En 2013, l IGP a répondu à 60,439 demandes pour de l information et de l appui liés aux services d apprentissage et de garde à l enfance à Ottawa. Le programme a également assuré la gestion de 5,956 demandes pour la liste d attente centralisée. De plus, il a appuyé 734 parents et professionnels par l entremise d ateliers. Un service important qui établit des liens entre les parents et les services d apprentissage et de garde à l enfance en fournissant de l information précise, fiable. L IGP collabore étroitement avec des partenaires communautaires et des bailleurs de fonds afin de s assurer que les parents ont facilement accès à l information dont ils ont besoin. INFORMATION SUR LA GARDE DES PETITS Figurant au tout début de la liste de noms dans l annuaire téléphonique, il est naturel que les Services de garde à l enfance Andrew Fleck fussent souvent appelés à fournir de l information générale concernant les services de garde d enfants au sein de notre communauté. Étant un prestataire de services réceptif, nous avons accueilli favorablement l occasion de répondre aux questions d ordre général sur le secteur et de guider les familles vers les services les plus aptes à répondre à leurs besoins. Nous avons développé plusieurs compétences et processus pour nous aider dans notre rôle, toutefois, il s avérait difficile pour notre équipe administrative de répondre aux nombreux appels téléphoniques tout en s assurant d accomplir nos autres tâches. Conscient du besoin de la communauté pour de l information sur la garde des petits, nous avons consulté le ministère des Services sociaux et communautaires; le programme d Information sur la garde des petits fut inauguré officiellement en juillet 1982. UN SERVICE RÉCEPTIF DEPUIS 1982 Le rôle du programme d Information sur la garde des petits (IGP) est de guider les familles d Ottawa à travers la panoplie d options en matière de services de garde à l enfance agréés et non agréés. Nous sommes un service d information et d aiguillage bilingue bénéficiant d un financement public; nous maintenons un inventaire global d options disponibles en matière de services de garde à Ottawa. Notre rôle premier est de conseiller les familles sur leur choix de services d apprentissage et de garde à l enfance, mais nous appuyons également la communauté dans la mise en œuvre de services de soutien cruciaux. L IGP est un service à l échelle municipale qui détient de l information sur 17 agences de services de garde à domicile agréées, 250 programmes de garde à l enfance agréés, 90 écoles prématernelles, 40 programmes de jours prolongés, 7 programmes de la petite enfance de l Ontario en plus d un partenariat avec CCPRN qui représente les responsables de garde à domicile indépendants. Nos services comprennent : Un service sur place et téléphonique d information et d aiguillage qui aide les familles à choisir parmi les différentes options en matière de services de garde d enfants agréés et non agréés. Un centre de ressources sur place doté de documentation écrite en matière d options de garde d enfants. Sensibilisation de la communauté en fournissant de l information et de l orientation. Des séances et ateliers d information sur les différents types et options de services de garde d enfants. Publication de 4 documents portant sur les questions et les options de services de garde d enfants. De l information personnalisée à l appui des programmes d apprentissage et de garde à l enfance et de la ville d Ottawa. Des rapports statistiques sur le nombre d enfants en attente d une place en service de garde agréé pour la division des services aux enfants de la ville d Ottawa.
