SGDT EDI Configurateur Pocket PC Comptabilité Ses modules annexes CFAO SAE CRM www.clipindustrie.com
Photos : Baptiste Brouillon - Manuplast, Christian Larue-ACM, Antoine Thibaut - Mesure, Michael Debuchy - Techni-Métal Industrie, Stéphane Thomas - Mecal, Danièle Bouchot - Bouchot Mécanique Nicolas Barbier - Cita Production, Bernard de SaintPern - Bronzavia Industrie Hervé Vaslin - SMP. Page 3 : Mathieu Lecointe - Lescaut SAS, Johanna Phan - Smac, Bernard de Saint pern - Bronzavia Industrie 2
Bien que centré sur la gestion de production, Clipper ne peut ignorer les besoins annexes à l atelier : - Le bureau d études avec les outils de CAO - L échange de documents avec l EDI. Une étroite collaboration dès l origine du projet a fait de Clip Industrie le premier éditeur certifié BoostAéro - Les commandes avec variantes à l aide d un configurateur, - La mobilité pour faciliter la gestion des stocks grâce aux codes à barres et un Pocket PC - I Service, le portail Web de Clipper - Bien sûr les passerelles avec les comptabilités, notamment l incontournable Sage - Pour les métiers de la tôle, les liaisons avec les solutions de CFAO - L archivage et le SAE - Le précieux suivi client avec le CRM Clip Industrie a entrepris un important travail de développement avec des partenaires soigneusement sélectionnés, généralement leader de leur secteur, tels que SoldiWorks, Sage, Alma, Radan, Amada, Demlog, Trumpf. pour créer une communication toujours plus performante entre Clipper et ces solutions. Clipper, une solution ouverte sur le meilleur. 3
SGDT Système de Gestion des Données Techniques Module externe à Clipper, Le SGDT permet principalement de piloter : - la création d articles et de dossiers techniques dans CLIPPER - la mise à jour de documents SOLIDWORKS. Ce programme est un point d entrée unique dans le système informatique pour toutes les données communes : Il évite ainsi les doubles saisies : gain de temps, moins d erreurs Il permet aux services méthodes et au bureau d études de gérer leur propre nomenclature. Les injections de dossiers techniques sont faciles et permettent de gagner un temps appréciable. Communication monodirectionnelle Communication Ecriture dans Clipper des articles, gamme et nomenclature Lecture seule des fichiers de la SGDT SGDT Ecriture dans la SGDT Ecriture dans SolidWorks PRINCIPES DE BASE Toute pièce préalablement gérée dans Clipper conserve ses propriétés : L arborescence de gestion dans Clipper respecte l arborescence de conception dans SolidWorks. L accès à la passerelle SGDT est soumis au droit d accès de Clipper. Les fonctions présentées nécessitent SolidWorks, Clipper et le SGDT sur le poste de travail. Les limites en termes de rang et de sous-rangs sont celles de Clipper, donc jamais atteintes dans la réalité. 4
La GPAO et la CAO coexistent fréquement sur les sites de production, chacune gérant leur propre nomenclature. La double saisie d informations et son risque d erreurs, sur des volumes souvent importants peut alors être problématique. bidirectionnelle Le module SGDT permet de gérer en base de données les pièces et les assemblages de pièces SolidWorks, avec possibilité d extraction automatique des nomenclatures d assemblages. - Tous ces éléments constituent des articles qui seront regroupés en familles essentiellement pour permettre la mise en place de système de recherche et de créer automatiquement les pièces à partir de modèles et d éléments de cotation. - Ces articles seront intégrés dans des dossiers techniques SGDT permettant de préciser le mode de transfert qui sera appliqué lors de leur injection dans les dossiers techniques de pièces cyclées ou d affaires de Clipper (article fabriqué, acheté, sous-traité, quantités à fabriquer ). - Au cours de l utilisation de Clipper, il sera possible d accéder aux documents SolidWorks. Par exemple, lors de l impression des documents Clipper tels que les appels d offre ou les commandes fournisseurs, il sera alors possible d imprimer les documents SolidWorks concernés ou autres documents associés au plan par appel direct des fonctionnalités de tracé des plans. Les articles peuvent être indifféremment créés dans le module de gestion des données techniques puis exportés vers SolidWorks ou créés dans SolidWorks puis importés dans le module de gestion des données techniques, toutefois, c est la gestion des données techniques (où les données sont nécessairement plus structurées que dans la CAO) qui contrôle le transfert des articles et nomenclatures et leur codification dans Clipper. L utilisation de la passerelle implique l existence d une licence CLIPPER et d une licence SOLIDWORKS sur le poste utilisateur. 5
