Guide de référence pour la préparation du budget d'école 2014-2015 1 Principes directeurs Le présent document offre une vue globale et détaillée des formules utilisées pour le calcul de l'allocation de budget pour les écoles pour l exercice 2014-2015, aux fins de préparation du budget et des rapports financiers. Les prévisions budgétaires de votre école seront préparées en consultation avec le personnel de l'école, ainsi qu'un partage avec les membres du conseil d'école au début de l'année scolaire. Le budget de l'école doit refléter les priorités de votre école, ainsi que celles établies de temps à autres par le Conseil. 1. Buts du modèle d'allocation des écoles 2. Éléments du modèle d'allocation des écoles Assurer une allocation équitable pour toutes les écoles Assurer un fonctionnement équitable des écoles Donner une certaine latitude aux écoles pour l'affectation des fonds afin d'avancer les priorités locales Assurer des liens entre le budget de l'école et le plan d'amélioration de l'école Promouvoir la reddition des comptes des écoles et une transparence dans l'allocation des fonds des écoles Le modèle d'allocation de budget des écoles pour l'exercice 2014-2015 comprend les éléments suivants: Catégorie École élémentaire École secondaire Subvention de base Manuels scolaires et matériel didactique Fournitures de classe Ordinateur de classe Fournitures de bureau Supplément pour petites écoles Animation culturelle et pastorale Manuels scolaires et matériel didactique Fournitures de classe Ordinateur de classe Fournitures de bureau Supplément pour petites écoles Animation culturelle et pastorale Programmation secondaire Subventions à des fins particulières Participation des parents Communauté d'apprentissage professionnel (CAP) Participation des parents Communauté d'apprentissage professionnel Rétention secondaire 1
3. Définition d'école aux fins du modèle d'allocation de budget d'école Dans les établissements ou programmes regroupés lorsque des établissements ou des programmes multiples sont regroupés pour former une école aux fins du modèle d'allocation de budget d'école, l école constitue : une école élémentaire, si tous les établissements ou programmes dispensent un enseignement de niveau élémentaire; une école secondaire, si tous les établissements ou programmes dispensent un enseignement de niveau secondaire; une école fusionnée, si les établissements ou programmes regroupés dispensent un enseignement élémentaire et secondaire (par exemple, les programmes de 7 e et de 8 e année de même que les programmes de la 9 e à la 12 e année). Une école fusionnée est considérée comme une école secondaire aux fins du financement des montants de base dans les différents éléments du modèle d'allocation, ainsi que dans le calcul du supplément pour petites écoles. Les montants par élève seront toujours calculés en fonction du palier de l'élève. 4. Inducteurs de coûts Les inducteurs de coûts utilisés dans le modèle d'allocation du budget de l'école sont les suivants: Lors de la préparation du budget, l effectif utilisé est l'effectif au 31 octobre de l'année précédente. Une révision est effectuée au mois de novembre pour tenir compte de l'effectif actuel de l'année courante, au 31 octobre. Lors de la préparation du budget, l effectif des écoles nourricières utilisé est l'effectif au 31 octobre de l'année précédente. Une révision est effectuée au mois de novembre pour tenir compte de l'effectif actuel de l'année courante, au 31 octobre. Lors de la préparation du budget, le nombre de personnel enseignant reflète la dotation prévue. Une révision est effectuée au mois de novembre pour tenir compte de la dotation actuelle de l'année courante, au 31 octobre. Lors de la préparation du budget, es données relatives aux prévisions du nombre de catégories de cours offerts en technologie proviennent de Trillium de l'année en cours. Une révision est effectuée au mois de novembre pour tenir compte des cours prévus à l'horaire au 31 octobre. 2
2 Allocation du budget Le modèle d'allocation du budget reflète 10 volets de subvention distincts, tels qu'expliqués ci-dessous. 1. Manuels scolaires et matériel didactique Chaque école élémentaire se voit accorder un montant de base fixe de 4 000 $. À cette somme s'ajoute un montant variable de 40,16 $ par élève du palier élémentaire (EQM). Chaque école secondaire se voit accorder un montant de base fixe de 5 000 $. À cette somme s'ajoute un montant variable de 47,77 $ par élève du palier secondaire (EQM). 2. Fournitures de classe Chaque école élémentaire se voit accorder un montant variable de 82,82 $ par élève du palier élémentaire (EQM). Chaque école secondaire se voit accorder un montant variable de 188,87 $ par élève du palier secondaire (EQM). 