Présentation du Programme PHARE
Le programme PHARE : des gains pour la qualité de l offre de soins Le contexte du programme PHARE Objectifs Les achats hospitaliers représentent 18 Md, second poste de dépenses des établissements de santé après la masse salariale Les bonnes pratiques et les succès sont nombreux mais ils sont encore isolés et doivent être partagés entre tous les établissements Le plan de performance des achats hospitaliers s inscrit dans la continuité des initiatives déjà lancées depuis 2006, en particulier la mise en place de marchés groupés nationaux et régionaux, et dans la dynamique de transformation des achats de l Etat (17 Md, hors armement) et des opérateurs (10 Mds ). Le plan de performance des achats hospitaliers a identifié un potentiel de gain au plan national de 910 M sur la période 2012-2014 autour de trois axes : le développement d une fonction achat au sein des établissements avec un responsable achats unique l animation d une politique régionale des achats par les ARS un appui et un pilotage national animé par la DGOS Le lancement a été rendu officiel à Lyon en septembre 2011 par Annie Podeur Transformer la fonction achat dans les établissements de santé Mettre en place un responsable achat qui anime et coordonne la politique achat de l établissement Mettre en place un plan d actions achat annuel Améliorer le dialogue entre prescripteurs et acheteurs Pour réaliser des gains économiques et de qualité de service à travers : La mutualisation Le juste besoin et bon usage La négociation Le raisonnement en coût complet L activation du marché fournisseurs Le meilleur suivi fournisseurs La standardisation "Notre défi, ce n'est pas de faire des économies, c'est de dégager de la marge pour le fonctionnement des établissements et pour un meilleur service à nos concitoyens«annie Podeur, 3/10/2011 Direction générale de l offre de soins - DGOS 1
L enjeu est d utiliser tous les leviers de l achat, sur toutes les catégories de dépenses 3 grandes catégories de leviers de gains Idées clés Performance typique des hôpitaux 1. Massifier les contrats : - Regroupements - Renégociation des contrats - Changement de la composition du portefeuille de fournisseurs Combien? Qui? 30% des gains Valeur non capturée habituellement La massification, principalement utilisée jusqu ici (groupements), ne représente au mieux que 30% des gains potentiels Ce potentiel de 30% n est pas encore capturé partout 2. Optimiser les produits et services achetés : - Standardisation - Solutions de substitution - Elimination de la surqualité dans les spécifications - Coût objectif - Gestion de la demande 3. Optimiser les processus d achat : - Simplification de l administration - Utilisation optimale du code des marchés - Réduction des coûts d interface - Démarche de progrès continu/ recherches d économies avec les fournisseurs - Optimisation de la gestion des stocks.. Quoi? Comment? 40% 30% Les leviers qui jouent sur l optimisation des produits et services achetés et sur l optimisation des processus d achat représentent 70% des gains potentiels Ils sont encore peu exploités Ils reposent en grande partie sur l approfondissement du dialogue prescripteurs - acheteurs Impact total 25 75 100% des gains Direction générale de l offre de soins - DGOS 2
Le responsable achat unique et le groupement de commandes sont au cœur de cette recherche d une plus grande performance achat 1. Conduit la consultation (étude de marché, stratégie d achat, DCE, négociation ) à partir des besoins de ses adhérents afin d obtenir les meilleures conditions économiques 2. Encourage les établissements à l utilisation des marchés 3. Encourage à une implication renforcée des prescripteurs au sein des établissements adhérents 4. Fournit si besoin une expertise achat et un appui méthodologique aux acheteurs 5. Diffuse de l innovation 6. Quantifie les gains obtenus Responsable achat unique en établissement GROUPEMENT DE COMMANDES 1. Anime un dialogue avec les prescripteurs sur toutes les catégories de dépenses pour définir le juste besoin / raisonner en coût complet / standardiser 2. Utilise le groupement de commandes pour bénéficier des meilleurs conditions économiques sur les achats mutualisables 3. Encourage à une implication renforcée des prescripteurs de son établissement dans le groupement 4. Accompagne l acheteur leader et le prescripteur leader localisés dans son établissement (si établissement coordonnateur) 5. Challenge la performance du groupement 6. Suit la bonne exécution des marchés et la mise en place de plans de progrès avec les fournisseurs Direction générale de l offre de soins - DGOS 3
L ARS joue le rôle d animateur et de facilitateur au niveau régional PARTENAIRE DES ETABLISSEMENTS 4 1 INTERFACE FONCTIONELLE Entre les entités compétentes et les établissements FACILITATRICE Dans la mise en œuvre de la stratégie 3 FORCE DE PROPOSITIONS Sur des outils adaptés 2 FEDERATRICE Entre les établissements et autour du projet Direction générale de l offre de soins - DGOS 4
