Elaboration de scénarios pour la mise en place de la Géo-plateforme CIGAL

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1 Elaboration de scénarios pour la mise en place de la Géo-plateforme CIGAL Réunion de lancement Xavier DUPASQUIER 15/12/2011 IETI Consultants 17 Bd des Etats-Unis Mâcon Tel : (0) fax : (0) xavier.dupasquier@ieti.fr - Web : 1

2 Ordre du jour Lancement de l étude Prise de connaissance avec les participants Présentation du déroulement de la mission Tour de table des participants Préparation de l enquête Planning de l étude 2

3 Présentation de la démarche d étude BESOIN EXPRIME PHASE 1 : prise en compte du contexte, identification de scénarios 1ère étape : Prise en main du projet. Analyse des documents existants, des équipements en place en Alsace et de la vision d une géoplateforme régionale des six membres fondateurs à partir d un questionnaire. Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5 Documentation Réunion de lancement Enquête Groupe de travail Synthèse / identification des scénarios Etape 6 Réunion de validation BESOIN EXPRIME PHASE 2 : Comparaison de scénarios 2 nde étape : Elaboration de 3 scénarios (et des variantes si nécessaire) détaillant les 4 composantes : technique, financière, organisationnelle et de gouvernance. Présentation. Etape 7 Etape 8 Rapport d'analyse des scénarios Réunions de présentation / validation (Comité technique puis Comité de pilotage) 3

4 1 ère phase: prise en compte du contexte, identification des scénarios Cette phase de la mission a pour objectif : d approfondir notre connaissance du contexte partenarial en Alsace autour de l information géographique, de dresser un état des lieux des attentes des différents acteurs et de synthétiser ces attentes à partir d une réflexion participative avec le comité technique afin de déduire les hypothèses de scénarios à étudier dans la seconde partie de la mission. 4

5 Documentation travail préparatoire Objectifs Prendre connaissance des documents fournis par le Maître d'ouvrage, préparer la réunion de lancement. Déroulement Dans cette étape, le consultant prend connaissance des documents mis à sa disposition par le maître d'ouvrage et notamment : Les travaux et documents élaborés au sein du pôle «Usages» et du groupe «IDG» de l AFIGEO, Le rapport de stage «Etude d une géo-plateforme à l échelle régionale Exemple du progiciel Prodige» Questionnaire portant sur la connaissance des partenaires CIGAL et leurs attentes (printemps 2011) Les études et analyses réalisées dans des régions pour la mise en place de géoplateformes La convention CIGAL 2008 et autres documents présents sur le site internet de CIGAL pourront également être exploité. Au cours de cette étape le Consultant aura également des échanges avec le chef de projet afin de disposer du projet de questionnaire l enquête et de préparer la réunion de l ensemble (ces échanges se feront par mail et/ou téléphone) 5

6 Réunion de lancement Objectifs Faire connaissance avec les acteurs. Prendre connaissance du contexte. Cadrer la mission notamment du point de vue du planning et de l'organisation du projet et des différentes phases de la mission. Préparer en détail l organisation de la phase 1 : le consultant présentera les différents documents méthodologiques de cette phase (questionnaire d enquête internet) et le mode de déroulement souhaité pour sa réalisation et l organisation du groupe de travail Déroulement Le Consultant prépare une présentation PowerPoint pour la réunion présentant le déroulement de la démarche, le planning, les différentes étapes de validation envisagée et les modèles de documents méthodologiques de la phase 1. A l issue de la réunion il adapte le questionnaire d enquête et lance l enquête. 6

7 Enquête Internet Objectifs Réaliser une enquête à partir d'un questionnaire Internet Déroulement Après avoir finalisé le projet de questionnaire, le consultant le met en ligne sur le site WEB de IETI Consultants et réalise les opérations suivantes : Envoi par le consultant de courriers électroniques aux acteurs identifiés Suivi de l avancement de l enquête et des réponses Relances par téléphone et par mail du consultant aux organismes retardataires Intégration des résultats de l enquête dans une base Access ou Excel Production de tableaux synthétiques 7

