CONSEIL GENERAL DE TARN-ET-GARONNE EXTRAIT du REGISTRE des DELIBERATIONS de l'assemblée 1ÈRE Réunion de 2015 Séance du 28/29 janvier 2015 CG20150128_42 id. 1454 Les vingt-huit et vingt-neuf janvier deux mille quinze, les membres du Conseil Général légalement convoqués se sont réunis à l'hôtel du Département, sous la présidence de M. Jean-Michel BAYLET, Président du Conseil Général. Après avoir constaté le quorum légal,l'assemblée départementale peut valablement délibérer. Présents ou ayant donné procuration de vote : M. J-P. ALBERT, M. E. ASTOUL, M. C. ASTRUC, M. P. AURIENTIS, M. J-M. BAYLET, M. J-P. BESIERS, M. J. CAMBON, M. J. CAPAYROU, M. B. DAGEN, M. J-L. DEPRINCE, M. G. DESCAZEAUX, M. G-M. EMPOCIELLO, M. F. GARRIGUES, M. R. GARRIGUES, M. J. GONZALEZ, M. P. GUILLAMAT, M. G. HEBRAL, M. A. LACOMBE, M. J. LAVABRE, M. M. MARTY, M. P. MARTY, M. R. MASSIP, M. C. MOUCHARD, M. J-P. QUEREILHAC, M. J-P. RAYNAL, M. D. ROGER, M. J. ROSET, Mme D. SARDEING-RODRIGUEZ, M. J. TABARLY, M. L. VIGUIE ARCHIVES DÉPARTEMENTALES CONSERVATION DÉPARTEMENTALE DES ANTIQUITÉS ET OBJETS D'ART Les Archives départementales et le service des antiquités et objets d'art ont poursuivi en 2014 leur travail de valorisation du patrimoine à travers plusieurs temps forts : l'organisation de deux expositions et la création d'un site internet entièrement dédié aux archives. Par ailleurs, le service a connu une réorganisation interne, à la suite de promotions et de l'arrivée d'un nouveau directeur. 1
I - BILAN D ACTIVITÉS 2014 A- RÉORGANISATION DU SERVICE À la suite de l'arrivée en novembre 2013 d'un nouveau directeur et de plusieurs promotions intervenues au sein du personnel, les Archives départementales ont été réorganisées en 4 pôles, correspondant aux grandes orientations du service : * pôle archives et conservation * pôle archives et nouvelles technologies * pôle public, action éducative et culturelle, documentation * pôle logistique, ressources et bâtiment Le service de conservation des antiquités et objets d art reste inchangé. B CONSULTATION ET VALORISATION CULTURELLE DES ARCHIVES L'une des priorité des Archives départementales est d'ouvrir à tous les publics les sources historiques qu'elles conservent. Elles s'appuient pour ce faire sur les moyens traditionnels de valorisation (salle de lecture, expositions) et sur les nouvelles technologies (numérisation, mise en ligne). Mise en lecture publique des archives Consultation des archives sur internet Depuis 2010, les actes de l'état civil sont consultables sur internet. En 2014, un site entièrement dédié aux Archives départementales a vu le jour. Il regroupe notamment dans la rubrique «Archives en ligne» l'ensemble des ressources numérisées disponibles (état civil, cadastre napoléonien et actuel, imprimés). Au 1er décembre 2014, 42 488 448 pages ont été consultées et 165 972 visites du site ont eu lieu. La mise en ligne à la fin de l'année 2014 des registres matricules militaires des classes 1865 à 1921 et des listes nominatives de recensement de la population de plus de 100 ans devrait entraîner en 2015 un bond dans la fréquentation de ce nouveau site. Par ailleurs, le site du cadastre napoléonien élaboré par les Archives départementales en collaboration avec le SIGD et consultable en ligne depuis 2012 connaît toujours une belle fréquentation : 3 813 visiteurs et 31 655 pages consultées. Consultation des archives en salle de lecture En 2014, 404 lecteurs ont fréquenté la salle de lecture, où ils peuvent consulter une dizaine de documents originaux par demi-journée. L'engouement pour la généalogie demeure. En effet, parmi les 7 836 documents originaux communiqués, la moitié environ proviennent des archives notariales. L'espace numérique Sur les huit ordinateurs de la salle de lecture dédiés principalement aux fonds numérisés consultables «en accès illimité» (état civil, recensement de la population, registres 2
