Introduction L'objectif de ce document est de présenter la prise en main de Dolibarr version 3.6.1 pour une entreprise fictive nommée FORMATION. L'entreprise FORMATION dispose d'une activité de négoce auprès de professionnels et de particuliers. Elle propose également des prestations de services. Toutes les fonctionnalités de Dolibarr ne seront pas abordées. Le principe retenu est qu'il soit possible très rapidement de paramétrer Dolibarr, de créer des client d'établir devis, facture et avoir pour ces client. Ce document ne présente pas l'installation de Dolibarr. Première connexion On suppose Dolibarr installé sur un serveur et accessible via son URL. Lors de la première connexion renseigner la page avec les identifiants fournis. Cliquer ensuite sur Connexion Il est nécessaire dans un premier temps de configurer l'entreprise et les modules actifs. Les configurations obligatoires sont signalées par un pictogramme jaune type danger. 1
Configuration de l'entreprise Afin de créer correctement l'entreprise il importe de collecter les éléments figurant sur le KBis ( Siret, capital, ) ainsi que ceux présents sur un RIB. Cliquer sur le lien Société/institution et descendre en bas de la page pour cliquer sur le bouton Modifier Les seuls champs obligatoires sont le nom de la société et son pays. Dans cet exemple renseigner les différents champs selon les données de l'entreprise. 2
Le logo de l'entreprise est une image chargée depuis le disque local de l'utilisateur. Ce logo apparaîtra sur tout document généré par Dolibarr. Le logo sera également visible dans la fenêtre de connexion à Dolibarr. Les informations relatives au statut juridique de l'entreprise doivent être ensuite saisies. Dans cet exemple FORMATION est une SARL au capital de 5 000 euros. Les informations type SIRET apparaîtront en pied de documents ( factures, avoirs ). Bien que la gestion comptable soit très succincte dans Dolibarr, mettre le début d'exercice à Janvier. La société est assujettie à la TVA, laisser donc la case cochée. Pour les autoentrepreneurs ou les associations il faut cocher Non assujetti Puis cliquer sur le bouton Enregistrer. 3
Configuration des modules Une fois l'entreprise paramétrée, cliquer sur le lien Modules. Par défaut seul le module Utilisateurs est actif. Le principe d'activation est simple, en fin de ligne un bouton type off/on L icône Configuration active ou non le module. permet de paramétrer chaque module. Chaque module active une fonction de Dolibarr. Il est ainsi possible de paramétrer Dolibarr avec juste le nécessaire. Dans le cas de l'entreprise FORMATION activer les modules suivants : Tiers Propositions commerciales Factures et Avoirs Banque Produit Service L'objectif ici est de pouvoir faire un devis sur des produits ou des services puis de générer des factures et de suivre les règlements. Chaque module dispose d'une configuration plus ou moins poussée. Dans cette découverte il ne sera mentionné que le strict nécessaire. La différence entre produit et service fait qu'en général il n'y a pas de stock à gérer sur les services. Certaines sociétés ne font que des produits ( négoce ou fabrication ) d'autres que du service ( SSII, Assistance juridique, ). Il est bien sur, comme ici, possible de faire les deux. Le module gestion du stock n'est pas activé dans cet exemple. Une fois les modules activés, une barre d icônes est mise en place en haut de l'écran. Arrivé à ce stade, Dolibarr est opérationnel. L'étape suivante est de paramétrer les modules. Paramétrage de la banque Cette étape est importante, car les informations seront reprises sur les factures 4
pour les modes de règlements. Cliquer sur l icône Banques/Caisses puis sur le lien Nouveau compte. Dans cet exemple un compte bancaire auprès de la Société Générale sera mis en place. Renseigner les différents champs selon la copie écran. Un solde initial de 1 500 euros sera imputé. Dolibarr teste la validité des codes bancaires. Terminer la saisie en cliquant sur le bouton Créer le compte 5