L EDI déjà une longue histoire L EDI utilise différentes normes dont les plus connues sont Edifact, Odette (développé pour le secteur automobile) et BoostAéro (secteur aéronautique européen). Ces normes vont prévoir tous les types de messages entre deux entités. Historique au niveau de Clipper Le 1 er projet EDI a été réalisé il y a plus de 15 ans (1997) avec Clipper sous DOS sur le projet Green-loop (Aérospatiale). Depuis 2006, nous avons mis en place : Un module EDI paramétrable et ouvert vers plusieurs traducteurs. Des nouveaux messages : Contrat, ARC Un module colisage fonctionnant avec l EDI, gérant ainsi le conditionnement ainsi que les points de déchargement et points de consommation. Photos Dassault Falcon / Philippe Stroppa 6
Le lancement mondial du Hub Numérique Aéronautique Européen BoostAeroSpace a eu lieu au Salon aéronautique du Bourget le 21 Juin 2011. Tout commence entre 2003 et 2004 à l initiation de l AFNET (Association francophone des utilisateurs du Net, de l e-business et de la société en réseau) et du Gifas (Groupement des industries françaises aéronautiques et spatiales) soutenus par l'asd européenne et l'aia américaine. Le projet Boost-Aéro va tenter de définir et de faire accepter une norme EDI (Electronic Data Interchange) pour l industrie Aéronautique, un peu à l instar d Odette pour l industrie automobile (organisme de standardisation pour l'industrie automobile en Europe). Bien des projets dans ce sens existent alors (Edifact, Greenloop, EDI X12, Spec 2000 ) mais il est impossible d imposer aux PME, autant de normes que de donneurs d ordre. La mission du projet Boost est de rassembler toutes ces tentatives pour créer une solution universelle acceptée de tous. Fluidifier les échanges d'informations, réduire les coûts de traitement, tout en améliorant la sécurité des transactions. EADS/Airbus, Dassault Aviation, Safran et Thales seront les piliers de cette recherche qui donnera naissance à Boost- Aerospace (Business Opportunities with new Organizations Standards and Technologies). Cette plateforme mise sur la coopération pour atteindre un objectif commun, l échange d idées, de méthodes et de techniques. Augmenter la valeur ajoutée des sous-traitants, car le rôle joué par les PME est décisif dans la supply chain Aéro et défense (70 % à 80 % de la valeur est fournie par les différents acteurs de la chaîne d'approvisionnement). L'utilisation des services standardisés BoostAerospace par les principaux donneurs d'ordre européens va améliorer considérablement la collaboration avec leurs fournisseurs, l'interopérabilité avec leurs systèmes d'information et réduire ainsi les cycles et les coûts. Les ambitions de cette plate-forme collaborative, offrant des services hautement sécurisés, sont nombreuses et évidentes : accélérer l'innovation, améliorer la traçabilité, augmenter la productivité, réduire le temps de mise sur le marché, réduire les coûts. Dès 2008, Clip Industrie a mis en place des réunions de travail chez Dassault Aviation avec quelques clients et la société SRCI (homologuée par BoostAero pour la fourniture du connecteur [traducteur]). Ces réunions ont permis de suivre de très près les évolutions du projet afin d intégrer la norme au fur et à mesure de son élaboration. Le Hub Numérique Aéronautique Européen BoostAeroSpace se divise en trois types de services : - AirCollab (espaces collaboratifs, e-meetings) - AirDesign (PLM collaboration, partage de Maquette Numérique) - AirSupply (SCM collaboration, échanges logistiques). Il existe, suivant le besoin, plusieurs niveaux de confidentialité, de l accès rapide à la connexion avec authentification forte pour une sécurité maximum. Les standards BoostAero sont déposés auprès de l UN/CEFACT (le Centre des Nations Unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques) Pour plus d'information : http://www.boostaerospace.com/ http://www.afnet.fr/agir/boostaero/ http://www.boost-conseil.com/ 7
