HR MANAGER FORMATION HR Manager Formation est un logiciel dédié aux services de formation qui ont en charge l organisation des sessions de formation. Constitué d un système d'informations organisé autour d une base de données spécialisée et agrémentée de fonctionnalités spécifiques adaptées à cette activité, HR Manager Formation offre une solution fonctionnelle et technique évolutive qui permet de sécuriser et réduire et les processus administratifs. L organisation des formations nécessite une attention et une rigueur sans faille : de la diffusion d informations à l inscription d un participant, plusieurs processus permettent d établir la validation des inscriptions et de nombreux contrôles doivent être effectués : public concerné, capacité d accueil, hébergements, transports, planifications et moyens logistiques, intervenants, organismes. De nombreux courriers individuels peuvent ponctuer chaque phase : accusé de réception, confirmation d inscription, convocation, plan d accès, hébergement,... certaines listes collectives sont aussi nécessaires pour assurer et contrôler la logistique (liste d émargement, présence, badges accessoires,...) ou pour les partenaires (liste d hébergement par hôtel, vouchers, transports, navettes, ). HR Manager Formation offre une solution adaptée et personnalisée à chaque cas, du cas le plus simple au cas le plus complexe d organisation, HR Manager Formation permet de personnaliser et de dimensionner le logiciel au besoin particulier de chaque client. PS2i copyright www.ps2i.com HR MANAGER FORMATION v5.1 Page 1
UN LOGICIEL METIER HR MANAGER FORMATION est un système d'informations qui permet d'assister la gestion administrative de l'activité formation et les diffusions ou collectes d informations auprès des différents "clients" des activités de formation, internes ou externes (organismes, salariés, participants). La structure du système d informations est agrémentée de procédures spécialisées afin d offrir aux gestionnaires de la formation un véritable outil «métier» permettant d obtenir cette assistance pour chaque processus mis en oeuvre : - Recueil des demandes individuelles et collectives - Elaboration du plan de formation - Définition du contenu et du catalogue des cours - Planification des sessions, salles, intervenants - Réservation des ressources : hébergement, repas, transports - Gestion des demandes et des inscriptions - Gestion des éditions, lettres, formulaires, listes - Gestion des populations et des procédures - Statistiques, Bilans (individuel, collectif) - Historique des actions individuelles de formation - Domaines et Thèmes de formation et compétences. - Coûts, Frais, Factures. L expertise métier du logiciel se traduit par une importante économie de temps sur la gestion administrative de ces processus. Dès son installation, HR MANAGER FORMATION apporte une réelle valeur ajoutée pour les professionnels de la formation : - qualité de services améliorée. - gains de productivité - requêtes dynamiques - intégration d automatismes - accessibilité des informations - réduction des coûts de diffusion - contrôles dynamiques - gestion par structure - suivi historique HR MANAGER FORMATION est organisé autour d'une base de données spécifique conçue pour permettre l évolution de la solution et le partage des informations entre les professionnels de l'activité qui assument des tâches de gestions et communications, et les clients de la formation qui souhaitent consulter les possibilités de formation ou adresser leur demande d information ou d inscription par le réseau interne ou par un accès Internet. En interne comme en externe, HR Manager Formation permet d'allier rapidité, sécurité et économie, quel que soit le choix d organisation de la solution, les solutions WEB ou Client- Serveur permettent d assurer les publications de formation ainsi que les recueils d informations ou d inscriptions individuelles et collectives. Les personnalisations permettent de définir les fonctions nécessaires aux besoins du service de formation (back- PS2i copyright www.ps2i.com HR MANAGER FORMATION v5.1 Page 2
office) ou des clients de la formation (front-office) et assurent des contrôles dynamiques qui améliorent la qualité des informations et sécurisent les utilisateurs. Une navigation intuitive L interface graphique apporte une convivialité appréciée par tous les utilisateurs. L utilisation rationnelle de l'environnement graphique permet d optimiser les procédures de navigation ou de gestion : ( icônes, sélections, calculs, plannings, fenêtres, filtres, éditions..). Les procédures d édition permettent de produire des résultats dynamiques, d effectuer des recherches sur des populations ou sur des situations ou évènements historiques, d établir des contrôles, d élaborer des formulaires, de générer les listes préalablement définies, d'activer le générateur interne de requêtes, et les liens dynamiques avec les