Le pilotage de la performance achat en établissement Intervention Région XXX

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1 Le pilotage de la performance achat en établissement Intervention Région XXX Janvier 2013 V 1.9 Direction Générale de l offre de soins - DGOS

2 Objectifs de l intervention Partager les principaux concepts et leviers clés de la performance achat Maitriser le calcul des gains achat Direction générale de l offre de soins - DGOS 2

3 Le rôle de la fonction achat Veiller à ce que les biens ou services arrivent à l heure et avec la qualité souhaitée Approvisionnement S assurer que les marchés respectent le code des marchés publics Juridique Obtenir les meilleures conditions économiques Economique Direction générale de l offre de soins - DGOS 3

4 Le pilotage de la performance achat est au cœur du programme PHARE Performance Achat Mobiliser l ensemble des leviers achat et susciter l adhésion Projet ARMEN Identification et pilotage d actions de gains issues de bonnes pratiques Comité des marchés (stratégie couverture des marchés) Appui au développement des marchés groupés territoriaux Appui aux établissements Convaincre de la mise en place d un RA unique et d un plan d actions achat annuel Accompagnement des 150 principaux établissements pour l élaboration de leur premier PAA Développement et diffusion d outils dédiés (Kit ES) Développement d une offre de formation Programme PHARE Comité des achats Appui aux ARS Développer la fonction d animation Achat en ARS et aider au déploiement des outils Développement et diffusion d outils dédiés (Kit ARS) Appui terrain Communication Diffuser les fondamentaux du programme et valoriser la fonction d acheteur Journées de restitution ARMEN Site internet, plaquette, newsletter Achats hospitaliers: la réunion des décideurs Pilotage Suivre l avancement du programme et décider d éventuelles actions correctrices Méthode de calcul des gains Dispositif de suivi (gains, déploiement) Outils Nouveaux chantiers Piloter des projets transversaux à fort enjeux Négociations nationales (La Poste, EFS) Simplification du processus achat Systèmes d information Supply chain achat Direction générale de l offre de soins - DGOS 4

5 Pour vous aider à aller plus loin. 3 grandes catégories de leviers de gains achats 1. Massifier les contrats : - Regroupements - Renégociation des contrats - Changement de la composition du portefeuille de fournisseurs 2. Optimiser les produits et services achetés : - Standardisation - Solutions de substitution - Elimination de la surqualité dans les spécifications - Coût objectif - Etude des besoins et gestion de la demande 3. Optimiser les processus d achat: - Simplification de l administration - Utilisation optimale du code des marchés - Réduction des coûts d interface - Travail plus étroit avec les fournisseurs, plan de progrès - Optimisation de la gestion des stocks.. - Implication d un acheteur dans toutes les procédures d achat Impact total Combien? Qui? Quoi? 30% des gains Comment? Performance typique des hôpitaux Valeur non capturée habituellement 40% 30% 100% des gains Avons nous recherché des bonnes pratiques sur l ensemble de ces leviers? Direction générale de l offre de soins - DGOS 5

6 Le responsable achat unique et le groupement de commandes sont au cœur de cette recherche d une plus grande performance achat 1. Conduit la consultation (étude de marché, stratégie d achat, DCE, négociation ) à partir des besoins de ses adhérents afin d obtenir les meilleures conditions économiques 2. Encourage les établissements à l utilisation des marchés 3. Encourage à une implication renforcée des prescripteurs au sein des établissements adhérents 4. Fournit si besoin une expertise achat et un appui méthodologique aux acheteurs 5. Diffuse de l innovation 6. Quantifie les gains obtenus Responsable achat unique en établissement GROUPEMENT DE COMMANDES 1. Anime un dialogue avec les prescripteurs sur toutes les catégories de dépenses pour définir le juste besoin / raisonner en coût complet / standardiser 2. Utilise le groupement de commandes pour bénéficier des meilleurs conditions économiques sur les achats mutualisables 3. Encourage à une implication renforcée des prescripteurs de son établissement dans le groupement 4. Accompagne l acheteur leader et le prescripteur leader localisés dans son établissement (si établissement coordonnateur) 5. Challenge la performance du groupement 6. Suit la bonne exécution des marchés et la mise en place de plans de progrès avec les fournisseurs Direction générale de l offre de soins - DGOS 6

