S'organiser pour ne plus se noyer dans l'information S'organiser pour ne plus se noyer dans l'information Filtrer ce qui est important Filtrer les informations au regard de sa mission Transformer l'information en actions Aller au-devant de l'information Faire barrage à la procrastination Maîtriser le flux de données Optimiser son classement L'erreur du classement par origine de l'information L'écueil du classement trop sophistiqué Conserver un bon classement des informations 2 2 3 3 3 4 5 5 5 6 6
S'organiser pour ne plus se noyer dans l'information Kristian Peetz - Fotolia E-mails, appels téléphoniques, documents papiers, numériques... Le flot de l'information se déverse en continu et vous ne savez plus comment faire face : filtrer les informations importantes, lire rapidement mais complètement, classer efficacement... Quelques pistes pour vous organiser. Filtrer ce qui est important "Souvenez-vous que vous êtes jugés sur votre capacité à transformer une information brute en actions concrètes." Qu'il s'agisse du téléphone, des e-mails, d'un échange avec un collaborateur, d'un rapport papier, l'information emprunte de multiples canaux... et arrive à un seul endroit : votre cerveau. Inutile de préciser qu'il n'est pas possible de traiter toutes les informations que vous recevez. Avant même de concevoir une façon de trier, puis de classer cette information, il est donc nécessaire de définir un filtre à appliquer dès l'arrivée de ce flux d'informations.
Filtrer les informations au regard de sa mission "Est-ce que ce mail, cette idée, ce document est intéressant?" Cette question, vous l'avez toujours en tête lorsque vous lisez une information. Mais si vous n'arrivez pas à réellement trancher, que vous reposez le document en question sur un tas de "documents à lire / à traiter" ou que vous repassez le mail en "non lu"... c'est que votre notion "d'information intéressante" n'est pas assez précise, votre filtre est trop large. "Dès lors que l'on En savoir plus reçoit une information, il faut se demander si elle entre dans ma définition de poste, dans le champ de ma mission, de ma Formation : S'organiser pour ne plus crouler sous l'information fonction ou de mes projets actuels", conseille Laurence Einfalt, fondatrice de l'agence Jara, conseil en organisation personnelle. En effet, s'imposer de traiter et de classer l'ensemble des informations que l'on reçoit n'a pas d'intérêt particulier à partir du moment où l'on n'est pas archiviste ou documentaliste. Il est donc préférable de définir un filtre qui vise à sélectionner les informations qui vous permettront d'exercer votre poste le mieux possible. Transformer l'information en actions "Il faut garder à l'esprit que vous êtes jugé sur votre capacité à transformer une information brute en actions concrètes, visibles, palpables", précise la consultante. Il est donc également important de se poser cette question : 'est-ce que cette information a un intérêt pour mes propres actions?'. Dans le cas échéant, il ne faut pas hésiter à laisser de côté ces informations et ce, sans état d'âme. C'est un premier pas dans la mise en place d'une bonne organisation.
Aller au-devant de l'information Face au flot des informations que l'on reçoit, le premier réflexe pour se protéger de la noyade consiste à repousser à plus tard la consultation vraiment complète du mail, du document reçu. Mais c'est justement ce réflexe qui génère le fait de crouler sous l'information. "Au contraire, il faut repérer très en amont une information qui attend une action de ma part. Cela me permet de m'organiser, de la planifier", assure Laurence Einfalt. Il faut donc aller au-devant de l'information. "On ne se noie pas dans l'information. On se noie dans notre incapacité à prendre une décision tout de suite." Faire barrage à la procrastination "Y a-t-il une action pour moi quelque part dans ce mail ou pas?". Voici une question à conserver à l'esprit lorsque l'on consulte un mail ou plus généralement lorsque l'on reçoit une information. Vous demandez par exemple à un collaborateur un document que vous devrez compléter avant de le faire suivre à un tiers. Lorsque vous recevez le mail vous lisez en diagonale le message de votre collaborateur, mais vous n'ouvrez pas la pièce jointe, puisque vous avez quelques jours devant vous pour remplir votre partie. Or, c'est donc au dernier moment que vous découvrez que le document joint n'est pas le bon, ou qu'il comporte une grosse erreur. "Ce genre de bombe à retardement est très courant dans nos échanges par mail. Et lorsque l'on ne dispose pas de beaucoup de temps, on ne peut pas se permettre de laisser passer des erreurs... parce que justement on n'a pas le temps de les rattraper", indique Laurence Einfalt. Il faut donc non seulement aller au devant de l'information, mais également lire vite, certes, mais complètement. Car ce qui compte, c'est définir la prochaine action à faire. "On se noie pas dans l'information, en réalité. On se noie dans notre procrastination, c'est-à-dire dans le fait de repousser à plus tard. Celle-ci est liée à notre incapacité à prendre une décision tout de suite".