Il faut ensuite renseigner les différents éléments du compte ( code banque, guichet ) pour cela il suffit d'un RIB. Cliquer sur l'onglet Numéro compte puis sur le bouton Modifier A l'aide du RIB renseigner les différents champs, puis cliquer sur le bouton Enregistrer 6
Paramétrage des factures Une fois la banque correctement mise en place, il faut faire apparaître ces informations sur les factures. Pour cela cliquer sur l'icone Accueil puis le lien Modules dans Configuration. Choisir l'icone Configuration sur la ligne du module Factures et Avoirs. Laisser toutes les options par défaut et sélectionner dans la section Mode de réglement les éléments bancaires saisis précédement. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton Modifier. 7
Paramétrage des produits et des services La société FORMATION vend 2 produits : Ordinateur Système d'exploitation Et un service Configuration Dans un premier temps créer les deux produits en cliquant sur le bouton Produit/Service puis sur le lien Nouveau produit Créer le produit Ordinateur pour un prix de 500 euros HT Les données saisies dans le champ Informations apparaissent sur les documents. 8
Puis un Système d'exploitation au prix de 15 euros. Cliquer ensuite sur le lien Nouveau service et selon la copie écran créer un service d'installation de l'os de 50 euros. 9
Configuration client Cette étape va permettre de créer le client, puis ensuite de lui faire un devis et enfin une facture. Cliquer sur l icône Tiers puis sur le lien Nouveau client. Le client sera un particulier, voir la copie écran ci-dessous. Un fois la fichie client enregistrée il est possible d'établir un devis ou une facture directe. Dans un premier temps sera rédigé un devis. 10
Cliquer sur le bouton Créer proposition. Les données renseignées automatiquement sont suffisantes, rajouter juste un règlement par chèque et cliquer sur Créer brouillon. En utilisant la combo choisir les différents produits ou services désirés. Pour chaque ligne cliquer sur Ajouter. Une fois le devis complet il est possible de le visualiser en cliquant dans la section Fichiers joints sur le lien (PROV01) Visualisation en PDF Une fois le devis complet, le valider. Une fenêtre de confirmation s'affiche Il est maintenant possible d'imprimer le devis définitif. 11
En cliquant sur l'icône Accueil il est possible d'avoir une vision d'ensemble de l'état de la gestion Dolibarr à ce stade. Dans la section Les 5 dernières propositions enregistrées cliquer sur celle venant d'être établie. Cliquer alors sur le bouton Clôturer et choisir comme statut de clôture A facturer. Puis cliquer sur Valider 12
La fenêtre suivante s'affiche, il suffit de cliquer sur Créer facture ou avoir. A ce stade la facture est encore à l'état de brouillon et il est possible de la modifier. Il faut impérativement renseigner la date de facture (En cliquant sur maintenant la date du jour est prise en compte ). 13
Cliquer ensuite sur Créer brouillon. Il est encore possible de modifier la facture. La validation définitive se fait en cliquant sur le bouton Valider et acceptation de la confirmation. La facture est maintenant disponible et en attente de règlement. 14
Règlement de la facture En cliquant sur l'icône Compta/Tréso on affiche les factures en attente de règlement. Cliquer sur la facture désirée puis sur le bouton Emettre règlement Il suffit de compléter cette fenêtre selon la copie écran ci-dessous Renseigner la date de paiement, éventuellement le numéro du chèque et la banque du client. Saisir enfin la somme versée. Dolibarr offre la possibilité de règlement partiel. Terminer en cliquant su le bouton Payer et confirmer. 15
Bordereau de remise de chèque Cliquer sur l'icone Banques/Caisses, puis sur le lien Nouveau Dépot Renseigner la date et la banque, puis cliquer sur Créer bordereau Valider la création du bordereau qu'il suffit d'imprimer. 16
Conclusion Cet exemple ne présente pas toutes les fonctions de Dolibarr. L'écran d accueil peut être paramétré pour afficher différents éléments permettant en un seul coup d œil de suivre la gestion de l'entreprise. 17