3. Ordinateurs de classe Chaque école élémentaire se voit accorder un montant de base fixe de 5 000 $. À cette somme s'ajoute un montant variable de 20,04 $ par élève du palier élémentaire (EQM). Chaque école secondaire se voit accorder un montant de base fixe de 5 000 $. À cette somme s'ajoute un montant variable de 23,58 $ par élève du palier secondaire (EQM). 4. Fournitures de bureau Chaque école élémentaire se voit accorder un montant variable de 6,06 $ par élève du palier élémentaire (EQM). Chaque école secondaire se voit accorder un montant variable de 7,07 $ par élève du palier secondaire (EQM). 5. Animation culturelle et pastorale Chaque école élémentaire se voit accorder un montant de base fixe de 922,22 $. À cette somme s'ajoute un montant variable de 8,76 $ par élève du palier élémentaire (EQM). Chaque école secondaire se voit accorder un montant de base fixe de 1 722,04 $. À cette somme s'ajoute un montant variable de 3,84 $ par élève du palier secondaire (EQM). 6. Participation des parents Chaque école se voit accorder un montant de base fixe de 500,00 $. 7. Communauté d'apprentissage professionnel Chaque école se voit accorder un montant variable de 456,32 $ par membre du personnel enseignant. 3
8. Supplément pour petites écoles Les écoles comptant un effectif total de 200 élèves ou moins se voient accorder un supplément pour petites écoles, selon les barèmes suivants: Barèmes Montant Moins de 125 élèves 5 500 $ De 126 à 150 élèves 4 500 $ De 151 à 175 élèves 3 500 $ De 176 à 200 élèves 2 500 $ 9. Programmation secondaire Chaque école secondaire se voit accorder un montant de base fixe de 3 000,00 $ par type de cours T prévu à l'horaire. À cette somme s'ajoute un montant variable de 15,00 $ par élève du palier secondaire (EQM). 10. Rétention secondaire Chaque école secondaire se voit accorder un montant de base fixe de 3 500,00 $. À cette somme s'ajoute un montant variable de 26,00 $ par élève de la huitième année dans les écoles nourricières. 3 Assigner les ressources Le budget d'école doit être préparé en tenant compte des priorités du Conseil, les priorités de l'école et les objectifs fixés au plan d'amélioration de l'école. Les sommes dépensées à partir des fonds générés par les écoles doivent s ajouter au financement octroyé aux écoles par le Conseil et non le remplacer, et ne doivent pas servir à financer des éléments couverts par le budget de l'école, notamment le matériel d'apprentissage et les manuels scolaires. Veuillez consulter les politiques et les procédures administratives 7.054 Frais liés au matériel et aux activités d'apprentissage et 4.005 Gestion des fonds des écoles pour obtenir de plus amples renseignements. 1. Manuels scolaires et matériel didactique Les manuels scolaires sont du matériel imprimé utilisé lors de l étude en tant que telle d une matière. Les manuels et le matériel didactique représentent une ressource ou une collection de ressources utilisées dans les salles de classes, contenant des matières qui sont directement reliées au programme d'une année d'étude ou à un cours. 100-32000-3xx101/4-3xx001 Le matériel didactique comprend des éléments nécessaires pour répondre aux exigences d apprentissage du curriculum, tels que des cahiers d exercices, des documents de référence, des fournitures pour les cours de science, du matériel de laboratoire, des ouvrages de bibliothèque, des logiciels didactiques, des CD-ROM, et des DVD. Ce type de matériel, après avoir été utilisé par un élève, ne peut pas servir à un autre élève au semestre suivant (p. ex., un produit chimique servant à la réalisation d une expérience de chimie). 100-32100- 3xx101/4-3xx001 4
2. Fournitures de classe Il s agit des fournitures utilisées pour faciliter l apprentissage en classe et comprennent le matériel de classe. Les fournitures de classe ne sont pas tenues de répondre aux exigences d apprentissage du curriculum, notamment le papier, les stylos, les crayons, etc. 100-32100-3xx101/4-3xx001 (épuise pas) ou 100-33000-3xx101-3xx001 (épuise) 3. Fournitures de bureau Comprend le coût des fournitures utilisées à des fins administratives et services de bureau, notamment l'affranchissement, les messageries externes, et les fournitures de bureau. 100-410xx-3xx151/4-3xx001 4. Supplément pour petites écoles Le supplément pour petites écoles fournit une aide supplémentaire aux écoles de petite taille et sert à renflouer là où l'école en a besoin. aucune assignation 5. Ordinateurs de classe Comprend les coûts liés à l'acquisition de tout l'équipement informatique et périphérique et le coût d'achat d'applications et licences pour logiciels ne faisant pas partie des applications et logiciels fournis par le Conseil (voir annexe A).. 