outils bureautiques (Word, Excel ) et interfaces (Import, Export ). Qui? Quoi? Quand?.Un langage simple de requêtes permet aux gestionnaires de la formation ou aux responsables d'activité de répondre instantanément à toutes les demandes d informations individuelles ou collectives sur le passé, le présent ou le futur. Très utile pour définir l accès à des profils selon différents critères, l utilisateur peut ainsi déterminer lui-même des populations de travail ou de sélection. Une architecture informatique ouverte Proposée en architecture Client/Serveur la solution HR MANAGER FORMATION se décline en différentes versions : mono poste, réseau et WEB, afin de répondre aux problèmes d utilisations différentes : centralisée, délocalisée, autonome, réseau, Web. Dans la solution WEB, les salariés, participants ou autres clients externes peuvent ainsi obtenir tous les renseignements nécessaires depuis un navigateur standard (Internet Explorer, Netscape ): cours, pré-requis, compétences, disponibilités, dates, coûts,... en PS2i copyright www.ps2i.com HR MANAGER FORMATION v5.1 Page 3
fonction des règles de gestion paramétrées, ils peuvent alors adresser en ligne leurs demandes d'informations ou réservations d inscription aux formations. Solution interne du service de formation ou solution ouverte, accessible par des postes distants, les gestionnaires et peuvent ainsi recueillir automatiquement les demandes (sans redondance de saisies), statuer, générer les inscriptions puis suivre leurs évolutions dans le temps grâce à l historique des actions. Les informations historiques et actuelles permettent l'élaboration d un véritable tableau de bord de la formation (statistiques, bilans, quantification, valorisation ) et l'enrichissement du dossier de chaque participant ou salarié (compétences acquises, diplômes, qualifications, ) avec accès automatique des actions de formations suivies. Les procédures d habilitations permettent de définir des profils utilisateurs et des accès sécurisés aux informations (populations, procédures, fonctions,..). Le catalogue de cours Le catalogue de cours permet de répertorier les cours génériques proposés, la description détaillée de leur contenu ainsi que toutes les informations particulières de lieux, capacité, et logistique, telles que prérequis, effectifs mini-maxi, matériel, supports nécessaires, coûts (directs et indirects) organisation (interne, externe), référence, organisme,... Des fonctions de pilotage permettent de traduire les besoins de formation en demandes de formation (individuels ou stratégiques), et de mesurer leur impact en terme d organisation, de budget et de moyens (sessions prévues, salles, accessoires, formateurs,...). Le catalogue des cours génériques sert de référentiel pour l élaboration et la planification des sessions à caractère répétitif. Toutes les informations contenues dans le système d informations peuvent être extraites pour générer une liste ou une interface permettant la communication avec un service d'imprimerie, un autre service, un logiciel, A tout moment, le gestionnaire connaît précisément la situation d une session, le statut des participants (demande, inscrit, liste attente, annulé,...) et des actions en cours et réalisées (historique individuel et collectif). La connaissance détaillée des demandes, des disponibilités et des moyens permet d'adapter et d arbitrer les inscriptions en fonction des demandes, des lieux, des moyens, des stratégies de formation et des priorités individuelles ou collectives. Gestion des demandes Les demandes individuelles ou collectives de formation peuvent être enregistrées au niveau d un cours générique (non planifié) ou d une session planifiée. L'analyse des demandes permet aux gestionnaires de statuer sur chaque demande et de la transformer en inscription, en refus, en liste d attente, en fonction des disponibilités d accueil de la session, des prérequis ou de l analyse d autres éléments. La collecte de demandes permet aussi d enregistrer la nature des cours demandés (domaine, thème), leur origine, leur quantification,. HR Manager Formation offre ainsi la possibilité d analyser des demandes effectuées sur les cours proposés au catalogue mais aussi sur des cours «simulés» afin de mesurer l intérêt et les volumes concernés par les propositions de nouveaux cours. PS2i copyright www.ps2i.com HR MANAGER FORMATION v5.1 Page 4
