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1 PAMEC-CEEAC Programme d Appui aux Mécanismes de Coordination et au renforcement des capacités de la CEEAC pour la mise en œuvre et le suivi du PIR Communauté Economique des Etats de l Afrique Centrale (CEEAC) Union Européenne TERMES DE REFERENCE Recrutement d un Consultant individuel pour l élaboration du manuel des procédures internes à la Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional du FED (CAOR-CEEAC). 1 Informations générales La CEEAC, la CEMAC et la Commission européenne ont signé le 4 février 2013, une convention de financement (n RCO/FED/ ) pour la mise en œuvre du Programme d Appui aux Mécanismes de Coordination et au renforcement des capacités de la CEEAC/CEMAC (PAMEC). Financé à hauteur de 4 M (2 M pour la CEMAC et 2 M pour la CEEAC), le PAMEC vise spécifiquement à accroître les capacités institutionnelles de la CEMAC et de la CEEAC en matière d appropriation, de capacités d intervention, d échange d informations et de coordination dans le cadre de la mise en œuvre du PIR 10ème FED. Le volet «Renforcement des capacités» doit permettre la mise en conformité des procédures de la CEEAC avec les standards internationaux ainsi que pour le développement de ses capacités de gestion administrative et financière en vue de pouvoir, à moyen terme, utiliser ses propres procédures pour la gestion des fonds FED. L appui du PAMEC à la CEEAC vise notamment à mettre en place et rendre opérationnelle, la Cellule d appui à l Ordonnateur régional (OR) du FED (CAOR) auprès du Secrétaire général de la CEEAC agissant en tant qu Ordonnateur régional du FED. La CAOR a pour but d aider l OR dans l ensemble de ses fonctions exécutées en étroite coordination avec les Délégations de l Union européenne : Programmation de l aide européenne, indentification et formulations des interventions communautaires, mise en œuvre et suivi eu PIR, évaluation et audit des opérations. Conformément au Protocole d Accord relatif au mécanisme de coordination CEMAC/CEEAC, la CAOR est chargée notamment de la gestion quotidienne des activités du PIR, de la collecte et de la diffusion des informations, de la promotion du PIR et de la préparation des rapports trimestriels. Dans ses missions, la CAOR s appuiera sur les réseaux des PIN, des DUE et des Organisations de la Société civile. C est en quelque sorte le «bras séculier de l OR : tous les dossiers de la coopération CEEAC-UE passeront par la CAOR en entrée comme en sortie. La CAOR jouera le rôle de facilitateur et d interface entre la Délégation de la Commission européenne et la CEEAC. Les objectifs et résultats escomptés du PAMEC, en liaison avec les besoins du présent marché, sont les suivants : Page 1 sur 8

2 Objectif global : Contribuer à améliorer l efficacité de l aide de l Union européenne à l Afrique centrale via la bonne programmation et la mise en œuvre des projets FED en assurant la coordination avec la CEMAC et les PIN. Objectif spécifique : Améliorer la qualité de gestion, de coordination et de suivi de la mise en œuvre des projets PIR, 10 ème FED par la CEEAC agissant en tant qu Organisation régionale dûment mandatée. Quatre axes de résultats permettent d atteindre l objectif spécifique du PAMEC, à savoir : 1. La mise en œuvre des projets du PIR est bien coordonnée avec la CEMAC et suivie efficacement au niveau de la CEEAC par l Ordonnateur régional du FED. 2. La coordination et l harmonisation des programmes CEMAC/CEEAC sont appuyées et les recommandations du COPIL sont mises en œuvre par la CEEAC ; 3. Le mécanisme de suivi de l information entre la CEMAC et la CEEAC est institutionnalisé au niveau du Secrétariat général et le partage d informations avec les autres parties prenantes est assuré ; 4. La gestion administrative et fiduciaire de la CEEAC est assurée efficacement, selon les standards internationaux et les exigences en matière d utilisation des fonds FED. Pour obtenir ces résultats, les activités suivantes (en liaison avec la présente mission) seront entreprises : La rédaction et la validation de l organigramme de la Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional FED ; La rédaction et la validation du Manuel des procédures de gestion et de suivi de la CAOR et des projets FED mis en œuvre par la CEEAC ; L organisation des ateliers de formation aux outils génériques de gestion des ressources FED. Il s agit des formations qui couvrent tous les volets des procédures contractuelles et financières du 10ème Fonds Européen de Développement (FED) (Passation de marchés et procédures, Exécution en régie et Devis Programmes, Subventions et co-financements). Cette formation viendra renforcer les connaissances actuelles des participants et les aidera à mieux apprécier et comprendre les procédures de l'ue. Ils deviendront plus familiers et seront plus à l'aise dans l'utilisation des différents manuels et lignes directrices Transfert des connaissances permettant aux services de l Ordonnateur National d assumer progressivement le rôle joué par l assistance technique extérieure. La Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional FED est composée : Du Coordonnateur, Régisseur du PAMEC. Il est responsable devant l Ordonnateur régional de tous les avis, décisions et actes de la CAOR, il assure une liaison régulière avec les programmes et projets FED et avec la Délégation de la Commission Européenne, dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par l Ordonnateur Régional. D un Coordonnateur Adjoint de la CAOR, Co régisseur du PAMEC avec fonction «Contrôle et suivi administratifs et fiduciaires». Il a pour mission de veiller au respect des procédures FED, d assurer le contrôle et le suivi comptables et financiers, d assurer la formation sur les procédures financières, d approuver les rapports émanant des programmes et projets. Le Coordonnateur adjoint fait fonction en absence du Coordonnateur de la CAOR. D une Assistance technique auprès de la CAOR comporte deux volets : Page 2 sur 8

3 o o un conseiller régional permanent qui intervient notamment dans les domaines de la mise en place, en collaboration avec la CEMAC, des mécanismes et des outils de coordination; la conception et l opérationnalisation d un système de suiviévaluation du PIR ; la préparation des réunions de Comité de pilotage; etc ; une assistance technique composée d experts spécialisés qui interviennent pour des missions ponctuelles (court terme) selon la formule du contrat-cadre ou contrat de service. Du Comptable FED. Il est responsable de la préparation des devis-programmes quant à leurs aspects financiers et contractuels. Par ailleurs, conjointement avec les Régisseurs, il est responsable de la présentation de ces devis-programmes en vue de leur approbation et sera garant du strict respect des règles et procédures contenues dans le «Guide pratique de gestion des marchés en régie et des devis programmes financés par le Fonds européen de développement (FED)». D un Assistant administratif et financier chargé de l organisation du secrétariat du PAMEC et de la CAOR, du classement des dossiers et du courrier, de la gestion de la documentation du PAMEC et celle de la CAOR et de la préparation logistique de toutes les rencontres organisées par le Projet ainsi que celles de la CAOR. Du personnel d appui composé d un Chauffeur coursier-logisticien. Des chargés des programmes (Points focaux): 1. Chargé du programme «Intégration politique et coopération en matière de paix et de sécurité» ; 2. Chargé du programme «Gestion durable des ressources naturelles et de la biodiversité»; 3. Chargé du programme «Intégration économique et commerciale (incluant les infrastructures économiques» ; 4. Chargé du programme «Réforme institutionnelle et gouvernance». Par ailleurs, l année 2010 a vu le démarrage de nouveaux projets financés sur 10 ème FED : Programme de Conservation et de Valorisation des Ecosystèmes Fragilisés d Afrique Centrale (ECOFAC) PHASE V. Le Programme de Conservation et de Valorisation des Ecosystèmes Fragilisés d Afrique Centrale (ECOFAC) PHASE V, couvre l essentiel du volet ressources naturelles du Programme Indicatif Régional (PIR) 10ème FED D'un budget total de 30 millions, ce programme fait