de Haute-Savoie BILAN SOCIAL 2013 GUIDE UTILISATEUR SAISIE SUR INTERNET AGIRHE (Version 2 / maj 27-06-14) ANNEXE N 1- NOTE D INFO 2014-05 - Rappel des procédures - SOMMAIRE 1. Accès au module de saisie AGIRHE 2 2. Présentation du module AGIRHE - Bilan social 2013 2.1. Fenêtre COLLECTIVITE 2.2. Fenêtre AGENT 2.2.1. Fiche PERSONNEL 2.2.2. Fiche FORMATION 2.2.3. Fiche PREVENTION 2.2.4. Fiche GPEC 3. Finalisation et génération des résultats 4. Présentation du fichier Excel de la DGCL Annexe 1 - Sommaire du rapport de la DGCL BS2013 Annexe 2 - Détail des modifications des indicateurs du bilan social intervenues pour cette campagne 2013
Rappel des procédures : Vous êtes une collectivité de moins de 50 agents dont le CTP est placé auprès du CDG Vous devez saisir le bilan social sur AGHIRE 2. A la fin de votre saisie, cliquez sur le bouton "génération des résultats" Votre fichier Excel se trouve dans "Documents à imprimer "sous le nom BSXXXX.xls Sauvegarder votre fichier Excel. Le CDG récupère votre fichier Excel, réalise un rapport et le soumet à l'avis du CTP. Le rapport sera ensuite envoyée à la DGCL. Vous êtes une collectivité employant entre 50 et 350 agents, et vous avez votre propre CTP Vous pouvez saisir le bilan social 2013 sur AGIRHE 2. (Pré-saisie des éléments carrières disponibles). Pour générer le fichier Excel, cliquez sur le bouton " génération des résultats" uniquement une fois lorsque votre saisie est terminée. Vous pouvez remplir directement le fichier Excel brut en le téléchargeant sur le site de le DGCL : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/recueilbs-2013 Attention : Plusieurs versions ont circulé. Assurez-vous donc de bien disposer de la dernière (Quest. BS 2013 v05.xls) Vous devez soumettre à l'avis de votre CTP le bilan social 2013, et transmettre au CDG le rapport ainsi que le fichier Excel au format BSXXXX.xls à l'adresse suivante : bilan.social@cdg74.fr 2
Dates à retenir - Pour les collectivités de moins de 50 agents, n ayant pas de CTP propre : Vous avez jusqu au 25 juillet 2014 pour saisir votre bilan social sur AGIRHE 2 - Pour les collectivités ayant leur propre CTP et celles échantillon: Vous avez jusqu au 30 juin 2014 pour saisir votre bilan social sur AGIRHE 2 ou directement sur le fichier Excel de la DGCL, et transmettre au CDG, avant la fin du mois d août 2014 et après avis de votre CTP, le rapport et le fichier Excel à l adresse suivante : bilan.social@cdg74.fr 1. Accès au module de saisie AGIRHE 2 : Connectez-vous sur le site du Centre de Gestion de la Haute-Savoie : http://www.cdg74.fr/ puis cliquez sur l'icône "Applications collectivités". 3
Cliquez sur le lien suivant pour accéder à Agirhe 2 Saisissez ensuite vos login et mot de passe personnalisés afin d'accéder à l'espace Intranet de votre collectivité. En cas de perte ou d'oubli de vos codes d'accès Agirhe 2, vous pouvez joindre Mme CHOQUET par téléphone au 04.50.51.98.54 ou par courriel à l adresse suivante dominique.choquet@cdg74.fr Pour toutes questions concernant la saisie du bilan social 2013 sur Agirhe 2, vous pouvez joindre Mme VASQUEZ par téléphone au 04.50.51.23.46 ou par courriel à l adresse suivante bilan.social@cdg74.fr Vous accédez ainsi au module Agirhe 2. Un menu supplémentaire est désormais accessible : "STATISTIQUES" "Bilan Social". 4
2. Présentation du module AGIRHE - Bilan social 2013 Le menu général du Bilan Social se compose de 2 grandes parties : Les données "collectivité" qui correspondent aux informations générales de la collectivité. Les données "agent" qui reprennent, entre autre, pour chaque agent, les données carrières. (L'effectif complet des agents de la collectivité au 31 décembre 2013 y est affiché). En cliquant sur "Voir" en face de chaque libellé, vous accédez aux données concernées. Toutes ces données sont à vérifier et à modifier le cas échéant. Ne pas tenir compte de la partie " Saisie globale " et de toutes les mentions faites en cours de saisie. Notamment l alerte ci-dessus : «ATTENTION : Si vous faites Génération des résultats après saisie globale». Cette phrase présente pour toute la France ne s applique pas au département de la Haute-Savoie. Le bouton "Génération des résultats" vous permettra, à l'issue de votre saisie ou en cours de saisie, de générer le rapport final BS2013 de votre collectivité au format "Excel". Vous pouvez générer plusieurs fois le document. A charge pour vous cependant de supprimer la précédente version dans les documents à imprimer d AGIRHE au préalable. 