L'organisation des sessions Initialisées automatiquement à partir d un cours générique, les sessions permettent de spécifier tous les composants de son déroulement : les dates et heures début et fin, les lieux, les salles, les formateurs, l'organisme, les coûts, les matériels, le type d organisation, les places disponibles, HR Manager Formation offre une vision dynamique des ressources d organisation : Places disponibles, Ressources d accueil ( Hébergement, repas, transports,...) Supports de formation, Dates, Lieux, Inscrits, demandes, Liste d attente, annulés.. En fonction des besoins de gestion, spécifiques à chaque organisme ou service de formation, HR Manager Formation contrôle dynamiquement les capacités d accueil définies pour chaque session ( session, salle, transport, hébergement,...) et permet d affecter une ressource spécifique à chaque participant (n de chambre, n de place, ). Gestion des participants HR Manager Formation permet de gérer un fichier de «participants potentiels» de manière indépendante. Ce fichier peut être importé facilement s il est géré par d autres applications ( fichier de salariés, clients, fournisseurs, partenaires, membres associés) Les informations gérées au niveau de chaque membre pouvant participer à une formation sont très complètes et permettent de connaître, au-delà des informations classiques, leur affiliation, employeur ou structure opérationnelle, région, fonction, compétences, rattachement, et l historique de toutes les actions de formation auxquelles ils ont participé. La gestion des différents statuts des participants (demandes, réservés, inscrit, liste d attente, annulé..) déclenche et de produit les lettres ou formulaires adéquats personnalisés, individuels ou collectifs, accessibles de manière dynamique en fonction du processus en cours et du statut du participant. Les sessions réalisées sont historisées et permettent au gestionnaire d'établir, à la demande, toutes les analyses et statistiques nécessaires aux gestions et statistiques diverses. L historique permet de connaître immédiatement les sessions terminées, ainsi que les participants, employeurs ou structures, intervenants, formateurs ayant participés dans les jours, mois ou années précédentes. La synthèse de l historique individuel restitue le bilan individuel de formation. Le Suivi Administratif Le processus administratif de l'activité Formation est important, de nombreuses communications doivent être adressées aux participants, décideurs, managers, organismes, partenaires de l organisation (hôtels, traiteurs, restaurants, transports collectifs, taxis, ) HR MANAGER FORMATION dispose d un puissant générateur d état qui permet de sélectionner la population concernée à partir de tout élément de la base d informations, de PS2i copyright www.ps2i.com HR MANAGER FORMATION v5.1 Page 5
sélectionner les éléments constituant l état et enfin de le produire sous forme de liste ou de fichier. Grâce aux liens dynamiques, l intégration des résultats avec les principaux outils bureautique standards du marché (WORD, EXCEL, messageries) est automatique et permet l utilisation de lettres types, étiquettes, fonds de pages, HR MANAGER FORMATION permet ainsi de réduire de manière importante la gestion associée aux productions de listes, formulaires, rapports ou interfaces fichiers et offre une gestion intégrée et individuelle du suivi de ces différents courriers, listes ou formulaires. Répartition des formations en % par catégorie socio-professionnelle Catalogue des cours. Détail des cours Planning des sessions. Synthèse des demandes,... 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% Accord de formation. Accusé de réception. Confirmation d'inscription. Convocation, Bilan de formation, 30% 20% 10% 0% Direction Cadres Managers Employés Ouvriers Techniques Informatique Communication Langue Bureautique Liste de présence, Liste d émargement, Badges, Chevalets Attestation de présence. Attestation de stage. Certificat, Diplôme Appréciations Compétences acquises. Suivi financier. Eléments de facturation. Statistiques. Reporting. Bilan. HR MANAGER FORMATION permet d'élaborer différents formulaires ou états personnalisés à l'aide du langage de requêtes et propose d une bibliothèque d états prédéfinis pouvant être utilisés en l état ou adaptés pour définition différente. PS2i copyright www.ps2i.com HR MANAGER FORMATION v5.1 Page 6
Solutions HR Manager Formation Solution PROGICIEL, HR MANAGER FORMATION est proposé sous forme d une licence d utilisation serveur et de licences utilisateurs installées sur votre site dans l architecture informatique existante (Base HR Manager Formation ou Oracle,...). Solution EXTERNALISATION, HR MANAGER FORMATION peut être installé sur votre site ou sur le site PS2i (en mode serveur distant ou en mode serveur WEB ). PS2i propose des services d hébergement et d administration et assure les maintenances et évolutions standards et spécifiques du logiciel; Notre mission est de vous fournir les moyens nécessaires à l utilisation du logiciel dans le cadre de votre activité de formation. Services En interne ou en délocalisé, PS2i assure les services de : Conseils, Mise en œuvre, Maintenances Formations Production Hébergement de solution Web International Business Park 36, Avenue Cardinal Mermillod ABC 1-A F-74160 ARCHAMPS CH-1227 CAROUGE (GENEVE) Email : commercial@ps2i.com PS2i copyright www.ps2i.com HR MANAGER FORMATION v5.1 Page 7