Nos principes : L information doit être impartiale et intégrée afin de présenter la panoplie complète d options disponibles. L information doit être exacte, à jour et présentée d une façon qui aide les gens à devenir des clients de services d apprentissage et de garde bien informés L information doit être pertinente et adaptée aux besoins changeants des membres de la communauté. L information doit être présentée de façon simple, objective, sans être menaçante ni condescendante et être adaptée aux clients et à leurs besoins. L importance du maintien et de la mise à jour régulière de l information sur la gamme complète de services disponibles au sein de la communauté en en effectuant la collecte, l analyse et l organisation. La confidentialité doit être assurée Sensibilisation Un regard vers l avenir : le rôle du programme d Information sur la garde des petits dans le cadre de la Modernisation des services de garde d enfants de la ville d Ottawa Nous sommes déterminés à appuyer la transition réussie de 22,839 demandes actives de la liste d attente vers le nouvel outil. Nous espérons que cela se fera sans problèmes sans devoir demander aux familles de réinscrire leurs renseignements. Nous sommes également engagés à appuyer la mise en place du nouvel outil afin d assurer qu il soit doté des fonctions et des atouts nécessaires pour appuyer la communauté d Ottawa. Nous espérons que la ville d Ottawa reconnaitra le rôle important d IGP; notre expertise et notre priorité demeurent l information et l aiguillage liées aux services d apprentissage et de garde à l enfance. Ceci n est pas un rôle qui peut être comblé par un nouveau site internet. Notre priorité est d appuyer toutes les familles en leur fournissant de l information, peu importe leurs exigences en matière de subventions. Suite à la décision de la ville d Ottawa d assumer la responsabilité d effectuer la collecte et la gestion des données de la liste d attente centralisée, le rôle de l IGP changera très peu puisque la majorité de nos relations avec les parents existent dans le but de les aider à comprendre et à naviguer les différentes options en matière d apprentissage et de garde à l enfance avant de compléter leur demande sur la liste d attente centralisée. En moyenne, chaque jour, nos 6 conseillères en information répondent à 42 appels téléphoniques, à 65 courriels pour de l information et accueillent 3 clients sur place à notre bureau sur Industrial ou à l un de nos sites satellites. Cliquez pour visualisez Un parent nous livre son opinion sur l IGP À l appui des familles et de nos partenaires communautaires en 2013, l IGP reçut 11,621 appels téléphoniques, 5,248 messages et effectua 11,215 appels téléphoniques. Un total de 32,262 courriels et correspondances furent échangés. 93 clients furent rencontrés individuellement par nos conseillères sur place et 734 parents reçurent du soutien hors site grâce à des ateliers et à des foires d information. Ce furent toutes des demandes pour de l information sur les services d apprentissage et de garde à l enfance auxquelles un site internet automatisé libre-service n a pu répondre. Nous aidons le secteur des services d apprentissage et de garde à l enfance à gérer leur liste d attente centralisée, en fournissant des explications sur l accès à l information en vue de déterminer les besoins de la communauté et de les appuyer en mettant à profit l information acquise de façon éthique et efficace. Nous fournissons également des données statistiques fiables à la ville d Ottawa, en tant qu organisme communautaire, les données que nous fournissons sont crédibles.
DU SOUTIEN CONTINU POUR LES PARENTS Nous ne prévoyons pas de changement significatif en ce qui a trait au rôle de l IGP suite à la mise en œuvre d'un nouvel outil de gestion de la liste d'attente. La plupart des familles ayant présentement des besoins en garde d enfants à Ottawa ne requièrent pas de subventions pour les frais de garde; toutefois, ils requièrent du soutien et de l information en ce qui a trait aux options disponibles pour des services d apprentissages et de garde à l enfance afin de pouvoir utiliser l'outil de liste d'attente avec succès. L Information sur la garde des petits continuera d appuyer les parents en fournissant : Un service personnalisé pour tous les parents ayant besoin d information sur les options disponibles de services d apprentissage et de garde à l enfance. Du soutien pour déterminer et identifier les présentes exigences et celles à venir. Des services d information et d aiguillage pour d autres services éducatifs pour les enfants ayant des besoins spéciaux, pour des camps de vacances, des cours éducatifs pour parents, des centres de ressources, des centres d accueil, des joujouthèques, etc. Sensibilisation de la communauté et promotion des options de services d apprentissage et de garde à l enfance. Des ateliers pour groupes communautaires et employeurs. Contact face à face sur place, ou à nos sites satellites. Ressources papier et électroniques portant sur les options de garde à l enfance à Ottawa. Du soutien pour répondre aux questions portant sur le nouvel outil internet. Nous prévoyons que le nombre de contacts annuels avec les parents demeurent le même que les années précédentes. Cliquez pour visualisez Un parent DU SOUTIEN CONTINU POUR LA VILLE D OTTAWA nous livre son opinion sur l IGP Un des rôles importants du programme d IGP est de valider l information rapportée par les programmes d apprentissage et de garde à l enfance eux-mêmes. Puisque la ville assumera la gestion de l outil internet directement, cela deviendra d autant plus important; les parents s attendent et méritent de l information à jour et pertinente. L Information sur la garde des petits continuera d appuyer la ville en : Validant l information sur l outil de la liste d attente centralisée Fournissant de l information et des données sur les services d apprentissage et de garde à l enfance incluant des rapports sur la disponibilité des places. Effectuant un questionnaire-sondage annuel pour déterminer le pourcentage de familles en attente d une place en service de garde dans la ville d Ottawa. DU SOUTIEN CONTINU POUR LE SECTEUR DES SERVICES D APPRENTISSAGE ET DE GARDE À L ENFANCE L année dernière, l IGP a fourni des ateliers et du soutien à : Healthy Baby Healthy Children Bureau de subventions 7 CPE Foire d information Baby Boom Évènement d enregistrement pour la maternelle Centre communautaire Les programmes d apprentissages et de garde à l enfance sollicitent l appui de l IGP sur une base régulière pour communiquer avec les familles et pour les aider à répondre aux besoins présents et futurs. L IGP continuera d appuyer le secteur des services d apprentissage et de garde à l enfance en : Partageant les offres d emploi Partageant les annonces et nouvelles municipales Fournissant des conseils et de l appui en matière d options de services d apprentissage et de garde à l enfance Les membres du conseil consultatif sont choisis par la communauté pour fournir du soutien et de l orientation. Cette structure demeurera en place afin que la communauté se sente connectée à l IGP.