l'objet d une Convention de Financement portant référence REG/FED/22072 signée le 17 décembre 2010 entre la Commission Européenne et les Etats membres de la Communauté Economique des Etats d Afrique Centrale (CEEAC). Le programme ECOFAC V est structuré autour de trois volets qui portent sur les aires protégées et intégration des populations, le renforcement des capacités et la gouvernance environnementale. Les deux premiers volets, financés à hauteur de 20,5 M sont mis en œuvre par le Réseau des Aires Protégées d Afrique Centrale (RAPAC). Le Troisième volet quant à lui, d un montant total révisé de 3,5 M, est consacré principalement à la composante d'appui au processus FLEGT (Forest Law Enforcement Governance and Trade) régional, et géré directement par la CEEAC. Ce troisième volet est mis en œuvre au moyen de Devis Programmes (DP). Programme d appui à la CEEAC en matière de paix et de sécurité II (PAPS II). Le PAPS II a été conçu en réponse aux problèmes d insuffisance de capacités au sein de la CEEAC. Le programme vise à appuyer cette dernière dans le développement et le renforcement de ses capacités en cohérence avec son agenda de paix de sécurité ainsi qu avec l Architecture de Paix et Sécurité en Afrique (APSA) de l'union Africaine (UA). Le budget global initial à la signature du projet le 17 décembre 2010 était de 11,92 MEUR Page 3 sur 8

4 financé sur les ressources du 10e FED dans le cadre de la mise en œuvre du Programme Indicatif Régional (PIR) pour l Afrique Centrale dans le domaine de l intégration politique. A la faveur de l Avenant du 24 avril 2013 le budget a été augmenté à 14,2 MEUR. La durée du projet était à l origine de 54 mois mais a été étendue à 66 mois opérationnels sous l Avenant 1 du 24 mars Le projet a démarré en aout 2011 tandis que sa fin est attendue en octobre Programme Facilité de Paix (APSA) dédié au développement des capacités de la CEEAC avec un budget approximatif de 5,3M distribué entre les domaines suivants: liaison avec l'ua, MARAC, développement des capacités de maintien de la paix (en complémentarité avec le PAPS II) et appui institutionnel pour la gestion du projet, en coordination avec les autres appuis prévus dans le cadre du PIR. 2 Description de la prestation 2.1 Objectif général de la mission L objectif général de la consultance est d accroître les capacités institutionnelles et techniques de l Ordonnateur Régional FED, à travers une bonne programmation et gestion des projets FED en assurant la coordination avec la CEMAC et les PIN. 2.2 Objectif spécifique de la mission L objectif spécifique de la mission est d élaborer un Manuel de procédures internes applicable à la Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional (CAOR) et aux projets FED exécutés par la Communauté Economique des Etats de l Afrique Centrale (CEEAC). 2.3 Services demandés La mission porte sur l élaboration au profit de la CAOR et des projets FED susmentionnés d un manuel de procédures internes. Elle sera constituée d une première mission sur place, d une période de rédaction sur le lieu de résidence du Consultant destinée à produire le Manuel provisoire, et d une seconde mission au siège de la CEEAC qui comportera un atelier de validation, l intégration des remarques et commentaires émises à l occasion de celui-ci, la finalisation et la remise de la version finale du Manuel de procédures internes (voir infra : 4.3 Calendrier). Le Manuel est destiné à organiser et uniformiser la gestion interne à la Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional et aux projets FED exécutés par la CEEAC. Il devra prendre en compte et renvoyer systématiquement à la réglementation FED existante en matière de gestion des projets (RG, CGC, Guides, etc.) et traitera en détail, ou complètera, les seuls aspects non couverts par celle-ci. Le Consultant devra étudier en détails, avant le démarrage de leur mission, les documents de mise en œuvre du projet PAMEC (PIR, 10ème FED) et de formulation du PIR, 11ème FED afin d'être opérationnel dès son arrivée sur le terrain; Le Consultant devra, avec l'appui de la Coordination technique de la CAOR, organiser dès son arrivée (lors de la 1ère mission) des consultations internes à la CEEAC pour évaluer les procédures internes telles qu'elles existent, les aspects à améliorer, les réformes prévues par les FA + DTA PAMEC (10ème FED), et les procédures telles qu'elles devraient être dans le cadre des nouvelles lignes directrices de programmation du PIR, 11 FED; Le Manuel prendra également en compte l organisation comptable prévue dans le PAMEC sur la base des logiciels de gestion fiduciaire disponibles à la CEEAC. Page 4 sur 8