Un objectif de gains de 910 millions sur 3 ans Bretagne 47 M Basse Normandie 25 M Haute Normandie Nord Pas De Calais 57 M Picardie 30 M 25M Ile de France 178 M Champagne Ardennes 21 M Lorraine 35 M Alsace 29 M 2012 210 millions 2013 320 millions 2014 380 millions Pays De La Loire 46 M Centre 36 M Bourgogne 27 M Franche Comté 18 M Une estimation des gains s appuyant sur : Poitou- Charentes 27 M Auvergne Limousin 20 M 15 M Aquitaine 42 M Midi-Pyrénées 38 M Languedoc- Roussillon 32 M Rhône-Alpes 86 M Provence-Alpes Cote d Azur 61 M Corse 4 M Les gains attendus par les groupements nationaux et régionaux L exemple de quelques établissements déjà engagés dans une «démarche achat»: HCL, HUS Direction générale de l offre de soins - DGOS 5
Les 5 axes opérationnels du programme PHARE Performance Achat Mobiliser l ensemble des leviers achat et susciter l adhésion Projet ARMEN Identification d actions de gains issues de bonnes pratiques Comité des marchés (stratégie couverture des marchés) Appui au développement des marchés groupés infra nationaux Appui aux établissements Convaincre de la mise en place d un RA unique et d un plan d actions achat annuel Programme PHARE Accompagnement des établissements pour l élaboration de leur premier PAA Développement et diffusion d outils dédiés (Kit ES) Appui aux ARS Développer la fonction d animation Achat en ARS et aider au déploiement des outils Développement d une offre de formation Comité des achats Développement et diffusion d outils dédiés (Kit ARS) Appui terrain Communication Diffuser les fondamentaux du programme et valoriser la fonction d acheteur Journée des acheteurs, journées de restitution ARMEN Site internet, plaquette, newsletter Pilotage Suivre l avancement du programme et décider d éventuelles actions correctrices Méthode de calcul des gains Dispositif de suivi (gains, déploiement) Direction générale de l offre de soins - DGOS
2013, année de déploiement et de progrès continu 1 er pilote en région et en établissement Fin 2011 Prouver le potentiel de gain en réussissant avec 1 région et 1 établissement Susciter d adhésion des acteurs Structuration du programme et 1 ère vague de déploiement Jan-Juin 2012 Structurer le programme et la trajectoire de déploiement Déployer la démarche dans au moins 10 régions et engager 20 à 30 établissements Maintenir l adhésion et démontrer des premières preuves d impact Structurer la fonction achat au niveau national afin de réussir l accompagnement dans le déploiement Accélérer les échanges de pratiques Accompagner les 150 premiers établissements dans la mise en œuvre de leur premier Plan d Action Achat Favoriser la création / consolidation de groupements de Industrialisation du programme Juin 2012-2014 commande territoriaux Communiquer sur les résultats Il faut montrer que ça marche et créer l adhésion Il faut déployer et maintenir l adhésion Il faut industrialiser la démarche et concrétiser les gains SOURCE : Equipe projet Direction générale de l offre de soins - DGOS 7
Le succès de la vague 1 ARMEN (22 mars-25 juin) confirme le potentiel de gains sur tous les leviers et la forte adhésion des établissements aux enjeux ARMEN, c est l identification par des acheteurs et des prescripteurs de bonnes pratiques achat quantifiées à l issue de trois mois de travaux de groupe. Un appui méthodologique est apporté par l équipe PHARE tout au long du processus Planification Cartographie des dépenses, Recueil des bonnes pratiques Identification des opportunités Quantification Hiérarchisation Recommandations Objectif: 15% de gains par segment sur 3 ans Une forte adhésion des professionnels avec près de 100 participants aux travaux et plus de 250 personnes présentes à la restitution du 25 juin 2012 à l HEGP Résultat: Identification de 77 opportunités représentant un potentiel de gains de plus de 1,2 Mds répartis sur tous les leviers de l achat Poids des différents leviers en M Mutualisation 520M 294 M Analyse du juste besoin 329M 204M Optimisation techniques d'achat Professionalisatio n de l'achat Direction générale de l offre de soins - DGOS 8