EDI Echange de Données Informatisées. EDI, Electronic Data Interchange ou Échange de Données Informatisées. L EDI est l échange informatisé de données structurées d'ordinateur à ordinateur. Les informations issues du système informatique de l'émetteur transitent par l'intermédiaire de réseaux vers le système informatique du partenaire pour y être intégrées automatiquement. Le but est de décharger les entreprises des tâches fastideuses de la saisie de documents et de laisser les machines se transmettre automatiquement les documents courants qui ne demandent aucune intervention (bons de commande, factures, bons de livraison, ARC...) mais qui sont malgré tout nécessaires à la bonne tenue des dossiers. Donneur d ordre Entreprise Traducteur ou connecteur EDI Paramétrage Même si l EDI est normalisé, un paramétrage est indispensable. Importation des données Appels de livraison sous contrat : création d affaires Prévisionnel : PIC ou affaires prévisionnelles Exportation des données BL (DESADV) Facture (INVOIC) Historique Clip Industrie est le premier éditeur certifié BoostAero 8
L EDI utilise différentes normes dont les plus connues sont Edifact, Odette (développé pour le secteur automobile) et BoostAéro (secteur aéronautique européen). Les messages entrants Appels de livraison (non modifiable : DELFOR) ou Commande Pour les pièces commandées sous contrat (Via un N de marché): le prix et le cycle sont déjà définis. La Commande (ORDERS) peut être modifiée via des avenants, Le message contient toutes les informations de livraison : conditionnement, adresse, point de consommation et/ou déchargement Prévisionnel, Modifiable : DELFOR/DELJIT. Les tarifs : réception des prix et du prévisionnel de quantité Les messages sortants L ARC DESADV : BL client + étiquette (Ex ETI9 Galia pour l automobile). INVOICE : Facture. Si votre client pratique la dématérialisation fiscale des factures. Module EDI Nous avons mis en place avec succès de nombreux EDI dans divers domaines d activité. Aéronautique Boost Dassault Snecma BProcess (facture) TurboMeca Automobile Volvo/RVI PSA RENAULT IVECO BProcess (facture) Auto Renault Auto PSA Ferroviaire Bombardier Alstom Spécifiques via SAP Schneider Technal 9
Configurateur Programme applicatif pour configurer un produit sur mesure Le configurateur Clipper est une application qui génère le dossier d un produit sur mesure à partir d options choisies. Il permettra, d après un modèle de base, de dimensionner, de sélectionner des options, de documenter, et de modéliser le produit spécifique. Il produira automatiquement la nomenclature et la gamme nécessaires au devis et à la fabrication. En limitant le produit aux caractéristiques possibles, il évite les erreurs de saisies et garantit le respect de toutes les contraintes. Une fois le produit standard et ses différentes options et variantes définis, le bureau d'études n'a plus à intervenir. Les données techniques, les textes, les calculs de prix de vente et de prix de revient seront générés automatiquement. Le configurateur Clipper intègre votre savoir-faire et vos règles métiers. Type de la référence Dimensions Couleurs Configurateur Installation Livraisons Spécificités Génération automatique de la nomenclature et gamme du produit sur mesure Mise en œuvre Pas de licence associée, intégré à Clipper. Le système, pour fonctionner doit être complètement et méticuleusement documenté. Formation associée, transfert de compétences (minimum 6 jours dont une d analyse). - Identifier la structure des données techniques - Identifier les outils de configuration - Connaître les fonctions de programmation - Créer et utiliser différentes sources de données - Créer et utiliser des programmes de traitement - Simuler avec des applications Construction de vos configurations (sur étude). 10
