Le Conseil du loisir scientifique du Saguenay Lac-Saint-Jean vous remercie d avoir accepté de participer au programme d exploration de carrières, Les coulisses de la science. Par votre implication, vous permettrez à des jeunes de se familiariser avec un milieu de travail et de rencontrer des professionnels œuvrant dans les disciplines scientifiques et technologiques. Afin que cette activité soit un succès, nous vous invitons à prendre connaissance des quelques recommandations suggérées dans ce guide. Elles pourront vous aider lors de l élaboration de l activité et de sa gestion à plus long terme. Table des matières 3 - Mise en contexte, les objectifs du programme 4 - Nature et fonction des milieux d accueil 5 - Parrains, marraines, le profil recherché 6 - Rôle et responsabilités des parrains/marraines 7 - Élèves et étudiants à accueillir : quelques recommandations 8- Rôle et responsabilités du CLS 9 - Rôle et responsabilités des conseillers d orientation (synthèse) 10- Formulaire d inscription (organisations, parrains et marraines) 11- Formulaire d évaluation 2
Mise en contexte, les objectifs du programme Le programme Les coulisses de la science vise à encourager les jeunes à opter pour des carrières liées à la science et à la technologie. Par l exploration de différents milieux de travail où les étudiants sont jumelés à des professionnels en poste, les jeunes pourront découvrir les applications concrètes de ce qu ils apprendront en classe. Le programme s adresse aux élèves du second cycle du secondaire et aux étudiants des cégeps de la région. Le Conseil du loisir scientifique du Saguenay Lac-Saint-Jean (CLS) est le maître d œuvre et agit à titre d intermédiaire entre les conseillers d orientation (CO) de la région et les organisations participantes. Dans le but d en simplifier la gestion, nous avons créé une structure souple et conviviale comportant cinq éléments : 1. des lieux de travail organisés que nous nommons «milieux d accueil»; 2. des employés (parrains/marraines) qui accompagneront les jeunes pendant les activités de jumelage ; 3. des CO, qui seront responsables de faire parvenir les demandes au CLS, de veiller à la préparation des jeunes ainsi que de s affranchir des tâches administratives de leurs institutions (assurances, autorisation des parents, etc.) ; 4. les élèves du secondaire ou étudiants du collégial inscrits au programme; 5. le CLS qui agit à titre d intermédiaire entre les organisations et les CO. Puisque que plusieurs intervenants auront à harmoniser leurs actions, nous avons jugé utile de déterminer les rôles et responsabilités de chacun. Ainsi, le guide comporte cinq sections distinctes, conçues spécifiquement pour chacun des groupes d intervenants. 3
1- Nature et fonction des milieux d accueil Un milieu d accueil est un lieu de travail structuré où l on peut organiser une activité d exploration de carrières stimulante pour les jeunes. Que l activité ait lieu au sein d une entreprise privée ou d un organisme sans but lucratif, l objectif du programme est de permettre aux jeunes de rencontrer des professionnels œuvrant dans ces disciplines scientifiques et technologiques. Le milieu d accueil doit donc comporter un espace permettant ces rencontres. Il incombe à la direction de s assurer de la participation d un ou de plusieurs employés (parrains/marraines) qui seront jumelés à des jeunes pendant la tenue de l activité. 1.1 Rôle et responsabilités de l organisation participante Le rôle de la personne à la direction de l organisation ou des ressources humaines, que nous nommons personne-ressource, se limite à effectuer quelques interventions : 1- Diffuser l information au sein de l organisation ; 2- Recruter ou voir au recrutement des parrains et des marraines ; 3- S assurer que ces employés pourront s acquitter de leurs tâches ; 4- Inscrire le nom, les coordonnées de l employé ainsi que la profession qui fera l objet d un jumelage sur le formulaire prévu à cet effet (remplir un formulaire par profession). 5- Expédier le (les) formulaire(s) au CLS. Suite à la réception des formulaires d inscription, le CLS communiquera directement avec les parrains et les marraines. Le coordinateur du programme en profitera pour discuter des opportunités de jumelages ultérieurs et il les enregistrera dans le répertoire des professions. 