EXTRAITS DE LA VIE QUOTIDIENNE Quels services existe-t-il dans notre ville? Une mère appelle et m informe qu elle a 2 enfants âgées de 2 et 3 ans et demi et qu elle retourne sur le marché du travail pour la première fois depuis la naissance de sa fille; elle est récemment devenue monoparentale. Après lui avoir posé une série de questions en vue d identifier quels sont ces besoins en matière de garde d enfants (temps plein ou temps partiel; langue de préférence; voisinage, moyen de transport, etc.) Je lui explique les différentes options (garde de groupe, garde à domicile avec une agence, garde à domicile privé avec un(e) responsable de garde indépendant(e). C est à ce moment que la mère m informe que son fils de 2 ans a des besoins spéciaux. Je lui explique en détail le rôle des Services d intégration pour jeunes enfants et les démarches à faire pour bénéficier du service. La mère me demande alors le coût des services de garde à l enfance. En lui expliquant les coûts au quotidien, elle devient un peu angoissée elle n avait pas réalisé l ampleur du coût pour la garde de 2 enfants. Elle fut soulagée quand je lui dis qu au mois de septembre, sa fille pourra aller à la maternelle à temps plein. Elle fut surprise de savoir que d ici là, le programme de maternelle à temps plein sera disponible à l école de son voisinage. Je lui explique alors les consignes générales pour obtenir des subventions et je lui remets l adresse du site internet de la ville d Ottawa pour qu elle puisse utiliser la calculatrice en ligne. Pendant l appel, elle y inscrit son revenu approximatif et elle est soulagée de voir qu elle pourrait bénéficier de subventions. Je m assure de bien lui expliquer qu elle devra trouver une place libre avant de pouvoir recevoir des subventions. Je lui explique le processus pour obtenir une place dans un centre de garde d enfants agréé ou dans une agence de garde à domicile et j identifie quels sont les programmes à proximité de chez elle J identifie quels sont les programmes les mieux accessibles par transport public. J identifie également pour elle quels sont les programmes situés près des 3 écoles qui l intéressent pour sa fille afin que les programmes qu elle choisit aujourd hui soient convenables dans quelques mois. Combien de temps dois-je planifier à l avance? Un père appelle, il reste à la maison avec sa fille de 6 mois et songe à retourner sur le marché du travail quand elle aura environ 2 ans il se demande s il est trop tôt pour commencer à planifier. Après lui avoir fourni toute l information nécessaire pour le guider dans son choix sur la liste d attente centralisée, il a affirmé être satisfait d avoir entamé ses recherches si tôt. Le père affirme qu il aime beaucoup passer du temps à la maison avec sa fille, mais qu il trouve parfois les journées longues sans la présence d autres adultes. Je lui demande s il avait pensé à assister à des groupes de jeux au Centre de la petite enfance et il répond qu il n en connait rien. Je fus alors en mesure de lui proposer plusieurs programmes et ressources tels que la bibliothèque municipale, des services communautaires et des programmes récréatifs dans son voisinage. Il fut agréablement surpris par l information qu il reçut en effectuant un simple coup de téléphone. Pouvez-vous m aider à planifier pour l avenir? Je reçois un appel téléphonique d une des directrices d un centre de garde d enfants dont j ai la charge; le centre songe à acquérir un nouveau groupe d enfants d âge prématernel. Elle débute dans ce nouveau rôle et elle est quelque peu angoissée à l idée de se préparer à accueillir ce nouveau programme. Je lui explique la façon dont elle peut utiliser la liste d attente de son centre ainsi que la liste d attente centralisée en vue de trouver des clients potentiels qui pourraient nécessiter des services de garde dans un programme pour enfants plus jeunes. Munie de cette information, la directrice constate que cette expansion était justifiée. Je lui dis que plusieurs autres centres ont collaboré ensemble lors d expansion en se référant des clients intéressés elle fut ravie d entendre cela et me remercia de l information. Elle affirme qu elle contactera plusieurs centres du voisinage pour leur faire part de ses projets. J ai l impression d avoir aidé cette nouvelle directrice à se sentir plus confiante quant à l avenir de son nouveau programme. Elle offrit de tenir l IGP au courant de ses progrès et fut ravie de savoir qu elle pouvait toujours rappeler l IGP si elle a besoin d aide pour combler ses places.