7 Un objectif de gain de 910 M sur 3 ans Bretagne 47 M Calais Haute 57 Picardie M Normandie 30 M Basse 25M Ile de France Lorraine Normandie Champagne 25 M 178 M Pays De La Loire 46 M Centre 36 M Nord Pas De Aquitaine 42 M Poitou- Auvergne Charentes Limousin 20 M 27 M 15 M Midi- Pyrénées 38 M Languedoc- Roussillon 32 M Ardennes 21 M 35 M Alsace 29 M Bourgogne Franche 27 M Comté 18 M Rhône-Alpes 86 M Provence- Alpes Cote d Azur 61 M Corse 4 M Région Alsace 6,8 10,3 12,3 Aquitaine 9,6 14,7 17,5 Auvergne 4,4 6,7 7,9 Basse-Normandie 5,7 8,7 10,3 Bourgogne 6,3 9,6 11,4 Bretagne 10,6 16,1 19,2 Centre 8,2 12,4 14,8 Champagne-Ardenne 4,8 7,4 8,8 Corse 0,8 1,3 1,5 Franche-Comté 4,3 6,5 7,8 Haute-Normandie 5,4 8,2 9,8 Ile-de-France 46,8 71,3 84,6 Languedoc-Roussillon 7,4 11,2 13,3 Limousin 3,5 5,3 6,3 Lorraine 8,3 12,6 15,0 Midi-Pyrénées 8,3 12,7 15,0 Nord-Pas-de-Calais 12,4 18,9 22,5 Pays de la Loire 9,9 15,1 17,9 Picardie 6,8 10,3 12,2 Poitou-Charentes 5,8 8,9 10,5 Provence-Alpes-Côte d'azur 14,0 21,3 25,3 Rhône-Alpes 20,0 30,4 36, La maîtrise de la dépense de santé nécessite des efforts d efficience. Le programme Phare a vocation a accompagner les établissements dans l atteinte de ces objectifs en proposant une méthode qui permettra de concrétiser ces gains. Direction générale de l offre de soins - DGOS 7

8 Sommaire Piloter la performance Principes de calcul Quelques Exemples La démarche PAA Direction générale de l offre de soins - DGOS 8

9 Piloter la performance achat : concepts clés Piloter sa performance achat : c est animer une démarche annuelle et quantifiée de progrès de progrès sur toutes les catégories de dépenses issue d un dialogue avec les prescripteurs : le Plan d Action Achat Direction générale de l offre de soins - DGOS 9

10 La construction d un PAA permet de Prioriser les actions achat Mobiliser les interlocuteurs Piloter la réalisation des gains Evaluer l atteinte des objectifs, etc Le montant potentiel du gain permet de mesurer l intérêt de la remise en question des situations Direction générale de l offre de soins - DGOS 10

11 Au sein de l établissement la mesure des gains permet de Enrichir le dialogue de gestion Réduire les obstacles Valoriser la fonction achat Partager les contraintes budgétaires Une opportunité pour la fonction achat Direction générale de l offre de soins - DGOS 11

12 Le reporting des gains n est pas l outil d une politique de sanction La mesure des gains n est pas : x Un indicateur à sanction du CPOM. Ne pas réaliser de Plan d Action Achat (PAA) c est de fait se sanctionner soi-même. x Un moyen pour supprimer des crédits. Pas de lien entre allocations individuelles et gains achat. Les allocations sont déterminées au niveau national et/ou régional selon des instructions idoines. S inclure dans la démarche c est bénéficier d un accompagnement x Un outil de tutelle des EPS. L objectif du programme est d accompagner les établissements qui restent les premiers acteurs de leur PAA. Direction générale de l offre de soins - DGOS 12

13 3 facteurs clés de réussite pour l acheteur Aller sur les bons ballons Développer la «vision du jeu» Jouer collectif Enjeux / efforts Raisonner en coûts complets Dialogue acheteurs prescripteurs Les gains achats servent à mesurer les enjeux Chercher les opportunités partout où elles se trouvent Les plans d actions sont le fruit de ce dialogue Direction générale de l offre de soins - DGOS 13