1.2 Un répertoire à usage limité Ce répertoire comprendra le type de carrière ou de profession à explorer, le territoire sur lequel l activité pourra avoir lieu (MRC), les préférences de l organisation (période de la journée, de la semaine ou de l année) ainsi que d autres renseignements jugés pertinents. En aucun cas, les coordonnées des organisations ainsi que les noms des employés qui participent au programme ne paraîtront dans le répertoire publié sur le site web du programme. Ces informations seront divulguées directement aux jeunes, juste avant la tenue de l activité, par l entremise de leur conseiller en orientation. 4
1.3 Parrains, marraines, le profil recherché La personne qui sera appelée à jouer ce rôle n aura pas à enseigner de théories complexes, ni à superviser les jeunes comme dans la tenue d un stage. La fonction des parrains/marraines consiste à motiver les élèves, à leur faire découvrir les multiples facettes d une carrière stimulante en sciences. Afin de vérifier si des employés de votre organisation correspondent au profil recherché pour devenir parrain ou marraine, voici l adresse de notre site web : www.clssaglac.com. Recherchez l onglet du programme Les coulisses de la science, puis cliquez sur Liste des professions admissibles au programme. Comme vous pourrez le constater, il est tout à fait possible que plusieurs de vos employés exercent ces professions au sein de votre organisation, et qu ils pourraient ainsi s acquitter du rôle de parrain ou marraine. Suite à la réception des formulaires d inscription, le CLS communiquera directement avec les parrains et les marraines pour établir un premier contact. Si le besoin s avère manifeste, le responsable du programme peut apporter un soutien technique à la préparation de la première activité. 1.4 - Élèves du second cycle au secondaire et étudiants du collégial Les jeunes qui viendront rencontrer les professionnels dans vos milieux d accueil peuvent provenir des quatre MRC de la région. Le CLS favorisera les jumelages de proximité mais la situation géographique fait en sorte que la concentration des entreprises œuvrant dans les hautes technologies est située à Saguenay et que celles des secteurs agroalimentaires, forestiers et sciences animales sont davantage présentes autour du lac Saint-Jean. Ainsi, un élève de la Polyvalente des Quatre-vents de Saint-Félicien pourrait bien se retrouver au Centre de transformation de l aluminium (CTA) de Chicoutimi et un jeune de Jonquière à la Ferme expérimentale de Normandin. Puisque les jeunes doivent assurer leurs déplacements, il serait fort apprécié que les organisations qui les recevront vérifient les opportunités de covoiturage avec leurs employés ou imaginent/recherchent d autres solutions. 5
2.1 Rôle et responsabilités des parrains/marraines Afin de distinguer les responsabilités de chacun des intervenants, voici un duplicata de la lettre (document distinct) qui sera remise aux parrains et marraine lors des inscriptions. -------------------------------------------------------------- PROGRAMME D EXPLORATION DE CARRIERES Chère marraine, cher parrain, Votre organisation vous a choisi pour partager votre passion des sciences et de la technologie avec des élèves de la région, nous sommes persuadés que vous apprécierez l expérience et nous vous supporterons pour la planification de l activité. Dans un premier temps, il faut savoir que ce programme d exploration de carrières est différent de la formule des stages nécessaires à l obtention d un diplôme. Vous n aurez pas à enseigner de théories complexes, ni à évaluer la performance académique des jeunes. Votre fonction consiste à les motiver et à leur faire découvrir les multiples facettes d une carrière stimulante en sciences. En tant que parrain ou marraine, vous occupez sûrement un poste clé au sein de votre équipe de travail et nous avons limité votre rôle et vos responsabilités à ce qui suit : 1- Vous rendre disponible et facile à joindre pour un premier contact avec le CLS en remplissant le formulaire d inscription (entreprise) accessible au www.clssaglac.com/coulisses.html. Suite à votre inscription, nous vous joindrons pour discuter de vos disponibilités. 2- Vérifier la cohérence entre les tâches que vous effectuez et la profession à explorer; 3- Faire en sorte que l activité soit stimulante pour les jeunes; 4- En cas d annulation, aviser le CLS; 5- Remplir le formulaire d évaluation et l expédier au CLS. Conseils d usage, trucs et directives L élève qui participe au jumelage voudra découvrir votre profession, mais également le milieu d accueil dans lequel vous travaillez. Gardez à l esprit que l élève possède déjà une bonne connaissance des tâches que vous avez à accomplir et qu il aura sans doute beaucoup de questions à vous poser. 6