d'incorporation militaire, cadastre), les lecteurs ont visionné 117 051 pages ( 103 000 pages comptabilisées en 2013). Animations culturelles et service éducatif Service éducatif Le service éducatif a accueilli 1 496 élèves dont 1 085 enfants du primaire, 316 collégiens et 95 lycéens. Parmi eux, 102 élèves de primaires et 75 élèves de collège sont venus visiter l'exposition «14-18. Les étrangers en Tarn-et-Garonne». Il faut y ajouter 382 élèves de collèges présents pour les représentations de la pièce de théâtre «Loin de Verdun» organisée dans le cadre des manifestations «jeune public» liées au Centenaire de la Grande Guerre. Sont également venus découvrir les archives 75 étudiants de l'école Supérieure du Professorat et de l'éducation. Une brochure sur le Moyen Âge à destination des élèves de 5e est parue et est actuellement diffusée dans les collèges (professeurs d'histoire et CDI). Les Journées du Patrimoine Cette année le thème était «Patrimoine culturel, patrimoine naturel». Le service a présenté une exposition de documents sur les «représentations de la nature dans les archives» et proposé la découverte du service à 56 visiteurs venus lors de ces journées (20-21 septembre 2014). Exposition Le service des Archives a réalisé une exposition intitulée «14-18. Les étrangers en Tarn-et-Garonne» qui se déroule à l'espace des Augustins depuis le 12 novembre et jusqu'au 11 janvier. Elle a obtenu le label Centenaire 14-18 et est accompagné d'un catalogue de 68 pages. Plusieurs autres manifestations ont été organisées aux Augustins autour de cet événement : conférences, films, pièces de théâtre. Par ailleurs, les Archives départementales ont prêté 35 documents à la ville de Montauban pour l'exposition «Jeanbon Saint-André» organisée en décembre 2014. Participation à la Grande Collecte 2014 Les Archives ont participé cette année encore à la Grande collecte 14-18 auprès de particuliers détenteurs d'archives personnelles sur la Première Guerre mondiale. 16 contributeurs ont prêté des documents, souvent d'un grand intérêt, pour numérisation. Chronique semestrielle de la Grande Guerre Deux dossiers ont été préparés pour la chronique semestrielle sur la Grande Guerre que publie la Dépêche du Midi. - «La mobilisation dans le département et la bataille de Bertrix» publié le 18 juin 2014 ; - «la propagande de guerre tous azimuts», publié le 18 décembre 2014. 3
C- CONSERVATION ET TRAITEMENT DES FONDS Un autre axe essentiel de l'action du service concerne l'amélioration des conditions de conservation des archives et leur classement. Traitement des fonds Restauration de documents d'archives Cette tâche a été confiée à deux sociétés spécialisées, dans le cadre d'un marché d'une durée de deux ans. Deux ensembles documentaires particulièrement consultés par le public font l'objet d'un programme de restauration : - les répertoires de formalités hypothécaires XIXe-XXe siècles : 41 registres ont été traités en 2014, sur une centaine de registres très altérés par l'humidité ; - les registres de notaires (XVIe-XIXe), dont un grand nombre est fragile : 4 registres (755 feuillets) ont été traités en 2014. Classement Le service assure un long travail de mise en ordre, de description et de conditionnement des fonds. Ont ainsi été classées les archives anciennes de la commune de Saint-Antonin-Noble-Val, soit près de 15 ml de documents allant de 1 155 à 1 874 et déposés aux Archives départementales en décembre 2013. Par ailleurs, les Archives départementales ont en 2014 pris en charge quatre versements de la part du Conseil général de Tarn-et-Garonne dont la plus grande partie provient du Service Économie industrielle, agricole et touristique. Enfin, le rapatriement du versement du Tribunal de Grande Instance jusqu'à lors conservé dans l'annexe de la rue du Docteur Labat aux Archives départementales en septembre 2013, a permis, courant 2014, de poursuivre et de finir le classement de ce fonds. Au total, 27, 5 mètres linéaires d'archives ont été classés. Les archives communales Plusieurs communes du département ont en 2014 été en relation avec le service, soit à l'occasion d'inspections programmées et destinées à faire un point de situation sur les archives (6 communes et 1 communauté de communes), soit à la suite de demandes d'avis ou d'intervention (5 communes). Conditionnement et récolement des fonds Dans la perspective du réaménagement du bâtiment des Archives, le service a mis l'accent cette année sur le reconditionnement et le dépoussiérage des fonds. La priorité a été donnée aux séries anciennes, renfermant les documents les plus prestigieux et les plus anciens du service (établissements religieux), mais également sur les documents les plus consultés en salle de lecture (actes notariés). Au total, ont été ainsi reconditionnés 95 mètres linéaires d'archives. 4