14 Etat de l art Partage de principes directeurs (1/2) Bien acheter, c est rechercher le niveau de performance adéquat PRIX PERFORMANCE Direction générale de l offre de soins - DGOS 14

15 Partage de principes directeurs (2/2) La capacité d influencer les résultats diminue avec l avancement du projet Business Plan Design technique Planification Design détaillé Réalisation Démarrage AUTORISATION FINALE INFLUENCE DEPENSES PHASE DE PREPARATION FIN TECHNIQUE Direction générale de l offre de soins - DGOS 15

16 Un principe clé : identifier toutes les opportunités de création de valeur OPPORTUNITES VISIBLES COÛTS EXTERNES Prix d achat Transport Frais de douanes Emballage OPPORTUNITES CACHEES COÛTS INTERNES COÛTS D INTERFACE CREATION DE VALEUR Acheminement interne Stockage Valeur des stocks Qualité Logistique R&D Produits endommagés Specifications Co développement Durabilité Innovation Sécurité Produit Rendement Frais administratifs Approvisionnement Capacité de Production Garanties Développement Responsable Baisse de la consommation d énergie Co marketing Elimination de risques Direction générale de l offre de soins - DGOS 16

17 Les gains portent sur l ensemble des éléments du coût complet Coût d acquisition Coût de mise en œuvre Coût d usage Coûts associés Coût de fin de vie Achat Livraison Carburant Huile Entretien /Réparation Assurance Consommables divers Recyclage Direction générale de l offre de soins - DGOS 17

18 Le PAA : une démarche de progrès qui repose sur 3 piliers Porté par une équipe PAA Un processus : Formalisé (méthode) (re)connu (instances ) Pérenne (plan annuel) Issu du dialogue prescripteur acheteur Management d équipe Une culture du gain achat : Objectivée (méthode unique) A toutes les étapes de l achat (gain identifié, notifié, réalisé). Partagée et diffusée (acheteurs et prescripteurs) Piloté par le Responsable des Achats Direction générale de l offre de soins - DGOS 18

19 Calcul des gains achat : méthodologie Principes de calcul Direction générale de l offre de soins - DGOS 19

20 Préambule La méthode retenue s appuie sur la méthode mise en place par le SAE pour les achats de l Etat et des opérateurs. Des travaux ont eu lieu pour identifier les éventuels ajustements à apporter compte tenu des spécificités des achats hospitaliers. Les modes de calcul de gain pour les groupements ne sont pas développés ci-après. Le cas échéant se référer aux supports dédiés. Direction générale de l offre de soins - DGOS 20

21 Le gain achat n est pas un gain budgétaire Ecarts entre les dépenses d une années N-1 et N : les variations «achats» n expliquent pas à elle-seules les variations de dépense. Dépenses N-1 Dépenses N * Ecarts de volume/mix * Écarts de prix marché fournisseurs : Catégories faiblement influençables > + ou 4% sur les segments du périmètre opérationnel * Ecarts de prix liés à la révision contractuelle des marchés pluri-annuels * Gains achats de l année Direction générale de l offre de soins - DGOS 21

22 Que mesurent les gains achats? Ce que l on a fait de mieux / de différent que la fois précédente selon le contexte d achat : Gains sur achats récurrents Gains sur achats ponctuels Actions de progrès pour l ensemble des dépenses d investissement et de fonctionnement d un établissement Direction générale de l offre de soins - DGOS 22

23 Trois modes de calcul selon le contexte d achat Achats récurrents Achats ponctuels Actions de progrès Calcul mathématique (PUn-1 Pun) x Voln Benchmark (PUref Pun) x Voln Calcul économique Coûtn-1 Coût n (à service rendu équivalent) la simplicité plutôt que la finesse Utiliser l information immédiatement disponible et valoriser les gains significatifs Direction générale de l offre de soins - DGOS 23