Par contre, s il semble timide, vous pouvez lancer des discussions sur des sujets variés tels que : - Le déroulement d une journée de travail; - Les raisons qui l ont motivé à choisir votre profession ou métier; - La formation requise, les qualités particulières pour occuper ce poste; - Ce que vous aimez ou les problèmes liés à cette profession. Vous pouvez également lui présenter vos collègues de travail, lui faire visiter les lieux, l inviter à participer à une activité de groupe. Si la situation le permet, l élève apprécierait sûrement de plonger dans le vif de l action. Par exemple, un technicien de laboratoire pourrait lui permettre de calibrer un outil alors qu un biologiste pourrait lui faire identifier des insectes. Bref, considérez que l élève voudra profiter au maximum de cette rencontre. Dès lors, offrez-lui une expérience hors du commun. Accueillir un adolescent Un adolescent n est plus un enfant et ne veut surtout pas être traité comme tel. Cependant, ce n est pas un adulte non plus et il faut en tenir compte en ce qui a trait à la sécurité. Ils peuvent également éprouver des difficultés à se concentrer sur de longues périodes. Donc, si la situation le permet, alternez les activités sérieuses avec celles qui le sont moins. Les élèves qui participent au programme ont généralement entre 15 et 20 ans et en sont à une étape déterminante de leur vie. Ils ont des choix importants à faire et ils associeront la profession que vous exercez à votre personnalité. Un parrain ennuyeux sera synonyme de carrière ennuyeuse et l inverse est également vrai. Donc pendant cette demi-journée, prenez la vie du bon coté. Finalement - et seulement si cette situation vous convient - vous pouvez offrir à l élève de communiquer avec vous par la suite. Il se peut également qu il vous en fasse la demande. Dans le cas où vous ne voudriez pas poursuivre l échange, parlez-lui d un site internet offrant des services de mentorat pour les jeunes, ce qui constitue une bonne alternative. Voici le lien: www.academos.intraflex.ca René Bouchard M.Éd. Coordonateur du programme rbouchard@clssaglac.com 7
3 - Rôle et responsabilités du CLS en bref Comme il a été mentionné en introduction, le CLS est le maître d œuvre du programme. La coordination est assurée par des personnes qualifiées, maîtrisant les outils de gestion et les procédures administratives. En plus du lien internet qui comporte des renseignements sur le sujet, vous pouvez joindre ces personnes au (418) 668-4792. Pour que le CLS puisse jouer efficacement le rôle d intermédiaire entre les conseillers d orientation et les milieux d accueil, il importe de vous prévaloir de cette prestation de services en observant les procédures établies précédemment. Ainsi, le rôle et les responsabilités du CLS se définissent comme suit : 1- Promouvoir le programme auprès des organisations de la région; 2- Déterminer les carrières et professions compatibles avec les objectifs du programme; 3- Répertorier, vérifier et enregistrer les opportunités de jumelage ; 4- Communiquer les renseignements aux conseillers en orientation ; 5- Transmettre les demandes des conseillers en orientation aux milieux d accueil : 6- Effectuer le suivi des dossiers et la mise à jour de la base de données ; 7- Assurer une liaison constante entre les intervenants. 3.1 Fonctionnement des jumelages et les procédures de validation 1- Afin de répondre à la demande d un conseiller d orientation (CO) pour une activité de jumelage, le CLS avise les parrains/marraines inscrits dans le répertoire et qui ont déjà eu l approbation de leurs employeurs. 2- Suite à l appel téléphonique ou à la réception d un courriel de la part du CLS, le professionnel concerné vérifie ses disponibilités et confirme son intention d y participer. Si l agenda du parrain ne correspond pas à celui de l élève, le CLS annule la procédure et attendra une nouvelle demande. 3- Il est également prévu que le parrain/marraine puisse suggérer une autre date. Dans ce cas, le CLS vérifie à son tour avec le CO. Si la nouvelle date convient, le CLS expédie un courriel de confirmation au parrain/marraine. 8