Plus de 80 bonnes pratiques achat ont été quantifiées et hiérarchisées au cours de cette première vague Analyse du juste besoin Au CH de Saint Denis, la limitation du nombre d éléments couverts sur un contrat tous risques a généré un gain de 26% Bonnes pratiques A Saint Denis, la couverture de la salle de radiologie sans capteur plan est 26 % moins cher que le contrat incluant le capteur. Mutualisation Dialogue prescripteurs-acheteurs Au CLCC LEON BERARD A LYON, la meilleure définition des besoins a généré un gain de 39% sur l achat de casaques chirurgicales stériles Marché réussi de casaques chirurgicales stériles par une définition conjointe des besoins, la conduite du changement par les pharmaciens et une stratégie d achat permettant l ouverture à de nouveaux produits. Changement des politiques de consommation : Conditions de mise en œuvre Résultats L hôpital doit prendre le faible risque de payer un capteur plan neuf de 75 000 (vs. une économie de 90 000 sur 10 ans). 10 ans = Durée de vie moyenne dans des conditions normales d utilisation Réduction du prix du contrat de l ordre de 26% SOURCES: Exemple de l AP-HM, CHU Grenoble Direction générale de l offre de soins - DGOS 20 Optimisation des techniques d achat Bonne pratique massification/standardisation, Région Rhône Alpes Lors du renouvellement du marché régional, la massification des achats et la standardisation des produits du Groupement génèrent 141 k de gain sur 2012 Groupement d établissements Augmentation de la valeur du marché (+30%) Rationalisation de l allotissement (-52%) Standardisation des modèles de vêtements (-60%) Etablissements seuls Faible valeur de marché Multitude de lots et références -11.2% 3 ans Conditions de mises en œuvre: Durée de marché ferme: 2 à 3 ans Intégration de minima de marché par lot et par établissement 55 établissements Direction générale de l offre de soins - DGOS 6 Modification des produits utilisés : Utilisation de casaques à usage unique avec abandon du linge traditionnel, répondant aux spécificités techniques des chirurgiens pour un coût unitaire inférieur. Ajustement au besoin : Revue de la segmentation d utilisation pour éviter la surqualité lorsque le recours aux produits standards répond au besoin (différentiation établie de l utilisation de casaque de chirurgiens de celle des aide opérateurs) RESULTATS QUANTITATIFS : GAINS SUR ACHAT DE 39% Achat d un produit à un coût unitaire inférieur Priorisation de l utilisation des articles de qualité aux opérateurs Massification permise par la hausse du recours aux produits standards (réduction de nombre de fournisseurs pour les produits spécifiques) RESULTATS QUALITATIFS Introduction de matières innovantes et conformes à la norme Amélioration de la praticité d utilisation Direction générale de l offre de soins - DGOS Professionnalisation du rôle de l acheteur 16 PHARE ARMEN Equipe dépenses immobilières La pratique de la négociation a permis au CHU de Grenoble de réaliser un gain moyen de 6 % Contexte Lors de la restructuration d'une aile d'hospitalisation de 38 lits et 1500m² de l Hôpital Albert MICHALLON le CHU de Grenoble a opté pour une procédure de Marché négocié Méthode La négociation était prévue au Règlement de consultation. Analyse technique des offres initiales, préparation d un cadre de négociation et rencontre d 1H00 par entreprise. Point financier exposé après discussion technique. Nouvelles offres dans les 5 jours, et analyses complémentaires en 3 jours. gains achats Gains de 4,5 à 10 % en fonction des entreprises VC DATEPT DA - HCL Direction générale de l offre de soins - DGOS 10 Ingénierie Achats Organisation et implication MOA BONNE PRATIQUE n 2 Instaurer une démarche prévention sur les risques statutaires a permis au CH Le Vésinet de réaliser 30% de gains sur l assurance risques statutaires Prévention du risque = amélioration de la sinistralité à court, moyen et long terme Description de la bonne pratique Du côté du client: Document unique (indicateur de risque à priori) + Plan d action de réduction des risques au travail (indicateur qualité) + Analyse des causes AT (indicateur de risque à postériori) interface avec la sinistralité Du côté de l assureur: Sinistralité des 3 dernières années (résultat) + Certification HAS (évaluations externes) + Statistiques Institut National de Recherche en Sécurité ( INRS). Juste besoin Résultats en coûts complets Gains indirects : au niveau de la sinistralité: Journées d arrêt «TMS» en 3 ans: - 438 jours soit -82 % = 2 ETP d ASH (50 000 ) AES à risques (2009 2010) = de 90%, AES à risques (2011 2012) = 0 Hôpital propre assureur sur indemnités journalières = - 60 000 à -90 000 / an en option. Gains directs: au niveau des cotisations d assurance: 2009-2011 : 0,15 % masse salariale / an 2012-2014 : 0,11 % masse salariale / an Gains = 30% = 5128 Direction générale de l offre de soins - DGOS Direction générale de l offre de soins - DGOS 13
La fonction achats au sein des établissements Professionnaliser les acheteurs dans les établissements Elaborer une stratégie globale des achats Coordonner la définition des besoins avec les utilisateurs (prescripteurs) Négocier et assurer le suivi des contrats Mettre en place une politique de bon usage Utiliser les outils d amélioration de la performance achat (groupements, base de données, etc.) Evaluer les gains Direction générale de l offre de soins - DGOS 10