24 Calculer les gains : les achats récurrents Gain achat = (prix historique nouveau prix) X volume prévisionnel Les variations significatives (au-delà de + ou 4 %) du marché économique sont neutralisées (cf. p. suivante) Attention (cas très rare) Cela ne signifie pas que les gains achats ne sont pas comptabilisés lorsqu ils sont dans une fourchette <-4% +4%>. Cela signifie que les variations du prix d achat indépendantes de l action de l acheteur (évolution du coût des matières, inflation ) doivent être neutralisées. Ne sont valorisées que les évolutions liées uniquement à l action de l acheteur. En deçà, ces paramètres ne sont pas pris en compte tenu de leur complexité au regard de l enjeu. Direction générale de l offre de soins - DGOS 24

25 Prix théorique Prix théorique Illustration de variations au delà de 4% Alimentaire, par exemple lait, beurre, œuf (ou coton, latex ) Gain achat = 0,10 Hausse 50% Prix obtenu Prix historique Prix unitaire 2010 = 1,00 Prix unitaire 2011 théorique = 1,50 Prix unitaire 2011 obtenu = 1,40 Direction générale de l offre de soins - DGOS 25

26 Calculer les gains : les achats ponctuels Gain achat = (prix de référence prix nouveau) X volume prévisionnel Ces achats sont soit des premiers achats pour l établissement, soit des achats très particuliers pour lesquels il n y a pas de référence aisée ; Particularité : pas de prix historique connu dans l établissement ; L acheteur va donc trouver une solution alternative telle que : un prix de référence auprès d un autre acteur comparable (établissement, groupement), une étude de marché préalable auprès des fournisseurs, à défaut la moyenne des offres reçues en éliminant si besoin des offres trop «dispersées», à défaut un budget prévisionnel Direction générale de l offre de soins - DGOS 26

27 Illustration d achats ponctuels Exemple 1 : Tablettes numériques antichoc étanches Prix TTC (moyenne des offres) : 1200 Prix TTC Après AO = 1050 Gain de l acheteur : 150 par tablette soit 12,5 % Exemple 2 : Solution globale lecteur de carte vitale et terminaux de paiement Prix TTC (étude de marché) : 1050 Prix TTC Après AO = 745 Gain de l acheteur 29% Direction générale de l offre de soins - DGOS 27

28 Calculer les gains : les actions de progrès Gain achat = situation de référence situation améliorée (*) (*) y compris investissements le cas échéant. En revanche, il est déconseillé d intégrer, sauf action particulière, les économies réalisées par une réduction ou un redéploiement des effectifs Projets achats visant à optimiser l usage d un marché ou à encourager des comportements (substitution, élimination de la surqualité, gestion de la demande). Il s agit donc d une notion transversale qui recoupe les situations hors mutualisation, standardisation et simplification de l achat. Par exemple : remplacer les distributeurs d essuie-mains en formats pliés par des distributeurs en rouleau (impact sur les consommations), accélérer le recours des génériques (dans ce cas, on valorise l écart de prix sur la durée «gagnée», çàd l écart entre la date prévue de fin de marché et la date de passage réelle aux génériques, dans une limite de 12 mois, en général 4 à 6 mois)... La logique de calcul consiste à évaluer la situation avant le projet à celle qui sera constatée une fois le projet mené à son terme. Direction générale de l offre de soins - DGOS 28

29 Illustration d actions de progrès Marché d essuie mains : passage feuilles rouleaux Situation du groupement avant mise en concurrence Consommation 1700 millions essuies mains Dépenses : +/- 7 M Caractéristiques : 15% en rouleaux, 85% en feuille à feuille Prix d achat moyen : Situation après la mise en concurrence Consommation 1338 millions essuies mains (- 21%) Dépenses : +/- 6 M (-14 %) Caractéristiques : 60% en rouleaux, 40% en feuille à feuille Prix d achat moyen : (+10%) Bilan Gain : 1 M malgré hausse prix unitaire Direction générale de l offre de soins - DGOS 29

