Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B35 4000 LIEGE 1 www.chuliege.be Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement Liège, le 19 août 2013 APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N 2013/072 En vue de pourvoir à 4 postes d Agent administratif au secteur accueil / rendez-vous (H/F) à temps partiel DEFINITION DE FONCTION 1. Missions : Accueil au guichet et au téléphone Rendez-vous au guichet et au téléphone 2. Positionnement : Département des services logistiques, sous la direction de Monsieur J. CODOGNOTTO Secteur Accueil Rendez-vous (cadre PATO : 44,87 ETP), sous la direction de Madame A-C. GEURTS et l autorité directe de Monsieur A. DIDDEREN Interlocuteurs internes : tous les services médicaux Interlocuteurs externes : les patients, médecins traitants, visiteurs, fournisseurs 3. Tâches : Equipe Accueil 1. Accueil au guichet - Offrir un accueil de qualité professionnelle à la patientèle, aux visiteurs, aux collaborateurs et aux fournisseurs du C.H.U., par des réponses correctes aux demandes d information et des consignes précises d orientation dans l hôpital ; - Etre la vitrine humaine d un hôpital universitaire et un centre de référence de l orientation du site. - Participer à la mise à jour des bases de données de travail en collaboration avec la cellule de paramétrage. Appel 2013/072 1/5
2. Accueil par téléphone - Offrir un accueil de qualité professionnelle aux interlocuteurs du C.H.U - Réceptionner les communications internes et externes ; - Répondre correctement aux demandes d information ; - Rechercher les interlocuteurs et transférer les communications ; - Participer au contrôle d accès des locaux (NDB) et des parkings (NDB et ST). - Participer à la mise à jour des bases de données de travail en collaboration avec la cellule de paramétrage. Equipe Rendez-vous 1. Prise de rendez-vous au guichet - Accueillir les patients en polyclinique, - Superviser les salles d attente ; - Orienter et accompagner les patients circulant dans les polycliniques - Fixer les rendez-vous au guichet ; - Assurer l approvisionnement des cabinets de consultation. - Gérer les patients à reconvoquer ; 2. Prise de rendez-vous par téléphone - Fixer les rendez-vous de consultation pour toutes les demandes des patients et des services médicaux ; - Gérer les patients à reconvoquer ; - Gérer les modifications demandées soit par les patients, soit par les médecins, Cellule de paramétrage - Assurer, de façon proactive, la mise à jour des bases de données relatives : à la planification des rendez-vous ; aux décommandes de consultation à la gestion des locaux de consultation aux annuaires internes aux écrans d information - Assurer la transmission des informations à tous les services concernés Appel 2013/072 2/5
CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction : le 20 septembre 2013 Type de contrat : POSTE 1 : durée indéterminée à 75% d un temps plein POSTE 2 : durée indéterminée à mi-temps POSTE 3 : durée indéterminée à mi-temps dans le cadre du pacte des générations (contrat se terminant lorsque le candidat atteint l âge de 30 ans) POSTE 4 : durée indéterminée à mi-temps dans le cadre du pacte des générations (contrat se terminant lorsque le candidat atteint l âge de 30 ans) Pour les quatre postes : - une période d essai contractuelle de six mois est prévue - période probatoire interne d un an est prévue En cas de changement de grade, pendant la période probatoire, maintien du grade actuel et obtention d une indemnité pour fonction supérieure. Site de prestation : selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des sites d'activité du CHU. Horaire : les prestations sont à assurer du lundi au dimanche, entre 7 heures et 21 heures, par roulement. Grade : rédacteur Traitement mensuel brut : 1792,69 Echelle 1.50, à temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d ancienneté à l index 1,6084 (janvier 2013) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Possibilité de valorisation d expérience professionnelle. PROFIL REQUIS 1. Appel interne et externe Modalité Grade requis Ancienneté Par Diplôme (Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Fédération Wallonie - Bruxelles) Diplôme (*) de l enseignement secondaire supérieur Diplôme (*) de l enseignement secondaire inférieur / 6 ans d expérience utile en rapport avec la fonction Par transfert à grade équivalent Rédacteur Rédacteur comptable / Par promotion Commis 6 ans Appel 2013/072 3/5
2. Priorité sera donnée aux candidats justifiant d une expérience en rapport avec la fonction 3. Qualités requises Fonctions de téléphonie : - Aisance verbale - Elocution et diction - Capacité de mémorisation - Empathie - Voix et expression chaleureuse - Maîtrise de la puissance vocale - Gestion du stress - Rigueur - Gestion de l agressivité et de l émotivité des interlocuteurs - Sociabilité - Patience Fonctions guichet : - Idem que pour les fonctions téléphoniques - Présentation et maintien corrects - Amabilité, sourire - Contact proactif - Bon sens de la gestion - Sens des responsabilités 4. Etre de bonne conduite, vie et mœurs 5. Disposer des aptitudes physiques requises constatées par le médecin du travail. MODALITES DE SELECTION - Examen des CV - Entretien de (pré)sélection en présence d un jury - Tests psychotechniques auprès d une société externe de sélection Appel 2013/072 4/5
DEPOT DES CANDIDATURES Les candidatures doivent parvenir, pour le 27 août 2013 au plus tard, au Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement à l attention de Madame S.BILLET CHU Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège, par écrit, par fax (n 04/366.83.63) ou par mail (e-mail : recrutement@chu.ulg.ac.be) Elles doivent être accompagnées : si vous êtes membre du personnel du CHU : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une photo d identité - si vous n'êtes pas membre du personnel du CHU : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une copie de votre carte d identité (avec photo de bonne qualité) o d une copie du diplôme requis pour l engagement (ou copie de la reconnaissance de l équivalence) et de ses annexes (formations théorique et pratique) Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie chaque fois. Chaque postulant sera informé de la suite réservée à sa candidature. Cette information interviendra après la date de clôture de l appel et, au plus tard, 3 mois après cette échéance. POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès de Monsieur A. DIDDEREN, tel: 04/366.81.52 Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Département de Gestion des Ressources Humaines - Service Recrutement Mademoiselle J. GRAMME, tél. 04/366.70.36 Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : 2013/072 4 agents administratifs au secteur l accueil / rendez-vous Appel 2013/072 5/5