Règlement du conseil syndical de la résidence des «CEVENNES» Montpellier (France) Proposition à faire adopter par l assemblée générale à la majorité relative de L.art.24 (art.22 décret du 17.03.67.) La présence d'un conseil syndical est obligatoire dans toute copropriété, sauf si l'assemblée générale décide de s'en passer. Dans ce cas, la proposition est soumise au vote de tous les copropriétaires. Il est composé d'au moins 3 membres élus pour 1 ans, renouvelable. Pas de limitation en nombre. 1. Mission 1.1 Conseil Le conseil syndical n'a qu'un rôle purement consultatif. Il est là pour assister le syndic dans sa tâche. Mais il ne peut en aucun cas l'obliger à suivre ses conseils ni se substituer à lui ou à l'assemblée général. Il peut s'exprimer sur toutes les questions qui concernent la copropriété, même sans demande préalable du syndic ou de l'assemblée générale. Le Syndic ne prend ses ordres que de l'assemblée générale et exécute ses décisions. Il va former le lien entre la copropriété et le syndic. En tant qu'organe consultatif, il peut: Proposer des questions à inscrire à l'ordre du jour. Emettre un avis sur les devis et contrats passés par le syndic pour le compte de la copropriété. Si le contrat dépasse un certain seuil, sa consultation est obligatoire. Emettre un avis lorsque le syndic veut faire des travaux urgents sans convoquer l'assemblée générale. 1.2 Contrôle Le conseil syndical a également pour mission de contrôler la comptabilité du syndic. Il peut donc avoir accès à tous les documents et notamment aux suivants : La comptabilité du syndicat, tenue par le syndic. Le montant des factures. La répartition des charges entre les copropriétaires. Le refus du syndic de tenir le Conseil syndical informé des démarches qu'il fait au titre de la copropriété constitue une faute grave (dont il faudra, le cas échéant, fournir la preuve, par des lettres recommandées). Dans un tel cas, le syndic est révocable "ad nutum", c'està-dire sans délai, par un vote lors de la réunion d'une AG extraordinaire. Le conseil peut demander à avoir recours à un expert comptable spécialisé dans la copropriété pour un contrôle semestriel ou annuel des comptes.
1.3 Information des copropriétaires Recevoir les doléances des copropriétaires et les informer par le biais des procèsverbaux (mise à disposition d'une ligne téléphonique et d'une adresse de messagerie). Il est fort recommandé de mettre à disposition des copropriétaires un site internet facilitant la circulation de l'information. 2. Qui peut se présenter? Tout copropriétaire peut être membre du conseil syndical. Il suffit qu'il fasse acte de candidature lors de l'assemblée Générale, lors la constitution ou du renouvellement des membres du Conseil syndical. Un concubin ne peut être considéré comme copropriétaire s'il ne possède pas de droits réels sur le bien immobilier. Chaque délégué ou candidat-délégué à la possibilité de pouvoir se faire représenter en AG et aux réunions syndicales par un adulte de son choix (hors mis les personnes liées au syndic). 3. Le président 3.1. Election du président Article 21, loi du 10/07/1965 : Le conseil syndical élit son président parmi ses membres. Il n est donc fait mention d aucune obligation d élire un président. En cas d'absence de candidat ou de refus du CS à sa majorité d'élire un président, il pourra quand même fonctionner (cf. chapître 3.3). Lors de la première réunion du conseil syndical, un président est élu parmi les membres (cas 1 et 3). Le président du conseil syndical n'est en aucun cas élu par l'assemblée générale. Le Conseil Syndical élit un(e) Président(e) parmi ses membres, à la majorité de ceux-ci, pour un an. A défaut le président demeure en fonction pendant toute la durée de son mandat de conseiller syndical sauf révocation prononcée à la même majorité. De la même façon le Conseil peut désigner au moins un vice-président, suppléant du président. Le Conseil Syndical peut désigner des membres pour occuper une fonction particulière (secrétaire, trésorier, webmaster pour la gestion du blog d'information et la gestion de la communication avec les copropriétaires, coordinateur etc..) ou pour traiter un problème spécifique dans le cadre éventuel de commissions. Dans ce dernier cas le ou les membres désignés auront directement affaire au syndic en cas de besoin. 3.2. Rôle du président Le président autant que les délégués sont les interlocuteurs principaux du syndic et assurent le relais entre ce dernier et les copropriétaires. Ceci n'empêchant pas les copropriétaires de s'adresser directement au syndic. Seules les décisions votées majoritairement par le CS sont valables.