30 Les principes structurants (1/2) Gain base 12 mois : Par convention, le gain est mesuré sur une base de 12 mois glissants. On ne mesure pas le gain sur l ensemble de la durée juridique de la prestation. L objectif est de donner de la lisibilité aux décideurs (performance achat calée sur le cycle financier d un établissement), de se placer dans une dynamique de recherche annuelle de progrès et de permettre la comparaison (durées variables des marchés ==> comparaisons faussées). Proratiser les années civiles : Les objectifs du programme sont déclinés par année calendaire. Afin d en mesurer le niveau d atteinte, les gains sont à répartir entre les deux années concernées au prorata (ou réel) de la durée de réalisation sur N. Le point de départ est la date de notification (ou la date de premier effet économique si action sans notification). Pour un marché notifié en fin ou début d année, il est admis de déclarer le gain sur une seule année par simplicité. Gains TTC : Par convention les gains sont mesurés TTC. Direction générale de l offre de soins - DGOS 30

31 Les principes structurants (2/2) Identifier les opportunités Conduire le projet achat Suivre la bonne exécution Gains identifiés : Gain identifié Gain notifié Gain réalisé Les gains identifiés sont une estimation (calcul du PAA pour N+1) et ne peuvent donc être extrêmement précis. Il s agit d un outil de prévision mais aussi de management et de mobilisation interne (ne pas les sous-estimer pour ne pas en brider l efficacité). Le calcul à opérer est (pour un prix unitaire) : (Pxn Pxcible) x Qprévues. Gains notifiés/réalisés : Ils sont à calculer pour chaque période. Distinguer le gain notifié : obtenu dès que le prix est connu (utile pour suivis mi-année), du gain réalisé prenant en compte les quantités consommées (fin d année). Chaque établissement est libre de déterminer s il calcule uniquement des gains notifiés ou aussi les gains réalisés. Les fichiers des PAA évoquant les gains réalisés, il est possible d assimiler les deux notions en cas de difficultés d accès à l information volumes. Il est souhaitable, en cas de difficultés, de garder les volumes prévisionnels mais de s assurer de la qualité et réalité de la prestation. Direction générale de l offre de soins - DGOS 31

32 Les écueils connus et les questions courantes (1/2) Ne pas confondre gain achat et gain budgétaire : Le gain achat mesure l efficacité de l intervention de l acheteur pour une prestation donnée et avec les leviers qu il maîtrise. Il n a pas pour objet de mesurer le gain budgétaire. Faut-il calculer une «perte achat»? Il n y a pas lieu de calculer de «perte achat» (prix N > prix N-1) sauf à supposer que l action de l acheteur a été néfaste pour l action d achat! En effet, si l acheteur n avait pas agit l établissement n aurait pas calculé de «perte» sur l action. L acheteur n a pu, tout au plus, que réaliser un achat au coût du marché économique (et donc sans gains). Une telle situation doit en outre amener l acheteur à engager une réflexion sur ses causes (allotissement, publicité?) et les mesures à prendre (ne pas contractualiser?). Faut-il calculer tous les gains achat? Non, l objectif est de calculer des gains achats sur les actions significatives du PAA et non pas sur tous les achats de l année. Direction générale de l offre de soins - DGOS 32

33 Les écueils connus et les questions courantes (2/2) Inclure les gains de mutualisation (groupements) dans les PAA? Calculer les gains de la mutualisation est incontournable. Faire remonter les gains des groupements par les établissements est bien l objectif à terme, mais souvent difficultés techniques importantes : - identifier les quantités commandées, ou les prix historiques (côté coordonnateur) - après l effet d adhésion, les gpmts peuvent mener des PAA à leur niveau sans que les ES n en aient la connaissance (côté adhérents) Donc, proposition de simplicité : le coordonnateur peut transmettre des gains pour l ensemble du groupement (par ex. : quantité prévi x gain de prix et/ou gain forfaitaire de X% par nouvel adhérent) Malgré tout et concrètement, si souhait de s organiser différemment (remontée de gains des groupements directement par les ES), cette solution est possible. Dialogue coordonnateur/adhérents à rechercher en priorité. Pourquoi ne pas prendre en compte les économies de titre 1? Les économies de titre 1 sont souvent complexes à évaluer puis à mesurer (notamment en réalisé car suivi des mouvements de personnel indépendant des achats). Elles ne rendraient pas réellement compte de la performance de l acheteur et perturberaient la lisibilité de l efficacité de l achat par le décideur. Comment utiliser pratiquement la notion de la variation de +/- 4%? D un point de vue pratique, lorsque l acheteur constate des variations de prix significatives, alors il doit vérifier que cela n est pas lié à des effets du marché économique (variation des matières premières ) et ne valoriser que son action. Il s agit en outre souvent de produits acquis en groupement (téléphonie, alimentaire, linge) dont les gains seront déclarés par ceux-ci. Direction générale de l offre de soins - DGOS 33