Une formation sur le reconditionnement et le dépoussiérage a par ailleurs été donnée en interne à tous les agents, par l'intermédiaire du CNFPT, au début du mois de décembre 2014. Enfin, un état des lieux exhaustif des fonds présents dans le dépôt est en voie d'achèvement. Il permettra de programmer le transfert des collections vers de nouveaux magasins d'archives au fur et à mesure de l'avancement des travaux. Le bâtiment annexe de la rue du Docteur Labat L'aménagement de l'annexe du 13 rue du Docteur Labat a bien avancé en 2014 et devrait se terminer au cours du premier trimestre 2015. Cette annexe sera prochainement dotée d'environ 2 500 mètres linéaire de rayonnages, le rez-de-chaussée étant équipé de mobiles et le premier étage de rayonnages fixes et mobiles. Cet espace sera indispensable aux Archives départementales pour le transfert dès 2015 d'une partie de ses fonds, rendu nécessaire par le prochain chantier de restructuration et d'extension du dépôt. II-PERSPECTIVES 2015 En 2015, l'un des principaux dossier à traiter sera celui de la restructuration et de l'extension du dépôt, sur lequel un rapport spécifique est présenté à cette Assemblée. Les autres orientations du service seront les suivantes : Convertir l'exposition du centenaire 14-18 en format itinérant Réaliser l'indexation nominative des registres matricules militaires des classes 1865 à 1921, afin d'intégrer les données recueillies au portail du Grand Mémorial numérique en cours de constitution au niveau national. Intensifier le reconditionnement des fonds patrimoniaux en prévision des travaux futurs. Être associé au projet de Gestion Électronique des Documents et dématérialisation des archives au Conseil général de Tarn-et-Garonne. La Direction informatique souhaite mettre en place une Gestion Électronique des Documents transversale au sein du Conseil général permettant de connecter les différentes applications métiers et prenant en compte les besoins futurs en archivage électronique. Le projet prévoit également la dématérialisation du courrier entrant et sortant. Le service informatique et les Archives départementales travailleront ensemble sur ce dossier. Accentuer le travail de description des fonds d'archives et de mise en ligne des inventaires. Les Archives départementales sont à ce titre partie prenante dans un projet porté par la société Anaphore et retenu par le Ministère de la Culture et de la Communication dans le cadre de l'appel à projet 2014 pour les services numériques culturels innovants. Ce projet a pour but de donner une meilleure visibilité aux ressources archivistiques en ligne. 5
III - LA CONSERVATION DÉPARTEMENTALE DES OBJETS MOBILIERS Le Conseil général de Tarn-et-Garonne s'est engagé depuis de nombreuses années dans une politique en faveur du patrimoine public ou privé protégé au titre des Monuments Historiques ou constituant une mémoire vernaculaire, tels les pigeonniers ou les lavoirs. Depuis 2005, notre assemblée départementale a pris en charge la mission de la conservation des antiquités et objets d'art du département, via une convention passée avec l'état. Le conservateur des antiquités et objets d'art, agent départemental, est hébergé au sein des Archives départementales. A BILAN 2014 Le Conseil général de Tarn-et-Garonne participe au programme annuel de restauration du patrimoine mobilier public, par le biais de subventions accordées aux propriétaires. Le montant de cette aide est de 25% du prix total hors taxe des travaux. A cette somme viennent s'ajouter des participations de l'état, du Conseil régional de Midi-Pyrénées et dans certains cas de communautés de communes. Depuis 2007, le Conseil général s'est doté d'une ligne budgétaire qui permet d'aider les communes pour des interventions rapides de mise en conservation d'urgence sur le patrimoine mobilier. Depuis cette date, 14 communes ont bénéficié de cette contribution. Une exposition ayant pour thème «Cabinets de curiosités» a été présentée au public