1) Lors de la saisie, pensez à valider régulièrement, surtout si vous vous absentez. En effet la session de connexion au serveur a une durée limitée, et en cas d inactivité elle se coupe automatiquement par sécurité, vous obligeant à vous identifier à nouveau en passant par la page d accueil du site www.cdg74.fr 2) Lors de la saisie, veillez à arrondir les montants en à l entier supérieur, les centimes ne sont en effet pas pris en charge par l application. 5
2.1. Fenêtre COLLECTIVITE 6
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2.1. Fenêtre AGENTS Le bouton "nouvel agent" permet de créer un agent. Une nouvelle fenêtre (qui correspond à la fenêtre vierge) apparaît (cf. fiche personnel). Cet agent créé doit avoir au moins travaillé un jour en 2013. A noter que dans cette nouvelle fenêtre, le champ nom est obligatoire. 8
Pour chaque agent, 4 fiches sont à remplir : La fiche "Personnel" relative à la carrière de l'intéressé est pré renseigné sur la base des données disponibles dans AGIRHE. Les éléments sont donc à vérifier ou compléter. La fiche "Formation" est à compléter. La fiche "Prévention" est également à compléter. La fiche "GPEC" (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est à compléter. Le bouton "Retour" permet de retourner au menu général du Bilan Social. Vous devez veiller à bien remplir les 4 onglets pour chacun de vos agents, comme suit : Cliquez sur le bouton rouge de chaque fiche pour remplir les données Le bouton rouge indique que vous n avez pas rempli les données de la fiche (personnel formation prévention GPEC) Le bouton vert indique que vous avez rempli et validé les données de la fiche (personnel formation prévention GPEC) Rappel : Lors de la saisie, pensez à valider régulièrement, surtout si vous vous absentez. En effet la session de connexion au serveur a une durée limitée, et en cas d inactivité elle se coupe automatiquement par sécurité, vous obligeant à vous identifier à nouveau en passant par la page d accueil du site www.cdg74.fr 9
2.2.1. Fiche PERSONNEL 10
2.2.2. Fiche FORMATION Quels sont les jours à prendre en compte? Comptabiliser les jours ouvrés Qu est-ce qu une journée de formation? Considérer 1 journée quel que soit le nombre d heures réel de la formation : compter les journées selon les pratiques de la collectivité et celles des organismes (certains comptent 6h, 6h30, 7h ou plus par journée de formation). Quelles sont les informations recherchées par type de formation? Préparations aux concours et examens d accès aux cadres d emplois de la fonction publique territoriale : Compter strictement les journées d absence correspondant à des actions de formation = ne pas prendre en compte les journées d absence pour participation aux épreuves de concours. Formation prévue par les statuts particuliers : Concerne toutes les formations obligatoires suite à nomination ou exercice des fonctions dans certains cadres d emplois : - formation d'intégration, formation de professionnalisation 11
Autres formations : Formation de perfectionnement : compter les journées correspondant à toutes les actions de formation ayant pour but de développer les compétences des agents ou de leur permettre d'en acquérir de nouvelles. Rentrent également dans ce cadre les actions de formation relatives à l'hygiène et à la sécurité qui sont prévues par le décret n 85-603 du 10 juin 1985 pour les ACMO, les ACFI, et plus généralement pour tous les agents. Formation personnelle : ne prendre en compte que les journées de formation prises au moyen de la décharge partielle de service (art. 5-1 pour les titulaires, et 15-1 pour les non titulaires, du décret n 85-1076 du 9 octobre 1985) 2.2.3. Fiche PREVENTION 12