Le configurateur Clipper guide l utilisateur vers la définition exacte d un produit et l assiste dans le choix des options et variantes. La définition technique et les calculs nécessaires à deviser le produit sur mesure sont produits rapidement et de façon automatique, ce qui représente un gain de temps précieux et une sécurité maximum dans le cycle de la commande et de la mise en production du produit. Variantes : choix obligatoires Options : choix facultatifs Le configurateur n est pas un programme à part mais un module intégré de Clipper. Il nécessite une formation pour vous transférer les compétences ou un accompagnement pour l adapter à votre besoin. Interface entre l'expression du besoin du client et les nécessités de la production, le configurateur Clipper permet de sélectionner des options et variantes dans un catalogue de référence standard préalablement établi dans Clipper. Il restitue la nomenclature, la gamme et le devis du produit sur mesure. C est un gain de temps précieux pour élaborer un produit spécifique dans un catalogue de produits aux caractéristiques similaires. Les oublis et erreurs de saisies sont éliminés, le produit est parfaitement définit et adapté. Fonctionnalités Créer un devis technique Créer une pièce cyclée + un dossier technique Enregistrer une ligne de commande client + un dossier technique Encadrer, guider la saisie des utilisateurs Créer une offre de prix dans sa totalité Lecture de données externes (tableaux Excel, fichiers textes) Récupérer des données de la base de données Clipper (exemples : consultation du stock, sélection de contacts, etc.). Données restituées Code + désignations Devis ou pièce cyclée ou Affaire Dossier Technique Gamme + nomenclature Données annexes Observations, activité Conditions commerciales (quantités, prix, délais) Offres de prix Descriptions technique et commerciale de votre produit. 11
Pocket PC Gestion de stock : Le module Pocket PC prolonge l'utilisation de Clipper hors du bureau. Le Pocket PC est avant tout un lecteur de code barre mobile auquel est associé un programme développé par Clip Industrie. Ce programme permet de communiquer avec la base de données de CLIPPER. Fonctions Permet de saisir l inventaire directement dans le magasin. Permet de générer les demandes d achat pendant l inventaire. Permet de sortir un article du stock pour une commande donnée afin de l affecter à un dossier technique donné et/ou à l affaire. Permet de gérer les articles par lot et de les affecterà un emplacement dans l atelier (gisement). Permet d identifier les lots de façon très précise : Conformité Blocage Localisation Réservations Pointage des temps : Permet de suivre les temps de production hommes et machines. Pocket pc SIMPLE et INTUITIF : L utilisateur est guidé dans son utilisation. FIABLE : L élimination des ressaisies fiabilise l information dans CLIPPER. RAPIDE : Le Pocket pc mobile est en liaison directe avec CLIPPER soit en WIFI où en 3G, soit par dépose sur son socle. Retour utilisateurs - Augmentation de la fiabilité des stocks - Les inventaires tournants évitent une fiche papier avec resaisie ultérieure. Le temps d inventaire est divisé par 4. - A chaque sortie, le magasinier visualise la quantité en stock et effectue un réajustement ou signale une anomalie si nécessaire. - La modification du gisement s effectue en «live» si un article n est pas bien situé dans le magasin. - Diminution de l utilisation des formulaires papiers et des temps de traitement des processus du magasin. - Inventaire direct sur le PPC d une manière maîtrisée en fonction des droits d accès. - Nous n utilisons plus de liste de sorties exceptionnelles papier. Les sorties non prévues ou hors réservations s effectuent directement avec le PPC. - Les demandes d achats sont directement transmises par le magasinier au service achat en n utilisant plus le formulaire papier existant. Le temps de traitement des DA a été raccourci. - Les retours en stock peuvent s effectuer directement en ayant la pièce dans la main et en remettant l article dans son gisement. - La vérification instantanée du stock dans les rayons - La sortie rapide des consommables (articles non réservés, non lotis). - DA rapide sans erreur de relevé de code article. - Utilisation facile et conviviale. - En cas d urgence, le personnel SAV peut effectuer du Picking physique et déclarer leurs sorties en dehors des heures de présence du magasinier. - Pas d ordinateur à balader ou à transporter dans les rayons du magasin. - Navigation facile dans les menus avec l écran tactile, les champs sont assez grands pour utiliser les doigts. 12