au sein de l'espace des Augustins du 12 décembre 2013 au 28 février 2014, fruit d'une collaboration entre l'espace des Augustins et la conservation des antiquités et objets d'art. Les objets exposés ont été prêtés par des institutions publiques (communes, École supérieure du professorat et de l'éducation de Montauban, collège Gambetta de Cahors) ainsi que par des collectionneurs privés. Un journal d'exposition reprend les objets symboliques présentés. Cette publication a été distribuée gratuitement aux établissements scolaires et aux visiteurs de l'exposition. Des visites et des ateliers pédagogiques de cette exposition, à destination du public scolaire, ont été élaborés. Une conférence sur le thème des cabinets de curiosités a été proposée au grand public. La réalisation d'une collection départementale de fiches patrimoniales intitulée «en quête de patrimoine» a été élaborée, en partenariat avec l'équipe de l'inventaire du Pays Midi-Quercy. Au total, en décembre 2014, dix-sept fiches portant sur un monument, un thème patrimonial ou proposant un parcours de visite ont été réalisées. Ces documents ont été mis à la disposition du public scolaire, des Tarn-et-Garonnais et des visiteurs de passage dans les lieux et médiathèques concernés. 6
B PERSPECTIVES POUR 2015 La Conservation des antiquités et objets d'art de Tarn-et-Garonne va continuer d'assister les propriétaires d'objets mobiliers dans leurs démarches de protection, de restauration et de mise en valeur de leur patrimoine. Entre 2001 et 2014, 95 communes du département ont eu un objet au moins protégé au titre des Monuments Historiques. Pour 2015, 15 opérations touchant la restauration du patrimoine mobilier de 7 communes vont être ainsi accompagnées et financées par le Département, la Région et l'état. La collection départementale intitulée «en quête de patrimoine» va s'enrichir de nouvelles fiches patrimoniales tant individuelles sur des monuments que sur des thématiques et des parcours de visites, en partenariat avec l'équipe de l'inventaire du Pays Midi-Quercy. Je vous prie de bien vouloir prendre acte du bilan des actions menées par les Archives départementales et la Conservation des Antiquités et objets d'art durant l'année 2014, de valider les orientations proposées pour 2015 et de m'autoriser à demander toutes les subventions nécessaires à leur mise en œuvre. Vu le rapport de Monsieur le Président, Vu l avis de la commission éducation, sport, culture et transports, Vu l avis de la commission des finances, Après en avoir délibéré, LE CONSEIL GENERAL Prend acte du bilan des actions menées par les Archives départementales et la conservation des antiquités et objets d'arts durant l'année 2014 ; Approuve les orientations suivantes pour 2015 : Convertir l'exposition du centenaire 14-18 en format itinérant, Réaliser l'indexation nominative des registres matricules militaires des classes 1865 à 1921, afin d'intégrer les données recueillies au portail du Grand Mémorial numérique en cours de constitution au niveau national, Intensifier le reconditionnement des fonds patrimoniaux en prévision des travaux futurs, 7
Être associé au projet de Gestion Électronique des Documents et dématérialisation des archives au Conseil général de Tarn-et-Garonne, Accentuer le travail de description des fonds d'archives et de mise en ligne des inventaires afin de donner une meilleure visibilité aux ressources archivistiques en ligne ; Rappelle que l'un des principaux dossiers à traiter sera celui de la restructuration et de l'extension du dépôt (cf délibération CG20150128_41) Conservation départementale des objets mobiliers Décide d'accompagner 15 opérations touchant la restauration du patrimoine mobilier de 7 communes qui seront financées par le Département, la Région et l'etat ; Précise que la collection départementale intitulée «enquête de patrimoine» va s'enrichir de nouvelles fiches patrimoniales tant individuelles sur des monuments que sur des thématiques et des parcours de visites, en partenariat avec l'équipe de l'inventaire du Pays Midi-Quercy ; Autorise Monsieur le Président à demander toutes les subventions nécessaires à la mise en oeuvre de ces orientations. Adopté à l'unanimité. Le Président, Jean-Michel BAYLET 8