Il n'a pas de prérogative particulière, par rapport aux autres membres du CS, mis à part : 1 - La faculté de demander au syndic de convoquer une assemblée générale. En cas d'absence de réponse de sa part et après mise en demeure, il est en droit de convoquer lui-même cette assemblée. Remarque : Une AG peut être également convoquée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de tous les copropriétaires. La demande doit alors être notifiée au syndic par lettre recommandée avec AR et doit préciser les questions que l'on désire voir inscrire à l'ordre du jour. 2 - De demander à l'ag d'enclencher une procédure judiciaire contre l'ancien syndic s'il refuse de communiquer au nouveau syndic les archives du syndicat. Il veille à la bonne exécution des missions confiées au conseil syndical, sans immixtion abusive dans les opérations de gestion de l immeuble et d administration du syndicat des copropriétaires, à la pérennité de l assurance couvrant les risques encourus par les conseillers dans le cadre de leur activité (comprise dans la multirisques immeuble souscrite), et enfin à l information des copropriétaires sur les travaux du conseil. 3.3. Fonctionnement sans président A défaut de président, chaque délégué facilement joignable (téléphone, e-mail) et suffisamment disponible peut se désigner pour se substituer à lui. Il serait alors recommandé de désigner un COORDINATEUR volontaire, chargé de trouver un délégué disponible et chargé de la cohésion du CS. Cela nécessite une bonne entente et organisation afin de pouvoir toujours pouvoir assumer le rôle du président. Le syndic doit en permanence avoir à sa disposition l un de ses délégués en cas de besoin. Chaque décision du CS étant prise à la majorité (voir rubrique VOTE). 4. Réunions Le Conseil Syndical se réunit une fois tous les mois en comité réduit et une fois par trimestre au complet. La réunion du Conseil est de droit lorsqu elle est demandée par l un de ses membres ou par le syndic. Les conseillers syndicaux seront convoqués par lettre simple, mentionnant l ordre du jour. Ils peuvent exprimer par écrit le souhait d être convoqués par lettre recommandée avec avis de réception. Le syndic peut être convié par le Conseil Syndical à toutes réunions syndicales. Le syndic, chaque conseiller syndical et chaque copropriétaire peuvent notifier au président une demande d inscription à l ordre du jour. Tous les copropriétaires ayant des connaissances sur le sujet à traiter ou tout simplement désireux d'être présents peuvent l'être. 5. Votes Les avis ou rapports du conseil syndical sont adoptés à la majorité simple* à la condition que la moitié au moins de ses membres, disposant chacun d une voix, soit présente.
En cas de partage des voix, y compris celle du président, la voix du président sera prépondérante. Le conseil syndical ou l un de ses membres ne peut prendre aucune décision engageant la copropriété sauf mandat particulier qui lui aurait été expressément donné par l assemblée générale. *La proposition qui obtient le nombre de voix le plus élevé est adoptée. Exemple : 16 voix au total. La proposition A : 7voix, la B: 6 voix, la C: 3 voix. La proposition A est adoptée. 6. Site internet Deux possibilités pouvant exister simultanément pour une parfaite information: 1. Le conseil syndical possède parmi ses membres une personne désignée pour créer un site internet d'information et de communication avec les copropriétaires, ce site représentera officiellement le CS. 2. Le CS pourra intervenir de la même manière sur un site privé de copropriétaire(s), ayant été préalablement validé en AG. Le site privé s'engageant à permettre un accès libre et sécurisé au CS. (possibilité de créer une page contact directement reliée à la messagerie du CS, créer une page réservée au CS etc...). 7. Accès aux documents Le président ou le vice-président devront fournir à tous les membres du Conseil, ainsi qu'aux copropriétaires qui en feront la demande, copie des documents concernant la gestion de la copropriété, à charge pour eux ou pour ceux désignés de les demander au syndic. Un compte rendu écrit du contrôle et de l'assistance du syndic par le CS sera fait à l'assemblée générale annuelle. Il sera joint à la convocation des copropriétaires. De la même façon, le président du CS ou ses membres désignés rendent compte de leur activité de l année et de l exécution de leurs missions et délégations que l assemblée générale aurait pu leur donner. Toutes les délibérations du conseil syndical sont constatées par des procèsverbaux (rédigés par le syndic si présent sinon par le CS). Elles sont portées sur un registre ouvert à cet effet et signés par tous les membres ayant assisté à la réunion. Copies de tous les procès-verbaux sont délivrées par le syndic à l ensemble des copropriétaires, par e-mail de préférence (coût nul) ou par courrier. Ces mêmes PV ainsi que tous les documents relatifs à la copropriété (bilans, cahiers des charges, contrats de prestataires et d'employés etc...) étant diffusés dès leur validation sur une page à accès codé du site internet du CS et celui approuvé par vote en AG de la copropriété. L adresse du site et les mots de passe étant rappelés sur tous les appels de fond communiqués aux copropriétaires. Le code étant régulièrement changé. 8. Rémunération Tous les membres du conseil syndical sont des bénévoles.
9. Frais du Conseil Syndical Le Conseil Syndical devra être assuré pour la responsabilité civile de chacun de ses membres. Les honoraires des techniciens par qui le Conseil Syndical peut se faire assister (techniciens du bâtiment, architectes, conseillers juridiques, comptables, associations d aide aux copropriétaires, etc ) ainsi que les frais de fonctionnement dudit conseil sont payés par le syndic dans le cadre des dépenses générales de l administration de l immeuble, sur présentation de pièces justificatives. 10. Dispositions particulières Le conseil syndical peut, pour l exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Les conseils rémunérés doivent être pris auprès d une personne qualifiée. Pour les questions juridiques, elle doit avoir qualité pour donner des consultations juridiques. Il peut proposer à l assemblée générale l adhésion du syndicat à un organisme spécialisé assurant la formation et l information des conseils syndicaux et des copropriétaires. Le choix de l organisme revient à l assemblée générale. Celle-ci peut modifier toute organisation de ce type déjà en place. Les membres du conseil syndical sont tenus, dans les mêmes conditions que le syndic, au respect de la confidentialité des informations à caractère personnel portées à leur connaissance à l occasion de l exercice de leur fonction et ce dans toutes leurs communications (noms propres masqués dans le blog).