Nous venons de déménager à Ottawa, où puis-je trouver des services de garde à l enfance? Une famille visite un de nos sites satellites au Centre de la petite enfance Sud. Ils ont récemment quitté l Espagne pour venir vivre à Ottawa et ils visitent le Centre de la petite enfance pour obtenir plus d information sur leurs services et leurs groupes de jeux. Le personnel du CPE me les présente après m avoir informée qu ils sont à la recherche d un service de garde pour leur fils de 3 ans. La mère est soulagée quand je lui parle en espagnol ce qui lui permet d exprimer exactement ce qu elle recherche. Nous nous dirigeons vers la salle communautaire pour parler pendant que le père reste dans le groupe de jeux avec son fils. Après lui avoir parlé des différentes options en matière de services de garde à l enfance, il s avère que la mère cherche un service de garde à temps partiel immédiatement pour que son fils puisse apprendre l anglais avant de commencer l école cet automne. Je leur fournis ensuite de plus amples informations sur les programmes de prématernelle, un service génial pour aider à faciliter la transition entre la maison et l école où les enfants ont la chance d établir des contacts avec leurs pairs tout en apprenant en jouant. Je leur explique que c est un service de garde agréé qui leur offrirait des horaires de garde différents à temps partiel. Je leur fournit une liste de noms, des renseignements, des heures de garde et les frais des écoles prématernelles de leur quartier en les encourageant de les contacter pour s informer de leur disponibilité et pour planifier une visite des lieux pour se familiariser avec les programmes, leurs activités, leurs horaires, etc. Comme la mère a mentionné que l enfant commencera l école cet automne et qu elle pense retourner sur le marché du travail à ce moment-là, je lui demande si elle nécessite plus d information puisque la plupart des programmes ont une longue liste d attente. Avec mon aide, nous fûmes en mesure de déterminer les écoles de leur quartier et de compléter leur demande ensemble. Après avoir discuté pendant près d une heure, la mère quitte le centre en se sentant bien informée sur les différentes options de garde à l enfance à Ottawa ayant en main une liste de noms d écoles prématernelles à contacter. Cliquez pour visualisez Un parent nous livre son opinion sur l IGP Existe-t-il des ateliers auxquels je pourrais assister pour obtenir plus d information sur les différentes options de services de garde à l enfance au sein de la communauté? Absolument! L IGP offre des ateliers gratuits partout à travers la ville où les parents peuvent obtenir de l information sur les différentes options de services de garde à l enfance agréés et non agréés. Les parents peuvent obtenir de l information et des outils qui les aideront à faire des choix bien informés et à choisir le bon type de service de garde pour leur famille. Nous leur expliquons les différentes options ainsi que les avantages et les désavantages, les coûts moyens, les horaires de garde, les subventions disponibles, etc. Nous sommes heureux de répondre à toute question que les parents ou les responsables de garde puissent avoir. Nous offrons des ateliers formels et informels. Un exemple d atelier informel serait un atelier pendant un groupe de jeux pour bébés puisque cela permet aux parents de poser des questions portant sur les services de garde en français ou en anglais librement, ils peuvent écouter les questions des autres parents et entendre les réponses données par le personnel d IGP, dans un cadre informel. Les ateliers formels sont souvent requis par nos partenaires communautaires pour répondre aux besoins de plus grand groupe dans un cadre plus formel; ceux-ci sont souvent offerts après les heures de bureau. Vous pouvez rencontrer des membres du personnel d IGP dans des programmes et des foires d information partout à travers la ville. Prenez le temps de vous arrêter à l un de nos guichets d information; nous sommes toujours ravis de répondre à vos questions. Nous offrons en moyenne, 30 ateliers par année. Veuillez contacter notre bureau ou contactez votre CPE pour savoir quand nous nous trouverons près de chez vous.