8 Réunion du groupe de travail Objectifs Associer le groupe de travail à la réflexion Lui faire valider les premiers éléments d analyse et faire préciser à chaque participant les attentes, objectifs et contraintes de son organisme; Déroulement Dans cette étape, le consultant anime une réunion d une demi-journée du groupe de travail. Après un premier travail de formalisation et de réflexion par ses soins, sur la base de l analyse documentaire et de l exploitation des réponses à l enquête la réunion du groupe de travail est consacrée à : d une part à la validation des grandes orientations de la géo-plateforme définis à partir de l analyse des attentes et objectifs d autre part à un débat sur les scénarios techniques et organisationnels possibles en adéquation ou non des modes de fonctionnement de chaque organisme présent. Cette réunion est l occasion pour chaque participant de préciser les contraintes internes de sa structure (techniques et/ou organisationnelles) et sa capacité à évoluer pour faciliter la mise en œuvre de la géo-plateforme. 8

9 Synthèse identification de scénarios Objectifs Réaliser une synthèse des équipements en place en Alsace, des attentes et besoins en terme de géo-plateforme et des contraintes identifiés, Proposer des scénarios à étudier en phase 2 Déroulement Sur la base de l ensemble des éléments collectés dans les étapes précédentes, débattus et préciser en groupe de travail le consultant finalise la note de synthèse et d analyse et, propose les scénarios à étudier. 9

10 Réunion de validation Objectifs Validation de l'étape Déroulement Réunion du Comité de Pilotage technique: Présentation du rapport de synthèse. Discussion avec les membres du Comité technique Validation du rapport, des propositions et choix des scénarios à étudier. Le Consultant anime cette réunion à partir d une présentation PowerPoint, et rédige un relevé de décisions à l issue la réunion. Il actualise le rapport en fonction des observations des participants. 10

11 2 ème phase: prise en compte du contexte, identification des scénarios Cette phase de la mission a pour objectif : La description, analyse et comparaison de 3 scénarios : étude technique, impact financier et organisationnel, mode de gouvernance et variante. L appropriation et la validation du diagnostic par le Comité Technique à l occasion d une réunion de validation puis par le Comité de Pilotage à l occasion d une seconde réunion de présentation. 11

12 Comparaison de scénarios Objectifs Comparer diverses scénarios de mise en œuvre technique et organisationnelle de la géo-plateforme CIGAL Dans cette étape, le consultant décrit et compare divers scénarios: stratégiques (objectifs assignés au projet), organisationnels (organisation du projet), techniques (solutions d'architecture logicielle ou concernant les données), de façon à permettre un choix de scénario pour le projet Déroulement Pour chaque projet, il décrit le contenu technique du projet, une architecture informatique (notamment les liaisons des composants informatiques du projet avec les outils existants), les moyens humains à mettre en œuvre (évaluation des ressources nécessaires et du temps requis pour la montée en charge du projet), l'organisation et la gouvernance à mettre en place, un bilan économique (estimation du coût annualisé d investissement et de fonctionnement de l'opération), et un planning prévisionnel de mise en œuvre. 12

13 Réunions de validation Objectifs Validation de l'étape Réunion du Comité Technique : Présentation du rapport Discussion avec les membres du Comité de Technique Validation du rapport et des propositions. Préparation du Comité de pilotage Déroulement Réunion du comité de pilotage : Cette réunion de clôture de la mission aura pour objet l appropriation des différents scénarios par les membres du comité de pilotage afin qu ils puissent décider d en retenir un pour la suite du projet. Le consultant anime ces réunions à partir d une présentation Powerpoint (adaptée entre les deux réunions), et rédige un relevé de décisions à l issue du comité de pilotage. Il actualise le rapport en fonction des observations des participants. 13

14 Calendrier de la mission Etape Phases Planning Confirmation commande début décembre 2011 Analyse du contexte - identification de scénarios 1 Documentation décembre-11 2 Réunion de lancement 15 décembre Enquête décembre-11 4 Groupe de travail mi janvier Synthèse / identification des scénarios janvier-12 6 Réunion de validation début février 2012 Description et analyse des scénarios 7 Rapport d'analyse des scénarios mi février - début mars Réunions de validation (CT + COPIL) mi mars et fin mars

15 Tour de table des participants 15

16 L enquête Internet Objectif : Fournir au consultant des éléments de connaissance du contexte technique des Membres fondateurs Pour avancer rapidement en groupe de travail sur la synthèse et l analyse des besoins pour la future Géo-plateforme Projet de questionnaire Les contacts de l enquête (mail) 16

17 Les prochaines étapes Lancement de l enquête Fin 2011 Réunion du groupe de travail Date à prendre mi janvier 17

18 Merci de votre attention Des questions? IETI Consultants 17 Bd des Etats-Unis Mâcon Tel : (0) fax : (0) xavier.dupasquier@ieti.fr - Web : 18