Les informations portées sur cette fiche correspondent à l'année 2013 dans sa globalité. Concerne les agents titulaires, stagiaires et non titulaires. Concerne les risques professionnels du service de chaque collectivité auquel l'agent est affecté. 2.2.4. Fiche GPEC 3. Finalisation et génération des résultats Dès lors que vous avez vérifié et compléter les données collectivités et agents, vous pouvez cliquer sur "Génération des résultats". Ne tenez pas compte de l avertissement sur la saisie globale au dessus, il ne concerne pas le département de la Haute-Savoie. Les informations saisies agent par agent sont alors synthétisées et intégrées dans un fichier nommé "BSXXXX.xls" (xxxx correspondant à votre code collectivité, le renommer s il apparaît sous le nom «BSResult»). Le fichier est disponible dans Agirhe 2 "Document à imprimer". 13
4. Présentation du fichier Excel de la DGCL Pour votre information et pour les collectivités employant entre 50 et 350 agents qui auraient fait le choix de le remplir directement, le fichier Excel brut est disponible sur le site de la DGCL : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/recueil-bs-2013 Attention : Plusieurs versions ont circulé. Assurez-vous de bien disposer de la dernière d'entre elles. Plusieurs outils sont également consultables sur ce site et peuvent vous éclairer dans votre démarche : - 2 documents : o Définition et documentation du format d échange dit «Format DGCL» (Février 2014), mentionnant la nomenclature à respecter lors de la saisie sur le fichier Excel o Problème EXCEL, recensant les problèmes pouvant être rencontrés selon la version d Excel utilisée - Et comme habituellement, dans chaque onglet du fichier Excel les fiches par thème qui apportent quelques précisions sur la nature des éléments recensés. 14
Annexe 1 : Sommaire du rapport DGCL Bilan Social 2013 15
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Annexe 2 - Détail des modifications des indicateurs du bilan social intervenues pour cette campagne 2013 Ajouts d indicateurs IND 1.1.0 Les emplois fonctionnels par grade, statut et sexe IND 1.5.1 Arrivées d agents sur emplois fonctionnels par grade, statut et sexe IND 2.1.2 Le nombre d agents ayant été absent au moins un jour dans l année par motif, statut et sexe. IND 2.1.3 Les jours de carence par statut et catégorie hiérarchique IND 2.2.3 Les agents en télétravail par catégorie hiérarchique et sexe Suppressions d indicateurs IND 1.6.2 Le recrutement d agents handicapés par type de bénéficiaire et catégorie hiérarchique. IND 1.7.1 La nationalité par statut IND 2.2.3 Les congés bonifiés IND 5.1.1 L exposition aux risques professionnels (doublon avec le RASSCT) IND 5.1.2 Les documents relatifs à la prévention. (doublon avec le RASSCT) IND 6.1.3 Les agents partis en formation (sur emploi permanent) par catégorie, sexe et type de formation IND 6.1.5 Le nombre d actions de formation demandées par les agents / nombre d actions réellement suivies au cours par catégorie et type de formation de l année IND 7.1.1 Reconnaissance de l expérience professionnelle IND 7.1.2 L organisation de concours et d examens par type de concours Modifications d indicateurs Dans tous les indicateurs déclinés par filières : - Pour les titulaires, la ligne «Autres cas (hors filière, y compris emplois spécifiques)» a été supprimée. - Pour les non titulaires sur emplois permanents, les lignes «Emplois non classables» ont été supprimées au niveau de chaque filière, mais la ligne «Autre cas (hors filière)» est maintenue. Voir le détail des modifications ci-après. Page de garde IND 1.1.1 et IND 1.1.2 / IND 1.2.1 et IND 1.2.2 IND 1.2.1 IND 1.3.1 IND 1.4.1 IND 1.4.1, 1.4.2 et 1.5.2 IND 1.4.3 IND 1.5.2 et IND 1.5.3 IND 1.5.4 IND 1.6.1 IND 1.6.2 (2) (ex 1.6.3 (2)) IND 1.6.3 (ex 1.6.4) IND 2.2.1 IND 3.4.1 (ex 4.2.1) Temps complet et temps partiel des fonctionnaires / des non titulaires Effectif non titulaires sur emploi permanent Autres personnels sur emplois non permanents Positions statutaires particulières Positions statutaires particulières Agents originaires d une autre structure, mis à disposition Arrivées de fonctionnaires et de non titulaires Titularisation Nombre d agents handicapés Taux d emploi des travailleurs handicapés Montant des dépenses relatives à l insertion professionnelle