UNE FOIRE-EXPOSITION FESTIVE ET EXPLOSIVE... Après le Far West, «Loches en fête» vous emmène Pirates Sabre d abordage et pistolet à poudre noire seront donc de rigueur sur les stands. En effet, c est dans une atmosphère festive et très conviviale que nous vous proposons de participer à cette édition 2015 Au programme: Ambiance et animations sur ce thème défileront tout au long du week-end. L espace alimentaire sera installé sous une structure couverte dans la continuité de la zone d exposition. Ainsi l ensemble des stands sera couvert et permettra d accueillir le public confortablement même en cas d intempéries. L accès à cet espace alimentaire sera ouvert et sans surélévation. Comme les années précédentes, l événement sera fortement relayé auprès des médias locaux: France Bleu Touraine, la Nouvelle République, la Renaissance Lochoise, Graffic FM Et un animateur sera présent pour aider à la promotion de chaque stand pendant toute la durée de la manifestation.
LOCHES EN FÊTE ÉDITION 2015 avril Bulletin d inscription Nom ou raison sociale Adresse Code Postal Ville Nom du contact Tél. / Fax. E-mail Votre activité Vos produits N Siret / Siren Registre de Commerce Registre des Métiers Code NAF (APE) Le soussigné s'engage à participer à la manifestation «Loches en Fête» édition 2015 (sous réserve d'admission par les organisateurs), à occuper uniquement les emplacements qui lui seront attribués et à exposer les produits, articles, marchandises ou matériels énoncés ci-dessus, à l'exclusion de tout autre. Il déclare avoir pris connaissance des conditions du règlement général de la manifestation et s'engage à s'y conformer, ainsi qu'à toutes les conditions ultérieures que les organisateurs pourraient être amenés à prendre. Il s'engage à ne démonter son stand ou à libérer son emplacement qu'à partir du lundi soir, dernier jour d exposition. Il s'engage à faire garantir par sa propre compagnie d'assurance, les marchandises et matériels exposés et dégage les organisateurs de toute responsabilité quelle qu elle soit. Par l'envoi du bulletin d inscription, il confirme son adhésion ferme et définitive à la manifestation et joint son règlement d acompte de 100 par chèque à l'ordre du «Trésor Public». Fait à, le Signature et cachet de l entreprise (précédés de la mention «lu et approuvé»)
LOCHES EN FÊTE ÉDITION 2015 avril Formulaire de réservation Prix unitaire HT* Quantité Total HT LOCATION DE STANDS ET D EMPLACEMENTS Frais d inscription : =...35,00 Emplacement «Aire libre» Réservé aux activités extérieures» (automobile, matériel et outillage de jardin, véranda, etc.) 5,95 le m² =.. Stands «exposition» Stand sous structure couverte parquetée, cloisons et moquette incluses. Surface de 9m 2 ou par multiple. 260,00 le stand Stand d'angle sous structure couverte parquetée, cloisons et moquette incluses. Surface de 9m 2 ou par multiple. 320,00 le stand Stands «alimentaire» Parquet restaurant 12,85 le m² Stand sous structure couverte parquetée, cloisons incluses. Surface de 9m 2 ou par multiple. 260,00 le stand Stand d'angle sous structure couverte parquetée, cloisons incluses. Surface de 9m 2 ou par multiple. 320,00 le stand SERVICES EN OPTION Alimentation électrique - 1 prise 220 V (consommation comprise) 62,00 l' unité - branchement force (consommation comprise) 82,00 l' unité Montant HT TVA **(à priori 10%) Montant TTC *Les tarifs seront applicables selon le vote et l acceptation du prochain Conseil Municipal ainsi que le principe d assujettissement à la TVA **(taux applicable selon la règlementation) Le présent formulaire de réservation doit être accompagné du chèque d acompte de 100, à libeller à l ordre du Trésor Public. L ensemble doit être envoyé à l adresse suivante : Mairie de Loches - Service Animation - BP 231-37 602 Loches Cedex VILLE DE LOCHES SERVICE ANIMATION BP 231 37602 LOCHES CEDEX INFORMATIONS : 02 47 91 19 57 / FAX : 02 47 91 19 69 nbonvalet@mairieloches.com