Comment construire un plan d actions achats? Où en sommes-nous aujourd hui? Quels sont les leviers d action à mettre en œuvre? Comment le fait-on en pratique? Réaliser l état des lieux de la fonction achats Cartograph ier les dépenses et les échéances clés Identifier les segments importants Organiser un «remue méninges» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioration Chiffrer le potentiel des pistes d améliorati on Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts 1 2 3 4 5 6 7 Appui continu de la Direction à la démarche, aux porteurs du projet et aux prescripteurs impliqués Décider des projets à lancer et du calendrier Réaliser l autodiagnostic de l établissement en matière d achats afin d identifier les principales dimensions à renforcer en priorité Cartographier les dépenses achats, les acteurs et échéances clés pour préparer la mise en place du plan d actions achats Concentrer les efforts sur les dimensions identifiées comme étant les moins fortes dans la phase d état des lieux Rencontrer les prescripteurs (cliniciens, cadres de santé, autres) pour recueillir leur vision des achats et leurs suggestions de points d amélioration Identifier les actions à mettre en œuvre et évaluer leur potentiel de gains pour les intégrer au plan d actions achats Prioriser les pistes identifiées selon une matrice croisant le potentiel d impact et les efforts nécessaires Positionner les pistes d amélioration sur le calendrier de l année à venir et désigner les responsables 2 semaines 1/2 semaine 5 semaines 2 semaines 2 semaines 2 semaines SOURCE : Equipe projet Direction générale de l offre de soins - DGOS 11
Orientations nationales sur le niveau de mutualisation des achats hospitaliers Définition Segments prioritaires CAT 1 : Achats à regrouper nationalement Des «gains rapides» via l adhésion à des marchés d envergure nationale existants : Pas de réelle difficulté d harmonisation des besoins (besoin facilement «standardisable») Offre structurée par quelques grands fournisseurs Des marchés d envergure nationale a priori performants portés par trois grands opérateurs 1. Papier 2. Matériel informatique (PC, écrans, portables) 3. Contrôle technique bâtiments 4. Solutions d impression 5. Véhicules 6. Téléphonie mobile 6 segments d achats sur lesquels des gains peuvent être capturés dès 2012 par les établissements via l adhésion aux marchés nationaux performants existants (voir p. suivante, selon les cas, UGAP, UniHA, Résah, UniCancer) CAT 2 : achats à regrouper à un niveau infranational Des gains via le regroupement des besoins à un niveau intermédiaire (par type d acteurs ou proximité géographique, ) : Enjeu fort de conduite du changement pour parvenir à harmoniser les besoins Selon les segments, offre structurée par quelques grands fournisseurs ou plus éclatée 1. Médicaments, 2. Dispositifs médicaux, 3. Produits d'incontinence 4. Linge (habillement) 5. Alimentaire 6. Fournitures de bureau 7. Consommables informatiques 8. Produits d'entretien 9. Déchets Enjeu : augmenter l accès des établissements à des groupements régionaux ou infra-nationaux sur ces segments Des actions plutôt 2013-2014 (moins rapides à mettre en œuvre) CAT 3 : achats locaux Segments très spécifiques qui doivent rester à la main des établissements 1. Travaux de construction, 2. Maintenance d'équipement 3. achats ponctuels 4. Direction générale de l offre de soins - DGOS
Orientations nationales sur le niveau de mutualisation des achats hospitaliers Opérateur préconisé selon le type d établissement Type d achat Adhérents UniHA (54 CHU/CH) Etablissements IdF hors APHP Autres établissements CLCC CAT 1 : Achats à regrouper nationalement Papier Matériel informatique (PC, écrans, portables) Contrôle technique bâtiments Solutions d impression Véhicules Téléphonie mobile UNIHA UGAP Resah IdF UGAP UGAP Unicancer Achats CAT 2 : achats à regrouper à un niveau infra-national Médicaments Dispositifs médicaux, Produits d'incontinence Linge Habillement Alimentaire Fournitures de bureau Consommables informatiques Produits d'entretien Déchets UNIHA Resah IdF Groupement d établissements (inter-régional, régional, départemental ) à créer ou à étendre Unicancer Achats CAT 3 : achats locaux Travaux de construction, Maintenance d'équipement achats ponctuels Etablissement Etablissement Etablissement Unicancer Achats Rôle des ARS: Accompagner l adhésion de tous les établissements aux opérateurs indiqués et favoriser le développement et l émergence de groupements régionaux. Direction générale de l offre de soins - DGOS
Le programme PHARE : unis pour progresser ensemble Jamais la fonction achat n a bénéficié d un aussi haut niveau de visibilité et de reconnaissance mais aussi d attente. - Unissons nos forces pour progresser plus vite - Portons une ambition forte - Agissons comme des acteurs du changement Direction générale de l offre de soins - DGOS 14