I Service RASSUREZ ET FIDELISEZ Informez en temps réel votre client de l avancement de ses commandes et de l état de ses stocks. MAITRISEZ ET PILOTEZ VOTRE COMMUNICATION Décidez du niveau de précision de l information communiquée à vos clients. SECURISEZ L INFORMATION Les données communiquées sont protégées par un mot de passe, seul vos clients pourront les visualiser. Le portail WEB de Clipper Suivi des commandes : Donnez à vos clients la possibilité de visualiser l'avancement de leurs commandes en se connectant sur votre site Internet afin de : Vérifier que les données de leur commande ont été correctement prises en compte par votre entreprise. Suivre l'avancement de leur commande selon la précision souhaitée : - est-elle enregistrée, lancée en fabrication, livrée, facturée? - quel est son avancement par rapport au prévisionnel? - quelle est la dernière opération réalisée? Consulter leurs bons de livraisons et factures Cet outil est également utilisable par vos commerciaux et Ingénieurs d affaires, qui peuvent visualiser à distance l'état des commandes de leurs clients et le suivi des stocks Donner la possibilité à vos clients de suivre l état de leurs stocks : de matière première de produits finis Des coordonnées toujours à jour Avec les I-Services, vos clients mettent à jour les informations les concernant, (email, adresses de livraisons, RIB ), vous n'avez plus qu'à les intégrer dans Clipper Gestion des profils de connexion : Il est possible d obliger l identification par contact & de gérer des profils différents. Par exemple M. Robert, responsable des achats, à régulièrement des stagiaires & intérimaires : il va utiliser la gestion des profils pour leur donner des droits restrictifs. De plus lors de leur départ de la société seuls leurs comptes seront supprimés (ou le mot de passe changé). 13
Comptabilités La passerelle CLIPPER/ Comptabilité SAGE Le bon moyen de suivre votre comptabilite client / fournisseur au travers de clipper Module Passerelle Comptabilité Sage FONCTIONS : SIMPLE : Les utilisateurs connectés visualisent dans un tableau les données de la base comptable. FIABLE & RAPIDE : Visualisation des données comptables en temps réel. Selon les droits accordés aux catégories de salariés, il sera possible de visualiser le grand livre d un client ou d un fournisseur depuis sa fiche. Permet de visualiser au travers de CLIPPER des données comptables, sans avoir le programme Sage Comptabilité installé sur le poste. Permet de visualiser les factures réglées et/ou les non-réglées sans le demander à la personne en charge de la comptabilité dans l entreprise. Permet d écrire dans CLIPPER l en-cours comptable issu de la comptabilité Sage. Permet d effectuer le transfert des écritures comptables des ventes et des achats en direct vers le fichier comptable sans passer par un fichier de transfert intermédiaire. 14
Clipper est compatible avec les principales solutions de comptabilité du marché. Dans le cadre de notre partenariat avec Sage, nous avons développé une passerelle entre Clipper et la comptabilité Sage. Via une connexion informatique appelée ODBC qui permet de faire communiquer Clipper et la comptabilité Sage, vous pouvez visualiser dans Clipper directement les informations de Sage et transmettre directement vos écritures de facturation. Si le client a été placé sous surveillance dans Sage, l information peut être retournée vers Clipper en générant un blocage ou un simple avertissement selon le paramétrage effectué. 15
CFAO Conception et Fabrication Assistée par Ordineur En rapprochant Clipper des logiciels d'imbrication et de programmation nous proposons une passerelle à destination des tôliers et chaudronniers ou toute activité liée à la découpe. Utiliser conjointement la GPAO Clipper et le logiciel de FAO découpe-poinçonnage permet à l'entreprise d'exploiter directement les données GPAO en FAO et réciproquement (stock de tôles disponible / consommé, pièces à produire / produites). Avantage de taille pour l'industriel : - Dans la FAO pas de perte de temps ni de risque d'erreurs induites par la ressaisie des données GPAO. un process continu garantissant la cohérence de l'organisation et l'unicité des données. une plus grande réactivité dans les lancements. une simplification dans les regroupements des pièces par matière et épaisseur. une gestion plus fine des stocks de tôles entières et entamées - Dans