Règlement général «Loches en Fête» Article 1 : Durée et horaires de la manifestation «Loches en Fête», est une manifestation organisée dans le but de développer et faire connaître les entreprises commerciales, artisanales et industrielles de Touraine et de France et particulièrement celles du territoire «Touraine Côté Sud». Elle se tient à Loches, sur la Place de Verdun et regroupe une foire exposition commerciale et artisanale, agrémentée d alimentaires et de savoir-faire du territoire et une fête foraine. «Loches en fête» sera ouverte au public et sans interruption dans les conditions suivantes : du samedi 4 avril 10h au lundi 6 24h. Article 2: Inscription Le bulletin d'inscription doit être établi sur les documents officiels mis à la disposition des exposants désireux de participer. Il doit être dûment rempli par l'exposant, daté et signé et obligatoirement accompagné du chèque d acompte (encaissé après la manifestation). Les adhésions sont reçues et enregistrées par l'organisateur, sous réserve d'examen. Il statue à tout moment sur les refus et les admissions, sans recours et sans être tenu de donner les motifs de ses décisions ou refus. L'inscription ne peut donner lieu à aucune réserve de la part de l'exposant. Article3: Emplacement Les emplacements mis à la disposition des exposants seront les suivants, Exposition: Structure couverte parquetée composée de stands 3m x 3m (ou par multiples) Aire libre sol bitumé. Le terrain aire libre occupé par des exposants qui auront fait des apports de matériaux (sable, gravier) devront remettre leur emplacement en état à leurs frais. Alimentaires: Structure couverte parquetée composée de stands 3m x 3m (ou par multiples) Ou Stand 3m x 3m (ou par multiples) parqueté pour des activités impliquant un point feu au gaz Article 4: Condition de paiement Toute adhésion, une fois admise, engage définitivement son souscripteur qui est désormais redevable du montant total de la facture émise par l'organisateur suivant les modalités énoncées sur le dossier d'inscription. Les inscriptions devront obligatoirement être accompagnées de l acompte, dans le cas contraire la demande de participation à la manifestation ne sera pas recevable et donc non enregistrée. Article 5: Attribution des stands et emplacements. L organisateur établit le plan de la manifestation et effectue la répartition des stands et emplacements concédés, en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par les exposants, de la nature de leurs articles et de la disposition du stand. Article 6: Règles à respecter sur les stands Les stands sont fournis avec parquet, moquette et cloison et sont équipés en électricité selon les services en option réservés par les exposants lors de leur inscription. Concernant les planchers, ceux-ci ne doivent en aucun cas être troués ou détériorés. Dans le cas contraire, les organisateurs se réservent le droit de facturer les planchers détériorés. L'aménagement intérieur des stands incombe exclusivement aux exposants. Seul le fournisseur exclusif des organisateurs pour les installations électriques est habilité à exécuter les branchements électriques. Aucune installation spéciale ne pourra être faite sans l'accord des organisateurs. Cependant, dans certains cas particuliers, une demande pourra être adressée aux organisateurs. Les enseignes, panneaux publicitaires, sont admis sur les séparations verticales, et le fond des stands mais ne devront en aucun cas être accrochés sur les enseignes posées par les organisateurs. Il est formellement interdit aux exposants de placer des tables et des chaises autour des stands ou emplacements extérieurs et d'empiéter, pour quelque cause que ce soit, hors des emplacements concédés, dans les allées. Les exposants s'engagent à maintenir leurs stands ouverts et garnis pendant toute la durée de la Foire Exposition. Dans le cas où l'exposant ne ferait pas une présentation suffisante de ses produits, les organisateurs se réservent le droit de l'obliger à la modifier. Si aucune amélioration n'est apportée à cette présentation, les organisateurs pourront faire fermer le stand sans que l'exposant puisse avoir le droit au remboursement de son emplacement, ni à aucune indemnité. Pendant la durée de l exposition, les exposants devront nettoyer leurs emplacements, les ordures et les déchets d'emballage devront être tenus à la disposition de la voirie avant 9h du matin. Article 7: Installation et démontage des stands Les stands sont mis à la disposition des exposants le jeudi 2 avril de 15h à 18h et le vendredi 3 avril de 9h à 20h. Les exposants devront avoir terminé leurs installations et la mise en place des produits exposés pour l'inauguration le samedi 4 avril à 10h. L Exposition fermera le lundi 6 avril à 20h sauf pour les alimentaires qui devront fermer leurs stands après 24h. Les exposants pourront déménager leurs stands, marchandises, produits et décorations le lundi 6 avril de 21h à 23h et le mardi 7 avril de 8h00 à 12h. Passé ce délai, les matériels seraient enlevés par les services municipaux et les frais seraient à la charge des exposants. Article 8: Sous-location Il est formellement interdit à tout exposant de souslouer, partager ou échanger, même à titre gracieux, tout ou partie de son stand ou emplacement à aire libre sans l'assentiment