5 D une manière générale le Manuel devra répondre aux impératifs de la Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional et des projets FED dans les domaines organisationnels, financiers, de gestion et de contrôle. Le Consultant débutera sa mission par des entretiens avec la Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional, la Délégation de la Commission Européenne (DCE) et les projets concernés (PAPII, ECOFACV, APSA, PACIE, PAMEC). Il collationnera tous documents de projets et règlements apportant des éléments pouvant contribuer à la mission. Il est attendu du Consultant qu il ne se limite pas à une approche purement technique, mais prenne en compte les particularités des projets susmentionnés. Il animera un atelier d une journée réunissant la CAOR, la CEMAC, la DCE et l ensemble des projets concernés. 2.4 Méthodologie L offre sera accompagnée d une proposition de méthodologie, c'est-à-dire sa vision d'un manuel de procédures tel qu'il devrait exister dans une structure de type CAOR (ou CAON, c'est-à-dire Cellule d'appui à l'ordonnateur National). 2.5 Résultats requis Un manuel de procédures internes est rédigé, qui remplit les résultats suivants: Définir le rôle de la CAOR par rapport à l'or, aux Projets FED et à la DCE, en fonction des projets et de leur mode de gestion (décentralisée directe ou décentralisée indirecte); Préciser l'organigramme de la CAOR conformément aux FA et DTA du PAMEC (10ème FED), et rédiger les TdR du personnel cadre de la CAOR (Suivi-évaluation, Passation des marchés, et Chargés de Programme Opérationnels, etc.); Définir les circuits de décision interne à la CAOR, les différents acteurs impliqués, les procédures internes relatives aux dossiers quotidiens de la CAOR, tels que: l'élaboration et la mise en œuvre des devis-programme, les règles d'engagement et de suivi des dépenses, de clôture des devis-programme, ainsi que l'élaboration, le lancement des DAO, la sélection du prestataire, le suivi et la réception du marché (liste non exhaustive, qui peut être complétée à la demande de la CAOR); Définir les circuits d'approbation et de signature du courrier entrant et sortant; Définir les procédures de gestion du personnel (horaires, réunions d'équipe, paie ); Définir les procédures de gestion des ressources matérielles (consommables, véhicules ); Rappeler et compléter les procédures d'archivage papier et électroniques. Le Consultant devra joindre en annexes l'ensemble des documents-types (fiches de circulation, listes de contrôle ) tels que demandés par la CAOR. Il est attendu que le Consultant restera flexible et s'adaptera lors de ses missions aux demandes de la CAOR sur le contenu du manuel (dans les limites de la charge de travail prévue par ces TdR). Page 5 sur 8

6 3 Profil du Consultant 3.1 Catégorie et nombre de jours homme par expert Expert, catégorie sénior, pour un total de 41 jours ouvrables. 3.2 Profil demandé (formation, expérience, références et catégories) Justifier d un minimum de Cinq (5) années d expérience professionnelle pertinente, dont au moins trois (3) dans le domaine de la gestion de l aide au développement et spécifiquement cinq (5) ans dans la gestion de projets FED; Avoir déjà travaillé au moins un (1) an dans le cadre d'un projet d'appui à l'ordonnateur National du FED; Avoir déjà rédigé au moins un manuel de procédures internes dans le cadre d'un projet de développement; Spécialiste confirmé dans le domaine des procédures du FED ; Expérience confirmée dans l utilisation de logiciels comptables et de gestion de projets, de préférence TOMFED ou TOMPRO ; Excellente capacité d analyse et forte expérience en matière de conception/rédaction ; Expérience dans la rédaction de textes législatifs et réglementaires ; Excellente maîtrise du français écrit et parlé ; Une expérience en gestion de projets de développement dans les pays ACP sera considérée comme un atout. 