Clipper Schéma des échanges Devis Nouvelles pièces Dossier technique affaire ou cyclé Pièces communes Disponibilité matière Rapport de placement CFAO ALMA AMADA Radan Trumpf Pro First Remontée automatique du dossier technique pour les nouvelles pièces : calcul du temps + choix de la matière. Une simplification de la saisie de temps et des sorties matières via le remplissage automatique du module découpe. Création automatique des chutes (quelle que soit la géométrie ; rectangle ou format réel). Liste des fonctions de l interface entre Clipper et la CFAO Importation Devis dans Clipper L entête et la partie commerciale sont gérées dans Clipper. L importation récupère le dossier technique complet (pièces, gammes et nomenclatures) + la quantité de l offre. - Dans Clipper on exporte : Les pièces à imbriquer : ce sont les lignes jaunes qui possèdent un dossier technique, dont la gamme contient un ou des centres de frais (ex : laser, detourage ) et la nomenclature contient une tôle. Les pièces nouvelles : lignes orange qui sont des affaires sans dossier technique dont la pièce cyclée est reliée à une ou plusieurs familles (ex : pce laser ) ce sont donc des nouvelles pièces à dessiner. En plus de ces 2 cas, on exporte les articles en stock (avec ou sans gestion de matière lotie, mono ou multi dimmensionnel, disponible ou pas). - Dans la CFAO on récupère Les articles en stock (C est Clipper qui gère la codification et les quantités disponibles). Dans un dossier les lignes jaunes : le but sera de créer des imbrications ce qui va générer un N de programme. 16
Il y a toutes les informations pour travailler : N affaire, chemin du plan, délai, qté, date prévue de l opération, client etc. et surtout des caractéristiques de la matière (nuance + épaisseur) et la machine qui seront les critères de regroupement. Dans un autre dossier, la liste des pièces à dessiner (lignes orange). Une fois dessinées il est possible de demander à la CFAO de faire un export contenant le temps et la matière calculés. La CFAO remonte également le poids de la pièce et l image. - Dans Clipper on récupère Via un import, le dossier technique (pièce, entête de gamme, gamme et nomenclature). Soit le dossier technique de pièce cyclée. Soit directement le dossier technique d affaire. pour les ex lignes oranges (qui deviendront jaune au prochain cahier d affaires). Le N de programme dans le nouveau module découpe: ce qui permettra la sortie du stock ventilée par affaire (avec gestion de la chute, images etc.) et la ventilation du temps calculé par le logiciel d imbrication (paramétrable). Si on ne fait pas le pointage avec le module découpe on peut le réaliser via la saisie du N de programme dans le module de session de pointage. Ceci permettra de remplacer la fonction «début regroupement» et la saisie de tous les N de pointages contenus dans l imbrication. A la fin du pointage, la ventilation du temps pour chaque opération sera faite selon un ratio donné par la CFAO. Description des fonctions de l interface entre Clipper et la CFAO a) Dans Clipper : export de pièces. Liste des pièces à exporter nouvelles ou déja référencées dans la CFAO. Génération du fichier : possibilité de prendre les lignes + le stock 17
CFAO Conception et Fabrication Assistée par Ordineur b) Via les pièces référencées Imbrication et génération d un N programme dans la CFAO Imbrication et génération des programmes CN Exemple chez Radan Exemple chez Alma Tri et regroupement des pièces par nuance / épaisseur. A partir des OF importés, les regroupements en vue de constituer les lancements pour l'imbrication s effectuent interactivement ou automatiquement grâce à des filtres de sélection et des fonctions de tri. L'imbrication des pièces par leur profil exact s'effectue interactivement ou automatiquement. En vue d'obtenir un résultat optimal en un minimum de temps, différentes stratégies de placement automatique peuvent être employées en fonction des technologies de découpe, de la physionomie des pièces, de la répartition des pièces sur les tôles, de la disponibilité du stock matière etc. A tout moment, l utilisateur peut intervenir sur le placement et combiner son action aux automatismes du logiciel. La CFAO calcule ensuite la séquence d'usinage et détermine un parcours d outils optimisé, en tenant compte des contraintes propres à la technologie considérée. Exemple chez Radan Exemple chez Amada Exemple chez Alma 18