de l organisateur. Article 9: Renonciation, emplacement inoccupé, départ prématuré. L organisateur pourra disposer d'office et sans préavis de tout stand ou emplacement dont les adhérents n'auraient pas pris possession le matin de l'ouverture. Les sommes versées, quels que soient les motifs de renonciation invoqués, seront acquises à titre d'indemnité à la foire. Aucun exposant n'est autorisé à quitter la manifestation avant la clôture définitive. Toutefois, pour cas de force majeure et sur demande de l'intéressé, l organisateur pourra déroger à cette clause. Article 10: Circulation L'entrée des véhicules dans l'enceinte de la Foire sera formellement interdite pendant les heures d'ouvertures au public. Les exposants devront prendre leur disposition pour effectuer leur réapprovisionnement le matin avant 10h. Article 11: Gardiennage Un service de gardiennage de la Foire est assuré la nuit, du jeudi 2 avril à 20h au mardi 7 avril jusqu'à 8h du matin. Aucune personne ne pourra pénétrer sur la manifestation entre 20h et 8h du matin, sauf autorisation spéciale et écrite de l organisateur. Article 12: Publicité Les manifestations publicitaires organisées par des exposants ne peuvent être décidées qu'après accord avec l organisateur. La sonorisation dans les stands ne sera tolérée que si elle ne couvre pas la sonorisation officielle ni ne porte préjudice aux autres exposants. La distribution de prospectus n'est autorisée aux exposants que devant leurs stands. Aucune affiche publicitaire ne pourra être apposée en dehors des stands. Article 13: Installation électrique Les exposants désirant utiliser l'électricité pour l'éclairage de leur stand, ou pour la démonstration de leurs appareils ou machines, devront en faire la demande sur leur dossier d'inscription : coffret électrique 2kw en 220 volts monophasé avec différentiel 30mA (1 prise et consommations comprises) ou branchement force. Les branchements spéciaux, les installations ainsi que la consommation électrique sont à la charge de l'exposant selon les conditions mentionnées dans le dossier d'inscription. Les exposants désirant faire fonctionner des machines industrielles ou agricoles devront les munir obligatoirement d'un appareil antiparasites. Les installations électriques sont réalisées sous le contrôle et par le concessionnaire agréé par les organisateurs et seront en conformité avec les exigences des services de sécurité. Article 15: Sécurité Conformément aux règlements applicables en la matière, les machines devant fonctionner doivent être soumises au règlement de l'inspection du Travail en vigueur dans l'industrie, et devront être isolées du public. Les organisateurs déclinent toute responsabilité à ce sujet. Les tissus et moquettes utilisés par les exposants pour leurs stands devront obligatoirement être conformes aux normes en vigueur (ignifugé classés M3). Les exposants sont tenus de remettre les certificats de conformité aux organisateurs, avant le passage de la commission de sécurité. Article 16: Report / annulation de la manifestation L organisateur se réserve le droit de modifier ou d'annuler la date de la manifestation en cas d'événement imprévisible. Dans le cas où, pour des raisons majeures et imprévisibles la manifestation ne pourrait avoir lieu, au cours ou après la mise en place des stands, bâtiments et installations diverses, les exposants ne seraient pas remboursés du montant total de leur location, sans que ceux-ci, de convention expresse, puissent exercer un recours, à quelque titre que ce soit, contre l organisateur. Article 17 : Assurances Les marchandises exposées, ainsi que les installations des exposants devront être obligatoirement assurées, pendant leur séjour dans l'enceinte de l Exposition, par les soins des exposants auprès de la Compagnie d'assurance de leur choix. Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas de sinistre de toute nature. Article 18: Obligation pour les exposants d'observer les clauses du présent règlement Par le fait même de son adhésion et de convention expresse, l'exposant déclare souscrire à toutes les clauses et conditions du présent règlement et s'engage à se soumettre à toutes les prescriptions qu'édicteraient l organisateur ou les autorités chargées d'assurer l'ordre et la sécurité. Toute infraction au présent règlement peut entraîner la fermeture immédiate du ou des stands et une action judiciaire en dommages et intérêts. VILLE DE LOCHES SERVICE ANIMATION BP 231 37602 LOCHES CEDEX INFORMATIONS : 02 47 91 19 57 / FAX : 02 47 91 19 69 nbonvalet@mairieloches.com
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