100-32100-3xx101/4-3xx002 (< $500) ou 100-55100-3xx101/4-3xx002 (>$500, <$5,000) 6. Animation culturelle et pastorale 7. Programmation secondaire Comprend les coûts reliés aux activités organisés par l'école pour promouvoir la langue française et la culture francophone, ainsi que les activités de la catholicité. 100-xxxxx-3xx101/4-3xx003 Comprends les dépenses reliées à l'achat de fournitures et matériels pour l'offre de cours en technologie. 100-32100-3xx101-3xx004 (< $500) ou 100-55100-3xx101/4-3xx004 (>$500, <$5,000) 8. Participation des parents Comprend les dépenses reliées aux initiatives mises en place pour accroître la participation des parents. 100- xxxxx-5xx101/4-5xx001 9. Communauté d'apprentissage professionnel Comprend les dépenses de salaire et coûts de l'employeur pour la suppléance reliés aux communautés d'apprentissage professionnel. 100-185000-5xx101/4-5xx002 (provient du logiciel SASE) 10. Rétention secondaire Comprends les dépenses reliées aux activités organisées par les écoles secondaires pour ces écoles nourricières, dans le but d'améliorer la rétention des élèves entre les deux paliers. 100-xxxxx-3xx101/4-3xx003 5
11. Responsabilité budgétaire Type de dépenses Responsabilité centralisé (Conseil) Responsabilité décentralisé (École) Manuels scolaires et matériel didactique Achat initial de nouvelles ressources Achat lors de l'ouverture d'une nouvelle classe (élémentaire) Achat lors de l'ajout d'un nouveau programme (secondaire) Achat des guides pédagogiques Remplacement de manuels perdus / abîmer Renflouer le nombre de manuels dans les salles de classes Achat de manuels lors de la croissance d'effectifs Fournitures de classe Aucun Entière responsabilité Exemples: o Papier, crayons, stylos o Ampoules pour projecteurs o Ordinateurs de classe Achat et maintien de l'infrastructure technologique de Achat d'outils technologique pour la salle de classe base Exemples: o Connectivité o Tablettes o Laboratoires physiques o Portables o Un ordinateur par salle de o Chromebooks classe o Ordinateurs de bureau o Un TBI par salle de classe (élémentaire seulement) Achats d'applications et licences pour logiciels ne faisant pas partie des o Outil de travail selon profil par rôle de l'employé applications et logiciels fournit par le Conseil. o Fournitures de bureau Coût des lignes de téléphones et frais interurbains. Coûts liés au system téléphonique Coûts liés au system de sonorisation Achat de fournitures utilisé à des fins administratives Exemples: Affranchissement Imprimerie Programmation secondaire Équipement > 5 000 $ Fournitures et matériels pour l'offre de cours type technologique Petits outils Équipement < 5,000 $ Exemples: Bois, Meubles et équipements Bureau et chaises pour les élèves Photocopieuses Imprimantes 6
4 Enveloppes budgétaires Le modèle d'allocation du budget des écoles vise à établir un modèle de structure reflétant les coûts, mais l'école conserve une certaine souplesse à l'égard de leurs dépenses. Le modèle tient compte du fait que l'école doit avoir la liberté de répartir leurs ressources de la meilleure façon possible dans les limites de leur budget. Cependant, il existe certaines restrictions sur la façon dont les écoles peuvent utiliser certains éléments du budget. 12. Restrictions La direction d'école est tenu de présenter un budget équilibré, dont le total des dépenses doit être équivalent ou inférieur au total des recettes. Les dépenses réelles reliées aux volets incluent dans les subventions de base ne peuvent pas dépasser la totalité de l'allocation des subventions de base. Les dépenses réelles reliées aux volets incluent dans les subventions à des fins particulières ne peuvent pas dépasser la totalité de l'allocation des subventions à des fins particulières. Le budget d'école ne peut pas être utilisé pour payer des travaux de réfection, d entretien ou de modernisation des écoles financés par les subventions provinciales, comme les réparations structurales, les installations sanitaires ou les réparations d urgence (par exemple, stores, rideaux, plancher, caméra de sécurité). Le budget d'école ne peut pas être utilisé pour payer pour des améliorations apportées aux infrastructures qui augmentent la capacité d accueil de l école ou qui sont financées par des subventions provinciales (par exemple, salles de classe, ajout de nouveaux locaux, gymnases, laboratoires). La direction d'école doit s'assurer de prévoir dans les dépenses de l'année courante, les dépenses pour les achats faites à la fin d'année en préparation de l'année année suivante. 7