34 Le calcul des gains achat : une méthode simple! Besoin Prestation fournie Méthode d achat ponctuel (ou nouveau) Voir exemple 1 Non/peu fréquent : (pas d historique récent) Existaitavant? Oui, courant (historique disponible) Ex. 1 achat ponctuel : achat (seconde main pour gain achat) d un véhicule spécialisé (transport de corps, camion frigorifique ). Ex. 2 achat récurrent : papier A4 80g pour imprimante. Produit identique même si changement de fournisseur ou si passage en papier recyclé (les modalités de fabrication ne modifient pas les caractéristiques du produit). Prestation fournie Ex. 3 action de progrès : recourir à une prestation de dématérialisation des demandes de prises en charge (ou e- procurement par ex.) plutôt que papier (fax/courrier). Méthode action de progrès Voir exemple 3 Non, mais prestation similaire/satisfaisant le besoin différemment Prestation identique? Oui, sans changement Méthode achat récurrent Voir exemple 2 Direction générale de l offre de soins - DGOS 34

35 L information est (en général) aisément accessible??? Dernier écueil : Trouver l information???? Direction générale de l offre de soins - DGOS 35

36 Récupérer les informations prix-volumes: cas d un produit unique Dans le cas d achats récurrents ou d achats ponctuels (recherche de prix nouveaux ou passés) x 1,196 (Tx TVA) Ne pas prendre le PMP! Suivre une logique identique pour un service, rechercher le(s) bon(s) de commande par fournisseur par ex. Direction générale de l offre de soins - DGOS 36

37 Récupérer les informations volumes : cas de produits multiples BO XI univers conso Infocentres GEF Requêtes excel (pour les + chanceux) Ou directement extrait de la GEF en excel : modules Marchés, Produits Ne pas oublier de valider les extractions par quelques vérifications de type sondage à chaque étape! Direction générale de l offre de soins - DGOS 37

38 Récupérer les informations prix : produit(s) unique/multiples Exemples de Bo BO XI univers marchés, sélection prix par code produit unique BO XI univers marchés, sélection prix par code marché BO XI univers marchés, sélection prix par multiples codes produits Direction générale de l offre de soins - DGOS 38

39 Récupérer les informations : agréger les données et l historique 1 Agréger les deux données extraites sous un onglet (de GEF, Infocentre, BO ) via fonction recherchev Conseils de méthode 2 Récupérer l historique Avec ou sans n de produit Sous GEF Sous BO Sous BO (combinant étape 1 et 3) sélection par n marché par ex. 3 Puis agréger à nouveau les données avec l historique et procéder au(x) calcul(s) Direction générale de l offre de soins - DGOS 39

40 Pour résumer les gains achat La méthode de calcul mise en œuvre doit être proportionnée à l enjeu (ne pas mettre en place un calcul complexe pour une action de faible enjeu). Ce qu ils ne sont pas Un outil comptable ou budgétaire Un calcul mathématique exact Une procédure sans finalité A quoi servent-ils? À diriger l action de l acheteur vers les enjeux principaux À permettre à l acheteur et à son organisation de hiérarchiser leurs projets A permettre à l acheteur et à son organisation de lancer des initiatives de progrès Inscrire l organisation dans une dynamique de progrès continu Direction générale de l offre de soins - DGOS 40

41 Quelques cas concrets pour éclairer le mode de calcul Quelques Exemples Direction générale de l offre de soins - DGOS 41