3.3 Langue de travail La langue de travail pour l exécution de la mission, les relations avec la CAOR et les projets, la production du Manuel de procédures, des aide-mémoires et tous autres documents est le français. 4 Lieu et durée Nombre de jours/homme : dix (10) jours ouvrables à Libreville, au siège de la CEEAC et vingtcinq (25) jours ouvrables sur le lieu de résidence du consultant. 4.1 Période de démarrage 15 décembre Fin prévue de la mission Janvier Calendrier Première période : mission au siège de la CEEAC (mi-décembre 2014). Durée : 10 jours ouvrables ; Deuxième période : rédaction sur le lieu de résidence du consultant (fin décembre 2015). Durée: 25 jours ouvrables ; Troisième période : Atelier de restitution et version finale (janvier 2015). Durée : 5 jours ouvrables. Page 6 sur 8

7 N Activités Exécution Délais Briefing initial avec la CEEAC. Entretiens approfondi avec les projets. 1 Prise de notes concernant les caractéristiques propres de Première chaque projet. mission au siège de la Exploitation des notes et des documents rassemblés. CEEAC Débriefing de la 1ère période avec la CAOR et les projets: présentation des premières conclusions et propositions sous forme d un aide-mémoire de démarrage 2 3 Sur le lieu de résidence du Consultant Deuxième mission au siège de la CEEAC 4.4 Lieu(x) de la prestation Rédaction du Manuel de procédures Envoi du Manuel de procédures provisoire à la CAOR. Atelier de présentation et de validation du Manuel de procédures provisoire avec tous les projets concernés. Intégration des résultats de l atelier dans le Manuel de procédures. Production du Manuel de procédures final à la CAOR et à l Ordonnateur régional FED Débriefing de fin de mission avec l Ordonnateur régional et la CAOR et remise du Manuel de procédures final (2 exemplaires sur papier et 2 exemplaires sur CD-ROM). 10 jours ouvrables 25 jours ouvrables 5 jours ouvrables La première et la troisième période de la mission se déroulent au siège de la CEEAC. La rédaction du Manuel de procédures (deuxième période de la mission) aura lieu sur le lieu de résidence du consultant. 5 Rapports et documents à produire 5.1 Aide-mémoire de démarrage La première partie de la mission au siège de la CEEAC fera l objet d un aide-mémoire succinct à présenter et à remettre lors du débriefing de la première période. Cette note présentera une première synthèse des contacts avec les projets, les premières conclusions et propositions pour la rédaction du Manuel de procédures. 5.2 Manuel de procédures provisoire Le Manuel de procédures provisoire (avant atelier de validation) sera envoyé à la Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional au plus tard 5jours après la phase de rédaction, par courrier électronique ou sur CD-ROM. 5.3 Manuel de procédures final Le Manuel de procédures final, intégrant les résultats de l atelier de validation, sera remis sur place à l Ordonnateur régional et à la Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional lors du débriefing de fin de mission en 2 exemplaires sur papier et 2 exemplaires sur CD-ROM. Page 7 sur 8

8 6 Date et lieu de dépôt Le démarrage de la mission est prévu au plus tard pour le lundi 15 Décembre Le dossier de candidature, rédigé en langue française et adressé au Régisseur du PAMEC, doit parvenir par courrier ou par à l'adresse ci-dessous au plus tard le lundi 1 er décembre 2014 à 13h00 heures précises locales et porter clairement la mention suivante: «AMI n 04/PAMEC/DP1/Manuel Procédures CAOR/ Contact : Monsieur Pascal MOUSSAVOU M BINA, Coordonnateur Adjoint de la Cellule d Appui à l Ordonnateur Régional du FED. Secrétariat général de la CEEAC B.P Mairie de Haut de Gué Gué (Libreville Gabon) Tel. : Fax : Page 8 sur 8

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