prédéfinir l animation, mais il apparaît rapidement plus intéressant de définir des animations personnalisées pour les objets concernés : Sélectionner l objet à animer Diaporama / Personnaliser l animation Onglet Effets, définir dans Animation et son d entrée - 17 -
Vous pouvez également utiliser les boutons disponibles dans la barre d outils Animation, affichée depuis Affichage / Barres d outils ou en cliquant sur le bouton suivant : Remarque : Des Aperçus de l animation interne de votre diapositive sont possibles, soit en mode diaporama, soit en utilisant la fonction Diaporama / Aperçu de l animation. II. Transitions animées entre les diapositives Il est possible d animer les transitions entre les différentes diapositives de votre diaporama. Pour ce faire : Placez vous sur la diapositive cible de la transition. Utilisez la fonction Diaporama / Transition Définissez la transition à appliquer à cette diapositive, en choisissant parmi les 46 effets proposés. Vous pouvez également agrémenter l animation graphique d un effet sonore. Cliquez sur le bouton Appliquer. - 18 -
Notes : Il est également possible d appliquer la transition choisie à toutes les diapositives en cliquant sur le bouton Appliquer partout. Vous pouvez automatiser la transition en cochant l option Automatiquement après X secondes. Des transitions aléatoires peuvent être appliquées à l ensemble du diaporama. - 19 -