Maîtriser le flux de données Aller au-devant de l'information est essentiel, mais à condition de respecter certaines règles. Et en priorité, celle de supprimer les alarmes de mail, car l'information ne doit pas pour autant nous "sauter à la figure". Il faut en effet, arrêter de confondre messagerie internet et messagerie instantanée. Il faut donner la priorité à la fiabilité de la réponse plutôt qu'à la rapidité Mieux vaut se fixer de 2 à 3 créneaux par demi-journée où l'on va consulter ses mails, sauf bien entendu, si on a un métier tourné vers la clientèle qui impose une grande réactivité. "Un cadre moyen est interrompu toutes les 6 minutes. La qualité du travail s'en ressent forcément. Cela explique aussi pourquoi le travail après 18h30 est apprécié... mais au détriment de sa vie personnelle", avertit la consultante.. Il faut donc redonner la priorité à la fiabilité de la réponse plutôt qu'à la rapidité. Bien sûr, il y aura toujours ce collègue qui va répondre dans les deux minutes qui suivent la réception d'un mail, ce qui nous donne quelques complexes. Mais avec le temps, les collaborateurs apprécieront de ne plus forcément avoir une réponse immédiate, qui arrive seulement deux heures plus tard, mais une réponse complète, fiable et utilisable. Optimiser son classement "C'est dommage, j'ai rangé ce document intéressant, mais je n'arrive plus à mettre la main dessus...". Un responsable perd en moyenne 6 semaines par an à chercher des informations qu'il a reçues précédemment, selon une étude américaine. Le problème vient essentiellement d'une croyance que le classement vise à conserver les documents, alors qu'en réalité, classer est une manière de les retrouver facilement. Si ce n'est pas le cas, mieux vaut donc revoir sa méthode de classement. On ne classe par pour conserver, on classe pour retrouver facilement
L'erreur du classement par origine de l'information "Avec le début des maths modernes, on a appris tout petit à classer les objets bleus avec les bleus, les rouges avec les rouges... et on a conservé cette habitude à classer les documents en fonction de leur émetteur. Mais il est préférable de classer les informations en fonction des occasions de les utiliser : étude de la concurrence, réunions commerciales, plan marketing... plutôt que newsletter X, revue de presse Y...", avertit Laurence Einfalt. Sur cette erreur de classement vient souvent se greffer également l'erreur de la règle automatique dans sa messagerie mail qui permet de ranger directement un mail dans un dossier, en fonction de l'émetteur. "La règle automatique permet de classer une information sans l'avoir déjà parcourue : au mieux c'est complètement inutile, au pire, cela peut être très dangereux", assure la consultante. L'écueil du classement trop sophistiqué Autre problème fréquent : un classement ne doit pas comporter une arborescence de plus de 4 niveaux. En effet, à partir de 5, on n'a plus le courage d'aller ranger le document dans les dossiers. Et c'est dangereux notamment quand il s'agit d'un espace de travail partagé entre collègues. Chacun a tendance à refaire son classement dans son coin, sur son disque dur. "Il est important de trouver la bonne granularité. Il est souvent plus rapide de retrouver une information dans un gros paquet de fichiers, rangés dans un dossier dont le thème est cohérent, que dans une arborescence trop sophistiquée". Il en va de même pour le classement de documents papier : il ne faut pas que cela implique plus de 4 ou 5 gestes. Exit donc les classeurs qui imposent jusqu'à 9 gestes pour ranger une simple feuille. Mieux vaut leur préférer les chemises et les porte-revues. Même constat pour les couleurs : au-delà de 3 ou 4 les couleurs ont plus tendance à nous perturber qu'à nous aider. Conserver un bon classement des informations Il faut s'interdire de créer une rubrique "divers" et de laisser des fichiers numériques ou des documents papier sans classement. S'ils n'ont pas de place, il faut revoir l'intitulé de ses catégories, créer un nouveau dossier ou tout simplement les jeter. "On a souvent du mal à jeter, car on a aussi tendance à oublier qu'une information, par essence, est destinée à être obsolète. C'est pourquoi il ne faut pas hésiter à déterminer une date d'obsolescence, une date limite d'utilisation, au-delà de laquelle, si on n'a pas utilisé le document, il faudra le jeter", conseille la consultante..