des TH et au maintien dans l emploi Modalité d organisation du temps de travail Cotisations à l UNEDIC Ajout des «Métropoles» dans le type de collectivité Suppression des emplois fonctionnels Ajout du type de temps de travail (temps complet / temps non complet) et distinction des CDI par sexe Ajout du nombre d agents ayant travaillé au moins un jour dans l année pour les emplois aidés et les apprentis Suppression des «Autres positions particulières» et ajout en ligne 27 des «Changements de filière» (ex-indicateur 1.5.6) Suppression des détachés de fonction publique d un Etat de l Union Européenne et suppression des détachés de la fonction militaire Référence au décret 2008-580 du 18 juin 2008 relatif au régime de la mise à disposition ( ) Ajout du type de temps de travail (temps complet / temps non complet) Identification explicite des PACTE et zoom sur les non titulaires nommés stagiaires dans le cadre de la loi du 12 mars 2012 Remplacement du terme «handicapés CDAPH» (commission des droits et de l autonomie des personnes handicapées) par «handicapés BOETH» (bénéficiaire de l obligation d emploi de travailleurs handicapés). Simplification du tableau : Regroupement de l ensemble des BOETH, suivi du recensement des BOETH par type. Ne concerne que les collectivités qui emploient au moins 20 agents. Taux calculé sur le champ des emplois permanents. Ne concerne que les collectivités qui emploient au moins 20 agents. Distinction des agents par sexe Distinction entre cotisations à l UNEDIC et à Pôle Emploi et remplacement du nombre d allocataires et du montant des allocations 17
IND 3.4.2 (ex 4.2.2) IND 3.4.3 (ex 3.6) IND 5.1.1 (ex 5.1.3) IND 5.2.1 IND 5.2.2 IND 6.1.1 6.1.3 (ex 6.1.6) IND 8.1.1 et 8.1.2 IND 8.1.2 Allocations chômage Nombre d heures supplémentaires Agents affectés à la prévention Accidents du travail et maladies professionnelles Inaptitudes Formation Prestations sociales Prestations sociales versées par la simple information oui/non. Remplacement du nombre d allocataires et du montant des allocations versées par la simple information oui/non. + Suppression de la distinction statutaire. Ajout de la précision «( ) et complémentaires» Seuls les agents de la collectivité restent à renseigner. Les agents du CDG ou d autres structures sont écartés. Distinction des types d accidents par sexe Remplacement de la notion d "Avis du médecin de médecine professionnelle et préventive" par "Avis du comité médical ou de la commission de réforme" + suppression de la quotité du temps partiel thérapeutique Simplification des indicateurs relatifs à la formation : Fusion : l indicateur 6.1.4 (nombre d agents sur emploi permanent ayant participé à au moins une action de formation dans l année par sexe et catégorie hiérarchique) rejoint l indicateur 6.1.1 (nombre de journées de formations suivies par type de formation et catégorie hiérarchique) Suppressions des indicateurs 6.1.3 (Nombre d agents sur emplois permanents partis en formation dans l année) et 6.1.5 (Nombre d actions de formation au cours de l année), ainsi que de la notion de congés de formation en 6.1.6 (Formations et VAE au cours de l année). Remplacement du nombre d allocataires et du montant des allocations versées par la simple information oui/non. Regroupement de l ensemble des prestations, avec suppression du détail de leur nature Evolutions d indicateurs suite à la nouvelle législation et à la disparition d anciens dispositifs - Prise en compte des modifications statutaires de la catégorie B de 2012 et 2013. - Suppression de la notion de cessation progressive d activité (C.P.A.). (IND 1.1.3 et IND 1.2.3) - Prise en compte de la loi n 2012-347 du 12 mars 2012 relative à l'accès à l'emploi titulaire et à l'amélioration des conditions d'emploi des agents contractuels dans la fonction publique, à la lutte contre les discriminations et portant diverses dispositions relatives à la fonction publique : o Article 41 modification de la typologie des agents non titulaires sur emplois permanents, (IND 1.2.1) o Article 18.1.3 Arrivée de fonctionnaires par recrutement réservé sans concours pour les agents de catégorie C, hors sélection, (IND 1.5.2) o