c) Récupération du N de programme dans le module de découpe de Clipper Interface pour l utilisateur lui permettant en un clic de réaliser et donc de ventiler tous les pointages et toutes les sorties de stock contenus dans l imbrication. La création des chutes est également assurée automatiquement. L utilisateur a quand même la possibilité de changer des données : temps théorique, nombre de pièces bonnes ou mauvaises, choix de la tôle Il peut également consulter les documents : Gamme atelier, image de l imbrication et/ou de la chute. Liste des imbrications (N de programme) en attente et module découpe chargé automatiquement après le choix du N de programme. d) Via les nouvelles pièces dessin des pièces dans la CFAO Puis exportation vers Clipper du dossier technique complet contenant les temps de découpe, la matière. e) Dans Clipper il suffit d utiliser le module d importation pour générer le dossier technique. Clipper est capable de dialoguer avec les principales solutions de CFAO Dr ABE Blank (Amada) ActCut (Alma) Profirst (Demlog) Radan Tops (Trumpf) 19
SAE Système d Archivage Électronique Une norme (NF Z42-013) définit le cadre de l archivage électronique. Mais à quoi ça sert le SAE? Il sert à gérer les documents papiers et numériques issus des activités de l entreprise. Il remplace l archivage papier et réduit considérablement l espace de stockage nécessaire pour ce dernier. Il permet des accès partagés et sécurisés aux archives. Il permet des recherches rapides d un grand nombre d archives (recherche d enregistrement de traçabilité, de preuve). Il permet de respecter un plan d archivage en assurant les règles de destruction au-delà des délais prescrits. GED, SAE, quelles différences? Un système de GED Un Système d Archivage Electronique Permet la modification des documents et la production Interdit la modification des documents. de plusieurs versions. Peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs. Interdit la destruction de documents en dehors d un contrôle strict. Peut comporter la gestion de durées de conservation. Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation. Peut comprendre une structure organisée de stockage, Comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement sous le contrôle des utilisateurs. (le plan de classement), gérée et contrôlée par l administrateur. Est à priori dédié à la gestion quotidienne des documents Peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la pour la conduite des affaires. constitution d un fond sécurisé des documents probants de l organisation. Clipper et SAE Le module SAE s organise autour de deux écrans dans Clipper. Le premier écran permet de gérer les documents en attente d archivage. Le second est un écran de recherche utilisé pour retrouver les documents. Espace d attente d archivage Les documents en attente d archivage proviennent de quatre sources différentes : A partir d un scanner : vous scannez votre document, le scanner place le document dans un dossier. Le SAE scrute ce dossier et récupère tous les fichiers qui y sont placés. A partir de l explorateur de fichiers : c est la méthode la plus simple, on sélectionne les fichiers que l on souhaite archiver sur le disque dur du PC. A partir de votre messagerie Outlook : si vous recevez un contrat signé par votre client, par exemple, cette fonctionnalité vous permettra d archiver le mail et les pièces jointes dans le SAE. A partir de Clipper : vous archivez directement vos documents commerciaux (devis, factures ) depuis Clipper. Recherche des documents Vous connaissez bien Clipper maintenant. Et bien vous disposez aussi d une recherche mutlicritères évoluée pour le SAE. Vous pouvez rechercher selon les caractéristiques du document (extension, taille du fichier, titre du document) mais aussi d après les mots clés que vous avez noté lors de l archivage. Les mots clés sont une très grande force du SAE car c est vous qui les définissez et vous pouvez vous baser sur des listes de Clipper (clients, employés, familles, articles ) mais aussi sur des champs libres ou des listes personnalisées. Vous avez une grande liberté dans le paramétrage du module. 20