5 Surplus / Déficit Il ne sera pas possible de transférer, d une année financière à une autre, un surplus financier supérieur à 5 % du budget déterminé suite à l ajustement basé sur l effectif du mois d octobre sans avoir l autorisation du surintendant des affaires. Aucun déficit au-delà de $1,000 du budget déterminé suite à l ajustement basé sur l effectif du mois d octobre sera permis. 1. Transfert de surplus à l'année financière suivante Il ne sera pas possible de transférer, d une année financière à une autre, un surplus financier supérieur à 5 % du budget déterminé suite à l ajustement basé sur l effectif du mois d octobre sans avoir l autorisation du surintendant des affaires. Certains volets du modèle d'allocation du budget sont transférable à l'année suivante, et certains volets ne peuvent pas être transférer, tel que décrit ci-dessous: Volets qui peuvent être transféré à l'année suivante (maximum de 5% du budget) Manuels scolaires et matériel didactique Fournitures de classe Ordinateurs de classe Fournitures de bureau Animation culturelle et pastorale Supplément pour petites écoles Programmation secondaire Volets qui ne peuvent pas être transféré à l'année suivante Participation des parents Communauté d'apprentissage professionnel Rétention secondaire 2. Les dépenses suivantes seront imputées au budget de l'année courante 3. Les dépenses suivantes seront imputées à budget de l'année suivante 4. Demande de transfert de fonds au-delà de 5 % du budget Les factures reçues avant le 15 septembre et dont la réception de marchandise a été fait avant le 31 août; ou Les factures reçues avant le 15 septembre (sans bon de commande), pour des services effectués ou des achats reçus avant le 31 août. Les factures reliées aux commandes placées après le 31 août; Les factures datées et reçues entre le 31 août et le 15 septembre, pour des services effectués ou des achats reçus après le 31 août; ou Les factures reçues après le 15 septembre. La demande de transfert d'une somme supérieur à 5% du budget de l'école doit être accompagnée de la raison de la demande, et d'un plan détaillé des dépenses prévus. Un manque de planification ne constituera pas une raison valide pour une demande de transfert. La totalité de la somme dépassant 5 % du budget sera transférée au fonds général du Conseil. 8
5. Déficit en cours d'année Aucun déficit au-delà de $1,000 ne sera permis. Le système de comptabilité SAP ne permettra pas le lancement d aucun bon de commande lorsque ce seuil aura été atteint. Afin d éviter un déficit en cours d'année au niveau du budget de l école, il est important que chaque école vérifie régulièrement le statut de son budget à l aide du système de comptabilité SAP. 6. Afin de maximiser les sommes budgétaires, les personnes à la direction d'école doivent: vérifier les soldes budgétaires de façon régulière et surtout à la fin du mois de juin et avant la fin du mois d août (voir annexe X pour savoir comment naviguer dans SAP); s assurer que la réception de marchandises a été effectuée dans le system SAP pour toutes marchandises et service reçus avant le 31 août.; s assurer que le Service des affaires du Conseil ait reçu les factures reliées à ces commandes sinon la dépense sera comptabilisé dans la prochaine année financière. En s abstenant de suivre cette procédure, les personnes à la direction courent le risque de terminer l année financière avec un surplus budgétaire supérieur à 5 %. 6 Reddition des comptes Afin de s'assurer que les subventions soient utilisées conformément à la Loi sur l'éducation et d'avoir une transparence à la communauté scolaire, une reddition des comptes sera nécessaire. Il s'agit d'une attestation des coûts réels en apposant la signature de la direction d'école et de la surintendance. La direction d'école soit s'assurer que son budget soit préparé en tenant compte des priorités du Conseil, des priorités de l'école et des objectifs établies au plan d'amélioration de l'école. 1. Présentation du budget et rapport financier à la communauté scolaire 2. Attestation de conformité Au mois d'avril, le service des affaires va envoyer aux directions d'école leurs prévisions pour l'année suivante Après la fin de l'année scolaire au mois de novembre, le service des affaires va resoumettre le gabarit des prévisions budgétaires aux écoles ayant une mise à jour des inducteurs de coûts et l'information financière relative à l'année précédente. La direction de l'école doit valider et donner son consentement des données de l'année antérieure en signant le gabarit et en transmettre une copie numérisée à l'adresse courriel budgetsécoles@cscprovidence.ca. Le service des affaires s'engage d'obtenir la signature de la surintendance. 9