Article 18.1.1 Arrivée de fonctionnaires par sélection professionnelle, (IND 1.5.2) o Ajout des non titulaires nommés stagiaires dans l année 2013 dans le cadre de la loi du 12 mars 2012. (IND 1.5.4) - Prise en compte des emplois d avenir. (IND 1.3.1, IND 6.1.2) - Meilleure lisibilité sur les recrutements de non titulaires remplaçants, du fait qu ils apparaissent désormais en début de tableau. (IND 1.5.3) - Remplacement des termes CTP par CT, et CHS par CHSCT. (IND 8.1.1) - Dans le tableau relatif à la protection sociale complémentaire (IND 8.2.1 8.2.3), zoom sur la participation financière aux contrats et règlements de protection sociale complémentaire des agents : o Distinction Santé / Prévoyance, o Distinction Convention de participation / Contrat ou règlement labellisé, o Répartition par catégorie hiérarchique des bénéficiaires et du montant des participations. 18
Tableau récapitulatif des évolutions des indicateurs entre le BS2011 et BS2013 _ BS 2011 BS 2013 Objet 1.1.0 - Nouveau Emplois fonctionnels 1.1.1 Inchangé Effectifs des fonctionnaires par cadre d'emplois, sexe et temps de travail 1.1.2 Inchangé Zoom sur les fonctionnaires à temps complet 1.1.3 Inchangé Zoom sur les fonctionnaires à temps complet et à temps partiel 1.2.1 Inchangé Effectifs des non titulaires par cadre d'emplois, type de recrutement, sexe et tps de travail 1.2.2 Inchangé Zoom sur les non titulaires à temps complet 1.2.3 Inchangé Zoom sur les non titulaires à temps complet et à temps partiel 1.3.1 Inchangé Effectifs des non permanents 1.3.2 Inchangé Personnel temporaire 1.4.1-1.4.4 Inchangé Positions statutaires particulières - Détachements - Mis à dispo - Pris en charge 1.5.1 Devient 1.5.0 Départs 1.5.1 - Nouveau Arrivées d agents sur emplois fonctionnels 1.5.2 Inchangé Arrivées de fonctionnaires 1.5.3 Inchangé Arrivée de non titulaires 1.5.4-1.5.5 Inchangé Titularisations - Avancements/Promotions 1.5.6 Passe en 1.4.1 Changement de filière dans l'année 1.5.7 Devient 1.5.6 Avancements de grade 1.6.1 Inchangé Nombre d'agents handicapés 1.6.2 Supprimé Recrutement d'agents handicapés 1.6.3 Devient 1.6.2 Respect des obligations d'emploi et marchés avec établissements de travail protégé 1.6.4 Devient 1.6.3 Montant des dépenses / maintien, handicap 1.7.1 Supprimé Nationalité 1.8.1 Inchangé Répartition par âge, sexe et statut 2.1.1 Inchangé Répartition des journées d'absence par motif 2.1.2 - Nouveau Nb agents ayant été absent au moins un jour 2.1.3 - Nouveau Jour de carence 2.2.1-2.2.2 Inchangé Modalité d'organisation du tps de travail - CET 2.2.3 Supprimé Congés bonifiés 2.2.3 - Nouveau Télétravail 2.3.1 Inchangé Temps partiel 3.1.1-3.2.1-3.3.1 Inchangé Rémunérations des titulaires - Non titulaires - Non permanents 3.4.1 Inchangé Rémunérations par cadre d'emplois (+ 350 agents) 3.5.1 Devient 3.4.4 Dépenses de fonctionnement et de personnel 3.6 Devient 3.4.3 Heures supplémentaires 4.1.1 Inchangé Logements de fonction 4.2.1 Devient 3.4.1 Cotisations à l'unedic 4.2.2 Devient 3.4.2 Allocations chômage 5.1.1 Supprimé Exposition aux risques professionnels 5.1.2 Supprimé Documents relatifs à la prévention 5.1.3 Devient 5.1.1 Agents affectés à la prévention 5.1.4 Devient 5.1.2 Autres actions liées à la prévention 5.2.1 Inchangé Accidents du travail et maladies professionnelles par cadres d'emplois 5.2.2 Inchangé Inaptitudes 6.1.1 Inchangé Journées de formation suivies par les agents sur emplois permanents 6.1.2 Inchangé Journées de formation suivies par les agents sur emplois non permanents 6.1.3 Supprimé Nombre d'agents sur emplois permanents partis en formation 6.1.4 Rejoint 6.1.1 Nombre d'agents sur emplois permanents partis au moins une journée en formation 6.1.5 Supprimé Nombre d'actions de formation demandées/suivies 6.1.6 Devient 6.1.3 VAE et bilans de compétences 6.2.1 Inchangé Coûts de formation 7.1.1 Supprimé Reconnaissance de l'expérience professionnelle 7.1.2 Supprimé Concours et examens 8.1 Devient 7.1 Réunions statutaires - Droits syndicaux - Conflits du travail : grèves 8.2 Devient 8.1 Œuvres sociales à destination du personnel - Prestations servies directement par la coll. - Protection sociale complémentaire 19