UN RÔLE ACCRU POUR L INFORMATION SUR LA GARDE DES PETITS En plus du service principal de soutien aux parents, nous avons identifié deux rôles supplémentaires liés à l IGP; des rôles qui auraient un impact considérable sur la stabilisation des coûts pour le secteur des services d apprentissage et de garde à l enfance. Chacun de ces services peut être mis en place et géré par l IGP dans le cadre de notre budget actuel. Service d affichage de postes centralisé À l heure actuelle, les centres d apprentissage et de garde à l enfance ayant des postes vacants doivent se fier à des sites internet de recrutement couteux pour embaucher du personnel. Sur une base individuelle, ceci constitue une opération onéreuse dont le succès n est pas garanti. Par exemple, l affichage d un seul poste sur le site Charity Village coûte environ 300 $. Par l entremise de notre site internet actuel, l IGP peut offrir un site internet automatisé libre-service aux agences leur permettant d afficher leurs postes vacants de façon indépendante. Le rôle de l IGP sera de promouvoir l utilisation de ce site afin de l imposer comme point de référence pour tous ceux qui sont à la recherche d un emploi dans le secteur des services d apprentissage et de garde à l enfance. La mise en place de ce site internet automatisé libre-service pourrait faire économiser à chaque agence, environ 1000 $ par année. Service centralisé de formation et de placement pour le personnel suppléant Depuis 2011, les SEAF ont centralisé leurs efforts de recrutement, d orientation et de placement du personnel suppléant pour les programmes qui requièrent de la suppléance. La communauté ne cesse de s informer, quant à la possibilité d offrir ce service à tous les sites de groupes agréés. Le recrutement d éducatrices et d éducateurs «qualifié(e)s» s avère être un défi pour tous les programmes agréés de la ville. Une des difficultés provient du fait que le personnel suppléant n est pas formé. Nous sommes convaincus qu avec un peu de formation, plusieurs individus peuvent devenir des éducatrices et éducateurs suppléants accomplis. L IGP peut fournir de la formation générale, sans frais, aux futurs éducatrices et éducateurs suppléants en abordant des sujets tels que : la supervision, l encadrement des enfants, les interactions positives, etc. en misant sur les compétences de base nécessaires à la formation d éducatrices et d éducateurs accomplis. Le matériel de formation sera disponible en français et en anglais pour tous les programmes agréés à usage interne également. Les éducatrices et éducateurs pourront faire de la suppléance dans tout programme agréé de leur choix La seconde composante de ce service constitue l achat et l utilisation d un outil de gestion des absences communautaire auquel les programmes de services d apprentissage et de garde à l enfance pourront accéder de façon indépendante. Cet outil facilitera la gestion et le placement du personnel suppléant; à l heure actuelle, il est utilisé par 2 conseils scolaires locaux et il serait accessible pour les programmes agréés au coût de 1.00 $ par mois par employé devant être remplacé. L IGP fournirait du soutien et de la formation dans le cadre de la prestation de notre service. Nous accueillons avec enthousiasme l idée de vous rencontrer dans un avenir futur pour discuter plus amplement des détails et du rôle important de l IGP. Dans l intervalle, veuillez nous contacter si vous désirez de plus amples informations ou si vous avez des questions. Sincèrement, Kim Hiscott, EPE Directrice générale Lyne Tremblay, EPE Gérante de programme