4- Au retour de la confirmation du parrain/marraine, le CLS confirme la tenue de l activité avec le CO, qui a son tour, transmet les renseignements (nom et coordonnées du parrain) à l élève. 5- Lorsque le CLS reçoit la confirmation de l élève, un dernier courriel est expédié au parrain/marraine. Il ne lui reste qu à attendre sa venue. 6- Si un empêchement de dernière minute se présente, en aviser le CLS. 7- La journée de l activité, assurez-vous d être à l heure au rendez-vous déterminé préalablement. Respectez la durée de l activité afin de ne pas retarder l élève pour son transport de retour. 8- Suite à la tenue de l activité, le parrain est invité à remplir une fiche d évaluation. Le document doit être acheminé au CLS à des fins d analyse et de compilation. 4 - Rôle et responsabilités des conseillers d orientation (synthèse) Ces professionnels œuvrent au sein des établissements d enseignement. Dans l exercice de leurs fonctions, ils se consacrent à mettre en valeur les compétences humaines ainsi qu à établir des relations dynamiques entre la formation, la profession et le travail. Plus précisément, ils sont en mesure d aider les jeunes qui se questionnent sur leur choix de carrière ou sentent le besoin de reconsidérer un projet d étude. Alors que certains jeunes profiteront d une activité de jumelage pour valider leurs choix, pour d autres, ce sera l occasion d approfondir leur réflexion et d opter pour des études en sciences. Avant la mise sur pied du programme Les coulisses de la science, les conseillers en orientation devaient solliciter directement les organisations de la région pour que les jeunes puissent participer à des activités d exploration de carrières. Or, cette tâche sera dorénavant attribuée au CLS. Les conseillers en orientation devront toutefois effectuer les demandes de jumelage et s acquitter des tâches administratives de leur établissement d enseignement. 9
Formulaire d inscription des parrains et des marraines IDENTIFICATION DE L ENTREPRISE Entreprise/organisme/association : Adresse: No Rue Ville Code postal Biens ou service produits : Personne-ressource à contacter : Fonction : Téléphone : Télécopieur : Courriel : Site Internet : IDENTIFICATION DU PARRAIN/DE LA MARRAINE Nom : Sexe : F M Profession : Description des tâches (résumé) : Téléphone : Poste : Courriel : Scolarité : DEC technique Bacc. Maîtrise Doctorat Autre : Domaine d étude : Mode de communication privilégié : Téléphone Télécopieur Courriel Durée de l activité : demi-journée journée entière Horaire proposé : Préférences de la semaine : Lundi AM PM Mardi AM PM Mercredi AM PM Jeudi AM PM Vendredi AM PM Fin de semaine AM PM Fréquence de l activité : Périodes de l année favorables aux jumelages : automne hiver printemps été Autres : 10
Fiche d évaluation à compléter par les parrains et les marraines Organisation : Prénom, nom : Profession, métier : Prénom, nom de l élève : Date de l activité : Oui Non 1. L élève est arrivé à l heure. 2. Il semblait motivé et intéressé. 3. L élève avait préalablement effectué une recherche sur la profession. 4. Selon vous, l activité a permis à l élève de mieux connaître votre profession? 5. Les employés ont apprécié la visite de l élève? 6. La durée de l activité était adéquate? 7. Vous participeriez à nouveau à une activité de jumelage? 8. Vous recommanderiez à quelqu un de participer au programme? 9. Qu avez-vous le plus apprécié? 10. Qu avez-vous le moins apprécié? 11. Commentaires et suggestions : Merci de bien vouloir retourner cette évaluation dans les plus brefs délais à : Conseil du loisir scientifique du Saguenay Lac Saint-Jean 414, Collard OuestAlma (Québec) G8B 1N2 Tél. : (418) 668-4792 Fax. : (418) 668-0265 rbouchard@clssaglac.com 11