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PROCESSUS D REPORTING ET SOMMAIRE D PROCESSUS D REPORTING ET... 1 D.1 REGLES ET PRINCIPES APPLICABLES... 3 D.2 ELEMENTS DE REPORTING ET TABLEAU DE BORD... 4 D.3 STRATEGIE DE... 6 Page : 2
PROCESSUS D REPORTING ET D.1 REGLES ET PRINCIPES APPLICABLES D.1 REGLES ET PRINCIPES APPLICABLES L ASCE à travers le Département de Lutte Contre la Corruption (DLC) collecte et produit après traitement approprié, des informations pertinentes sur les dénonciations et les plaintes (trimestriel et dans l année). Ces informations servent à l élaboration du rapport d activité annuel de l ASCE. Le DLC tient un registre des dossiers de dénonciation et de plaintes reçues par l ASCE. Pour ce faire, il doit établir un système de classification afin de : rendre compte correctement des préoccupations, des motifs de plaintes et de dénonciation d insatisfactions et des mesures prises; faciliter le travail d analyse en vue de l amélioration des interventions; établir des statistiques de qualité; faire l évaluation des résultats et des performances; appuyer le reporting et l élaboration du rapport d activité. Le système d information et de pilotage de gestion intégré des dénonciations et des plaintes de l ASCE repose sur les principes de fiabilité et de pertinence partagée de l information au profit de toutes les parties prenantes (public, partenaires techniques et financiers, structures de contrôle interne et externe, société civile, etc.). Le système de contrôle interne mis en place par le management et le personnel de l ASCE pour la gestion des dénonciations et des plaintes doit garantir la production d information : Fiables parce que vérifiables; Exhaustives; Pertinentes pour la prise de décision; Disponibles à temps réel. La DLC bénéficie pour cette activité du soutien de toutes les structures internes impliquées (structures de contrôle et d appui), et en particulier le Département de la Documentation, de l Informatique et de la Communication (DDIC). Page : 3
PROCESSUS D REPORTING ET D.2 ELEMENTS DE REPORTING ET TABLEAUX DE BORD D.2 ELEMENTS DE REPORTING ET TABLEAU DE BORD Les éléments de reporting sur la gestion des dénonciations et des plaintes portent sur les points suivants : 1. Le nombre de dénonciations et de plaintes enregistré sur la période de référence (mensuel, trimestre, semestre, année) et les tendances ; 2. Les modalités de saisine (écrit, téléphone vert, réception directe, auto-saisine, transfert d une institution partenaire, etc.) ; 3. Le résultat des priorisations (dossier clos pour insuffisance d informations, dénonciation fantaisiste, dossier en attente de suite du dénonciateur ou de l administration, dénonciation sérieuses ayant déclenché une investigation, etc.) ; 4. Les motifs des plaintes et des dénonciations et des mesures prises ; 5. Les institutions dans lesquelles se trouvent les parties mises en cause ; 6. Les personnes mise en cause ; 7. Les montants en cause et financeurs ; 8. Etat du traitement des dossiers. a. Anciens dossiers : i. encours d investigation, ii. dossiers clôturés avec rapport d investigation, iii. dossiers avec poursuite judiciaire et état d avancement. b. Nouveaux dossiers : i. encours d investigation, ii. dossiers clôturés avec rapport d investigation, iii. dossiers avec poursuite judiciaire et état d avancement. 9. Résultat des investigations et tableau de bord a. Nombre de dénonciations et de plaintes non fondées sans investigation ; b. Nombre de dénonciations et de plaintes non fondées ne rentrant pas dans le mandat de l ASCE ou irrecevabilité ; c. Nombre de dénonciations et de plaintes non fondées après investigation ; d. Nombre de dénonciations et de plaintes non fondées après investigation pour insuffisance d information ; e. Type et nature des recommandations formulées ; i. Sanctions ; ii. Renforcement de l organisation (mesure organisationnelle) ; iii. Renforcement des effectifs. Page : 4
PROCESSUS D REPORTING ET D.2 ELEMENTS DE REPORTING ET TABLEAUX DE BORD 10. Quelques ratios significatifs a. Délai moyen d édition de l accusé de réception b. Délai moyen d information des partenaires techniques et financiers c. Délai moyen de conduite des missions d investigation d. Dénonciations reçues / accusé de réception établi et transmis au dénonciateur e. Dénonciations reçues/ dossiers investigués f. Investigations effectuées / rapports produits g. rapports produits / Information du dénonciateur ou du plaignant h. Etc. Page : 5
OHADA ORGANISATION POUR L HARMONISATION EN AFRIQUE DU DROIT DES AFFAIRES MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Module D MOBILISATION DE RESSOURCES ET GESTION DE LA TRESOREIE D.3 STRATEGIE DE D.3 STRATEGIE DE L ASCE doit faire connaître, faire aimer et assurer la promotion de la pratique de son mécanisme de gestion des dénonciations et des plaintes auprès des administrés et de tous ces partenaires, grâce aux 4 types d actions suivantes : 1. l information, 2. la sensibilisation, 3. la formation, 4. et les publications. A cet effet l ASCE met en place et en œuvre un plan stratégique et opérationnel de communication reposant sur le choix des canaux et supports pertinents ci-après : 1. Approche communautaire : causerie débats en français et dans les langues nationales ; 2. Théâtre et sketches ; 3. Brochures et posters ; 4. Porte ouverte ; 5. Journaux ; 6. Radios et télévision ; 7. affiches, presse ; 8. Dépliants et affiches, calendriers, porte clé, etc. 9. Rencontres avec les groupements de citoyens ; 10. Formation et autres programmes de sensibilisation (ciblant les demandeurs, les revendicateurs, les groupes de pression, les régulateurs et les prescripteurs) ; 11. Site web ; 12. Campagnes sur l utilisation des SMS, téléphone vert ; 13. Messages radio et télévisés ; 14. Collaboration avec ONGs. Page : 6