Définitions et désignation des comptes du grand Livre Compte du g/l Description Désignation 31500 Perfectionnement professionnelpersonnel enseignant Comprend les dépenses au titre du perfectionnement professionnel de tout le personnel enseignant, notamment les droits d'inscription ou de scolarité, l'hébergement et les frais de repas connexes. Ne comprend pas les frais de déplacement (voir 31503). 31503 Perfectionnement professionnel- Déplacement 31700 Perfectionnement professionnelpersonnel non-enseignant et direction d`école 31703 Perfectionnement professionnelpersonnel non-enseignant et direction d`école - Déplacement Comprend les frais de déplacement (kilométrage) encourus lors du perfectionnement du personnel enseignant. Comprend les dépenses au titre du perfectionnement professionnel de tout le personnel non-enseignant, notamment les droits d'inscription ou de scolarité, l'hébergement et les frais de repas connexes. Ne comprend pas les frais de déplacement (voir 31703). Comprend les frais de déplacement (kilométrage) encourus lors du perfectionnement du personnel non-enseignant. 32000 Manuels/Livres en salle de classe Comprend les dépenses engagées pour l'achat de manuels et livres pour la salle de classe et pour la bibliothèque. 32100 Matériel didactique Comprend les dépenses engagées pour l'achat de matériel didactique utilisé en salle de classe qui ne sont pas inclus dans le 32000 ou le 33000. Exemples: cahiers d`exercices, jouets, jeux, lego 33000 Fournitures didactiques Comprend les autres fournitures utilisées en salle de classe qui s`épuiseront. Exemples: le papier construction, les stylos, les crayons 33005 Nourriture pour réunions Comprend l'achat de nourriture pour les réunions avec le personnel 33100 Logiciels d'application Comprend toutes les dépenses engagées pour l`achat de logiciels. Pour les permis d`utilisation de logiciels, voir le 66100. 33500 Impression et photocopie - enseignement Comprend toutes les dépenses au titre de l'impression et de la photocopie de matériel pédagogique utilisé par les élèves ou leurs parents. En général, un photocopieur se trouvant dans une école avec lequel on fait des copies dont la plupart sont destinées à des fins pédagogiques peut être imputé à cet article. On peut y inclure l`achat de papier, l`encre et les agrafes. 33600 Impression et photocopie - autres Comprend toutes les dépenses au titre de l'impression et de la photocopie de matériel non pédagogique. Exemples: impression pour animation culturelle ou pastorale 36100 Remboursement frais d'utilisation voiture Comprend les frais de déplacement remboursés en fonction de la distance réelle parcourue, sauf pour la participation à des séances de perfectionnement professionnel ces frais étant visés au 31503 ou 31703, perfectionnement professionnel. 10
Définitions et désignation des comptes du grand Livre (suite) Compte du g/l Description Désignation 36300 Autres frais de déplacement Comprend les autres frais de déplacement, sauf ceux engagés pour participer à une séance de perfectionnement professionnel, qui seraient imputés au 31500 ou 31700. Exemples: frais d`hôtel, repas, taxis 40100 Réparations - meubles et matériel Comprend les frais de réparation et d'entretien des meubles et du matériel, sauf le matériel informatique (voir 40200). 40200 Réparations - informatique Comprend les frais de réparation du matériel informatique, y compris des périphériques. Ne comprend pas les bureaux d'ordinateur ni les autres meubles, qui seraient imputés aux 40100. 41000 Fournitures et services de bureau Comprend le coût des fournitures et services de bureau qui ne sont pas précisés dans les sous-articles 41001, 41002, 41003, 41004 et 41005. 41001 Publicité Comprend le coût de la publicité, autre que le recrutement de personnel. 41002 Poste Comprend le coût de l`affranchissement. 41005 Livres de référence Comprends l`achat des livres de référence utilisés dans le bureau. 41010 Nourriture pour réunions Comprends l'achat de nourriture pour les réunions entre les parents ou des gens de l'extérieur et la direction 45000 Excursions Comprend les coûts nets engagés lors des excursions, y compris le transport, les droits d'admission et les frais de stationnement. 45001 Spectacles Comprend les coûts nets engagés lors des spectacles, y compris le transport, les droits d'admission et les frais de stationnement. 45002 Tournois Comprend les coûts nets engagés lors des tournois, y compris le transport, les droits d'admission et les frais de stationnement. 45003 Sorties éducatives Comprend les coûts nets engagés lors des sorties éducatives reliées au curriculum, y compris le transport, les droits d'admission et les frais de stationnement. 55100 Mobilier et équipement - Général Comprend les coûts liés à l'acquisition de tout le mobilier et matériel > $500 et qui ne répond pas aux critères de capitalisation soit < $5,000. 55200 Mobilier et équipement - Informatique Comprend les coûts liés a l'acquisition de tout le mobilier et matériel > $500 et qui ne répond pas aux critères de capitalisation soit < $5,000. 11