42 Identifier les situations La principal difficulté rencontrée est donc souvent d identifier les situations. Quelques exemples pour vous y aider : Exemple 1 : Le CH In procède à une consultation afin de renouveler son marché de fournitures de papier A4 pour imprimantes et copieurs. Le prix actuel est de 2,18 HT, ramettes sont consommées/an. Après une action communication du RAU pour faire accepter le papier recyclé, le prix du nouveau marché est de 2,12 HT. Quel est le gain achat? Il s agit d un achat récurrent, le gain est de (2,18-2,12) x 1,196 (tva) x = 1435,2 Direction générale de l offre de soins - DGOS 42

43 Identifier les situations Exemple 2 : CH out Le CH out renouvelle un marché de fournitures de bureau. Le RAU ne fait aucune démarche d action achat. Le prix des stylos bille bleus était antérieurement de 0,10 HT pour consommés/an. Le nouveau prix devient 0,15 HT. Quel est le gain achat à déclarer? Il n y a bien sûr pas de gain achat mais il n y a pas non plus de perte puisque cet achat n a pas fait l objet d une action d achat Exemple 3 : Le RAU du CH IX remarque qu il n a jamais mis en œuvre de procédure d escompte alors qu il paye ses fournisseurs rubis sur l ongle. La systématisation de la réclamation des escomptes par la Direction des achats permet au CH de récupérer en fin d année. C est un gain achat à déclarer! Direction générale de l offre de soins - DGOS 43

44 Identifier les situations Exemple 4: Suite à l intervention vigoureuse du CHCST, le CH Armant souhaite faire l acquisition d un véhicule de transport de corps afin de ne plus acheminer les patients décédés sur un chariot roulant entre l EHPAD et la chambre mortuaire, distante de 500m. Compte tenu du Cref en cours et afin de convaincre les représentants du personnel de l intérêt de Phare, le RAU souhaite en faire une action d achat exemplaire. Renseignements pris, son collègue de l établissement CH ER a acheté un véhicule neuf à en Le RAU d Armant, lui, achète astucieusement un véhicule au prix de après d âpres négociations. Comment calculer le gain achat? Il s agit d un achat ponctuel dont le gain achat peut être calculé par comparaison. Le gain est de : = Direction générale de l offre de soins - DGOS 44

45 Identifier les situations Exemple 5 : le CH Eli dispose d un marché quinquennal de transport sanitaire héliporté (forfaitaire pour 300 heures). Le marché prévoit une clause de révision des prix sans référence particulière. En décomposant les coûts, le RAU découvre que le carburant pèse pour 50% dans le total des charges de la prestation. Or, les prix du carburant ont significativement baissé depuis le début du marché. Le RAU décide donc de renégocier le prix de la prestation de à Quel est le gain achat? Le gain achat est de Exemple 6 : Le CH Ipe met en place un PACS ( /an maintenance et amortissements) en En 2013, le CH Ipe passe donc en zéro films ( /an de films, consommables, maintenance ). Quel est le gain achat? Il s agit d une action de progrès. Le gain peut être estimé à : = Action directe et volontaire de l acheteur, mesurable et dans son domaine Direction générale de l offre de soins - DGOS 45

46 Echanges??? Questions????? Direction générale de l offre de soins - DGOS 46

47 Pour ceux qui n en sont pas encore là La démarche PAA Direction générale de l offre de soins - DGOS 47

48 OBJECTIF: Recenser les gains par initiative. Pour rendre compte du plan d'actions achats Intitulé du projet achats Optimisation fournisseur informatique Type de leviers Optimisation des prix Fiche d'identité projet Achats Responsable M. Dupont Equipe projet Segment concerné Date de début de réalisation des gains Durée du marché ou de l'action de progrès en mois Montant de référence annuel (en coût complet) Gains cible base 12 mois Montant financier du projet Gains réalisés base 12 mois Impact 2012 Impact 2013 à reporter % gain base 12 mois (calculé) Mme Chouette Informatique 01/06/ ,0% M. Durand Statut Suivi du projet Points d'attention Actions correctrices Réaliser un Plan d Action Achat Réaliser l état des lieux de la fonction achats Cartographie r les dépenses et les échéances clés Identifier les segments importants Organiser un «remue méninges» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioratio n Chiffrer le potentiel des pistes d amélioratio n Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts Décider des projets à lancer et du calendrier Grille d autodiagnostic de la fonction achats Cartographie des dépenses achats Pistes d amélioration sur la base de la grille d autodiagnostic Identification des leviers prioritaires Détails et chiffrage des gains pour chaque segment Matrice de priorisation des projets à lancer Déclinaison des actions selon un plan d achats Cartographie des prescripteurs Cartographie des groupements Support à la discussion avec les prescripteurs (alimenté par le chantier ARMEN) Fiche de mise en œuvre et de suivi des actions Maquette de plan d action achats Plan d'action achats Nouvelle version Calendrier des renouvellements de marché Modèle de fiche et calendrier projet Nouvelle version Direction générale de l offre de soins - DGOS 48

49 Les gains achat : une démarche annuelle de progrès Jan. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc. Lancement Mise en œuvre et pilotage Calendrier d un PAA Suivi infra annuel des gains Réalisation/quantif ication PAA N+1 Sollicitation ES Calcul gains achat N-1 et N Sollicitation ES Mais il est possible de commencer en cours d année! Direction générale de l offre de soins - DGOS 49

50 Enjeu = valeur créée Pour ceux qui n en sont pas encore là Actions simples à fort enjeu Actions intermédiaires Actions à gain rapide Actions complexes à enjeu faible Effort = dépenses et temps Direction générale de l offre de soins - DGOS 50

51 Exemple de matrice Enjeux Efforts de la vague 1 d ARMEN sur le segment dispositifs médicaux à usage unique 1 Cerner le juste besoin ( casaques, régulateurs de débit, perfusion 3 voies, gants chirurgicaux ) 2 Homogénéiser le besoin et réaliser des économies d'échelle par la mutualisation 3 Raisonner en cout complet (matériel, consommables, maintenance) 4 Encadrer les clauses de révision de prix 5 Optimiser les essais 6 Réduire les couts de distribution et les répercuter sur les prix en rationnalisant la logistique 7 Recourir aux consommables génériques (capteurs SPO2, électrode de défibrillation ) 8 Entretenir le tissu concurrentiel, susciter l'offre et remettre en cause les quasi monopoles 9 Disposer d'un observatoire des prix et utiliser toutes les possibilités de (re)négociation offertes par le CMP 10 Traiter par accord cadre les "petits" achats réalisés hors groupements et hors marché Utiliser ARMEN pour identifier des actions Direction générale de l offre de soins - DGOS 51

52 Les outils à votre disposition Kit établissement Bonnes pratiques Armen Référentiel de calcul Direction générale de l offre de soins - DGOS 52

53 Les termes utilisés pour le calcul des gains achat dans les PAA (1/2) Fiche d'identité projet Achats Intitulé du projet achats Type de leviers Chef de projet Achat Equipe projet Segment Date de notification (1) Durée du marché ou de l'action de progrès en mois Fiche d identité projet achat (pour suivi par RAU et pour BDD des PAA) : Intitulé du projet achats : il s agit de l objet de l action à mener Type de leviers : il s agit de la modalité envisagée pour parvenir à un gain. Nous vous conseillons de vous référer prioritairement aux trois grandes catégories (et sous-catégories) : mutualisation (regroupements ), optimisation des produits (standardisation, substitution ), optimisation des processus achat (décentralisation, moindre stockage ), Chef de projet Achat : il s agit de la personne responsable de mener à bien l action (organisation de réunions prescripteurs, négociations...). Equipe projet : collaborateurs du chef de projet achat. Segment : nous vous conseillons de vous référer aux segments type connus (NFS par ex.). Une liste déroulante sera proposée dans une future version. Date de notification : c est la date à partir de laquelle l action a un effet économique (point de départ théorique des gains). Durée du marché : bien penser ensuite a évaluer le gain en base 12 mois ou de l action de progrès (phase de mise en œuvre) : aux fins de pilotage de l action par le chef de projet Direction générale de l offre de soins - DGOS 53